Maandelijks Archief: februari 2017

Overstappen van lokale Venice installatie naar Venice op Aspex (de accountant van morgen)

Indien u werkte met een lokale versie van Venice en u wenst over te stappen naar een ASP-model, dan kan u als volgt te werk gaan:

1. Controleer de versies van uw lokale Venice en deze op ASPeX .  Indien de versie van Venice op ASPeX  recenter is, voer dan eerst de update uit van uw lokale versie naar dezelfde versie als die op Aspex;  Indien uw lokale versie recenter is dan deze op ASPeX  (wat quasi onmogelijk is), neem dan contact op met de helpdesk van Venice.

2.Start Verkenner van Windows op op uw lokale pc of server en ga naar de map main\common onder het basispad van uw lokale Venice. U kan opzoeken wat u basispad is door Venice op te starten en Alt+I te drukken in het hoofdmenu.

Selecteer volgende bestanden en voeg ze toe aan een archief:

  • BtCmR.btr
  • BtRoR.btr
  • BtSCt.btr
  • InIIR.btr
  • InSct.btr
  • InVdR.btr
  • InVIR.btr

Dit zorgt ervoor dat u de info ivm de optie Fiduciair (o.a. Verantwoordelijken) overneemt

3. Positioneer u nu op de map Clf onder het basispad van Venice, klik rechts en kies eveneens Toevoegen aan archief.

Dit zorgt ervoor dat u de aangepaste algemene varianten overneemt.

4.Positioneer u op de map Intervat onder het basispad van Venice klik rechts en kies eveneens Toevoegen aan archief.

Dit zorg ervoor dat u de historiek van de diverse aangiftes overneemt.

5. Positioneer u op de map Users onder het basispad van Venice klik rechts en kies eveneens Toevoegen aan archief.

Dit zorgt ervoor dat u de gebruikersinstellingen overneemt.

6. Start Venice op ASPeX  op , druk op de Venice-knop in het hoofdmenu en kies Registratie aanpassen. Vul uw registratiegegevens aan.

7. Indien je met meerdere dossierkasten wenst te werken, maak je de nodige dossierkasten best eerst aan via Beheer – Dossierkast- Nieuw

8.Verlaat Venice en start de Verkenner tool op op het ASPeX -platform.

davm1

 

9. Via de Verkenner tool, kan u de zip-bestanden die u aanmaakte kopiëren van uw lokale schijf naar de map Venice op ASPeX .

10.Pak de bestanden uit het archief clf.zip uit naar de map Clf onder het basispad van Venice op ASPeX

11.Pak de bestanden uit het archief intervat.zip uit naar de map Intervat onder het basispad van Venice op Aspex

12.Pak de bestanden uit het archief Users.zip uit naar de map Users onder het basispad van Venice op Aspex

13. Pak de bestanden uit het zip-bestand met de bestanden uit Main\common uit naar de map \main\common onder het basispad van Venice op Aspex.

Opmerking:Laat u bijstaan door uw Venice verdeler indien u niet vertrouwd bent met het aanmaken en uitpakken van archieven.

Overzetten van de data

14. Indien u in uw lokale versie beschikt over Toegangsbeheer en u heeft dossiers beveiligd, dan dient u eerst de beveiliging af te zetten vooraleer u de dossiers kopieert naar ASPeX   Uw Venice op ASPeX heeft immers een ander licentienummer en beveiligde dossiers kunnen niet zomaar overgezet worden van de ene licentie naar de andere.  Selecteer het dossier en kies Basisgegevens – Instellingen – Parameters – Opties. Bij Toegangsbeheer zet u Beveiligd dossier op Nee.

davm2

 

Indien u in uw ASP-licentie ook over toegangsbeheer beschikt, dan kan u de beveiliging nadien opnieuw instellen.

15. Om uw dossiers over te plaatsen, zijn er 2 methodes.

  1. U kan zelf zip-bestanden aanmaken van een aantal dossiers (vb. 20) , deze zip vervolgens kopiëren naar het Aspex platform via de Verkenner tool en vervolgens het archief uitpakken in de gewenste dossierkast.  Dit vraagt een zekere kennis en handigheid in het maken en uitpakken van archiefbestanden. Laat u eventueel bijstaan door uw Venice verdeler.
  2. U kan naargelang u een dossier nodig heeft een veiligheidskopie maken van de lokale versie van Venice en vervolgens het archief uitpakken in de ASP-versie. Dit doet u als volgt:

In de lokale versie selecteert u het dossier en kiest u Beheer – Dossier – Onderhoud- Veiligheidskopie maken. Maak het archief aan op uw c:-schijf. U kan bijvoorbeeld een map Aspex maken op uw lokale schijf om daar alle gearchiveerde dossiers te plaatsen

Start de ASP-versie van Venice op en kies Beheer – Dossier – Onderhoud – Veiligheidskopie terugplaatsen. Selecteer het zip-bestand in het lokale pad en druk op de knop Open. Het dossier wordt nu teruggeplaatst.  Voordeel van deze methode is dat u geen speciale kennis of vaardigheden moet hebben i.v.m. het terugplaatsen van archieven. Enige nadeel is dat u het dossier per dossier moet doen. Maar in de praktijk is het toch zo dat u niet onmiddellijk in alle dossiers tegelijkertijd zal werken. Telkens u in een dossier wenst te werken, kan u het eerst overplaatsen naar ASPeX-platform.

 

 

ODBC bestandsbeschrijvingen aanmaken in een client-server versie van Venice

Indien u vanuit Venice de ODBC-bestandsbeschrijvingen wenst aan te maken in een client-server versie van Venice, dan kan dit enkel gebeuren wanneer aan één van de volgende voorwaarden voldaan is:

  • U heeft Venice opgestart op de server met een Windows user die local admin is op de server.
  • Ofwel moet u vanop een werkstation inloggen met een windowsgebruiker die full administrator is op de server.
  • Ofwel moet u vanop het werkstation inloggen met een Windows gebruiker die lid is van de lokale admin_pervasive groep op de server. Dit is dus een lokale gebruikersgroep op de server die als eigenschap ‘Local logon’ heeft.

Indien u de module ODBC-bestandsbeschrijvingen opstart vanaf een werkpost en er is niet voldaan aan bovenstaande voorwaarden, dan zullen er bij Lokaal pad vraagtekens worden afgebeeld.

odbc1

Klik vervolgens op de knop Afmelden

odbc2

 

Druk vervolgens op Aanmelden en geef de login gegevens in van een gebruiker die de gewenste rechten heeft.

Indien u ingelogd bent met een gebruiker met de juiste rechten, dan zal het lokale pad op de server waar de ddf-bestanden zich bevinden automatisch worden ingevuld.

odbc3

Indien u een in organisatie werkt waar meerdere gebruikers ODBC bestandsbeschrijvingen moeten kunnen aanmaken, dan kan u het inloggen automatiseren.

Maak onder de map \main\common onder het basispad van Venice een bestand met naam RtDdf.par aan.

In dat bestand maakt u een sectie aan met als naam [DtiLogon]

Voeg volgende lijnen toe:

Name=<Naam gebruiker>

PassWord=<paswoord gebruiker>

 

 

 

Een veiligheidskopie / backup maken van uw gegevens in Venice

Een veiligheidskopie (back-up) is een garantie tegen het verlies van gegevens. Het is een kopie van de gegevens op diskette, tape of een ander beschrijfbaar medium.

Bij Windows wordt een back-up programma meegeleverd (verschilt van versie tot versie), er is ook een mogelijkheid voor het maken van een back-up in Venice ingebouwd. Maak regelmatig (bv. elke dag of elke week) een veiligheidskopie. Een ongeluk ligt in een klein hoekje en als er eens iets misgaat, dan bent u daar best op voorbereid.

Een veiligheidskopie dient overigens niet alleen om u te beschermen tegen technische problemen en storingen, maar kan ook zijn nut bewijzen als u zelf een verkeerde handeling hebt verricht waarop u wenst terug te komen.

Hoe maakt u een veiligheidskopie?

Venice bevat een ingebouwde back-up procedure (kies voor Beheer, Dossier, Onderhoud, Veiligheidskopie maken) die een gecomprimeerd .zip bestand van één dossier maakt en deze op een plaats naar keuze opslaat. U moet echter Venice (manueel) opstarten en de nodige commando’s doorlopen om een back-up van het dossier te maken.

veiligheidskopie maken

U kan ook gebruik maken van het bij Windows meegeleverde back-up programma of u kan gebruik maken van externe back-up hard- en/of software. Dikwijls bieden deze ook een mogelijkheid om zonder dat u daar zelf in tussenkomt op vastgestelde tijdstippen automatisch een back-up te maken van één of meerdere dossiers ineens.

Het ‘HOE’ is bijgevolg sterk afhankelijk van het programma en het back-upmedium dat u voor het maken van een reservekopie wil gebruiken.

Wat moet geback-upt worden?

Alle gegevens die wijzigen, moeten periodiek geback-upt worden. U vindt hier een overzicht van wat daar precies onder valt.

  •  Alle dossierkasten (en hun onderliggende dossiers en boekjaren). U vindt het pad naar een dossierkast of dossier steeds terug in het hoofdmenu. Selecteer de dossierkast of dossier, en in het rechterdeel ziet u het pad.
  • De map ‘MAIN’ in het Venice basispad. Hierin worden de globale tabellen en gebruikersinstellingen geplaatst.
  • Indien u de map ‘PICTURES’ gebruikt om eigen tekeningen in te plaatsen, dan is het ook aanbevolen deze map in de back-up op te nemen.
  • De map ‘PATCHES’ bevat aanpassingen en verbeteringen voor de huidige versie. Als u deze map in de back-up opneemt, dan hoeft u deze patches niet opnieuw te downloaden en te installeren.

Belangrijk: Een back-up van enkel een boekjaar zonder dossier wordt ten stelligste afgeraden.

Sommige bestanden in een boekjaar bevatten relaties naar bestanden in andere boekjaren. Er zijn ook relaties tussen bestanden in het boekjaar en bestanden op het dossierniveau. Door een back-up te maken van enkel een boekjaar zonder dossier, of door slechts een deel van de boekjaren in de back-up te betrekken kunnen deze relaties verbroken worden en aanleiding geven tot onherstelbare inconsistenties.

Om die reden voorziet Venice dus ook niet in een ingebouwde procedure om een back-up van enkel het boekjaar te maken en is ook het archiveren van een boekjaar aan beperkingen onderhevig. Ook via externe back-up oplossingen kan u niet op een veilige manier een back-up maken van enkel het boekjaar.

De map ‘SETUP’ in het Venice basispad bevat programmabestanden. Deze hoeven niet betrokken te worden in de back-up. Ze worden immers geleverd met Venice. Gaat er met deze map iets mis, dan kan dit steeds teruggehaald worden aan de hand de installatie van Venice.

Hoe vaak moet een back-up genomen worden?

Hoe vaak u dit doet, is afhankelijk van hoe kritisch de wijzigingen voor u zijn. U moet de tijd en moeite die het nemen van een back-up kost, afwegen tegenover de mogelijke tijd en moeite die u zou hebben om de gegevens te reproduceren (opnieuw in te tikken). Indien u enkele tientallen tot honderdtallen documenten/boekingen invoert per dag, dan is het elke dag maken van een back-up zeker geen overbodige luxe. Hebt u slechts enkele documenten/boekingen per dag, dan is een wekelijkse back-up misschien meer aangewezen.

Hebt u meerdere dossierkasten en of dossiers, dan kan u vaker een back-up nemen voor de dossiers die ook meer gebruikt worden. Indien u dat wenst, kan u voor elke dossierkast en/of dossier een afzonderlijke back-up procedure hanteren.
Belangrijk: Voor u aan een kritische handeling begint (bv. afsluiting van een boekjaar, overdracht, installatie van een nieuwe versie…), is het ook aangeraden een back-up te nemen.

Een goede back-up procedure!

Naast het niet nemen van een back-up, is een slechte procedure de meest voorkomende fout. Veel mensen hebben slechts 1 set diskettes, tapes, cd-rom’s…. Telkens ze een back-up maken, overschrijven ze hun vorige. Hierdoor kunnen twee problemen ontstaan:

  • Indien er iets mis gaat tijdens het maken van de reservekopie.
  • Indien het medium onleesbaar zou zijn, of fouten bevat (wat vrij vaak voorkomt, vooral met diskettes).

Een onbetrouwbare back-up is in dit geval even slecht als géén. U hebt niets om op terug te vallen als er iets misloopt. Het kan ook voorkomen dat u een fout (zoals een beschadigd bestand) overneemt in de back-up. Indien u slechts één reservekopie hebt, dan hebt u geen mogelijkheid om terug te keren naar een situatie waar die bewuste fout zich niet voordoet. Om deze problemen op te vangen gebruikt u best meerdere sets die u laat roteren. Maakt u dagelijks een back-up, dan hebt u op die manier een back-up van gisteren, een van eergisteren, enz… Elk medium is onderhevig aan slijtage.

Daarom moet u geregeld de diskettes, tapes, e.d. vervangen (bv. 1 maal per jaar). Denk eraan, een reservekopie is belangrijk. Gebruik dus zeker geen media van mindere kwaliteit. Een back-up is iets wat u liever niet nodig hebt, maar als u het nodig hebt, dan moet u er kunnen op vertrouwen. U bewaart uw back-ups best niet vlak bij de computer zelf. Bij ongevallen zoals brand, overstroming, … kunt u op die manier in één klap alles verliezen.

Back-upwaarschuwing

Venice kan u waarschuwen indien een bepaalde periode is overschreden zonder dat er een back-up is genomen. Hiervoor wordt de zogenaamde ‘archief-bit’ van enkele bestanden gecontroleerd om te weten wanneer een back-up genomen is. Het is de bedoeling dat back-up software na het back-uppen deze archief-bits af zet. Alle programma’s die de bestanden benaderen om ze te veranderen, zetten deze archief-bit terug aan.

Hierdoor kun je steeds weten welke bestanden sedert de laatste back-up veranderd zijn. Niet alle back-upprogramma’s, of programma’s die u voor dat doel zou kunnen aanwenden zetten echter ook deze archief bit af. Ook diverse compressie/archiveringssoftware zoals PkZip, WinZip, ARJ, JAR, RAR doen dit niet automatisch, enkele hebben wel de mogelijkheid daartoe, mits een optie wordt meegegeven.

Gebruikt u zo’n programma, dan kan Venice niet ‘weten’ wanneer een back-up is genomen, en werkt dit waarschuwingsmechanisme niet. In dit geval kunt u dit waarschuwingssysteem afzetten door onder ‘configuratie’, ‘gebruiker’, de waarschuwingsdatum voor veiligheidskopie op 0 te zetten.

Opmerking

Venice controleert de volgende bestanden om te weten of er op een bepaald niveau een back-up genomen is:

  •  ClMain.ini voor het Unit4 C-Logic-niveau
  •  ClData.ini voor een dossierkast
  •  ClDoss.ini voor een dossier

Op boekjaar-niveau is er geen back-up controle.

I.v.m. RAID

Er is een groeiende trend om servers en zelfs gewone werkstations uit te rusten met RAID voorzieningen. Dit is ‘op zich’ een goeie zaak, want doorgaans gaat hiermee de performantie omhoog, ook het falen van (een van) de harde schijven wordt hiermee opgevangen.

Al te vaak wordt RAID echter gepromoot ter vervanging van het maken van een veiligheidskopie op externe media (diskettes, tape, CD, DVD, ZIP disks,…) en dit is geen goeie zaak. Hoewel RAID u inderdaad beschermt tegen het falen van de hardware (doorgaans de harde schijf die plots onleesbaar wordt), beschermt het u niet tegen menselijk falen en ook niet tegen ongevallen of rampen.

  •  Menselijk falen, een vergissing ligt in een klein hoekje, een gebruiker kan per vergissing een bestand schrappen, of vanuit het programma een reeks gegevens schrappen. Ook kan er een onomkeerbare actie (bv. doorboeken) gebeurd zijn waarop u wil terugkeren. Aangezien RAID u enkel beschermt tegen falen van de harde schijf wordt dit niet door RAID ondervangen. De wijzigingen en/of schrappingen worden onmiddellijk op alle schijven van de RAID uitgevoerd. U kan niet terugkeren op uw stappen.
  • Ongevallen en rampen, brand, overstroming, diefstal… Het zijn maar enkele dingen die u liever niet overkomt. Maar ook in deze gevallen is RAID geen substituut voor een goede veiligheidskopie.

Voor meer info omtrent het veilig nemen van back-ups, consulteert u uw hardwareleverancier. Unit4 C-Logic kan u hierop geen ondersteuning bieden. Uw hardwareleverancier kan u des te beter adviseren.

Back-up voor noodgevallen

Een back-up voor noodgevallen moet u in staat stellen om uw gegevens in een bruikbare staat te herstellen. Concreet wil dit zeggen dat u telkens het volledige dossier met alle boekjaren op deze back-up moet plaatsen. Er zijn consultaties die de bestanden van meerdere boekjaren benaderen. Indien u enkel het laatste boekjaar zou back-uppen, kan het zijn dat deze niet langer een correct resultaat geven. Ook worden er gegevens in het dossier bijgehouden die door de boekjaren aangesproken worden.

Back-up voor archivering

Bij voorkeur laat u alle boekjaren van een bepaald dossier staan en schrapt u ze niet. Zo zijn de gegevens steeds beschikbaar voor consultatie. Als u echter een tekort aan schijfruimte zou hebben dan kan u natuurlijk de oudere boekjaren schrappen. U kan deze oudere boekjaren afzonderlijk op een back-up plaatsen zodat u ze nog ter beschikking heeft indien u op een later moment toch nog consultaties in dat boekjaar zou willen doen.
Belangrijk: U kan deze manier van werken enkel voor de oudste boekjaren toepassen. Zorg ervoor dat deze boekjaren ‘afgesloten’ zijn. M.a.w. de overdracht is uitgevoerd en/of de voorraad is afgesloten. Het maken van een back-up van enkel een boekjaar wordt door Unit4 C-Logic ten sterkste afgeraden. Een archief back-up van een oud boekjaar vormt hierop de enige uitzondering.

Na het maken van de back-up kan u de oudere boekjaren schrappen vanuit het Venice Hoofdmenu. Hou er rekening mee dat indien u zo’n back-up terugplaatst dat deze (waarschijnlijk) eerst naar de huidige versie zal moeten bijgewerkt worden. Dit bijwerken kan enige tijd duren.
Back-up voor uitwisselen van klant naar boekhouder en vice versa

Indien u back-ups uitwisselt met uw boekhouder zodat die op z’n eigen kantoor de boekhouding kan controleren en/of sluitboekingen kan uitvoeren, dan onderscheiden we hier twee vormen

  • De boekhouder doet enkel consultaties, maar voert geen aanpassingen uit. Eventuele aanpassingen geeft uw boekhouder aan u door zodat u ze zelf kan uitvoeren. Het voordeel van dit systeem is dat u ondertussen in dit dossier normaal kan verder werken.
  •  De boekhouder voert aanpassingen uit (sluitboekingen, correctieboekingen, enz.). Aangezien de boekhouder aanpassingen uitvoert, mag u zelf ondertussen niet in dit dossier verder werken. Alle aanpassingen die u zelf uitvoert, worden immers overschreven als u de back-up die u van uw boekhouder terugplaatst. Hanteert u dergelijke manier van werken, dan raden we ten sterkste aan om gebruik te maken van de Verzonden en Teruggestuurd-functionaliteit die in Venice is ingebouwd. U dient aan uw boekhouder minimaal het dossier en het laatste (huidige) boekjaar te bezorgen. Betreft het een afsluiting van een boekjaar, dan zal uw boekhouder ook het volgende boekjaar nodig hebben. Alleen het boekjaar zonder de dossiergegevens aan uw boekhouder bezorgen wordt ten sterkste afgeraden.

Gebruik maken van Verzonden en Teruggestuurd (Niet beschikbaar voor Venice Facturatie Lite edition)

Wisselt u back-ups uit tussen klant en boekhouder en voert deze laatste ook aanpassingen uit aan de bestanden dan maakt u best gebruik van ‘Verzonden’ en ‘Teruggestuurd’. Hiermee wordt het dossier (tijdelijk) afgesloten voor wijzigingen, toevoegingen en schrappingen, maar u kan er wel nog steeds in consulteren. U kan dus niet per vergissing toch aanpassingen uitvoeren. Heeft de boekhouder de optie ‘fiduciair’, dan zal die boekhouder voor dat ene dossier ook automatisch de opties ‘erven’ die bij de klant geïnstalleerd zijn, ook al beschikt de boekhouder niet over die opties. Dat de klant bv. de optie ‘Elektronisch betalingsverkeer’ of ‘Analytische’ heeft, zorgt bij de boekhouder dan niet voor problemen en de consistentie van de gegevens van deze optie blijven gegarandeerd.

Opgelet: ‘Geërfde’ opties laten evenveel gebruikers toe als waarin de optie fiduciair werd aangeschaft.

Een back-up maken én ondertussen verder werken

Het is mogelijk om van de gegevensbestanden een back-up te maken terwijl u in het dossier bezig bent. Pervasive.SQL heeft hiervoor een voorziening die ‘continuous operation’ genoemd wordt.

Schakelt u deze optie in, dan wordt het gegevensbestand zelf in de huidige situatie ‘bevroren’ en worden toevoegingen, wijzigingen en schrappingen in een bijkomend bestand (de ‘delta file’) geplaatst. U kan dan een back-up maken van de ‘bevroren’ gegevensbestanden. Eenmaal de back-up voltooid is schakelt u de ‘continuous operation’ uit.

De wijzigingen van de ‘delta file’ worden dan in het eigenlijke gegevensbestand opgenomen. Er bestaat back-upsoftware (o.a. ArcServe) die automatisch van deze continuous operation gebruik maakt. De handleiding en help van Pervasive.SQL leggen uit hoe u deze continuous operation kan in- en uitschakelen.

Belangrijk: Om de consistentie van de gegevens op de back-up te garanderen, moeten alle gegevensbestanden van het dossier en alle boekjaren op hetzelfde moment in continuous operation geplaatst worden. Als dit bestand per bestand zou gebeuren kan de synchronisatie van de bestanden op de back-up niet gegarandeerd worden.

Nagaan of er nog Pervasive-bestanden in gebruik zijn

Vooraleer u een back-up neemt is het handig om te weten of er nog bestanden in gebruik zijn omdat bepaalde back-upsoftware daarmee niet overweg kan. Het maken van de back-up wordt dan ook onderbroken als een bestand gevonden wordt dat nog in gebruik is. Om na te gaan of er nog Pervasive-bestanden in gebruik zijn op, stelt Unit4 C-Logic N.V. u het programma ‘PvSwChk.exe’ ter beschikking. U vindt het bij de installatie van Venice terug onder de map Pvsw\Extra en na installatie ook onder de map C:\PvSw\Bin.
Het programma gaat na of het gegevensbeheer van een opgegeven machine (werkstation/server) nog Pervasive-bestanden in gebruik heeft. Aan de hand van dat resultaat kan u dan beslissen om uw back-upsoftware al dan niet te starten.

Parameters
U kan het programma op de volgende manier opstarten:
PvSwChk [ <Computer name> [ <User name> <Password>] ]

<Computer name>
Dit is een optionele parameter waarin u vermeldt wat de naam van de machine is waar het gegevensbeheer, waarvan u de bestanden die nog in gebruik zijn wil controleren, actief is. Bijvoorbeeld: PvSwChk WrkUser01

<User name> en <Password>
Dit zijn optionele parameters (die samen gebruikt moeten worden) waarin u de gegevens vermeldt die nodig zijn om een server-engine te benaderen.

Als u in de parameter <Computer name> dus een machine opgeeft waar een server-engine draait, die enkel kan benaderd worden met behulp van een gebruiker (die niet gelijk hoeft te zijn aan de gebruikersnaam waarmee u momenteel aangemeld bent in Windows) en een paswoord, dan geeft u die hier op.

Let er daarbij wel op dat de gebruiker deel moet uitmaken van de NT-groep ‘Pervasive_Admin’! Bijvoorbeeld: PvSwChk SrvAdm User01 Pass01

Als u geen parameters meegeeft, dan wordt het gegevensbeheer van de machine waarop het programma opgestart wordt, gecontroleerd. Het programma kan de volgende ‘error levels’ terugkeren:

  •  0: Het gegevensbeheer op de gevraagde machine heeft geen Pervasive-bestanden meer in gebruik.
  •  1: Het gegevensbeheer op de gevraagde machine is momenteel niet actief. Er zijn dus met andere woorden geen Pervasive-bestanden in gebruik. Als u een <Computer name> opgeeft die niet bestaat, dan zal het programma eveneens ‘error level’ 1 terugkeren.
  •  2: U hebt de ‘command line’-help opgevraagd via de parameter /? of /Help (u krijgt dan te zien welke parameters u moet meegeven) of u hebt een foutief aantal parameters opgegeven.
  • 3: Het gegevensbeheer op de gevraagde machine heeft wel nog Pervasive-bestanden in gebruik.
  •  4: Er kan niet bepaald worden of er nog Pervasive-bestanden in gebruik zijn omwille van een fout.

Gebruik
U kan het programma op twee manieren gebruiken

  • Command line

Wanneer u het programma PvSwChk.exe met de nodige parameters opstart als een ‘command line’-tool dan zijn dit de mogelijke resultaten:

  1.  No open files for <Computer name> . Deze melding komt overeen met ‘error level’ 0.
  2.  No engine running on <Computer name> . Deze melding komt overeen met ‘error level’ 1.
  3. PvswChk [ <Computer name> [ <User name> <Password> ] ]) Execute PvswChk without arguments for the local computer. Deze melding komt overeen met ‘error level’ 2.
  4. Number of open files for <Computer name>: <Number of files>. Deze melding komt overeen met ‘error level’ 3. U krijgt dus ook te zien hoeveel bestanden er nog open zijn.
  5. Error getting the number of files for <Computer name>. Deze melding komt overeen met ‘error level’ 4.
  •  Batch-file

Vanuit de batch-file start u het programma PvSwChk.exe met de nodige parameters op en aan de hand van de ‘error level’ die het programma terugkeert, start u dan al dan niet uw back-upsoftware.

U kunt het bv. als volgt doen voor het controleren van het gegevensbeheer op ‘SrvAdm’ waar een gebruiker en een paswoord nodig zijn om het gegevensbeheer te benaderen (in een Backup.bat-bestand):

@echo off
PvSwChk SrvAdm User01 Pass01 > nul
if error level 2 goto OpenFiles
echo Back-up software kan hier nu gestart worden!
goto End
:OpenFiles
echo Back-up software kan niet gestart worden, er zijn nog bestanden in gebruik!
: End
pause

Opmerking: ‘> nul’ gebruikt u om de resultaten die normaal naar het scherm geschreven worden (zie uitleg bij item ‘Command line’) te onderdrukken. De lijn “echo Back-up software kan hier nu gestart worden!” vervangt u dan door het commando dat uw back-up software start.

Belangrijk: Als in een workgroup-omgeving de gegevens op een dedicated server staan die zelf geen gegevensbeheer op zich neemt (de gateway is dus een ander werkstation), dan heeft het geen zin om PvSwChk op te starten voor die server. U geeft dan als <Computer name> de naam op van de gateway (of beheerder). Als de back-upserver niet de eigenlijke data-server is, dan moet u erop letten PvSwChk uit te voeren voor de data-server, niet de back-upserver.

Elektronisch factureren aan de overheid via PEPPOL

Vanaf Versie 10.40 van Venice is het mogelijk om elektronisch te factureren aan de overheid via PEPPOL.  Voorwaarde is dat u beschikt over Venice Facturatie Enterprise en over de optie Edocumenten.

We geven u een overzicht van de te volgen stappen in Venice:

INSTELLEN VAN HET DOSSIER

1) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u ervoor dat uw ondernemingsnummer is ingevuld

Ondernemingsnummer

2) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u er ook voor dat minstens 1 bankrekening correct is ingevuld, deze zal de overheid gebruiken voor de betaling van de door u opgemaakte facturen.

bank

3) Via Basisgegevens – Instellingen – Parameters – Edocumenten vinkt u in het tabblad Algemeen “PEPPOL-netwerk” aan.  Daarnaast moet u ook uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen die u kreeg van ons.  U kan controleren of de gegevens juist zijn door te klikken op “Controleren”

Om te kunnen versturen via PEPPOL moet u credentials hebben om kunnen inloggen en sturen via onze Access point.

peppol

 

Deze credentials kan u via ons krijgen door een mail te sturen naar order.venice@unit4.com . We hebben volgende gegevens nodig:

  • uw registratienummer
  • uw registratienaam/firmanaam
  • uw ondernemingsnummer
  • Contactpersoon naam
  • Contactpersoon email
  • Contactpersoon telefoon

Wanneer u uw gegevens hebt gekregen van ons, kan u dit in bovenstaand scherm invullen.  Uw dossier is nu klaar om via PEPPOL elektronische documenten te sturen naar de overheid.

INSTELLEN VAN DE KLANTENFICHE

Verder moet u ook nog de volgende instellingen aanpassen voor alle overheidsdiensten waar u elektronische facturen naartoe wenst te sturen:

1) Ga naar de klantenfiche – tabblad Nummer en daar ziet u een extra veld PEPPOL-ID staan

  • Gaat het om een nieuwe klant, dan geeft u zijn ondernemingsnummer in, wanneer u naar het volgende veld gaat, zal Venice trachten de PEPPOL ID in te vullen
  • Gaat het om een bestaande klant, moet u het veld ondernemingsnummer leegmaken, even naar een ander veld gaan en opnieuw het ondernemingsnummer invullen.  De PEPPOL-ID wordt dan opgehaald

Nummers

2) In de klanten fiche – tabblad eDocs kiest u voor “Elektronisch” en Export wijze “PEPPOL” (dit zal reeds correct ingevuld zijn indien de PEPPOL-ID werd opgehaald inde vorige stap)

Edocs2

3) U moet daarna nog deze eenmalige instellingen aanpassen in dit scherm, dat wil zeggen dat eens u dit heeft aangepast u dit in de toekomst niet meer zal moeten doen.  U hoeft dan enkel te kiezen voor Elektronisch en wijze PEPPOL in uw klantenfiche.

  • Druk op het pennetje achter PEPPOL

pijltje

  • Kies de bankrekening 1 of 2 of 3, die komt overeen met de bank die u eerder invulde in de firmagegevens

Peppolbank

  • Kies/Maak een pad waar de PEPPOL documenten zullen opgeslagen worden.  U kan hiervoor klikken op het verkenner icoontje achter het veld.  U komt dan in de hoofdmap Van Venice terecht.  Daar kan u dan een map aanmaken (bvb peppol).  In ons voorbeeld staat er .\peppol\ dat wil zeggen dat er in de hoofddirectory van het dossier in Venice een map peppol is gemaakt.

Peppolpad

FACTUREREN AAN DE OVERHEID

U bent nu klaar om te factureren en te verzenden via PEPPOL, wanneer u nu een factuur opmaakt voor een PEPPOL klant die u correct instelde, zal u een Pop-up krijgen die u erop wijst dat het om een PEPPOL klant gaat en dat u zeker moet letten op de referentie van de factuur.  U kreeg bij de offerte aanvraag of de bestelling van de overheid een referentie, deze MOET identiek zijn als de referentie die u op de factuur zult zetten.

Er wordt namelijk gewerkt met een automatisch herkenning systeem die werkt aan de hand van deze referentie!  Indien de referentie niet correct is, kan uw factuur geweigerd worden, of zal er veel vertraging zijn bij het verwerken van de facturen door de overheid.

factuur

Wanneer uw facturen zijn opgemaakt, kan u via tabblad Extra in het overzicht klikken op Exporteren (idem werkwijze als Edocumenten)

Export

 

U krijgt voor de PEPPOL facturen en de andere elektonische facturen een venster Exporteren. Druk hier op start om het exporteren te starten. Wanneer de export geslaagd is zal u een groene vink zien staan naast de geëxporteerde facturen.

Vanaf dat moment is uw factuur vertrokken uit Venice en wordt die voor de PEPPOL facturen aangeleverd op het Mercurius platform van de overheid.  De verdere afhandeling gebeurt dan door de overheid.

ExportOK

Op het Mercurius platform kan u nazien welke status uw document heeft.  Het kan wel een uur duren vooraleer de factuur die u verstuurde uit Vence effectief op het platform te zien is.

BELANGRIJKE OPMERKING!

Elke factuur die u stuurt naar de overheid wordt bijgehouden in een database dus ook de de geweigerde facturen.  Dat wil zeggen dat u een geweigerde factuur niet een tweede maal kunt aanbieden nadat u hem verbeterde.  U moet dus in Venice de factuur crediteren en opnieuw maken met een nieuw nummer (dupliceren is hier de gemakkelijkste manier).  Pas als u een nieuw factuurnummer heeft, dan kan u de factuur opnieuw doorsturen.  Vergeet niet om na te zien of referentie correct werd ingevuld/overgenomen

Meer info over het gebruik van het Mercurius platform van de overheid of hoe u een login kan bekomen voor dit platform vindt u op de volgende links

https://overheid.vlaanderen.be/mercurius-en-peppol

https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html

https://iamapps.belgium.be/rma/

https://digital.belgium.be/e-invoicing

Consulteer eveneens ons filmpje op https://www.youtube.com/watch?v=YaisMsnlkoQ