Auteur Archief: admin

Een beveiligd dossier beschikbaar stellen voor synchronisatie met de Accountant van morgen (Onea)

Indien u Venice gebruikt alsook de scanningsoplossing van Onea, dan is het evident dat Onea over de nodige rechten dient te beschikken op uw dossier.  Indien het om een dossier gaat dat via de optie Toegangsbeheer van Venice werd beveiligd, dan moet u een aantal zaken ondernemen:

1. Externe groepen activeren in het Venice toegangsbeheer

Klik op de Venice-knop in het hoofdmenu en kies Toegangsbeheer – Parameters.

Vink Externe groepen aan.

Screenshot_332

2.In het dossier Specifieke rechten activeren

Selecteer het dossier in Venice en kies Basisgegevens – Parameters – Opties.

Bij Toegangsbeheer zal u bemerken dat het gaat om een beveiligd dossier (zonder paswoord)

Vink hier Specifieke rechten aan.

Screenshot_333

3. Rechten definiëren voor de externe groep Onea.

Kies Basisgegevens – Instellingen – Rechten.

Druk op Nieuw (Ctrl+N)

Maak rechten aan voor een externe groep 

Bij Registratienummer vermeldt u het registratienummer van Onea: 2456913001

Als code geeft u op Onea

Screenshot_334

4.Vink volgende rechten aan in het overzicht:

4a.Voor klanten en leveranciers

rechten1

4b.Voor Firmagegevens, Munten, Landen en Koersen

rechten2

 

4c.Voor analytische rekeningen en voorstellen (indien de optie analaytisch geactiveerd is in het dossier)

 

recnten3

4d.Voor Aankopen, Verkopen en Financieel

rechten 4

 

4e.Voor Algemene rekeningen, Financiële dagboeken en Boekingsvoorstellen

rechten5

 

4f.Voor Details boekhouding

rechten 7

 

5. De rechten opslaan 

Druk tenslotte op Sluiten om de rechten te bewaren.  Indien het dossier benaderd wordt via de appllcatie van Onea zullen de nodige rechten op het dossier beschikbaar zijn en zal het dossier kunnen gesynchroniseerd worden.

Updaten van Venice

Wanneer u een updateabonnement heeft, kan u steeds de nieuwste versie van Venice downloaden vanaf deze link . Indien u werkt met Venice op Aspex moet u neit zelf de update van Venice iotvoeren. De updates worden door onze diensten in samenwerking met Aspex uitgevoerd.  De update is op zich redelijk gelijklopend met een normale set-up van Venice op een paar stappen na.

Onderaan kan u uw registratienummer en registratienaam ingeven om de laatste versie te kunnen downloaden en druk op “Check”

laatste versie

U krijgt dan onderaan een indicatie van uw huidige versie en kan door te drukken op “download nu” de laatste versie downloaden.

update

We raden aan om steeds een back-up van uw gegevens te nemen VÓÓR u start met de update.  Bij twijfel contacteert u best uw verdeler of IT-verantwoordelijke.  Meer info over het nemen van een back-up van uw gegevens kan u hier vinden.

Indien uw Venice op een server/centrale pc geïnstalleerd is en gedeeld wordt met andere gebruikers moet u de update uitvoeren op die server/pc en NIET op de werkstations!

Start de set-up van Venice en volg de stappen.  Halverwege zal u onderstaand scherm zien.  Klik hier op de groene drop-down om te kiezen voor UPDATE van een bestaande installatie en niet voor een set-up van een nieuwe Venice (in het voorbeeldl staan er meer dan 1 Venice installaties maar dat zal over het algemeen voor u niet van toepassing zijn).  We kiezen hier voor de update van Venice10.50TEST

update versie

Volg de stappen verder zoals een normale set-up tot een scherm verschijnt met Finish en de vraag om Venice te starten.

Wanneer Venice wordt opgestart op de server zal de vraag komen om de dossier bij te werken.  Eventueel wordt er ook gevraagd of de ODBC koppeling moet vernieuwd worden en of de gegevens van het dossier worden gebruikt in een externe applicatie.

Het bijwerken van de gegevens kan even duren, onderbreek dus deze bewerking NIET!  Pas als er bij alle dossiers en boekjaren een groene vink staat en er onderaan “Klaar met bijwerken” staat kan u het scherm afsluiten.

Bij het opstarten van Venice op de werkstations zal u de eerste keer een melding krijgen dat de lokale installatie moet bijgewerkt worden  Druk op OK en volg de stappen.  In sommige gevallen zal u dit als administrator moeten uitvoeren.

Indien u geen melding krijgt om de lokale update te starten en indien er bij uw dossiers/dossierkasten een rood kruis staat, klik dan met de rechtermuisknop op het dossier en kies voor “bijwerken” om het naar de juiste versie te brengen.

 

 

 

 

Outlook configureren op Aspex

Via de module E-documenten kan u facturen, leverbonnen en rappels digitaal verzenden naar uw klanten vanuit Venice.  U kan hierbij gebruik maken van SMTP waardoor u zonder tussenkomst van een mailprogramma zoals Outlook, Thunderbird, … uw documenten kan verzenden naar uw klanten.  Dat is dan ook de ideale manier om documenten digitaal door te sturen vanuit uw Venice op Aspex

Indien u echter niet beschikt over de module E-documenten maar toch wenst te mailen op Aspex dan kan u een mailoptie op Aspex bij ons bestellen en daarna uw Outlook op Aspex configureren.

Hoewel we deze werkwijze niet als standaard werkwijze aanprijzen, wordt het hierdoor mogelijk om vanaf uw Aspex portaal te mailen. Gezien uw mailprogramma normaal gezien op uw lokale pc staat en uw Venice op het Aspex portaal staat is het anders niet mogelijk om rechtstreeks documenten door te mailen vanaf uw Venice op Aspex.

Wat zijn de te volgen stappen:

  • Zorg dat u een email account aanvraagt of bestelt bij uw IT-verantwoordelijke of hosting firma (bvb office 365) en dat u beschikt over een werkende E-mail account
  • U bestelt de optie via onze diensten
  • Aspex voegt Outlook toe aan uw installatie
  • Outlook wordt ingesteld voor uw mailaccount

Wanneer uw Outlook beschikbaar is op Aspex moet u deze eerst gaan instellen.  Gezien we niet beschikken over uw login en wachtwoord op Aspex kunnen we dit niet standaard instellen voor u. Omwille van veiligheidsredenen is het dan ook opportuun dat u uw Email op Aspex zelf instelt.  Het instellen van uw Outlook op Aspex is eigenlijk identiek aan de werkwijze voor het instellen van uw lokale Outlook.

  • Log in op Aspex
  • Kies éénmalig de knop “Mail Settings” die nu beschikbaar is op uw Aspex portaal.

mail settings

 

  • Maak een profiel aan door te klikken op “Add” (de naam van het profiel kan vrij gekozen worden) en stel het in als standaard profiel

Profile

 

  • Eens het profiel is ingesteld kan u verder gaan met het instellen van uw account
  • Kies de standaard voorgestelde optie “Email account” en geef uw gegevens in.  Vul uw naam, e-mail adres en wachtwoord in en kies “Next”

email

  •  Wanneer u op Volgende (Next) klikt ,worden de instellingen automatisch nagezien. Indien alles goed verloopt, dan moeten er 3 groene vinkjes getoond worden.

validatie

 

  • Wanneer de instellingen werden nagezien en volledig groen staan, kan u afwerken door te klikken op “Next” en dan uiteindelijk op “Finish”
  • Vanaf dat moment kan u dus uw mail ook beheren vanop het Aspex portaal door te klikken op het Outlook icoon die ook beschikbaar is in uw Aspex portaal
  • In Venice (Lite) moet u enkel nog instellen dat u wenst gebruik te maken van uw outlook om te mailen.  Ga hiervoor naar de Venice knop – instellingen – configuratie wekstation en kies bij mailen voor “Outlook”

WS

Outlook

  • Druk een document af op het scherm en kies “mailen” of F9
  • Een mail venster van Outlook wordt nu geopend met het document in PDF als bijlage

Belangrijke opmerking: Om te kunnen mailen vanaf Venice moet uw Outlook op Aspex steeds geopend zijn !

Problemen bij het versturen van mails vanuit Venice

Wanneer een document verstuurd wordt per mail via Venice ,al dan niet via de module E-Documenten, kan het gebeuren dat Outlook niet opstart of dat er geen mail wordt gestuurd via MAPI of dat Outlook steeds opnieuw vraagt een mail profiel te kiezen terwijl er zelfs in sommige gevallen maar 1 profiel aanwezig is in uw instellingen.

Hiervoor kunnen meerdere redenen zijn maar de meest voor de hand liggende controles zijn de volgende (in ons voorbeeld voor Office 2010)

Instellingen in Venice

In Venice moet u instellen hoe u wenst gebruik te maken van uw mail programma

  •  Klik op de Venice knop  en kies instellingen – parameters – Configuratie werkstation

WS

  •  Stel de parameter E-Mail in op Mapi of Outlook.  Indien u kiest voor NEE of indien uw pc niet is verbonden met het internet dan zal u niet kunnen mailen vanuit Venice en zal de mail knop zelfs inactief komen te staan in Venice

Email

Indien u kiest voor MAPI moet uw mail programma MAPI ondersteunen , voorbeelden hiervan zijn Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora, …

Standaadprofiel

De volgende stappen in deze Kbase zijn aanpassingen in Outlook en/of Windows en kunnen ernstige gevolgen hebben voor uw data.

Bij twijfel raden we steeds aan om een degelijke back-up te nemen van uw gegevens en contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke!

  • Ga naar Start – Configuratiescherm – Alle configuratiescherm onderdelen

config

  •  Zoek de snelkoppeling naar Mail

mail

  • Klik op Show Profiles

profiles

  • Kies het juiste profiel en onderaan duidt u aan dat dit het profiel is dat u standaard wenst te gebruiken

profile

Compatibiliteit en rechten

Indien de bovenstaande stappen het probleem niet oplossen kan u ook het volgende (laten) nazien (door uw IT verantwoordelijke):

  • Ga naar uw snelkoppeling van Outlook en klik er met de rechtermuisknop op
  • Kies Eigenschappen

Eig

  • Onder de tab Compatibiliteit kan u eventueel nazien of er bij de modus geen verkeerde OS werd aangekruist
  • U kan ook kiezen voor “Dit programma starten als Administrator” (in sommige gevallen zal u ook een wachtwoord moeten ingeven en Venice ook als administrator opstarten)

comp

 

Opnieuw maken of herstellen van het profiel

Indien bovenstaande stappen nog steeds geen oplossing bieden kan u In het slechtste geval uw profiel/account opnieuw (laten) maken of (laten) herstellen.

Wij raden aan om te zorgen voor een degelijke back-up van uw gegevens voor u de volgende stappen uitvoert of dat u contact opneemt met uw IT verantwoordelijke!

Het opnieuw maken van uw account of uw profiel doet u best via het configuratiescherm, het herstellen van uw account kan u vanuit uw Outlook doen

  • Kies File – info – Account settings

settings

  • Klik op uw account en kies “Repair”

repair

 

Extra beveiligingscontrole bij opladen betaalbestand Isabel 6

In het kader van de nieuwe Europese maatregelen die op 26 juni 2017 in werking treden, zal Isabel vanaf 25 juni extra controles uitvoeren bij het opladen van een betaalbestand.

De enige gegevens die eventueel zouden kunnen ontbreken in de betaalbestanden die aangemaakt worden met Venice zijn de adresgegevens van de betaler.  Deze worden immers uit de Firmagegevens gehaald.  Indien u dus via Basisgegevens  - Instellingen – Firmagegevens de adresgegevens van uw firma hebt ingegeven, dan zullen deze gegevens worden opgenomen in het betaalbestand.

Alle andere gegevens zoals Naam opdrachtgever, rekeningnummer opdrachtgever, naam begunstigde en rekeningnummer begunstigde staan sowieso in elk betaalbestand aangemaakt met Venice.

Meer info vindt u op de site van Isabel

 

Een andere afdruk taal kiezen voor algemene rapporten

 

Bepaalde afdrukken zijn gekoppeld aan klanten zoals bvb verkoopfacturen, rappels, …. Anderen dan weer aan leveranciers zoals aankoopfacturen, aankoopleveringen, … .  Deze afdrukken worden steeds getoond in de taal van de betreffende klant of leverancier.  Dit hangt af van het veld “taal” in de klant- of leveranciersfiche op tabblad “identificatie”.

taalcode

Andere rapporten zoals rapporten boekhouding met onder meer balansen, grootboek, journalen, … of bepaalde aangiftes zoals ereloon fiches,  BTW aangiftes, … kunnen worden afgedrukt in verschillende talen.  De standaardtaal is hierbij de taal waarmee u inlogt in Venice.

U kan de afdruk taal aanpassen in het scherm van de afdruk instellingen door die te wijzigen in de blok lay-out – taal

taal

 

 

Vertragingen in Venice op Windows Server 2016

We kregen onlangs een paar meldingen binnen van klanten/verdelers die vertraging opmerken in hun Venice wanneer er wordt gewerkt met Windows Server 2016 (in alle gevallen ging het over een virtuele of cloud server)

Na intern onderzoek hebben we volgende tips om het probleem op te lossen. Bespreek steeds met uw systeembeheerder of IT verantwoordelijke voor u de volgende acties uitvoert!

1) Zet uw Windows Defender uit

In Windows server 2016 wordt de Windows Defender standaard aangezet.  Deze kan zorgen voor vertraging in uw Venice.  Telkens u een module opent, wordt het gescand door Defender waardoor er vertragingen op komen.

Als u werkt met meerdere virtuele servers zoals bijvoorbeeld een dataserver en een terminal server (die dan eigenlijk als client dient) moet u op ALLE servers de ingebouwde en standaard actieve Defender uitzetten.

Dit kan op verschillende manieren:

  • Via Start – Settings – Update & security  - Windows defender – Turn off Defender
  • Via de regedit kan u via HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows Defender\ een DWORD toevoegen om de Defender uit te schakelen
  • via GPO

2) Zorg ervoor dat uw Antivirus de mappen en bestanden van Venice niet scant

Indien u werkt met een andere antivirus dan Defender, moet u alvast de mappen van het Venice basispad toevoegen aan de uitzonderingen in uw  AV.

Om problemen bij de installatie of gebruik van Venice en verlies van performantie te vermijden, raden wij u aan de configuratie van uw anti-virusprogramma aan te passen en bestanden met volgende extensies niet meer te controleren:

BTR (Venice gegevensbestand)
LOG (Venice log-bestand en Pervasive transactie-log)

Het kan in sommige gevallen ook nodig zijn om de extensies .js, .sql, .css, .html, .htm, .csv, .ods, .txt niet te scannen.  Sommige grafische elementen in Venice gebruiken/maken (tijdelijke) bestanden met deze extensies en kan ook voor vertraging zorgen

Er zijn ook andere bestanden die nooit een virus kunnen bevatten omdat ze louter gegevens bevatten en nooit uitgevoerd worden. Deze lijst opnemen in uw anti-virusprogramma is facultatief, maar komt de algemene performantie ten goede.

BMP (Afbeelding, Windows Bitmap)
CLC (Unit4 C-Logic Configuratie)
CLD (Unit4 C-Logic Beschrijvend bestand)
CLE (Unit4 C-Logic Uitdrukking)
CLF (Unit4 C-Logic Afdruklay-out)
CLI (Unit4 C-Logic Importbeschrijving)
CLS (Unit4 C-Logic Doorstuurconfiguratie)
CLV (Unit4 C-Logic Afdrukbeschrijving)
DAT (Gegevensbestand)
DDF (ODBC Bestandsbeschrijving)
EMF (Windows Enhanced Meta-file)
INI (Windows configuratiebestand)
PAR (Unit4 C-Logic configuratiebestand)
GIF (Afbeelding, gif formaat)
JPG (Afbeelding, JPeg formaat)
LCK (Sleutelbestand)
LOC (Pervasive Locator-bestand)
TXT (Tekstbestand)

3) Controleer de Pervasive instellingen

U moet de volgende instellingen nazien op uw server (eventueel ook de terminal server/client)

  • Ga naar Start en open het Pervasive control center (PSQL Control Center)
  • Kies voor Pervasive PSQL – Local Client – Microkernel Router en klik met de rechtermuisknop voor de properties

properties

  •  Ga naar Communication protocols en zet SPXII en NETBIOS uit

comm

  •  In het scherm Access moet ervoor zorgen dat het veld Gateway Durability aangevinkt staat

gateway

4) Controleer de MAPI en TAPI instellingen

Bij het openen van de meeste modules van Venice worden er verschillende checks uitgevoerd.  In Windows Server 2016 worden de TAPI gegevens niet correct doorgegeven aan Venice waardoor die langer moet zoeken dan normaal naar de juiste instellingen.  Dat zorgt ervoor dat u soms vertragingen kan krijgen bij het openen van bepaalde modules.

  • Ga naar Venice in het hoofdmenu en klik op de Venice knop – Instellingen – Configuratie werkstation

configws

  •  Kies bij Mapi (Email) voor NEE en indien mogelijk bij TAPI (Telefoneren) ook voor NEE en druk op OK

mapitapi

Dit zal de waarden in het register aanpassen en ervoor zorgen dat er niet meer wordt gezocht naar deze instellingen.  indien u wenst te mailen via Outlook vanuit Venice moet u achteraf in datzelfde scherm de instellingen terug goed zetten bij Email op “via Outlook”.  In de meeste gevallen zal TAPI (telefoneren) op NEE moeten blijven staan.

Gelieve ook na te zien via regedit – HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\C-LOGIC\GLOBALS\CONFIG of de REG_DWORD sleutels CallActive en EmailActive correct staan.

Indien u bij beide NEE hebt gezet, moet er bij deze twee sleutels ook (0) staan.  Het kan zijn dat u de dropdown in Venice voor telefoneren niet heeft staan in uw Venice, U zal dan de sleutel voor CallActive manueel op (0) moeten zetten in de regedit

regedit

 

 

 

 

Een lijst exporteren naar Excel

De meeste lijsten in Venice kan u afdrukken op scherm, naar een printer of naar een bestand (normaal in PDF).  Soms is het ook handig om een lijst om te kunnen zetten naar een Excel bestand.

In sommige gevallen kan u via een omweg een identieke lijst krijgen door te vertrekken vanaf een werkblad zoals bijvoorbeeld wordt getoond in volgende KB artikels:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/een-balans-exporteren-naar-excel/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-grootboek-exporteren-naar-excel/

Maar dat zal niet met alle lijsten kunnen. Bij bijvoorbeeld een historiek boekingen of een historiek verkopen kan u standaard niet naar Excel brengen.  Bij de meeste lijsten zal volgende werkwijze een mooi resultaat geven.

Wat u moet doen is het volgende: 

1) Kies uw lijst en druk ze af
2) Kies Afdrukken naar bestand en druk op de knop Opzoeken. Geef het pad op waar u het bestand wenst aan te maken alsook de gewenste extensie .TXT (vb. lijst.txt)

3) Druk vervolgens op de knop Opties en geef in het dialoogvenster Instellingen voor afdruk naar bestand de instellingen op zoals hieronder vermeld. Bij aanhalingstekens geeft u ‘Geen’ op. Bij scheidingsteken geeft u “;”(puntkomma) op.

bestand

opties

4) Sla het bestand op en klik met het aan met uw rechtermuisknop en kies voor “openen met Excel”

5) Klik in de Excel op de eerste kolom en ga naar het tabblad gegevens – tekst naar kolommen

kolommen

6) Kies voor gescheiden en volgende

gescheiden

7) Wijzig het scheidingsteken in puntkomma en bij tekstindicator kies je “geen” (we hadden het zo ingesteld in Venice) en kies volgende

puntkomma

8) Kies voor standaard en dan voltooien

std

9) Indien sommige getallen een verkorte notatie hebben gekregen kan u dit aan passen via rechtermuisknop – celeigenschappen of via start – groep getal – dropdown kiezen voor getal

getal

10) Eventueel de decimalen vermeerderen/verminderen

decimalen

 

 

 

Het dynamisch activeren van opties (optie Fiduciair)

Indien de boekhouder beschikt over de optie Fiduciair, dan zorgt deze optie ervoor dat het dossier van de klant bij de boekhouder bruikbaar is.

A.      Opties waarover de klant beschikt, maar de boekhouder niet

Eventuele opties waarover de klant beschikt maar de boekhouder niet worden voor het uitgewisselde dossier geactiveerd.

Bv: de klant beschikt over de opties Boekhouding en Analytisch. De boekhouder heeft enkel Boekhouding en Fiduciair. Zonder het dynamisch activeren van opties zou de de boekhouder in het door de klant gestuurde dossier een foutmelding krijgen dat de optie Analytisch is geactiveerd in het dossier, maar niet geïnstalleerd. De optie Fiduciair zorgt ervoor dat dit dossier van de klant benaderd kan worden, en daarbij wordt ook net gedaan alsof de opties wel geïnstalleerd zijn.

Het dynamisch activeren van een optie binnen een dossier gebeurt niet voor de optie Toegangsbeheer. Dit kan niet, omdat Toegangsbeheer ook impliceert dat gebruikers en toegangsrechten werden vastgelegd op niveau van hoofdpad en dossierkast. Als u als boekhouder dossiers uitwisselt met klanten die Toegangsbeheer hebben dan zijn er 3 mogelijkheden:

  1. De klant mag het dossier niet beveiligen
  2. De klant zet de dossierbeveiliging af op het ogenblik dat hij een backup maakt van het dossier om aan de boekhouder te bezorgen
  3. Als boekhouder schaft u eveneens Toegangsbeheer aan. U dient de optie aan te schaffen voor minstens evenveel gebruikers als er gelijktijdig in externe, beveiligde dossiers moet kunnen gewerkt worden. Indien u bijvoorbeeld met 3 gebruikers tegelijkertijd in extern beveiligde dossiers moet kunnen werken, dan heeft u nood aan toegangsbeheer voor 3 gebruikers.

B.      Opties waarover de boekhouder beschikt, maar de klant niet

Bepaalde opties waarover de klant niet beschikt, maar de externe gebruiker (boekhouder) wel (het gaat hier concreet over Import, Fiduciair, Jaarrekening en Beheer van vaste activa) kunnen geactiveerd worden in het dossier (via Basisgegevens – Instellingen – Parameters,  Opties, Externe gebruikers) zonder dat dit gevolgen heeft voor het gebruik van het dossier door de klant.

ExterneGebruikersl

Indien de klant over de optie Toegangsbeheer beschikt, en het gaat om een beveiligd dossier, dan heeft de klant de mogelijkheid om aan externe groepen rechten te verlenen in alle geactiveerde opties, ook de opties waarover de klant niet zelf beschikt. Zie ook het Kbase-artikel Hoe kan u uw accountant toegang verlenen tot een beveiligd dossier. Voor de externe gebruiker (boekhouder) zullen de opties die geactiveerd werden, onmiddellijk bruikbaar zijn in het dossier, tenminste als deze opties geïnstalleerd zijn bij de externe gebruiker (boekhouder) .

Klant  en boekhouder werken lokaal en wisselen backups van dossier uit via Verzonden en Teruggestuurd

Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de klant backups uitwisselt met zijn boekhouder en daarbij gebruik maakt van verzonden en teruggestuurd.

Klant en boekhouder werken beide op ASP-omgeving (Aspex)

Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de boekhouder de dossierkast van de klant aankoppelt als externe dossierkast.

 

Exporteren van de verkoopfacturen naar uw boekhouder

Indien u met Venice facturatie werkt en uw boekhouder werkt met Venice boekhouding, dan kan u uw verkoopfacturen doorsturen op volgende wijze:

1) Het aanmaken van een doorboekgroep

-> Start de module Facturen op via Start – groep Facturatie verkoop – Facturen

-> Kies rechts bovenaann als sorteervolgorde “Door te boeken – datum” zodat u enkel de facturen ziet die nog door moeten geboekt worden naar de boekhouding

-> In ons voorbeeld komen 3 facturen in aanmerking voor het doorboeken naar de boekhouding

door te boeken

-> Indien u bijvoorbeeld enkel de facturen van februari wenst door te boeken, moet u kiezen voor “Selectief”, indien u alles wenst door te boeken kiest u voor Globaal.

selectief

-> Bij Selectief doorboeken kan u kiezen tem welke datum u wenst te door te boeken

selectief2

-> Druk op Start om het doorboeken te starten.  We krijgen een waarschuwing dat het doorboeken definitief en onomkeerbaar is.  Indien u wenst door te gaan klikt u op JA

doorboeken

-> De 2 facturen zijn nu doorgeboekt, dit kunnen we zien in het volgend overzicht

overzicht

2) Het aanmaken/exporteren van een tekstbestand van de doorboekgroep

-> Druk op de knop Tekst in de groep Afsluiten

tekst

-> In het volgende scherm moet u de zopas aangemaakte doorboekgroep zoeken.  Dit kan door te klikken op de zoekknop en te kiezen in het overzicht, we kiezen dan de 2 facturen die we wensen te exporteren naar TXT, die zitten in ons geval in doorboekgroep 1.

opzoeken

-> In de tab tekst kan het pad opgegeven worden waar het TXT bestand moet worden opgeslagen.  Kies een duidelijke plaats zodat u de bestanden achteraf nog kan terugvinden!

Eventueel kunnen ook de gewijzigde klantenfiches meegestuurd worden.    U kan onderaan ook kiezen om de bestanden in een ZIP formaat te sturen en u kan zelfs het e-mailadres van uw boekhouder meegeven zodat direct de mail wordt opgemaakt met de gezipte bestanden.

opslaantekst

Voor u dit tabblad verlaat moet u eerst op Opslaan drukken onderaan

-> Keer terug naar het tabblad Afsluiten om de export te starten (eventueel zal op dat moment ook de mail opgestart worden indien u dit had aangevinkt)

3) De boekhouder importeert de gegevens in zijn Venice

Uw boekhouder zal de bestanden ontvangen en kan ze dan inlezen in Venice.

-> Selecteer het dossier waar u de bestanden wenst in te lezen

-> Start de optie Verkopen op onder Start – groep Boekhouding – Verkopen

-> Ga naar tabblad Extra en kies voor Tekstbestand Venice

tekstbestand

-> Kies het pad waar het tekstbestand (.txt) en het beschrijvend bestand (.cli) zich bevinden.

-> Vink hier Vormelijk testen, Toevoegen en Aanpassen aan.

-> Kies voor importeren om de facturen te importeren in de module.

importeren