Categorie Archieven: Boekhouding

Problemen bij het versturen van mails vanuit Venice

Wanneer een document verstuurd wordt per mail via Venice ,al dan niet via de module E-Documenten, kan het gebeuren dat Outlook niet opstart of dat er geen mail wordt gestuurd via MAPI of dat Outlook steeds opnieuw vraagt een mail profiel te kiezen terwijl er zelfs in sommige gevallen maar 1 profiel aanwezig is in uw instellingen.

Hiervoor kunnen meerdere redenen zijn maar de meest voor de hand liggende controles zijn de volgende (in ons voorbeeld voor Office 2010)

Instellingen in Venice

In Venice moet u instellen hoe u wenst gebruik te maken van uw mail programma

  •  Klik op de Venice knop  en kies instellingen – parameters – Configuratie werkstation

WS

  •  Stel de parameter E-Mail in op Mapi of Outlook.  Indien u kiest voor NEE of indien uw pc niet is verbonden met het internet dan zal u niet kunnen mailen vanuit Venice en zal de mail knop zelfs inactief komen te staan in Venice

Email

Indien u kiest voor MAPI moet uw mail programma MAPI ondersteunen , voorbeelden hiervan zijn Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora, …

Standaadprofiel

De volgende stappen in deze Kbase zijn aanpassingen in Outlook en/of Windows en kunnen ernstige gevolgen hebben voor uw data.

Bij twijfel raden we steeds aan om een degelijke back-up te nemen van uw gegevens en contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke!

  • Ga naar Start – Configuratiescherm – Alle configuratiescherm onderdelen

config

  •  Zoek de snelkoppeling naar Mail

mail

  • Klik op Show Profiles

profiles

  • Kies het juiste profiel en onderaan duidt u aan dat dit het profiel is dat u standaard wenst te gebruiken

profile

Compatibiliteit en rechten

Indien de bovenstaande stappen het probleem niet oplossen kan u ook het volgende (laten) nazien (door uw IT verantwoordelijke):

  • Ga naar uw snelkoppeling van Outlook en klik er met de rechtermuisknop op
  • Kies Eigenschappen

Eig

  • Onder de tab Compatibiliteit kan u eventueel nazien of er bij de modus geen verkeerde OS werd aangekruist
  • U kan ook kiezen voor “Dit programma starten als Administrator” (in sommige gevallen zal u ook een wachtwoord moeten ingeven en Venice ook als administrator opstarten)

comp

 

Opnieuw maken of herstellen van het profiel

Indien bovenstaande stappen nog steeds geen oplossing bieden kan u In het slechtste geval uw profiel/account opnieuw (laten) maken of (laten) herstellen.

Wij raden aan om te zorgen voor een degelijke back-up van uw gegevens voor u de volgende stappen uitvoert of dat u contact opneemt met uw IT verantwoordelijke!

Het opnieuw maken van uw account of uw profiel doet u best via het configuratiescherm, het herstellen van uw account kan u vanuit uw Outlook doen

  • Kies File – info – Account settings

settings

  • Klik op uw account en kies “Repair”

repair

 

Extra beveiligingscontrole bij opladen betaalbestand Isabel 6

In het kader van de nieuwe Europese maatregelen die op 26 juni 2017 in werking treden, zal Isabel vanaf 25 juni extra controles uitvoeren bij het opladen van een betaalbestand.

De enige gegevens die eventueel zouden kunnen ontbreken in de betaalbestanden die aangemaakt worden met Venice zijn de adresgegevens van de betaler.  Deze worden immers uit de Firmagegevens gehaald.  Indien u dus via Basisgegevens  - Instellingen – Firmagegevens de adresgegevens van uw firma hebt ingegeven, dan zullen deze gegevens worden opgenomen in het betaalbestand.

Alle andere gegevens zoals Naam opdrachtgever, rekeningnummer opdrachtgever, naam begunstigde en rekeningnummer begunstigde staan sowieso in elk betaalbestand aangemaakt met Venice.

Meer info vindt u op de site van Isabel

 

Een andere afdruk taal kiezen voor algemene rapporten

 

Bepaalde afdrukken zijn gekoppeld aan klanten zoals bvb verkoopfacturen, rappels, …. Anderen dan weer aan leveranciers zoals aankoopfacturen, aankoopleveringen, … .  Deze afdrukken worden steeds getoond in de taal van de betreffende klant of leverancier.  Dit hangt af van het veld “taal” in de klant- of leveranciersfiche op tabblad “identificatie”.

taalcode

Andere rapporten zoals rapporten boekhouding met onder meer balansen, grootboek, journalen, … of bepaalde aangiftes zoals ereloon fiches,  BTW aangiftes, … kunnen worden afgedrukt in verschillende talen.  De standaardtaal is hierbij de taal waarmee u inlogt in Venice.

U kan de afdruk taal aanpassen in het scherm van de afdruk instellingen door die te wijzigen in de blok lay-out – taal

taal

 

 

Een lijst exporteren naar Excel

De meeste lijsten in Venice kan u afdrukken op scherm, naar een printer of naar een bestand (normaal in PDF).  Soms is het ook handig om een lijst om te kunnen zetten naar een Excel bestand.

In sommige gevallen kan u via een omweg een identieke lijst krijgen door te vertrekken vanaf een werkblad zoals bijvoorbeeld wordt getoond in volgende KB artikels:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/een-balans-exporteren-naar-excel/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-grootboek-exporteren-naar-excel/

Maar dat zal niet met alle lijsten kunnen. Bij bijvoorbeeld een historiek boekingen of een historiek verkopen kan u standaard niet naar Excel brengen.  Bij de meeste lijsten zal volgende werkwijze een mooi resultaat geven.

Wat u moet doen is het volgende: 

1) Kies uw lijst en druk ze af
2) Kies Afdrukken naar bestand en druk op de knop Opzoeken. Geef het pad op waar u het bestand wenst aan te maken alsook de gewenste extensie .TXT (vb. lijst.txt)

3) Druk vervolgens op de knop Opties en geef in het dialoogvenster Instellingen voor afdruk naar bestand de instellingen op zoals hieronder vermeld. Bij aanhalingstekens geeft u ‘Geen’ op. Bij scheidingsteken geeft u “;”(puntkomma) op.

bestand

opties

4) Sla het bestand op en klik met het aan met uw rechtermuisknop en kies voor “openen met Excel”

5) Klik in de Excel op de eerste kolom en ga naar het tabblad gegevens – tekst naar kolommen

kolommen

6) Kies voor gescheiden en volgende

gescheiden

7) Wijzig het scheidingsteken in puntkomma en bij tekstindicator kies je “geen” (we hadden het zo ingesteld in Venice) en kies volgende

puntkomma

8) Kies voor standaard en dan voltooien

std

9) Indien sommige getallen een verkorte notatie hebben gekregen kan u dit aan passen via rechtermuisknop – celeigenschappen of via start – groep getal – dropdown kiezen voor getal

getal

10) Eventueel de decimalen vermeerderen/verminderen

decimalen

 

 

 

Exporteren van de verkoopfacturen naar uw boekhouder

Indien u met Venice facturatie werkt en uw boekhouder werkt met Venice boekhouding, dan kan u uw verkoopfacturen doorsturen op volgende wijze:

1) Het aanmaken van een doorboekgroep

-> Start de module Facturen op via Start – groep Facturatie verkoop – Facturen

-> Kies rechts bovenaann als sorteervolgorde “Door te boeken – datum” zodat u enkel de facturen ziet die nog door moeten geboekt worden naar de boekhouding

-> In ons voorbeeld komen 3 facturen in aanmerking voor het doorboeken naar de boekhouding

door te boeken

-> Indien u bijvoorbeeld enkel de facturen van februari wenst door te boeken, moet u kiezen voor “Selectief”, indien u alles wenst door te boeken kiest u voor Globaal.

selectief

-> Bij Selectief doorboeken kan u kiezen tem welke datum u wenst te door te boeken

selectief2

-> Druk op Start om het doorboeken te starten.  We krijgen een waarschuwing dat het doorboeken definitief en onomkeerbaar is.  Indien u wenst door te gaan klikt u op JA

doorboeken

-> De 2 facturen zijn nu doorgeboekt, dit kunnen we zien in het volgend overzicht

overzicht

2) Het aanmaken/exporteren van een tekstbestand van de doorboekgroep

-> Druk op de knop Tekst in de groep Afsluiten

tekst

-> In het volgende scherm moet u de zopas aangemaakte doorboekgroep zoeken.  Dit kan door te klikken op de zoekknop en te kiezen in het overzicht, we kiezen dan de 2 facturen die we wensen te exporteren naar TXT, die zitten in ons geval in doorboekgroep 1.

opzoeken

-> In de tab tekst kan het pad opgegeven worden waar het TXT bestand moet worden opgeslagen.  Kies een duidelijke plaats zodat u de bestanden achteraf nog kan terugvinden!

Eventueel kunnen ook de gewijzigde klantenfiches meegestuurd worden.    U kan onderaan ook kiezen om de bestanden in een ZIP formaat te sturen en u kan zelfs het e-mailadres van uw boekhouder meegeven zodat direct de mail wordt opgemaakt met de gezipte bestanden.

opslaantekst

Voor u dit tabblad verlaat moet u eerst op Opslaan drukken onderaan

-> Keer terug naar het tabblad Afsluiten om de export te starten (eventueel zal op dat moment ook de mail opgestart worden indien u dit had aangevinkt)

3) De boekhouder importeert de gegevens in zijn Venice

Uw boekhouder zal de bestanden ontvangen en kan ze dan inlezen in Venice.

-> Selecteer het dossier waar u de bestanden wenst in te lezen

-> Start de optie Verkopen op onder Start – groep Boekhouding – Verkopen

-> Ga naar tabblad Extra en kies voor Tekstbestand Venice

tekstbestand

-> Kies het pad waar het tekstbestand (.txt) en het beschrijvend bestand (.cli) zich bevinden.

-> Vink hier Vormelijk testen, Toevoegen en Aanpassen aan.

-> Kies voor importeren om de facturen te importeren in de module.

importeren

 

 

Een aankoop boeken in Venice met uitsplitsing van privé- en bedrijfskosten en btw op privékosten.

Indien u in dossier werkt waar een gedeelte van de kosten op privé dient geboekt te worden, dan kan u de boekingen automatiseren door gebruik te maken van een boekingsvoorstel waarin rekeningen voorkomen die op de juiste manier zijn gedefinieerd.

Laten we vertrekken vanuit een concreet voorbeeld. In een dossier moet u vaak kosten voor gas inboeken.  De kosten voor gas zijn echter voor 50% privé.  U kan de boeking van de gaskosten met verdeling naar bedrijfskosten, privékosten en btw op privékosten automatisch verwerken door een boekingsvoorstel te koppelen aan de leverancier met volgende inhoud:

In de fiche van de leverancier geeft u een boekingsvoorstel op.

prive1

In het boekingsvoorstel vermeldt u het percentage privé en eventueel ook het percentage niet aftrekbare btw die van toepassing zijn. In ons voorbeeld is dat 50%.

prive2

In dat voorstel neem je 3 types van rekeningen op:

Een rekening voor de bedrijfskosten

Dit is een rekening met als btw-groep 2 en als Type Normaal.

prive3

Vervolgens een rekening voor de privé-kosten

Dit is een rekening met als btw-groep 0 en als Type Normaal.  Het percentage privé dat vermeld wordt onder de tab Gebruik stemt overeen met het percentage privé in het boekingsvoorstel; Tevens is Uitsluitend privé aangevinkt.

prive4

Tenslotte moeten we nog een rekening vermelden voor de btw op privékosten. Het gaat hier om rekening met als btw-groep 0 en van het Type Niet onderworpen.

prive5

Wanneer we nu een aankoopfactuur boeken voor de betrokken leverancier van 1210 eur (1000 eur à 21%), dan bekomen we volgend resultaat:

  • 500 eur (50% van de 1000 eur kosten) wordt op de bedrijfskostenrekening geboekt
  • 500 eur (50% van de 1000 eur kosten) wordt op de rekening voor privékosten geboekt
  • 105 eur (50% van de btw) wordt op de rekening voor btw op privékosten geboekt.

prive6

 

 

 

De rapporteringsbalans toont de rekeningen 663 en 763 niet

Wanneer u via Rapporten boekhouding – groep balansen – Fiscale balans – rapporteringsbalans afdrukt zullen de rekeningen 763 en 663 niet getoond worden.

Indien de rapporteringsbalans niet in evenwicht is of bepaalde rekeningen niet toont, kan u dit oplossen door het stuurbestand voor dit rapport aan te passen.  De uitleg hiervoor kan u terugvinden op de volgende link:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/de-rapporteringsbalans-is-niet-in-evenwicht-of-bepaalde-rekeningen-zijn-niet-opgenomen-in-de-rapporteringsbalans/

Maar in het geval van de rekeningen 763 en 663 gaat het echter om een andere reden:

Vanaf versie 10.21 van Venice, volgt de afdruk via het tabblad ‘Rapportering’ met stuurbestand ‘Interne jaarrekening …’ het KB tot omzetting van Richtlijn 2013/34/EU van 26 juni 2013 van het Europees Parlement en van de Raad, gepubliceerd in het Belgische Staatsblad van 30/12/2015 .

In die richtlijnen komen rekeningen 663 en 763 niet meer voor.

6630 deze wordt opgenomen bij Niet recurrente bedrijfskosten
6631 deze wordt opgenomen bij Niet recurrente financiële kosten

7630 deze wordt opgenomen bij Niet recurrente bedrijfsopbrengsten
7631 deze wordt opgenomen bij Niet recurrente financiële opbrengsten

U kan het saldo van 663 of 763 overboeken naar respectievelijk 6630/6631 en 7630/7631.

Koppeling tussen Admin-IS van Syneton en Venice boekhouding

Indien u beschik over Admin-IS van Syneton dan kan u de aangemaakte verkoopfacturen exporteren naar Venice boekhouding. Voorwaarde is dat u beschikt over Venice importeren.

Om de verkopen in Venice te importeren, start u Boekhouding – Verkopen op en kiest u het tabblad Extra.  Vervolgens kiest u Importeren –  tekstbestand. Geef het pad op naar het tekstbestand dat u exporteerde vanuit Admin-IS alsook het pad naar het beschrijvend bestand.

Meer info over het exporteren vanuit Admin-IS vindt u op de website van Syneton. Er is ook een artikel beschikbaar specifiek over het exporteren naar Venice. (Klik op de blauwe trefwoorden om de link te openen)

Het totaal bedrag van de vervallen facturen vermelden op rappels

Sommige klanten wensen in het blok waar de totalen worden afgedrukt op de rappels,  ook het totaal bedrag van de vervallen facturen te vermelden.

U kan dit doen door in het blok Totaal rekeninguittreksel een totalisatieveld toe te voegen.

Dit totalisatieveld gaat het openstaand bedrag dat verschijnt in het blok Rekeninguittreksel totaliseren zolang het om dezelfde klant gaat en op voorwaarde dat de factuur vervallen is.

Dit totalisatieveld ziet er als volgt uit:

Soort: Het gaat om een Totaal

Formule: :IfVal ( @PRN.Expired == 1; @ASL.OpenDocC ; 0)

Initialiseren: Klant:nummer

Blok: Detail rekeninguittreksel

Knipsel

 

 

Hoe kan u via toegangsbeheer de tegels in het dashboard beheren?

Beheer tegels

Een beheerder kan het beheer van de tegels door een groep gebruikers beperken via het toegangsbeheer. Hiervoor kiest hij vanuit het Venice Hoofdmenu: Venice-knop, Toegangsbeheer, Groepen en rechten, Wijzigen (Ctrl+E). Onder het tabblad Rechten staan de rechten in volgorde van optie. Onder VeniceAlgemeenAlgemeenAndere, Tegels kan worden ingesteld of de gebruikersgroep al dan niet gedeelde tegels mag wijzigen/schrappen, de configuratie van tegels mag opstarten, tegels mogen gedeeld worden of niet, of het delen mag worden opgeheven of niet en of persoonlijke tegels mogen worden aangemaakt.

Groepenenrechten

Als Delen en Delen opheffen bv. niet zijn aangevinkt, dan kan een gebruiker die gekoppeld is aan de gebruikersgroep TGL geen persoonlijke tegels delen of het delen van een gedeelde tegel opheffen via het beheer van de tegels ( Venice Hoofdmenu, Venice-knop,  Instellingen, Beheer tegels ).

Beheertegels

Rechten instellen voor standaard tegels

Via het toegangsbeheer kan een beheerder ervoor zorgen dat een groep gebruikers de inhoud van een standaard tegel ( bv. BTW-aangifte) niet kan zien. Hiervoor kiest de beheerder vanuit het Venice Hoofdmenu: Venice-knopToegangsbeheerGroepen en rechtenWijzigen (Ctrl+E). Onder het tabblad Rechten staan de rechten in volgorde van optie. Onder VeniceBoekhoudingAlgemeenAangiftesBTW-aangifte kan Weergeven tegel worden afgevinkt:

Weergeventegel

Hierdoor zal een gebruiker die gekoppeld is aan de gebruikersgroep TGL de standaard tegel BTW-aangifte wel zien verschijnen in het Venice Hoofdmenu, maar de tegel zal geen inhoud weergeven. Als tooltip voor de tegel wordt de tekst U heeft geen rechten om deze gegevens te bekijken getoond.

BTWaangifte

Rechten instellen voor persoonlijke/gedeelde tegels

Voor persoonlijke of gedeelde tegels kan u in het dialoogvenster voor configuratie de rechten instellen voor de betreffende tegel ( indien u beschikt over de optionele module Toegangsbeheer ). Dit gebeurt door vanuit het Venice Hoofdmenu te kiezen voor: Venice-knop,  InstellingenBeheer tegels, Wijzigen (Ctrl+E). In het scherm Configuratie tegel klikt u op de knop Volgende totdat u aan de tab Toegangsbeheer komt. Hier kan u instellen welke gebruikersgroep(en) deze tegel mogen zien:

ConfiguratieTegel

Hierdoor zal een gebruiker die gekoppeld is aan de gebruikersgroep TGL de gedeelde tegel Tekst wel zien verschijnen in het Venice Hoofdmenu, maar de tegel zal geen inhoud weergeven. Als tooltip voor de tegel wordt de tekst U heeft geen rechten om deze gegevens te bekijken getoond.

 Opmerkingen

U kan de configuratie van tegels ook opstarten door op de knop onderaan rechts in het hoofdmenu te klikken.

config tegel

U kan de configuratie van een specifieke tegel wijzigen door met de muis over het onderste gedeelte van de tegel te bewegen. Er verschijnt dan een werkbalk met een aantal knoppen. Via het tandwiel kan u de configuratie van de geselecteerde tegel aanpassen.

config tegel 2