Maandelijks Archief: juli 2013

Venice Facturatie Lite edition voor garages en carrosseriebedrijven.

Venice Facturatie Lite edition is een ideale softwarepartner voor de vlotte verwerking van de administratie van garages en carrosseriebedrijven.

Mogelijkheid om uw klanten te beheren in verschillende groepen.

In “Stambestanden – Klanten” kunt u via de klantenfiche uw klanten onderverdelen in groepen, bv. particulieren, zelfstandigen,…

KB000515_01

Daarnaast hebt u ook de mogelijkheid om vier extra tekstvelden en vier extra waardevelden toe te voegen aan de klantenfiche. Dat laat u toe om bij te houden met welke auto uw klant rijdt, wat de nummerplaat van de wagen is,…

KB000515_02

Op deze velden kan u later zoeken en selecties uitvoeren. U kan deze informatie ook afdrukken op offertes en/of facturen.

Mogelijkheid om artikels te beheren in verschillende groepen en categorieën.

In “Stambestanden – Artikels” kan u artikels onderverdelen in verschillende groepen en categorieën, bv. in “uren”, “materiaal” en “auto”. Zo kunt u later snel een overzicht krijgen van alle artikels die onder één van deze onderverdelingen valt.

KB000515_03

Werken met inclusief-prijzen

Heeft u ook een benzinepomp, dan kan u bij het opmaken van facturen makkelijk inclusief-prijzen factureren.

KB000515_04

Opvolgen betaald, niet betaald

Tijdens het aanmaken van de factuur kan u, onder het tabblad “Document” aanvinken of deze al dan niet betaald is. Komt de betaling later binnen, dan nog kan u in de factuur aanvinken dat deze betaald is.

KB000515_06

Zo kan u dan ook een lijst opvragen met alle klanten die nog niet betaald hebben.

KB000515_07

Gegevens voor de car-pass-database (verplicht aan te vullen vanaf 1 september 2006)

U kunt in Venice Facturatie lite edition alle nodige gegevens bijhouden om die later door te spelen via de Car-pass-aangifte.

Hiervoor maakt u in de hoofding van uw factuur enkele vrije velden aan.
Kies vanuit het hoofdmenu voor “Documenten – Facturen verkoop – C-Logic – Parameters – Vrije velden”.
U vult nu de 4 vrije tekstvelden in met “Merk”, “Model”, “Chassisnummer” en “Km-stand”. Deze gegevens heeft u immers nodig om u Car-pass-aangifte te genereren.

KB000515_08

Voor elke auto die u (door)verkoopt of waar u aan gewerkt hebt, maakt u een factuur op. Bij het opmaken van de factuur zal u nu telkens die velden (Merk, Model, Chassisnummer en Km-stand) aanvullen.

KB000515_09

Wij creëerden een speciale lay-out van de factuurlijst, die de Car-pass-aangiftes produceren op formulieren die zo goed als identiek zijn als de manuele, te faxen, aangifte.

Omdat we hopen deze lay-out aan méér dan één klant te kunnen leveren, kunnen we de prijs heel laag houden.

Indien u deze lay-out wenst te bestellen, stuur dan een e-mailtje naar support.venice@unit4.com met uw firmagegevens, en met een overzicht van wat u ingevuld hebt in “Titel tekst 1″, “Titel tekst 2″, “Titel tekst 3″ en “Titel tekst 4″. U bekomt deze info via “Documenten – Facturen verkoop – C-Logic – Parameters – Vrije velden”.

Flexibele aanpassing van uw lay-out.

Door de krachtige lay-out-editor is het mogelijk om de standaardlay-out van offertes en facturen naar wens te gaan aanpassen. Zo kan u het logo van uw firma vermelden, of kan u op de offerte een foto van elk artikel afdrukken. In een handomdraai past u de lay-out van uw documenten aan volgens uw eigen huisstijl. U kan bv. onderaan uw factuur, onder de betalingsformule, een extra tekst toevoegen.

KB000515_05

Snel opvolgen van uw verkoopstatistieken.

In Venice Facturatie Lite edition kunt u de historiek van de doorgeboekte facturen snel gaan opvragen. Er worden standaard selecties meegeleverd waarmee u uw historieken kan gaan sorteren. Deze selecties kan u ook gaan uitbreiden met eigen selecties.
Een voorbeeld:
Ik wil zien wat ik allemaal gedaan heb aan die ene auto van één van mijn klanten. Ik maak daartoe een selectie, gebruik makend van een filter, op basis van het chassisnummer van de auto.

KB000515_10

 

KB000515_11

 

KB000515_12

KB000515_13

Link met uw boekhouder

De verkoopfacturen die u in Venice Facturatie Lite edition aanmaakt, kan u samen met de bijhorende klantenfiche exporteren naar een tekstbestand. Zo kan uw boekhouder of accountant deze informatie meteen in zijn boekhoudprogramma verwerken, zonder deze opnieuw manueel in te geven.

Doorgroeimogelijkheden

Voor zwaardere toepassingen en uitgebreidere administratie (inclusief ondersteuning van margeregeling en eventueel stockbeheer), kan u, wanneer u dat wenst, upgraden naar Venice Facturatie & stock. U betaalt gewoon het prijsverschil tussen beide toepassingen, en u behoudt bij de overschakeling de gegevens die u reeds intikte.

In KB000168 vindt u een mogelijke werkwijze voor garages in Venice Facturatie & stock.
Voor wie met een ERP-toepassing, specifiek voor de automotive-sector, wenst te werken, kunnen we u melden dat Venice Boekhouding (via Venice Importeren en/of SDK) gekoppeld is met diverse ERP-toepassingen, ontwikkeld door derden.

Kan uw klant, die met een ‘consulting user’-versie werkt, de betaalbestanden die u als boekhouder aanmaakte, doorsturen naar de bank?

U bent boekhouder en u beschikt over een full-versie van Venice Boekhouding inclusief de optie Elektronisch betalen op het ASP-platform van Aspex. Uw klant beschikt over een consulting-versie van Venice met de optie Elektronisch betalen. Kan uw klant de betaalbestanden die u aanmaakte controleren en indien hij akkoord gaat, het betaalbestand doorsturen naar de bank?

Oplossing
Dit is wel degelijk mogelijk, u volgt daarvoor de volgende procedure:

1. De boekhouder.

De boekhouder kan de dossierkast met de dossiers van zijn klant aankoppelen als een externe dossierkast. Vervolgens kan hij zonder problemen werken in het desbetreffende dossier.
Indien de boekhouder over de optie Elektronisch betalen beschikt, dan kan hij ook een betaalopdracht aanmaken in het dossier van de klant. Op het ogenblik dat hij een betaalopdracht aanmaakt vanuit Venice, zal Venice standaard voorstellen om dit te doen onder de map ‘Work’ die zich onder de dossiermap bevindt.

KB000517_01

Het volstaat om op OK te klikken. Het bestand wordt dan aangemaakt:

KB000517_02

2. De klant die over een ‘consulting user’-versie beschikt.

De klant kan de betaalopdracht die de boekhouder klaarzette, controleren. Via ‘Boekhouding’ – ‘Betalingen’ – ‘Opdrachten’ kan hij de gewenste opdracht selecteren en via ‘Afdrukken’ – ‘Lijsten’ kan hij de betaalopdracht afdrukken. Indien hij niet akkoord is, dan kan hij op de afdruk bepaalde bemerkingen aanbrengen en deze bezorgen aan de boekhouder. Indien hij wel akkoord gaat, dan kan hij het betaalbestand dat de boekhouder aanmaakte onder de werkmap ‘Work’ onder de dossiermap kopiëren naar zijn lokale schijf en vervolgens het bestand versturen via zijn banksoftware.
Dit doet hij als volgt: via het applicatie-portaal van Aspex kan hij de MyExplorer2-tool opstarten.

KB000517_03

In de myExplorer2-tool kan hij de map Work selecteren. Hij krijgt dan alle bestanden te zien die deze map bevat:

KB000517_04

Vervolgens kan hij het bestand selecteren en rechts klikken en kiezen voor ‘Download’.

KB000517_05

Wanneer onderstaand scherm verschijnt, dan kiest hij voor ‘Save’ en hij slaat het bestand op in een lokale map op zijn schijf.

KB000517_06

Tenslotte start hij zijn banksoftware op en laadt hij het zopas aangemaakte betaalbestand op.

Mogelijke foutmeldingen bij het uitvoeren van de update van Venice

Symptoom 1

Bij het uitvoeren van de update van Venice krijgt u de volgende foutmelding, waarna de setup wordt onderbroken:
“Foutnummer 0×80040702
Beschrijving: kan DLL niet laden: CLSETUP”

Oplossing 1

U start Windows verkenner op.
Onder ‘C:\Program Files\InstallShield Installation Information’ staat de map ‘{c9e57244-2bc7-11d4-8468-0008c7199d3b}’.
U schrapt deze map en daarna voert u de setup van Venice opnieuw uit.

Symptoom 2

Bij het uitvoeren van de update van Venice krijgt u de volgende foutmelding, waarna de setup wordt onderbroken:
“Kan de geïnstalleerde versie van de toepassing niet bepalen. Setup wordt afgesloten.”

Oplossing 2

U start het register van de PC op via Start – Uitvoeren (‘Run’) – Regedit.
Schrap de volgende sleutel (‘key’) in het register van de pc:
- voor 32bit systemen: HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\{C9E57244-2BC7-11D4-8468-008C7199D3B}
- voor 64bit systemen: HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Wow6432node\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Uninstall\{C9E57244-2BC7-11D4-8468-008C7199D3B}

Symptoom 3

Bij het uitvoeren van de update van Venice krijgt u de volgende foutmelding:
“De requestor van het gegevensbeheer is nog in gebruik door een toepassing.
Om de installatie verder te zetten mag deze requestor echter niet meer actief zijn.
Het programma zal opnieuw controleren of deze nog in gebruik is. Doorgaan?”

Oplossing 3

Indien u ook werkt met Venice Lite, dan zal u deze toepassing eerst moeten afsluiten.
U start het Taakbeheer (‘Task manager’) van de PC op via Ctrl+Alt+Del en u kiest daar het tabblad ‘Processen’ (‘Processes’).
U kijkt na of het proces ‘Ntvdm.exe’ hier tussen staat, en indien dit zo is, beëindigt u dit proces.

Symptoom 4

Na het uitvoeren van de Venice update, start Venice niet op, maar krijgt U de volgende foutmelding:
“C:\program files\c-logic\venice\bin\main.exe
De toepassing kan niet worden gestart omdat de configuratie van de toepassing niet juist is.”

Oplossing 4

Bij de installatie van Venice worden in de map Windows\System\Bin de nodige bestanden voor MFC (Microsoft Foundation Classes) geïnstalleerd.
Op uw pc is dat niet gebeurd en dit is te wijten aan een fout in een oudere versie van Microsoft Installer.
We stellen voor om een nieuwe versie van deze installer te installeren.
Download en installeer deze hotfix van Windows.
Voer daarna de update van Venice opnieuw uit.

Symptoom 5

Na het uitvoeren van de Venice update, start Venice niet op, maar krijgt U de volgende foutmelding:
“C:\program files\c-logic\venice\bin\main.exe
De toepassing kan niet worden gestart omdat de configuratie van de toepassing onjuist is.
Het opnieuw installeren van de toepassing kan dit probleem oplossen”

Oplossing 5

Er ontbreekt een bepaald bestand voor de Microsoft Foundations classes in uw Windows directory.
Installeer dit bestand (vcredist_x86.exe), en start daarna Venice (Lite) opnieuw op. Herinstallatie van de software is niet nodig.

Symptoom 6

Na het uitvoeren van de Venice update, start Venice niet op, maar krijgt U de volgende foutmelding:
“C:\Program Files\C-Logic\VenLite\Bin\Main.exe
De toepassing kan niet worden gestart omdat de configuratie naast elkaar onjuist is.
Raadpleeg het gebeurtenislogboek Toepassing of gebruik het opdrachtregelprogramma sxstrace.exe voor meer informatie.”

Oplossing 6

Er ontbreekt een bepaald bestand voor de Microsoft Foundations classes in uw Windows directory.
Installeer dit bestand (vcredist_x86.exe), en start daarna Venice (Lite) opnieuw op. Herinstallatie van de software is niet nodig.

Hoe kun je een kost die je BTW-technisch in één maand boekt, analytisch spreiden over meerdere maanden?

Hoe kan men te werk gaan om bepaalde kosten te spreiden?

Stel dat u op 25/04 een verzekeringspremie betaalt voor de periode 01/05 t.e.m. 30/04 van het volgende jaar, dan mag u sowieso dit bedrag niet volledig in kosten opnemen in het boekjaar waarin men de factuur ontvangt.

U moet daarentegen de kost verdelen over 2 boekjaren a rato van de periode waarop de factuur slaat: 8/12 in het huidige boekjaar en 4/12 in het volgende boekjaar.Via enkele correcties op het einde van het boekjaar kan men de resterende kost toewijzen aan het volgende boekjaar.

Maar als de IFRS-regels van toepassing zijn en u per kwartaal of per maand resultaten publiceert, dan is het noodzakelijk om elke maand een stuk van deze kost op te nemen. Daarmee bekomt u ook een realistischer beeld. Als u nl. de premie volledig in kosten opneemt in april, dan lijkt het alsof u in deze maand een éénmalige kost hebt, terwijl in de andere maanden deze kost er niet is.

Het spreiden van dergelijke kosten (en opbrengsten) in de tijd noemen we afgrenzen.

Om een bepaalde kost of opbrengst te spreiden in de tijd boekt u deze op een afgrensrekening. Afgrensrekeningen zijn balansrekeningen die betrokken moeten worden bij het afgrenzen. Hiertoe vinkt u in de fiches van deze balansrekeningen (tab ‘Gebruik’) het veld ‘Afgrenzen’ aan.

KB000519_01

In het standaard meegeleverde rekeningstelsel zijn er twee balansrekeningen voorzien waarvoor dit veld ‘Afgrenzen’ is aangevinkt, nl 4900 af te grenzen kosten (actief) en 4930 af te grenzen opbrengsten (passief).

Via de parameters van de verschillende boekingsmodules in Venice (Aankopen, Verkopen, Financieel en Divers) kan u aanduiden of u al dan niet het afgrenzen wenst te gebruiken binnen deze boekingsmodule.

KB000519_02

Deze parameter ‘Afgrensgegevens opvragen in het detailwerkblad’ activeert 3 bijkomende kolommen in de detaillijnen, waarin u de gegevens kunt noteren die nodig zijn voor het afgrenzen, nl. afgrensbestemming, afgrensbegin en afgrenseinde.

KB000519_03

Indien u dus in de parameters van de module ‘Aankopen’ heeft aangeduid dat u afgrenzen wenst te gebruiken, dan kan u bij het boeken van een kost die gespreid moet worden in de tijd (bv. verzekering) i.p.v. op de betreffende kostenrekening zelf boeken op een afgrensrekening.
In de kolom ‘Afgrensbestemming’ geeft u dan de eigenlijke kostenrekening (bv. 6105 – Verzekeringen) op. In ‘Afgrensbegin’ en ‘Afgrenseinde’ geeft u de periode (begin- en einddatum van de afgrenzing) op, bv. vanaf 01/05/09 t.e.m. 30/04/2010.

Op regelmatige tijdstippen (bv. telkens op het einde van de maand) kan u vanuit de module ‘Diverse’ (via ‘C-Logic – Afgrenzen’) de afgrensroutine opstarten. Deze overloopt de afgrensrekeningen en boekt een bedrag af van de afgrensrekening en boekt ze tegen op de afgrensbestemming.

KB000519_04

Grote bedragen in de boekingslijnen

In de detaillijnen van boekingsdocumenten kunnen in Venice maximaal bedragen tot 9 cijfers vóór de komma worden ingegeven (het grootste bedrag is dus 999.999.999,99).

Indien u grotere bedragen ingeeft, dan krijgt u de volgende melding:

KB000520_01

Oplossing
Stel dat U een bedrag wil ingeven van 1.250.000.000,00 EUR, dan dient U als volgt te werk te gaan:

  • Selecteer de gewenste rekening, en vul als bedrag in: 900.000.000 EUR.
  • Selecteer deze lijn, druk op Ctrl+C (Kopiëren), positioneer U op het eerste veld van de volgende lijn, en druk op Ctrl+V (Plakken).
  • Wijzig het bedrag van deze tweede lijn in 350.000.000 EUR.

Opmerking: Op de rapporten (vb. de balansen) kan u bedragen afdrukken van 14 posities, dus tot aan 99.999.999.999,99.

Ongeldige ondernemingsnummers op de klantenlisting – Foutmelding ‘SP01AAPL – Kader Lijst van de klanten : het veld BTW-nummer bevat geen geldig BTW-nummer’

Wanneer u het xml-bestand dat u via Venice aanmaakte, probeert op te laden in de Intervat-toepassing, dan krijgt u een foutmelding zoals onderstaande:

KB000521_01

U hebt een aantal klanten die over een ondernemingsnummer beschikken, maar die ten onrechte aangeduid zijn als BTW-plichtig. Meestal gaat het over VZW’s of over vrije beroepen.

Hoe kan u opsporen of de klant BTW-plichtig is?

Methode 1:

Start ‘Stambestanden – Klanten’ op en maak een nieuwe fiche. Geef in het veld ‘Firmanaam’ het ondernemingsnummer dat aanleiding gaf tot een foutmelding in en druk Enter of tab. Indien het gaat om een klant die niet BTW-plichtig is, dan zal u volgende melding krijgen:

KB000521_02

Roep de fiche van de klant op en vink ‘BTW-plichtig’ af.

Methode 2:

Roep de fiche van de klant met het ondernemingsnummer dat een foutmelding geeft op, en wijzig de fiche. Klik op de knop naast het ondernemingsnummer om de geldigheid van het nummer te controleren. Indien het gaat om een klant die niet BTW-plichtig is, dan zal u volgende melding krijgen:

KB000521_03

Dit wijst erop dat het ondernemingsnummer (dat vormelijk juist is) niet vermeld staat in de database van het VIES met alle BTW-plichtige ondernemingen.

Vink dus het vlagje ‘BTW-plichtig’ af in de klantenfiche.

KB000521_04

Hoe de listing corrigeren?

Indien u de listing reeds afsloot, dan zal de wijziging in uw klantenfiche geen invloed meer hebben op een herafdruk. U zal dus de listing moeten heropenen en vervolgens opnieuw afsluiten.

Kies dus ‘Rapporten – Aangiftes – Klantenlisting – Tabblad Historiek’.
Selecteer de listing in het overzicht en druk op de knop ‘Heropenen’.

KB000521_05

Druk vervolgens de klantenlisting opnieuw af en vergeet niet om ‘Afsluiten’ aan te vinken.
Bij het afsluiten wordt een nieuw en correct xml-bestand aangemaakt.

Kan men het werkblad van de facturen beperken tot de openstaande facturen in Venice Facturatie & stock?

Een vraag die regelmatig wordt gesteld aan onze helpdesk is of het mogelijk is om het werkblad ‘Facturen’ te beperken tot de openstaande facturen en of men ook het openstaand bedrag kan vermelden in een kolom.

Vanaf versie 7.60 is het mogelijk om in de diverse werkbladen rekenvelden te definiëren. Deze rekenvelden laten u dan toe om ‘virtuele’ kolommen toe te voegen in het werkblad.

Hoe gaat u nu concreet te werk?

U start de module ‘Facturatie – Facturen’ op en u kiest ‘UNIT4 C-Logic – Parameters – Tabblad Rekenvelden’.
Daar kan u volgend rekenveld aanmaken:

Code:   myOpenstaand
Type: Numeriek
Decimalen: 2
Uitdrukking: @SIH.InvoiceAmountDosC – @SIH.Payment1AmountDosC -@SIH.Payment2AmountDosC -@SIH.Payment3AmountDosC – @SIH.AmountPayedDosC
Naam Nederlands: Openstaand bedrag

KB000524_1

Vervolgens kunt u de kolom ‘Factuur: Openstaand bedrag’ toevoegen in het werkblad via ‘Weergave – Kolommen beheren’.

KB000524_2

Het resultaat is dan:

KB000524_3

Indien u nu een selectie wenst te maken die enkel de openstaande facturen toont, dan is dit ook mogelijk door in de filter gebruik te maken van het net aangemaakte rekenveld.

U kan als volgt te werk gaan:

  • Kies ‘Werkblad – Selectie Toevoegen’ en u geeft ‘Openstaand’ op als naam.
  • U vinkt ‘Filter’ aan en via Ctrl+N definieert u de volgende filter:
    Selecteer links de tabel ‘Factuur’ en rechts bij veldnaam ‘Openstaand bedrag’.
    Klik op Plakken.
    Klik vervolgens op de knop ‘Verschillend van (!=)’ en tik 0 in.
    U krijgt dus de volgende uitdrukking: ‘@SIH.myOpenstaand != 0′.
    Klik tweemaal op OK.
    U werkblad zal nu beperkt worden tot de openstaande facturen.

Opmerking: Om een factuur als betaald of gedeeltelijk betaald aan te duiden is het noodzakelijk dat u onder het tabblad ‘Betaalwijzen’ één of meerdere betaalwijzen alsook een bedrag hebt opgegeven.

Hoe informatie voor opmaak fiche 281.20 (Vergoeding zaakvoerders) uit Venice halen?

De gegevens die in Venice beschikbaar zijn, zijn maar een beperkte bron van informatie voor het opmaken van fiche 281.20.

Samen met feit dat deze info moeilijk automatisch uit de boekhouding gehaald kan worden, is dit de reden dat deze ereloonfiche niet voorzien werd in Venice. Toch kunt u Venice zo instellen dat u de gegevens die uit de boekhouding gehaald kunnen worden, gemakkelijk manueel kunt overnemen in een ereloonfiche 281.20.

Er zijn 2 acties mogelijk:

1) invullen van de firmagegevens

Als u in de firmagegevens de officiële naam, het ondernemingsnummer en het paritair comité opgeeft, dan kunt u deze gegevens hier vinden om ze over te nemen in de fiche 281.20.

2) voorzien van specifieke rekeningen

Deze specifieke rekeningen zal u bij voorkeur aanmaken onder rekening 618. Het is aangewezen om per betrokken zaakvoerder meerdere subrekeningen aan te maken, nl. voor elk gegeven waarover u wil beschikken voor fiche 281.20.

Een voorbeeld (rekeningen voor zaakvoerder Ignace)

61 Diensten en diverse goederen
618 Bedrijfsleiders
6180 Ignace
61801 Ignace: periodieke bezoldigingen (netto)
61802 Ignace: andere bezoldigingen
61803 Ignace: voordelen van alle aard
61804 Ignace: bedrijfsvoorheffing

Op deze manier beschikt u over de nodige gegevens voor de vakken
- ’9. Bezoldigingen’ en
- ’17. Bedrijfsvoorheffing’.

Op dezelfde manier kunt u de passende rekeningen aanmaken voor andere vakken, nl. – ’13.  Afzonderlijk belastbare inkomsten’,
- ’15. Door sportbeoefenaars voor hun sportieve activiteiten verkregen’,
- ’16. Door opleiders, trainers en begeleiders voor hun activiteiten ten behoeve van sportbeoefenaars verkregen’,
- ’18. Inhoudingen voor aanvullend pensioen’,
- ’19. Bijzondere bijdrage voor de sociale zekerheid’, en
- ’20. Bezoldigingen van bedrijfsleiders, tewerkgesteld in dienstverband’.

Opmerking:
De ereloonfiche handelt steeds over een kalenderjaar. Als uw boekjaar samenvalt met het kalenderjaar, dan kunt u gewoon in het boekjaar het saldo van de betrokken rekeningen opvragen, via bv. afdruk van de proef- en saldibalans of via het werkblad voor maandsaldo’s.
Als de info over een kalenderjaar over 2 boekjaren gespreid zit, zal u in boekjaar 1 het saldo van het eerste deel van het kalenderjaar opzoeken en in boekjaar 2 het saldo van het tweede deel van het kalenderjaar. Bij afdruk van de de proef- en saldibalans kunt u daartoe de gewenste rekeningen én de periode opgeven.

Wat met een samengesteld artikel dat nu besteld wordt maar dat pas volgend jaar moet geproduceerd worden?

Het gebeurt dat een klant een samen te stellen artikel bestelt, maar er bij vermeldt dat het artikel in afroep moet geplaatst worden. Pas als de klant het artikel effectief afroept, mag het aangemaakt en geleverd worden. Nu kan het voorkomen dat de klant pas in het volgende boekjaar vraagt om het artikel te produceren.

Hoe gaat u in dat geval te werk?

In Venice dienen productiebons aangemaakt te worden in het boekjaar waarin ze vermoedelijk zullen afgewerkt worden.

Als ze de status ‘Geproduceerd’ krijgen, neemt de voorraad van het samen te stellen artikel nl. toe op het moment van de datum van beëindiging, die van de gebruikte onderdelen neemt af. Voor de inventaris is het van belang dat dit op de juiste datum is.

Daarom is het in Venice mogelijk om een startdatum op te geven die valt in een vorig boekjaar en wordt bij gewenste productiedatum een foutmelding gegeven wanneer deze in het volgende boekjaar valt, om de gebruiker ertoe aan te zetten het document in het volgend boekjaar aan te maken.

Waarom deze manier van werken? We hebben ervoor gekozen om alle voorraadgegevens van een boekjaar te verantwoorden door de documenten van dat boekjaar. Dit laat toe om de voorraadgegevens te reconstrueren en om een boekjaar te schrappen/kopiëren zonder gevolgen voor de voorraad.

Indien een productiebon ingeschreven wordt in het boekjaar waar de productie effectief zal gebeuren, dan zijn alle voorraadmutaties die de productiebon teweegbrengen ook in dat boekjaar terug te vinden.

Als u dus een productiebon ingeeft en u bent bij de aanmaak zeker dat de productie maar pas volgend boekjaar zal gebeuren, schrijf dan de productiebon ook onmiddellijk in in het volgende boekjaar.

Indien u echter in het huidige boekjaar een productiebon hebt aangemaakt, maar na verloop van tijd blijkt dat de productie pas in volgend boekjaar zal plaatsvinden, dan volgt u best volgende procedure:

  1. Schrap de productiebon in het huidige boekjaar.
  2. Maak een volgend boekjaar aan indien dit nog niet bestaat.
  3. Maak een nieuw werkbestand aan in de module ‘Samengestelde artikels’.
  4. Maak een nieuwe productiebon aan in het nieuwe boekjaar.

Opmerking: U kan stap 3 overslaan en onmiddellijk manueel een productiebon maken. Indien de vlag ‘Autom. produceren’ (tabblad ‘Aankoop’) in de fiche van het samen te stellen artikel echter op de waarde ‘Automatisch’ staat, dan is het beter dat u een werkbestand aanmaakt en van daaruit een productiebon. In dat geval zal er immers een referentie naar de bestelling van de klant (uit vorig jaar) opgenomen worden.

Financiële korting of kredietbeperking in Venice Windows.

Soms staat men aan klanten financiële korting toe, in andere gevallen rekent men kredietbeperking aan.

Het verschil tussen beiden definiëren we als volgt:

Financiële korting

De factuurwaarde wordt verminderd met een kortingspercentage indien de klant contant betaalt.
Stel dat een klant voor €1000 goederen koopt en hij krijgt 2 % korting bij contante betaling, dan betaalt hij dus €980 + BTW indien hij op tijd betaalt. Zoniet, betaalt hij €1000 + BTW (berekend op €980).
De wetgever geeft de klant hierbij het voordeel van de twijfel: de klant moet slechts BTW betalen op het bedrag dat hij verschuldigd is indien hij tijdig betaalt.

Kredietbeperking

De factuurwaarde wordt verhoogd met een factor indien de klant niet contant betaalt. In hetzelfde voorbeeld betaalt de klant €1000 + BTW bij contante betaling. Betaalt hij niet contant, dan zal hij €1000 + BTW + 2 % kredietbeperking betalen.

Noch op het bedrag van de financiële korting noch op het bedrag van de kredietbeperking wordt BTW aangerekend.

Toepassen van financiële korting:

Bij het invoeren van een verkoopdocument in Venice (tab ‘Document’) is een veld ‘Financiële korting’ beschikbaar. Dit veld wordt standaard al ingevuld met het percentage financiële korting dat wordt opgegeven in de klantenfiche (tab ‘Document’) van de geselecteerde klant.

KB000530_01

Vult u een percentage in, dan houdt Venice rekening met de financiële korting bij het berekenen van de BTW. Die wordt immers berekend op het totaal bedrag verminderd met de (mogelijke) financiële korting.

KB000530_02

Toepassen van kredietbeperking

In Venice Windows dient men over de optionele module ‘Speciale regelingen’ te beschikken om een systeem van kredietbeperking toe te passen. In de parameters van deze optie moet men aanduiden dat supplementen moeten worden toegepast in het dossier.

KB000530_03

Vervolgens kan u via ‘Stambestanden – Supplementen, Ctrl+N’ de kredietbeperking definiëren die u wenst toe te passen.

KB000530_04

In elke artikelfiche geeft u op dat u kredietbeperking wenst toe te passen.

KB000530_05

Bij het opmaken van uw facturen wordt het supplement automatisch berekend door Venice. Dit ziet u in de synthese bij het wegschrijven van de factuur.

KB000530_06

Werkt u met kredietbeperking, dan past u best de factuur-layout aan, zodat uw klant duidelijk ziet wat wanneer moet worden betaald.