Maandelijks Archief: april 2019

Hoe kan u elektronische documenten sneller verwerken wanneer u op het Aspex-platform werkt?

Gebruikers klagen soms over het feit dat het verwerken van elektronische documenten traag gaat op het Aspex-platform. Na het inschrijven van een aankoopdocument duurt het een aantal seconden eer de volgende te verwerken factuur verschijnt.  Dit kan verklaard worden door het feit dat de te verwerken bestanden op een lokale schijf staan.  Na het inschrijven van een aankoop op basis van een elektronisch bestand, wordt het oorspronkelijke bestand verplaatst van de lokale schijf naar de map \ePurchase onder de boekjaarmap. Tevens wordt het bestand hernoemd. Indien de te verwerken bestanden niet lokaal staan, maar ook op het Aspex-platform dan zal dit proces sneller verlopen.

Hoe kan u de te verwerken bestanden kopiëren van de lokale schijf naar de Aspex netwerkschijf?

Selecteer het dossier en kies Start – Verkennen – Werkmap dossier.

 

U komt nu terecht in de map Work onder het dossier.

Ga 1 niveau hoger staan.

Selecteer nu op de lokale schijf de map met elektronische facturen. In ons voorbeeld is dat de map eDocs op de C:-drive.

Klik rechts op de map en kies Kopiëren

Ga nu met de navigatiepijlen bovenaan links terug naar uw dossiermap op L:

Klik rechts en kies Plakken.

De map met de te verwerken elektronische documenten (in casu eDocs) staat nu onder de dossiermap op Aspex.

Wanneer u nu een werkbestand aanmaakt voor te verwerken elektronische documenten, kan u  ‘.\edocs’ opgeven.

Wanneer u nu de aankopen zal verwerken, hoeft het programma het bestand niet meer te kopiëren van de lokale schijf om het vervolgens te hernoemen. Het bestand moet enkel verplaatst worden van de map eDocs onder de dossiermap naar de map ePurchase onder de boekjaarmap. Dit zal aanzienlijk sneller gaan.