Maandelijks Archief: augustus 2017

Updaten van Venice

Wanneer u een updateabonnement heeft, kan u steeds de nieuwste versie van Venice downloaden vanaf deze link . Indien u werkt met Venice op Aspex moet u neit zelf de update van Venice iotvoeren. De updates worden door onze diensten in samenwerking met Aspex uitgevoerd.  De update is op zich redelijk gelijklopend met een normale set-up van Venice op een paar stappen na.

Onderaan kan u uw registratienummer en registratienaam ingeven om de laatste versie te kunnen downloaden en druk op “Check”

laatste versie

U krijgt dan onderaan een indicatie van uw huidige versie en kan door te drukken op “download nu” de laatste versie downloaden.

update

We raden aan om steeds een back-up van uw gegevens te nemen VÓÓR u start met de update.  Bij twijfel contacteert u best uw verdeler of IT-verantwoordelijke.  Meer info over het nemen van een back-up van uw gegevens kan u hier vinden.

Indien uw Venice op een server/centrale pc geïnstalleerd is en gedeeld wordt met andere gebruikers moet u de update uitvoeren op die server/pc en NIET op de werkstations!

Start de set-up van Venice en volg de stappen.  Halverwege zal u onderstaand scherm zien.  Klik hier op de groene drop-down om te kiezen voor UPDATE van een bestaande installatie en niet voor een set-up van een nieuwe Venice (in het voorbeeldl staan er meer dan 1 Venice installaties maar dat zal over het algemeen voor u niet van toepassing zijn).  We kiezen hier voor de update van Venice10.50TEST

update versie

Volg de stappen verder zoals een normale set-up tot een scherm verschijnt met Finish en de vraag om Venice te starten.

Wanneer Venice wordt opgestart op de server zal de vraag komen om de dossier bij te werken.  Eventueel wordt er ook gevraagd of de ODBC koppeling moet vernieuwd worden en of de gegevens van het dossier worden gebruikt in een externe applicatie.

Het bijwerken van de gegevens kan even duren, onderbreek dus deze bewerking NIET!  Pas als er bij alle dossiers en boekjaren een groene vink staat en er onderaan “Klaar met bijwerken” staat kan u het scherm afsluiten.

Bij het opstarten van Venice op de werkstations zal u de eerste keer een melding krijgen dat de lokale installatie moet bijgewerkt worden  Druk op OK en volg de stappen.  In sommige gevallen zal u dit als administrator moeten uitvoeren.

Indien u geen melding krijgt om de lokale update te starten en indien er bij uw dossiers/dossierkasten een rood kruis staat, klik dan met de rechtermuisknop op het dossier en kies voor “bijwerken” om het naar de juiste versie te brengen.

 

 

 

 

Outlook configureren op Aspex

Via de module E-documenten kan u facturen, leverbonnen en rappels digitaal verzenden naar uw klanten vanuit Venice.  U kan hierbij gebruik maken van SMTP waardoor u zonder tussenkomst van een mailprogramma zoals Outlook, Thunderbird, … uw documenten kan verzenden naar uw klanten.  Dat is dan ook de ideale manier om documenten digitaal door te sturen vanuit uw Venice op Aspex

Indien u echter niet beschikt over de module E-documenten maar toch wenst te mailen op Aspex dan kan u een mailoptie op Aspex bij ons bestellen en daarna uw Outlook op Aspex configureren.

Hoewel we deze werkwijze niet als standaard werkwijze aanprijzen, wordt het hierdoor mogelijk om vanaf uw Aspex portaal te mailen. Gezien uw mailprogramma normaal gezien op uw lokale pc staat en uw Venice op het Aspex portaal staat is het anders niet mogelijk om rechtstreeks documenten door te mailen vanaf uw Venice op Aspex.

Wat zijn de te volgen stappen:

  • Zorg dat u een email account aanvraagt of bestelt bij uw IT-verantwoordelijke of hosting firma (bvb office 365) en dat u beschikt over een werkende E-mail account
  • U bestelt de optie via onze diensten
  • Aspex voegt Outlook toe aan uw installatie
  • Outlook wordt ingesteld voor uw mailaccount

Wanneer uw Outlook beschikbaar is op Aspex moet u deze eerst gaan instellen.  Gezien we niet beschikken over uw login en wachtwoord op Aspex kunnen we dit niet standaard instellen voor u. Omwille van veiligheidsredenen is het dan ook opportuun dat u uw Email op Aspex zelf instelt.  Het instellen van uw Outlook op Aspex is eigenlijk identiek aan de werkwijze voor het instellen van uw lokale Outlook.

  • Log in op Aspex
  • Kies éénmalig de knop “Mail Settings” die nu beschikbaar is op uw Aspex portaal.

mail settings

 

  • Maak een profiel aan door te klikken op “Add” (de naam van het profiel kan vrij gekozen worden) en stel het in als standaard profiel

Profile

 

  • Eens het profiel is ingesteld kan u verder gaan met het instellen van uw account
  • Kies de standaard voorgestelde optie “Email account” en geef uw gegevens in.  Vul uw naam, e-mail adres en wachtwoord in en kies “Next”

email

  •  Wanneer u op Volgende (Next) klikt ,worden de instellingen automatisch nagezien. Indien alles goed verloopt, dan moeten er 3 groene vinkjes getoond worden.

validatie

 

  • Wanneer de instellingen werden nagezien en volledig groen staan, kan u afwerken door te klikken op “Next” en dan uiteindelijk op “Finish”
  • Vanaf dat moment kan u dus uw mail ook beheren vanop het Aspex portaal door te klikken op het Outlook icoon die ook beschikbaar is in uw Aspex portaal
  • In Venice (Lite) moet u enkel nog instellen dat u wenst gebruik te maken van uw outlook om te mailen.  Ga hiervoor naar de Venice knop – instellingen – configuratie wekstation en kies bij mailen voor “Outlook”

WS

Outlook

  • Druk een document af op het scherm en kies “mailen” of F9
  • Een mail venster van Outlook wordt nu geopend met het document in PDF als bijlage

Belangrijke opmerking: Om te kunnen mailen vanaf Venice moet uw Outlook op Aspex steeds geopend zijn !

Problemen bij het versturen van mails vanuit Venice

Wanneer een document verstuurd wordt per mail via Venice ,al dan niet via de module E-Documenten, kan het gebeuren dat Outlook niet opstart of dat er geen mail wordt gestuurd via MAPI of dat Outlook steeds opnieuw vraagt een mail profiel te kiezen terwijl er zelfs in sommige gevallen maar 1 profiel aanwezig is in uw instellingen.

Hiervoor kunnen meerdere redenen zijn maar de meest voor de hand liggende controles zijn de volgende (in ons voorbeeld voor Office 2010)

Instellingen in Venice

In Venice moet u instellen hoe u wenst gebruik te maken van uw mail programma

  •  Klik op de Venice knop  en kies instellingen – parameters – Configuratie werkstation

WS

  •  Stel de parameter E-Mail in op Mapi of Outlook.  Indien u kiest voor NEE of indien uw pc niet is verbonden met het internet dan zal u niet kunnen mailen vanuit Venice en zal de mail knop zelfs inactief komen te staan in Venice

Email

Indien u kiest voor MAPI moet uw mail programma MAPI ondersteunen , voorbeelden hiervan zijn Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora, …

Standaadprofiel

De volgende stappen in deze Kbase zijn aanpassingen in Outlook en/of Windows en kunnen ernstige gevolgen hebben voor uw data.

Bij twijfel raden we steeds aan om een degelijke back-up te nemen van uw gegevens en contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke!

  • Ga naar Start – Configuratiescherm – Alle configuratiescherm onderdelen

config

  •  Zoek de snelkoppeling naar Mail

mail

  • Klik op Show Profiles

profiles

  • Kies het juiste profiel en onderaan duidt u aan dat dit het profiel is dat u standaard wenst te gebruiken

profile

Compatibiliteit en rechten

Indien de bovenstaande stappen het probleem niet oplossen kan u ook het volgende (laten) nazien (door uw IT verantwoordelijke):

  • Ga naar uw snelkoppeling van Outlook en klik er met de rechtermuisknop op
  • Kies Eigenschappen

Eig

  • Onder de tab Compatibiliteit kan u eventueel nazien of er bij de modus geen verkeerde OS werd aangekruist
  • U kan ook kiezen voor “Dit programma starten als Administrator” (in sommige gevallen zal u ook een wachtwoord moeten ingeven en Venice ook als administrator opstarten)

comp

 

Opnieuw maken of herstellen van het profiel

Indien bovenstaande stappen nog steeds geen oplossing bieden kan u In het slechtste geval uw profiel/account opnieuw (laten) maken of (laten) herstellen.

Wij raden aan om te zorgen voor een degelijke back-up van uw gegevens voor u de volgende stappen uitvoert of dat u contact opneemt met uw IT verantwoordelijke!

Het opnieuw maken van uw account of uw profiel doet u best via het configuratiescherm, het herstellen van uw account kan u vanuit uw Outlook doen

  • Kies File – info – Account settings

settings

  • Klik op uw account en kies “Repair”

repair