Auteur Archief: admin

Exporteren UBL bestanden vanuit de facturatie

Vanaf versie 11.50 is het mogelijk om naast de standaard export naar tekst bestanden ook te exporteren naar UBL bestanden.  Deze werkwijze van exporteren naar UBL bestanden is op deels hetzelfde als de export naar tekst zodat uw boekhouder de UBL bestanden kan inlezen in zijn boekhoudpakket.  De meeste pakketten zijn ondertussen voorzien om UBL bestanden te ontvangen.

Belangrijk: Indien uw boekhouder ook Venice gebruikt en u wenst dat de klantennummers uit uw Venice facturatie worden overgenomen in Venice boekhouding, dan wisselt u best bestanden uit via exporteren naar tekstbestand.  In de UBL standaard wordt immers geen klantennummer meegegeven. Bij het importeren in Venice boekhouding kan de klant dus een ander nummer toegewezen krijgen dan in Venice boekhouding.  Bij het exporteren naar txt-bestand kan het klantennummer wel overgenomen worden.

U dient de volgende stappen te volgen

  1. Maak uw verkoopfacturen aan in de module facturatie
  2. Boek de facturen globaal of selectief door

3. Klik op de knop exporteren UBL

4. Stel éénmalig de parameters in

5. Eens ingesteld kan u de facturen exporteren door te klikken op start

6.  Wanneer de export klaar is, krijgt u groene vinkjes en een melding

7. Indien u reeds geëxporteerde UBL documenten opnieuw wenst te exporteren kan dat door te klikken op de knop naast de documentgroep

8. De bestanden staan klaar in een zip file op de door u gekozen plaats en kunnen vervolgens door uw boekhouder worden ingelezen in zijn boekhoudpakket

 

 

 

Verkeerde versie van het hoofdmenu

Wanneer u deze melding krijgt bij het openen/migreren of updaten van Venice heeft dat meestal te maken met een taalinstelling in Windows.  De instellingen kunnen niet meer correct worden gelezen door de rare tekens en geven dus een verkeerde weergave in Venice.

Veelal gaat het ook gepaard met rare tekens in de titels en knoppen van Venice (zoals bijvoorbeeld de é in het Frans)

Meestal heeft dat te maken met een verkeerde instelling op taal/regio niveau in Windows (system locale).

Sinds de recente Windows 10 update merken we echter dat er een BETA optie is bijgekomen onder de system locale knop die standaard AAN is gevinkt.  U dient deze vink UIT te zetten om een correcte werking van Venice te kunnen garanderen

Krijgt u een melding van een ongeldig basispad of fout 4?  Dat kan u deze Kbase nalezen

 

Melding “Server is busy” bij het verzenden van een mail via Venice

Wanneer u documenten wenst te mailen vanuit Venice (Lite) via Outlook kan u de volgende melding krijgen in Outlook “Server is busy … ”

Indien u liever via SMTP wenst te verzenden in plaats van via Outlook kan u deze Kbase volgen . Dit is ook de werkwijze die Aspex klanten dienen te volgen voor het verzenden van mails vanuit Venice

Mogelijke oorzaken:

  • De instellingen in Venice staan op MAPI in plaats van op Outlook

Als u graag vanaf Venice via Outlook wenst te verzenden dient u dat ook zo in te stellen.  MAPI zal in bepaalde gevallen correct werken maar dat hangt af van verschillende instellingen in Windows registry.  Om Outlook in te stellen als mailprogramma klikt u op de Venice (Lite) knop – instellingen – configuratie werkstation – email

  

  • U gebruikt een 64-bit Office/Outlook op een 32-bit computer

In sommige gevallen kan de hogere versie van Office een probleem geven bij het verzenden van mails via externe applicaties.  U installeert dan beter een 32-bit Office op uw 32-bit pc.

U kan dit controleren door in uw verkenner te klikken op “this computer” met uw rechtermuisknop en dan “properties” te kiezen.  U kan dan bij System Type uw type OS terugvinden

In Outlook kan u uw versie controleren door te klikken op bestand – office account – info over Outlook

In ons geval hier gaat het om een 32-bit Office met een 64-bits Windows dus is er geen probleem.

  • Een externe applicatie is bezig met een bewerking in uw Office/Outlook

In sommige gevallen kunnen externe applicaties Office/Outlook gebruiken en daardoor voorkomen dat er vanuit Venice kan gemaild worden.  Neem contact op met uw It verantwoordelijke of eigenaar van de externe applicatie om dit na te zien.

 

Hoe kan u elektronische documenten sneller verwerken wanneer u op het Aspex-platform werkt?

Gebruikers klagen soms over het feit dat het verwerken van elektronische documenten traag gaat op het Aspex-platform. Na het inschrijven van een aankoopdocument duurt het een aantal seconden eer de volgende te verwerken factuur verschijnt.  Dit kan verklaard worden door het feit dat de te verwerken bestanden op een lokale schijf staan.  Na het inschrijven van een aankoop op basis van een elektronisch bestand, wordt het oorspronkelijke bestand verplaatst van de lokale schijf naar de map \ePurchase onder de boekjaarmap. Tevens wordt het bestand hernoemd. Indien de te verwerken bestanden niet lokaal staan, maar ook op het Aspex-platform dan zal dit proces sneller verlopen.

Hoe kan u de te verwerken bestanden kopiëren van de lokale schijf naar de Aspex netwerkschijf?

Selecteer het dossier en kies Start – Verkennen – Werkmap dossier.

 

U komt nu terecht in de map Work onder het dossier.

Ga 1 niveau hoger staan.

Selecteer nu op de lokale schijf de map met elektronische facturen. In ons voorbeeld is dat de map eDocs op de C:-drive.

Klik rechts op de map en kies Kopiëren

Ga nu met de navigatiepijlen bovenaan links terug naar uw dossiermap op L:

Klik rechts en kies Plakken.

De map met de te verwerken elektronische documenten (in casu eDocs) staat nu onder de dossiermap op Aspex.

Wanneer u nu een werkbestand aanmaakt voor te verwerken elektronische documenten, kan u  ‘.\edocs’ opgeven.

Wanneer u nu de aankopen zal verwerken, hoeft het programma het bestand niet meer te kopiëren van de lokale schijf om het vervolgens te hernoemen. Het bestand moet enkel verplaatst worden van de map eDocs onder de dossiermap naar de map ePurchase onder de boekjaarmap. Dit zal aanzienlijk sneller gaan.

 

Help werkt niet meer na update van Windows

Sinds een recente Windows update heeft ook Venice, zoals vele andere pakketten op de markt, te maken met het probleem dat de helpfiles niet meer correct weergegeven worden.

Wanneer je vanuit Venice op F1 drukt in Venice zijn de meeste pagina’s onleesbaar geworden en krijg je de volgende melding.

Dit komt doordat Microsoft Windows het formaat .chm waarmee onder andere onze handleiding is gemaakt niet meer ondersteunt.

Op forums valt te lezen dat Microsoft aan het zoeken is naar een oplossing hiervoor die wellicht in Q2 van 2019 zal uitkomen omdat er nog steeds enorm veel pakketten .chm files gebruiken.

Ondertussen hebben onze R&D collega’s na lang zoeken, een online work-around voorzien zodat er toch op een overzichtelijke manier kan gezocht worden in de help tot er een structurele oplossing komt in Windows.

De URL’s voor de index van de helppagina’s zijn de volgende:

Voor de Nederlandstalige handleiding:  http://www.unit4-c-logic.be/NEU/SDK/Venice/Nld/Index.html

Voor de Franstalige handleiding:  http://www.unit4-c-logic.be/NEU/SDK/Venice/Fra/Index.html

  • U kan op deze indexpagine zoeken via CTRL + F

 

 

  • U kan doorklikken op de blauwe links naar het gewenste item

 

 

  • Op elke pagina bevindt zich ook een “home” button om terug te keren naar de indexpagina

 

 

Versie tegel toont beschikbare update niet meer

Indien u werkt in Venice op een lokale installatie (dus niet op ons Aspex portaal), dan kan u updates downloaden voor uw pakket.  Zo bent u zeker dat u steeds de laatste aanpassingen heeft die voldoen aan de wettelijke vereisten.  Voor Aspex klanten worden de updates automatisch gedaan. Bijgevolg is deze Kbase in dat geval niet van toepassing.

Wanneer een nieuwe versie beschikbaar is voor Venice, dan kan u deze terugvinden op onze update pagina . Daar kan u onder andere ook de systeemvereisten terugvinden . De updates kan u zelf doen of laten doen door uw Venice verdeler.

U kan dit ook zien op de versietegel in Venice doordat er een groene pijl en melding in de tegel zichtbaar zijn

Indien u deze tegel niet ziet staan in uw dashboard (tab start), kan u deze toevoegen door onderaan de knop “beheer tegels” aan te klikken en deze standaard tegel van Venice op uw overzicht te zetten

 

Indien de versietegel geen melding maakt van een nieuwe versie ondanks het feit dat er een nieuwe versie beschikbaar is, dan kan u dit (opnieuw) activeren op de volgende wijze

Een voorbeeld van een versietegel die geen meldingen (meer) toont van nieuwe versies

  •  Klik op de Venice knop – instellingen – parameters – myVenice

  • Zet het vinkje aan zodat we u deze meldingen kunnen sturen

 

Netwerkdrives beschikbaar maken in Venice

Bij het aankoppelen van een dossierkast kan het soms voorkomen dat u in Venice uw netwerkdrives (Shares) niet kan zien in het overzicht.

Dat komt omdat de netwerkdrives niet beschikbaar zijn in “elevated programs”, vooral in de recentere Windows omgevingen kan u dit tegenkomen

U kan dit oplossen op de volgende wijze:

OPGEPAST! Het aanpassen van de registry in Windows kan ernstige gevolgen hebben voor uw pc, vraag raad aan uw It-verantwoordelijke bij twijfel!

  • Open Regedit

  • Voeg een DWORD EnableLinkedConnections toe onder de key HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\System

Als je een foutmelding krijgt dat je geen waarde kan toevoegen, dan heb je niet genoeg rechten op je pc om deze actie uit te voeren.  Raadpleeg dan je IT verantwoordelijke

  • Geef het de waarde 1 ipv 0

  • Indien nodig zal de pc opnieuw opgestart moeten worden
  • Open CMD (als administrator)

  • Bevestig de netwerkdrive(s) met net use (of voeg ze toe indien nodig)

  • Na heropstarten van Venice zullen de drives wel beschikbaar zijn in Venice en andere “elevated programs”

 

 

SDK foutmelding na update Venice

Indien er in een update van Venice ook aanpassingen worden gedaan aan de SDK zoals bijvoorbeeld extra velden die beschikbaar worden in een bepaalde module, is het mogelijk dat u een error krijgt bij het uitvoeren van uw applicatie.

errBadContext: Invalid data, dossier or year directory

  • Uw dossier(s)/dossierkast(en) moeten bijgewerkt worden naar de laatste versie van Venice.  Wanneer er een update gedaan wordt van Venice dient u ook uw dossiers bij te werken naar de laatste versie.  Normaal krijgt u hiervan een melding bij het opstarten van Venice. U kan ze ook manueel bijwerken door te klikken met de rechtermuisknop op het dossier en te kiezen voor “bijwerken”.  De bij te werken dossiers kan u herkennen aan het rode uitroepteken

  • Uw ODBC moet hernieuwd worden: bij het updaten van Venice of bijvoorbeeld ook bij de creatie van een nieuw boekjaar dient u ook de ODBC bestandbeschrijving opnieuw te laten aanmaken.  Normaal krijgt u hiervan een melding bij het opstarten van het dossier of bij de aanmaak van het nieuwe boekjaar.  U kan deze ook manueel aanmaken via beheer – dossier – ODBC – Nieuw

errHighVerRequired: Higher version required to create this object. Change the Venice version in your application.

Bij de errHighVerRequired dient u aan te geven in uw applicatie voor minimum welke versie van de SDK de applicatie werd gemaakt.  Bij de Venice.Logon() geeft u een paar parameters mee zoals bijvoorbeeld Login, wachtwoord, taal , … en ook versie van Venice/SDK

Installatie: De installatie/update kan niet doorgaan. De SDK-toepassingen ( naam van de toepassingen ) zijn niet compatibel met de nieuwe versie.

Indien u gebruik maakt van een beveiliging in uw applicatie tegen updates, dan zal u die eerst moeten uitschakelen om correct te kunnen updaten, u kan hiervoor terecht op de volgende link ivm de VeniceRegisterApp (beveiliging tegen updates)

Aanpassingen aan de tabellen zelf

In sommige gevallen zullen ook aanpassingen moeten gebeuren in uw applicatie zelf wanneer er bijvoorbeeld extra velden worden bijgevoegd aan een bepaalde module.  De aanpassingen voor elke versie van de SDK kan u terugvinden op de volgende link . Indien u enkel de aanpassingen wil zien voor de laatste versie kan u deze terugvinden op de volgende link

Verkoopfacturen in UBL-formaat importeren in Venice Boekhouding via de optie Importeren

Sinds versie 11.20 van Venice (beschikbaar in januari 2019), kan u verkoopfacturen die u in UBL-formaat ontvangt in bulk importeren op voorwaarde dat u over de optie Importeren beschikt.  Het was in het verleden al mogelijk om via de SDK of via tekstbestanden in te lezen.

Er zijn immers heel wat facturatiepakketten die de mogelijkheid bieden om de verkoopfacturen in UBL-formaat te exporteren.

Belangrijk! In UBL bestanden worden klantennummers nooit opgenomen.  Bij het inlezen van UBL bestanden zal u geen problemen hebben met bestaande klanten want deze worden herkend aan de hand van het BTW nummer.  Nieuwe klanten zullen echter toegevoegd worden en automatisch een nummer krijgen in Venice.  Deze zal niet altijd overeenkomen met het nummer van uw extern pakket waar deze klant al gekend is met zijn eigen nummer.    Als u wenst dat de klantennummers in beide pakketten overeenstemmen, is het dus belangrijk om steeds te zorgen dat uw klanten up-to-date zijn in Venice (door manuele ingave of door een aparte import) VOOR dat u start met het importeren van UBL bestanden.

In versie 11.40 (beschikbaar eind juni 2019) werd deze routine verfijnd. Het is nu ook mogelijk om te bepalen hoe de documentnummers uit de externe bestanden moeten overgenomen worden.

Hoe werkt het?

1.Indien u een aantal verkoopfacturen in UBL-formaat ofwel een zip-bestand met daarin een aantal UBL-facturen ontvangt, dan sla je die op in een map die u zelf kiest.

2.Vervolgens start u de module Verkopen  (Start – Boekhouding – Verkopen) – Tab Extra – Importeren UBL op.

3.In het dialoogvenster dat verschijnt, kan u het pad opgeven waar u de UBL-bestanden heeft bewaard.

Van zodra u dat gedaan heeft,  zal Venice alle bestanden in het betrokken pad overlopen. Het programma zal melden hoeveel bestanden er in het pad staan, hoeveel daarvan geldig zijn. Tevens zal ook gemeld worden of er eventueel verkopen zijn die buiten het huidige boekjaar vallen of die reeds geïmporteerd werden.

Indien er ongeldige bestanden zijn, dan wordt dit gemeld.

4. Aangeven hoe de nummering in Venice moet bepaald worden.

In het scherm hierboven is te zien dat Venice geen nummer kon bepalen voor de te importeren verkopen. Op de plaats waar het documentnummer wordt getoond, staat een ‘?’. Indien we nu op de tab Parameters klikken, dan kunnen we definiëren hoe de documentnummers in Venice moeten bepaald worden.

In het voorbeeld hieronder zien we dat de documentnummers in het UBL-bestand als volgt zijn opgebouwd 20199999. Dus 8 posities. In Venice kan een documentnummer maximaal 6 posities bevatten.  Het boekjaar hoeven we echter niet in te lezen in het documentnummer, want de verkopen worden per boekjaar genummerd. We gaan dus vanaf positie 5 inlezen en 4 posities overnemen.  Het externe factuurnummer 20190362 zal dus in Venice als 2019 000.362 worden ingelezen.

Indien we de externe nummering niet wensen over te nemen, dan kunnen we automatisch aanvinken.

We kunnen ook het dagboek bepalen waar de facturen en de creditnota’s zullen aangemaakt worden. We kunnen dat doen uit het bestand door bepaalde posities over te nemen uit de identificatie in het bestand.

Of we kunnen een vast dagboek voorstellen voor facturen en creditnota’s. In het voorbeeld hieronder gaan we een vast dagboek voorstellen.

Tenslotte geeft u ook de omzetrekening op waarop de verkopen dienen geboekt te worden. Het externe pakket kan immers niet bepalen op welke omzetrekening u wenst te boeken.

 

Druk op de knop Bewaren om de instellingen op te slaan. U komt nu weer in het oorspronkelijke dialoogvenster terecht.

5. Druk op de knop Importeren om de import te starten.

6. Het importeren verloopt in 3 stappen:

Stap 1: de ubl-bestanden worden uitgepakt en naar een tijdelijke werkmap gekopieerd

Stap2: De documenten worden onderworpen aan een reeks controles

  • gaat het om een geldig UBL-document? (op basis van het validatieschema)
  • Is het document bestem voor het huidig dossier? (op basis van het ondernemingsnummer)
  • Werd het document nog niet eerder geïmporteerd? (op basis van de identificatie van het verkoopdocument)

Stap3: als alle aangeboden UBL-bestanden geldig zijn, start de import. Voor elk UBL bestand wordt een verkoopdocument aangemaakt. Indien de klant waarvoor het document werd opgemaakt, nog niet bestaat, dan zal de klant aangemaakt worden. Daarbij gaat het programma als volgt te werk:

  • Er wordt eerst gecontroleerd op basis van het ondernemingsnummer
  • Vervolgens wordt ook gecontroleerd op basis van het bankrekeningnummer
  • Tenslotte wordt gecontroleerd op de combinatie Firmanaam, straat, postcode en gemeente.

Indien er tijdens de import bepaalde situaties zich voordoen (vb. maatstaf 0%, aanmaak van een klant,..) dan zal Venice dit noteren in het infoblok van het verkoopdocument.  Indien u de kolom Informatie dus aan het werkblad toevoegt, kan u voor elke document eventuele commentaren zien.

Het elektronisch document wordt verplaatst naar de map <boekjaar>\esales> onder de dossiermap. Het bestand wordt ook hernoemd. Het krijgt een naam die verwijst naar het ingeschreven document <dagboek> <documentnummer>.

In Pad afbeelding wordt het pad naar het elektronisch document bewaard.

 

 

U kan de geïmporteerde verkopen nog wijzigen.

 

 

Doorstuurconfiguratie gebruiken in Venice

In verschillende modules in Venice is het mogelijk om een doorstuurconfiguratie te gebruiken om gegevens te exporteren naar een andere applicatie, eventueel in combinatie met SDK. In de meeste modules van Venice kan je dergelijke doorstuurconfiguratie gaan instellen en gebruiken.  Voor elk bestand dat kan doorgestuurd worden, zijn 700 configuraties mogelijk.

Als voorbeeld gaan we een simpele koppeling maken tussen klanten in Venice en de contactpersonen van Outlook.  .

  • Controleer eerst en vooral wat de correcte en volledige naam is van de applicatie waarnaar je wenst te sturen, in ons geval gaat het “Contactpersonen”.  Dit kan u nazien in de eigenschappen van de applicatie of in de titelbalk

  • Ga naar de module waar je de doorstuurconfiguratie wenst te doen, bijvoorbeeld klanten
  • Daar klik je op het tabblad Extra – doorstuurconfiguratie

  • Geef een duidelijke titel in
  • Bij “doorsturen naar” geef je de naam in van je applicatie, in ons geval dus Contactpersonen.  Zorg ervoor dat de opgegeven naam voldoende uniek is. Bij het doorsturen worden alle applicaties afgezocht tot er een applicatie is gevonden waar deze tekst in voorkomt. Geeft u als titel “Microsoft” op, dan zou er misschien verkeerdelijk naar Microsoft Excel kunnen doorgestuurd worden i.p.v. naar Microsoft Word.
  • Bij “door te sturen gegevens” kunnen velden uit verschillende tabellen gehaald worden zoals klanten, omzetten, … door de dropdown te kiezen bij “bestanden” in combinatie met “velden”

    • [Ctrl+N] = nieuw aanmaken
    • [Tab] = een tab geven zodat de volgende waarde in een volgend veld wordt gezetEr kunnen ook extra gegevens meegegeven worden tussen [ ] zoals:
    • [Space] = spatie tussen twee velden zoals bijvoorbeeld @CST.PostalCode [Space] @CST.City

Een voorbeeld hiervan kan zijn:

  • Nieuw item aanmaken [Ctrl+N]
  • Klant naam @CST.Name
  • Springen naar een nieuw veld [Tab]
  • Klanten nummer @CST.Number
  • Springen naar een nieuw veld [Tab]
  • Postcode + spatie + Gemeente @CST.PostalCode [Space] @CST.City

Er kunnen ook letterlijke toetsaanslagen worden vastgelegd door het vinkje onderaan aan te vinken en dan in het veld “door te sturen gegevens” de nodige toetsen in te drukken. Een voorbeeld is hier @CST.Number en 4 x rechterpijltje op het toetsenbord

  • Selecteer de klant(en) en druk F9 om de gegevens door te sturen, het is belangrijk dat je applicatie actief is of open staat zodat de verbinding kan gemaakt worden

  • Nu is het enkel nog een kwestie van de gegevens correct af te stemmen met de velden van de applicatie en finetunen

Meer mogelijkheden en informatie kan u vinden in de help van Venice (F1) of via deze link