Maandelijks Archief: maart 2017

Vertragingen in Venice op Windows Server 2016

We kregen onlangs een paar meldingen binnen van klanten/verdelers die vertraging opmerken in hun Venice wanneer er wordt gewerkt met Windows Server 2016 (in alle gevallen ging het over een virtuele of cloud server)

Na intern onderzoek hebben we volgende tips om het probleem op te lossen. Bespreek steeds met uw systeembeheerder of IT verantwoordelijke voor u de volgende acties uitvoert!

1) Zet uw Windows Defender uit

In Windows server 2016 wordt de Windows Defender standaard aangezet.  Deze kan zorgen voor vertraging in uw Venice.  Telkens u een module opent, wordt het gescand door Defender waardoor er vertragingen op komen.

Als u werkt met meerdere virtuele servers zoals bijvoorbeeld een dataserver en een terminal server (die dan eigenlijk als client dient) moet u op ALLE servers de ingebouwde en standaard actieve Defender uitzetten.

Dit kan op verschillende manieren:

  • Via Start – Settings – Update & security  - Windows defender – Turn off Defender
  • Via de regedit kan u via HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows Defender\ een DWORD toevoegen om de Defender uit te schakelen
  • via GPO

2) Zorg ervoor dat uw Antivirus de mappen en bestanden van Venice niet scant

Indien u werkt met een andere antivirus dan Defender, moet u alvast de mappen van het Venice basispad toevoegen aan de uitzonderingen in uw  AV.

Om problemen bij de installatie of gebruik van Venice en verlies van performantie te vermijden, raden wij u aan de configuratie van uw anti-virusprogramma aan te passen en bestanden met volgende extensies niet meer te controleren:

BTR (Venice gegevensbestand)
LOG (Venice log-bestand en Pervasive transactie-log)

Het kan in sommige gevallen ook nodig zijn om de extensies .js, .sql, .css, .html, .htm, .csv, .ods, .txt niet te scannen.  Sommige grafische elementen in Venice gebruiken/maken (tijdelijke) bestanden met deze extensies en kan ook voor vertraging zorgen

Er zijn ook andere bestanden die nooit een virus kunnen bevatten omdat ze louter gegevens bevatten en nooit uitgevoerd worden. Deze lijst opnemen in uw anti-virusprogramma is facultatief, maar komt de algemene performantie ten goede.

BMP (Afbeelding, Windows Bitmap)
CLC (Unit4 C-Logic Configuratie)
CLD (Unit4 C-Logic Beschrijvend bestand)
CLE (Unit4 C-Logic Uitdrukking)
CLF (Unit4 C-Logic Afdruklay-out)
CLI (Unit4 C-Logic Importbeschrijving)
CLS (Unit4 C-Logic Doorstuurconfiguratie)
CLV (Unit4 C-Logic Afdrukbeschrijving)
DAT (Gegevensbestand)
DDF (ODBC Bestandsbeschrijving)
EMF (Windows Enhanced Meta-file)
INI (Windows configuratiebestand)
PAR (Unit4 C-Logic configuratiebestand)
GIF (Afbeelding, gif formaat)
JPG (Afbeelding, JPeg formaat)
LCK (Sleutelbestand)
LOC (Pervasive Locator-bestand)
TXT (Tekstbestand)

3) Controleer de Pervasive instellingen

U moet de volgende instellingen nazien op uw server (eventueel ook de terminal server/client)

  • Ga naar Start en open het Pervasive control center (PSQL Control Center)
  • Kies voor Pervasive PSQL – Local Client – Microkernel Router en klik met de rechtermuisknop voor de properties

properties

  •  Ga naar Communication protocols en zet SPXII en NETBIOS uit

comm

  •  In het scherm Access moet ervoor zorgen dat het veld Gateway Durability aangevinkt staat

gateway

4) Controleer de MAPI en TAPI instellingen

Bij het openen van de meeste modules van Venice worden er verschillende checks uitgevoerd.  In Windows Server 2016 worden de TAPI gegevens niet correct doorgegeven aan Venice waardoor die langer moet zoeken dan normaal naar de juiste instellingen.  Dat zorgt ervoor dat u soms vertragingen kan krijgen bij het openen van bepaalde modules.

  • Ga naar Venice in het hoofdmenu en klik op de Venice knop – Instellingen – Configuratie werkstation

configws

  •  Kies bij Mapi (Email) voor NEE en indien mogelijk bij TAPI (Telefoneren) ook voor NEE en druk op OK

mapitapi

Dit zal de waarden in het register aanpassen en ervoor zorgen dat er niet meer wordt gezocht naar deze instellingen.  indien u wenst te mailen via Outlook vanuit Venice moet u achteraf in datzelfde scherm de instellingen terug goed zetten bij Email op “via Outlook”.  In de meeste gevallen zal TAPI (telefoneren) op NEE moeten blijven staan.

Gelieve ook na te zien via regedit – HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\C-LOGIC\GLOBALS\CONFIG of de REG_DWORD sleutels CallActive en EmailActive correct staan.

Indien u bij beide NEE hebt gezet, moet er bij deze twee sleutels ook (0) staan.  Het kan zijn dat u de dropdown in Venice voor telefoneren niet heeft staan in uw Venice, U zal dan de sleutel voor CallActive manueel op (0) moeten zetten in de regedit

regedit

 

 

 

 

Een lijst exporteren naar Excel

De meeste lijsten in Venice kan u afdrukken op scherm, naar een printer of naar een bestand (normaal in PDF).  Soms is het ook handig om een lijst om te kunnen zetten naar een Excel bestand.

In sommige gevallen kan u via een omweg een identieke lijst krijgen door te vertrekken vanaf een werkblad zoals bijvoorbeeld wordt getoond in volgende KB artikels:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/een-balans-exporteren-naar-excel/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-grootboek-exporteren-naar-excel/

Maar dat zal niet met alle lijsten kunnen. Bij bijvoorbeeld een historiek boekingen of een historiek verkopen kan u standaard niet naar Excel brengen.  Bij de meeste lijsten zal volgende werkwijze een mooi resultaat geven.

Wat u moet doen is het volgende: 

1) Kies uw lijst en druk ze af
2) Kies Afdrukken naar bestand en druk op de knop Opzoeken. Geef het pad op waar u het bestand wenst aan te maken alsook de gewenste extensie .TXT (vb. lijst.txt)

3) Druk vervolgens op de knop Opties en geef in het dialoogvenster Instellingen voor afdruk naar bestand de instellingen op zoals hieronder vermeld. Bij aanhalingstekens geeft u ‘Geen’ op. Bij scheidingsteken geeft u “;”(puntkomma) op.

bestand

opties

4) Sla het bestand op en klik met het aan met uw rechtermuisknop en kies voor “openen met Excel”

5) Klik in de Excel op de eerste kolom en ga naar het tabblad gegevens – tekst naar kolommen

kolommen

6) Kies voor gescheiden en volgende

gescheiden

7) Wijzig het scheidingsteken in puntkomma en bij tekstindicator kies je “geen” (we hadden het zo ingesteld in Venice) en kies volgende

puntkomma

8) Kies voor standaard en dan voltooien

std

9) Indien sommige getallen een verkorte notatie hebben gekregen kan u dit aan passen via rechtermuisknop – celeigenschappen of via start – groep getal – dropdown kiezen voor getal

getal

10) Eventueel de decimalen vermeerderen/verminderen

decimalen

 

 

 

Het dynamisch activeren van opties (optie Fiduciair)

Indien de boekhouder beschikt over de optie Fiduciair, dan zorgt deze optie ervoor dat het dossier van de klant bij de boekhouder bruikbaar is.

A.      Opties waarover de klant beschikt, maar de boekhouder niet

Eventuele opties waarover de klant beschikt maar de boekhouder niet worden voor het uitgewisselde dossier geactiveerd.

Bv: de klant beschikt over de opties Boekhouding en Analytisch. De boekhouder heeft enkel Boekhouding en Fiduciair. Zonder het dynamisch activeren van opties zou de de boekhouder in het door de klant gestuurde dossier een foutmelding krijgen dat de optie Analytisch is geactiveerd in het dossier, maar niet geïnstalleerd. De optie Fiduciair zorgt ervoor dat dit dossier van de klant benaderd kan worden, en daarbij wordt ook net gedaan alsof de opties wel geïnstalleerd zijn.

Het dynamisch activeren van een optie binnen een dossier gebeurt niet voor de optie Toegangsbeheer. Dit kan niet, omdat Toegangsbeheer ook impliceert dat gebruikers en toegangsrechten werden vastgelegd op niveau van hoofdpad en dossierkast. Als u als boekhouder dossiers uitwisselt met klanten die Toegangsbeheer hebben dan zijn er 3 mogelijkheden:

  1. De klant mag het dossier niet beveiligen
  2. De klant zet de dossierbeveiliging af op het ogenblik dat hij een backup maakt van het dossier om aan de boekhouder te bezorgen
  3. Als boekhouder schaft u eveneens Toegangsbeheer aan. U dient de optie aan te schaffen voor minstens evenveel gebruikers als er gelijktijdig in externe, beveiligde dossiers moet kunnen gewerkt worden. Indien u bijvoorbeeld met 3 gebruikers tegelijkertijd in extern beveiligde dossiers moet kunnen werken, dan heeft u nood aan toegangsbeheer voor 3 gebruikers.

B.      Opties waarover de boekhouder beschikt, maar de klant niet

Bepaalde opties waarover de klant niet beschikt, maar de externe gebruiker (boekhouder) wel (het gaat hier concreet over Import, Fiduciair, Jaarrekening en Beheer van vaste activa) kunnen geactiveerd worden in het dossier (via Basisgegevens – Instellingen – Parameters,  Opties, Externe gebruikers) zonder dat dit gevolgen heeft voor het gebruik van het dossier door de klant.

ExterneGebruikersl

Indien de klant over de optie Toegangsbeheer beschikt, en het gaat om een beveiligd dossier, dan heeft de klant de mogelijkheid om aan externe groepen rechten te verlenen in alle geactiveerde opties, ook de opties waarover de klant niet zelf beschikt. Zie ook het Kbase-artikel Hoe kan u uw accountant toegang verlenen tot een beveiligd dossier. Voor de externe gebruiker (boekhouder) zullen de opties die geactiveerd werden, onmiddellijk bruikbaar zijn in het dossier, tenminste als deze opties geïnstalleerd zijn bij de externe gebruiker (boekhouder) .

Klant  en boekhouder werken lokaal en wisselen backups van dossier uit via Verzonden en Teruggestuurd

Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de klant backups uitwisselt met zijn boekhouder en daarbij gebruik maakt van verzonden en teruggestuurd.

Klant en boekhouder werken beide op ASP-omgeving (Aspex)

Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de boekhouder de dossierkast van de klant aankoppelt als externe dossierkast.

 

Exporteren van de verkoopfacturen naar uw boekhouder

Indien u met Venice facturatie werkt en uw boekhouder werkt met Venice boekhouding, dan kan u uw verkoopfacturen doorsturen op volgende wijze:

1) Het aanmaken van een doorboekgroep

-> Start de module Facturen op via Start – groep Facturatie verkoop – Facturen

-> Kies rechts bovenaann als sorteervolgorde “Door te boeken – datum” zodat u enkel de facturen ziet die nog door moeten geboekt worden naar de boekhouding

-> In ons voorbeeld komen 3 facturen in aanmerking voor het doorboeken naar de boekhouding

door te boeken

-> Indien u bijvoorbeeld enkel de facturen van februari wenst door te boeken, moet u kiezen voor “Selectief”, indien u alles wenst door te boeken kiest u voor Globaal.

selectief

-> Bij Selectief doorboeken kan u kiezen tem welke datum u wenst te door te boeken

selectief2

-> Druk op Start om het doorboeken te starten.  We krijgen een waarschuwing dat het doorboeken definitief en onomkeerbaar is.  Indien u wenst door te gaan klikt u op JA

doorboeken

-> De 2 facturen zijn nu doorgeboekt, dit kunnen we zien in het volgend overzicht

overzicht

2) Het aanmaken/exporteren van een tekstbestand van de doorboekgroep

-> Druk op de knop Tekst in de groep Afsluiten

tekst

-> In het volgende scherm moet u de zopas aangemaakte doorboekgroep zoeken.  Dit kan door te klikken op de zoekknop en te kiezen in het overzicht, we kiezen dan de 2 facturen die we wensen te exporteren naar TXT, die zitten in ons geval in doorboekgroep 1.

opzoeken

-> In de tab tekst kan het pad opgegeven worden waar het TXT bestand moet worden opgeslagen.  Kies een duidelijke plaats zodat u de bestanden achteraf nog kan terugvinden!

Eventueel kunnen ook de gewijzigde klantenfiches meegestuurd worden.    U kan onderaan ook kiezen om de bestanden in een ZIP formaat te sturen en u kan zelfs het e-mailadres van uw boekhouder meegeven zodat direct de mail wordt opgemaakt met de gezipte bestanden.

opslaantekst

Voor u dit tabblad verlaat moet u eerst op Opslaan drukken onderaan

-> Keer terug naar het tabblad Afsluiten om de export te starten (eventueel zal op dat moment ook de mail opgestart worden indien u dit had aangevinkt)

3) De boekhouder importeert de gegevens in zijn Venice

Uw boekhouder zal de bestanden ontvangen en kan ze dan inlezen in Venice.

-> Selecteer het dossier waar u de bestanden wenst in te lezen

-> Start de optie Verkopen op onder Start – groep Boekhouding – Verkopen

-> Ga naar tabblad Extra en kies voor Tekstbestand Venice

tekstbestand

-> Kies het pad waar het tekstbestand (.txt) en het beschrijvend bestand (.cli) zich bevinden.

-> Vink hier Vormelijk testen, Toevoegen en Aanpassen aan.

-> Kies voor importeren om de facturen te importeren in de module.

importeren

 

 

Een aankoop boeken in Venice met uitsplitsing van privé- en bedrijfskosten en btw op privékosten.

Indien u in dossier werkt waar een gedeelte van de kosten op privé dient geboekt te worden, dan kan u de boekingen automatiseren door gebruik te maken van een boekingsvoorstel waarin rekeningen voorkomen die op de juiste manier zijn gedefinieerd.

Laten we vertrekken vanuit een concreet voorbeeld. In een dossier moet u vaak kosten voor gas inboeken.  De kosten voor gas zijn echter voor 50% privé.  U kan de boeking van de gaskosten met verdeling naar bedrijfskosten, privékosten en btw op privékosten automatisch verwerken door een boekingsvoorstel te koppelen aan de leverancier met volgende inhoud:

In de fiche van de leverancier geeft u een boekingsvoorstel op.

prive1

In het boekingsvoorstel vermeldt u het percentage privé en eventueel ook het percentage niet aftrekbare btw die van toepassing zijn. In ons voorbeeld is dat 50%.

prive2

In dat voorstel neem je 3 types van rekeningen op:

Een rekening voor de bedrijfskosten

Dit is een rekening met als btw-groep 2 en als Type Normaal.

prive3

Vervolgens een rekening voor de privé-kosten

Dit is een rekening met als btw-groep 0 en als Type Normaal.  Het percentage privé dat vermeld wordt onder de tab Gebruik stemt overeen met het percentage privé in het boekingsvoorstel; Tevens is Uitsluitend privé aangevinkt.

prive4

Tenslotte moeten we nog een rekening vermelden voor de btw op privékosten. Het gaat hier om rekening met als btw-groep 0 en van het Type Niet onderworpen.

prive5

Wanneer we nu een aankoopfactuur boeken voor de betrokken leverancier van 1210 eur (1000 eur à 21%), dan bekomen we volgend resultaat:

  • 500 eur (50% van de 1000 eur kosten) wordt op de bedrijfskostenrekening geboekt
  • 500 eur (50% van de 1000 eur kosten) wordt op de rekening voor privékosten geboekt
  • 105 eur (50% van de btw) wordt op de rekening voor btw op privékosten geboekt.

prive6