Aandachtspunten bij het verzenden van E-documenten

(Last Updated On: 29 augustus 2018)

Wanneer je beschikt over de optie E-documenten kunnen op een automatische wijze leveringsbonnen, facturen en rappels verstuurd worden in verschillende formaten zoals PDF, e-fffv3, Peppol, …

Het is niet de bedoeling om een volledige handleiding/opleiding op te maken over het instellen van E-documenten maar in grote lijnen de belangrijkste zaken te overlopen waardoor problemen met het verzenden van E-documenten kunnen vermeden worden.

De volledige stappen over het instellen van de E-documenten kan je terugvinden in de help van Venice (F1), via deze Webinar over E-documenten of door het volgen van een opleiding over deze module

Bij problemen bij het verzenden van E-documenten kunnen de volgende stappen overlopen worden:

  • Is de optie geactiveerd in het dossier?

Via Basisgegevens – instellingen – paremeters – opties – tabblad algemeen moet de optie E-documenten actief staan

Indien het vakje in het grijs staat en niet aangevinkt kan worden, dan is de optie nog niet aangekocht of is de optie nog niet gekoppeld aan de registratie.  Neem contact met je verdeler of met onze support

  • Zijn de parameters correct ingevuld?

Kijk de parameters na via basisgegevens – instellingen – parameters – algemeen – E-documenten

Geef aan in het tabblad “algemeen” of de E-documenten verzonden moeten worden via een standaard e-mailprogramma of via SMTP.  Eventueel kan ook gebruik gemaakt worden van het Peppol-netwerk (factureren aan de overheid)

Daarna kan per type document ingesteld worden of er elektronisch moet verzonden worden en met welke gebruiker/wachtwoord.

Het is belangrijk om in dit tabblad te testen of de gegevens correct zijn!  Pas indien je een testmail ontvangt na het klikken op de knop “testen” bent je zeker dat de gegevens correct zijn.  Bij problemen neem je best contact op met je Venice verdeler, IT-verantwoordelijke of hosting bedrijf

Onderaan kan in verschillende talen de begeleidende teksten ingevuld/aangepast worden (meer info in de help van Venice)

  • Is de klant correct ingesteld?

Naast een correct e-mailadres in de klantenfiche moet ook gezorgd worden dat in het tabblad E-docs in de klantenfiche per type document wordt gekozen hoe de klant zijn documenten wenst te ontvangen en in welk formaat

Het is dan ook belangrijk om per type na te kijken via wijzigen/pennetje of de instellingen correct ingevuld staan (meer info in de help van Venice)

De belangrijkste vink in de exportwijze is het “elektronisch bestand per e-mail versturen”

  • Zijn de documenten aangeduid als “te exporteren”?

Wanneer je documenten wenst te exporteren moeten ze ook aangeduid staan als “te exporteren”.  Dit kan je nazien in het tabblad “andere” van het document zelf. Telkens een factuur wordt gewijzigd wordt het vinkje opnieuw aangezet.

Eventueel kunnen de kolommen “af te drukken” en “te exporteren” toegevoegd worden aan het werkblad via bewerken – kolommen – beheren om een duidelijker overzicht te krijgen.  Dit is ook de manier om reeds doorgeboekte documenten nog aan te vinken als “te exporteren” door het werkblad in wijzigmodus te zetten (CTRL+W)

  • Wat zegt het foutenbestand?

Meestal zal wanneer een document niet kan verzonden worden aangegeven worden in het statusscherm wat precies het probleem is.  Indien het niet duidelijk is kan via het foutenbestand nagezien worden waarom het verzenden niet lukt.  Het foutenbestand is terug te vinden via beheer – dossier – onderhoud – foutenbestand

Bekijk zeker ook onze webinar in verband met E-documenten op de volgende link

Een handtekening met opmaak of een logo meesturen ?  Bekijk dan de volgende kbase

Een handtekening met logo meesturen via E-documenten