Maandelijks Archief: oktober 2017

Budgetten opvolgen met Venice boekhouding

In dit artikel tonen we aan dat u mits de nodige creativiteit budgetten kan opvolgen in Venice boekhouding. We tonen stap voor stap hoe het kan.

Om dit mogelijk te maken, gaan we eerst een aantal voorbereidende acties uitvoeren.

1.Activeren van een vrij numeriek veld in de module Algemene rekeningen.

Start de module Algemene rekeningen op en druk op de Venice-knop. Kies Instellingen – Parameters – Tab Vrij.

Vul een titel in voor vrij numeriek veld 1: budget

budget 2

 

2.Invullen van het budget

U kan nu Bewerken – Kolommen beheren kiezen en de kolom Algemene rekening : Budget toevoegen aan het werkblad.

Vervolgens zet u het werkblad wijzigbaar.  U kan nu voor elke gewenste rekening het budget invullen.

budget3

 

Eindig met Ctrl+W om de wijzigingen op te slaan.

Opmerking:

Indien u het wenst, kan u meerdere vrije numerieke velden definiëren indien u het budget voor meerdere boekjaren wenst bij te houden: vb. budget 2017, budget 2018,…. U moet dan ook een lay-out per boekjaar voorzien.

3. Definiëren van rekenvelden.

Ten behoeve van de aangepaste lay-out die we zullen maken op basis van de proef-en saldibalans, maken we een aantal rekenvelden aan.  Het aantal aan te maken rekenvelden is afhankelijk van het aantal niveau’s waarop u totalen wenst. In ons voorbeeld wensen we subtotalen voor niveau1 (rekeningen van 1 cijfer), niveau 2 (rekeningen van 2 cijfers)  en niveau 3 (rekeningen van 3 cijfers).

Start de module Algemene rekeningen op en druk op de Venice-knop. Kies Instellingen – Parameters – Tab Rekenvelden.

We maken volgende rekenvelden aan:

budget4

 

Voorbeeld: voor niveau 1 geven we onderstaande in zodat we enkel de eerste positie van het rekeningnummer behouden.

Code: niveau1

Type: Tekst

Uitdrukking :Left(@ACC.Number;1)

Naam Nederlands : Niveau1

4. Aanmaken van een aangepaste lay-out op basis van de proef-en saldibalans.

We roepen de standaardlay-out van de proef-en saldibalans op en wijzigen die

In het blok Lijstkoptekst veranderen we de titel van de 3 kolommen naar Saldo, Budget en Verschil

budget 5

In het blok Detaillijn voorzien we 5 velden: Globale rekening : RekeningGlobale rekening : OmschrijvingAfdruk : Cumulatief saldo rekeningAlgemene rekening : Numeriek veld 1 en een rekenveld.

Dat rekenveld heeft als inhoud: @ACC.Value1 – @PRN.LineCumulBalance  (het budget – het saldo van de rekening)

De velden van de blokken Totaal niveau X dien je ook aan te passen. Als voorbeeld nemen we Totaal niveau 1.

Als eerste veld drukken we Afdruk : Totaal saldo niveau 1 af.

Als tweede maken we een totalisatieveld aan met volgende inhoud

budget6

We gaan dus numeriek veld 1( het budget) totaliseren zolang als de eerste positie van de rekening dezelfde is.

Als derde veld voegen we nog een totalisatieveld toe om het verschil tussen budget en saldo te totaliseren zolang de eerste positie van de rekening identiek is (vb. 6)

Screenshot_89

Voor de andere totalisatieblokken, kun je dus gelijkaardige velden maken. Voor het laatste blok Totalisatie hoef je geen initialisatiewaarde op te geven.

Screenshot_90

Indien u niet vertrouwd bent met het aanpassen van lay-outs via de in Venice ingebouwde lay-out-editor, dan kan u de aangepaste lay-out ook laten maken door de helpdesk van Unit4 Venice (support.venice@unit4.com). Op aanvraag bezorgen we een vrijblijvende offerte.

Coda bestand niet zichtbaar in Venice

Indien u niet werkt met de koppeling tussen Venice en Isabel, moet u uw CODA-bestanden manueel inlezen.

Wanneer u via Start – Boekhouding – Financieel – Importeren CODA-bestanden op Importeren drukt kan het soms zijn dat uw CODA-bestand niet zichtbaar is in het zoekscherm. In de meeste gevallen zal u ook een blauwe melding onderaan uw scherm krijgen zoals ‘Opgelet, slechts .. van de .. beschikbare CODA-bestanden worden voorgesteld in de bovenstaande keuzelijst’

coda

 Er kunnen meerdere redenen zijn waarom uw lijst leeg blijft

  • U zoekt in het verkeerde pad, het is gemakkelijk als u steeds hetzelfde pad gebruikt voor uw CODA-bestanden, dan bent u zeker dat het pad naar de bestanden steeds correct is ingevuld.  Eventueel kan u het pad aanpassen door te klikken op het verkenner mapje achter het veld

pad bestanden

  •  U heeft in uw scherm een filter opgezet die verwijst naar het verkeerde dagboek. Bij het inlezen van de bestanden kan je kiezen voor “Alle” dagboeken of filteren op 1 bepaald dagboek.  Als het bestand niet bestemd is voor dat dagboek zal u het niet kunnen inlezen

dagboek

  • Uw CODA-bestand is niet bestemd voor het gekozen dossier.  In een CODA-bestand wordt een ondernemingsnummer vermeld. Als dat niet overeenkomt met het ondernemingsnummer  van het dossier waarin u werkt ( Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens), dan zal u het bestand niet zien verschijnen in het overzicht.
  • Uw CODA-bestand is niet bestemd voor dit boekjaar. Wanneer het bestand een datum heeft die bijvoorbeeld in een vorig boekjaar valt, dan zal het niet verschijnen in de lijst met de te importeren bestanden.
  • In uw financieel dagboek is geen rekeningnummer ingevuld. Het CODA-bestand verschijnt in dat geval in het overzicht, maar in plaats van het bankrekeningnummer staat een ‘?’ vermeld. In een CODA-bestand staat een IBAN bankrekeningnummer dat bedoeld is ter herkenning van de bank. Zorg er dus ook voor dat er steeds een rekeningnummer is ingevuld in uw financiële dagboeken ( Basisgegevens – Boekhouding – Financiële dagboeken).
  • U werkt met 2 dagboeken voor 1 bankrekeningnummer.  Wanneer u werkt met 2 dagboeken voor 1 rekeningnummer (bijvoorbeeld één in EUR en één in USD) dan is het belangrijk dat Venice kan bepalen welk dagboek er precies moet gebruikt worden. Indien dat niet het geval is, dan krijgt u een melding als onderstaande. Het is dan belangrijk dat u in uw financieel dagboek het veld Uitbreiding gebruikt om dit aan te geven. De code die u moet invullen in het veld Uitbreiding bekomt u bij uw financiële instelling. Het is dan ook belangrijk dat de bank de uitbreidingszone vermeldt in het CODA-bestand.

coda

  • Het kan ook gebeuren dat de CODA-bestanden niet het ondernemingsnummer van het dossier zelf bevatten, maar dat van de onderneming die instaat voor het debiteurenbeheer. In dat geval kan u het ondernemingsnummer van de partij die instaat voor het debiteurenbeheer invullen in de parameters van de module Importeren CODA-bestanden.

coda2

  • Uw bestand is corrupt. In sommige gevallen kan het ook voorkomen dat een bestand beschadigd is of corrupt. Download het opnieuw of neem contact op met uw financiële instelling.