Auteur Archief: admin

Mailen via SMTP vanaf Venice versie 10.70

Vanaf de versie 10.70 van Venice zal het mogelijk zijn om via SMTP te mailen vanuit Venice alsook documenten afzonderlijk via SMTP te verzenden.

Dit was reeds mogelijk voor de klanten die de module E-documenten gebruiken en die op een volautomatische manier in bulk facturen, leverbonnen en rappels kunnen sturen via SMTP.

We hebben dit nu verder uitgebreid In Venice.  Voor de klanten die werken met onze online oplossing op Aspex is dat ook een interessante verbetering gezien nu afzonderlijke aankoop – en verkoopdocumenten via dit protocol kunnen verzonden worden.

Het instellen gebeurt nog steeds op de gekende manier, namelijk via de Venice knop – instellingen – configuratie werkstation.

werkstation

Via het tabblad Email – versturen kan u nu naast Nee, MAPI en Outlook ook kiezen voor SMTP.

SMTP

Verder stelt u de gegevens in zoals gevraagd, Voor de meest courante providers zoals Gmail, Telenet, Proximus, … zullen de meeste servergegevens reeds ingevuld worden.  We gebruiken hier een fictief gmail adres als voorbeeld.

SMTP3

Wanneer de gegevens zijn ingevuld kan u bijvoorbeeld vanuit de klanten fiche of de leverancier fiche klikken op het icoontje mailen om een simpel mail venster te krijgen.  U kan hier enkel plain text invullen dus zonder opmaak of HTML.

klantenemail

Op dezelfde manier kan u ook bij een aankoop- of verkoopdocumenten gaan kiezen voor afdrukken op scherm – mailen om het document door te mailen.

afdrukken

Opnieuw wordt een scherm geopend waar u plain text kan ingeven om mee te sturen naar uw klant of leverancier.  De PDF van het document wordt meegestuurd in bijlage

SMTPscherm

Indien u liever werkt met een eigen standaard tekst om mee te sturen naar uw klanten of leveranciers kan u dit in uw lay-out zelf gaan aanpassen zoals voorheen.

Klik hiervoor in het afdrukscherm op wijzigen bij de gewenste lay-out.

wijzigen2

Kies in de lay-outeditor voor eigenschappen – tabblad bericht om de gegevens in te vullen voor Tekst of Titel.  Sla daarna uw aanpassingen op via de Venice knop – opslaan

tekst

 

 

 

Laden van de tegels kan zorgen voor vertraging in de Venice modules

We krijgen de laatste tijd wat meldingen dat bepaalde modules van Venice zeer traag opstarten. Dit komt vooral voor net na het opstarten van Venice.  Meestal gaat het dan over Windows 10 computers of een Windows Server 2016.

Deze problemen zijn te wijten aan de werking van de Windows Defender (al dan niet in combinatie met een ander antivirus programma) die een grotere rol speelt in deze nieuwe versie dan voorheen.

De beste manier om deze vertragingen door antivirus software op te lossen is door te stappen te volgen beschreven in de volgende Kbase . Voor de Kbase in verband met mogelijke vertragingen op een Windows Server 2016 kan u hier klikken

Omdat de Windows Defender zeer moeilijk volledig uit te schakelen is en het programma dus ook steeds op de achtergrond blijft scannen bij elke module die geopend wordt in Venice kan dat grotere vertragingen met zich meebrengen bij het opstarten van Venice.  Dit komt doordaat de tegels in uw hoofdscherm ook worden gescand door deze Windows Defender.

Wanneer de tegels geladen worden in Venice worden op de achtergrond per tegel een module geopend.  Dat wordt dan telkens gescand door Windows Defender (dit duurt meestal een paar seconden per tegel), Gezien er gemiddeld een 10-tal tegels in Venice aanwezig zijn (het kunnen er ook meer zijn als u zelf tegels aanmaakt) duurt het dan ook even voor die allemaal geladen zijn.  Ondertussen komen de andere modules ook in een “wachtrij” te staan voor ze gescand en geopend kunnen worden.

We raden u aan om uw IT-verantwoordelijke te vragen hoe u uw Defender volledig kan uitschakelen.  Moest dat technisch niet lukken kan u met de volgende workaround het laden van de tegels (voorlopig) uitschakelen bij het opstarten van Venice.  Dat neemt het probleem niet weg dat Windows Defender nog steeds actief is maar het zal de vertraging voor een groot deel op lossen

  • Ga in Venice naar de rechteronderkant van het scherm en klik op “Beheer tegels”

beheren

  • Daarna kan u “Standaard tegels op aanvraag” aanvinken en druk op OK zodat de tegels niet meer automatisch berekend worden bij opstarten van Venice

op aanvraag

  • De tegels worden nu niet meer automatisch berekend.  U kan ze wel laten uitvoeren door te klikken op de pijltjes in de tegel zelf

berekenen

Investering komt in vak 82 en niet in vak 83

Voor onze klanten die de module beheer vast actief gebruiken is er een tijdje terug een aanpassing gedaan in Venice in verband met de investeringen.

Bij het boeken van een investering met een bedrag kleiner dan 1000€ zal deze worden opgenomen in het vak 82 van de BTW aangifte en niet meer in het vak 83 zoals normaal het geval is bij investeringen.

Dit komt doordat de investeringen onder de 1000€ BTW-technisch niet meer worden aanzien als bedrijfsmiddelen en dus ook niet meer mogen opgenomen worden in het vak 83.

U kan in Venice natuurlijk nog steeds kiezen om het bedrag boekhoudkundig als investering te boeken en dit door te kiezen voor een investeringsrekening.  U kan ook nog steeds een investeringsfiche aanmaken voor die bepaalde investering.  De werking in Venice blijft voor deze handelingen dezelfde als voorheen.

Meer info hierover kan u bekomen bij uw accountant of door te klikken op de volgende  pagina van het ministerie van financiën

 

Budgetten opvolgen met Venice boekhouding

In dit artikel tonen we aan dat u mits de nodige creativiteit budgetten kan opvolgen in Venice boekhouding. We tonen stap voor stap hoe het kan.

Om dit mogelijk te maken, gaan we eerst een aantal voorbereidende acties uitvoeren.

1.Activeren van een vrij numeriek veld in de module Algemene rekeningen.

Start de module Algemene rekeningen op en druk op de Venice-knop. Kies Instellingen – Parameters – Tab Vrij.

Vul een titel in voor vrij numeriek veld 1: budget

budget 2

 

2.Invullen van het budget

U kan nu Bewerken – Kolommen beheren kiezen en de kolom Algemene rekening : Budget toevoegen aan het werkblad.

Vervolgens zet u het werkblad wijzigbaar.  U kan nu voor elke gewenste rekening het budget invullen.

budget3

 

Eindig met Ctrl+W om de wijzigingen op te slaan.

Opmerking:

Indien u het wenst, kan u meerdere vrije numerieke velden definiëren indien u het budget voor meerdere boekjaren wenst bij te houden: vb. budget 2017, budget 2018,…. U moet dan ook een lay-out per boekjaar voorzien.

3. Definiëren van rekenvelden.

Ten behoeve van de aangepaste lay-out die we zullen maken op basis van de proef-en saldibalans, maken we een aantal rekenvelden aan.  Het aantal aan te maken rekenvelden is afhankelijk van het aantal niveau’s waarop u totalen wenst. In ons voorbeeld wensen we subtotalen voor niveau1 (rekeningen van 1 cijfer), niveau 2 (rekeningen van 2 cijfers)  en niveau 3 (rekeningen van 3 cijfers).

Start de module Algemene rekeningen op en druk op de Venice-knop. Kies Instellingen – Parameters – Tab Rekenvelden.

We maken volgende rekenvelden aan:

budget4

 

Voorbeeld: voor niveau 1 geven we onderstaande in zodat we enkel de eerste positie van het rekeningnummer behouden.

Code: niveau1

Type: Tekst

Uitdrukking :Left(@ACC.Number;1)

Naam Nederlands : Niveau1

4. Aanmaken van een aangepaste lay-out op basis van de proef-en saldibalans.

We roepen de standaardlay-out van de proef-en saldibalans op en wijzigen die

In het blok Lijstkoptekst veranderen we de titel van de 3 kolommen naar Saldo, Budget en Verschil

budget 5

In het blok Detaillijn voorzien we 5 velden: Globale rekening : RekeningGlobale rekening : OmschrijvingAfdruk : Cumulatief saldo rekeningAlgemene rekening : Numeriek veld 1 en een rekenveld.

Dat rekenveld heeft als inhoud: @ACC.Value1 – @PRN.LineCumulBalance  (het budget – het saldo van de rekening)

De velden van de blokken Totaal niveau X dien je ook aan te passen. Als voorbeeld nemen we Totaal niveau 1.

Als eerste veld drukken we Afdruk : Totaal saldo niveau 1 af.

Als tweede maken we een totalisatieveld aan met volgende inhoud

budget6

We gaan dus numeriek veld 1( het budget) totaliseren zolang als de eerste positie van de rekening dezelfde is.

Als derde veld voegen we nog een totalisatieveld toe om het verschil tussen budget en saldo te totaliseren zolang de eerste positie van de rekening identiek is (vb. 6)

Screenshot_89

Voor de andere totalisatieblokken, kun je dus gelijkaardige velden maken. Voor het laatste blok Totalisatie hoef je geen initialisatiewaarde op te geven.

Screenshot_90

Indien u niet vertrouwd bent met het aanpassen van lay-outs via de in Venice ingebouwde lay-out-editor, dan kan u de aangepaste lay-out ook laten maken door de helpdesk van Unit4 Venice (support.venice@unit4.com). Op aanvraag bezorgen we een vrijblijvende offerte.

Coda bestand niet zichtbaar in Venice

Indien u niet werkt met de koppeling tussen Venice en Isabel, moet u uw CODA-bestanden manueel inlezen.

Wanneer u via Start – Boekhouding – Financieel – Importeren CODA-bestanden op Importeren drukt kan het soms zijn dat uw CODA-bestand niet zichtbaar is in het zoekscherm.

coda

 Er kunnen meerdere redenen zijn waarom uw lijst leeg blijft

  • U zoekt in het verkeerde pad, het is gemakkelijk als u steeds hetzelfde pad gebruikt voor uw CODA-bestanden, dan bent u zeker dat het pad naar de bestanden steeds correct is ingevuld.  Eventueel kan u het pad aanpassen door te klikken op het verkenner mapje achter het veld

pad bestanden

  •  U heeft in uw scherm een filter opgezet die verwijst naar het verkeerde dagboek. Bij het inlezen van de bestanden kan je kiezen voor “Alle” dagboeken of filteren op 1 bepaald dagboek.  Als het bestand niet bestemd is voor dat dagboek zal u het niet kunnen inlezen

dagboek

  • Uw CODA-bestand is niet bestemd voor het gekozen dossier.  In een CODA-bestand wordt een ondernemingsnummer vermeld. Als dat niet overeenkomt met het ondernemingsnummer  van het dossier waarin u werkt ( Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens), dan zal u het bestand niet zien verschijnen in het overzicht.
  • Uw CODA-bestand is niet bestemd voor dit boekjaar. Wanneer het bestand een datum heeft die bijvoorbeeld in een vorig boekjaar valt, dan zal het niet verschijnen in de lijst met de te importeren bestanden.
  • In uw financieel dagboek is geen rekeningnummer ingevuld. Het CODA-bestand verschijnt in dat geval in het overzicht, maar in plaats van het bankrekeningnummer staat een ‘?’ vermeld. In een CODA-bestand staat een IBAN bankrekeningnummer dat bedoeld is ter herkenning van de bank. Zorg er dus ook voor dat er steeds een rekeningnummer is ingevuld in uw financiële dagboeken ( Basisgegevens – Boekhouding – Financiële dagboeken).
  • U werkt met 2 dagboeken voor 1 bankrekeningnummer.  Wanneer u werkt met 2 dagboeken voor 1 rekeningnummer (bijvoorbeeld één in EUR en één in USD) dan is het belangrijk dat Venice kan bepalen welk dagboek er precies moet gebruikt worden. Indien dat niet het geval is, dan krijgt u een melding als onderstaande. Het is dan belangrijk dat u in uw financieel dagboek het veld Uitbreiding gebruikt om dit aan te geven. De code die u moet invullen in het veld Uitbreiding bekomt u bij uw financiële instelling. Het is dan ook belangrijk dat de bank de uitbreidingszone vermeldt in het CODA-bestand.

coda

  • Het kan ook gebeuren dat de CODA-bestanden niet het ondernemingsnummer van het dossier zelf bevatten, maar dat van de onderneming die instaat voor het debiteurenbeheer. In dat geval kan u het ondernemingsnummer van de partij die instaat voor het debiteurenbeheer invullen in de parameters van de module Importeren CODA-bestanden.

coda2

  • Uw bestand is corrupt. In sommige gevallen kan het ook voorkomen dat een bestand beschadigd is of corrupt. Download het opnieuw of neem contact op met uw financiële instelling.

Factureren vanuit de Management Monitor van Venice 10.60 of hoger

Vanaf Venice versie 10.60  is het mogelijk voor een accountant die met de Accountant van morgen werkt om een niet-boekende klant vanuit de Management Monitor facturen te laten maken, te versturen en door te boeken naar Venice boekhouding op voorwaarde dat de accountant over de optie Facturatie basic of Facturatie enterprise beschikt. De klant kan dus onmiddellijk op eenvoudige manier zijn facturen intikken en de accountant hoeft ze niet meer over te tikken. Ze zijn onmiddellijk in het Venice-dossier beschikbaar,wat een aanzienlijke tijdswinst voor de accountant betekent. In versie 10.70 van Venice hebben we de activering van de Management monitor geautomatiseerd zodat de accountant met een minimum van acties het dossier ter beschikking kan stellen in de Management monitor voor zijn niet-boekende klant.

1. Hoe kan u de Management monitor activeren voor een niet boekende klant?

U start Venice op en u selecteert het dossier van de klant. U kiest Basisgegevens – Instellingen – Parameters.  U klikt op de knop Activeren Management monitor.

MM-Versie1060_1

Van zodra u dit doet, zal er een dialoogvenster verschijnen waarin u de gegevens van uw niet-boekende klant kan ingeven.

kbase3

In de sectie Management monitor kan u voorlopig enkel de optie Boekhouder kiezen.  De optie De gebruiker zelf zal in één van volgende versies beschikbaar zijn. Indien u een achterstand hebt met de ingave van de financiële gegevens in het dossier van uw klant, dan kan u de optie Boekhoudtegels verbergen voor deze gebruiker aanvinken.  De tegels met de boekhoudkundige info zullen dan niet verschijnen in zijn Management monitor.

Wanneer u OK klikt, dan start het automatisch aanmaken van de gebruiker. Dit kan een aantal minuten duren. U ziet een vooruitgangsscherm met de verschillende stappen.

kbase4

Wanneer de gebruiker aangemaakt werd, zal u een voorbeeldmail ontvangen die u dan aan uw klant kan doorsturen om hen zijn inloggegevens te bezorgen.  Deze mail bevat ook een link naar een online handleiding waar de verschillende stappen staan die de klant dient uit te voeren om van start te kunnen gaan met de Management monitor (Inloggen op Aspex en wachtwoord wijzigen, dan Management monitor opstarten met het nieuwe wachtwoord).

kbase5

Klik op de knop Versturen om de e-mail aan uw klant te bezorgen.

Druk tenslotte OK in de lijst van gebruikers om de nieuw aangemaakte gebruiker in te vullen in het veld Externe gebruikers

kbase9

kbase6

Indien u niet over een e-mailoplossing op Aspex beschikt, zal u een dialoogvenster krijgen met identiek dezelfde inhoud. U kan de inhoud dan kopiëren naar uw lokaal e-mailprogramma en zo aan uw klant bezorgen.

In dit dialoogvenster wordt gevraagd welke dagboeken u wenst te gebruiken voor verkoopfacturen en verkoopcreditnota’s. Tevens wordt er ook standaard een dagboek voor conceptfacturen voorgesteld.  Dit is een nieuw begrip.  Elke nieuwe factuur die men maakt is een conceptfactuur (een soort klad kladfactuur). De factuur wordt pas definitief wanneer men verder de conceptfactuur omzet naar Factuur of wanneer men ze verstuurt naar de klant. We komen hier verder op terug.

Wijzig eventueel de voorgestelde waarden en druk op Ok.  Achter de schermen gebeuren nu automatisch volgende stappen:

1. De optie Facturatie wordt geactiveerd in het dossier (op voorwaarde dat de accountant over de optie Facturatie Enterprise of Basic beschikt in zijn/haar Venice licentie)

2. De dagboeken worden aangemaakt.

3. Er wordt een named database aangemaakt ten behoeve van de Management monitor.

2. Wat krijgt u nu te zien in de Management Monitor?

Wanneer u de Management Monitor opstart en het dossier selecteert, dan beschikt u nu ook over een optie Factureren.

MM-Versie1060_4

Wanneer u deze optie aanklikt, komt u in de de facturatiemodule van de Management Monitor terecht.

2. Hoe kan u een factuur maken?

Wanneer u de module Factureren opstart, krijgt u een overzicht van de bestaande klanten.

kbase11

U selecteert een klant door op een bepaalde lijn te klikken of u kan een nieuwe klant aanmaken door te klikken op de knop Nieuwe klant rechtsboven.

U krijgt een overzicht van de klantgegevens (adres, btw-stelsel,..) en kan deze eventueel nog bijsturen. Indien u een factuur wenst te maken voor de betrokken klant, dan klikt u op de knop Factuur maken rechtsboven

MM-Versie1060_6

Het ingavescherm voor facturen start nu op.  U kan nu eventueel een opmerking voor de factuur noteren. Vervolgens kan u een artikel selecteren of een nieuw artikel intikken, alsook een prijs en een btw-code. Indien u een niet-bestaand artikel ingeeft, dan wordt dit artikel automatisch aangemaakt in het Venice-dossier bij de accountant. Het nummer begint steeds met “MM_”

Via Detaillijn toevoegen kan u eventueel een tweede en derde lijn toevoegen.

U kan de Geavanceerde modus inschakelen om extra velden beschikbaar te hebben op de detaillijn.

MM-Versie1060_7

Wanneer u klaar bent met het ingeven van alle lijnen, klikt u op de knop Klaar rechtsonder. Deze knop vermeldt eveneens het totale bedrag van de factuur.

U krijgt nu een afdrukvoorbeeld van de factuur te zien.

Indien u de factuur wenst te versturen, dan klikt u  op de knop Versturen.  Op dat ogenblik wordt de factuur ook definitief en wordt ze ook ingeschreven in het boekhouddossier. Indien u het voorbeeldscherm verlaat, zonder de factuur te versturen, dan wordt ze bewaard als een conceptfactuur.

kbase12

De allereerste keer dat een factuur wordt verstuurd, verschijnen  een aantal schermen voor ingave van de bedrijfsgegevens, de e-mailgegevens en voor het opladen van het logo.

kbase13

Van zodra u in de Bedrijfsgegevens een e-mailadres heeft vermeld, zal gevraagd worden om de e-mailgegevens ook aan te vullen.

MM-Versie1060_9

Wanneer u op Instellen drukt, komt u in een scherm als onderstaande terecht:

kbase18

Geef het e-mailadres en paswoord in van uw e-mailaccount en druk ten slotte op Bewaren.

U komt nu in het scherm terecht E-mail versturen.  Deze bevat een standaard tekst die meegeleverd wordt voor het bericht aan de klant. U kan het bericht bijsturen en tenslotte op Versturen  drukken. Indien u de tekst aanpast, dan blijft de aangepaste tekst bewaard voor de toekomst. De factuur wordt nu verzonden naar de klant.

kbase15

 3. Wat als de knop Factureren niet werkt?

Vanaf versie 10.60 van Venice zal de klant sowieso beschikken over de knop Factureren . Indien hij op die knop klikt en hij krijgt onderstaande foutmelding

MM-Versie1060_20

Dit kan 2 redenen hebben:

1. De accountant beschikt niet over de optie . In dat geval kan hij contact opnemen met de Salesafdeling van Unit4 Venice om een optie Facturatie te activeren in zijn Venice Online

2. De management monitor werd reeds geactiveerd in het dossier maar de optie facturatie was niet actief in dat dossier. In dat geval kan u de Management monitor opnieuw activeren inclusief de optie Factureren via de knop Activeren management monitor.

Indien deze knop niet actief is, dan kan u via F1 de help consulteren wat de te ondernemen stappen zijn.

 4. Enkele veel gestelde vragen in verband met de Management monitor

4.a. Hoe kan ik een factuur opnieuw versturen? (vb. indien klant beweert dat hij factuur niet ontvangen heeft)

In de Management monitor kiest u Factureren.

U krijgt een lijst met alle klanten te zien.  Selecteer de gewenste klant in de lijst.

U komt nu terecht in een scherm waar u een algemeen overzicht krijgt van de documenten voor de betrokken klant (conceptfacturen, openstaande facturen en betaalde facturen).

MM_fac opnieuw sturen1

Klik op Openstaand.

U krijgt nu een overzicht van alle openstaande facturen voor de betrokken klant.

MM_fac opnieuw sturen2

Klik op de betrokken factuur. U krijgt nu de factuur te zien.

Indien u ze opnieuw wenst te versturen, dan klikt u linksboven op Voorbeeld bekijken.

kbase16

Vanuit het afdrukvoorbeeld kan u nu op versturen klikken om de factuur opnieuw te versturen.

MM_fac opnieuw sturen4

4b. Een factuur dupliceren of crediteren.

Volg dezelfde stappen als hierboven beschreven, maar op het ogenblik dat u het afdrukvoorbeeld te zien krijgt, drukt u op de knop Factuur dupliceren of Factuur crediteren.

4c. Een conceptfactuur omzetten in een factuur.

Een conceptfactuur kan u het best omschrijven als een kladfactuur.  Zolang een factuur niet werd verstuurd, is het een conceptfactuur.  In het Venice dossier vindt u deze facturen terug in het dagboek voor conceptfacturen

MM_conceptfacturen0

Hoe zet u nu een conceptfactuur om in een echte factuur?

Kies Factureren in de Management monitor.

Bovenaan rechts kan u klikken op Conceptfacturen.

MM_conceptfacturen1

U krijgt nu alle conceptfacturen te zien.

Klik op de conceptfactuur die u wenst om te zetten in een factuur.

MM_conceptfacturen2

U krijgt nu de conceptfactuur te zien. U kan nog wijzigingen doorvoeren of lijnen toevoegen. Als de conceptfactuur klaar is om omgezet te worden, drukt u op de knop Klaar rechtsonder.

MM_conceptfacturen3

U komt nu in het afdrukvoorbeeldscherm terecht. Indien u op Versturen drukt, dan wordt de factuur verstuurd en bijgevolg wordt ze definitief.

MM_conceptfacturen4

4d. Kan men de lay-out van de facturen aanpassen?

Dit is een actie die enkel door de accountant of de Venice-verdeler kan gebeuren, niet door de niet-boekende klant.

Indien de optie Factureren werd geactiveerd in de Management monitor voor een bepaald dossier, dan heeft dat als gevolg dat de parameter ‘Pdf bestand creëren bij aanmaak of wijziging van een factuur’ aangevinkt is in het Venice-dossier bij de accountant. U vindt deze parameter terug via Facturen – Venice-knop – Instellingen – Parameters.  Via die parameter kan u een andere variant aan selecteren.  Deze variant zal dan steeds gebruikt worden voor de facturen aangemaakt met de Management Monitor.

MM_lay-out

 4.e Kan men een factuur of conceptfactuur opslaan op de lokale schijf?

Bepaalde gebruikers van het eerste uur van de Management monitor suggereerden dat het interessant zou zijn mocht men een conceptfactuur kunnen opslaan.  Dit kan nuttig zijn in situaties waarin men eerst een conceptfactuur wenst te sturen naar de klant ter goedkeuring. Na goedkeuring van de conceptfactuur, zet men deze dan om in een definitieve factuur en verstuurt men ze naar de klant.  Andere gebruikers meldden dat het in bepaalde sectoren nog de gewoonte is dat men de facturen op papier bezorgt.  Daarom hebben we in versie 10.70 de mogelijkheid voorzien om conceptfacturen en facturen op te slaan op de lokale schijf. Dit kan u door in het afdrukvoorbeeld op het tandwiel rechtsboven te klikken en vervolgens de betrokken optie aan te klikken.

kbase17

 

 

Een beveiligd dossier beschikbaar stellen voor synchronisatie met de Accountant van morgen (Onea)

Indien u Venice gebruikt alsook de scanningsoplossing van Onea, dan is het evident dat Onea over de nodige rechten dient te beschikken op uw dossier.  Indien het om een dossier gaat dat via de optie Toegangsbeheer van Venice werd beveiligd, dan moet u een aantal zaken ondernemen:

1. Externe groepen activeren in het Venice toegangsbeheer

Klik op de Venice-knop in het hoofdmenu en kies Toegangsbeheer – Parameters.

Vink Externe groepen aan.

Screenshot_332

2.In het dossier Specifieke rechten activeren

Selecteer het dossier in Venice en kies Basisgegevens – Parameters – Opties.

Bij Toegangsbeheer zal u bemerken dat het gaat om een beveiligd dossier (zonder paswoord)

Vink hier Specifieke rechten aan.

Screenshot_333

3. Rechten definiëren voor de externe groep Onea.

Kies Basisgegevens – Instellingen – Rechten.

Druk op Nieuw (Ctrl+N)

Maak rechten aan voor een externe groep 

Bij Registratienummer vermeldt u het registratienummer van Onea: 2456913001

Als code geeft u op Onea

Screenshot_334

4.Vink volgende rechten aan in het overzicht:

4a.Voor klanten en leveranciers

rechten1

4b.Voor Firmagegevens, Munten, Landen en Koersen

rechten2

 

4c.Voor analytische rekeningen en voorstellen (indien de optie analaytisch geactiveerd is in het dossier)

 

recnten3

4d.Voor Aankopen, Verkopen en Financieel

rechten 4

 

4e.Voor Algemene rekeningen, Financiële dagboeken en Boekingsvoorstellen

rechten5

 

4f.Voor Details boekhouding

rechten 7

 

5. De rechten opslaan 

Druk tenslotte op Sluiten om de rechten te bewaren.  Indien het dossier benaderd wordt via de appllcatie van Onea zullen de nodige rechten op het dossier beschikbaar zijn en zal het dossier kunnen gesynchroniseerd worden.

Updaten van Venice

Wanneer u een updateabonnement heeft, kan u steeds de nieuwste versie van Venice downloaden vanaf deze link . Indien u werkt met Venice op Aspex moet u neit zelf de update van Venice iotvoeren. De updates worden door onze diensten in samenwerking met Aspex uitgevoerd.  De update is op zich redelijk gelijklopend met een normale set-up van Venice op een paar stappen na.

Onderaan kan u uw registratienummer en registratienaam ingeven om de laatste versie te kunnen downloaden en druk op “Check”

laatste versie

U krijgt dan onderaan een indicatie van uw huidige versie en kan door te drukken op “download nu” de laatste versie downloaden.

update

We raden aan om steeds een back-up van uw gegevens te nemen VÓÓR u start met de update.  Bij twijfel contacteert u best uw verdeler of IT-verantwoordelijke.  Meer info over het nemen van een back-up van uw gegevens kan u hier vinden.

Indien uw Venice op een server/centrale pc geïnstalleerd is en gedeeld wordt met andere gebruikers moet u de update uitvoeren op die server/pc en NIET op de werkstations!

Start de set-up van Venice en volg de stappen.  Halverwege zal u onderstaand scherm zien.  Klik hier op de groene drop-down om te kiezen voor UPDATE van een bestaande installatie en niet voor een set-up van een nieuwe Venice (in het voorbeeldl staan er meer dan 1 Venice installaties maar dat zal over het algemeen voor u niet van toepassing zijn).  We kiezen hier voor de update van Venice10.50TEST

update versie

Volg de stappen verder zoals een normale set-up tot een scherm verschijnt met Finish en de vraag om Venice te starten.

Wanneer Venice wordt opgestart op de server zal de vraag komen om de dossier bij te werken.  Eventueel wordt er ook gevraagd of de ODBC koppeling moet vernieuwd worden en of de gegevens van het dossier worden gebruikt in een externe applicatie.

Het bijwerken van de gegevens kan even duren, onderbreek dus deze bewerking NIET!  Pas als er bij alle dossiers en boekjaren een groene vink staat en er onderaan “Klaar met bijwerken” staat kan u het scherm afsluiten.

Bij het opstarten van Venice op de werkstations zal u de eerste keer een melding krijgen dat de lokale installatie moet bijgewerkt worden  Druk op OK en volg de stappen.  In sommige gevallen zal u dit als administrator moeten uitvoeren.

Indien u geen melding krijgt om de lokale update te starten en indien er bij uw dossiers/dossierkasten een rood kruis staat, klik dan met de rechtermuisknop op het dossier en kies voor “bijwerken” om het naar de juiste versie te brengen.

 

 

 

 

Outlook configureren op Aspex

Via de module E-documenten kan u facturen, leverbonnen en rappels digitaal verzenden naar uw klanten vanuit Venice.  U kan hierbij gebruik maken van SMTP waardoor u zonder tussenkomst van een mailprogramma zoals Outlook, Thunderbird, … uw documenten kan verzenden naar uw klanten.  Dat is dan ook de ideale manier om documenten digitaal door te sturen vanuit uw Venice op Aspex

Indien u echter niet beschikt over de module E-documenten maar toch wenst te mailen op Aspex dan kan u een mailoptie op Aspex bij ons bestellen en daarna uw Outlook op Aspex configureren.

Hoewel we deze werkwijze niet als standaard werkwijze aanprijzen, wordt het hierdoor mogelijk om vanaf uw Aspex portaal te mailen. Gezien uw mailprogramma normaal gezien op uw lokale pc staat en uw Venice op het Aspex portaal staat is het anders niet mogelijk om rechtstreeks documenten door te mailen vanaf uw Venice op Aspex.

Wat zijn de te volgen stappen:

  • Zorg dat u een email account aanvraagt of bestelt bij uw IT-verantwoordelijke of hosting firma (bvb office 365) en dat u beschikt over een werkende E-mail account
  • U bestelt de optie via onze diensten
  • Aspex voegt Outlook toe aan uw installatie
  • Outlook wordt ingesteld voor uw mailaccount

Wanneer uw Outlook beschikbaar is op Aspex moet u deze eerst gaan instellen.  Gezien we niet beschikken over uw login en wachtwoord op Aspex kunnen we dit niet standaard instellen voor u. Omwille van veiligheidsredenen is het dan ook opportuun dat u uw Email op Aspex zelf instelt.  Het instellen van uw Outlook op Aspex is eigenlijk identiek aan de werkwijze voor het instellen van uw lokale Outlook.

  • Log in op Aspex
  • Kies éénmalig de knop “Mail Settings” die nu beschikbaar is op uw Aspex portaal.

mail settings

 

  • Maak een profiel aan door te klikken op “Add” (de naam van het profiel kan vrij gekozen worden) en stel het in als standaard profiel

Profile

 

  • Eens het profiel is ingesteld kan u verder gaan met het instellen van uw account
  • Kies de standaard voorgestelde optie “Email account” en geef uw gegevens in.  Vul uw naam, e-mail adres en wachtwoord in en kies “Next”

email

  •  Wanneer u op Volgende (Next) klikt ,worden de instellingen automatisch nagezien. Indien alles goed verloopt, dan moeten er 3 groene vinkjes getoond worden.

validatie

 

  • Wanneer de instellingen werden nagezien en volledig groen staan, kan u afwerken door te klikken op “Next” en dan uiteindelijk op “Finish”
  • Vanaf dat moment kan u dus uw mail ook beheren vanop het Aspex portaal door te klikken op het Outlook icoon die ook beschikbaar is in uw Aspex portaal
  • In Venice (Lite) moet u enkel nog instellen dat u wenst gebruik te maken van uw outlook om te mailen.  Ga hiervoor naar de Venice knop – instellingen – configuratie wekstation en kies bij mailen voor “Outlook”

WS

Outlook

  • Druk een document af op het scherm en kies “mailen” of F9
  • Een mail venster van Outlook wordt nu geopend met het document in PDF als bijlage

Belangrijke opmerking: Om te kunnen mailen vanaf Venice moet uw Outlook op Aspex steeds geopend zijn !

Problemen bij het versturen van mails vanuit Venice

Wanneer een document verstuurd wordt per mail via Venice ,al dan niet via de module E-Documenten, kan het gebeuren dat Outlook niet opstart of dat er geen mail wordt gestuurd via MAPI of dat Outlook steeds opnieuw vraagt een mail profiel te kiezen terwijl er zelfs in sommige gevallen maar 1 profiel aanwezig is in uw instellingen.

Hiervoor kunnen meerdere redenen zijn maar de meest voor de hand liggende controles zijn de volgende (in ons voorbeeld voor Office 2010)

Instellingen in Venice

In Venice moet u instellen hoe u wenst gebruik te maken van uw mail programma

  •  Klik op de Venice knop  en kies instellingen – parameters – Configuratie werkstation

WS

  •  Stel de parameter E-Mail in op Mapi of Outlook.  Indien u kiest voor NEE of indien uw pc niet is verbonden met het internet dan zal u niet kunnen mailen vanuit Venice en zal de mail knop zelfs inactief komen te staan in Venice

Email

Indien u kiest voor MAPI moet uw mail programma MAPI ondersteunen , voorbeelden hiervan zijn Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora, …

Standaadprofiel

De volgende stappen in deze Kbase zijn aanpassingen in Outlook en/of Windows en kunnen ernstige gevolgen hebben voor uw data.

Bij twijfel raden we steeds aan om een degelijke back-up te nemen van uw gegevens en contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke!

  • Ga naar Start – Configuratiescherm – Alle configuratiescherm onderdelen

config

  •  Zoek de snelkoppeling naar Mail

mail

  • Klik op Show Profiles

profiles

  • Kies het juiste profiel en onderaan duidt u aan dat dit het profiel is dat u standaard wenst te gebruiken

profile

Compatibiliteit en rechten

Indien de bovenstaande stappen het probleem niet oplossen kan u ook het volgende (laten) nazien (door uw IT verantwoordelijke):

  • Ga naar uw snelkoppeling van Outlook en klik er met de rechtermuisknop op
  • Kies Eigenschappen

Eig

  • Onder de tab Compatibiliteit kan u eventueel nazien of er bij de modus geen verkeerde OS werd aangekruist
  • U kan ook kiezen voor “Dit programma starten als Administrator” (in sommige gevallen zal u ook een wachtwoord moeten ingeven en Venice ook als administrator opstarten)

comp

 

Opnieuw maken of herstellen van het profiel

Indien bovenstaande stappen nog steeds geen oplossing bieden kan u In het slechtste geval uw profiel/account opnieuw (laten) maken of (laten) herstellen.

Wij raden aan om te zorgen voor een degelijke back-up van uw gegevens voor u de volgende stappen uitvoert of dat u contact opneemt met uw IT verantwoordelijke!

Het opnieuw maken van uw account of uw profiel doet u best via het configuratiescherm, het herstellen van uw account kan u vanuit uw Outlook doen

  • Kies File – info – Account settings

settings

  • Klik op uw account en kies “Repair”

repair

 

Indien u de module E-documenten hebt kan u terecht op de volgende link voor meer info.  De meest voorkomende issues bij het exporteren van de documenten zijn meestal dat de factuur/leverbon niet staan aangevinkt als “te exporteren” of dat de parameters in de klantenfiche (tabblad E-Docs) niet correct zijn ingesteld.