Maandelijks Archief: maart 2014

Hoe kan men herzieningen opnemen op de btw-aangifte in Venice?

In Venice dienen alle bedragen op de BTW-aangifte steeds gebaseerd te zijn op een boeking. Indien u herzieningen wenst te boeken, dan kan u via diverse een boeking uitvoeren op een BTW-rekening met als btw-groep 40,41,42 of 43. U kan een rekening opzoeken op basis van de BTW-groep door in de kolom Rekening Ctrl+F6 te drukken en daarna als volgorde BTW-groep te kiezen.

btw-groep

U zal een herziening ook altijd in de huidige btw periode moeten boeken.

De help van Venice die u via F1 kan oproepen geeft volgende interessante info over welke verrichtingen worden opgenomen in de betreffende vakken en hoe u het bedrag kan controleren.

Vak [61]  Diverse BTW-herzieningen in het voordeel van de Staat (ontoereikende heffingen vastgesteld door de aangever, herzieningen van de aftrek, regularisaties ingevolge administratieve beslissingen).

Berekening: De som van de vakken ‘a)’, ‘c)’ en ‘d)’ van de herzieningen (BTW-aangifte, Blad 3). Deze pagina moet niet worden ingediend, maar wel afgedrukt en bewaard voor het geval de administratie erom vraagt.
Controleren: De som van de saldo’s van alle rekeningen met BTW-groep 40, 41, 42 en 43 die een creditsaldo vertonen (zie Saldo’s van de BTW-rekeningen (Blad 4) van de BTW-aangifte). De rekeningen die een debetsaldo vertonen worden bij vak [62] opgeteld. Dit vak bevat ook de boekingen op rekeningen met BTW-groep 26 indien ze voorkomen op aankoopcreditnota’s met verlegging (bv. IC).

Vak [62] Herzieningen – totaal aftrekbare belasting
Diverse BTW-herzieningen in het voordeel van de aangever (belasting waarvan de aangever teruggave kan verkrijgen, herzieningen van de aftrek, regularisaties ingevolge administratieve beslissingen).
Berekening: De som van de vakken Herzieningen b), c) en d) (zie BTW-aangifte, Blad 3).
Controleren: De som van de saldo’s van alle rekeningen van BTW-groep 40, 41, 42 en 43 die een debetsaldo vertonen (zie Saldo’s van de BTW-rekeningen (Blad 4) van de BTW-aangifte). De rekeningen die een creditsaldo vertonen worden bij vak [61] opgeteld.

Conclusie : Een debetboeking op een BTW-rekening van groep 40 tem 43 komt in vak 62 terecht. Een creditboeking in vak 61

Veelgestelde vragen i.v.m. de overdracht

In dit artikel behandelen we enkele vragen die frequent worden gesteld naar aanleiding van de overdracht naar een nieuw boekjaar.

1. Dien ik te wachten tot de laatste btw-periode van het oude jaar is afgesloten om in het nieuwe jaar beginnen te boeken?

Neen. Vanaf de eerste dag van het nieuwe boekjaar kan u een nieuw boekjaar aanmaken via Beheer – Boekjaar – Nieuw en kan u boekingen uitvoeren.

2. Dien ik te wachten tot alle aankopen en verkopen geboekt zijn in het oude boekjaar om beginnen te boeken in het nieuwe boekjaar?

Neen.  U kan een niet definitieve overdracht uitvoeren van klanten en leveranciers van het oude naar het nieuwe boekjaar. Indien u na deze overdracht nog bijkomende aankopen of verkopen boekt in het vorige jaar, dan kan u deze via een nieuwe al of niet definitieve klanten- of leveranciersoverdracht overdragen.

3. Kan ik na de overdracht van klanten, leveranciers nog aan- of verkopen boeken in het oude jaar?

Ja. Zolang u geen definitieve overdracht van klanten en leveranciers hebt uitgevoerd en zolang de laatste btw-periode van het vorige boekjaar niet is afgesloten, kan u nog aan- en verkopen boeken in het vorige jaar.

4. Na de overdracht van klanten en leveranciers, stel ik vast dat ik nog financiële documenten dien in te boeken in het oude boekjaar waarbij documenten moeten afgepunt worden die ik reeds overdroeg?  Moet ik de overdracht annuleren?

Neen. U kan de financiële documenten nog inboeken. Daarbij kan u de ondertussen overgedragen documenten ook nog afpunten.  Bij een volgende klanten- en of leveranciersoverdracht zullen de afpuntingen worden overgedragen zodat de documenten ook als afgepunt aangeduid worden in het nieuwe boekjaar.

Belangrijk: Indien u een document dat reeds overgedragen werd naar volgend jaar nog afpunt via de Boekhoudverkenner of via Boekhouding Details, dan wordt deze afpunting niet overgedragen bij een volgende overdracht.  U zal dan de afpunting ook nog eens in het nieuwe jaar dienen uit te voeren.

5. Bij ingave van mijn eerste bankuittreksels in het nieuwe jaar, verschijnen de openstaande aan- en verkopen van vorig jaar niet.

U dient via Beheer – Boekjaar – Afsluitingen – Overdracht een klanten- en leveranciersoverdracht uit te voeren.

Wenst u alles te weten in verband met de overdracht, consulteer dan onze opleidingskalender   om na te gaan over deze opleiding gepland staat of vraag een opleiding aan via de link Een opleiding aanvragen in de linker marge.

Wordt Sepa Direct Debit ondersteund door Venice?

De optie Sepa Direct Debit

Sinds begin 2014 is de optie Sepa Direct Debit beschikbaar in Venice.  Deze optie laat u toe om:

  • Mandaten (B2B en B2C) te beheren.
  • Domiciliëringsbestanden aan te maken op basis van de verkoopdocumenten.

Wenst u meer info over deze optie, dan kan u de datasheet op onze website raadplegen.

Wenst u een opleiding over deze optie, dan kan u via onze opleidingskalender  nagaan of deze opleiding op de planning staat of kan u de opleiding aanvragen via de link Een opleiding aanvragen  in de linker marge.

Klantenlisting in een boekjaar te paard

Wanneer u de klantenlisting wenst af te drukken voor een kalenderjaar dat niet gelijkloopt met het boekjaar, dient u steeds de listing af te drukken vanuit het boekjaar waarin 31/12 van het betreffende kalenderjaar valt. Stel bv. een dossier met een boekjaar 2013 vanaf 01/07/2012 tem 30/06/2013 en boekjaar 2014 vanaf 01/07/2013 tem 30/06/2014. U wenst de klantenlisting over het kalenderjaar 2013 af te drukken. Wanneer u deze zou afdrukken vanuit het boekjaar 2013, dan zal u de volgende melding krijgen:

Listing1

De einddatum van de huidige periode ( 31/12/2013 ) valt inderdaad in het boekjaar 2014, dus moet de klantenlisting vanuit boekjaar 2014 worden afgedrukt. Het is dus bv. ook mogelijk dat u vanuit één boekjaar twee opeenvolgende klantenlistings moet afdrukken. Stel bv. een dossier met een boekjaar 2013 vanaf 01/07/2012 tem 30/06/2013, en boekjaar 2014 vanaf 01/07/2013 tem 31/12/2014. Dan zal u zowel de klantenlisting over kalenderjaar 2013 als deze over kalenderjaar 2014 afdrukken vanuit het boekjaar 2014, omdat zowel 31/12/2013 als 31/12/2014 binnen het boekjaar 2014 valt.

 

Het kopiëren van cijfergegevens naar Excel werkt niet meer zoals verwacht

Sedert de introductie van Windows 8 bij onze klanten krijgen we regelmatig de opmerking dat cijfergegevens die vanuit Venice gekopieerd worden naar Microsoft Excel, in dit laatste programma niet meer als een getal herkend worden. Zo kan u er bijvoorbeeld geen wiskundige formules meer op gebruiken. Dit is te wijten aan een Land/regio instelling in Windows 8.

We beschrijven hieronder even kort wat de beste instelling is.

Gebruik de zoekfunctie van Windows 8 om op de zoekterm regio te zoeken:

regio-1

Onder Instellingen vindt u 2 treffers. Kies De notatie voor datum, tijd of getallen wijzigen.

regio-2

Klik op Meer instellingen…

In het volgende scherm tikt u bij Cijfergroeperingssymbool een . (het punt-teken dus).

regio-3

Klik op de OK knop om de aanpassing te bewaren.

NIEUW: Een andere manier sinds versie 10.21 om gegevens te exporteren naar een Excel werkblad is gebruik maken van het ods-formaat.

Bij het exporteren van werkbladgegevens naar een externe toepassing (bv. Microsoft Excel) kan voortaan naast het csv-formaat, ook het ods-formaat gebruikt worden. Met dat formaat kan de data beter voorgesteld worden.

U stelt het gewenste formaat in via Configuratie werkstation.

werkstation

Hier kan u kiezen om bij de optie “rekenblad” gebruik te maken van “open document spreadsheet” (ods) in plaats van “CSV gescheiden door lijstscheidingstekens”

ods

 

 

Hoe maakt u een elektronisch bestand voor de klantenlisting ( XML ) aan?

U hebt de mogelijkheid om bij het afsluiten van uw klantenlisting een elektronisch bestand aan te maken van uw klantenlisting. U gaat hiervoor als volgt te werk:

Parameters

In de parameters van de module Klantenlisting kiest u Enkelvoudig intervat voor het veld Elektronische listing toelaten. Eveneens in de parameters van de module Klantenlisting vult u in het veld E-mail een e-mail adres in dat voldoet aan de door Intervat opgelegde vormvereisten.

Klantenlistingparameters

Afdrukken

Bij het afdrukken van de klantenlisting vinkt u het veld Afsluiten aan onder de tab Afdruk.

KlantenlistingAfdrukken

Er wordt na het afsluiten van een kalenderjaar en bij iedere herafdruk een elektronisch bestand gemaakt van uw klantenlisting. Dit bestand kunt u gebruiken om uw enkelvoudige listing via de Intervat-toepassing van de Federale Overheidsdienst Financiën in te dienen bij de BTW-administratie.

Wanneer u een afdruk maakt naar het scherm, dan is het belangrijk dat u alle pagina’s doorloopt ( Naar laatste pagina of Ctrl+End ) en dat u vervolgens kiest voor Sluiten ( Esc ) opdat de periode ook effectief wordt afgesloten, en er een elektronisch bestand wordt aangemaakt.

Elektronisch bestand: type en locatie

Het elektronisch bestand wordt niet alleen in XML-formaat bewaard maar ook als archief (gecomprimeerd zip-bestand, maar met extensie ‘.lk’). Op die manier kunt u het gebruiken om het in de Intervat-toepassing op te laden via bestand (dat kan als xml- of als gecomprimeerd bestand) maar ook om het te openen als u de listing via schermen ingeeft (dat kan enkel als gecomprimeerd bestand).

De bestanden worden standaard aangemaakt in de map Intervat onder de dossiermap en de naam ervan heeft de volgende structuur: BE_<kalenderjaar 4 posities>. Als u dus het kalenderjaar 2013 afsluit in het dossier UNIT4 ACC dan vindt u in de map UNIT4 ACC\Intervat de bestanden BE_2013.xml en BE_2013.lk terug.

Listingsucces

Wanneer u in de parameters van de module Klantenlisting het veld Alternatief pad hebt ingevuld, dan worden de bestanden niet enkel in het standaard pad maar ook in dit alternatief pad bewaard.

Klanten met foutief ondernemingsnummer op de klantenlisting

Alle klanten met een foutief ondernemingsnummer en met een omzet die groter is dan het minimum bedrag ( standaard 250€ ), worden steeds in de klantenlisting opgenomen.
Ze staan vooraan op de afdruk, waarbij het ondernemingsnummer voor deze klanten vervangen is door K: gevolgd door klantnummer/subnummer en uitroepteken, bv K:22/0 !
Foutief

 

Zo weet u onmiddellijk dat u het ondernemingsnummer in de klantenfiches met nummer 22/0 en 10/0 zal moeten bijsturen, omdat het om foutieve ondernemingsnummers gaat.

U hebt eventueel ook de mogelijkheid om de klanten met foutief ondernemingsnummer, met omzet lager dan het minimum bedrag ook op de listing op te nemen. Hiervoor vinkt u het veld Foutieve ondernemingsnrs. onder de rubriek Opnemen aan onder de tab Afdrukken. U kan van deze optie gebruik maken om de ondernemingsnummers in uw klantenfiches aan te zuiveren.

Opnemenfoutief

Listing fusioneren met extern XML-bestand

U hebt de mogelijkheid om tijdens het afdrukken van de klantenlisting de gegevens van een extern aangemaakte klantenlisting mee op te nemen.

Vormvoorwaarden

U zorgt daartoe in de eerste plaats dat de volgende ‘vorm’-voorwaarden voldaan zijn:

  • De extern aangemaakte klantenlisting moet een geldig XML-bestand zijn, dat voldoet aan het meest recente Intervat-schema van de FOD.
  • De bestandsnaam van de externe listing is van de vorm ‘EX_yyyy.xml’. Bv. voor kalenderjaar 2013 is dat dus ‘EX_2013.xml”.
  • De externe listing moet bewaard worden in de map van het Venice-boekjaar waarvoor het van toepassing is. Bv. voor kalenderjaar 2013 moet het bestand zich bevinden in de map 2013 onder de dossiermap.

Inhoudelijke voorwaarden

Als voldaan is aan het bovenstaande voorwaarden, zal Venice proberen om de gegevens uit het bestand samen te voegen met de informatie uit Venice. Daarvoor stelt Venice de volgende eisen aan de inhoud van het bestand:

  • Het bestand mag enkel geldige ondernemingsnummers bevatten die beginnen met het cijfer 0.
  • Voor elk ondernemingsnummer dat voorkomt in het bestand, moet er in Venice een klantenfiche bestaan, waar het vlagje BTW-plichtig aangekruist is en waarvan de landcode van het ondernemingsnummer BE is.

Foutenbestand

Tijdens de verwerking van de gegevens uit de externe listing worden alle inhoudelijke eisen gecontroleerd. Wanneer er een fout wordt ontdekt, noteert de routine dit in een foutenbestand, dat u achteraf kunt consulteren. Dit bestand bevindt zich in dezelfde map als het XML-bestand en draagt de naam EX_yyyy.log.

De gegevens van het XML-bestand worden samengevoegd met de Venice-gegevens om de eigenlijke klantenlisting te produceren. Op het einde van dit proces wordt gerapporteerd hoe het samenvoegen met het externe XML-bestand verlopen is en wordt er eventueel verwezen naar het foutenbestand.

Melding: Er komen nog aankoopdocumenten voor die moeten nagezien worden. De BTW-periode kan niet worden afgesloten.

Tijdens het afsluiten van de BTW-periode krijgt u volgend melding :

natezien-1

In de aankoopdocumenten kan men onder het tabblad Andere, het veld Na te zien aanvinken. Dit veld zorgt ervoor dat de BTW-periode niet afgesloten kan worden vooraleer u dit document ook effectief nagezien hebt.

natezien-2

Open het werkblad Aankopen door in het hoofdmenu van Venice te kiezen voor tabblad Start, groep BoekhoudingAankopen.
Indien u een groot aantal aankoopdocumenten verwerkt, dan maakt u best eerst een selectiefilter aan in het werkblad van de Aankopen. Op die manier zal u veel beter kunnen zien welke documenten u nog dient na te zien.

Aanmaken van de selectiefilter

In het menu van de Aankopen selecteert u WerkbladSelectie toevoegen of kiest u Ctrl + T, of klikt u op volgend pictogram:

natezien-3

U komt in het scherm SelectieNieuw. Geef de nieuwe selectie een naam bv. na te zien, en klik de keuzemogelijkheid Filter actief aan.

natezien-4

Daarna klikt u op het volgende pictogram :

natezien-5

U komt nu terecht in de Uitdrukking-editor. In de kolom Bestandsnaam selecteert u het bestand Aankoop. In de kolom Veldnaam selecteert u het veld Na te zien.

Dubbelkik op het veld Na te zien in de kolom Veldnaam, of klik op de knop Plakken.

natezien-6

U ziet het veld verschijnen bovenaan dit scherm onder het veld Omschrijving. Klik nu op het volgende pictogram.

natezien-7

Tik een 1 achteraan de expressie.
De filter die u nu opgegeven hebt is de volgende : @APR.ToCheck == 1.
Dit betekent : toon alle documenten waarvoor het veld Na te zien aangevinkt staat.

Selecteer deze filter op uw werkblad.

Plaats het veld Na te zien van het bestand Aankoop op uw werkblad, zodat u dit veld in het werkblad zelf kan wijzigen.

In het menu van de aankopen selecteert u tabblad Bewerken, groep Kolommen, Beheren, of klikt u op volgend pictogram:

natezien-8

Selecteer het veld Na te zien uit het bestand Aankoop, en plaats dit veld via de pijltjes in de Af te beelden velden van het werkblad:

natezien-9

Klik op OK. Nu kan u gemakkelijk zien voor welke documenten het veld Na te zien nog is aangevinkt.

Overloop de aankoopdocumenten die nog na te zien zijn. Daarna geeft u het werkblad de status : Wijzigbaar, en klikt u het veld Na te zien af.

In het menu van de aankopen drukt u op [Ctrl + W], of klikt u op volgend pictogram:

natezien-10

De velden van het werkblad die hierdoor een witte achtergrond krijgen zijn nu wijzigbaar. Klik het veld Na te zien af voor de documenten die u ook effectief hebt gecontroleerd.

In het menu van de aankopen klikt u opnieuw op bovenstaand pictogram of drukt u op [Ctrl + W] om de status Wijzigbaar van het werkblad af te zetten, en de wijzigingen te bewaren.

Importeren van verkopen vanuit een extern facturatiepakket in Venice boekhouding

Als u een extern facturatiepakket gebruikt, dan ligt het voor de hand dat u de facturen niet  handmatig wil ingeven in de boekhoudmodule van Venice maar ze automatisch wil importeren. (Indien u Venice Facturatie gebruikt gebeurt het doorboeken automatisch en is gans dit artikel niet van toepassing).

Dit artikel beschrijft hoe u te werk kan gaan.

Import module

Als u van plan bent om eender welk type van documenten in Venice te importeren, dan moet u eerst nakijken als u al de Import module hebt. Deze is hiervoor immers noodzakelijk, ook als u via de SDK werkt (zie hieronder).

Via de Venice SDK of via het importeren van tekstbestanden

Er zijn 2 manieren om documenten te importeren in Venice:

  1. De Venice SDK: Onze software development kit laat toe dat u vanuit een extern pakket een realtime link legt met Venice. Op die manier kan u informatie wegschrijven of ophalen uit Venice.
  2. Via een tekstbestand: Uw externe facturatiepakket schrijft de factuurgegevens weg in een tekstbestand. Vervolgens importeert u dit tekstbestand in Venice.

Dit artikel beschrijft de laatste optie.

Inleiding

De import module van Venice laat toe om tekst- of csv-bestanden te importeren in Venice. XML bestanden (uitgezonderd het verwerken van elektronische aankoopfacturen) kunnen niet geïmporteerd worden.

Voor elk tekstbestand dat gegenereerd wordt, moet er een beschrijvend bestand geschreven worden. Dit beschrijvend bestand dient om de inhoud van het tekstbestand te interpreteren, zodat Venice begrijpt welke informatie er aangeboden wordt.

Indien gewenst kan de helpdesk van UNIT4 C-Logic dit beschrijvend bestand voor u aanmaken, en u bijstaan bij het valideren van de import interface. U kan hen contacteren via e-mail voor meer informatie. U hoeft dan enkel nog – in samenspraak met de helpdesk – het exportbestand vanuit uw eigen facturatiepakket te (laten) aanmaken.

Structuur van het tekstbestand

Er is geen vaststaande structuur voor het tekstbestand met de factuurinformatie. Toch zijn er een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet zijn.

Het gaat hierbij om de volgorde waarin de gegevens aangeboden worden. Bij het importeren van verkoopfactuuren zijn er meerdere blokken informatie die aangeboden moeten worden:

  • klantgegevens
  • factuurhoofding
  • tegenboekingslijnen
  • (eventueel) een analytische verdeling
  • (eventueel )intrastat lnformatie

Deze informatieblokken moeten in de juiste volgorde in het tekstbestand aanwezig zijn. Binnen elk blok (bv. het blok met de klantengegevens) speelt het echter geen rol in welke volgorde de velden zoals klantnaam of postcode precies aangeboden worden. Het is ook van geen belang als u elk veld op een aparte lijn plaatst, of op dezelfde lijn met een scheidingsteken, het beschrijvend bestand dient er immers voor om deze structuur aan te duiden.

Klantgegevens

Eerst moet de klantinformatie aangeboden worden. Venice moet in staat zijn om op unieke wijze de klant terug te vinden, dat kan op basis van het Venice klantnummer, of op basis van het alias veld. In principe volstaat het om in dit blok enkel het veld te plaatsen waarmee u uw klant op unieke wijze identificeert in uw facturatieprogramma.  Als Venice op die manier de klant terugvindt, dan zal die klantfiche gebruikt worden. Indien er geen fiche gevonden wordt, dan kan Venice automatisch een nieuwe klantfiche aanmaken (zie hieronder).

Bij voorkeur geeft u natuurlijk zo veel mogelijk informatie mee (adres, email, telefoonnummers, bankrekening,…), zodat de klantfiche zo volledig mogelijk aangemaakt kan worden.

Hieronder vindt u een voorbeeld van hoe de blok met de klantengegevens er zou kunnen uitzien:

1; klantnummer of alias
Adri NV; firmanaam
NV; juridische vorm
Brigitte Adriaansen; contactpersoon
Prinseslaan 81; straat
3000; Leuven; gemeente
BE; België; landcode + landnaam
016/80.96.75; telefoonnummer
BE 0412.140.033; ondernemingsnummer
1; btw plichtig 1 = ja, 0 = neen

Gebruikt u nu beter het alias veld of het Venice klantnummer om de juiste fiche te identificeren? Indien de klantnummers in het externe pakket steeds overeenkomen met de klantnummers van Venice, dan kan u op basis van het klantnummer werken. Vaak is dit echter niet mogelijk, bv. omdat de nummers ondertussen niet meer synchroon lopen tussen beide applicaties, of omdat er soms ook klantfiches aangemaakt worden in Venice zonder dat deze in het facturatiepakket bestaan. Wij stellen dan ook meestal voor om op basis van het alias veld te werken.
Venice probeert de unieke referentie uit het tekstbestand te matchen aan het alias veld. Indien er geen match gevonden wordt, dan zal Venice automatisch de klantfiche aanmaken (op voorwaarde dat ook de klantnaam mee opgegeven werd) en tegelijk wordt de unieke referentie genoteerd in het alias veld.

Op het moment dat de import link in gebruik genomen wordt, is het dan ook erg belangrijk dat u niet vergeet om het klantnummer uit uw externe pakket te noteren in het veld Alias van de reeds bestaande klantenfiches in Venice. Hiermee voorkomt u dat er dubbele klantenfiches in Venice aangemaakt worden. Idealiter creëert of wijzigt u enkel in uw facturatiepakket nog klantenfiches.

 Factuurhoofding

De volgende blok met gegevens is de factuurhoofding. Deze blok bevat o.a.:

  • documenttype (factuur of creditnota)
  • documentdatum
  • boekingsdatum
  • vervaldatum
  • muntcode
  • muntkoers
  • dagboek
  • totaal bedrag
  • maatstaf 0%
  • maatstaf 6%
  • maatstaf …
  • verschuldigde btw
  • aftrekbare btw

Indien sommige gegevens niet meegegeven worden, dan zal Venice ze automatisch proberen te bepalen (bv. indien er geen vervaldatum opgegeven wordt, dan zal Venice deze automatisch bepalen op basis van de betalingstermijn die in de klantfiche staat).

Wat de maatstaven betreft, alle maatstaven die potentieel kunnen voorkomen dienen meegegeven te worden in het bestand, en deze dienen altijd in dezelfde volgorde voor te komen. Dus bv. na het totaal bedrag steeds een veld voorzien voor de maatstaf aan 0%. (indien de factuur in kwestie geen bedrag voorziet aan 0%, dan laat u dat veld leeg of zet u er een 0 in.

Wat het documenttype betreft, in principe wordt een factuur aangeduid met 0, en een creditnota met 1. Via het beschrijvend bestand kunnen we echter ook instellen dat bv. het woordje FAC op een factuur wijst, en CRE op een creditnota.

Tegenboekingslijnen

Nadat de hoofding van de factuur ingeschreven is, moeten de tegenboekingslijnen geïmporteerd worden (de opbrengstenrekeningen dus).

Er kunnen meerdere tegenboekingslijnen voorkomen. Per boekingslijn hebt u minstens deze gegevens nodig:

  • rekeningnummer
  • bedrag
  • eventueel een opmerking

Aangezien er meerdere tegenboekingslijnen mogelijk zijn, is het nodig om aan Venice te signaleren hoeveel er moeten ingelezen worden. Hiervoor zijn er 2 manieren

  • in dit informatieblok geeft u als een apart veld het aantal tegenboekingslijnen mee (bv. 4)
  • ofwel zet u na de tegenboekingslijnen nog een aparte lijn met daarin een teken dat aangeeft dat er geen tegenboekingslijnen meer zullen volgen, bv. het woordje END.

Analytische verdeling

Indien de module analytisch actief is in het Venice dossier, dan kan u ook analytische informatie importeren. Analytische gegevens worden altijd ingelezen per tegenboekingslijn, dus na elke tegenboekingslijn kan dus een blok met analytische informatie voorkomen.

Er kunnen een variabel aantal analytische verdelingslijnen zijn, en dit in maximaal 2 dimensies (plaatsen en dragers). U moet Venice dus uitleggen hoeveel verdeellijnen er gaan volgen.

U heeft dezelfde 2 mogelijkheden om dit aan te geven als in het hoofdstuk hierboven.

Dit zijn de velden die zeker meegegeven moeten worden:

  • analytische rekening
  • bedrag (of percentage)

In het voorbeeld hieronder ziet u 2 tegenboekingslijnen (rekeningen 700 en 701) die elk analytisch verdeeld zijn (enkel op analytische plaats). via het stopwoord ENDACN geven we het einde aan van de analytische verdeellijnen.

700 ; 2500,00;opmerking
ASSEMBLY ; 60
OFFICE ; 20
STORAGE ; 20
ENDACN
701 ; 1300,00;opmerking
ASSEMBLY ; 50
OFFICE ; 10
STORAGE ; 25
PARKING ; 15
ENDACN

Tips

  • Gebruik steeds de internationale ISO codes waar mogelijk (bv. landcodes of munteenheden).
  • Niet alle velden die in dit artikel staan zijn strict noodzakelijk om een import te doen slagen. Om de lijst te zien van welke velden strict noodzakelijk zijn, kan u in de help van Venice via tabblad Index navigeren naar het artikel importeren, verkopen (Importeren technisch).

 

 Overzicht benodigde velden

Hieronder volgt een lijst van de velden die bij voorkeur aanwezig zijn in het exportbestand.

Klanten

unieke klantidentificatie (kan in Venice als klantnummer of alias geïmporteerd worden)
firmanaam
taal (Nld = Nederlands, Fra = Frans, Eng = Engels, Deu = Duits, ...)
juridische vorm
contactpersoon
e-mail adres
straat
gemeente
postcode
landcode (ISO code)
landnaam
telefoonnummer (vrije vorm)
ondernemingsnummer
btw plichtig (1 = ja, 0 = neen)

Hoofding

documenttype (0 = factuur, 1 = creditnota)
documentdatum (notatie: dd/mm/jjjj)
boekingsdatum (notatie: dd/mm/jjjj)
vervaldatum (notatie: dd/mm/jjjj)
opmerking
muntcode
marge (0 = nee, 1 = ja, optioneel veld: enkel als margeregeling van toepassing is)
koers (0 indien documentmunt = dossiermunt)
dagboek
documentnummer (optioneel, indien niet aanwezig nummert Venice zelf)
totaalbedrag document
aanschafwaarde (optioneel, enkel indien margeregeling actief is)
bedrag maatstaf 0%
bedrag maatstaf 6%
bedrag maatstaf 12%
bedrag maatstaf 21%
bedrag maatstaf medecontractant
bedrag maatstaf ic-goederen
bedrag maatstaf ic montage/afstand
bedrag maatstaf ic-diensten
bedrag maatstaf uitvoer
bedrag maatstaf buitenlandse btw
bedrag maatstaf financiële korting
bedrag maatstaf niet-onderworpen
bedrag verschuldigde btw
bedrag aftrekbare btw

Tegenboekingslijnen

  • ofwel op voorhand aangeven hoeveel tegenboekingslijnen er gaan volgen, ofwel op het einde afsluiten met een markeerveld EINDEDET
  • boekingslijnen op klant / btwrekeningen niet opgeven
tegenboekingsrekening
bedrag
opmerking detaillijn

Analytisch

  • 2 dimensies zijn mogelijk (kost en/of drager)
  • ofwel op voorhand aangeven hoeveel verdelingslijnen er zullen komen per tegenboekingslijn, ofwel op het einde van de verdelingslijn (per dimensie) afsluiten met een markeerveld EINDKOST / EINDDRAGER)
analytische code
bedrag of percentage