Maandelijks Archief: december 2014

Hoe wijzigt u de eigenschappen voor een e-mailbericht van een document?

Vanuit het afdrukvoorbeeld op het scherm kan u een e-mailbericht opstellen dat pagina’s bevat van het af te drukken document. Via de eigenschappen voor een e-mailbericht geeft u aan welke tekst in het e-mailbericht moet worden opgenomen, welke titel het bericht moet krijgen, of welke naam de bijlage moet hebben.

1. Het oproepen van de eigenschappen voor een e-mailbericht van een document

U roept de lay-out van het af te drukken document op ( vanuit het scherm Afdrukinstellingen kan u klikken op de knop Wijzigen onder de rubriek Lay-out, of u start de lay-out editor op vanuit het Venice Hoofdmenu, tab Beheer, groep Dossier of Hoofdniveau )

In de lay-out editor ( tabblad Start, groep Lay-out ) klikt u op Eigenschappen.

In het scherm Documenteigenschappen kiest u vervolgens het tabblad Bericht.

Documenteigenschappen

2. Specifieke tekst voor deze lay-out

Vanuit de documenteigenschappen kiest u het tabblad Tekst, en vinkt u het veld Specifieke tekst voor deze lay-out aan. Voor elke taal van de lay-out geeft u de tekst voor een e-mailbericht op. Via de knop ernaast start een dialoogvenster op waar langere omschrijvingen overzichtelijker kunnen worden ingegeven en waar u ook velden kunt toevoegen.

Specifieketekst

Specifieketekst2

 3. Specifieke titel voor deze lay-out

Vanuit de documenteigenschappen kiest u het tabblad Titel, en vinkt u het veld Specifieke titel voor deze lay-out aan. Voor elke taal van de lay-out geeft u de titel voor een e-mailbericht op. Via de knop ernaast start een dialoogvenster op waar langere omschrijvingen overzichtelijker kunnen worden ingegeven en waar u ook velden kunt toevoegen.

Specifieketitel

Specifieketitel2

 

4. Specifieke naam als bijlage voor deze lay-out

Vanuit de documenteigenschappen kiest u het tabblad Bijlage, en vinkt u het veld Specifieke naam als bijlage voor deze lay-out aan. Voor elke taal van de lay-out geeft u de naam voor de bijlage van een e-mailbericht op. Via de knop ernaast start een dialoogvenster op waar langere omschrijvingen overzichtelijker kunnen worden ingegeven en waar u ook velden kunt toevoegen.

Specifiekebijlage

 

Specifiekebijlage2

Facturen opmaken voor elektronische diensten aan niet btw-plichtigen uit andere lidstaten (MOSS)

Vanaf 01/01/2015 moeten Belgische bedrijven die elektronische diensten, telecommunicatiediensten of radio- en televisieomroepdiensten verlenen aan niet btw-plichtigen (bijvoorbeeld particulieren of overheidsbedrijven) in een andere lidstaat van de Europese unie het btw-tarief toepassen van de lidstaat waar de dienst verleend wordt. Deze diensten dienen dan via het Mini One Stop Shop (MOSS) portaal aangegeven te worden.

In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe u kan te werk gaan om in Venice Facturatie & stock facturen op te maken met buitenlandse btw.

Stap 1 De buitenlandse btw-tarieven definiëren

Via Basisgegevens – Instellingen – Parameters – Facturatie – Basisoptie – Buitenlandse Btw-tarieven kan u per lidstaat de geldende Btw-tarieven ingeven.

moss1

 

Opmerking: in versie 9.61 kan u momenteel maximaal 10 reeksen van buitenlandse btw-tarieven definiëren. In versie 9.70 die in januari 2015 beschikbaar zal zijn, zal u 30 reeksen kunnen definiëren. Op die manier zal u voor elke lidstaat de tarieven kunnen definiëren.

Per lidstaat waar u dergelijke diensten verleent, maakt u een lijn aan.

Bij Land noteert u de ISO-landcode. U kan deze selecteren via de zoeklijst die u naast het veld kan oproepen via Ctrl+F6.

Vervolgens geeft u de verschillende BTW-tarieven (van klein naar groot) in die geldig zijn in de betrokken lidstaat. Tenslotte geeft u per lidstaat een grootboekrekening op waarop de verschuldigde btw in de betrokken lidstaat dient geboekt te worden bij het doorboeken van de facturen naar Venice boekhouding.  Zie stap 2.

Stap 2 Aanmaak van een btw-rekening voor buitenlandse verschuldigde btw per lidstaat

Via Basisgegevens – Boekhouding – Rekeningen kan u per lidstaat een btw-rekening aanmaken voor de verschuldigde btw in die lidstaat.  Het is belangrijk dat deze rekening de juiste eigenschappen heeft.

  • Het type van de rekening moet Buitenlandse btw zijn.
  • De btw-groep dient  te zijn.

Onderstaand een voorbeeld van de  rekening die we zullen gebruiken voor  de btw die we verschuldigd zijn in Frankrijk.

moss2

Stap 3 In de betrokken artikelfiches dient u voor elke lidstaat het correcte btw-tarief op te geven.

Start een artikelfiche op.

Ga naar de tab BTW

Onder de Belgische tarieven vindt u een sectie Buitenland waar u per lidstaat het btw-tarief kan opgeven.

Tevens dient u de IC-code op IC-diensten te plaatsen.

moss3

Stap 4 Bij alle klanten uit andere lidstaten waar u diensten verleent, dient u het btw-stelsel correct in te stellen.

In alle klantenfiches van klanten waar u dergelijke diensten levert, geeft u best het correcte btw-stelsel op in de fiche. Als btw-stelsel kiest u ‘Europese unie + BTW’.

Wijzig de klantenfiche en ga naar de tab Facturatie.

Bij BTW-stelsel  kiest u Europese unie + BTW.

moss4

 

Stap 5 De facturen opmaken.

Wanneer we nu een factuur opmaken voor het leveren van dergelijke diensten aan een klant uit een andere lidstaat, dan wordt automatisch het juiste btw-stelsel gekozen.  Tevens wordt op de artikellijn ook het correcte buitenlandse btw-tarief gekozen.

moss5

Stap 6 De factuur doorboeken

Wanneer we de factuur doorboeken naar de boekhouding en vervolgens het document bekijken, dan bemerken we dat

1. het belastbare bedrag in vak 47 van de aangifte zal terechtkomen.

2. de btw wordt geboekt op de maatstaf Buitenlandse btw en wordt tegengeboekt op de rekening voor buitenlandse btw die we in de parameters van de facturatie opgaven.

moss6

 

 

Opmerkingen:

  • De wetswijziging in verband met het leveren van elektronische diensten aan niet btw-plichtigen uit andere lidstaten treedt in voege vanaf 01/01/2015.
  • De eerste indiening van de aangiften en eerste betalingen voor het eerste kwartaal van 2015 dienen uiterlijk op 20 april 2015 te gebeuren.

 

 

 

Een voorschot betalen op de verschuldigde btw voor de verrichtingen van de maand december

 

Indien u btw-belastingplichtige bent en u dient maandaangiften in, dan moet u in de maand december een voorschot betalen op de btw over uw verrichtingen van de maand december.

Om het bedrag van dat voorschot te bepalen, heeft u de keuze tussen de volgende twee manieren:

  • U berekent de effectief verschuldigde btw voor de handelingen verricht van 1 tot en met 20 december. In dat geval moet u het rooster 91 invullen in uw maandaangifte voor de handelingen van december  die u ten laatste op 20 januari van het daaropvolgende jaar moet indienen.
  • U herneemt hetzelfde bedrag als de verschuldigde btw voor de handelingen van de maand november.

Wanneer u de maandaangifte voor de verrichtingen van de maand november afdrukt en u drukt eveneens de bijlage Inlichtingen en waarschuwingen af, dan zal u er op attent gemaakt worden dat u een voorschot dient te betalen.  U krijgt dan een melding zoals onderstaande:

btw voorschot 1

Hoe gaat u te werk indien u de eerste methode wenst te toe te passen?

1. Berekenen van de verschuldigde btw op basis van de handelingen van 1 tot 20 december

Druk het fiscaal verkoopboek af voor de periode van 1 tot 20 december. U doet dit via Rapporten boekhouding – Documenten – Fiscale boeken. Bij Periode geeft u ‘van 01/12/xx’ tot ’20/12/xx in’.

btw voorschot 2

Op het einde van de afdruk van dit rapport krijgt u een overzicht met de bedragen die in de verschillende vakken zouden genoteerd worden op basis van de verrichtingen van de gekozen periode. Noteer het bedrag voor vak 54.

btw voorschot 3

2. Invullen van vak 91 op de aangifte voor de verrichtingen van de maand december

Wanneer u de aangifte voor de maand december produceert, vinkt u bij Voorschot de optie Handelingen 1-20 december aan en noteert u in het ingaveveld ernaast het bedrag van de verschuldigde btw dat u zopas noteerde.

btw voorschot 4

Uw facturen versturen per e-mail: MAPI of SMTP

Met de module eDocumenten van Venice kan u uw facturen automatisch mailen naar uw klanten. Venice biedt u hierbij 2 (technische) keuzes: SMTP en MAPI.

Aangezien we best wat vragen binnenkrijgen hierover, willen we via dit artikel wat dieper ingaan op dit onderwerp.

Wat is MAPI?

Mapi is de afkorting van Message Application Programming Interface.

In mensentaal wil dit zeggen: een manier om een extern programma (bv. Venice) een e-mail te laten versturen door middel van een e-mail programma dat reeds op uw pc geïnstalleerd staat (bv. Outlook, of Thunderbird).

Niet alle e-mailprogramma’s zijn MAPI-compatibel. E-mail programma’s die dit wel zijn, geven dit automatisch door aan Windows. Zo kan Venice automatisch detecteren als er zo’n programma op de pc aanwezig is, en er gebruik van maken.

Enkele e-mailprogramma’s die MAPI-compatibel zijn, zijn Outlook en Thunderbird.  Aangezien Venice een 32-bits programma is, moeten deze e-mail programma’s ook als een 32-bits versie geïnstalleerd zijn, anders zal het niet werken.

Hoe werkt het in Venice?

Eerst en vooral moet u nagaan als Venice een MAPI compatibel programma gedetecteerd heeft op uw pc. Dat doet u door in het hoofdmenu van Venice op de Venice-knop te klikken, en dan Instellingen, Werkstation te kiezen.

werkstation-mapi

Als u de gegevens in dit zwarte kader niet terugvindt op uw pc, dan betekent dit dat Venice geen compatibel e-mailprogramma aangetroffen heeft op uw pc. U zal er dan ofwel één moeten installeren, ofwel opteren voor het versturen van uw facturen via SMTP (zie verder in dit artikel).

Als u deze keuze mogelijkheid wel aantreft, dan hebt u nog de mogelijkheid tussen MAPI en Outlook: In dat geval kiest u best voor Outlook, aangezien Venice in combinatie met Outlook nog wat extra mogelijkheden biedt. Het belangrijkste hiervan is de mogelijkheid om e-mails met HTML-opmaak te versturen.

Dt betekent dat u uw e-mails aantrekkelijker kan maken, door gebruik te maken van tekst die in het vet staat, onderlijning, kleuren, en andere opmaak die de HTML-standaard u biedt.

Daarna moet u de module eDocumenten nog als volgt configureren om gebruik te maken van MAPI:

edoc-mapi

Als u tenslotte ook nog uw facturen met HTML-opmaak wil versturen, moet u dit ook nog opgeven in hetzelfde dialoogvenster:

edoc-html

 

Als u vervolgens uw facturen exporteert vanuit Venice, dan zal er per te versturen factuur automatisch een e-mailbericht aangemaakt en verzondern worden. U merkt hier niets van, behalve dat  u in uw map Verzonden items deze mails zal terugvinden.

Indien u gekozen had voor MAPI in plaats van Outlook, zal u per e-mail die verzonden wordt deze waarschuwing krijgen:

mapi-waarschuwing

Dit is een beveiligingsfeature van Windows, om te vermijden dat spamsoftware zonder uw medeweten spam e-mails zou versturen via uw pc.

U kan hier nalezen hoe u deze melding kan vermijden.

Wat is SMTP?

SMTP is de afkorting van Simple Mail Transfer Protocol. Dit is het onderliggende systeem waarmee mails over internet heen en weer kunnen gestuurd worden.

De e-mails die u verzendt, worden via uw internet provider’s smtp server in een wachtrij geplaatst, en netjes afgeleverd aan de smtp-server van de internet provider van uw bestemmeling. Alles gebeurt volledig in de achtergrond.

Elke internet provider biedt zijn klanten een smtp server aan. In uw e-mail programma moet dit immers ingesteld worden, zodat uw e-mails ook effectief kunnen verzonden worden.

Als u een bedrijfs e-mail adres hebt, dan hangt het er van af als uw IT-verantwoordelijke de smtp toegang voor u mogelijk gemaakt heeft of niet. U zal dat moeten navragen.

Hoe werkt het in Venice?

Als u uw facturen via SMTP wil versturen, dan moet u dit aangeven in het configuratiescherm van de module eDocumenten:

edoc-smtp

 

Bij adres moet u het ip-adres (of de computernaam) van de SMTP-server ingeven. Bij poort het poortnummer waarop de server luistert. Meestal is dit poort 25 of 587.

U kan eveneens opgeven als u een beveiligde verbinding (TLS of SSL) wil gebruiken of niet.

Sommige SMTP servers vereisen een beveiligde verbinding, andere niet. Het is ook mogelijk dat afhankelijk van het type van beveiliging, er een andere poort moet opgegeven worden.

Soms moet u zich ook eerst aanmelden op een SMTP-server vooraleer het toegelaten is om een e-mail te versturen via deze weg. In dat geval moet u dit ook in dit dialoogvenster opgeven:

edoc-aanmelden

 

Meestal zal u dan uw e-mail adres moeten opgeven als gebruikersnaam, en uw bijhorend wachtwoord.

Als u de facturen via SMTP verstuurt, dan ziet u hier geen enkel spoor van in uw e-mal programma. Om toch bij te kunnen houden wanneer u uw facturen gemaild hebt, raden we u aan om uw eigen e-mailadres in het Bcc: veld in te geven.

Bcc: staat voor Blind Carbon Copy, en betekent dat een kopie van de verstuurde factuur ook naar dit e-mailadres verstuurd wordt, zonder dat de bestemmeling dit kan zien (vandaar de ‘blind’ carbon copy).

edoc-bcc

 

Standaard instellingen voor Gmail, Outlook.com en Office 365

Als u Gmail gebruikt, dan vindt u hier de correcte instellingen.

Als u een gratis Microsoft email account gebruikt (bv. xxx@outlook.com of een hotmail account)

POP: Incoming mail server: pop-mail.outlook.com, poort 995, encryptie: SSL
IMAP Incoming mail server: imap-mail.outlook.com, poort 993, encryptie: SSL
SMTP outgoing mail server: smtp-mail.outlook.com, poort 587, encryptie: auto
Activeer : My outgoing server (SMTP) requires authentication +  use same settings as my incoming mail server

Als u Office 365 gebruikt:

POP: Incoming mail server: outlook.office365.com, poort 995, encryptie: SSL
IMAP Incoming mail server: outlook.office365.com, poort 993, encryptie: SSL
SMTP outgoing mail server: smtp.office365.com poort 587, encryptie: auto
Activeer : My outgoing server (SMTP) requires authentication +  use same settings as my incoming mail server

Het verschil tussen POP en IMAP:

Bij een POP-account wordt de inkomende mail van de server van uw email provider gedownload en in een lokaal bestand op uw pc gezet. (Afhankelijk van de instellingen, wordt de mail dan op de server van de mail provider ook verwijderd, of blijft hij daar nog staan).

Bij een IMAP-account wordt de folder structuur van uw mailbox gesynchroniseerd naar een lokaal bestand. De bewerkingen die u doet met de mails worden steeds in de 2 richtingen gesynchroniseerd. Als u dus via uw lokale email programma een mail verstuurt, dan wordt deze naar de map 'Verzonden items' op de server gekopieerd. Als u uw mailbox consulteert via de webmail, dan zou u daar dus ook die mail zien staan. 

Met een POP-account is het zo dat als u een mail lokaal verstuurt, dan zal deze mail via webmail niet terug te vinden zijn.

Link met HannaH (ID-Soft)

Om vanuit Hannah een budgetplan te kunnen toetsen aan de reële situatie, is informatie uit Venice Boekhouding nodig. Hiervoor verwacht ID-Soft een overzicht van alle boekingen, die gebeurd zijn op rekeningen 60 tot en met 75.

Via een aangepaste lay-out van het grootboek kan u in Venice Boekhouding een dergelijk bestand aanleveren. Vanuit het Venice Hoofdmenu selecteert u het tabblad Rapporten boekhouding, groep Details, Grootboek, Grootboek. In het tabblad Afdrukken dient u de parameters als volgt in te stellen:

Hannah1

Druk op Afdrukken. In het vak Lay-out selecteert u de algemene variant Export voor Hannah (ID-Soft ). Kies bij Type afdruk voor Afdruk naar bestand. Via de knop Opzoeken kan u de naam van het bestand en het type (.txt) kiezen.

Hannah2

U dient nu nog de opties in te stellen. Klik hiervoor op de knop Opties in het scherm Afdrukinstellingen, en stel de parameters in zoals in onderstaande schermafdruk.

Hannah3

Nu beschikt u over een exportbestand, klaar om in HannaH te importeren. Hoe u deze import dient uit te voeren, wordt u toegelicht door ID-Soft.

De aangepaste lay-out kan u bestellen bij uw UNIT4 C-Logic-verdeler ( kies vanuit het Venice Hoofdmenu voor tabblad Documentatie, groep Contact, Info verdeler) of bij de helpdesk van UNIT4 C-Logic ( Kies vanuit het Venice Hoofdmenu voor tabblad Documentatie, groep Contact, UNIT4 C-Logic-Info ).