Maandelijks Archief: april 2018

Een nieuw dossier aanmaken op basis van een ander dossier

U kan zonder problemen meerdere dossiers/dossierkasten aanmaken in Venice om uw verschillende bedrijven/klanten correct en overzichtelijk bij te houden.

Het is handig te weten dat er ook een nieuw dossier kan aangemaakt worden op basis van een ander dossier.  Dat kan handig zijn als u als boekhouder veel dossiers moet aanmaken voor uw klanten en wilt starten van een modeldossier (met bijvoorbeeld een uitgewerkt rekeningstelsel).  Of wanneer u een import wenst te testen, een koppeling met SDK/Webconnect wenst te testen, een nieuwe werknemer een opleiding wenst te geven, … .

U kan hiervoor de volgende werkwijze volgen

  • Ga naar beheer – dossier – nieuw of klik met de rechtermuisknop op uw dossierkast – dossier nieuw …

  • Geef een naam aan het nieuwe dossier in het veld “map” en klik op de knop Extra

  • Kies het te kopiëren dossier en maak een keuze tussen “selectief” of “kopie”.  Bij selectief kan u door ze aan te vinken bepaalde tabellen van het brondossier overnemen zoals bijvoorbeeld enkel het rekeningstelsel, enkel de klanten, enkel de leveranciers, enkel de arikelen, … of een combinatie van tabellen.

  • De optie “Kopie” neemt letterlijk een volledige kopie van het dossier met alle boekjaren, instellingen, tabellen, …

De overname via de knop EXTRA is enkel mogelijk bij de aanmaak van een nieuw dossier. Het is dus standaard niet mogelijk om van een bestaand dossier gegevens te kopiëren in een ander bestaand dossier op deze wijze!

 

Boekjaar bestaat reeds

Het kan voorkomen dat bij de aanmaak van een nieuw boekjaar de volgende melding tevoorschijn komt

Dit komt voor wanneer er reeds in het verleden een boekjaar werd aangemaakt en dat de actie niet volledig is gelukt.  Elk boekjaar heeft een eigen map onder het dossier met de nodige bestanden. Als bij de aanmaak van het boekjaar bijvoorbeeld de stroom uitvalt, dan is de map voor dat boekjaar onvolledig of leeg.  Hierdoor kan het ook niet getoond worden n Venice.

Wanneer een nieuwe poging wordt gedaan om het boekjaar aan te maken, probeert Venice de map (2018) aan te maken onder het dossier maar deze bestaat al (leeg of onvolledig) met de foutmelding als gevolg.

Het probleem kan op de volgende wijze opgelost worden:

  • Voor je de volgende stappen uitvoert, neem je best een veiligheidskopie van het dossier
  • Ga in Venice naar start – verkennen – Werkmap dossier

  • In de verkenner kom je terecht in de Work map van het huidig dossier.  Klik hier op het bovenliggende niveau (in dit geval is het ACC2) om naar de hoofdmap van het dossier zelf te gaan

  • Kijk na of er reeds een map bestaat voor het boekjaar die je wenst aan te maken (in dit geval 2018)

  • De map zal leeg zijn of onvolledig waardoor het niet wordt getoond in Venice

  • Verwijder ENKEL de lege/onvolledige map voor het boekjaar die aangemaakt moest worden (hier 2018)
  • Maak het boekjaar opnieuw aan in Venice

 

Aandachtspunten bij het verzenden van E-documenten

Wanneer je beschikt over de optie E-documenten kunnen op een automatische wijze leveringsbonnen, facturen en rappels verstuurd worden in verschillende formaten zoals PDF, e-fffv3, Peppol, …

Het is niet de bedoeling om een volledige handleiding/opleiding op te maken over het instellen van E-documenten maar in grote lijnen de belangrijkste zaken te overlopen waardoor problemen met het verzenden van E-documenten kunnen vermeden worden.

De volledige stappen over het instellen van de E-documenten kan je terugvinden in de help van Venice (F1), via deze Webinar over E-documenten of door het volgen van een opleiding over deze module

Bij problemen bij het verzenden van E-documenten kunnen de volgende stappen overlopen worden:

  • Is de optie geactiveerd in het dossier?

Via Basisgegevens – instellingen – paremeters – opties – tabblad algemeen moet de optie E-documenten actief staan

Indien het vakje in het grijs staat en niet aangevinkt kan worden, dan is de optie nog niet aangekocht of is de optie nog niet gekoppeld aan de registratie.  Neem contact met je verdeler of met onze support

  • Zijn de parameters correct ingevuld?

Kijk de parameters na via basisgegevens – instellingen – parameters – algemeen – E-documenten

Geef aan in het tabblad “algemeen” of de E-documenten verzonden moeten worden via een standaard e-mailprogramma of via SMTP.  Eventueel kan ook gebruik gemaakt worden van het Peppol-netwerk (factureren aan de overheid)

Daarna kan per type document ingesteld worden of er elektronisch moet verzonden worden en met welke gebruiker/wachtwoord.

Het is belangrijk om in dit tabblad te testen of de gegevens correct zijn!  Pas indien je een testmail ontvangt na het klikken op de knop “testen” bent je zeker dat de gegevens correct zijn.  Bij problemen neem je best contact op met je Venice verdeler, IT-verantwoordelijke of hosting bedrijf

Onderaan kan in verschillende talen de begeleidende teksten ingevuld/aangepast worden (meer info in de help van Venice)

  • Is de klant correct ingesteld?

Naast een correct e-mailadres in de klantenfiche moet ook gezorgd worden dat in het tabblad E-docs in de klantenfiche per type document wordt gekozen hoe de klant zijn documenten wenst te ontvangen en in welk formaat

Het is dan ook belangrijk om per type na te kijken via wijzigen/pennetje of de instellingen correct ingevuld staan (meer info in de help van Venice)

De belangrijkste vink in de exportwijze is het “elektronisch bestand per e-mail versturen”

  • Zijn de documenten aangeduid als “te exporteren”?

Wanneer je documenten wenst te exporteren moeten ze ook aangeduid staan als “te exporteren”.  Dit kan je nazien in het tabblad “andere” van het document zelf. Telkens een factuur wordt gewijzigd wordt het vinkje opnieuw aangezet.

Eventueel kunnen de kolommen “af te drukken” en “te exporteren” toegevoegd worden aan het werkblad via bewerken – kolommen – beheren om een duidelijker overzicht te krijgen.  Dit is ook de manier om reeds doorgeboekte documenten nog aan te vinken als “te exporteren” door het werkblad in wijzigmodus te zetten (CTRL+W)

  • Wat zegt het foutenbestand?

Meestal zal wanneer een document niet kan verzonden worden aangegeven worden in het statusscherm wat precies het probleem is.  Indien het niet duidelijk is kan via het foutenbestand nagezien worden waarom het verzenden niet lukt.  Het foutenbestand is terug te vinden via beheer – dossier – onderhoud – foutenbestand

Een handtekening met opmaak of een logo meesturen ?

Een handtekening met logo meesturen via E-documenten