Maandelijks Archief: januari 2015

Automatische installatie van service packs

Belangrijk: kijk onderaan bij ‘firewall’ voor foutmeldingen die u kan krijgen bij het uitvoeren van een Venice setup!

Inleiding

Een van de nieuwe features in Venice 9.70 is de automatisch installatie van service packs. Een service pack is een aanpassing die we voorzien voor een specifieke versie van Venice. De aanleiding om deze uit te brengen is meestal een vraag van een klant die een heel specifiek en urgent probleem heeft dat op korte termijn moet aangepakt worden. Vaak is dit ook een probleem dat heel weinig klanten treft.

We zouden het als volgt kunnen stellen: “Als u niet wist dat er een service pack beschikbaar was, dan is dat omdat u hem niet nodig hebt.”

Waar te vinden?

Service packs kan u downloaden op onze ftp site. In deze mappenstructuur vindt u de service packs terug. Er wordt een map aangemaakt voor elke Venice versie waarvoor er een service pack beschikbaar is. In dezelfde map vindt u ook het bestand Patches.htm, hierin kan u nalezen welke aanpassingen er precies in zitten.

De extensie bevat een verwijzing naar het versienummer.
Bv. VenWin961_.SP2 betekent dat het de 2e service pack is voor v9.61.

Elke service pack is ook cumulatief, dus de aanpassingen die in SP1 zitten, zullen ook in SP2 zitten. Deze aanpassingen worden trouwens ook opgenomen in de eerstvolgende officiële release van Venice. Dus als u versie 9.70 installeert, heeft het geen zin om te kijken als er nog service pack’s zijn voor versie 9.61.

Handmatige installatie

Tot en met versie 9.61 was dit de manier om een service pack te installeren:

  1. Kijk op de ftpsite in de map die verwijst naar uw versie van Venice
  2. Download het SP? bestand
  3. Kopieer dit bestand naar de Patches map onder het basispad van Venice (Druk op Alt-I in het hoofdmenu om het basispad te kennen)
  4. Start Venice opnieuw op op de server. Venice zal detecteren dat er een service pack klaar staat, en voorstellen om deze te installeren
  5. Als dit gebeurd is, dan zullen de Venice werkposten (bij het opstarten van Venice) ook automatisch de aanwezigheid van een service pack detecteren, en u vragen om deze te installeren.

Automatische installatie

Sedert versie 9.70 is dit proces volledig geautomatiseerd, in de volgende gevallen:

  • U doet een nieuwe installatie van Venice
  • U voert een update uit van Venice
  • In andere gevallen zal u de installatie nog steeds handmatig (zie hierboven) moeten uitvoeren.

In dit geval zal het setupmenu van Venice controleren als er een SP beschikbaar is en, mits u toestemming verleent, deze automatisch mee installeren.

 Firewall

De controle verloopt in de achtergrond, vanuit het setup menu.Er wordt dus een connectie gelegd met onze ftpsite (en dit was vroeger niet het geval). Het is dus mogelijk dat u een waarschuwing krijgt van de Windows firewall tijdens het klikken op de knop ‘Installeer’ in het setupmenu:

firewall-setup

 

Het is belangrijk dat u hier kilkt op Toegang toestaan.

Als u dit niet doet, dan zal het setup menu van Venice blijven hangen, zonder foutmelding. Na verloop van tijd zal de setup wel verder gaan, maar dit kan tot 10 minuten duren!

Als u per ongeluk op annuleren klikte, dan wordt er een rule toegevoegd in de Windows firewall om dit verkeer te blokkeren. U kan deze rule echter schrappen als volgt:

  1. Start de Windows firewall met geavanceerde beveiliging op (bv. in het startmenu van Windows door wf.msc in te tikken)
  2. In het linkse paneel klikt u op Regels voor binnenkomende verbindingen
  3. Zoek in de lijst naar regels met SetupRun of SetupMenu in de kolom Naam, waarvoor er een rood verbodsbord staat. 
  4. schrap deze regels

Hieronder vindt u een voorbeeld :

firewall-lijst

 

Meer informatie over Windows Firewall kan u hier nalezen.

Overzicht van de functionaliteiten in Venice Facturatie Lite, Venice Facturatie Basic en Venice Facturatie Enterprise

Wanneer u altijd met Venice Facturatie Lite werkte en wenst over te schakelen naar Venice Facturatie Basic of Venice Facturatie Enterprise, of als u als nieuwe UNIT4 Venice gebruiker een keuze wenst te maken tussen één van de facturatiepakketten, dan zult u willen weten welke verschillen er zijn.
Onderstaande tabel geeft u een opsomming van de belangrijkste verschillen.

Optie

Venice Facturatie
Lite 

Venice Facturatie Basic

Venice Facturatie Enterprise

Modules
Artikels X X X
Artikelgroepen X X
Commerciële verkoopafspraken X
Facturatievoorstellen X
Offertes X X X
Facturen X X X
Elektronische facturen X, geïntegreerd (*) X, optie eDocumenten
Details offertes X X
Details facturen Ja X X
Dagboeken X X
Te wijzigen artikelnummers X
Rapporten – Historiek X X X
Rapporten – Prijslijst X
Rapporten – Voorraad X
Rapporten – Voorraadhistoriek X
Integratie met SDK X X
Functionaliteiten
Kredietlimiet X
Ondersteuning OGM-nummer X
Rekenvelden X
Extern commando X
Routeplanner X X X
Integratie CompanyWeb X X
Margeregeling X
Abc-regeling X
Volume / gewicht / colli’s X
Afpunting van documenten X
Ingave van afgrensdatums X
Buitenlandse BTW-tarieven X
(*) Beperkt tot exportwijze Pdf en e-FFF

De nodige info in csv-formaat bezorgen voorafgaand aan een btw-controle

Er zijn een aantal klanten die melden dat ze van de btw-administratie een schrijven ontvingen met de vraag om in voorbereiding van een controle volgende info te bezorgen in digitaal formaat (csv);

-historiek algemene rekeningen

-historiek resultatenrekening

-historiek klanten

-historiek leveranciers

-aankoopdagboek

-verkoopdagboek

-financiële boeken

-diversendagboek

Hoe kan u deze info nu bezorgen in het gevraagde formaat?

In feite is al deze info in Venice per boekjaar beschikbaar in het werkblad Consultatie – Boekhouding – Details.  Kies als volgorde Historiek. U krijgt dan een overzicht van alle boekingen van het boekjaar in volgorde van rekening en vervolgens in historische volgorde. U kan nu het volledige werkblad (inclusief de titelbalk) selecteren en vervolgens via Ctrl+C en Ctrl+V de gegevens naar Excel kopiëren.

De mensen van de administratie kunnen nu in Excel de nodige selecties maken om de gewenste lijsten te bekomen.

U kan echter ook zelf selecties maken in het werkblad Details en op die manier meerdere csv-bestanden aanmaken.  Laten we even overlopen hoe u kan te werk gaan.

Een historiek van de algemene rekeningen

Kies Consultatie – Boekhouding – Details.  Kies als volgorde Historiek. Selecteer het werkblad en kopieer via Ctrl+C en Ctrl+V de gegevens naar Excel.

Een historiek van de resultaatrekeningen

Kies Consultatie – Boekhouding – Details.  Kies als volgorde Historiek. Druk Ctrl+Q (selectie Wijzigen).  Geef bij Begrenzing in: van rekening 6 tot rekening 7. Druk op OK.

controle1

In het werkblad staan nu enkel boekingen op resultaatrekeningen.

Selecteer het werkblad (inclusief de titelbalk) en kopieer via Ctrl+C en Ctrl+V de gegevens naar Excel.

Een historiek van de klantenrekeningen/leveranciersrekeningen

U kan dezelfde werkwijze volgen als hierboven, maar bij begrenzing geeft u respectievelijk op van rekening 400/440  (klanten/leveranciers) tot rekening 400/440 (klanten/leveranciers).

Het aankoopdagboek

Kies Consultatie – Boekhouding – Details.  Kies als volgorde Journaal.

controle2

De gegevens zijn nu niet meer gesorteerd in volgorde van rekening, maar in volgorde van Type dagboek, dagboek, documentnummer.  Dat betekent dat de boekingen van eenzelfde document samen staan.

Via een eenvoudige selectie kan u het werkblad beperken tot de aankopen.

Druk Ctrl+Q (selectie wijzigen) en geef bij Begrenzing op van Type dagboek 1 tot Type dagboek 1.

controle3

Selecteer het werkblad (inclusief de titelbalk) en kopieer via Ctrl+C en Ctrl+V de gegevens naar Excel.

Het verkoopdagboek

U kan op dezelfde manier te werk gaan maar bij Begrenzing geeft op van Type dagboek 2 tot Type dagboek 2.

Het financieel boek

U kan op dezelfde manier te werk gaan maar bij Begrenzing geeft op van Type dagboek 3tot Type dagboek 3.

Het diversendagboek

U kan op dezelfde manier te werk gaan maar bij Begrenzing geeft op van Type dagboek 4 tot Type dagboek 4.

Elektronische aankoopdocumenten verwerken in Venice

Venice stelt u in staat om de elektronische documenten die u van uw
leveranciers ontvangt of de gescande versie van de papieren documenten
automatisch op te nemen en te verwerken. Venice voorziet zelf niet in
gespecialiseerde software voor OCR ( Optical Character Recognition ).

Hiervoor kan u beroep op één van de volgende ondernemingen:
- Onea (One Archive)

 Werkwijze om elektronische documenten te verwerken in Venice

1. Kopieer de elektronische documenten naar een bepaalde map

Inkomende facturen die u elektronisch van uw leveranciers ontving, of de scan van de papieren documenten, bewaart u in een vaste map per dossier. Deze map mag (bijna) om het even welk formaat van bestanden bevatten, zowat elk type bestand wordt opgenomen als elektronisch document. Bestanden die verborgen (hidden) zijn, komen echter niet in aanmerking om opgenomen te worden. Ook xml-schema’s (xsd-bestanden) worden niet opgenomen, ze worden zelfs geschrapt uit de map met te importeren bestanden omdat ze voor problemen kunnen zorgen bij het analyseren van de andere bestanden. Om een elektronisch bestand automatisch als document te kunnen verwerken moet het uiteraard wel in een interpreteerbaar formaat ( bv. xml, bmf,… ) aangeboden worden. Pdf-documenten of afbeeldingen leiden niet tot een automatische aanmaak van een document.

2. Maak een nieuw werkbestand aan

Hiervoor start u de module Aanvaarden elektronische documenten op (Venice Hoofdmenu, tab Start, groep Verkennen, Elektronische documenten). Vanuit de module Aanvaarden elektronische documenten kiest u vervolgens Nieuw werkbestand (tab Start, groep Elektronische documenten). In het scherm Nieuw werkbestand vult u het pad in naar de map waar de te verwerken elektronische documenten zich bevinden, en vervolgens klikt u op de knop Aanmaken. In de vooruitgangslijst ziet u de vooruitgang van het opnemen van de elektronische documenten in het werkblad en ook de eventuele fouten.

Nieuwwerkbestand

 3. Leg vast hoe en waar het elektronisch document verder moet worden verwerkt

In het werkblad Aanvaarden elektronische documenten krijgt u naast het werkblad zelf ook een voorstelling van het elektronisch document te zien. Dit stelt u in staat om vlot te beslissen wat er precies met het elektronisch document moet gebeuren. U bepaalt allereerst of het mag verwerkt worden (aanvaarden of verwerpen (Ctrl+F12)) en vervolgens geeft u op via welke weg dit moet gebeuren (Boekhouding (Ctrl+F11), Facturatie (Ctrl+F10) of Extern/Andere applicatie (Ctrl+F8)).

Aanvaardenelektronischedocumenten

Overigens kunt u voor elke leverancier in zijn fiche ( tab Document ) instellen of u zijn elektronische documenten standaard wil verwerken in Venice Boekhouding of in Venice Aankoopbeheer.

Tabdocument

 4. U verwerkt de elektronische documenten in de module Aankopen ( Boekhouding) of Aankoopfacturen (Facturatie)

Alle elektronische documenten die u aanvaard hebt en die bestemd zijn voor de boekhouding, worden voorgesteld in het dialoogvenster Importeren van elektronische documenten in de module Aankopen. Op dezelfde manier worden aanvaarde documenten die bestemd zijn voor de facturatie voorgesteld in het dialoogvenster Importeren van elektronische documenten in de module Aankoopfacturen. U kruist hier dan de elektronische documenten aan die u wenst te verwerken en kiest daarna voor Verwerken.

Verwerkenelektronischedocumenten

Dankzij het elektronisch formaat van de documenten, stelt Venice u zo veel mogelijk informatie van het document automatisch voor. Bij het eigenlijke boeken verwerkt u zo veel sneller en efficiënter aankoopfacturen en beperkt u de foutenmarge tot een absoluut minimum.

Hoe geschikter het elektronisch formaat, hoe meer Venice volautomatisch kan verwerken. Voor documenten in één van de volgende elektronische formaten:

  • Finvoice
  • eFFF
  • Zoomit
  • xml-bestanden aangemaakt door een leverancier die in zijn Venice eDocumenten de Venice-xml-configuratie gebruikt,
  • BMF of BMF100+

wordt de hoofding van uw dialoogvenster helemaal vanzelf door Venice ingevuld. Wanneer u vervolgens met Ctrl+G of de knop Naar details in het werkblad met de detaillijnen komt, gebruikt Venice Boekhouding meteen het juiste boekingsvoorstel, of punt u in Venice Aankoopbeheer de corresponderende aankoopbestelling(en) of -levering(en) af. Na het effectief boeken van het document in de boekhouding of in de facturatie, verdwijnt de referentie naar het elektronisch document uit het werkblad Aanvaarden elektronische documenten.

5. Consulteren

U kunt het elektronisch document, waarop een Venice-document gebaseerd is, na het inschrijven nog steeds consulteren (op voorwaarde dat u het fysische bestand niet schrapt uiteraard). In het pad afbeelding van het document blijft het pad naar het elektronisch document bewaard waardoor, naargelang de instelling in configuratie aankopen/configuratie aankoopfacturen, het elektronisch document afgebeeld zal worden in een bijkomend deelvenster of u een voorstelling van het elektronisch document te zien zal krijgen door het dubbelklikken op de afbeelding.