Maandelijks Archief: augustus 2013

Automatisch het aantal tegels, dozen en palletten berekenen op basis van het besteld aantal vierkante meter in uw verkoopdocumenten

Een klant bestelt vloeren voor x m². Uw magazijnier, die de bestellingen klaarzet, moet weten hoeveel palletten, en hoeveel losse dozen hiervoor nodig zijn.

We vertrekken van een voorbeeld:
Stel: een klant wil voor 47,8 m² vloer tegels kopen. Voor dit type tegels geldt:

aantal tegels per doos: 10
aantal m² per doos: 2,5
aantal dozen per pallet: 6
aantal m² per pallet: 15

Als uw magazijnier manueel het aantal palletten en dozen zou berekenen, dan gaat hij als volgt te werk:

Berekening van het benodigd aantal palletten:
bestelde m² / aantal m² per pallet = aantal palletten
47,8 m² / 15 m² per pallet = 3,1867 palletten, u heeft alvast 3 palletten nodig (= 45 m²).

Resultaat: u hebt 3 palletten nodig, maar u heeft nu nog 2,8 m² te kort.

Indien u geen losse tegels verkoopt, maar steeds per doos:
resterende m² / aantal m² per doos = aantal dozen
2,8 m² / 2,5 m² per doos = 1,12 dozen. U heeft dus nog 2 dozen extra nodig.

Resultaat: u hebt in totaal 3 palletten en 2 dozen nodig.

Indien u wel losse tegels verkoopt:
resterende m² / aantal m² per doos = aantal dozen
2,8 m² / 2,5 m² per doos = 1,12 dozen. U heeft nog 1 doos extra nodig.

hoeveel tegels hebt u nu nog extra nodig?
resterende m² – aantal m² per doos = aantal m² in tegels
2,8 m² – 2,5 m² per doos = 0,3 m² in tegels. U heeft nog 0,3 m² aan tegels nodig.

aantal m² per doos/aantal tegels per doos = aantal m² van een tegel
2,5 m² per doos/10 tegels per doos = 0,25 m².

aantal m² aan tegels die u nog nodig hebt / aantal m² van een tegel = aantal tegels nodig
0,3 m² aan tegels die u nog nodig hebt / 0,25 m² = 1,2 tegels nodig, afgerond is dat nog 2 tegels.

Resultaat: u hebt in totaal 3 palletten, 1 doos en 2 tegels nodig.

Oplossing

U heeft net zoals bij de manuele berekening, minimum volgende informatie nodig:
het aantal tegels per doos
het aantal m² per doos
het aantal dozen per pallet

In de artikelfiche van elk soort tegel maakt u een aantal vrije numerieke velden aan om deze informatie bij te houden.
In het hoofdmenu van Venice selecteert u het tabblad Basisgegevens, groep Facturatie, Artikels.

Vanuit de module Artikels klikt u op de Venice-knop, en kiest u vervolgens: InstellingenParameters – tabblad Vrij. Maak hier de vrije numerieke velden tegels per doos, m² per doos en dozen per pallet aan
KB000503_01

Maak nu artikelfiches aan door te kiezen voor Fiche – Nieuw ( Ctrl+N) in het werkblad van de artikels. In het tabblad Vrij vult u de vrije velden in.
KB000503_02

Per artikelfiche geeft u bovendien volgende waarden op:

Tabblad Voorraad

Omschrijving eenheid: m² (de voorraad wordt bijgehouden in m²)

Tabblad Aankoop

Omschrijving eenheid: pallet
Eenheid: 15 (volgens het voorbeeld)
Kleinste eenheid: 1
Voorkeur kleinste eenheid: 1 (er wordt enkel aangekocht per volledige pallet)
Aankoopprijs per pallet: 25 x 15 = 375 € (aankoopprijs is € 25,00 per m² x 15 m² per pallet)

Tabblad Verkoop

Omschrijving eenheid: m² (u verkoopt per m²)
Eenheid: 1
Kleinste eenheid: 0,25
Winstpercentage: 35 (verkoopprijs is de aankoopprijs + winstpercentage van 35%)
Aankoopwaarde: 25 € (deze waarde wordt berekend op basis van tabblad Aankoop)
Verkoopwaarde: 33,75 € (deze waarde wordt automatisch berekend op basis van aankoopwaarde en winstpercentage, dit is de verkoopwaarde per m²)

Tabblad Voorraad

Omschrijving eenheid: m² (de voorraad wordt bijgehouden per m²)

Speciaal voor u maken we een aangepaste lay-out van de offerte, bestelbon, leveringsbon en/of factuur. Dankzij die lay-out geeft u bij het opmaken van uw offerte of bestelbon enkel nog het aantal m² tegels, dat uw klant koopt, in. Door de aanpassingen en toevoeging van rekenvelden in de lay-out krijgt u op uw document precies te zien hoeveel palletten en dozen u nodig heeft.
Ga naar het werkblad van de offertes of van de bestellingen.
Maak een nieuw document aan door te kiezen voor DocumentNieuw.
Vul de nodige velden in de hoofding in en ga naar de detaillijnen van het document.
Hier selecteert u uw artikel Tegel en in de kolom Hoeveelheid geeft u op hoeveel m² tegels de klant nodig heeft.
KB000503_03

Bij het afdrukken van het document selecteert u de aangepaste lay-out en u krijgt op de afdruk meteen de berekening met het aantal te leveren palletten en dozen (en eventueel tegels), samen met de prijs voor die palletten en dozen.
KB000503_04

Meer info

Voor het bestellen van deze lay-out, stuurt u gewoon een mailtje naar onze helpdesk met vermelding van deze kbase (support.venice@unit4.com).

Indien u nog vragen hebt over Venice dan kan u zich steeds tot uw UNIT4 C-Logic-verdeler wenden. Kies hiervoor in het hoofdmenu van Venice voor tabblad Documentatie, groep Contact, Info verdeler.

U kunt uw vragen over Venice ook steeds stellen aan de helpdesk van UNIT4 C-Logic. U kunt ons bereiken door in het hoofdmenu van Venice te kiezen voor tabblad Documentatie, groep ContactUNIT4C-Logic-info.

Welke versies van Venice Facturatie Lite edition en Venice Boekhouding zijn er compatibel?

Wanneer men zowel over Venice Facturatie Lite edition als over Venice Boekhouding beschikt, dan is het goed om te weten of de versies waarover u beschikt wel degelijk compatibel zijn.
Er zijn in hoofdzaak 2 redenen waarom de 2 pakketten niet compatibel zijn:
Indien ze op één en dezelfde pc zijn geïnstalleerd, dan is het noodzakelijk dat beide pakketten met dezelfde versie van het Pervasive gegevensbeheer kunnen werken. De versies die met een andere versie van het gegevensbeheer werken en niet kunnen geïnstalleerd worden op dezelfde pc bevatten een rood kruis in de kolom ‘Op 1 pc’ in onderstaande tabel.
Ze kunnen ook niet compatibel zijn omdat het tekstbestand dat aangemaakt wordt met Venice Facturatie lite edition niet geïmporteerd kan worden in Venice Boekhouding. Indien de versies niet compatibel zijn op dat vlak, staat er een rood kruis vermeld in de kolom ‘Doorboeken’ in onderstaande tabel.

Venice Facturatie lite edition      Venice Boekhouding      Doorboeken?     Op 1 pc?       Opmerking

<= 1.21                                            <= 3.10a                           v                    v
<= 1.20                                            >= 3.00                             x                    v           Zie KB000088
<= 1.21                                            >= 3.20                             v                    x           Zie KB000173
>= 2.02                                            >= 3.20                             v                    v
<= 3.10                                            <= 6.60                             v                    v
<= 3.10                                            >= 7.00                             v                    x
>= 4.00                                            <= 6.51a                           x                    x
>= 4.00                                            == 6.60                             v                    x
>= 4.00                                            >= 7.00                             v                    v
>= 4.10                                            >= 7.70                             v                    v

Meer info

Indien u nog vragen hebt over Venice Facturatie Lite edition of Venice Boekhouding dan kan u zich steeds tot uw UNIT4 C-LOGIC-verdeler wenden. Kies hiervoor in het hoofdmenu van Venice voor ‘Help – Dealer-info’.

U kunt uw vragen over Venice ook steeds stellen aan de helpdesk van UNIT4 C-Logic. U kunt ons bereiken door in het hoofdmenu van Venice te kiezen voor ‘Help – C-LOGIC-info – Ondersteuning’.

Venice Facturatie Lite edition voor fietshandelaren

Venice Facturatie Lite edition is een ideale softwarepartner voor de vlotte verwerking van de administratie in de sector van de fietshandelaren.

Alle nuttige info per artikel

Aan elk artikel kan een foto worden gelinkt. Dat wil zeggen dat u, bv. op de offerte, naast de beschrijving van het artikel ook de foto ervan kunt laten zien.

Mogelijkheid om artikels te beheren in verschillende groepen en categorieën.

Een voorbeeld:
Maak een categorie Fietsen aan. Binnen die categorie kan u dan groepen aanmaken voor bv. de volgende types fietsen: stadsfiets, kinderfiets, elektrische fiets, vouwfiets,…

Wenst u alle kinderfietsen uit uw assortiment te zien, dan volstaat het om een selectie te maken op het veld Artikelgroep. Het is handig om op deze manier snel te kunnen zoeken, wanneer uw klant vraagt welke verschillende modellen of merken van kinderfietsen u ‘nog zo allemaal’ heeft. In een handomdraai kan u een lijstje van kinderfietsen voorleggen.

Snelheid en correctheid

U kan op een vlotte manier offertes aanmaken.
U kan nog vlotter en sneller facturen maken: éénmaal de offerte is goed bevonden door de klant, is het maar ‘een druk op de knop’ en de factuur is aangemaakt. Hierdoor kunnen er geen verschillen gaan optreden tussen de offerte en de factuur, wat voordien bij manuele verwerking wel het geval was.

Makkelijk inclusief-prijzen factureren

Bij ingave van de verkoopfactuur kiest u onder het tabblad Document voor Prijzen inclusief BTW. Wanneer u dat veld aanvinkt, wordt de eenheidsprijs op de factuur automatisch inclusief BTW vermeld, en haalt het programma zelf de BTW uit het bedrag van de factuur.

Flexibele aanpassing van uw lay-out

Door de krachtige lay-out-editor is het mogelijk om de standaardlay-out van offertes en facturen naar wens te gaan aanpassen. Zo kan u het logo van uw firma vermelden, of kan u op de offerte een foto van elk artikel afdrukken. In een handomdraai past u de lay-out van uw documenten aan volgens uw eigen huisstijl. U kan bv. onderaan uw factuur, onder de betalingsformule, een extra tekst toevoegen.

Snel opvolgen van uw verkoopstatistieken

In Venice Facturatie Lite edition kan je de historiek van de doorgeboekte facturen snel gaan opvragen. Er worden standaard selecties meegeleverd waarmee u uw historieken kan gaan sorteren. Deze selecties kan u ook gaan uitbreiden met eigen selecties.

Een voorbeeld:
Ik wil een mailing doen naar alle klanten die het voorbije jaar een kinderfiets bij mij kochten.

Opvolgen betaald, niet betaald

Tijdens het aanmaken van de factuur kan u, onder het tabblad Document aanvinken of deze al dan niet betaald is. Komt de betaling later binnen, dan nog kan u in de factuur aanvinken dat deze betaald is. Zo kan u dan ook een lijst opvragen met alle klanten die nog niet betaald hebben.

Link met uw boekhouder

De verkoopfacturen die u in Venice Facturatie Lite edition aanmaakt, kan u samen met de bijhorende klantenfiche exporteren naar een tekstbestand. Zo kan uw boekhouder of accountant deze informatie meteen in zijn boekhoudprogramma verwerken, zonder deze opnieuw manueel in te geven.

Doorgroeimogelijkheden

Heeft u op een bepaald ogenblik nood aan ‘méér software’, bv. om
voorraad bij te houden van de artikelen die u in uw fietshandel verkoopt,
kasticketjes af te drukken voor de artikelen die u in uw fietshandel verkoopt.

dan kan u, mét behoud van alle gegevens, doorgroeien naar Venice Facturatie & stock.

Meer info

U kan een dossier met demogegevens (Venice Facturatie Lite edition versie 4.01_), specifiek voor fietshandelaars, downloaden op onze website. Klik hier.
Wenst u meer informatie over Venice Facturatie Lite edition, dan kan u die vrijblijvend via onze website aanvragen. Klik hier. U kan natuurlijk ook steeds terecht bij een UNIT4 C-Logic-verdeler in uw buurt.

Verworpen uitgaven wagenpark volgens CO2 uitstoot.

Tussen 1 april 2007 en 31 maart 2008 wordt de fiscale aftrekbaarheid van de kosten voor alle nieuwe wagens die als een actief op de balans worden geboekt bepaald op basis van de CO2-uitstoot. Vanaf 1 april 2008 komen ook de bedrijfswagens in aanmerking.

Volgende kosten komen in aanmerking:

  • Afschrijvingen
  • Autoverzekering
  • Onderhouds- en herstellingskosten
  • Verkeersbelasting en B.I.V
  • Assistance
  • Banden

Volgende kosten blijven 100% aftrekbaar:

  • Intresten
  • Brandstofkosten
  • Mobilofoonkosten

Op basis van onderstaand schema wordt bepaald onder welke categorie uw auto/bedrijfswagen valt. Afhankelijk daarvan wordt het percentage van de fiscale aftrekbaarheid bepaald. De CO2-uitstoot vindt u op uw gelijkvormigheidsattest.

CO2-uitstoot diesel          CO2-uitstoot benzine             Fiscale aftrekbaarheid
< 105                                        < 120                                 90%
105-115                                   120-130                              80%
116-145                                   131-160                              75%
146-175                                  161-190                              70%
> 175                                       > 190                                  60%

Hoe kunt u dit nu op een efficiënte manier verwerken in Venice?

Methode 1:

U maakt één algemene rekening aan per categorie.
In het bijgevoegde Excel-werkblad creëer je de verschillende algemene rekeningen. Enkel het tabblad Per categorie en Rekeningen per categorie zijn van toepassing. Volg de instructies vermeld in tabblad Rekeningen per categorie.
Via het tabblad Start, groep Verkennen, Boekhouding kiest u voor Boekingen. In het veld Rekeningnummer vult u uw oude algemene rekening in en drukt u op de knop Verkennen. U krijgt nu een overzicht van de reeds geboekte bedragen op die rekening.
Wanneer u zich positioneert op een lijn kunt u via Ctrl+L de inboeking van het document bekijken. U ziet onmiddellijk op welke leverancier er werd geboekt. Via Opzoeken nummer leverancier komt u terecht in het overzichtsmenu van de leveranciers. Door de toetsencombinatie Ctrl+E in te drukken komt u in de leveranciersfiche.
Ga naar het tabblad Boeken.
U past het boekingsvoorstel aan met de nieuwe rekening(en) met eventueel in de opmerking de nummerplaat en type wagen.
U keert terug naar Verkennen boekingen en u positioneert zich op een volgende boeking.
Dit herhaalt u per algemene rekening (autoverzekering, verkeersbelasting,…).

Methode 2:

U maakt één algemene rekening per auto.
In het bijgevoegde Excel-werkblad creëer je de verschillende algemene rekeningen. Enkel het tabblad Per auto en Rekeningen per auto zijn van toepassing. Volg de instructies vermeld in tabblad Rekeningen per auto.
Via het tabblad Start, groep VerkennenBoekhouding kiest u voor Boekingen. In het veld Rekeningsnummer vult u uw oude algemene rekening in en drukt u de knop Verkennen. Dan krijgt u een overzicht van de reeds geboekte bedragen op die rekening.
Wanneer u zich positioneert op een lijn, kunt u via Ctrl+L de inboeking van het document bekijken. Via Opzoeken nummer leverancier komt u terecht in het overzichtsmenu van de leveranciers. Door de toetsencombinatie Ctrl+E in te drukken komt u in de leveranciersfiche.
Ga naar het tabblad Boeken.
U past het boekingsvoorstel aan met de nieuwe rekening(en).
U keert terug naar Verkennen boekingen en u positioneert zich op een volgende boeking.
Dit herhaalt u per algemene rekening (autoverzekering, verkeersbelasting,…).
Dit is enkel nuttig wanneer het een klein wagenpark betreft, anders blijft de boekhouding niet meer transparant.

Meer info

Meer info over dit probleem of vragen over de optie Fiduciair verkrijgt u door contact op te nemen met uw UNIT4 C-Logic-verdeler (kies in het Venice-hoofdmenu voor ‘Help – Dealer-info’).

Venice Facturatie Lite edition in de bouwsector

Venice Facturatie Lite edition is een ideale software-oplossing voor de elementaire vlotte verwerking van de administratie in de bouwsector. Huidige gebruikers van Venice Facturatie Lite edition somden ons de voordelen, die zij in dit facturatieprogramma zien, op.

Creatie van klanten aan de hand van hun ondernemingsnummer.

Bij de creatie van een nieuwe klant kunt u in het veld ‘Firmanaam’ het ondernemingsnummer intikken. Op basis van dat ondernemingsnummer haalt Venice Facturatie Lite edition voor u de correcte gegevens op van de klant. Firmanaam, straat en nummer, postcode, gemeente en ondernemingsnummer worden automatisch toegevoegd in de klantenfiche.

KB000512_01

In de klantenfiche is het mogelijk om de klanten onder te verdelen in groepen.

Venice Facturatie Lite edition biedt u de mogelijkheid om uw klanten onder te verdelen in groepen (btw-plichtige, particulier, gemeenten, openbare instellingen,…). Op die manier kunt u in het werkblad selecties maken per groep.

KB000512_02

 

KB000512_03

Overname offerte op factuur.

Met Venice Facturatie Lite edition kunt u zowel offertes als facturen opmaken. De offertes kunnen automatisch worden omgezet in facturen. Wenst u echter geen gebruik te maken van de offertes, dan kunt u ook direct een factuur opmaken.

Aanmaak van vrije velden in de offerte en/of factuur.

Zowel in de offerte als in de factuur biedt Venice Facturatie Lite edition de mogelijkheid om extra velden te creëren. U kan 4 extra tekstvelden en 4 extra numerieke velden toevoegen. Dit laat u toe om relevante informatie (oplevering, naam architect, nieuwbouw, verbouwing,…) bij te houden per offerte en/of factuur en meerdere selecties te maken.

KB000512_04

KB000512_05

KB000512_06

KB000512_07

KB000512_08

Opvolgen betaald, niet-betaald.

Tijdens het aanmaken van de factuur kan u aanvinken of deze al dan niet betaald is. Komt de betaling later binnen, dan nog kan u in de factuur aanvinken dat deze betaald is. Zo kan u dan ook een lijst opvragen met alle klanten die nog niet betaald hebben. Zie Kbase Lijst met vervallen maar onbetaalde facturen voor meer info.

Venice Facturatie Lite edition ondersteunt de berekening van medecontractant-facturen.

Ofwel kan u de tekst, die verplicht op zo’n factuur vermeld moet worden, ophalen uit een tekstbestandje (zodat u het niet steeds opnieuw moet intikken), ofwel kan u een aangepaste factuurlay-out (laten) aanmaken die ervoor zorgt dat, als de maatstaf van heffing medecontractant gebruikt wordt, de corresponderende tekst automatisch afgedrukt wordt.

Historiek verkoop.

Via het tabblad Start, groep Rapporten, Historiek hebt u de mogelijkheid om een volledige historiek te verkrijgen van uw verkopen in detail en dit volgens verschillende sorteringsmogelijkheden (artikelnummer, artikelgroep, klantnummer,…). Daarnaast kunt u nog altijd extra selecties (nieuwbouw, oplevering,…) toevoegen. Wenst u dit af te drukken of per e-mail te versturen dan kunt u vanuit het werkblad kiezen voor Venice-knop, AfdrukkenLijsten/Verkorte lijsten.

KB000512_09

KB000512_10

KB000512_11

Aanpasbare lay-outs.

Door de krachtige lay-out-editor is het mogelijk om de standaard lay-out van offertes en facturen naar wens te gaan aanpassen. Zo kan in een handomdraai uw lay-out van uw factuur aangepast worden aan uw eigen huisstijl.

KB000512_12

De link met uw boekhouder of met uw eigen licentie Venice Boekhouding.

De verkoopfacturen die u in Venice Facturatie Lite edition aanmaakt, kan u, mét de bijhorende klantenfiche, exporteren naar een tekstbestand. Zo kan u, of uw boekhouder of accountant, deze informatie meteen in uw/zijn boekhoudprogramma verwerken, zonder deze opnieuw manueel in te geven. De verkoopdocumenten (factuur en creditnota) en klantenfiches worden automatisch up-to-date gebracht. Zie Kbase ‘Verkoopdocumenten gemaakt met Venice Facturatie Lite edition doorboeken naar Venice Boekhouding voor Windows’ voor meer info.

Meer info

U kan een dossier met demogegevens (Venice Facturatie Lite edition versie 4.00_), specifiek voor de bouwsector, downloaden op onze website. Klik hier.
Wenst u meer informatie over Venice Facturatie Lite edition, dan kan u die vrijblijvend via onze website aanvragen. Klik hier. U kan natuurlijk ook steeds terecht bij een UNIT4 C-Logic-verdeler in uw buurt.