Maandelijks Archief: oktober 2013

Automatisch afdrukken van de verkoopvoorwaarden op de factuur

In dit artikel leggen we uit wat de mogelijkheden zijn om de verkoopvoorwaarden mee af te drukken op de factuur die u vanuit Venice Facturatie & Stock afdrukt.

In versie 9.30 van Venice is er een aanpassing gebeurd, waardoor het afdrukken van de verkoopvoorwaarden veel gemakkelijker geworden is. Vandaar dat we dit artikel opgesplitst hebben, een werkwijze voor Venice 9.30 en hoger, en een werkwijze voor versies kleiner dan 9.30. Indien u gebruik maakt van de module e-Documenten, dan kan u ook nog deze alternatieve werkwijze hanteren.

Vanaf versie 9.30

De lay-out van de verkoopdocumenten (offerte, bestelbon, leveringsbon en factuur) is aangepast. Er zijn een aantal extra blokken beschikbaar waarin u de verkoopvoorwaarden kwijt kunt:

Als u de lay-out van de factuur opent in de lay-outeditor, dan ziet u onder blok Afsluiting totalisatie, een reeks nieuwe blokken: Paginakoptekst voorwaarden, Voorwaarden 1 t.e.m. 8, Paginavoettekst voorwaarden, en nog eens idem voor Bijlagen.

Zowel de blokken van de voorwaarden, als deze van de bijlage, zorgen ervoor dat er telkens een extra blad kan afgedrukt worden, ná het laatste blad van de factuur. Of u nu de blokken van de bijlage gebruikt of deze van de voorwaarden speelt geen rol.  U kan dus maximaal 2 extra bladzijden met informatie afdrukken.

Veronderstel dat u uw verkoopvoorwaarden wil toevoegen, dan kan u bv. de titel kwijt in blok Paginakoptekst voorwaarden, de verschillende artikels van de voorwaarden kan u kwijt in blokken Voorwaarden 1 tot en met Voorwaarden 8. Als u een footer wil toevoegen, dan kan u die kwijt in het blok Paginavoettekst voorwaarden.

De verschillende Voorwaarden-blokken laten u toe om de tekst te spreiden over verschillende blokken, maar dit hoeft niet. U kan ook alles kwijt in één enkel blok.

De teksten voegt u toe door middel van het tekst-element. Van belang is dat u in tab Lettertype, de Uitlijning instelt op Meerdere lijnen (bv. Links meerdere lijnen). Zoniet, dan wordt enkel de eerste lijn afgedrukt van de ingegeven tekst.

Maak het tekstkader ook groot genoeg, zodat alle tekst er in past.

kb000470_voorw1

Opgelet

Van zodra een van deze blokken opengetrokken is (de hoogte > 0mm dus) zal het blad (voorwaarde of bijlage) toegevoegd worden, zelfs al is er geen tekst ingetikt. Als u ongewild dus een leeg wit blad hebt na de factuur, zorg er dan voor dat alle blokken i.v.m. de voorwaarden volledig dichtgeklapt zijn.

Vóór versie 9.30

Deze werkwijze vereist enige ervaring in het aanpassen van lay-outs via de lay-outeditor. Het resultaat oogt ook iets minder professioneel, in die zin dat de verkoopvoorwaarden afgedrukt zullen worden op elk oneven blad, dus ook op het eerste blad (vóór de factuur zelf dus). Als u de factuur doorstuurt als een PDF-bestand, dan zal men dus eerst de verkoopvoorwaarden zien, met op het volgende blad de factuur.

  1. Open uw factuur lay-out in de lay-out-editor van Venice.
  2. Maak het blok Paginakoptekst zo groot als een A4 formaat (+/- 275mm) via de Documenteigenschappen.
  3. Voeg een tekstveld toe in dit blok met daarin de algemene verkoopvoorwaarden.
  4. Het blok Paginakoptekst mag enkel conditioneel afgedrukt worden. In de blokeigenschappen van dit blok selecteert u bij het veld Afdrukken de waarde Conditioneel.
    kb000470_cond
    Als conditie vult u volgende bewerking in: @SYS.PageNr != (:Round ( @SYS.PageNr/2 ;0) )* 2
    Door deze formule wordt het blad enkel afgedrukt op de oneven pagina’s.
  5. In het blok Titels schrapt u het variabele veld met het paginanummer van het document (SYS.DocPageNr), en maakt u er in de plaats een rekenveld aan, met daarin als formule:
    kb000470_titels

Indien u voorgedrukt papier gebruikt, dan dient u wel het blad omgekeerd in de printer te leggen, want door deze werkwijze wordt de voorzijde eigenlijk de omzijde (de verkoopvoorwaarden worden op de voorzijde afgedrukt).

Via de module e-Documenten

Eveneens in versie 9.30 werd er een parameter toegevoegd aan de module e-Documenten, Aanvullen met pdf-bestand uit ‘Pad afbeelding’

kb000470_edo

Via deze parameter kan u het PDF-bestand dat u in het veld Pad afbeelding van de factuurhoofding toegevoegd hebt, automatisch mee met de factuur laten versturen, op het moment dat u de facturen exporteert via de module e-Documenten.

Desgewenst kan u op deze manier dus ook de factuurvoorwaarden meesturen. Om ervoor te zorgen dat het veld altijd ingevuld is, kan u via de standaard waardes van de verkoopfactuur het juiste bestand invullen. Zet via hetzelfde scherm dit veld dan ook als Verplicht in te vullen. De factuur kan dan niet opgeslagen worden als iemand dit veld per ongeluk zou wissen.

 

Mogelijke problemen met het Pervasive gegevensbeheer

Er zijn een aantal foutmeldingen die u kan krijgen met betrekking tot het Pervasive gegevensbeheer. Hieronder lijsten we de meest voorkomende op, met tips om ze zelf op te lossen:

Op verschillende plaatsen in Venice (vb. bij het afdrukken van lijsten of bij het verwerken van CODA-bestanden) wordt er een tijdelijk bestand aangemaakt. Indien op uw werkpost Pervasive v11 is geïnstalleerd, dan kan het gebeuren dat u een van de volgende meldingen krijgt.

Fout 161 User Count Limit Exceeded

pervasive11

ofwel: Het sorteerbestand kon niet gecreëerd worden.

image003

Om deze foutmelding niet meer te krijgen, kan u het volgende doen (op de pc waar de foutmelding zich voordoet) :

Druk op de startknop van Windows en kies Programma’s – Pervasive PSQL 11 – PSQL Control Center & Documentation. Selecteer Configure MicroKernel Router

pervasive11-2

Vink Use Local Microkernel Engine af.

pervasive11-3

Eén van de componenten van het gegevensbeheer is niet geladen. (S20)

kb000565_s20

Deze melding kan voorkomen, als de map met de Pervasive binaries (meestal is dit c:\program files\Pervasive software\PSQL\bin of c:\program files (x86)\Pervasive software\PSQL\bin) niet in de Windows PATH variabele voorkomt. U kan dat controleren door een dos venster te openen, en het commando echo %PATH% uit te voeren.

Als u in Windows verkenner met de rechtermuisknop klikt op mijn computer, en kiest voor eigenschappen, vervolgens voor geavanceerde systeemeigenschappen, tabblad Geavanceerd, dan kan u daar de omgevingsvariabelen opvragen. Kijk daar als de hogervernoemde map wel bij de PATH variabele vermeld staat. Indien ja, dan moet u de pc eens herstarten, normaal gezien wordt deze variable na een reboot wel correct ingevuld, en zou het probleem vanzelf moeten weggaan.

Het gegevensbeheer voor ….. faalt. Status 2 (I/O error)

kb000565_5

In dit geval is er een patch van Pervasive beschikbaar om dit probleem op te lossen. Deze patch kan u hier downloaden.

Deze foutmelding kan u echter ook krijgen als u een DFS share gebruikt,deze zijn immers niet ondersteund.

Geen gegevensbeheer beschikbaar voor ….

Bij een installatie van Venice (Lite), of bij netwerk- of server-aanpassingen, kan het voorkomen dat u deze meldingen  te zien krijgt bij het opstarten van Venice (Lite):

kb000565_01

Deze melding wijst er op, dat Venice geen (of een incorrect geconfigureerd) Pervasive gegevensbeheer aantreft op de pc waarnaar de unc (in het geval hierboven dus \\srvsbs001\VenBoek\Main) of directory verwijst.

Er zijn meerdere zaken die u kan nakijken om dit probleem op te lossen, het eerste dat u in dit geval best doet, is de Function Executor opstarten van Pervasive (U vindt dit programma onder de Other utilities in de Pervasive programmagroep onder het Windows start menu, in Windows 8 kan u zoeken op deze naam bij de Apps), en dit vanop de computer waar u deze foutmelding krijgt.

Kies File, Open. In het volgende scherm klikt u op de Browse knop, en gaat u naar de map die in de foutmelding vermeld staat. Selecteer het bestand Locator.btr en klik op de knop Open. (Opgelet: Het is mogelijk dat de extensie .BTR verborgen wordt door Windows)

U zal nu een foutmelding krijgen. De verdere identificatie van het probleem hangt nu af van de foutmelding die u hier krijgt.

De foutmelding zal er ongeveer zo uit zien:

kb000565_fe

Het Btrieve status nummer dat u in dit scherm kan aflezen, bepaalt hoe u deze foutmelding verder kan debuggen.

Btrieve status 2: Zie IO Error
Btrieve status 94: Zie Rechtenprobleem
Btrieve status 116: Zie Naamresolutie
Brieve status 3014: Zie Netwerkconnectie

Als alles in orde is, dan zou u dit scherm moeten krijgen:

kb000565_2a

Netwerkconnectie

Als Venice in een workgroup of client-server configuratie staat, dan staat elke Venice werkpost in verbinding met de Venice server. Deze communicatie verloopt over tcp poort 3351.

Dat betekent dat – aan de server zijde – er een applicatie (Pervasive) actief moet zijn die luistert op deze poort, en anderzijds moet het netwerk de communicatie tussen de werkpost en de server toelaten over deze poort.

Als deze netwerkcommunicatie niet kan opgebouwd worden, dan krijgt u bij het opstarten van Venice deze foutmelding.

Er zijn een aantal mogelijkheden om na te gaan als de foutmelding hier effectief aan te wijten is.

  1. Start Venice op de server op.
    Als dit lukt, dan betekent dit dat er lokaal een instance van Pervasive draait. Het probleem kan dus gelegen zijn aan de netwerk verbinding.
  2. Test de netwerkconnectie tussen de werkpost en de server. Hiervoor kan u gebruik maken van het Telnet commando (mogelijks moet u – afhankelijk van welke versie van Windows u precies gebruikt – de telnet client nog apart installeren op de Venice werkpost), of telnet programma’s die u vanop internet kan downloaden zoals bv. putty.
    Als het telnetten naar poort 3351 op de server lukt (vb. via de windows telnet client zal u dan zien dat het scherm leeg gemaakt wordt, en dat de cursor knippert links boven het scherm), dan is er alvast geen probleem met de netwerkconnectie.

Als u een foutmelding krijgt in stap 2, dan moet u nagaan waardoor deze communicatie geblokkeerd wordt.

De mogelijkheden zijn velerlei:

  1. Een software firewall op de Venice werkpost. Dit kan de ingebouwde firewall van Windows zijn, of een antivirus programma dat netwerkcommunicatie blokkeert. Vaak volstaat het in zulke gevallen om toe te staan dat het programma w3dbsmgr.exe (Pervasive) connecties naar buiten mag maken.
  2. Een software firewall of antivirus programma op de Venice server. In dat geval blokkeert deze het inkomende verkeer. Laat in dit geval tcp verkeer op poort 3351 toe.
  3. Er kan ook een aparte hardware firewall zijn die het verkeer blokkeert. U kan beter de IT-verantwoordelijke vragen als deze aanwezig is, en zoja, vragen dat het verkeer tussen Venice werkpost en Venice server toegelaten wordt over poort 3351.

IPV6 protocol & oude versie van Pervasive

Hierbij hangt het ervan af, wat de versies zijn van Pervasive die op server én client draaien. U kan de versie aflezen door het Pervasive Control Center op te starten (dat vindt u terug onder de Pervasive programmagroep in het Windows start menu).

Start deze tool op, en klik op uw computernaam in het linkse paneel, en kies Properties. Vervolgens kan u de Engine version aflezen.

KB000565_2

Als de versie van Pervasive op de werkpost of op de server lager is dan versie 11, en op de werkpost of server is IPv6 (Internet protocol v6) geactiveerd, dan moet u deze versie van Pervasive deïnstalleren, en vervangen door Pervasive v11. De eenvoudigste manier hiervoor is:

  1. Stop de service PsqlWge op de werkpost
  2. Deïnstalleer Pervasive Sql v8 via het Software configuratiescherm van Windows
  3. Schrap de map c:\pvsw
  4. Doe opnieuw een activering werkstation. Het setupscherm zal detecteren dat Pervasive niet geïnstalleerd is, door te klikken op de Installeer knop zal Pervasive 11 geïnstalleerd worden.
  5. Daarna zal het setupscherm detecteren dat Pervasive aanwezig is, en voorstellen om verder te gaan met de installatie van Venice.
  6. Op dit moment mag u de setup afbreken.

DFS

Pervasive kan niet overweg met DFS-shares (Distributed File System) of andere geavanceerde File sharing technieken. Het basispad van Venice moet op een normale Windows netwerkshare staan.

Pervasive

Als op de Venice server Pervasive v8.6 geïnstalleerd is, dan zorgt Venice ervoor dat de nodige database licenties definitief aanwezig zijn. Met nieuwere versies van Pervasive is dit niet het geval, hierbij kunnen sleutels in de achtergrond gedesactiveerd worden.

bv. als Pervasive gemigreerd wordt naar een andere server, dan moeten de sleutels eerst losgekoppeld worden van die (oude) server, vooraleer ze kunnen toegekend worden aan de nieuwe server. Er gebeurt immers een controle over internet door Pervasive om dubbel gebruik van die sleutels tegen te gaan.

Als Venice gemigreerd is naar een nieuwe server, en de database gebruikers voor Pervasive zijn niet geactiveerd op de nieuwe server, dan kan u deze melding dus ook krijgen. In dat geval moet u de licentiesleutel ingeven via de Pervasive License administrator (en mogelijks de sleutels eerst ontkoppelen van de vorige server).

Hieronder ziet u een schermafdruk van de Pervasive License administrator, waarbij er 1 permanente sleutel (de eerste lijn) aanwezig is voor 1 gebruiker in Venice. De tweede lijn wijst op een tijdelijke (Temporary) sleutel die ondertussen vervallen is, en die dus door Venice genegeerd wordt.

KB000565_4

Als u dus enkel lijnen ziet van het type Temporary die bovendien vervallen zijn (let op de Expiration Date, of klik onderaan Hide Expired aan om de vervallen sleutels niet meer te tonen), is dit de reden van de foutmelding ‘geen gegevensbeheer’.

IO error

Voor bepaalde combinaties van Pervasive en Windows kan u ook de volgende foutmelding krijgen:

kb000565_5

In dit geval is er een patch van Pervasive beschikbaar om dit probleem op te lossen. Deze patch kan u hier downloaden.

Pervasive configuratie

Als U deze melding krijgt op de Venice server zelf, dan kan u het Pervasive Control Center opstarten (onder de Pervasive programmagroep in het Windows start menu). Klik op Configure Microkernel Router, Selecteer link Access, en controleer dat Use Local MicroKernel Engine aangevinkt staat.

kb000565_localengine

Rechtenprobleem

Deze foutmelding kan eveneens voorkomen als de Windows gebruiker die op de werkpost ingelogd is, niet voldoende rechten heeft op het basispad van Venice (en onderliggende mappen).

U kan controleren als het hieraan zou liggen via de Function executor (zie het begin van dit artikel).

De windows-gebruiker heeft alle rechten nodig op het basispad en onderliggende  (moet dus kunnen lezen én schrijven). Het probleem kan zowel een probleem met de rechten op de directories zijn, of een probleem met de rechten die toegekend zijn op het niveau van de Windows share.

Controleer ook als zowel op server als op het werkstation Pervasive 11 geïnstalleerd is.

Een andere mogelijke reden voor fout 94 is dat bepaalde mappen versleuteld (geëncrypteerd) zouden zijn via Windows verkenner (mapeigenschappen).

Naamresolutie

Zorg er voor dat verwijzingen naar de Venice server gebeuren op basis van de servernaam, en niet van zijn IP-adres.

Als u een netwerkdrive aanmaakt, map de sharenaam dus niet zo:

\\192.168.2.3\Venice
maar wel als \\sbs2013\Venice

Controleer bij Fout 116 ook als het probleem niet IPv6 gerelateerd is.

Hoe kan u Venice Facturatie & Stock gebruiken om een kassasysteem te simuleren ?

Om een kassasysteem te simuleren vertrekken we van de optie Verkoopbeheer, en Facturatie & Stock. Er wordt ook gebruik gemaakt van de automatische doorboeking naar Venice Boekhouding  (hiervoor heeft u geen speciale bijkomende module of installatie nodig).

Het basisprincipe van het kassasysteem is als volgt :

Per kassaverkoop, maakt u een leveringsbon aan voor de fictieve klant met als naam Kasverkopen. De parameters en de standaardwaardes in de leveringsbon worden zodanig ingesteld dat de ingave (door bv. ook gebruik te maken van barcodelezers) zeer snel verloopt. In de leveringsbon zal u ook verschillende betaalwijzes kunnen opnemen.

Het kasticket (een aangepaste lay-out, gebaseerd op de lay-out van een leveringsbon) kan u eenvoudig afdrukken. Indien de klant een factuur zou wensen, kan u in de leveringsbon de klantenfiche van deze klant oproepen en de leveringsbon opmaken voor deze klant, in plaats van voor de klant ‘kasverkopen’.

Is er nog geen klantenfiche aanwezig, dan maakt u er een aan, zonder de leveringsbon te verlaten. Daarna neemt u de leveringsbon over op een factuur. Deze factuur kan u daarna doorboeken naar uw boekhouding. De leveringsbonnen voor de klant Kasverkopen kunt u periodiek gegroepeerd overnemen op een factuur, en daarna ook doorboeken naar de boekhouding.

De voordelen van deze werkwijze zijn de volgende :

  • Eenmaal de parameters volledig ingesteld zijn, hebt u enkel de leveringsbon waarvoor de gegevens manueel moeten ingegeven worden.
  • uw voorraad wordt automatisch bijgehouden.
  • er zijn tal van extra mogelijkheden, bv. een ticketprinter waarbij u kan instellen dat de kassa automatisch geopend wordt als u een kasticket afdrukt.

Het voorbereidende werk

Eenmalig instellen van de configuratie per gebruiker

In het hoofdmenu van Venice klikt u op de Venice knop (linksboven) – InstellingenGebruiker. In dit dialoogvenster controleert u of het veld Nieuwe fiches en documenten aanmaken in herhaallus aangevinkt staat. De herhaallus houdt in dat er onmiddellijk een nieuw blanco document aangemaakt wordt, als u een document opslaat via Ctrl+S.

KB000297_13

Deze instelling is voor iedere gebruiker anders. Controleer de instelling dus voor iedere gebruiker individueel.

Eenmalig uit te voeren in de klantenfiches

Maak een nieuwe klant aan met als naam Kasverkopen.

KB000297_04

In de nieuwe klantenfiche klikt u in het tabblad Facturatie, het veld Nalevering af. Aangezien het hier om kasverkopen gaat, zijn er geen naleveringen.

KB000297_05

Eénmalig uit te voeren in de optie Facturatie

In het hoofdmenu van Venice selecteert u tab Basisgegevens, groep Algemeen, Instellingen -  Parameters en vervolgens ParametersFacturatieBasisoptieParameters.

In het tabblad Betaalwijzes, kan u opgeven met welke betaalmiddelen uw klanten in uw firma kunnen betalen. Maak de betaalwijzes aan in volgorde van gebruik in uw zaak, met andere woorden zet de meest gebruikte betaalwijze bovenaan. Bij elke betaalwijze noteert u ook op welke grootboekrekening de betaling van de factuur mag worden geboekt bij het doorboeken naar de boekhouding.

KB000297_11

Eenmalige instelling in de optie Verkoopbeheer

In het hoofdmenu van Venice selecteert u tab Basisgegevens, groep Algemeen, Instellingen -  Parameters en vervolgens ParametersFacturatieVerkoopbeheerParameters. Stel de eigenschap Lijn afdrukken bij de overname op een factuur in op Afdrukken. Alle detaillijnen van een leveringsbon, die overgenomen worden op een factuur zullen dan afgedrukt worden.

KB000297_02

De parameters van een leveringsbon

In het werkblad van de leveringen klikt u op de Venice knop en kiest u InstellingenParameters, tab Kolommen.

In dit tabblad kunt u aanduiden welke kolommen zichtbaar mogen zijn in de detaillijnen, en welke kolommen niet. Zorg ervoor dat enkel de kolommen Artikelnummer, Artikelomschrijving, Hoeveelheid, Prijs documentmunt en eventueel de kolom Opmerking aangevinkt zijn.

KB000297_03

Indien u één of meer betaalwijzen hebt gedefinieerd, dan kunt u er via een reeks parameters voor zorgen dat het document pas kan ingeschreven worden nadat het volledige bedrag toegewezen is aan één of meer betaalwijzen. U kunt dit gedrag eventueel beperken tot bepaalde dagboeken. Deze parameters kunt u afzonderlijk instellen voor bestellingen, leveringen en facturen.

Vink in het tabblad Andere de parameter Totaal bedrag moet volledig toegewezen worden aan één of meerdere betaalwijzen aan.

KB000297_03b

Indien u een apart dagboek gebruikt voor de kassaverkopen, dan kan u vermelden dat deze verplichting enkel voor dat dagboek geldt.

Op die manier zorgt u ervoor er steeds wordt vermeld hoe er werd betaald.

De standaardwaardes van een leveringsbon

U stelt nu de tabstops van een leveringsbon in, zodat de cursor onmiddellijk op de eerste rij van de kolom Artikelnummer gepositioneerd wordt, als u een nieuwe leveringsbon aanmaakt.

In het werkblad van de leveringen klikt u op de Venice knop en kiest u InstellingenStandaardwaardes, Globaal. Voor alle velden zet u de tabstops af. Dit kan u doen door het veld aan te klikken, en daarna op onderstaande knop te klikken.

KB000297_06

In het tabblad Document geeft u een standaard verkoopdagboek in. Dit verkoopdagboek hoeft u dan niet meer in te geven, telkens u een leveringsbon aanmaakt.

Het is wel zo, dat indien u in de parameters van de basisoptie Facturatie (zie hoger) bij tabblad Dagboeken reeds dagboeken had ingevuld, dan zullen deze steeds voorrang krijgen op de dagboeken die u instelt in de standaardwaardes van een leveringsbon.

In het tabblad Betaling geeft u drie standaard betaalwijzes op. Neem hiervoor de meest frequent gebruikte betaalwijzes in uw winkel.

KB000297_07

In het tabblad Fact. vinkt u het veld Automatische facturering toegelaten aan. U stelt dus standaard in dat de levering automatisch mag gefactureerd worden.

KB000297_08

Het veld Aparte factuur is niet aangevinkt. Dit betekent dat de levering tijdens het automatisch factureren niet mag samengenomen worden met andere leveringen op een factuur.

De configuratie van een leveringsbon

In de configuratie van een leveringsbon kan u onder andere de volgende zaken instellen. Moet er al dan niet een synthesetabel getoond worden bij het inschrijven van een levering? Moet het ingeven van de leveringen in een herhaallus verlopen?
In het werkblad van de leveringen klikt u op de Venice knop en kiest u InstellingenConfiguratie.
Vink het veld Synthesetabel tonen bij inschrijven document af. Bij het inschrijven van een leveringsbon ziet u dan geen synthesetabel.

KB000297_12

Vink het veld Document afdrukken bij ingave in herhaallus aan. Als u de leveringsbonnen ingeeft in herhaallus (om een leveringsbon te bewaren geeft u Ctrl+S in, u klikt niet op Sluiten, automatisch wordt een nieuwe leveringsbon aangemaakt), dan wordt het dialoogvenster van de Afdrukinstellingen onmiddellijk getoond bij het bewaren van een leveringsbon.

Eenmalig aanmaken van een aangepaste lay-out

Om een kasticket te kunnen afdrukken, hebt u een aangepaste lay-out nodig van een leveringsbon. U vertrekt hierbij van de standaard lay-out van een leveringsbon. Open deze standaard lay-out in de lay-out-editor (In het hoofdmenu van Venice kiest u tabblad Beheer, groep HoofdniveauLay-out-editor).

U kan hier velden toevoegen, verwijderen en wijzigen.
Meer informatie over het aanpassen van een lay-out kan u terugvinden in de on line help in Venice zelf. In het hoofdmenu van Venice drukt u op F1, en kiest u tabblad Index. Als zoekcriteria geeft u op lay-outs, inleiding.

U kan ook steeds contact opnemen met uw UNIT4 C-Logic verdeler voor het aanmaken van de aangepaste lay-out.

Indien u dit wenst, dan kan u ook een opleiding over het aanpassen van lay-outs komen volgen bij UNIT4 C-Logic. Meer informatie over de opleiding, kunt u terugvinden op onze website.

Het werken zelf

De hele dag maakt u leveringsbonnen aan voor de klant Kasverkopen. Een nieuwe leveringsbon maakt u aan met Ctrl+N. De cursor is onmiddellijk gepositioneerd op de eerste rij van de kolom Artikelnummer, dus u kan onmiddellijk beginnen met het inscannen van de barcodes, of het opgeven van het artikelnummer.

Het programma zal de opgegeven waarde eerst zoeken in de barcodes van de artikelfiches. Wordt een artikelfiche gevonden, dan wordt het overeenkomstige artikelnummer in de plaats gezet. Blijkt het hier niet om een barcode te gaan, dan zoekt het programma de opgegeven waarde in de artikelnummers.

Nadat alle artikels werden ingegeven, bewaart u de leveringsbonnen met Ctrl+S. Het scherm van de Afdrukinstellingen wordt getoond. U kan nu onmiddellijk het kasticket (een aangepaste lay-out van een leveringsbon) afdrukken. Eventueel kan u een ticketprinter gebruiken, en deze zodanig instellen, dat de elektronische lade opengaat als u een kasticket afdrukt.

Het ingeven van de betaalwijzes.

De manier van betalen kunt u opgeven in de leveringsbon. In de leveringsbon zelf, selecteert u het tabblad Betaling. Daarna selecteert u de betaalwijze, en geeft u het bedrag dat de klant betaald heeft op. Het bedrag dat de klant moet betalen komt u te weten door te klikken op het Synthese icoontje (Shift-F8) of op het pijltje rechts van één van de betaalwijzes.

De klant wil een bepaald bedrag aan cash geld terug

Als de klant een bepaald bedrag aan cash geld terug wil, dan kan u die hoeveelheid bijtellen bij het bedrag dat bv. via Bancontact betaald wordt. Klik daarna op het pijltje naast de betaalwijze Contant en dit wordt automatisch ingevuld met het terug te geven bedrag.

KB000297_09

De klant vraagt een factuur.

In de leveringsbon wijzigt u het klantnummer. Is er nog geen klantenfiche voor de klant, dan maakt u een nieuwe aan. U kan dit doen, vertrekkende van de leveringsbon. U hoeft dus niet naar een ander menu te gaan, om een nieuwe klantenfiche aan te maken.

Hoe gaat u te werk?

In het tabblad Klant van de leveringsbon klikt u op het pictogram om een klantnummer op te zoeken.

KB000297_14

U komt terecht in het dialoogvenster voor het opzoeken van een klantenfiche.

KB000297_15

Hier klikt u op onderstaande knop, om een nieuwe klantenfiche aan te maken.

KB000297_16

Nadat u alle klantengegevens hebt aangevuld, bewaart u deze klantenfiche, en selecteert u de klantenfiche in de leveringsbon. Sla de leveringsbon op, en druk eventueel een kasticket af.

Neem nu de leveringsbon over op een factuur, door in het werkblad van de facturen te kiezen voor tab Start, groep DocumentOvernemen document. Selecteer de factuur van de klant, klik op OK, bewaar de nieuwe factuur, en druk de factuur af. U kan de factuur onmiddellijk meegeven met de klant.

Afdrukken van een dagontvangstenlijst.

In het werkblad van de leveringsbonnen selecteert u de selectie Documentdatum. Wijzig deze selectie door te klikken op Ctrl+Q. Bij de Begrenzing, vinkt u Van aan, en geeft u een “.” (punt-teken) in in het veld Documentdatum. Venice vervangt dit puntje automatisch door de dag van vandaag.

KB000297_17

Klik op OK. In het werkblad krijgt u nu een overzicht van alle leveringsbonnen die vandaag werden aangemaakt.

In het werkblad klikt u in tab Bewerken, groep Kolommen op Beheren. In dit dialoogvenster kunt u regelen welke kolommen u in het werkblad ziet, en welke niet. Zorg ervoor dat het dialoogvenster ingesteld is zoals onderstaand dialoogvenster. Via de pijltjestoetsen kan u de velden toevoegen en verwijderen.

KB000297_18

U kan de dagontvangstenlijst ook aanmaken door de layout van de lijst van de leveringsbonnen aan te passen. Pas de layout aan op basis van de velden die in bovenstaande schermafdruk in de kolom Af te beelden velden staan.

Doorboeken naar de boekhouding.

Eerst en vooral zal u alle leveringsbonnen moeten factureren. Hiervoor selecteert u in het hoofdmenu van Venice tab Start, groep Facturatie-verkoop, Facturen (klik op pijltje naar beneden) – Factureren leveringen.

Maak eerst een werkbestand aan (klik op Nieuw werkbestand in tab Start), en factureer daarna alle leveringsbonnen die in het werkbestand zitten (Klik op Factureren in tab Start). Alle leveringsbonnen werden nu overgenomen op facturen.

Daarna boekt u de facturen door naar de boekhouding. In het werkblad van de facturen kiest u  tab Start, groep Doorboeken - Globaal.

Boekhouden met Venice in Luxemburg

De Belgische boekhouding verschilt op een aantal punten van de Luxemburgse boekhouding, Venice is volledig geprogrammeerd volgens de Belgische boekhouding, maar u kan echter wel de Luxemburgse boekhouding simuleren…

Volledig overzicht per grootboekrekening en per BTW-tarief, als bijlage bij de BTW-aangifte.

In Luxemburg is als bijlage bij de BTW-aangifte een lijst vereist, met daarop een overzicht, niet per aan- of verkoopfaktuur, maar wel per kost- of opbrengstenrekening.

In een Belgische boekhouding, echter, wordt eigenlijk nérgens een verband gelegd tussen een kost- of opbrengstenrekening, en de maatstaf van heffing waaraan geboekt is.

Als men bijvoorbeeld een factuur bekijkt van 2.180 EUR, waarbij 1.000 EUR onderworpen is aan 6 % BTW, en 1.000 EUR aan 12 % BTW, en de 2.000 EUR kosten betreft allemaal grootboekrekening 600000 Aankopen van Grondstoffen, dan zal je nergens kunnen achterhalen dat het debetsaldo van 2.000 EUR op de rekening 600000 voor 1.000 EUR afkomstig is van de maatstaf 6 %, en voor 1.000 EUR van de maatstaf 12 % …

Hoe zorgen we er nu voor dat we in Groot-Hertogdom Luxemburg toch een dergelijke lijst kunnen produceren ? We lossen dit op door, bij het boeken op een kost- of opbrengstenrekening, het saldo nog eens toe te wijzen aan een of meerdere analytische dragers. De code van de analytische drager, is de BTW-code die op deze kost van toepassing is. In ons analytisch dragerstelsel, leggen we dus eerst een lijst aan met de nodige BTW-codes.

KB000177_01

Bij het boeken van een factuur wijzen we het saldo toe aan de goede analytische drager(s).

KB000177_02

Wanneer we de BTW-aangifte dienen op te maken, produceren we niet alleen de “gewone” BTW-aangifte, maar hebben we ook de lijst nodig in verband met het aansluiten van de boekhouding op de BTW-aangifte. Hiervoor leggen we de link met Access, via ODBC, en maken we een rapport.

Met ODBC (Open Database Connectivity) hebben we steeds een up-to-date versie van de ODBC-bestanden van Venice. Het voordeel is dus, dat we ons “extern rapport” slechts éénmaal dienen aan te maken, en telkens we het rapport openen, is het automatisch up-to-date met de meest recente gegevens uit Venice.

De ODBC-werkwijze is te vinden op onze website, in de Knowledgebase, met als titel Gegevens uit Venice gebruiken in andere applicaties.

Dankzij het toepassen van rekenvelden en totalisatievelden in het Access-rapport, bekomen we een lijst, met een overzicht per grootboekrekening en per BTW-tarief.
KB000177_03

In plaats van met de optiemodule Analytisch te werken, zou u natuurlijk ook gewoon in uw boekhoudplan uw kostenrekeningen kunnen uitsplitsen (ontdubbelen) per BTW-tarief en de lijsten produceren via de alternatieve balans.

Intracommunautaire opgave.

De driemaandelijkse intracommunautaire opgave ziet er enigszins anders uit dan de Belgische IC-opgave.

Jaarlijkse BTW-aangifte.

Per kalenderjaar moet in Luxemburg een samenvatting worden ingediend, van alle BTW-aangiftes die in dat jaar ingeleverd werden.

Andere BTW-tarieven.

De tarieven die van toepassing zijn, kan de gebruiker makkelijk zelf definiëren via Dossier Parameters, bij AlgemeenParameters, BTW-tarieven.

KB000177_04

Manueel een dossier uit Venice Boekhouding en een ander dossier uit Venice Facturatie & Stock samenvoegen.

U beschikt over een Venice dossier waarin uw boekhoudgegevens bijgehouden worden. Daarnaast beschikt u over een ander Venice dossier waar de facturatiegegevens opgeslagen zijn. U wil nu verder gaan met een nieuw dossier waar zowel de boekhoud- als de facturatiegegevens verwerkt worden. De 2 dossiers moeten dus samengevoegd worden.
De dossiers kunnen een verschillende oorsprong hebben:

Boekhouding

1) U hebt het dossier overgenomen uit Venice Boekhouding voor DOS

2) U hebt het dossier zelf aangemaakt in Windows

Facturatie

1. U hebt het dossier overgenomen uit Collect Facturatie & stock voor DOS

2. U hebt het dossier overgenomen uit Venice Facturatie lite edition

3. U hebt het dossier zelf aangemaakt in Windows

Wat de oorsprong van de gegevens ook is, u kan met de methode die hierna beschreven wordt, deze gegevens samenvoegen in een nieuw dossier.

U hebt bv. een dossier in Venice Boekhouding voor DOS en een dossier in Venice Facturatie lite edition die u wil samenvoegen in Venice Boekhouding en Facturatie. Dat kan door beide dossiers over te nemen via respectievelijk Dossier – Nieuw via overname – Venice/Collect DOS en Dossier – Nieuw via overname – Venice Lite Edition en door daarna de hierna beschreven procedure te volgen.

Opmerking: Vooraleer u de overname start (is het nu vanuit DOS of vanuit Venice Facturatie lite edition), raden wij u ten stelligste aan om het helpbestand dat bij die module hoort grondig te lezen zodat u weet wat u van de overname kan verwachten.

Vooraleer u begint aan de samenvoeging van beide Windows-dossiers (we spreken deze dossiers hierna aan met als benaming het oorspronkelijke facturatie- en het oorspronkelijke boekhoud-dossier) moeten volgende voorwaarden voldaan zijn:

1. De versies van zowel Venice boekhouden als Venice Facturatie & Stock moeten overeenstemmen. U kunt de versie raadplegen door in het Venice hoofdmenu Module-info (Alt+I) te selecteren.
2. De dossiermunt, de daarbij horende kleinste eenheid en aantal decimalen moeten in beide dossiers hetzelfde zijn.
3. Alle boekjaren in beide dossiers moeten een zelfde begin- en einddatum hebben.
4. De firmagegevens van beide dossiers moeten overeenstemmen: de landcode van het BTW-nummer moet gelijk zijn, andere gegevens (zoals b.v. de naam, de telefoonnummers,…) zijn bij voorkeur ook gelijk.
5. De klant- en leveranciernummers moeten in beide dossiers gelijk zijn.

Is dit niet het geval dan mag u in geen geval een manuele samenvoeging van beide dossiers uitvoeren!

Daarnaast is het ook van zeer groot belang dat u weet welk dossier de meeste informatie bevat. Het is namelijk zo dat een aantal bestanden (Firmagegevens, Klanten, Leveranciers, Dagboeken en Postcodes) zowel voorkomen in uw Boekhouding als in uw Facturatie. Bij een manuele samenvoeging kan slechts één van beide bestanden verder gebruikt worden. U moet dus zelf beslissen welk bestand uit welk dossier de meeste informatie bevat en dat bestand moet u gebruiken in het nieuwe dossier. U kan dit snel zien door te kijken hoeveel records er zich in het werkblad bevinden. Onderaan elk werkblad ziet u immers een tellertje, met het totaal aantal records in dit werkblad.

Dit betekent dat de informatie die in het bestand van het andere dossier zit, verloren gaat.

Om een manuele samenvoeging uit te voeren, gaat u als volgt te werk:

1. Zorg voor een recente en correcte backup van zowel het oorspronkelijke boekhoud- als het oorspronkelijke facturatie-dossier, en dit voor het geval u ergens een vergissing zou begaan.
2. Maak via Dossier – Nieuw het dossier aan dat de samenvoeging zal bevatten. Dit is dus het nieuwe dossier waar u zowel uw boekhoud- als uw facturatiegegevens zal terugvinden. Maak via Extra een kopie (volledig dossier + boekjaren) van het oorspronkelijke boekhoud-dossier.
3. Als u in het oorspronkelijke facturatie-dossier de optie Intrastat geactiveerd had en u hebt ook effectief facturen gemaakt waarop Intrastat-gegevens staan, dan moeten die gegevens ook samengevoegd worden. Daarvoor gaat u als volgt te werk:
Voor elk boekjaar waar u in het nieuwe dossier in zal werken, sluit u in het oorspronkelijke facturatie-dossier alle facturen die Intrastat-gegevens bevatten af via de module Facturen – Afsluiten. Deze afgesloten facturen leest u dan in via de module Verkopen – Importeren Venice van uw nieuw dossier. Zodoende zijn de Intrastat-gegevens van uw facturatie toegevoegd aan die van de boekhouding en gaat er geen informatie verloren.

4. Kopieer (en overschrijf daarbij de reeds bestaande bestanden) via Verkenner de volgende bestanden vanuit het oorspronkelijke facturatie-dossier naar het nieuwe dossier:
- bestand voor artikelgroepen: ArtGp.btr
- bestand voor artikels: Artcl.btr
- bestanden voor facturatievoorstellen: IPrpD.btr en IPrpH.btr
- bestand voor commerciële verkoopafspraken: Comas.btr
- bestanden voor supplementen: SplPr.btr en Spplm.btr
- bestanden voor aankoopbeheer: ArtSu.btr (artikelleveranciers), ComAp.btr (commerciële afspraken aankopen), PPrpD.btr en PPrpH.btr (aankoopfacturatievoorstel)
- bestanden voor voorraadbeheer: ArtLo.btr (artikellocaties), ArtWh.btr (Artikelmagazijn), Locat.btr (Locaties), Wareh.btr (magazijn)
- bestand voor serienummers: ArtSr.btr

5. De bestanden waarin de parameters van uw oorspronkelijk facturatie-dossier bewaard worden kan u kopiëren (en daarbij de reeds bestaande bestanden overschrijven) via Verkenner maar u hoeft niet. U kan alle parameters ook gewoon opnieuw instellen in het nieuwe dossier. De parameter-bestanden zijn de volgende:
- facturatie-parameters: InvGen.par
- parameters voor de optie Speciale regelingen als die optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier: TaxGen.par
- parameters voor BTW-tarieven als die optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier: ForVat.par
- Intrastat-parameters als die optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier én als u de bestaande parameters van het boekhoud-dossier wil overschrijven: ItrGen.par
- parameters voor de optie Venice Verkoopbeheer als die optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier: SlsGen.par
- parameters voor de verschillende facturatie-modules: Artcl.par, Comas.par, Iprop.par, Invce.par, Offer.par en StDoc.par
- parameters voor de verschillende verkoopbeheer-modules (als de optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier): Deliv.par en Order.par
- parameters voor de optie Venice Aankoopbeheer (als die optie actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier): PrcGen.par, Pprop.par, Ipo_h.par, Ipr_h.par, Ipd_h.par en Ipi_h.par
- parameters voor supplementen (als de optie Speciale regelingen actief was in het oorspronkelijke facturatie-dossier): Spplm.par

6. Kopieer (en overschrijf daarbij de reeds bestaande bestanden) via Windows Verkenner de volgende bestanden vanuit elk boekjaar van het oorspronkelijke facturatie-dossier naar hetzelfde boekjaar van het nieuwe dossier:
- bestanden voor facturen: Isi_h.btr, Isi_d.btr en Isi_s.btr
- bestanden voor offertes: Iso_h.btr, Iso_d.btr en Iso_s.btr
- bestanden voor voorraaddocumenten: Stc_h.btr en Stc_d.btr
- bestand voor voorraad: Stock.btr
- bestanden voor bestellingen: Isr_d.btr, Isr_h.btr en Isr_s.btr
- bestanden voor leveringen: Isd_d.btr, Isd_h.btr en Isd_s.btr
- bestand voor factureren leveringen: Delln.btr
- bestand voor leveren bestellingen: OrdDe.btr
Indien u beschikt over de optionele optie Venice Aankoopbeheer:
- bestanden voor aankoopoffertes: Ipo_d.btr, Ipo_h.btr, Ipo_s.btr
- bestanden voor aankoopbestellingen: Ipr_h.btr, Ipr_d.btr, Ipr_s.btr, Ipr_l.btr
- bestanden voor aankoopleveringen: Ipd_h.btr, Ipd_d.btr, Ipd_s.btr, Ipd_l.btr
- bestanden voor aankoopfacturen: Ipi_h.btr, Ipi_d.btr, Ipi_s.btr en Ipi_l.btr
Indien u beschikt over de optionele optie Venice Voorraadbeheer of Venice Serie- & lotnummers:
- bestand voor voorraaddocument locatie/serienummer: Stc_l.btr
- bestand voor verkoopbestelling locatie/serienummer: Isr_l.btr
- bestand voor verkoopfactuur locatie/serienummer: Isi_l.btr
- bestanden voor overbrengingsdocumenten: Trn_d.btr, Trn_h.btr, Trn_l.btr
- bestanden voor voorraadwaardering: Sva_h.btr en Sva_d.btr

Zoals hierboven vermeld komen volgende bestanden voor in uw boekhouding én in uw facturatie:
- bestand voor firmagegevens: Firm.btr
- bestand voor klanten: Custm.btr
- bestand voor leveranciers: Suppl.btr
- bestand voor dagboeken: Book.btr
- bestand voor postcodes: PstCd.btr

U moet voor deze bestanden dus zelf beslissen welke u wil behouden: het bestand vanuit de boekhouding of het bestand vanuit de facturatie:
U wil met het bestand van de boekhouding werken: u hoeft niks te doen. Het juiste bestand zit al in uw nieuw dossier.
U wil met het bestand van de facturatie werken: u kopieert (en overschrijft daarbij het reeds bestaande bestand) via Verkenner het gewenste bestand naar het nieuwe dossier.

Activeer in het nieuwe dossier via Dossier – Parameters – Opties de opties die in het oorspronkelijke facturatie-dossier actief waren en overloop ter controle de parameters of geef ze opnieuw in (als u de oorspronkelijke parameters niet hebt gekopieerd).
Nadat u een tijdje aan het werken bent in het nieuwe dossier en u ziet dat alles vlekkeloos verloopt, dan kan u de oorspronkelijke dossiers (zowel boekhouding als facturatie) schrappen.

Aankoopfacturen voor invoer, gevolgd door een aankoopfactuur van het douanekantoor, boeken in Venice Boekhouding

Stel, u ontvangt een aankoopfactuur van een leverancier uit Thailand. Het gaat over een factuur van 46.777,26 EUR, allemaal goederen die u invoert. Vervolgens ontvangt u een factuur van uw douane-agentschap in de haven. Het gaat over een factuur van 12.337.18 EUR, die als volgt is samengesteld :

Douane-kosten 70,65 EUR
Invoerrechten 2.007,00 EUR
BTW op invoer goederen , invoerrechten en  douanekosten 10.259,53 EUR

Hoe boekt u deze facturen in Venice Boekhouding voor Windows ?

De eerste factuur

van onze Thaise leverancier, is vrij simpel. Na het invullen van het totaal bedrag, volstaat het om bij de maatstaf “invoer e.a.” het bedrag van de goederen, nl. 46.777,26 EUR, op te geven. Indien in uw leveranciersfiche bij de Tab Boeken als Maatstaf “Invoer en andere” opgegeven is, gebeurt dit trouwens volautomatisch. Het volstaat nu het bedrag tegen te boeken op de juiste kostenrekening.

Voor wat de BTW-aangifte betreft, wordt enkel vak 81 (handelsgoederen) beïnvloed.

KB000107_01

De tweede factuur

is van ons douanekantoor. De automatische verdeling die Venice zal voorstellen voor de maatstaven van heffing, mogen we compleet negeren en zullen we dan ook manueel aanpassen.

Na het invullen van het totaal bedrag gaan we naar de Tab Maatstaven.

Bij Normale heffing aan 21 % vullen we enerzijds de maatstaf van de douanekosten en de invoerrechten in, en anderzijds de maatstaf waarop de BTW op de ingevoerde goederen werd berekend. U kan ’70,65+2007,00+46777,26′ invullen. De totale maatstaf wordt automatisch berekend.

Bij Invoer e.a. voeren we de maatstaf, die oorspronkelijk bij de Thaise factuur werd ingegeven, terug in, maar dan wel in negatief. Op die manier zorgen we dat de rubriek Invoer e.a. terug op 0 staat.

Screenshot_80

Wanneer we nu naar de boekingslijnen gaan, wordt alle BTW wel automatisch en correct geboekt. Het volstaat dat we nog de invoerrechten en de douanekosten boeken op de juiste kostenrekening, en het document is verwerkt.

Andere mogelijkheid : Het is niet per se nodig om op Normale heffing aan 21% ook de maatstaf waarop de BTW op de ingevoerde goederen werd berekend te vermelden, dit omdat de maatstaf mbt de ingevoerde goederen niet direct op deze factuur vermeld staat en reeds opgenomen is via de eerste factuur. Invoer e.a. wordt in dit geval niet ingevuld. Gevolg van deze manier van werken is wel dat bij het wegschrijven van het document een “potentiële waarschijnlijkheidsfout” zal aangeduid worden: dit is echter normaal in zo’n geval (er wordt BTW in aftrek genomen terwijl geen of toch maar een kleine maatstaf van heffing is). Ook de BTW-bedragen moeten manueel aangepast worden. Overleg met uw accountant aan welke werkmethode hij de voorkeur geeft (welke vakken van de BTW-aangifte hij ingevuld wil zien).

Tip : Gebruik NIET de maatstaf Invoer met verlegging. Deze maatstaf is immers alleen van toepassing wanneer u toelating kreeg om de BTW, die u normaal betaalt op invoer, te verleggen (dus in plaats van enkel te boeken als verschuldigde BTW, onmiddellijk ook weer af te trekken). Indien u deze toelating heeft, dan zal u immers ook nooit een factuur ontvangen van een douanekantoor waarbij u nog BTW moet betalen op ingevoerde goederen.

Venice Boekhouding in Frankrijk

U wil de boekhouding voor een Franse vennootschap met Venice voeren. Waar dient u dan op te letten?

In principe is Venice een boekhoudingsprogramma, bedoeld voor de Belgische vennootschapsboekhouding. Dit betekent echter niet, dat het onmogelijk zou zijn om een Franse boekhouding met Venice te voeren. Mits het in acht nemen van een aantal afspraken, kan dit wel. Deze oplossingen zijn gebaseerd op de ervaring van UNIT4 C-Logic met bestaande gebruikers van Venice. UNIT4 C-Logic biedt dan ook geen garantie met betrekking tot de hieronder voorgestelde werkmethode.

Maak een nieuw dossier aan in Venice.

Het boekhoudplan vervangt u door een Frans boekhoudplan.

Vul, via het tabblad Basisgegevens, groep AlgemeenInstellingen  - Firmagegevens, de firmagegevens in, en vul ook een Frans ondernemingsnummer in in de eigen firmagegevens.

Vul uw Franse BTW-percentages in, via het tabblad Basisgegevens, groep Algemeen, Instellingen Parameters, AlgemeenBasisoptieParameters.

De Franse BTW-aangifte zal u manueel moeten invullen. Van BTW-aangiftes heeft u in Frankrijk verschillende keuzemogelijkheden. Dikwijls betaalt men een heel jaar een forfaitair bedrag aan BTW op de omzet (bv. 3% indien standaard voet 5,5% bij klant), en op het einde van het jaar wordt het BTW-bedrag dan gecorrigeerd door de betaalde BTW te regulariseren. Werkt u echter met Venice, dan maakt u best het hele jaar door een correcte BTW-aangifte op (zoals u dat anders in België zou doen).

Gebruik voor het invullen van de BTW-aangifte het fiscaal aankoopboek en verkoopboek. Je drukt deze documenten af via het tabblad Rapporten boekhouding, groep DocumentenFiscale boeken. De controle bij het einde van het boekjaar blijft beperkt tot een grootboek, waarbij voor alle rekeningen een detail wordt afgedrukt.

De jaarrekening volgt dezelfde wetten als de Belgische maar de bijlagen van de jaarrekening in Frankrijk zijn momenteel nog anders. Het volstaat om de bijlagen apart op te maken (Bv. in Excel). Eventueel kunt u hierbij gebruik maken van ODBC om gegevens op te halen uit Venice.

Koppeling tussen Venice Boekhouding en Accon Jaarrekening of Fides

Indien u met Venice Boekhouding werkt, en ook met Accon of Fides, dan heeft u gegevens uit de proef- en saldibalans van Venice nodig om deze in Accon of Fides te kunnen verwerken. In plaats van deze gegevens manueel opnieuw in te voeren in Accon of Fides, is het handig als u deze gegevens automatisch zou kunnen invoeren. Dit kan via aangepaste layouts.

Standaard bestaat al de functionaliteit om de Proef- en saldibalans naar een tekstbestand te printen. Om deze file te kunnen inlezen in Accon, dient deze echter aan een aantal specifieke voorwaarden te voldoen.

De file moet, volgens de informatie die wij op 09/12/98 van Ced-Samsom ontvingen, volgende structuur hebben :

rekeningnummer debetsaldo creditsaldo omschrijving grootboekrekening

waarbij het rekeningnummer een onbeperkt aantal posities lang kan zijn, de omschrijving van de grootboekrekening maximum 30 posities lang kan zijn, het debetsaldo en creditsaldo zijn 15 posities lang, waarvan 2 decimalen.

De aangepaste layouts voor het aanmaken van de geschikte file voor Accon, kan u bij de helpdesk bestellen. Na installatie van de layout, gaat u als volgt te werk :

Selecteer in het Venice Hoofdmenu het tabblad Rapporten boekhouding, groep Balansen, Proef- en saldibalans. Maak de gewenste selecties, en kies voor Afdrukken. U komt nu in het scherm met de Afdrukinstellingen terecht.

Opteer voor Afdruk naar tekstbestand, en geef de juiste naam van het tekstbestand op. Kies voor Opties. De formaat-opties voor een decimaal punt moeten “.” zijn, en Vaste lengte en Laatste nieuwe regel onderdrukken moet aangeklikt zijn.

De laatst gebruikte instellingen voor de formaat-opties worden steeds voor elke gebruiker onthouden, dus normaal gezien dient u deze zaken slechts één maal in te stellen.

De file wordt aangemaakt.

Wenst u deze proef- en saldibalans ook te gebruiken in Fides, dan volstaat het om deze balans eerst in Accon te importeren, en vervolgens in Fides te kiezen voor “Importeren uit Accon”, en daarna het juiste dossier te selecteren.