Categorie Archieven: Boekhouding

Investering komt in vak 82 en niet in vak 83

Voor onze klanten die de module beheer vast actief gebruiken is er een tijdje terug een aanpassing gedaan in Venice in verband met de investeringen.

Bij het boeken van een investering met een bedrag kleiner dan 1000€ zal deze worden opgenomen in het vak 82 van de BTW aangifte en niet meer in het vak 83 zoals normaal het geval is bij investeringen.

Dit komt doordat de investeringen onder de 1000€ BTW-technisch niet meer worden aanzien als bedrijfsmiddelen en dus ook niet meer mogen opgenomen worden in het vak 83.

U kan in Venice natuurlijk nog steeds kiezen om het bedrag boekhoudkundig als investering te boeken en dit door te kiezen voor een investeringsrekening.  U kan ook nog steeds een investeringsfiche aanmaken voor die bepaalde investering.  De werking in Venice blijft voor deze handelingen dezelfde als voorheen.

Meer info hierover kan u bekomen bij uw accountant of door te klikken op de volgende  pagina van het ministerie van financiën

 

Budgetten opvolgen met Venice boekhouding

In dit artikel tonen we aan dat u mits de nodige creativiteit budgetten kan opvolgen in Venice boekhouding. We tonen stap voor stap hoe het kan.

Om dit mogelijk te maken, gaan we eerst een aantal voorbereidende acties uitvoeren.

1.Activeren van een vrij numeriek veld in de module Algemene rekeningen.

Start de module Algemene rekeningen op en druk op de Venice-knop. Kies Instellingen – Parameters – Tab Vrij.

Vul een titel in voor vrij numeriek veld 1: budget

budget 2

 

2.Invullen van het budget

U kan nu Bewerken – Kolommen beheren kiezen en de kolom Algemene rekening : Budget toevoegen aan het werkblad.

Vervolgens zet u het werkblad wijzigbaar.  U kan nu voor elke gewenste rekening het budget invullen.

budget3

 

Eindig met Ctrl+W om de wijzigingen op te slaan.

Opmerking:

Indien u het wenst, kan u meerdere vrije numerieke velden definiëren indien u het budget voor meerdere boekjaren wenst bij te houden: vb. budget 2017, budget 2018,…. U moet dan ook een lay-out per boekjaar voorzien.

3. Definiëren van rekenvelden.

Ten behoeve van de aangepaste lay-out die we zullen maken op basis van de proef-en saldibalans, maken we een aantal rekenvelden aan.  Het aantal aan te maken rekenvelden is afhankelijk van het aantal niveau’s waarop u totalen wenst. In ons voorbeeld wensen we subtotalen voor niveau1 (rekeningen van 1 cijfer), niveau 2 (rekeningen van 2 cijfers)  en niveau 3 (rekeningen van 3 cijfers).

Start de module Algemene rekeningen op en druk op de Venice-knop. Kies Instellingen – Parameters – Tab Rekenvelden.

We maken volgende rekenvelden aan:

budget4

 

Voorbeeld: voor niveau 1 geven we onderstaande in zodat we enkel de eerste positie van het rekeningnummer behouden.

Code: niveau1

Type: Tekst

Uitdrukking :Left(@ACC.Number;1)

Naam Nederlands : Niveau1

4. Aanmaken van een aangepaste lay-out op basis van de proef-en saldibalans.

We roepen de standaardlay-out van de proef-en saldibalans op en wijzigen die

In het blok Lijstkoptekst veranderen we de titel van de 3 kolommen naar Saldo, Budget en Verschil

budget 5

In het blok Detaillijn voorzien we 5 velden: Globale rekening : RekeningGlobale rekening : OmschrijvingAfdruk : Cumulatief saldo rekeningAlgemene rekening : Numeriek veld 1 en een rekenveld.

Dat rekenveld heeft als inhoud: @ACC.Value1 – @PRN.LineCumulBalance  (het budget – het saldo van de rekening)

De velden van de blokken Totaal niveau X dien je ook aan te passen. Als voorbeeld nemen we Totaal niveau 1.

Als eerste veld drukken we Afdruk : Totaal saldo niveau 1 af.

Als tweede maken we een totalisatieveld aan met volgende inhoud

budget6

We gaan dus numeriek veld 1( het budget) totaliseren zolang als de eerste positie van de rekening dezelfde is.

Als derde veld voegen we nog een totalisatieveld toe om het verschil tussen budget en saldo te totaliseren zolang de eerste positie van de rekening identiek is (vb. 6)

Screenshot_89

Voor de andere totalisatieblokken, kun je dus gelijkaardige velden maken. Voor het laatste blok Totalisatie hoef je geen initialisatiewaarde op te geven.

Screenshot_90

Indien u niet vertrouwd bent met het aanpassen van lay-outs via de in Venice ingebouwde lay-out-editor, dan kan u de aangepaste lay-out ook laten maken door de helpdesk van Unit4 Venice (support.venice@unit4.com). Op aanvraag bezorgen we een vrijblijvende offerte.

Factureren vanuit de Management Monitor van Venice 10.60 of hoger

Vanaf Venice versie 10.60  is het mogelijk voor een accountant die met de Accountant van morgen werkt om een niet-boekende klant vanuit de Management Monitor facturen te laten maken, te versturen en door te boeken naar Venice boekhouding op voorwaarde dat de accountant over de optie Facturatie basic of Facturatie enterprise beschikt. De klant kan dus onmiddellijk op eenvoudige manier zijn facturen intikken en de accountant hoeft ze niet meer over te tikken. Ze zijn onmiddellijk in het Venice-dossier beschikbaar,wat een aanzienlijke tijdswinst voor de accountant betekent. In versie 10.70 van Venice hebben we de activering van de Management monitor geautomatiseerd zodat de accountant met een minimum van acties het dossier ter beschikking kan stellen in de Management monitor voor zijn niet-boekende klant.

1. Hoe kan u de Management monitor activeren voor een niet boekende klant?

U start Venice op en u selecteert het dossier van de klant. U kiest Basisgegevens – Instellingen – Parameters.  U klikt op de knop Activeren Management monitor.

MM-Versie1060_1

Van zodra u dit doet, zal er een dialoogvenster verschijnen waarin u de gegevens van uw niet-boekende klant kan ingeven.

kbase3

In de sectie Management monitor kan u voorlopig enkel de optie Boekhouder kiezen.  De optie De gebruiker zelf zal in één van volgende versies beschikbaar zijn. Indien u een achterstand hebt met de ingave van de financiële gegevens in het dossier van uw klant, dan kan u de optie Boekhoudtegels verbergen voor deze gebruiker aanvinken.  De tegels met de boekhoudkundige info zullen dan niet verschijnen in zijn Management monitor.

Wanneer u OK klikt, dan start het automatisch aanmaken van de gebruiker. Dit kan een aantal minuten duren. U ziet een vooruitgangsscherm met de verschillende stappen.

kbase4

Wanneer de gebruiker aangemaakt werd, zal u een voorbeeldmail ontvangen die u dan aan uw klant kan doorsturen om hen zijn inloggegevens te bezorgen.  Deze mail bevat ook een link naar een online handleiding waar de verschillende stappen staan die de klant dient uit te voeren om van start te kunnen gaan met de Management monitor (Inloggen op Aspex en wachtwoord wijzigen, dan Management monitor opstarten met het nieuwe wachtwoord).

kbase5

Klik op de knop Versturen om de e-mail aan uw klant te bezorgen.

Druk tenslotte OK in de lijst van gebruikers om de nieuw aangemaakte gebruiker in te vullen in het veld Externe gebruikers

kbase9

kbase6

Indien u niet over een e-mailoplossing op Aspex beschikt, zal u een dialoogvenster krijgen met identiek dezelfde inhoud. U kan de inhoud dan kopiëren naar uw lokaal e-mailprogramma en zo aan uw klant bezorgen.

In dit dialoogvenster wordt gevraagd welke dagboeken u wenst te gebruiken voor verkoopfacturen en verkoopcreditnota’s. Tevens wordt er ook standaard een dagboek voor conceptfacturen voorgesteld.  Dit is een nieuw begrip.  Elke nieuwe factuur die men maakt is een conceptfactuur (een soort klad kladfactuur). De factuur wordt pas definitief wanneer men verder de conceptfactuur omzet naar Factuur of wanneer men ze verstuurt naar de klant. We komen hier verder op terug.

Wijzig eventueel de voorgestelde waarden en druk op Ok.  Achter de schermen gebeuren nu automatisch volgende stappen:

1. De optie Facturatie wordt geactiveerd in het dossier (op voorwaarde dat de accountant over de optie Facturatie Enterprise of Basic beschikt in zijn/haar Venice licentie)

2. De dagboeken worden aangemaakt.

3. Er wordt een named database aangemaakt ten behoeve van de Management monitor.

2. Wat krijgt u nu te zien in de Management Monitor?

Wanneer u de Management Monitor opstart en het dossier selecteert, dan beschikt u nu ook over een optie Factureren.

MM-Versie1060_4

Wanneer u deze optie aanklikt, komt u in de de facturatiemodule van de Management Monitor terecht.

2. Hoe kan u een factuur maken?

Wanneer u de module Factureren opstart, krijgt u een overzicht van de bestaande klanten.

kbase11

U selecteert een klant door op een bepaalde lijn te klikken of u kan een nieuwe klant aanmaken door te klikken op de knop Nieuwe klant rechtsboven.

U krijgt een overzicht van de klantgegevens (adres, btw-stelsel,..) en kan deze eventueel nog bijsturen. Indien u een factuur wenst te maken voor de betrokken klant, dan klikt u op de knop Factuur maken rechtsboven

MM-Versie1060_6

Het ingavescherm voor facturen start nu op.  U kan nu eventueel een opmerking voor de factuur noteren. Vervolgens kan u een artikel selecteren of een nieuw artikel intikken, alsook een prijs en een btw-code. Indien u een niet-bestaand artikel ingeeft, dan wordt dit artikel automatisch aangemaakt in het Venice-dossier bij de accountant. Het nummer begint steeds met “MM_”

Via Detaillijn toevoegen kan u eventueel een tweede en derde lijn toevoegen.

U kan de Geavanceerde modus inschakelen om extra velden beschikbaar te hebben op de detaillijn.

MM-Versie1060_7

Wanneer u klaar bent met het ingeven van alle lijnen, klikt u op de knop Klaar rechtsonder. Deze knop vermeldt eveneens het totale bedrag van de factuur.

U krijgt nu een afdrukvoorbeeld van de factuur te zien.

Indien u de factuur wenst te versturen, dan klikt u  op de knop Versturen.  Op dat ogenblik wordt de factuur ook definitief en wordt ze ook ingeschreven in het boekhouddossier. Indien u het voorbeeldscherm verlaat, zonder de factuur te versturen, dan wordt ze bewaard als een conceptfactuur.

kbase12

De allereerste keer dat een factuur wordt verstuurd, verschijnen  een aantal schermen voor ingave van de bedrijfsgegevens, de e-mailgegevens en voor het opladen van het logo.

kbase13

Van zodra u in de Bedrijfsgegevens een e-mailadres heeft vermeld, zal gevraagd worden om de e-mailgegevens ook aan te vullen.

MM-Versie1060_9

Wanneer u op Instellen drukt, komt u in een scherm als onderstaande terecht:

kbase18

Geef het e-mailadres en paswoord in van uw e-mailaccount en druk ten slotte op Bewaren.

U komt nu in het scherm terecht E-mail versturen.  Deze bevat een standaard tekst die meegeleverd wordt voor het bericht aan de klant. U kan het bericht bijsturen en tenslotte op Versturen  drukken. Indien u de tekst aanpast, dan blijft de aangepaste tekst bewaard voor de toekomst. De factuur wordt nu verzonden naar de klant.

kbase15

 3. Wat als de knop Factureren niet werkt?

Vanaf versie 10.60 van Venice zal de klant sowieso beschikken over de knop Factureren . Indien hij op die knop klikt en hij krijgt onderstaande foutmelding

MM-Versie1060_20

Dit kan 2 redenen hebben:

1. De accountant beschikt niet over de optie . In dat geval kan hij contact opnemen met de Salesafdeling van Unit4 Venice om een optie Facturatie te activeren in zijn Venice Online

2. De management monitor werd reeds geactiveerd in het dossier maar de optie facturatie was niet actief in dat dossier. In dat geval kan u de Management monitor opnieuw activeren inclusief de optie Factureren via de knop Activeren management monitor.

Indien deze knop niet actief is, dan kan u via F1 de help consulteren wat de te ondernemen stappen zijn.

 4. Enkele veel gestelde vragen in verband met de Management monitor

4.a. Hoe kan ik een factuur opnieuw versturen? (vb. indien klant beweert dat hij factuur niet ontvangen heeft)

In de Management monitor kiest u Factureren.

U krijgt een lijst met alle klanten te zien.  Selecteer de gewenste klant in de lijst.

U komt nu terecht in een scherm waar u een algemeen overzicht krijgt van de documenten voor de betrokken klant (conceptfacturen, openstaande facturen en betaalde facturen).

MM_fac opnieuw sturen1

Klik op Openstaand.

U krijgt nu een overzicht van alle openstaande facturen voor de betrokken klant.

MM_fac opnieuw sturen2

Klik op de betrokken factuur. U krijgt nu de factuur te zien.

Indien u ze opnieuw wenst te versturen, dan klikt u linksboven op Voorbeeld bekijken.

kbase16

Vanuit het afdrukvoorbeeld kan u nu op versturen klikken om de factuur opnieuw te versturen.

MM_fac opnieuw sturen4

4b. Een factuur dupliceren of crediteren.

Volg dezelfde stappen als hierboven beschreven, maar op het ogenblik dat u het afdrukvoorbeeld te zien krijgt, drukt u op de knop Factuur dupliceren of Factuur crediteren.

4c. Een conceptfactuur omzetten in een factuur.

Een conceptfactuur kan u het best omschrijven als een kladfactuur.  Zolang een factuur niet werd verstuurd, is het een conceptfactuur.  In het Venice dossier vindt u deze facturen terug in het dagboek voor conceptfacturen

MM_conceptfacturen0

Hoe zet u nu een conceptfactuur om in een echte factuur?

Kies Factureren in de Management monitor.

Bovenaan rechts kan u klikken op Conceptfacturen.

MM_conceptfacturen1

U krijgt nu alle conceptfacturen te zien.

Klik op de conceptfactuur die u wenst om te zetten in een factuur.

MM_conceptfacturen2

U krijgt nu de conceptfactuur te zien. U kan nog wijzigingen doorvoeren of lijnen toevoegen. Als de conceptfactuur klaar is om omgezet te worden, drukt u op de knop Klaar rechtsonder.

MM_conceptfacturen3

U komt nu in het afdrukvoorbeeldscherm terecht. Indien u op Versturen drukt, dan wordt de factuur verstuurd en bijgevolg wordt ze definitief.

MM_conceptfacturen4

4d. Kan men de lay-out van de facturen aanpassen?

Dit is een actie die enkel door de accountant of de Venice-verdeler kan gebeuren, niet door de niet-boekende klant.

Indien de optie Factureren werd geactiveerd in de Management monitor voor een bepaald dossier, dan heeft dat als gevolg dat de parameter ‘Pdf bestand creëren bij aanmaak of wijziging van een factuur’ aangevinkt is in het Venice-dossier bij de accountant. U vindt deze parameter terug via Facturen – Venice-knop – Instellingen – Parameters.  Via die parameter kan u een andere variant aan selecteren.  Deze variant zal dan steeds gebruikt worden voor de facturen aangemaakt met de Management Monitor.

MM_lay-out

 4.e Kan men een factuur of conceptfactuur opslaan op de lokale schijf?

Bepaalde gebruikers van het eerste uur van de Management monitor suggereerden dat het interessant zou zijn mocht men een conceptfactuur kunnen opslaan.  Dit kan nuttig zijn in situaties waarin men eerst een conceptfactuur wenst te sturen naar de klant ter goedkeuring. Na goedkeuring van de conceptfactuur, zet men deze dan om in een definitieve factuur en verstuurt men ze naar de klant.  Andere gebruikers meldden dat het in bepaalde sectoren nog de gewoonte is dat men de facturen op papier bezorgt.  Daarom hebben we in versie 10.70 de mogelijkheid voorzien om conceptfacturen en facturen op te slaan op de lokale schijf. Dit kan u door in het afdrukvoorbeeld op het tandwiel rechtsboven te klikken en vervolgens de betrokken optie aan te klikken.

kbase17

 

 

Problemen bij het versturen van mails vanuit Venice

Wanneer een document verstuurd wordt per mail via Venice ,al dan niet via de module E-Documenten, kan het gebeuren dat Outlook niet opstart of dat er geen mail wordt gestuurd via MAPI of dat Outlook steeds opnieuw vraagt een mail profiel te kiezen terwijl er zelfs in sommige gevallen maar 1 profiel aanwezig is in uw instellingen.

Hiervoor kunnen meerdere redenen zijn maar de meest voor de hand liggende controles zijn de volgende (in ons voorbeeld voor Office 2010)

Instellingen in Venice

In Venice moet u instellen hoe u wenst gebruik te maken van uw mail programma

  •  Klik op de Venice knop  en kies instellingen – parameters – Configuratie werkstation

WS

  •  Stel de parameter E-Mail in op Mapi of Outlook.  Indien u kiest voor NEE of indien uw pc niet is verbonden met het internet dan zal u niet kunnen mailen vanuit Venice en zal de mail knop zelfs inactief komen te staan in Venice

Email

Indien u kiest voor MAPI moet uw mail programma MAPI ondersteunen , voorbeelden hiervan zijn Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora, …

Standaadprofiel

De volgende stappen in deze Kbase zijn aanpassingen in Outlook en/of Windows en kunnen ernstige gevolgen hebben voor uw data.

Bij twijfel raden we steeds aan om een degelijke back-up te nemen van uw gegevens en contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke!

  • Ga naar Start – Configuratiescherm – Alle configuratiescherm onderdelen

config

  •  Zoek de snelkoppeling naar Mail

mail

  • Klik op Show Profiles

profiles

  • Kies het juiste profiel en onderaan duidt u aan dat dit het profiel is dat u standaard wenst te gebruiken

profile

Compatibiliteit en rechten

Indien de bovenstaande stappen het probleem niet oplossen kan u ook het volgende (laten) nazien (door uw IT verantwoordelijke):

  • Ga naar uw snelkoppeling van Outlook en klik er met de rechtermuisknop op
  • Kies Eigenschappen

Eig

  • Onder de tab Compatibiliteit kan u eventueel nazien of er bij de modus geen verkeerde OS werd aangekruist
  • U kan ook kiezen voor “Dit programma starten als Administrator” (in sommige gevallen zal u ook een wachtwoord moeten ingeven en Venice ook als administrator opstarten)

comp

 

Opnieuw maken of herstellen van het profiel

Indien bovenstaande stappen nog steeds geen oplossing bieden kan u In het slechtste geval uw profiel/account opnieuw (laten) maken of (laten) herstellen.

Wij raden aan om te zorgen voor een degelijke back-up van uw gegevens voor u de volgende stappen uitvoert of dat u contact opneemt met uw IT verantwoordelijke!

Het opnieuw maken van uw account of uw profiel doet u best via het configuratiescherm, het herstellen van uw account kan u vanuit uw Outlook doen

  • Kies File – info – Account settings

settings

  • Klik op uw account en kies “Repair”

repair

 

Indien u de module E-documenten hebt kan u terecht op de volgende link voor meer info.  De meest voorkomende issues bij het exporteren van de documenten zijn meestal dat de factuur/leverbon niet staan aangevinkt als “te exporteren” of dat de parameters in de klantenfiche (tabblad E-Docs) niet correct zijn ingesteld.

 

Extra beveiligingscontrole bij opladen betaalbestand Isabel 6

In het kader van de nieuwe Europese maatregelen die op 26 juni 2017 in werking treden, zal Isabel vanaf 25 juni extra controles uitvoeren bij het opladen van een betaalbestand.

De enige gegevens die eventueel zouden kunnen ontbreken in de betaalbestanden die aangemaakt worden met Venice zijn de adresgegevens van de betaler.  Deze worden immers uit de Firmagegevens gehaald.  Indien u dus via Basisgegevens  - Instellingen – Firmagegevens de adresgegevens van uw firma hebt ingegeven, dan zullen deze gegevens worden opgenomen in het betaalbestand.

Alle andere gegevens zoals Naam opdrachtgever, rekeningnummer opdrachtgever, naam begunstigde en rekeningnummer begunstigde staan sowieso in elk betaalbestand aangemaakt met Venice.

Meer info vindt u op de site van Isabel

 

Een andere afdruk taal kiezen voor algemene rapporten

 

Bepaalde afdrukken zijn gekoppeld aan klanten zoals bvb verkoopfacturen, rappels, …. Anderen dan weer aan leveranciers zoals aankoopfacturen, aankoopleveringen, … .  Deze afdrukken worden steeds getoond in de taal van de betreffende klant of leverancier.  Dit hangt af van het veld “taal” in de klant- of leveranciersfiche op tabblad “identificatie”.

taalcode

Andere rapporten zoals rapporten boekhouding met onder meer balansen, grootboek, journalen, … of bepaalde aangiftes zoals ereloon fiches,  BTW aangiftes, … kunnen worden afgedrukt in verschillende talen.  De standaardtaal is hierbij de taal waarmee u inlogt in Venice.

U kan de afdruk taal aanpassen in het scherm van de afdruk instellingen door die te wijzigen in de blok lay-out – taal

taal

 

 

Een lijst exporteren naar Excel

De meeste lijsten in Venice kan u afdrukken op scherm, naar een printer of naar een bestand (normaal in PDF).  Soms is het ook handig om een lijst om te kunnen zetten naar een Excel bestand.

In sommige gevallen kan u via een omweg een identieke lijst krijgen door te vertrekken vanaf een werkblad zoals bijvoorbeeld wordt getoond in volgende KB artikels:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/een-balans-exporteren-naar-excel/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-grootboek-exporteren-naar-excel/

Maar dat zal niet met alle lijsten kunnen. Bij bijvoorbeeld een historiek boekingen of een historiek verkopen kan u standaard niet naar Excel brengen.  Bij de meeste lijsten zal volgende werkwijze een mooi resultaat geven.

Wat u moet doen is het volgende: 

1) Kies uw lijst en druk ze af
2) Kies Afdrukken naar bestand en druk op de knop Opzoeken. Geef het pad op waar u het bestand wenst aan te maken alsook de gewenste extensie .TXT (vb. lijst.txt)

3) Druk vervolgens op de knop Opties en geef in het dialoogvenster Instellingen voor afdruk naar bestand de instellingen op zoals hieronder vermeld. Bij aanhalingstekens geeft u ‘Geen’ op. Bij scheidingsteken geeft u “;”(puntkomma) op.

bestand

opties

4) Sla het bestand op en klik met het aan met uw rechtermuisknop en kies voor “openen met Excel”

5) Klik in de Excel op de eerste kolom en ga naar het tabblad gegevens – tekst naar kolommen

kolommen

6) Kies voor gescheiden en volgende

gescheiden

7) Wijzig het scheidingsteken in puntkomma en bij tekstindicator kies je “geen” (we hadden het zo ingesteld in Venice) en kies volgende

puntkomma

8) Kies voor standaard en dan voltooien

std

9) Indien sommige getallen een verkorte notatie hebben gekregen kan u dit aan passen via rechtermuisknop – celeigenschappen of via start – groep getal – dropdown kiezen voor getal

getal

10) Eventueel de decimalen vermeerderen/verminderen

decimalen

 

 

 

Exporteren van de verkoopfacturen naar uw boekhouder

Indien u met Venice facturatie werkt en uw boekhouder werkt met Venice boekhouding, dan kan u uw verkoopfacturen doorsturen op volgende wijze:

1) Het aanmaken van een doorboekgroep

-> Start de module Facturen op via Start – groep Facturatie verkoop – Facturen

-> Kies rechts bovenaann als sorteervolgorde “Door te boeken – datum” zodat u enkel de facturen ziet die nog door moeten geboekt worden naar de boekhouding

-> In ons voorbeeld komen 3 facturen in aanmerking voor het doorboeken naar de boekhouding

door te boeken

-> Indien u bijvoorbeeld enkel de facturen van februari wenst door te boeken, moet u kiezen voor “Selectief”, indien u alles wenst door te boeken kiest u voor Globaal.

selectief

-> Bij Selectief doorboeken kan u kiezen tem welke datum u wenst te door te boeken

selectief2

-> Druk op Start om het doorboeken te starten.  We krijgen een waarschuwing dat het doorboeken definitief en onomkeerbaar is.  Indien u wenst door te gaan klikt u op JA

doorboeken

-> De 2 facturen zijn nu doorgeboekt, dit kunnen we zien in het volgend overzicht

overzicht

2) Het aanmaken/exporteren van een tekstbestand van de doorboekgroep

-> Druk op de knop Tekst in de groep Afsluiten

tekst

-> In het volgende scherm moet u de zopas aangemaakte doorboekgroep zoeken.  Dit kan door te klikken op de zoekknop en te kiezen in het overzicht, we kiezen dan de 2 facturen die we wensen te exporteren naar TXT, die zitten in ons geval in doorboekgroep 1.

opzoeken

-> In de tab tekst kan het pad opgegeven worden waar het TXT bestand moet worden opgeslagen.  Kies een duidelijke plaats zodat u de bestanden achteraf nog kan terugvinden!

Eventueel kunnen ook de gewijzigde klantenfiches meegestuurd worden.    U kan onderaan ook kiezen om de bestanden in een ZIP formaat te sturen en u kan zelfs het e-mailadres van uw boekhouder meegeven zodat direct de mail wordt opgemaakt met de gezipte bestanden.

opslaantekst

Voor u dit tabblad verlaat moet u eerst op Opslaan drukken onderaan

-> Keer terug naar het tabblad Afsluiten om de export te starten (eventueel zal op dat moment ook de mail opgestart worden indien u dit had aangevinkt)

3) De boekhouder importeert de gegevens in zijn Venice

Uw boekhouder zal de bestanden ontvangen en kan ze dan inlezen in Venice.

-> Selecteer het dossier waar u de bestanden wenst in te lezen

-> Start de optie Verkopen op onder Start – groep Boekhouding – Verkopen

-> Ga naar tabblad Extra en kies voor Tekstbestand Venice

tekstbestand

-> Kies het pad waar het tekstbestand (.txt) en het beschrijvend bestand (.cli) zich bevinden.

-> Vink hier Vormelijk testen, Toevoegen en Aanpassen aan.

-> Kies voor importeren om de facturen te importeren in de module.

importeren

 

 

Een aankoop boeken in Venice met uitsplitsing van privé- en bedrijfskosten en btw op privékosten.

Indien u in dossier werkt waar een gedeelte van de kosten op privé dient geboekt te worden, dan kan u de boekingen automatiseren door gebruik te maken van een boekingsvoorstel waarin rekeningen voorkomen die op de juiste manier zijn gedefinieerd.

Laten we vertrekken vanuit een concreet voorbeeld. In een dossier moet u vaak kosten voor gas inboeken.  De kosten voor gas zijn echter voor 50% privé.  U kan de boeking van de gaskosten met verdeling naar bedrijfskosten, privékosten en btw op privékosten automatisch verwerken door een boekingsvoorstel te koppelen aan de leverancier met volgende inhoud:

In de fiche van de leverancier geeft u een boekingsvoorstel op.

prive1

In het boekingsvoorstel vermeldt u het percentage privé en eventueel ook het percentage niet aftrekbare btw die van toepassing zijn. In ons voorbeeld is dat 50%.

prive2

In dat voorstel neem je 3 types van rekeningen op:

Een rekening voor de bedrijfskosten

Dit is een rekening met als btw-groep 2 en als Type Normaal.

prive3

Vervolgens een rekening voor de privé-kosten

Dit is een rekening met als btw-groep 0 en als Type Normaal.  Het percentage privé dat vermeld wordt onder de tab Gebruik stemt overeen met het percentage privé in het boekingsvoorstel; Tevens is Uitsluitend privé aangevinkt.

prive4

Tenslotte moeten we nog een rekening vermelden voor de btw op privékosten. Het gaat hier om rekening met als btw-groep 0 en van het Type Niet onderworpen.

prive5

Wanneer we nu een aankoopfactuur boeken voor de betrokken leverancier van 1210 eur (1000 eur à 21%), dan bekomen we volgend resultaat:

  • 500 eur (50% van de 1000 eur kosten) wordt op de bedrijfskostenrekening geboekt
  • 500 eur (50% van de 1000 eur kosten) wordt op de rekening voor privékosten geboekt
  • 105 eur (50% van de btw) wordt op de rekening voor btw op privékosten geboekt.

prive6

 

 

 

De rapporteringsbalans toont de rekeningen 663 en 763 niet

Wanneer u via Rapporten boekhouding – groep balansen – Fiscale balans – rapporteringsbalans afdrukt zullen de rekeningen 763 en 663 niet getoond worden.

Indien de rapporteringsbalans niet in evenwicht is of bepaalde rekeningen niet toont, kan u dit oplossen door het stuurbestand voor dit rapport aan te passen.  De uitleg hiervoor kan u terugvinden op de volgende link:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/de-rapporteringsbalans-is-niet-in-evenwicht-of-bepaalde-rekeningen-zijn-niet-opgenomen-in-de-rapporteringsbalans/

Maar in het geval van de rekeningen 763 en 663 gaat het echter om een andere reden:

Vanaf versie 10.21 van Venice, volgt de afdruk via het tabblad ‘Rapportering’ met stuurbestand ‘Interne jaarrekening …’ het KB tot omzetting van Richtlijn 2013/34/EU van 26 juni 2013 van het Europees Parlement en van de Raad, gepubliceerd in het Belgische Staatsblad van 30/12/2015 .

In die richtlijnen komen rekeningen 663 en 763 niet meer voor.

6630 deze wordt opgenomen bij Niet recurrente bedrijfskosten
6631 deze wordt opgenomen bij Niet recurrente financiële kosten

7630 deze wordt opgenomen bij Niet recurrente bedrijfsopbrengsten
7631 deze wordt opgenomen bij Niet recurrente financiële opbrengsten

U kan het saldo van 663 of 763 overboeken naar respectievelijk 6630/6631 en 7630/7631.