Maandelijks Archief: september 2015

Hoe kan u via toegangsbeheer de tegels in het dashboard beheren?

Beheer tegels

Een beheerder kan het beheer van de tegels door een groep gebruikers beperken via het toegangsbeheer. Hiervoor kiest hij vanuit het Venice Hoofdmenu: Venice-knop, Toegangsbeheer, Groepen en rechten, Wijzigen (Ctrl+E). Onder het tabblad Rechten staan de rechten in volgorde van optie. Onder VeniceAlgemeenAlgemeenAndere, Tegels kan worden ingesteld of de gebruikersgroep al dan niet gedeelde tegels mag wijzigen/schrappen, de configuratie van tegels mag opstarten, tegels mogen gedeeld worden of niet, of het delen mag worden opgeheven of niet en of persoonlijke tegels mogen worden aangemaakt.

Groepenenrechten

Als Delen en Delen opheffen bv. niet zijn aangevinkt, dan kan een gebruiker die gekoppeld is aan de gebruikersgroep TGL geen persoonlijke tegels delen of het delen van een gedeelde tegel opheffen via het beheer van de tegels ( Venice Hoofdmenu, Venice-knop,  Instellingen, Beheer tegels ).

Beheertegels

Rechten instellen voor standaard tegels

Via het toegangsbeheer kan een beheerder ervoor zorgen dat een groep gebruikers de inhoud van een standaard tegel ( bv. BTW-aangifte) niet kan zien. Hiervoor kiest de beheerder vanuit het Venice Hoofdmenu: Venice-knopToegangsbeheerGroepen en rechtenWijzigen (Ctrl+E). Onder het tabblad Rechten staan de rechten in volgorde van optie. Onder VeniceBoekhoudingAlgemeenAangiftesBTW-aangifte kan Weergeven tegel worden afgevinkt:

Weergeventegel

Hierdoor zal een gebruiker die gekoppeld is aan de gebruikersgroep TGL de standaard tegel BTW-aangifte wel zien verschijnen in het Venice Hoofdmenu, maar de tegel zal geen inhoud weergeven. Als tooltip voor de tegel wordt de tekst U heeft geen rechten om deze gegevens te bekijken getoond.

BTWaangifte

Rechten instellen voor persoonlijke/gedeelde tegels

Voor persoonlijke of gedeelde tegels kan u in het dialoogvenster voor configuratie de rechten instellen voor de betreffende tegel ( indien u beschikt over de optionele module Toegangsbeheer ). Dit gebeurt door vanuit het Venice Hoofdmenu te kiezen voor: Venice-knop,  InstellingenBeheer tegels, Wijzigen (Ctrl+E). In het scherm Configuratie tegel klikt u op de knop Volgende totdat u aan de tab Toegangsbeheer komt. Hier kan u instellen welke gebruikersgroep(en) deze tegel mogen zien:

ConfiguratieTegel

Hierdoor zal een gebruiker die gekoppeld is aan de gebruikersgroep TGL de gedeelde tegel Tekst wel zien verschijnen in het Venice Hoofdmenu, maar de tegel zal geen inhoud weergeven. Als tooltip voor de tegel wordt de tekst U heeft geen rechten om deze gegevens te bekijken getoond.

 Opmerkingen

U kan de configuratie van tegels ook opstarten door op de knop onderaan rechts in het hoofdmenu te klikken.

config tegel

U kan de configuratie van een specifieke tegel wijzigen door met de muis over het onderste gedeelte van de tegel te bewegen. Er verschijnt dan een werkbalk met een aantal knoppen. Via het tandwiel kan u de configuratie van de geselecteerde tegel aanpassen.

config tegel 2

 

 

Hoe kan u nog velden wijzigen in een document dat in een afgesloten periode valt?

Het gebeurt dat u een veld wenst te wijzigen in een reeds geboekt document. U wenst bijvoorbeeld de vlag ‘Goedgekeurd voor betaling’ aan te passen, of u wenst de vervaldatum van een aankoopfactuur aan te passen omdat u uitstel van betaling heeft ontvangen, of u wenst de opmerking van het document aan te vullen of te wijzigen.

Indien u op het document gaat staan en vervolgens Ctrl+E (Wijzigen) drukt, dan kan het gebeuren dat u één van volgende meldingen krijgt:

afgesloten1

afgesloten2

 

Het wijzigen van een document dat in een afgesloten periode valt of het wijzigen van een overgedragen document is immers niet toegelaten.

U hoeft echter het document niet te wijzigen via Ctrl+E (Wijzigen) om velden zoals vervaldatum, opmerking, referentie leverancier of Goedgekeurd voor betaling aan te passen. U kan als volgt te werk gaan:

Start het betrokken werkblad op (vb. Aankopen)

Controleer of de kolom (het veld) dat u wenst te wijzigen opgenomen is in het werkblad.

Is dat niet het geval, kies dan Bewerken, Kolommen beheren.

Voeg de betrokken kolom toe.

Druk Ctrl+W om het werkblad wijzigbaar te maken. Alle wijzigbare kolommen worden in het wit afgebeeld.

Ga naar de lijn waar de gegevens van het betrokken document staan.

Wijzig het betrokken veld.

Ga op de volgende lijn staan (pijltje omlaag)

Druk Ctrl+W om het werkblad terug in kijkmode te plaatsen en de wijziging te bewaren

wijzigbaar

Opmerking:

U kan op een gelijkaardige manier de opmerking van een boeking wijzigen vanuit het werkblad Consultatie- Boekhouding – Details.

Hoe kan u uw accountant toegang geven tot een beveiligd dossier?

In dit artikel wordt volgende situatie besproken: U beschikt over de optie Toegangsbeheer. Via de optie Toegangsbeheer heeft u uw dossier beveiligd omdat niet alle werknemers van uw bedrijf toegang mogen hebben tot het dossier.  U wisselt echter het dossier uit met uw accountant. Opdat uw accountant toegang zou hebben tot uw beveiligd dossier, is het noodzakelijk dat ook hij over de optie Toegangsbeheer beschikt.  Daarenboven zal u in het dossier Specifieke rechten moeten instellen voor externe gebruikersgroepen.

Situatie:

  • U heeft uw dossier beveiligd met of zonder paswoord.
  • U wisselt het dossier uit met uw accountant via backup ofwel koppelt de accountant uw dossierkast aan als externe dossierkast in een ASP-omgeving.

Werkwijze:

  • Uw accountant dient over de optie Toegangsbeheer te beschikken.
  • U duidt aan dat er specifieke rechten gelden in het dossier.
  • U definieert rechten voor een Externe gebruikersgroep (namelijk een gebruikersgroep in de licentie van de accountant).

Indien u een dossier beveiligd met of zonder paswoord, dan betekent dit dat u het dossier wenst af te schermen voor bepaalde gebruikers.  Deze bescherming geldt niet enkel voor uw eigen installatie, maar voor alle Venice-installaties. Zo niet zou de beveiliging lek zijn. Een werknemer van uw eigen bedrijf zou immers een dossier waar hij geen toegang tot heeft, kunnen kopiëren en terugzetten onder een andere Venice-installatie waar hij dan wel toegang tot het dossier zou hebben.

1.Hoe gaat u nu stap voor stap te werk om een beveiligd dossier ook beschikbaar te stellen voor uw accountant?

1.1 Het dossier beveiligen en specifieke rechten activeren.

U dient het dossier aan te duiden als een beveiligd dossier waar specifieke rechten gelden. Dit doet u als volgt: Selecteer het dossier en kies BasisgegevensInstellingen – Opties. Bij Toegangsbeheer kiest u voor Beveiligd zonder paswoord en vinkt u Specifieke rechten aan.

opties

1.2 Specifieke rechten definiëren voor gebruikers van een gebruikersgroep in de installatie van de boekhouder

Vervolgens dient u de rechten te definiëren waar uw accountant over dient te beschikken wanneer hij in uw dossier werkt. Dit doet u als volgt:

Kies Basisgegevens – Instellingen – Rechten.

Vink de vlag Voor een externe groep aan.

Bij Registratienummer noteert u het registratienummer van de Venice-installatie van uw accountant (zie 2.3).

Bij Code dient een code van een gebruikersgroep in het Venice toegangsbeheer van de accountant te vermelden. U zal dus met de administrator van het toegangsbeheer bij uw account moeten afspreken welke gebruikersgroep er toegang mag hebben tot uw dossier. In onderstaand voorbeeld staat als code Dealer vermeld. Dat betekent dus dat de gebruikers die behoren tot de groep Dealer
in het toegangsbeheer van de accountant toegang zullen hebben tot uw dossier.

Tenslotte vinkt u de rechten aan waarover uw accountant dient te beschikken.

rechten accountant

 

1.3. Rechten definiëren voor gebruikers van uw eigen installatie.

Indien u uw dossier beveiligt en aanduidt dat er specifieke rechten gelden, dan heeft dit ook invloed op uw eigen installatie.

De rechten die u reeds gedefinieerd heeft op algemeen niveau gelden immers niet voor het dossier dat u net beveiligde. U zal dus ook rechten moeten definiëren voor de gebruikers van uw eigen licentie.

U kan echter aangeven dat de rechten van het algemene niveau ook mogen toegepast worden in het dossier.

Kies Basisgegevens – Instellingen – Rechten.

Selecteer de gebruikersgroep waarvoor u de rechten wenst te bepalen en vink vervolgens Toepassen van de globale rechten aan.

rechten eigen dossier

2. Wat dient de accountant te ondernemen in het toegangsbeheer van Venice in zijn eigen licentie?

2.1 Een gebruikersgroep aanmaken voor gebruikers die toegang moeten hebben tot uw dossier.

Ook al is de accountant administrator in zijn eigen installatie, in een andere installatie van Venice heeft hij nooit administrator rechten.

Vandaar dat hij in de optie Toegangsbeheer van zijn eigen Venice-licentie een gebruikersgroep dient aan te maken waarvan hij en eventueel zijn medewerkers lid zijn. Het is dan de bedoeling dat u in uw Toegangsbeheer rechten definieert voor de externe groep waartoe de accountant behoort (zie 1.2). in ons voorbeeld dient de accountant de groep Dealer aan te maken.

groep

 

2.2 Alle werknemers van de accountant die toegang moeten krijgen tot uw dossier, moeten lid worden van de groep die aangemaakt werd.

De accountant kan dit als volgt instellen:

Hij drukt op het tabblad Gebruikers en drukt rechts op de knop Toevoegen/Verwijderen gebruikers.

groepaccountant

Hij selecteert alle gebruikers die toegang moeten hebben tot het dossier en drukt OK.

toevoegen gebruiker

2.3 Uw registratienummer en de gebruikersgroep doorgeven aan de klant

Wanneer de accountant het hoofdmenu van Venice opstart en vervolgens drukt hij op de Venice-knop en kiest hij Registratie – Bekijken dan kan hij het registratienummer van zijn licentie aflezen. Het is de bedoeling dat hij dat registratienummer aan u meedeelt zodat u het kan vermelden bij het aanmaken van de rechten voor een externe groep (zie 1.2).

Tevens dient hij ook de code van de gebruikersgroep door te geven die toegang moet krijgen tot uw dossier.