Maandelijks Archief: november 2013

Hoe bepaalt u de user-count voor Venice-opties ?

In theorie kan u elke Venice-optie aankopen voor een verschillend aantal users.  In de praktijk wordt sterk aangeraden om alle opties van Venice Boekhouding voor evenveel users te installeren als Venice Boekhouding zelf.  Voor alle opties van Venice Facturatie voor evenveel users als Venice Facturatie & stock zelf. Ook voor alle algemene opties voor het hoogste aantal users van Venice Boekhouding of Venice Facturatie & stock.

Doch, bij sommige licenties wil men echt het precieze aantal gebruikers aankopen. Dit kan dus in theorie, maar hou er rekening mee dat u in bepaalde gevallen met de melding maximaal aantal gebruikers is bereikt kan worden geconfronteerd.

Als u bereid bent om met deze beperking te leven, kan u beslissen om voor een bepaalde optie minder users aan te schaffen dan voor de hoofdoptie. In zo’n geval stelt zich de vraag, hoe u kan bepalen hoeveel users u precies nodig zal hebben.

We geven alvast een overzicht van de Venice opties/modules:

Venice Aankoopbeheer gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  •   Aankoopbestellingen
  •   Aankoopfacturatievoorstel
  •   Aankoopfacturen
  •   Aankoopleveringen
  •   Aankoopoffertes
  •   Artikelleveranciers
  •   Commerciële aankoopafspraken
  •   Details aankoopbestellingen
  •   Details aankoopfacturen
  •   Details aankoopleveringen
  •   Details supplementen aankopen
  •   Facturatieverkenner (alleen tijdens verkennen aankoopdocumenten en details van aankoopfacturen)
  •   Historiek aankopen
  •   Historiek supplementen aankoop
  •   Openstaande aankoopbestellijnen
  •   Openstaande aankoopleveringslijnen
  •   Werkbestand aankoopbestellingen

Venice Analytisch gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  •  Aankoopbestellingen
  •  Aankoopfacturen
  •  Aankoopleveringen
  •  Aankoopoffertes
  • Aankopen
  • Algemene rekeningen
  • Analytisch grootboek
  • Analytisch journaal
  • Analytische balans
  • Analytische boekingsvoorstellen
  • Analytische rekeningen
  • Bestellingen
  • Boekhoudverkenner
  • Consolidatie
  • Details
  • Details aankoopbestellingen
  • Details aankoopfacturen
  • Details aankoopleveringen
  • Details analytische dragers
  • Details analytische plaatsen
  • Details bestellingen
  • Details facturen
  • Details leveringen
  • Diverse
  • Facturatieverkenner
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Financieel
  • Historiek aankopen
  • Historiek verkoop
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Offertes
  • Openstaande aankoopbestellijnen
  • Openstaande aankoopleveringslijnen
  • Openstaande bestellijnen
  • Openstaande leveringslijnen
  • Overdracht
  • Verkopen

Venice Beheer vast actief gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Actuele stand
  • Afschrijfvoorstel
  • Afschrijvingstabel
  • Balans vaste activa
  • Fiche investeringsaftrek
  • Recuperatie vaste activa
  • Vast-actief-fiches

Venice Betalingen gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankopen: Enkel indien in de betalingsparameters het veld ‘Betaalinfo opvragen bij ingave van aankoopdocumenten’ is aangekruist.
  • Betaalhistoriek
  • Betaalopdrachten
  • Periodieke betalingen
  • Werkbestand betalingen

Venice Boekhouding gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Analytische balans
  • BTW-aangifte
  • Klantenlisting
  • Balans vaste activa
  • Betaalhistoriek
  • Betaalopdrachten
  • Boekhoudverkenner
  • Boekingsvoorstel
  • Consolidatie
  • Dagboekoverzicht
  • Details
  • Details analytische dragers
  • Details analytische plaatsen
  • Diverse
  • Ereloonfiches
  • Fiche investeringsaftrek
  • Financieel
  • Financiële dagboeken
  • Financiële planning
  • Fiscale balans
  • Fiscale boeken
  • Fiscale vertegenwoordiging
  • Grootboek
  • Historiek boekingen
  • Individuele rekeningen
  • Intervat – BTW-aangiftes
  • Intervat – Intracommunautaire opgaven
  • Intervat – Klantenlistings
  • Intracommunautaire opgave
  • Intrastat
  • Jaarrekening
  • Journaal
  • Maandsaldo’s
  • Omzet
  • Overdracht
  • Periodieke betalingen
  • Proef- en saldibalans
  • Rappels
  • Recuperatie vaste activa
  • Rubriekdefinities
  • Samenvattende balans
  • Uittreksels
  • Vast-actief-fiches
  • Verkopen
  • Vervaldagboek
  • Werkbestand betalingen

Venice Consolidatie gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Consolidatie
  • BTW-aangifte

Venice Contactenbeheer gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Contacten
  • Projecten
  • Projectopvolging
  • Contactbeheerverkenner
  • Klanten (bij automatisch aanmaken van contacten)
  • Leveranciers (bij automatisch aanmaken van contacten)

Venice E-documenten gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Bij het exporteren van facturen
  • Bij het exporteren van leveringen
  • Bij het aanmaken, wijzigen, dupliceren of schrappen van een export configuratie uit de klantenfiche
  • Bij het elektronisch versturen van rappels

Venice Facturatie gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankopen
  • Actuele stand
  • Afschrijfvoorstel
  • Afschrijvingstabel
  • Algemene rekeningen
  • Alternatieve balans
  • Analytisch grootboek
  • Analytisch journaal
  • Aankoopbestellingen
  • Aankoopfacturatievoorstel
  • Aankoopfacturen
  • Aankoopleveringen
  • Aankoopoffertes
  • Artikelgroepen
  • Artikelleveranciers
  • Artikellocaties
  • Artikelmagazijnen
  • Artikels
  • Bestellingen
  • Commerciële aankoopafspraken
  • Commerciële verkoopafspraken
  • Details aankoopbestellingen
  • Details aankoopfacturen
  • Details aankoopleveringen
  • Details bestellingen
  • Details facturen
  • Details leveringen
  • Details supplementen
  • Details supplementen aankopen
  • FOST Plus-aangifte
  • Facturatie-afsluiting
  • Facturatieverkenner
  • Facturatievoorstel
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Historiek aankopen
  • Historiek supplementen
  • Historiek supplementen aankoop
  • Historiek verkoop
  • Intrastat
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Locaties
  • Magazijnen
  • Offertes
  • Openstaande aankoopbestellijnen
  • Openstaande aankoopleveringslijnen
  • Openstaande bestellijnen
  • Openstaande leveringslijnen
  • Overbrengingsdocumenten
  • Productiebons
  • Recupel-aangifte
  • Supplementen
  • Te wijzigen artikelnummers
  • Vergelijkende historiek
  • Verkoopprijzen
  • Voorraad boekjaar
  • Voorraadafsluiting
  • Voorraaddocumenten
  • Voorraadhistoriek
  • Voorraadstand
  • Voorraadwaardering
  • Werkbestand aankoopbestellingen
  • Werkbestand productiebons

Venice Fiduciair gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Belcotax On Web – Fiches voor auteursrechten
  • Belcotax On Web – Ereloonfiches
  • Fiches voor auteursrechten
  • Ereloonfiches
  • Intervat – BTW-aangiftes
  • Intervat – intracommunautaire opgaven
  • Intervat – Klantenlistings
  • Verworpen uitgaven

Venice Import gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Enkel tijdens het effectief importeren wordt een optiegebruik geregistreerd.

Venice Intrastat (hoort bij Venice Algemeen) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankoopfacturen(1)
  • Aankopen(1)
  • Boekhoudverkenner(1) of (2)
  • Details(1) of (2)
  • Facturatieverkenner(2)
  • Facturen(2)
  • Factureren leveringen(2)
  • Intrastat
  • Intrastat-aangifte
  • Verkopen(2)

(1) Indien in de algemene parameters voor de optie ‘Intrastat’ het veld ‘Intrastat bij ingave van aankoopdocumenten’ is aangekruist.
(2) Indien in de algemene parameters voor de optie ‘Intrastat’ het veld ‘Intrastat bij ingave van verkoopdocumenten’ is aangekruist.

Venice Jaarrekening gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Definities van de ratio’s
  • Jaarrekening
  • Rubriekdefinities

Venice Samengestelde artikels (hoort bij Venice Facturatie) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Artikels
  • Details productiebons
  • Facturatieverkenner (alleen tijdens verkennen productiebons)
  • Productiebons
  • Werkbestand aankoopbestellingen
  • Werkbestand productiebons

Venice Sepa Direct Debit gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Mandaten
  • Werkbestand domiciliëringen
  • Domiciliëringsopdrachten

Venice Serienummers gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankoopbestellingen
  • Aankoopfacturen
  • Aankoopleveringen
  • Artikels
  • Bestellingen
  • Details aankoopbestellingen
  • Details aankoopfacturen
  • Details aankoopleveringen
  • Details bestellingen
  • Details facturen
  • Details leveringen
  • Facturatie-afsluiting
  • Facturatieverkenner
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Overbrengingsdocumenten
  • Voorraad boekjaar
  • Voorraaddocumenten
  • Voorraadhistoriek
  • Voorraadstand
  • Voorraadwaardering
  • Werkbestand aankoopbestellingen

Venice Speciale regelingen (hoort bij Facturatie) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankoopbestellingen
  • Aankoopfacturen
  • Aankoopleveringen
  • Aankoopoffertes
  • BEBAT-aangifte
  • Bestellingen
  • Details aankoopbestellingen
  • Details aankoopfacturen
  • Details aankoopleveringen
  • Details bestellingen
  • Details facturen
  • Details leveringen
  • Details supplementen
  • Details supplementen aankopen
  • FOST Plus-aangifte
  • Facturatieverkenner
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Historiek supplementen
  • Historiek supplementen aankoop
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Offertes
  • Recupel-aangifte
  • Supplementen

Venice Toegangsbeheer (hoort bij Venice Algemeen) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

Indien de aangemelde gebruiker een beheerder is en het betreft een normaal dossier, dan wordt optiegebruik geregistreerd bij het opstarten van de modules:

  • Gebruikers
  • Groepen en rechten
  • Rechten

Voor niet-beheerders of bij benaderen van een extern dossier wordt optiegebruik geregistreerd voor om het even welke module die men opstart.

Venice Verkoopbeheer (hoort bij Venice Facturatie) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Bestellingen
  • Details bestellingen
  • Details leveringen
  • Facturatieverkenner
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Openstaande bestellijnen
  • Openstaande leveringslijnen

Venice Voorraadbeheer (hoort bij Venice Facturatie) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankoopbestellingen
  • Aankoopfacturen
  • Aankoopleveringen
  • Artikellocaties
  • Artikelmagazijnen
  • Artikels
  • Bestellingen
  • Details aankoopbestellingen
  • Details aankoopfacturen
  • Details aankoopleveringen
  • Details bestellingen
  • Details facturen
  • Details leveringen
  • Facturatie-afsluiting
  • Facturatieverkenner
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Locaties
  • Magazijnen
  • Overbrengingsdocumenten
  • Productiebons
  • Voorraad boekjaar
  • Voorraaddocumenten
  • Voorraadhistoriek
  • Voorraadstand
  • Voorraadwaardering
  • Werkbestand aankoopbestellingen
  • Werkbestand productiebons

Venice Webconnect gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Geen

Dit overzicht is indicatief en niet-bindend, voor de laatste versie van het optiegebruik kan u de Venice help raadplegen (F1)

Via het hoofdmenu van Venice kan u klikken op Module-info – optiegebruik (groen i-icoontje of ALT+i) om na te gaan hoeveel users een bepaalde module/optie gebruiken.  Via de Venice knop – Bezetting kan u achterhalen wie waar in Venice aan het werk is.

 

Venice overzetten op een nieuwe PC of een nieuwe server

Er kunnen meerdere redenen zijn om uw bestaande Venice installatie over te zetten naar een nieuwe pc, bv. wegens een hardware defect, een geplande upgrade van uw hardware, …

 Uit welke onderdelen bestaat een Venice installatie?

Zodat de installatie vlot kan verlopen is het belangrijk dat u de verschillende onderdelen van een Venice installatie kent:

  • Het Pervasive databaseprogramma
  • De programmabestanden van Venice
  • MAIN: de registratiegegevens, gebruikersinstellingen, …
  • DATA: de (standaard)dossierkast met onderliggende dossiers en boekjaren. Indien er meerdere dossierkasten in gebruik zijn zullen er meerdere “data” mappen aanwezig zijn (niet noodzakelijk onder het basispad van Venice).

Het Pervasive databaseprogramma

Het Pervasive database programma is een engine waarmee Venice zijn databases beheert, u kan een Workgroup engine hebben of een Server Engine.  Welke type engine u heeft hangt af van uw licentie.  De installatie gebeurt samen met de installatie van Venice.  U dient de standaardwaardes aangevinkt te laten en de Pervasive te installeren als een SERVICE en NIET als een applicatie

De programmabestanden van Venice

De programmabestanden van Venice hebt u nodig om Venice te kunnen opstarten. De bestanden worden nooit fysiek overgekopieerd, ze worden steeds opnieuw geïnstalleerd via het setup programma van Venice. Deze bestanden bevinden zich in het systeempad, standaard is dit C:\Program Files (x86)\UNIT4 C-Logic\Venice.

De registratiebestanden en de gebruikersinstellingen bevinden zich in de map MAIN onder het basispad. Het basispad is normaal gezien C:\Gebruikers\Openbaar\UNIT4 C-Logic\Venice. Hiervan kan bij de installatie echter afgeweken zijn.

DATA en MAIN mappen

De data (de dossierkast met daaronder de dossiers) bevindt zich normaal gezien in de map DATA onder het basispad. Dit hoeft niet zo te zijn, het kan een andere map zijn, of er kunnen ook meerdere mappen (meerdere dossierkasten dus) zijn. Een dossierkast herkent u omdat u daarin het bestand cldata.ini terugvindt. Indien u wilt weten waar uw dossierkast zich bevindt kan u in Venice met de rechtermuisknop klikken op een dossierkast en kiezen voor dossierkast wijzigen

Het basispad bepalen van uw Venice installatie(s) kan op 2 manieren:

1) Via Venice kan u in het hoofdscherm in de rechterbovenhoek kiezen voor module info (All+I), daar zal u het basispad en het systeempad terugvinden

basispad

2) Indien u Venice niet meer kan starten kan u ook het basispad bepalen via het register van Windows:

  • Open het register door het programma regedit.exe op te starten
  • Voor een 64 bit machine navigeert u naar HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\C-Logic\Venice
  • Voor een 32 bit machine navigeert u naar HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\C-Logic\Venice
  • Onder deze sleutel vindt u een variabele RootDir, de inhoud hiervan is het basispad
  • het pad in de variabele SystemDir is het systeempad

regedit

Het overzetten/herinstalleren van Venice

Er moeten concreet 4 stappen doorlopen worden

  1. Overzetten van de Pervasive key van de oude installatie naar de nieuwe installatie zoals hier beschreven
  2. Installeren van Venice op de nieuwe server of standalone pc
  3. Overzetten van de mappen DATA en MAIN in het nieuwe basispad
  4. Activering werkstation indien nodig (enkel voor Venice)

De werkwijze voor een installatie/overzet van een workgroup licentie of een client/server licentie is praktisch identiek.  Een workgoup installatie is een installatie waarvoor er < 6 users tegelijk in Venice moeten kunnen werken.  Vanaf 6 users moet u overgaan naar een Client/server licentie

We volgen de 4 stappen die we eerder aanhaalden:

1. Overzetten van de Pervasive key: Koppel de Pervasive key los van de oude server/pc.  Indien u een Venice installatie van het type workgroup heeft dan hoeft u de Pervasive installatie niet apart uit te voeren op de nieuwe server/pc, deze wordt samen met de Venice setup geïnstalleerd.  De Pervasive key zal dan automatisch geactiveerd worden bij de eerste opstart van Venice op de nieuwe installatie.

Indien u een Server/Client versie heeft moet u EERST de Pervasive key loskoppelen van de oude server, daarna de Pervasive installeren op de nieuwe server.  Vervolgens moet u de Pervasive key manueel activeren op de nieuwe server. Hiervoor kan u de stappen volgen op de volgende link .

Indien u niet meer kan inloggen op de oude installatie om de sleutel los te koppelen neemt u best contact op met ons via support.venice@unit4.com.

2.  Nadat u de systeemvereisten hebt nagezien (en u beschikt over een update abonnement) kan u de laatste versie uw Venice programma op de nieuwe server (of pc) installeren.  De laatste versie van Venice kan u via deze link downloaden.

U zal een registratienaam en -sleutel nodig hebben om dit te kunnen doen.  Deze gegevens zijn beschikbaar in uw Venice via de Venice knop – registratie – bekijken

Standaard zal Venice het basispad instellen op C:\Users\public\Unit4 C-Logic tenzij u het anders aangeeft tijdens de installatie.  Het systeempad zal standaard onder C:\Program Files of C:\Program Files(x86) worden geïnstalleerd.

3. Kopieer nu de mappen DATA en MAIN vanaf uw oude server/pc naar uw nieuwe installatie.  De mappen DATA en MAIN moeten in het basispad vervangen worden.

MainData

BELANGRIJK! Indien er nog met andere werkstations in Venice moeten kunnen gewerkt worden, dan moet u het basispad delen, daarbij moet u alle gewenste gebruikers VOLLEDIGE schrijf- en leesrechten geven op deze map EN de onderliggende mappen.  Dit moet u niet enkel doen via het tabblad SHARE maar ook in het tabblad SECURITY.

Indien bij het opstarten van een client u een foutmelding krijgt “fout bij de correcte verwerking van … fout 4” of “Ongeldige installatie/versienummer…” dan zijn de rechten niet correct ingesteld of wordt de toegang tot de map tegengehouden door een antivirus, firewall, … .

4. Indien er nog andere gebruikers ook moeten kunnen werken met Venice moet u op elke “client” een activering werkstation uitvoeren.  Deze Activering werkstation.exe kan u terugvinden in het basispad van uw server/hoofd pc..

De werkwijze is als volgt

  • Log eventueel in op de Venice server om het basispad te van Venice te bepalen
  • Navigeer op de nieuwe werkpost naar deze netwerkmap (share) du in de vorige stappen beschikbaar maakte
  • Voer het programma activering werkstation.exe uit en volg de stappen

activering

Oplossingen op meest voorkomende fouten bij opstarten Venice na een migratie

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/mogelijke-problemen-met-het-pervasive-gegevensbeheer/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/pervasive-sql-gegevensbeheer-is-niet-gestart-of-werd-manueel-gestopt/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/fout-4-bij-opstarten-van-venice-op-een-werkstation/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-venice-basispad-heeft-een-ongeldig-versienummer/

 

Een creditnota zonder goederenbeweging verwerken in de Intrastatmodule

Sedert 01/01/2003 is de intrastat-rapportering voor creditnota’s gewijzigd, Indien u maar voor één intrastat-model (‘Aankomst’ of ‘Verzending’) aangifteplichtig bent.

Hoe moet u de intrastat-gegevens van een creditnota in Venice verwerken, om een correcte intrastat-aangifte te kunnen neerleggen ?

Indien uw creditnota gepaard gaat met een goederenbeweging, dan moet u als rapport ‘Verzending’ (stelsel 29) gebruiken. Indien de creditnota echter betrekking heeft op b.v. een korting, dan dient u rapport ‘Aankomst’ (stelsel 19) te gebruiken. U geeft de netto massa in, en een positieve factuurwaarde. In dit geval gebruikt u de goederencode 9960.0000.

Als voorbeeld bekijken we de verwerking van een aankoop-creditnota.

Venice stelt voor een creditnota standaard het ‘omgekeerde’ model van een factuur voor. Wijzig het model, en gebruik hetzelfde model als voor een factuur (voor een aankoopcreditnota is dit dus toch ‘Aankomst’ – ‘model 1’).
Als transactiecode geeft u ‘2’ op, als goederencode ‘9960.0000’ en u geeft een positieve factuurwaarde in.

kb000346_1

Uw intrastat-aangifte zal nu correct zijn.

Dossiers uitwisselen tussen klant en boekhouder

Indien u als boekhouder beschikt over de optie Fiduciair, dan kan u de gegevens van uw klant raadplegen en aanpassen.

Door gebruik te maken van de functionaliteit Verzonden en Teruggestuurd, kan u als boekhouder het dossier van uw klanten consulteren, maar ook bewerken. Intussen kan de klant in dit dossier niet boeken, maar wel consulteren en afdrukken.

Hoe gaan u en uw klant hiervoor te werk?

Het zippen en verzenden van een dossier door de klant

  • Selecteer het dossier dat u wenst te verzenden.

kb000213_1

  • In het hoofdmenu selecteert u tab Beheer, groep DossierOnderhoud, en vinkt u Verzonden aan. U krijgt dan volgende melding:

kb000213_2

U kan meteen een zip bestand aanmaken, en dit ofwel bewaren op uw schijf (om het later te bezorgen aan uw boekhouder), ofwel direct laten emailen aan uw boekhouder, door respectievelijk Bewaren in pad of E-mailen naar te selecteren.

Ook het pictogram verandert als een dossier verzonden is. U kan nu enkel nog consulteren en afdrukken in dit dossier.

kb000213_3

Het unzippen van het dossier en het kopiëren naar het juiste pad op de pc van de boekhouder.

  • Selecteer de dossierkast waarin u het dossier wil plaatsen, en kies daarna tab Beheer, groep DossierOnderhoud Veiligheidskopie terugzetten. Zoek het zip-bestand op dat u van uw klant ontving en klik in het dialoogvenster op de knop Open.

Het dossier wordt nu opgenomen in uw dossierkast. Voor het dossier zal u onderstaand pictogram zien staan. Deze pictogram betekent dat het dossier een extern dossier is (van de klant): KB000213_04

Indien u beschikt over de optie Fiduciair, dan kan u nu het dossier van uw klanten openen en bewerken.

Terugsturen van het dossier van de boekhouder naar de klant.

  • Kies tab Beheer, groep Dossier, OnderhoudTeruggestuurd in het hoofdmenu van Venice. U krijgt volgende melding:

KB000213_05

U kan meteen een zip-bestand aanmaken, en dit ofwel bewaren op uw schijf (om het later te bezorgen aan uw klant), ofwel direct laten emailen aan uw klant, door respectievelijk Bewaren in pad of E-mailen naar te selecteren.

Voor het dossier zal onderstaand pictogram verschijnen. Dit pictogram betekent dat het extern dossier bij de boekhouder enkel nog zal kunnen geconsulteerd worden.

KB000213_06

Ontvangen van het aangepaste dossier door de klant

  • Selecteer de dossierkast waarin u het dossier wil plaatsen, en kies daarna tab Beheer, groep Dossier – Onderhoud – Veiligheidskopie terugzetten. Zoek het zip-bestand op dat u van uw klant ontving en klik in het dialoogvenster op de knop Open.

Bij het terugzetten krijgt u een melding dat er reeds een map met dezelfde naam bestaat.

KB000213_07

Kies Ja om verder te gaan met het terugzetten van de veiligheidskopie.

Hoe migreer ik Pervasive naar een nieuwe PC?

Venice maakt gebruik van de Pervasive database om de data te bewaren. Dit programma wordt afhankelijk van het aantal gebruikers meegeleverd met Venice (Pervasive Workgroup versie) of apart aangekocht (Pervasive Server versie).

Afhankelijk van de gebruikte versie van Pervasive, zal u de Pervasive licentie eerst moeten deactiveren op de oude server/pc, vooraleer u ze zal kunnen toevoegen op de nieuwe server (deze procedure geldt enkel voor de Venice server zelf, op eventuele Venice werkposten hoeft u dit niet te doen).

Vanaf versie 10.30 van Pervasive server of workgroup, wordt de Pervasive sleutel gekoppeld aan de hardware van de server. Dit betekent dat de Pervasive sleutel (die u ofwel automatisch meegeleverd kreeg bij een Pervasive workgroup, of apart aangekocht hebt bij een Pervasive server, niet zomaar opnieuw kan activeren op een nieuwe pc. U zal in dat geval de sleutel eerst moeten deactiveren of schrappen, vooraleer u hem opnieuw zal kunnen gebruiken op een nieuwe pc.

Een neveneffect hiervan is dat u, bij een geplande wijziging van de hardware van de Venice server, u dus ook eerst deze procedure zal moeten toepassen, pas daarna de hardware wijziging doorvoeren (vb. een CPU-upgrade), en daarna op diezelfde server de sleutel opnieuw moeten activeren. Vooral bij gevirtualiseerde omgevingen (Vmware bvb.) is dit van belang. Als u dit niet correct uitvoert, riskeert u dat uw sleutel gedeactiveerd wordt, en dat niemand nog in Venice kan werken.

Om na te gaan welke stappen van deze procedure voor u van toepassing zijn, gaat u zo te werk:

  • Start Pervasive Control Center op de Venice server op, en kies Help, About om de versie te controleren. U vindt dit programma terug via het Windows startmenu, in de map Other utilities onder de Pervasive SQL programma groep.
  • Start Pervasive License Administrator op. U vindt dit programma terug via het Windows startmenu, in de map Other utilities onder de Pervasive SQL programma groep. Daarin kan u de Pervasive sleutel terugvinden (onder Product Key):pervasive-lic-migratie
  • Als het een Pervasive PSQL Workgroup sleutel is, dan hoeft u de sleutel zelf niet te noteren, Venice zal hem zelf toevoegen tijdens de installatie op de nieuwe pc.
  • Als het echter een Pervasive PSQL Server sleutel is, dan zal u de sleutel wel moeten noteren, omdat u hem in een latere stap opnieuw zal moeten intikken.
  • Het volstaat om de lijn aan te klikken, en dan op de knop Deauthorize (de knop kan soms ook Delete heten) te klikken. Hiermee koppelt u de sleutel los van deze computer, zodat u de sleutel straks terug kan koppelen op de nieuwe computer.

Voor een workgroup registratie wordt Pervasive mee geïnstalleerd bij de set-up van Venice maar soms is het nodig om deze eerst te installeren.   Als u de oorspronkelijke installatiebestanden niet meer terugvindt, dan kan u deze hier downloaden, (opgelet dat u de juiste versie downloadt!).  Indien u reeds werkt met een Pervasive V12 kan u deze hier downloaden . Daarna kan u de sleutel opnieuw intikken en op Apply klikken.

  • Indien het om een Pervasive workgroup gaat, dan hoeft u niets te doen. Bij de installatie van Venice wordt Pervasive dan automatisch meegeïnstalleerd, en ook de sleutel wordt automatisch toegevoegd op voorwaarde dat u de sleutel eerst hebt gedeactiveerd

De meest voorkomende problemen met Pervasive (meestal na een migratie) kan u hier terugvinden

 

Overname van basisgegevens (klanten, leveranciers, artikels, …) uit andere applicaties.

U start met Venice (Boekhouding, Facturatie, Contactenbeheer) of Venice Facturatie lite edition. In een andere applicatie beschikt u al over een bestand met klant-, leveranciers- en/of artikelgegevens. In plaats van al deze gegevens opnieuw in te voeren in Venice, wenst u de gegevens automatisch over te zetten.

Enerzijds kan u de gegevens in Venice binnenhalen via de optie Importeren. Laat u in dit geval begeleiden door uw Venice-verdeler. U zal de gegevens immers moeten aanbieden in een tekstbestand, en vervolgens door middel van een beschrijvend bestand omzetten naar Venice.

Anderzijds kan u de gegevens in Venice  eenvoudig verwerken via “plakken en kopiëren”. We beschrijven u hier hoe u te werk kan gaan, aan de hand van een voorbeeld gebaseerd op het klantenbestand.

  • Zorg ervoor, dat u het klantenbestand uit de bron-applicatie kan openen / lezen in een applicatie die OLE2 (Object Linking and Embedding, Drag & drop, Slepen en neerzetten) ondersteunt. Dat kan bijvoorbeeld via MS-Excel of MS-Access.
  • Bekijk grondig of het klantenbestand een “uniforme” structuur bevat, en of alle gegevens die zich hierin bevinden actueel en accuraat zijn.

kb000146_1

In ons voorbeeld bestaat onze Excel-file van klantengegevens uit 7 kolommen, nl. Firmanaam, Straat, Postcode, Gemeente, BTW-nummer, Telefoon en Telefax. Het bestand bevat ook enkel Belgische klanten.

Open in Venice het werkblad waar de gegevens moeten in terecht komen. In ons voorbeeld is dit het werkblad Klanten.

Klik in tabblad Bewerken, groep kolommen op Beheren, en zorg ervoor dat de kolommen in het werkblad precies dezelfde zijn, en in precies dezelfde volgorde staan, als in het bestand in de andere applicatie.

kb000146_2

  • Zet via de sneltoets Ctrl-W het werkblad in wijzigmode, en positioneer u in de cel die meest links-onder staat.
  • Ga terug naar de andere applicatie (MS-Excel in ons voorbeeld), en duid alle cellen van alle klanten aan.
  • Druk nu op Ctrl+C (copy) of kies in het menu voor Kopiëren.

kb000146_3

  • Ga terug naar Venice en druk hier op Ctrl+V (plakken) of kies in het lint voor tabblad Bewerken, Plakken.
  • Alle gegevens worden automatisch ingevuld in nieuwe klantenfiches.
  • Zet via de sneltoets Ctrl-W de wijzigbaar-modus opnieuw af.

Via dezelfde werkmethode kan u ook de leveranciers, artikels, … overnemen.

U dient er enkel aandacht aan te besteden, dat bij het overnemen alle gegevens worden geverifieerd op hun correctheid, alsof u veld per veld manueel zou intikken. Als u bv. klantennummers mee kopieert, checkt Venice op dubbele klantennummers. Als u b.v. BTW-nummers mee kopieert, controleert Venice of elk BTW-nummer wel degelijk een correct BTW-nummer is. Als u een firmanaam versleept, die veel te lang is voor het veld waarvoor hij bestemd is, zal Venice hierop blokkeren. Enzovoort …

Werden niet alle fiches overgenomen, controleer dan op welk record Venice is “blijven steken”. Dit is het record waar u ergens een foutje moet vinden. Als u deze fiche even manueel probeert in te tikken, zal u meteen ondervinden waar de fout zich juist bevindt. Het is dus best mogelijk, dat u de file waarvan u vertrekt eerst grondig moet inspecteren en bijsturen, vooraleer u alle gegevens vlot en correct kan overnemen !

Het aantal karakters dat toegelaten is in een bepaald veld, kan u nalezen in Venice. Ga naar tabblad Beheer, groep Dossier, ODBC, en klik op de knop Veldinformatie.

Daar vindt u, per tabel, de gewenste informatie.