Categorie Archieven: Boekhouding

Doorstuurconfiguratie gebruiken in Venice

In verschillende modules in Venice is het mogelijk om een doorstuurconfiguratie te gebruiken om gegevens te exporteren naar een andere applicatie, eventueel in combinatie met SDK. In de meeste modules van Venice kan je dergelijke doorstuurconfiguratie gaan instellen en gebruiken.  Voor elk bestand dat kan doorgestuurd worden, zijn 700 configuraties mogelijk.

Als voorbeeld gaan we een simpele koppeling maken tussen klanten in Venice en de contactpersonen van Outlook.  .

  • Controleer eerst en vooral wat de correcte en volledige naam is van de applicatie waarnaar je wenst te sturen, in ons geval gaat het “Contactpersonen”.  Dit kan u nazien in de eigenschappen van de applicatie of in de titelbalk

  • Ga naar de module waar je de doorstuurconfiguratie wenst te doen, bijvoorbeeld klanten
  • Daar klik je op het tabblad Extra – doorstuurconfiguratie

  • Geef een duidelijke titel in
  • Bij “doorsturen naar” geef je de naam in van je applicatie, in ons geval dus Contactpersonen.  Zorg ervoor dat de opgegeven naam voldoende uniek is. Bij het doorsturen worden alle applicaties afgezocht tot er een applicatie is gevonden waar deze tekst in voorkomt. Geeft u als titel “Microsoft” op, dan zou er misschien verkeerdelijk naar Microsoft Excel kunnen doorgestuurd worden i.p.v. naar Microsoft Word.
  • Bij “door te sturen gegevens” kunnen velden uit verschillende tabellen gehaald worden zoals klanten, omzetten, … door de dropdown te kiezen bij “bestanden” in combinatie met “velden”

    • [Ctrl+N] = nieuw aanmaken
    • [Tab] = een tab geven zodat de volgende waarde in een volgend veld wordt gezetEr kunnen ook extra gegevens meegegeven worden tussen [ ] zoals:
    • [Space] = spatie tussen twee velden zoals bijvoorbeeld @CST.PostalCode [Space] @CST.City

Een voorbeeld hiervan kan zijn:

  • Nieuw item aanmaken [Ctrl+N]
  • Klant naam @CST.Name
  • Springen naar een nieuw veld [Tab]
  • Klanten nummer @CST.Number
  • Springen naar een nieuw veld [Tab]
  • Postcode + spatie + Gemeente @CST.PostalCode [Space] @CST.City

Er kunnen ook letterlijke toetsaanslagen worden vastgelegd door het vinkje onderaan aan te vinken en dan in het veld “door te sturen gegevens” de nodige toetsen in te drukken. Een voorbeeld is hier @CST.Number en 4 x rechterpijltje op het toetsenbord

  • Selecteer de klant(en) en druk F9 om de gegevens door te sturen, het is belangrijk dat je applicatie actief is of open staat zodat de verbinding kan gemaakt worden

  • Nu is het enkel nog een kwestie van de gegevens correct af te stemmen met de velden van de applicatie en finetunen

Meer mogelijkheden en informatie kan u vinden in de help van Venice (F1) of via deze link

 

 

Venice tabellen dynamisch koppelen aan Excel of Access

In Venice kan men heel gemakkelijk gegevens exporteren naar Excel.  In deze Kbase tonen we verschillende werkwijzen om bijvoorbeeld een klantenlijst te exporteren.

De koppeling van ODBC met Excel of Access is enkel van toepassing op lokale installaties van Venice gezien er wordt gewerkt met lokale systeem DSN.  De export via het werkblad en het omzetten van lijsten naar Excel  kan u ook op Aspex gebruiken.

Gegevens ophalen vanuit Venice op Aspex kan u ook gemakkelijk via onze Webconnect/Odata API.  Lokaal kan u dat ook via de SDK doen

Vanuit het werkblad zelf (klanten)

  • Open het werkblad Klanten
  • Kies Bewerken – Kolommen – Beheren om eventueel kolommen bij te voegen of weg te laten in het werkblad

  • Kies Bewerken – Exporteren – Extern rekenblad om de gegevens te exporteren naar Excel

Deze werkwijze kan men toepassen in bijna alle modules zoals Leveranciers, Verkopen, Voorraad,…  De meeste gegevens voor de facturatie en de boekhouding kunnen we ook via het tabblad Consultatie benaderen en op dezelfde wijze exporteren naar Excel

Het nadeel bij dergelijke exports is dat deze niet dynamisch aangepast worden wanneer u bijvoorbeeld de klantenlijst wijzigt.  U zal telkens een nieuwe export moeten doen om een correcte lijst te krijgen

Via de SDK of Webconnect

Indien u werkt met een lokale Venice (dus niet via onze oplossing op Aspex) kan u gegevens opvragen in Venice via de SDK.  Met deze Software Development Kit kan u koppelingen maken met andere pakketten en applicaties om gegevens uit Venice te exporteren of gegevens in Venice te importeren.   Indien u ook documenten wenst te importeren in Venice zal u ook de optie Venice import nodig hebben.

Indien u werkt met onze online oplossing op Aspex kan u koppelen met Webconnect/Odata om gegevens te importeren in en te exporteren uit Venice.  Meer info over de Webconnect/Odata koppeling kan u hier vinden

In beide gevallen wordt er gebruik gemaakt van een ODBC koppeling die in Venice moet worden aangemaakt.  Deze ODBC koppeling kan aangemaakt worden via Beheer – Dossier – ODBC – Aanmaken.

Via lijsten in Venice

De meeste lijsten in Venice kunnen op een eenvoudige wijze geëxporteerd worden naar Excel.  U kan de mogelijkheden voor export van lijsten naar Excel hier terug vinden

Via een ODBC koppeling/Systeem DSN

De koppeling van ODBC met Excel of Access is enkel van toepassing op lokale installaties van Venice gezien er wordt gewerkt met lokale systeem DSN.  Het is mogelijk om een koppeling op te zetten vanuit Venice naar Excel zodat de klantenlijst in Excel dynamisch wordt.  Als u klanten gaat wissen of toevoegen worden deze ook in de Excel aangepast/vernieuwd.  Dat is handig als u de Excel gegevens gebruikt in een draaitabel of grafieken.

Indien u twijfelt over de volgende stappen raden we aan om contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler.  Zorg steeds voor een geldige backup VOOR u aanpassingen doorvoert in Venice of Windows

  • Kijk na via Beheer – Dossier – ODBC – Venice knop – Instellingen – Parameters of alle gewenste tabellen en boekjaren beschikbaar zijn vooraleer u de koppeling maakt.  U kan deze parameters wijzigen en de ODBC opnieuw aanmaken indien nodig

  • Maak de ODBC bestandsbeschrijvingen aan via Beheer – Dossier – ODBC – Aanmaken.(in sommige gevallen zal u eerst op Schrappen moeten drukken voor u een nieuwe ODBC kan aanmaken)

Eens de ODBC werd aangemaakt kan u deze benaderen via andere applicatie zoals de SDK, Webconnect, externe software, … .  Normaal gezien zal u ook een Systeem DSN moeten aanmaken om deze beschikbaar te stellen voor externe koppelingen (niet bij onze SDK/Webconnect)

  • Ga naar C:\Windows\SysWOW64 en start ODBCAD32.exe als administrator

  • Maak een nieuwe Systeem DSN aan en kies Pervasive ODBC Interface

  • Geef de DSN een naam en klik op GetList om de beschikbare ODBC koppelingen op te roepen

  • In ons geval kiezen we voor TESTDOSSIER

  • Eventueel kan getest worden of de connectie lukt met de database

  • Open Excel of Access en kies voor Gegevens – Gegevens ophalen – Van andere bronnen – ODBC (wellicht kan het ook op andere manieren)

  • Kies de juiste ODBC/DSN

  • In sommige gevallen worden domain credentials gevraagd

  • De tabellen uit Venice zijn nu beschikbaar, als voorbeeld kiezen we de simpele tabel klanten (CST).

 

De namen van de tabellen kan u terugvinden via Beheer – Dossier – ODBC – Veldinformatie

In sommige gevallen zullen tabellen moeten gekoppeld worden met relaties (eventueel SQL) om data uit verschillende tabellen te halen zoals bijvoorbeeld verkopen hoofding – verkopen details – klanten (vraag raad aan uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler).

  • Eens de tabel is gekozen wordt er een permanente link gelegd tussen de tabellen van Venice en het Excel document.  In Venice staan de volgende klanten in het werkblad Klanten

In de Excel staan deze klanten en de bijhorende velden ook

Wanneer een nieuwe klant wordt aangemaakt in Venice zal deze ook in de Excel bijgevoegd worden nadat er een refresh werd gedaan van het Excel werkblad (Gegevens – Alles vernieuwen)

Via het Excel document kan u met Gegevens – Alles vernieuwen – Eigenschappen van verbinding  ingesteld worden wanneer precies een refresh van het werkblad moet gebeuren

Met deze Kbase willen we een paar mogelijkheden geven waarmee een koppeling kan gemaakt worden met externe pakketten zoals bijvoorbeeld Excel, Access, … .  Deze koppelingen dienen in ons geval enkel ter opvraging van de gegevens.

Er zijn ongetwijfeld nog andere manieren om gegevens in Excel (of andere pakketten) te koppelen (met ODBC uit Venice) zoals bijvoorbeeld via SQL.. We kunnen geen support geven op koppelingen met externe pakketten en kunnen ook geen verantwoordelijkheid nemen voor gegevensverlies, gegevenscorruptie, gegevensdiefstal, … ten gevolge van deze koppelingen.

Zorg steeds voor een degelijke back-up of vraag advies aan uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler

Indien u gegevens wenst importeren vanuit een ander pakket kan u de volgende kbase nazien voor mee info

Importeren van verkopen vanuit een extern facturatiepakket in Venice boekhouding

 

 

Een nieuw dossier aanmaken op basis van een ander dossier

U kan zonder problemen meerdere dossiers/dossierkasten aanmaken in Venice om uw verschillende bedrijven/klanten correct en overzichtelijk bij te houden.

Het is handig te weten dat er ook een nieuw dossier kan aangemaakt worden op basis van een ander dossier.  Dat kan handig zijn als u als boekhouder veel dossiers moet aanmaken voor uw klanten en wilt starten van een modeldossier (met bijvoorbeeld een uitgewerkt rekeningstelsel).  Of wanneer u een import wenst te testen, een koppeling met SDK/Webconnect wenst te testen, een nieuwe werknemer een opleiding wenst te geven, … .

U kan hiervoor de volgende werkwijze volgen

  • Ga naar beheer – dossier – nieuw of klik met de rechtermuisknop op uw dossierkast – dossier nieuw …

  • Geef een naam aan het nieuwe dossier in het veld “map” en klik op de knop Extra

  • Kies het te kopiëren dossier en maak een keuze tussen “selectief” of “kopie”.  Bij selectief kan u door ze aan te vinken bepaalde tabellen van het brondossier overnemen zoals bijvoorbeeld enkel het rekeningstelsel, enkel de klanten, enkel de leveranciers, enkel de arikelen, … of een combinatie van tabellen.

  • De optie “Kopie” neemt letterlijk een volledige kopie van het dossier met alle boekjaren, instellingen, tabellen, …

De overname via de knop EXTRA is enkel mogelijk bij de aanmaak van een nieuw dossier. Het is dus standaard niet mogelijk om van een bestaand dossier gegevens te kopiëren in een ander bestaand dossier op deze wijze!

 

Boekjaar bestaat reeds

Het kan voorkomen dat bij de aanmaak van een nieuw boekjaar de volgende melding tevoorschijn komt

Dit komt voor wanneer er reeds in het verleden een boekjaar werd aangemaakt en dat de actie niet volledig is gelukt.  Elk boekjaar heeft een eigen map onder het dossier met de nodige bestanden. Als bij de aanmaak van het boekjaar bijvoorbeeld de stroom uitvalt, dan is de map voor dat boekjaar onvolledig of leeg.  Hierdoor kan het ook niet getoond worden n Venice.

Wanneer een nieuwe poging wordt gedaan om het boekjaar aan te maken, probeert Venice de map (2018) aan te maken onder het dossier maar deze bestaat al (leeg of onvolledig) met de foutmelding als gevolg.

Het probleem kan op de volgende wijze opgelost worden:

  • Voor je de volgende stappen uitvoert, neem je best een veiligheidskopie van het dossier
  • Ga in Venice naar start – verkennen – Werkmap dossier

  • In de verkenner kom je terecht in de Work map van het huidig dossier.  Klik hier op het bovenliggende niveau (in dit geval is het ACC2) om naar de hoofdmap van het dossier zelf te gaan

  • Kijk na of er reeds een map bestaat voor het boekjaar die je wenst aan te maken (in dit geval 2018)

  • De map zal leeg zijn of onvolledig waardoor het niet wordt getoond in Venice

  • Verwijder ENKEL de lege/onvolledige map voor het boekjaar die aangemaakt moest worden (hier 2018)
  • Maak het boekjaar opnieuw aan in Venice

 

Aandachtspunten bij het verzenden van E-documenten

Wanneer je beschikt over de optie E-documenten kunnen op een automatische wijze leveringsbonnen, facturen en rappels verstuurd worden in verschillende formaten zoals PDF, e-fffv3, Peppol, …

Het is niet de bedoeling om een volledige handleiding/opleiding op te maken over het instellen van E-documenten maar in grote lijnen de belangrijkste zaken te overlopen waardoor problemen met het verzenden van E-documenten kunnen vermeden worden.

De volledige stappen over het instellen van de E-documenten kan je terugvinden in de help van Venice (F1), via deze Webinar over E-documenten of door het volgen van een opleiding over deze module

Bij problemen bij het verzenden van E-documenten kunnen de volgende stappen overlopen worden:

  • Is de optie geactiveerd in het dossier?

Via Basisgegevens – instellingen – paremeters – opties – tabblad algemeen moet de optie E-documenten actief staan

Indien het vakje in het grijs staat en niet aangevinkt kan worden, dan is de optie nog niet aangekocht of is de optie nog niet gekoppeld aan de registratie.  Neem contact met je verdeler of met onze support

  • Zijn de parameters correct ingevuld?

Kijk de parameters na via basisgegevens – instellingen – parameters – algemeen – E-documenten

Geef aan in het tabblad “algemeen” of de E-documenten verzonden moeten worden via een standaard e-mailprogramma of via SMTP.  Eventueel kan ook gebruik gemaakt worden van het Peppol-netwerk (factureren aan de overheid)

Daarna kan per type document ingesteld worden of er elektronisch moet verzonden worden en met welke gebruiker/wachtwoord.

Het is belangrijk om in dit tabblad te testen of de gegevens correct zijn!  Pas indien je een testmail ontvangt na het klikken op de knop “testen” bent je zeker dat de gegevens correct zijn.  Bij problemen neem je best contact op met je Venice verdeler, IT-verantwoordelijke of hosting bedrijf

Onderaan kan in verschillende talen de begeleidende teksten ingevuld/aangepast worden (meer info in de help van Venice)

  • Is de klant correct ingesteld?

Naast een correct e-mailadres in de klantenfiche moet ook gezorgd worden dat in het tabblad E-docs in de klantenfiche per type document wordt gekozen hoe de klant zijn documenten wenst te ontvangen en in welk formaat

Het is dan ook belangrijk om per type na te kijken via wijzigen/pennetje of de instellingen correct ingevuld staan (meer info in de help van Venice)

De belangrijkste vink in de exportwijze is het “elektronisch bestand per e-mail versturen”

  • Zijn de documenten aangeduid als “te exporteren”?

Wanneer je documenten wenst te exporteren moeten ze ook aangeduid staan als “te exporteren”.  Dit kan je nazien in het tabblad “andere” van het document zelf. Telkens een factuur wordt gewijzigd wordt het vinkje opnieuw aangezet.

Eventueel kunnen de kolommen “af te drukken” en “te exporteren” toegevoegd worden aan het werkblad via bewerken – kolommen – beheren om een duidelijker overzicht te krijgen.  Dit is ook de manier om reeds doorgeboekte documenten nog aan te vinken als “te exporteren” door het werkblad in wijzigmodus te zetten (CTRL+W)

  • Wat zegt het foutenbestand?

Meestal zal wanneer een document niet kan verzonden worden aangegeven worden in het statusscherm wat precies het probleem is.  Indien het niet duidelijk is kan via het foutenbestand nagezien worden waarom het verzenden niet lukt.  Het foutenbestand is terug te vinden via beheer – dossier – onderhoud – foutenbestand

Bekijk zeker ook onze webinar in verband met E-documenten op de volgende link

Een handtekening met opmaak of een logo meesturen ?  Bekijk dan de volgende kbase

Een handtekening met logo meesturen via E-documenten

 

Gegevens in Venice benaderen via Webconnect

Indien u werkt op ons online plaform op ASP kan u de gegevens van Venice niet benaderen via de SDK maar kan u dat doen via Webconnect/Odata indien u beschikt over de optie Webconnect

Voor de optie WebConnect  moet u in Venice enkel de dossiers beschikbaar stellen voor gebruik via WebConnect. Merk op dat deze optie enkel de data van het dossier beschikbaar stelt, u zal ook nog een externe toepassing, website of ‘app’ moeten aanschaffen of (laten) aanmaken.

Om een dossier beschikbaar te stellen volgt u volgende stappen:

  • Selecteer het dossier, start de module ODBC-bestandsbeschrijvingen via beheer – Dossier – ODBC

ODBC

  • Vul de parameters van de module ODBC-bestandsbeschrijvingen aan via de Venice-knop – Instellingen – Parameters

OBDC paremeters

  • Kruis bij ‘Tabellen’ die tabellen aan die u beschikbaar wil hebben via de WebConnect oData webservice.

Tabellen

Indien u nieuwe modules toevoegt aan Venice of externe gebruikers zal u de ODBC koppeling opnieuw moeten aanvinken en aanmaken om fouten te voorkomen bij de connectie met Webconnect

  •  Kruis bij de tab “Andere” het vakje ‘Dossier beschikbaar stellen via WebConnect’ AAN. Eventueel geef je hier externe gebruikers toegang. Deze externe gebruikers hebben standaard NERGENS toegang, en u moet expliciet deze externe gebruikers koppelen aan het dossier om ze toegang te verlenen.

dossier

  • In sommige gevallen kan u de vink aanzetten bij “alle bestanden voor de MM opnemen” voor de activatie van de Managment Monitor
  •  Indien u beschikt over de optie Toegangsbeheer zal u ook nog een gebruiker moeten maken waarmee de WebConnect webservice in Venice kan aanmelden.  U kan deze gebruiker aanmaken via Veniceknop – Toegangsbeheer – Gebruikers.

users

Maak een gebruiker aan met aanmeldingsnaam WebConnect, initialen WEB en zonder wachtwoord.  Zorg dat deze gebruiker over de nodige rechten beschikt in Venice (eventueel beheerder).

user2

Indien dit voor u van toepassing is zal u hiervan een melding van krijgen in Venice bij het aanvinken van “dossier beschikbaar stellen via Webconnect”

WEB

  • Maak uiteindelijk de ODBC-bestandsbeschrijvingen aan zodat u kan koppelen met uw applicatie

aanmaken

BELANGRIJKE AANDACHTSPUNTEN

  • Indien u met vrije velden werkt in bepaalde modules in Venice moet u minstens zorgen voor een vertaling in Engels voor die velden
  • De connectie met de Webconnect gebruikt in de bezetting een Venice user op
  • Indien u de toegang wenst te bekomen tot een Extern dossier of dossierkast  kan uw user WEB geen beheerder zijn in Venice.  De beheerder heeft namelijk niet alle rechten op de externe dossiers.  U moet deze user toevoegen tot het betreffende dossier met de nodige rechten op de gewenste modules
  • U moet uw applicatie koppelen/authenticeren met de Venice database door gebruik te maken van uw Aspex login en wachtwoord

Meer informatie over Webconnect/Odata kan u terugvinden in de help van Venice (F1) door te zoeken op “Webconnect”, de online handleiding of op onze Youtube Webinar

De automatische Intrastataangifte via OneGate toepassing faalt

Op de website van de NBB/OneGate staat een mededeling over de aanpassing van het beveilingsprotocol sinds 30/01/2018.  De aanpassingen hebben gevolgen voor de automatische Intrastataangifte  in Venice via de OneGate-toepassing

Wellicht heeft u volgende foutmelding gekregen in Venice

fout

Concreet moet u minstens beschikken over de volgende specificaties op uw pc om de aangifte automatisch te laten verlopen:

Beschikt u over een versie lager dan 10.70 SP3 dan moet u eerst uw Venice installatie updaten. Zorg voor een degelijke back-up van uw gegevens VOOR u een update uitvoert en kijk EERST de systeemvereisten na VOOR u de update uitvoert

U kan uw aangifte ook manueel aangeven op het OneGate portaal indien nodig.  Bij twijfel contacteer uw IT-verantwoordelijke/Venice verdeler of neem contact op met de helpdesk van de NBB

De details van uw factuur of boekhoudstuk zijn niet zichtbaar

 

Wanneer u een document opent in Venice Facturatie of Venice boekhouding is het mogelijk om bovenaan in het lint de knop “Ophalen details” aan of uit te zetten.

ophalen

Op dat moment worden de detail lijnen van het stuk niet getoond waardoor u veel sneller kan bladeren door de verschillende stukken met de blauwe pijltjes aan de rechterbovenkant van de stukken.

pijlen

Indien u op een later tijdstip de details van de documenten toch wenst te bekijken kan u dit terug aanzetten.

 

U kan niet meer boeken doordat uw journaal is afgesloten

Wanneer u via Afdrukken boekhouding – details – journalen een journaal afdrukt kan u onderaan kiezen voor afsluiten.

journalen

afsluiten

Dat zal ervoor zorgen dat u net al bij een BTW aangifte uw periode afsluit voor nieuwe boekingen.  U krijgt dan ook een terechte melding dat u niet meer kan boeken in een bepaald stuk

journaal

 

Indien het niet uw bedoeling was om de periode af te sluiten bij het afdrukken van het journaal kan u dit gemakkelijk ongedaan maken.  Ga hiervoor naar Rapporten boekhouding – details – journalen en klik op het tabblad historiek

historiek

Klik de periode aan die u opnieuw wenst te openen en klik onderaan op heropenen

heropenen

Interactie met Isabel is mislukt

Recentelijk werden de beveiligingscomponenten van Isabel aangepast.  Dat kan voor de klanten die de koppeling met Venice en Isabel gebruiken resulteren in een foutmelding bij het versturen van betalingen of het ophalen van coda bestanden .

De melding zegt dat de interactie met Isabel 6 mislukt is.

Isabel

In het foutenbestand van Venice zal je meestal het volgende lezen:  De interactie met Isabel 6 is mislukt.  Foutboodschap Isabel: Schema Cab file …

Om dit op te lossen moet u de volgende stappen volgen:

  • Het is niet genoeg om de beveiligingscomponenten opnieuw te installeren!  Ga in Windows naar start – configuratiescherm – programma’s verwijderen of wijzigen en verwijder Isabel volledig van uw pc
  • Herstart uw pc om zeker te zijn dat het verwijderen gelukt is
  • Installeer de beveiligingscomponenten opnieuw via deze link
  • Voer de stappen opnieuw uit in Venice om uw betaling te verzenden of uw coda bestand op te halen

Lees ook zeker deze Kbase indien u problemen ervaart bij het verwerken van Coda bestanden in Venice