Auteur Archief: admin

Versie tegel toont beschikbare update niet meer

Indien u werkt in Venice op een lokale installatie (dus niet op ons Aspex portaal), dan kan u updates downloaden voor uw pakket.  Zo bent u zeker dat u steeds de laatste aanpassingen heeft die voldoen aan de wettelijke vereisten.  Voor Aspex klanten worden de updates automatisch gedaan. Bijgevolg is deze Kbase in dat geval niet van toepassing.

Wanneer een nieuwe versie beschikbaar is voor Venice, dan kan u deze terugvinden op onze update pagina . Daar kan u onder andere ook de systeemvereisten terugvinden . De updates kan u zelf doen of laten doen door uw Venice verdeler.

U kan dit ook zien op de versietegel in Venice doordat er een groene pijl en melding in de tegel zichtbaar zijn

Indien u deze tegel niet ziet staan in uw dashboard (tab start), kan u deze toevoegen door onderaan de knop “beheer tegels” aan te klikken en deze standaard tegel van Venice op uw overzicht te zetten

 

Indien de versietegel geen melding maakt van een nieuwe versie ondanks het feit dat er een nieuwe versie beschikbaar is, dan kan u dit (opnieuw) activeren op de volgende wijze

Een voorbeeld van een versietegel die geen meldingen (meer) toont van nieuwe versies

  •  Klik op de Venice knop – instellingen – parameters – myVenice

  • Zet het vinkje aan zodat we u deze meldingen kunnen sturen

 

Netwerkdrives beschikbaar maken in Venice

Bij het aankoppelen van een dossierkast kan het soms voorkomen dat u in Venice uw netwerkdrives (Shares) niet kan zien in het overzicht.

Dat komt omdat de netwerkdrives niet beschikbaar zijn in “elevated programs”, vooral in de recentere Windows omgevingen kan u dit tegenkomen

U kan dit oplossen op de volgende wijze:

OPGEPAST! Het aanpassen van de registry in Windows kan ernstige gevolgen hebben voor uw pc, vraag raad aan uw It-verantwoordelijke bij twijfel!

  • Open Regedit

  • Voeg een DWORD EnableLinkedConnections toe onder de key HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\System

Als je een foutmelding krijgt dat je geen waarde kan toevoegen, dan heb je niet genoeg rechten op je pc om deze actie uit te voeren.  Raadpleeg dan je IT verantwoordelijke

  • Geef het de waarde 1 ipv 0

  • Indien nodig zal de pc opnieuw opgestart moeten worden
  • Open CMD (als administrator)

  • Bevestig de netwerkdrive(s) met net use (of voeg ze toe indien nodig)

  • Na heropstarten van Venice zullen de drives wel beschikbaar zijn in Venice en andere “elevated programs”

 

 

SDK foutmelding na update Venice

Indien er in een update van Venice ook aanpassingen worden gedaan aan de SDK zoals bijvoorbeeld extra velden die beschikbaar worden in een bepaalde module, is het mogelijk dat u een error krijgt bij het uitvoeren van uw applicatie.

errBadContext: Invalid data, dossier or year directory

  • Uw dossier(s)/dossierkast(en) moeten bijgewerkt worden naar de laatste versie van Venice.  Wanneer er een update gedaan wordt van Venice dient u ook uw dossiers bij te werken naar de laatste versie.  Normaal krijgt u hiervan een melding bij het opstarten van Venice. U kan ze ook manueel bijwerken door te klikken met de rechtermuisknop op het dossier en te kiezen voor “bijwerken”.  De bij te werken dossiers kan u herkennen aan het rode uitroepteken

  • Uw ODBC moet hernieuwd worden: bij het updaten van Venice of bijvoorbeeld ook bij de creatie van een nieuw boekjaar dient u ook de ODBC bestandbeschrijving opnieuw te laten aanmaken.  Normaal krijgt u hiervan een melding bij het opstarten van het dossier of bij de aanmaak van het nieuwe boekjaar.  U kan deze ook manueel aanmaken via beheer – dossier – ODBC – Nieuw

errHighVerRequired: Higher version required to create this object. Change the Venice version in your application.

Bij de errHighVerRequired dient u aan te geven in uw applicatie voor minimum welke versie van de SDK de applicatie werd gemaakt.  Bij de Venice.Logon() geeft u een paar parameters mee zoals bijvoorbeeld Login, wachtwoord, taal , … en ook versie van Venice/SDK

Installatie: De installatie/update kan niet doorgaan. De SDK-toepassingen ( naam van de toepassingen ) zijn niet compatibel met de nieuwe versie.

Indien u gebruik maakt van een beveiliging in uw applicatie tegen updates, dan zal u die eerst moeten uitschakelen om correct te kunnen updaten, u kan hiervoor terecht op de volgende link ivm de VeniceRegisterApp (beveiliging tegen updates)

Aanpassingen aan de tabellen zelf

In sommige gevallen zullen ook aanpassingen moeten gebeuren in uw applicatie zelf wanneer er bijvoorbeeld extra velden worden bijgevoegd aan een bepaalde module.  De aanpassingen voor elke versie van de SDK kan u terugvinden op de volgende link . Indien u enkel de aanpassingen wil zien voor de laatste versie kan u deze terugvinden op de volgende link

Verkoopfacturen in UBL-formaat importeren in Venice Boekhouding via de optie Importeren

Vanaf versie 11.20 van Venice (beschikbaar in januari 2019), kan u verkoopfacturen die u in UBL-formaat ontvangt in bulk importeren op voorwaarde dat u over de optie Importeren beschikt.

Er zijn immers heel wat facturatiepakketten die de mogelijkheid bieden om de verkoopfacturen in UBL-formaat te exporteren.  De boekhouder die met Venice werkt, kan dan deze facturen in bulk importeren. Na de import kan hij/zij ze eventueel nog wijzigen.

Hoe werkt het?

1.Indien u een aantal verkoopfacturen in UBL-formaat ofwel een zip-bestand met daarin een aantal UBL-facturen ontvangt, dan sla je die op in een map die u zelf kiest.

2.Vervolgens start u de module Verkopen  (Start – Boekhouding – Verkopen) – Tab Extra – Importeren UBL op.

3.In het dialoogvenster dat verschijnt, kan u het pad opgeven waar u de UBL-bestanden heeft bewaard.

Vervolgens geeft u een dagboek op voor de facturen en voor de creditnota’s.

U vermeldt ook een boekingsdatum. Dat is dus de datum waarop u de te importeren verkopen wenst te boeken. U bepaalt met andere woorden in welk btw-periode de documenten dienen opgenomen te worden.

Tenslotte geeft u ook de omzetrekening op waarop de verkopen dienen geboekt te worden. Het externe pakket kan immers niet bepalen op welke omzetrekening u wenst te boeken.

4. Druk op de knop Importeren om de import te starten.

5. Het importeren verloopt in 3 stappen:

Stap 1: de ubl-bestanden worden uitgepakt en naar een tijdelijke werkmap gekopieerd

Stap2: De documenten worden onderworpen aan een reeks controles

  • gaat het om een geldig UBL-document? (op basis van het validatieschema)
  • Is het document bestem voor het huidig dossier? (op basis van het ondernemingsnummer)
  • Werd het document nog niet eerder geïmporteerd? (op basis van de identificatie van het verkoopdocument)

Stap3: als alle aangeboden UBL-bestanden geldig zijn, start de import. Voor elk UBL bestand wordt een verkoopdocument aangemaakt. Indien de klant waarvoor het document werd opgemaakt, nog niet bestaat, dan zal de klant aangemaakt worden. Daarbij gaat het programma als volgt te werk:

  • Er wordt eerst gecontroleerd op basis van het ondernemingsnummer
  • Vervolgens wordt ook gecontroleerd op basis van het bankrekeningnummer
  • Tenslotte wordt gecontroleerd op de combinatie Firmanaam, straat, postcode en gemeente.

Indien er tijdens de import bepaalde situaties zich voordoen (vb. maatstaf 0%, aanmaak van een klant,..) dan zal Venice dit noteren in het infoblok van het verkoopdocument.  Indien u de kolom Informatie dus aan het werkblad toevoegt, kan u voor elke document eventuele commentaren zien.

Het elektronisch document wordt verplaatst naar de map <boekjaar>\esales> onder de dossiermap. Het bestand wordt ook hernoemd. Het krijgt een naam die verwijst naar het ingeschreven document <dagboek> <documentnummer>.

In Pad afbeelding wordt het pad naar het elektronisch document bewaard.

U kan de geïmporteerde verkopen nog wijzigen.

 

 

Doorstuurconfiguratie gebruiken in Venice

In verschillende modules in Venice is het mogelijk om een doorstuurconfiguratie te gebruiken om gegevens te exporteren naar een andere applicatie, eventueel in combinatie met SDK. In de meeste modules van Venice kan je dergelijke doorstuurconfiguratie gaan instellen en gebruiken.  Voor elk bestand dat kan doorgestuurd worden, zijn 700 configuraties mogelijk.

Als voorbeeld gaan we een simpele koppeling maken tussen klanten in Venice en de contactpersonen van Outlook.  .

  • Controleer eerst en vooral wat de correcte en volledige naam is van de applicatie waarnaar je wenst te sturen, in ons geval gaat het “Contactpersonen”.  Dit kan u nazien in de eigenschappen van de applicatie of in de titelbalk

  • Ga naar de module waar je de doorstuurconfiguratie wenst te doen, bijvoorbeeld klanten
  • Daar klik je op het tabblad Extra – doorstuurconfiguratie

  • Geef een duidelijke titel in
  • Bij “doorsturen naar” geef je de naam in van je applicatie, in ons geval dus Contactpersonen.  Zorg ervoor dat de opgegeven naam voldoende uniek is. Bij het doorsturen worden alle applicaties afgezocht tot er een applicatie is gevonden waar deze tekst in voorkomt. Geeft u als titel “Microsoft” op, dan zou er misschien verkeerdelijk naar Microsoft Excel kunnen doorgestuurd worden i.p.v. naar Microsoft Word.
  • Bij “door te sturen gegevens” kunnen velden uit verschillende tabellen gehaald worden zoals klanten, omzetten, … door de dropdown te kiezen bij “bestanden” in combinatie met “velden”

    • [Ctrl+N] = nieuw aanmaken
    • [Tab] = een tab geven zodat de volgende waarde in een volgend veld wordt gezetEr kunnen ook extra gegevens meegegeven worden tussen [ ] zoals:
    • [Space] = spatie tussen twee velden zoals bijvoorbeeld @CST.PostalCode [Space] @CST.City

Een voorbeeld hiervan kan zijn:

  • Nieuw item aanmaken [Ctrl+N]
  • Klant naam @CST.Name
  • Springen naar een nieuw veld [Tab]
  • Klanten nummer @CST.Number
  • Springen naar een nieuw veld [Tab]
  • Postcode + spatie + Gemeente @CST.PostalCode [Space] @CST.City

Er kunnen ook letterlijke toetsaanslagen worden vastgelegd door het vinkje onderaan aan te vinken en dan in het veld “door te sturen gegevens” de nodige toetsen in te drukken. Een voorbeeld is hier @CST.Number en 4 x rechterpijltje op het toetsenbord

  • Selecteer de klant(en) en druk F9 om de gegevens door te sturen, het is belangrijk dat je applicatie actief is of open staat zodat de verbinding kan gemaakt worden

  • Nu is het enkel nog een kwestie van de gegevens correct af te stemmen met de velden van de applicatie en finetunen

Meer mogelijkheden en informatie kan u vinden in de help van Venice (F1) of via deze link

 

 

Launch tool koppelen aan de Citrix receiver

Wanneer u voor de eerste keer op een Windows pc of Mac wenst in te loggen op ons online portaal kan u de Citrix Receiver downloaden vanaf ons portaal door te klikken op het juiste Operating System (OS) icoon.  Er is een knop voorzien voor Windows en een knop voor Mac.

Deze kan u terugvinden onder de aanmeldgegevens.  Voor Linux bestaat wel een Citrix Receiver maar deze wordt niet (meer) ondersteund door Aspex.

 

 

Wanneer u deze installatie uitvoert zal uw OS ervoor zorgen dat de associaties met de verschillende programma’s/file types correct worden ingesteld.  Zo zal u correct kunnen inloggen op Venice.

Bij Chrome, Edge en Safari (Mac) zal u ook een Launch.ica (op een Mac pc zal dat launch.aspx zijn) moeten uitvoeren om op Venice te kunnen inloggen.  Dat komt doordat er voor deze OS/browser geen ondersteunde plug-in aanwezig is..

Na een update van  de Citrix Receiver, uw browser of van uw OS kan het voorkomen dat de associaties niet meer correct ingesteld staan.  U krijgt dan een melding dat launch.ica niet automatisch kan geopend worden of het wordt geopend met een verkeerd programma zoals bijvoorbeeld Wordpad of Notes.

Via Internet Explorer en Firefox zal u normaal gezien geen launch.ica/launch.aspx moeten uitvoeren om te kunnen inloggen.  Indien u dus 1 van deze browsers gebruikt hoeft u geen rekening te houden met de volgende stappen.  Firefox is ook beschikbaar voor Mac op de volgende link 

We geven u de stappen die u kan volgen indien u toch met Chrome, Edge of Safari wenst te werken voor zowel Windows of Mac.  Zo hoeft u niet de volledige herinstallatie te doen van de Citrix Receiver.

Te volgen stappen voor een WIndows computer

  • Ga naar de Windows verkenner
  • Klik op de map downloads of de map waar de downloads worden opgeslagen
  • Kies launch.ica en klik met de rechtermuisknop
  • Kies openen met …

  • Zoek de reeds geïnstalleerd Citrix Receiver op in uw programma’s
  • Vink aan dat dit het standaard programma mag zijn voor deze applicatie

Dit kan natuurlijk ook via standaardprogramma’s ingesteld worden op basis van de extensie/file type maar is wat moeilijker in te stellen

Te volgen stappen voor een MAC computer

  • Ga naar de Finder op uw MAC en kies het launch.aspx bestand op
  • Klik met de rechtermuisknop en kies openen met …
  • Kies nu “Other …”

  • Indien u niet de optie “Other…” ziet staan kan u eerst gaan naar “Get info” en dan kiezen voor “Open With”

  • Onderaan kiest u voor “All applications”
  • Zoek in de lijst van Applicaties nu de reeds geïnstalleerde Citrix Receiver zodat deze gekoppeld wordt

 

Venice tabellen dynamisch koppelen aan Excel of Access

In Venice kan men heel gemakkelijk gegevens exporteren naar Excel.  In deze Kbase tonen we verschillende werkwijzen om bijvoorbeeld een klantenlijst te exporteren.

De koppeling van ODBC met Excel of Access is enkel van toepassing op lokale installaties van Venice gezien er wordt gewerkt met lokale systeem DSN.  De export via het werkblad en het omzetten van lijsten naar Excel  kan u ook op Aspex gebruiken.

Gegevens ophalen vanuit Venice op Aspex kan u ook gemakkelijk via onze Webconnect/Odata API.  Lokaal kan u dat ook via de SDK doen

Vanuit het werkblad zelf (klanten)

  • Open het werkblad Klanten
  • Kies Bewerken – Kolommen – Beheren om eventueel kolommen bij te voegen of weg te laten in het werkblad

  • Kies Bewerken – Exporteren – Extern rekenblad om de gegevens te exporteren naar Excel

Deze werkwijze kan men toepassen in bijna alle modules zoals Leveranciers, Verkopen, Voorraad,…  De meeste gegevens voor de facturatie en de boekhouding kunnen we ook via het tabblad Consultatie benaderen en op dezelfde wijze exporteren naar Excel

Het nadeel bij dergelijke exports is dat deze niet dynamisch aangepast worden wanneer u bijvoorbeeld de klantenlijst wijzigt.  U zal telkens een nieuwe export moeten doen om een correcte lijst te krijgen

Via de SDK of Webconnect

Indien u werkt met een lokale Venice (dus niet via onze oplossing op Aspex) kan u gegevens opvragen in Venice via de SDK.  Met deze Software Development Kit kan u koppelingen maken met andere pakketten en applicaties om gegevens uit Venice te exporteren of gegevens in Venice te importeren.   Indien u ook documenten wenst te importeren in Venice zal u ook de optie Venice import nodig hebben.

Indien u werkt met onze online oplossing op Aspex kan u koppelen met Webconnect/Odata om gegevens te importeren in en te exporteren uit Venice.  Meer info over de Webconnect/Odata koppeling kan u hier vinden

In beide gevallen wordt er gebruik gemaakt van een ODBC koppeling die in Venice moet worden aangemaakt.  Deze ODBC koppeling kan aangemaakt worden via Beheer – Dossier – ODBC – Aanmaken.

Via lijsten in Venice

De meeste lijsten in Venice kunnen op een eenvoudige wijze geëxporteerd worden naar Excel.  U kan de mogelijkheden voor export van lijsten naar Excel hier terug vinden

Via een ODBC koppeling/Systeem DSN

De koppeling van ODBC met Excel of Access is enkel van toepassing op lokale installaties van Venice gezien er wordt gewerkt met lokale systeem DSN.  Het is mogelijk om een koppeling op te zetten vanuit Venice naar Excel zodat de klantenlijst in Excel dynamisch wordt.  Als u klanten gaat wissen of toevoegen worden deze ook in de Excel aangepast/vernieuwd.  Dat is handig als u de Excel gegevens gebruikt in een draaitabel of grafieken.

Indien u twijfelt over de volgende stappen raden we aan om contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler.  Zorg steeds voor een geldige backup VOOR u aanpassingen doorvoert in Venice of Windows

  • Kijk na via Beheer – Dossier – ODBC – Venice knop – Instellingen – Parameters of alle gewenste tabellen en boekjaren beschikbaar zijn vooraleer u de koppeling maakt.  U kan deze parameters wijzigen en de ODBC opnieuw aanmaken indien nodig

  • Maak de ODBC bestandsbeschrijvingen aan via Beheer – Dossier – ODBC – Aanmaken.(in sommige gevallen zal u eerst op Schrappen moeten drukken voor u een nieuwe ODBC kan aanmaken)

Eens de ODBC werd aangemaakt kan u deze benaderen via andere applicatie zoals de SDK, Webconnect, externe software, … .  Normaal gezien zal u ook een Systeem DSN moeten aanmaken om deze beschikbaar te stellen voor externe koppelingen (niet bij onze SDK/Webconnect)

  • Ga naar C:\Windows\SysWOW64 en start ODBCAD32.exe als administrator

  • Maak een nieuwe Systeem DSN aan en kies Pervasive ODBC Interface

  • Geef de DSN een naam en klik op GetList om de beschikbare ODBC koppelingen op te roepen

  • In ons geval kiezen we voor TESTDOSSIER

  • Eventueel kan getest worden of de connectie lukt met de database

  • Open Excel of Access en kies voor Gegevens – Gegevens ophalen – Van andere bronnen – ODBC (wellicht kan het ook op andere manieren)

  • Kies de juiste ODBC/DSN

  • In sommige gevallen worden domain credentials gevraagd

  • De tabellen uit Venice zijn nu beschikbaar, als voorbeeld kiezen we de simpele tabel klanten (CST).

 

De namen van de tabellen kan u terugvinden via Beheer – Dossier – ODBC – Veldinformatie

In sommige gevallen zullen tabellen moeten gekoppeld worden met relaties (eventueel SQL) om data uit verschillende tabellen te halen zoals bijvoorbeeld verkopen hoofding – verkopen details – klanten (vraag raad aan uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler).

  • Eens de tabel is gekozen wordt er een permanente link gelegd tussen de tabellen van Venice en het Excel document.  In Venice staan de volgende klanten in het werkblad Klanten

In de Excel staan deze klanten en de bijhorende velden ook

Wanneer een nieuwe klant wordt aangemaakt in Venice zal deze ook in de Excel bijgevoegd worden nadat er een refresh werd gedaan van het Excel werkblad (Gegevens – Alles vernieuwen)

Via het Excel document kan u met Gegevens – Alles vernieuwen – Eigenschappen van verbinding  ingesteld worden wanneer precies een refresh van het werkblad moet gebeuren

Met deze Kbase willen we een paar mogelijkheden geven waarmee een koppeling kan gemaakt worden met externe pakketten zoals bijvoorbeeld Excel, Access, … .  Deze koppelingen dienen in ons geval enkel ter opvraging van de gegevens.

Er zijn ongetwijfeld nog andere manieren om gegevens in Excel (of andere pakketten) te koppelen (met ODBC uit Venice) zoals bijvoorbeeld via SQL.. We kunnen geen support geven op koppelingen met externe pakketten en kunnen ook geen verantwoordelijkheid nemen voor gegevensverlies, gegevenscorruptie, gegevensdiefstal, … ten gevolge van deze koppelingen.

Zorg steeds voor een degelijke back-up of vraag advies aan uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler

Indien u gegevens wenst importeren vanuit een ander pakket kan u de volgende kbase nazien voor mee info

Importeren van verkopen vanuit een extern facturatiepakket in Venice boekhouding

 

 

Een nieuw dossier aanmaken op basis van een ander dossier

U kan zonder problemen meerdere dossiers/dossierkasten aanmaken in Venice om uw verschillende bedrijven/klanten correct en overzichtelijk bij te houden.

Het is handig te weten dat er ook een nieuw dossier kan aangemaakt worden op basis van een ander dossier.  Dat kan handig zijn als u als boekhouder veel dossiers moet aanmaken voor uw klanten en wilt starten van een modeldossier (met bijvoorbeeld een uitgewerkt rekeningstelsel).  Of wanneer u een import wenst te testen, een koppeling met SDK/Webconnect wenst te testen, een nieuwe werknemer een opleiding wenst te geven, … .

U kan hiervoor de volgende werkwijze volgen

  • Ga naar beheer – dossier – nieuw of klik met de rechtermuisknop op uw dossierkast – dossier nieuw …

  • Geef een naam aan het nieuwe dossier in het veld “map” en klik op de knop Extra

  • Kies het te kopiëren dossier en maak een keuze tussen “selectief” of “kopie”.  Bij selectief kan u door ze aan te vinken bepaalde tabellen van het brondossier overnemen zoals bijvoorbeeld enkel het rekeningstelsel, enkel de klanten, enkel de leveranciers, enkel de arikelen, … of een combinatie van tabellen.

  • De optie “Kopie” neemt letterlijk een volledige kopie van het dossier met alle boekjaren, instellingen, tabellen, …

De overname via de knop EXTRA is enkel mogelijk bij de aanmaak van een nieuw dossier. Het is dus standaard niet mogelijk om van een bestaand dossier gegevens te kopiëren in een ander bestaand dossier op deze wijze!

 

Boekjaar bestaat reeds

Het kan voorkomen dat bij de aanmaak van een nieuw boekjaar de volgende melding tevoorschijn komt

Dit komt voor wanneer er reeds in het verleden een boekjaar werd aangemaakt en dat de actie niet volledig is gelukt.  Elk boekjaar heeft een eigen map onder het dossier met de nodige bestanden. Als bij de aanmaak van het boekjaar bijvoorbeeld de stroom uitvalt, dan is de map voor dat boekjaar onvolledig of leeg.  Hierdoor kan het ook niet getoond worden n Venice.

Wanneer een nieuwe poging wordt gedaan om het boekjaar aan te maken, probeert Venice de map (2018) aan te maken onder het dossier maar deze bestaat al (leeg of onvolledig) met de foutmelding als gevolg.

Het probleem kan op de volgende wijze opgelost worden:

  • Voor je de volgende stappen uitvoert, neem je best een veiligheidskopie van het dossier
  • Ga in Venice naar start – verkennen – Werkmap dossier

  • In de verkenner kom je terecht in de Work map van het huidig dossier.  Klik hier op het bovenliggende niveau (in dit geval is het ACC2) om naar de hoofdmap van het dossier zelf te gaan

  • Kijk na of er reeds een map bestaat voor het boekjaar die je wenst aan te maken (in dit geval 2018)

  • De map zal leeg zijn of onvolledig waardoor het niet wordt getoond in Venice

  • Verwijder ENKEL de lege/onvolledige map voor het boekjaar die aangemaakt moest worden (hier 2018)
  • Maak het boekjaar opnieuw aan in Venice