Maandelijks Archief: mei 2014

Is er een link tussen Venice en Isabel?

1.Versturen van betaalbestanden

Indien u over de optie Elektronisch betalen beschikt, dan kan u vanuit Venice betaalbestanden (xml-formaat) aanmaken die u vervolgens via Isabel kan versturen.

Indien bij uw Isabel abonnement de optie Isabel Go is geactiveerd, dan gaat de integratie met Venice nog verder.
In het menu van Venice krijgt u dan de Isabel 6-knop te zien.

isabel6

Wanneer u op deze knop klikt, dan kan u de betaalbestanden die u zopas hebt aangemaakt met Venice, automatisch versturen naar de Isabel 6-server.

2. Ophalen van Coda bestanden

isabel

Indien u ook ingetekend hebt op de optie Downloaden bankbestanden bij Isabel, dan kan u rechtstreeks vanuit Venice de coda bestanden die zich op de Isabel 6-server bevinden, downloaden. In de module Importeren Coda die u kan terugvinden onder de module Financieel in Venice, krijgt u dan een extra tabblad Isabel 6.

coda

Wenst u meer info over de link met Isabel contacteer dan de commerciële dienst via info.venice@unit4.com. Beschikt u reeds over de optie Betalingen en over IsabelGo en hebt u nog vragen, contacteer dan de helpdesk via support.venice@unit4.com.

 

Koppeling tussen Venice en Sofisk

Indien u met Venice werkt, en ook met Sofisk, dan heeft u gegevens uit de proef- en saldibalans van Venice nodig om deze in Sofisk te kunnen verwerken. In plaats van deze gegevens manueel opnieuw in te voeren in Sofisk, is het handig als u deze gegevens automatisch zou kunnen invoeren. Dit kan via een aangepaste afdruklayout. Deze afdruklayout kan u via de helpdesk bestellen.

Standaard bestaat in Venice boekhouding al de functionaliteit om de proef- en saldibalans naar een tekstbestand af te drukken. Om deze file te kunnen inlezen in Sofisk, dient deze file echter aan een aantal specifieke voorwaarden te voldoen.

Nadat u de afdruklayout ontvangen hebt, en per onze instructies in de juiste map geplaatst hebt, gaat u als volgt te werk:

Kies in het hoofdmenu tab Rapporten boekhouding, groep Balansen, Proef- en Saldibalans. Maak de gewenste selectie.

Het is belangrijk dat u via het tabblad Parameters alle prefix-rekeningen totaliseert. U moet ook de 0-saldo’s opnemen, totaliseren op 0 niveau’s en het voorblad met de selectieparameters niet afdrukt.

proefsaldi-afdruk

proefsaldi-params

Nadat u deze parameters goed ingesteld hebt, klikt u op de knop Afdrukken. U komt nu in het scherm met de afdrukinstellingen terecht. Hier kiest u de Sofisk layout.

Kies om af te drukken naar tekstbestand, en geef de gewenste naam op. Klik vervolgens op de knop Opties, en vul deze in als volgt:

sofisk-instellingen

De laatst gebruikte afdrukinstellingen worden per gebruiker onthouden, u dient deze dus maar één maal in te stellen.

Maak het bestand aan in de opgegeven directory en geef het bestand als naam xxxxxxxx.syy (waarbij xxxxxxxx de dossiernaam is en yy het boekjaar waarop de balans betrekking heeft).

U kan nu het aangemaakte bestand importeren in Sofisk.

 

 

Koppeling tussen Venice Boekhouding en First ( Jaarrekeningspakket )

U werkt met Venice Boekhouding en ook met het jaarrekeningpakket First. U kan de gegevens vanuit Venice automatisch inlezen in First op basis van de gegevens van de proef- en saldibalans door een afdruk te maken van deze proef- en saldibalans met een aangepaste layout.

Standaard bestaat in Venice boekhouding de functionaliteit om de proef- en saldibalans naar een tekstbestand (.txt-file ) af te drukken. Om dit tekstbestand te kunnen inlezen in First, dient dit bestand aan een aantal specifieke voorwaarden te voldoen.

Het bestand moet de volgende structuur hebben:

Rekeningnummer – Omschrijving – Debetsaldo – Creditsaldo 

Waarbij de gegevens [tab]-delimited zijn. Er wordt een decimaal teken gebruikt. Het debetsaldo en creditsaldo hebben geen teken mee. De aangepaste lay-out voor het aanmaken van het geschikte tekstbestand voor het jaarrekeningpakket First kan u bij de UNIT4 C-Logic helpdesk bestellen.

Na installatie van de aangepaste layout, gaat u als volgt te werk:

  • Selecteer in het Venice Hoofdmenu de tab Rapporten boekhouding, groep Balansen, Proef- en saldibalansProef- en saldibalans. Maak de gewenste selecties, en kies voor Afdrukken. U komt nu in het scherm met de afdrukinstellingen terecht. Kies voor Afdruk naar bestand (.txt ) en klik vervolgens op Opties:

TypeAfdruk

  • Als decimaalteken geeft u een komma op, en als scheidingsteken selecteert u [tab]. Zorg er ook voor dat Laatste nieuwe regel onderdrukken geselecteerd is. De overige opties mag u afzetten.

Instellingen

 

  • De laatst gebruikte instellingen voor de formaat-opties worden steeds voor elke gebruiker onthouden, dus normaal gezien dient u deze zaken maar één maal in te stellen.
  • Kies vervolgens de juiste lay-out: als lay-out opteert u voor First.
  • De file wordt aangemaakt.

Voor meer informatie over het jaarrekeningspakket First richt u zich best tot Intersentia. Een offerte voor de lay-outs voor de link met First kan u aanvragen bij de helpdesk van UNIT4 C-Logic via e-mail ( support.venice@unit4.com ). U kan de lay-outs natuurlijk ook meteen bestellen. U kan ook steeds uw UNIT4 C-Logic verdeler contacteren voor meer informatie.

 

 

Het grootboek exporteren naar excel

We krijgen regelmatig de vraag op de helpdesk om het grootboek vanuit Venice te exporteren naar Excel. In dit artikel lijsten we de mogelijkheden hiervoor even op:

Kopiëren van een werkblad

Een werkblad in Venice ziet er uit als een excel werkblad, een rooster met rijen en kolommen. Het is heel eenvoudig om een werkblad te kopiëren van Venice naar Excel:

Het werkblad Details vindt u terug via tabblad Consultatie, groep BoekhoudingDetails, Details boekhouding. Dit werkblad toont een overzicht van alle boekingslijnen. Het is dus in feite het grootboek in de vorm van een werkblad.

U kan zelf instellen welke kolommen u in het werkblad Details precies ziet staan, via het kolommenbeheer. Het kolommenbeheer activeert u in dit werkblad via tab Bewerken, groep KolommenBeheren.

Historiek

Klik op de OK knop als u de gewenste velden toegevoegd hebt.

Het volstaat nu om met de muis de gewenste cellen te selecteren, op Ctrl-C te drukken, Excel te openen en in een leeg werkblad op Ctrl-V te drukken. Als u meteen het volledige werkblad wil selecteren, klik dan met de muis in de cel links van de eerste kolomtitel:

Details

U kan deze werkwijze natuurlijk gebruiken om elk werkblad van Venice naar Excel te kopiëren (klanten, artikels, …)

Als u gegevens in de omgekeerde richting wil kopiëren, namelijk van Excel naar Venice, dan kan dit ook, u kan de instructies hier nalezen.

 Afdrukken naar een tekstbestand en dit vervolgens importeren in Excel

Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van de standaard rapporten van Venice. Via tabblad Rapporten boekhouding, groep DetailsGrootboek – Grootboek kan u het grootboek afdrukken naar een tekstbestand. In het volgende scherm kan u het grootboek al wat verder instellen (bv. selectie van rekeningen, periode of type boekingen).

Grootboek

Als de instellingen naar wens zijn, klikt u op de knop Afdrukken.

In het volgende scherm kiest u Afdruk naar bestand, en geeft u daar het bestand op waarnaar u wil afdrukken. Let er op dat u het bestand de extensie .txt meegeeft!

Grootboek

Als u dit rapport zonder aanpassing zou afdrukken, dan zal u vaststellen dat het tekstbestand veel overtollige teksten bevat, en dat de indeling nog niet meteen toelaat om een leesbaar grootboek in Excel te bekomen. Daarom is het aangeraden om de layout aan te pasen via de Venice Layouteditor.

Eenmaal u een layout gemaakt hebt (of laten maken) die enkel die velden bevat die u nodig hebt in Excel, drukt u af door op de OK knop te klikken.

Op de aangegeven plaats op uw schijf wordt het tekstbestand met de grootboekgegevens aangemaakt.

Vervolgens kan u dit importeren in Excel.

Om in Excel een tekstbestand te importeren gaat u als volgt  te werk:

Start Excel op, en kies tabblad Gegevens, groep Externe gegevens ophalenVan tekst.

excel-import1

Vervolgens selecteert u het tekstbestand dat u in Venice aangemaakt had en klikt u op de knop Importeren.

Openen

In het volgende scherm zal u dan (maar dit hangt een beetje af van hoe u de layout precies aangemaakt hebt) moeten kiezen voor Gescheiden, en op Volgende klikken.

import-stap1

en in het volgende scherm zal u dan het scheidingsteken moeten instellen (in dit voorbeeld de puntkomma):

Wizard

Daarna kan u eventueel klikken op de knop Volgende als u elk veld nog apart wil instellen (als een tekstveld, datumveld, …), of als u tevreden bent met het resultaat in het voorbeeldscherm, dan kan u meteen op Voltooien klikken om het importeren af te ronden.