Maandelijks Archief: april 2014

Via de SDK betalingsinformatie opvragen uit Venice boekhouding

Hoe kan je via de SDK betalingsinformatie ophalen uit Venice? Via dit artikel proberen we hier een antwoord op te geven.

Allereerst is het nuttig om na te gaan welke informatie er precies gevraagd wordt. Als het volstaat om te weten als een factuur betaald is of niet, dan kan dit relatief eenvoudig opgevraagd worden. Moet u echter ook de datum van de betaling(en) weten, via welk document de afpunting gebeurde, dan wordt het een stuk ingewikkelder.

Sowieso handelt dit artikel over informatie die uit Venice boekhouding gehaald wordt, en niet uit Venice Facturatie & Stock of Venice Lite (de SDK is niet compatibel met Venice Lite). En als een factuur nog niet doorgeboekt werd naar de boekhouding, zal u er ook geen informatie over kunnen opvragen.

Enkel opvragen als een factuur betaald is of niet

Hierbij volstaat het om de property pIsTicked uit te lezen (uit het Purch object voor aankopen, uit het Sales object voor verkopen).

  • False = het document staat nog open (er kan wel al een gedeelte van betaald zijn, maar er is nog altijd een stuk dat openstaand is).
  • True = het document is volledig afgepunt

Als u in 1 oogopslag wil zien als er al een deelbetaling gedaan werd of niet, vraag dan de property pOpenDocC (open bedrag in documentmunt) op, en vergelijk met de waarde van pTotalDocC (totaal bedrag documentmunt). Een verschil tussen de waarde van beide properties betekent dat er al een gedeeltelijke betaling genoteerd werd. Pas als pOpenDocC de waarde 0 heeft, zal ook pIsTicked de waarde True krijgen.

Overgedragen documenten

Een document kan ook overgedragen zijn en in het nieuwe boekjaar afgepunt zijn.

Stel dat u een verkoopfactuur hebt die dateert uit 2013, en die overgedragen werd en pas in 2014 betaald werd. Dan zal u de waarde van pIsTicked (of de andere hierboven vermelde properties) van het document moeten opvragen in de context van het boekjaar 2014, en niet in de context van boekjaar 2013. Deze informatie wordt immers niet retroactief doorgegeven!

Hoe zoekt u op als een document overgedragen werd of niet? Dat doet u via de method Year::GetTrnStat

Stel dat u wil controleren tot en met welk aankoopdocument er reeds overgedragen werd, dan moet u als parameter ttSupl meegeven. Het resultaat is het systeemnummer van het meest recente aankoopdocument dat al overgedragen werd. Indien het systeemnummer van het aankoopdocument dat u onderzoekt (pSysNum) hoger is dan het systeemnummer dat u terugkrijgt via GetTrnStat, dan betekent dit dat u niet in recentere boekjaren moet zoeken, omdat het document nog niet overgedragen werd.

Gedetailleerde betalingsinformatie opvragen

De eerste methode laat u toe om een actuele stand van zaken te krijgen met betrekking tot uw aan- of verkopen. Ze laat echter niet toe om een overzicht te krijgen van wanneer, en in hoeveel keer een factuur vereffend werd. Hiervoor moeten we wat dieper ingaan op het afpunten van documenten via de SDK.

Het Entry object

De boekingslijnen van een willekeurig boekhoudkundig document worden in de SDK weergegeven via het Entry object.

Elke boekingslijn van een boekhouddocument kan dus als een Entry object opgevraagd worden. Specifieke voor het afpunten van aan- en verkoopdocumenten geldt dat het steeds op de eerste boekingslijn van dergelijk document is, dat de afpunting gebeurt (de eerste boekingslijn is de boeking op resp. leverancier of klant).

De eerste boekingslijn op vragen van een verkoopdocument doet u als volgt (in VB .Net):

If oEntry.SeekByDocNum(smEqual, btSales, "FAC", 17, 0) Then

Als het resultaat waar is, dan bestaat het document in de actieve boekjaarcontext. In het voorbeeld hierboven wordt er gezocht naar een verkoopdocument in dagboek FAC met documentnummer 17.

Als het document overgedragen werd (hogerop wordt beschreven hoe u dat kan nagaan), dan kan u ook van een overgedragen document het Entry object bepalen:

If oEntry.SeekByDocNumOrg(smEqual, btSales, "FAC", 2013, 17) Then

Hiermee zoekt u in het actieve boekjaar de eerste boekingslijn (in datzelfde boekjaar dus) van een document (documentnummer 17 in dagboek FAC) dat in een eerder boekjaar (in dit geval 2013) aangemaakt werd.

Eenmaal u een Entry object gevonden hebt, kan u het systeemnummer ervan opzoeken (pSysNum). Datzelfde systeemnummer kan u ook afbeelden in Venice zelf: u kan het via het werkblad Details (via tabblad Consultatie, groep Boekhouding) toevoegen via het kolommenbeheer.

Met dit object kan u nu aan de slag gaan.

Afpuntingen uitlezen via het Entry object

Er zijn 2 methodes die u kan toepassen op het Entry object:

Eerst moet u met GetLastTickInfo de meest recente afpunting opvragen uit dat boekjaar, en vervolgens kan u via GetPrevTickInfo-iteraties de eerdere afpuntingen opvragen uit dat boekjaar, totdat deze methode de waarde False terugkeert.

Zowel GetLastTickInfo als GetPrevTickInfo keert een array terug met de lijst van systeemnummers (die dus verwijzen naar afpuntboekingslijnen) waarmee het betrokken document afgepunt werd. U moet dus door deze array loopen. Per systeemnummer dat u terugkrijgt kan u dan opvragen over welk bedrag het ging (oEntry.pAmountDocC), via welk dagboek de afpunting gebeurde (oEntry.pBook), …

Overzicht

Om een volledig overzicht van de betalingen overheen de boekjaren te verkijgen, moet u dus het volgende doen:

  1. in het boekjaar waarin het document aangemaakt werd kijkt u eerst als er al een betaling genoteerd werd (pOpenDocC <> pTotalDocC)
  2. Zo ja, dan zoekt u de eerste boekingslijn op (SeekByDocNum) en vraagt u de afpuntingen op via GetLastTickinfo/GetPrevTickInfo
  3. Indien in stap 1 pOpenDocC 0 was, dan hoeft u niet meer te kijken in volgende boekjaren, aangezien het document in het oorspronkelijke boekjaar al volledig betaald was.
  4. indien in stap 1 er nog een openstaand saldo was, dan gaat u naar het volgende boekjaar, en zoekt u via SeekByDocNumOrg de boekingslijn voor dat document in dat volgende boekjaar.
  5. Vervolgens controleert u opnieuw via GetLastTickInfo/GetPrevTickInfo de afpuntingen in dit boekjaar.
  6. Als het openstaand saldo in dit boekjaar 0 was, dan hoeft u ook niet meer verder te zoeken. Als er nog steeds een openstaand saldo is, dan herhaalt u deze werkwijze verder totdat u uiteindelijk in het laatste boekjaar aangekomen bent.

 

Vragen?

Indien bepaalde zaken niet duidelijk zijn, laat dan gerust commentaar na, zodat we dit artikel kunnen aanvullen indien nodig.

Het boeken van BTW op bankkosten

Op uw rekeninguittreksels factureert uw financiële instelling u soms bepaalde verrichtingen, waarop bovendien ook BTW wordt aangerekend. Dit noemt men BTW op bankkosten. U kan deze BTW uiteraard terug aftrekken in uw boekhouding. Maar: bij het boeken van financiële verrichtingen is het niet toegelaten om rechtstreeks op de rekening aftrekbare BTW ( standaard 4110 ) te boeken. Hoe boekt u dan precies die BTW op bankkosten?

Hoe kan u dan wel correct de bankkosten en de btw op bankkosten boeken in Venice?

  • Creëer via tabblad Basisgegevens, groep Boekhouding, Rekeningen, Algemene rekeningen een btw-rekening, speciaal voor btw op bankkosten. Dit houdt in dat u als BTW-groep 30 ( Aftrekbare btw op bankkosten) kiest voor deze rekening. U kan niet boeken op rekeningen van aftrekbare btw bij financiële verrichtingen, maar op rekeningen van groep 30 zal u wel kunnen boeken. Werkt u met het standaard rekeningstelsel, dan bestaat deze rekening al ( rekening 4113 ).

btw op bankkosten

  • Boek bij de ingave van het rekeninguittreksel de bankkosten op de hiervoor bestemde rekening : Dit is een kostenrekening met als type ‘bankkosten’ en als btw-groep 2.

bankkosten

  • Bij de afdruk van de BTW-aangifte zal de boeking die u deed op de rekening bestemd voor bankkosten worden opgenomen in het vak 82 van de BTW-aangifte. De btw op bankkosten zal opgenomen worden in vak 59.
  • Op de bijlage van de btw-aangifte van de betrokken periode (Commentaar bij de btw-aangifte van..) zal het aandeel van de btw op bankkosten in vak 59 vermeld worden.

toelichting

Boekhouden zonder BTW

Bepaalde boekhoudingen worden gevoerd, zonder dat er ook maar sprake is van enige BTW-verwerking. Dit fenomeen doet zich bv. voor bij bepaalde types VZW’s. Zij moeten geen BTW-aangifte indienen, maar kunnen dus ook geen BTW recupereren of aanrekenen. Bijgevolg zijn alle handelingen die verband houden met BTW-berekening in Venice volledig overbodig. Kan ervoor gezorgd worden dat de gebruiker dan ook niet met deze BTW-handelingen wordt geconfronteerd?

Dit kan inderdaad, en zelfs op een heel gemakkelijke manier. Hoe gaat u tewerk?
U creëert een nieuw dossier, en kiest voor tabblad Basisgegegens, groep Algemeen, Instellingen, Parameters. Bij BoekhoudingBasisoptieParameters, tab Andere plaatst u de parameter Frequentie – BTW-aangifte op Geen.

Frequentie

Verander echter niets aan de BTW-tarieven zelf. Heeft u ze later toch nog nodig, dan volstaat het om enkel de frequentie van de BTW-aangifte terug aan te passen.

Bij tabblad Basisgegevens, groep Algemeen, Instellingen, Firmagegevens, waar u de gegevens van de eigen firma bijhoudt, noteert u als ondernemingsnummer “BE -” (BE staat voor het land waarin uw firma gevestigd is).

Bij de aanmaak van klanten en leveranciers geeft u als standaard maatstaf van heffing overal Niet-Onderworpen op. U kan er trouwens voor zorgen dat deze waarde steeds al automatisch wordt voorgesteld, door in het werkblad van klanten en/of leveranciers te kiezen voor Venice-knop, InstellingenStandaard waardesGlobaal , en de maatstaf Niet-onderworpen hier al als standaard voor te stellen maatstaf in te vullen.

NietOnderworpen

Bij het boeken van aankopen en verkopen staan de verschillende maatstaven en de BTW-rekeningen wel nog op het scherm (dit kan niet vermeden worden), maar u kan ze gewoon overslaan door, bv. na ingave van het totaal bedrag, met [Ctrl+G] meteen naar de tegenboekingslijnen te gaan.

Tijdens het verdere gebruik van de software zal u ook nergens geconfronteerd worden met meldingen over BTW-periodes of BTW-afsluitingen.

Een balans exporteren naar Excel

We krijgen regelmatig de vraag op de helpdesk om een balans uit Venice te exporteren naar Excel.

In dit artikel lijsten we de mogelijkheden even op.

Kopiëren van een werkblad

Een werkblad in Venice ziet er uit als een excel werkblad, een rooster met rijen en kolommen. Het is heel eenvoudig om een werkblad te kopiëren van Venice naar Excel:

Het werkblad Maandsaldo’s vindt u terug via tabblad Consultatie, groep BoekhoudingMaandsaldo’s.

Dit werkblad toont een overzicht van alle boekhoudkundige rekeningen en hun saldo. Het is dus in feite de balans in de vorm van een werkblad. U kan zelf instellen welke saldo’s u in het werkblad precies ziet staan, via het kolommenbeheer.

Het kolommenbeheer activeert u in dit werkblad via tab Bewerken, groep KolommenBeheren.

maandsaldo

Hier kan u kiezen als het volstaat om het actuele saldo aan het werkblad toe te voegen (het veld Saldo boekjaar 2014 uit de tabel Saldo), of als u ook de gegevens per maand wil (u kan het saldo per individuele maand toevoegen, en ook het debet- of credit-saldo). Het volstaat om het gewenste veld in de linkse kolom aan te klikken, en met de pijljtjes toetsen naar de rechtse kolom te verplaatsen.

Klik op de OK knop als u de gewenste velden toegevoegd hebt.

Opgelet: Standaard worden ook totalisatierekeningen getoond, dat zijn rekeningen waarop de onderliggende rekeningen samengeteld worden. Bv. als de prefixrekening voor klanten 400 was, dan wordt ook de rekening 400 getoond met het saldo van alle klanten, maar ook de individuele klantenrekeningen worden getoond. Sommige cijfers worden dus dubbel opgeteld. Idem voor de prefixrekeningen van de financiële dagboeken, en de rekeningen 1 2 3 4 5 6 7 8 en 9.

Om deze er uit te filteren, kan u in het werkblad maandsaldo’s een filter toevoegen. Dat doet u door  :

  • de actuele selectie aan te passen (Druk op Ctrl-Q)
  • Filter: Actief aan te vinken
  • Klik op het eerste (ster)ikoontje rechts – Vul het dialoogvenster als volgt in (@BAL.TotalAccount == 0):

geentotalisatie

  •  Klik op OK om het dialoogvenster te verlaten

Het volstaat nu om met de muis de gewenste cellen te selecteren, op Ctrl-C te drukken, Excel te openen en in een leeg werkblad op Ctrl-V te drukken. Als u meteen het volledige werkblad wil selecteren, klik dan met de muis in de cel links van de eerste kolomtitel:

maandsaldo2

U kan deze werkwijze natuurlijk gebruiken om elk werkblad van Venice naar Excel te kopiëren (klanten, artikels, …)

Als u gegevens in de omgekeerde richting wil kopiëren, namelijk van Excel naar Venice, dan kan dit ook, u kan de instructies hier nalezen.

 Afdrukken naar een tekstbestand en dit vervolgens importeren in Excel

Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van de standaard rapporten van Venice. Via tabblad Rapporten boekhouding, groep Balansen, Proef en saldi balans kan u een balans afdrukken naar een tekstbestand. In het volgende scherm kan u de balans al wat verder instellen (vb. selectie van rekeningen, of over een bepaalde periode).

proefensaldi-rapport

Als de instellingen naar wens zijn, klikt u op de knop Afdrukken.

In het volgende scherm kiest u Afdruk naar bestand, en geeft u daar het bestand op waarnaar u wil afdrukken. Let er op dat u het bestand de extensie .txt meegeeft!

afdrukinstellingen-balans

Als u dit rapport zonder aanpassing zou afdrukken, dan zal u vaststellen dat het tekstbestand veel overtollige teksten bevat, en dat de indeling nog niet meteen toelaat om een leesbare balans in Excel te bekomen. Daarom is het aangeraden om de layout aan te pasen via de Venice Layouteditor.

Eenmaal u een layout gemaakt hebt (of laten maken) die enkel die velden bevat die u nodig hebt in Excel, drukt u af door op de OK knop te klikken.

Op de aangegeven plaats op uw schijf wordt het tekstbestand met de balansgegevens aangemaakt.

Vervolgens kan u dit importeren in Excel.

Om in Excel een tekstbestand te importeren gaat u als volgt  te werk:

Start Excel op, en kies tabblad Gegevens, groep Externe gegevens ophalenVan tekst.

excel-import1

Vervolgens selecteert u het tekstbestand dat u in Venice aangemaakt had en kllikt u op de knop Importeren.

verkenner-balans

In het volgende scherm zal u dan (maar dit hangt een beetje af van hoe u de layout precies aangemaakt hebt) moeten kiezen voor Gescheiden, en op Volgende klikken.

import-stap1

en in het volgende scherm zal u dan het scheidingsteken moeten instellen (in dit voorbeeld de puntkomma):

import-stap2

Daarna kan u eventueel klikken op de knop Volgende als u elk veld nog apart wil instellen (als een tekstveld, datumveld, …), of als u tevreden bent met het resultaat in het voorbeeldscherm, dan kan u meteen op Voltooien klikken om het importeren af te ronden.

Nihil klantenlisting

Indien het gaat om een nihil klantenlisting, dan wordt er bij het afsluiten van de klantenlisting voor de betreffende periode geen XML-bestand aangemaakt. Een nihil listing dient gerapporteerd te worden op de afdruk van de BTW-aangifte: Nihillisting

Opdat Klantenlisting nihil zou aangevinkt zijn op de afdruk van de BTW-aangifte is het essentieel dat de Klantenlisting reeds is afgesloten op het ogenblik dat u de afdruk van de BTW-aangifte maakt. Volgende voorbeelden maken dit duidelijk:

Voorbeeld 1: kwartaalaangifte BTW, klantenlisting 2013 wordt afgesloten op het ogenblik dat eerste 3 kwartalen van 2013 reeds zijn afgesloten. Klantenlisting nihil zal aangevinkt zijn op de afdruk van het 4e kwartaal 2013 van de BTW-aangifte. Klantenlisting nihil wordt dan niet meer aangevinkt op de afdruk van het 1e kwartaal van 2014.

Voorbeeld 2: kwartaalaangifte BTW, klantenlisting 2013 wordt afgesloten op het ogenblik dat alle kwartalen van 2013 reeds zijn afgesloten. Klantenlisting nihil zal aangevinkt zijn op de afdruk van het 1e kwartaal 2014 van de BTW-aangifte.

Voorbeeld 3: maandaangifte BTW, klantenlisting 2013 wordt afgesloten op het ogenblik dat eerste 11 maanden van 2013 reeds zijn afgesloten. Klantenlisting nihil zal aangevinkt zijn op de afdruk van de 12e maand 2013 van de BTW-aangifte. Klantenlisting nihil wordt dan niet meer aangevinkt op de afdruk van de 1e, 2e of 3e maand van 2014.

Voorbeeld 4: maandaangifte BTW, klantenlisting 2013 wordt afgesloten op het ogenblik dat eerste 2 maanden van 2014 reeds zijn afgesloten. Klantenlisting nihil zal aangevinkt zijn op de afdruk van de 3 maand 2014 van de BTW-aangifte.