Categorie Archieven: Facturatie

Mailen via SMTP vanaf Venice versie 10.70

Vanaf de versie 10.70 van Venice zal het mogelijk zijn om via SMTP te mailen vanuit Venice alsook documenten afzonderlijk via SMTP te verzenden.

Dit was reeds mogelijk voor de klanten die de module E-documenten gebruiken en die op een volautomatische manier in bulk facturen, leverbonnen en rappels kunnen sturen via SMTP.

We hebben dit nu verder uitgebreid In Venice.  Voor de klanten die werken met onze online oplossing op Aspex is dat ook een interessante verbetering gezien nu afzonderlijke aankoop – en verkoopdocumenten via dit protocol kunnen verzonden worden.

Het instellen gebeurt nog steeds op de gekende manier, namelijk via de Venice knop – instellingen – configuratie werkstation.

werkstation

Via het tabblad Email – versturen kan u nu naast Nee, MAPI en Outlook ook kiezen voor SMTP.

SMTP

Verder stelt u de gegevens in zoals gevraagd, Voor de meest courante providers zoals Gmail, Telenet, Proximus, … zullen de meeste servergegevens reeds ingevuld worden.  We gebruiken hier een fictief gmail adres als voorbeeld.

SMTP3

Wanneer de gegevens zijn ingevuld kan u bijvoorbeeld vanuit de klanten fiche of de leverancier fiche klikken op het icoontje mailen om een simpel mail venster te krijgen.  U kan hier enkel plain text invullen dus zonder opmaak of HTML.

klantenemail

Op dezelfde manier kan u ook bij een aankoop- of verkoopdocumenten gaan kiezen voor afdrukken op scherm – mailen om het document door te mailen.

afdrukken

Opnieuw wordt een scherm geopend waar u plain text kan ingeven om mee te sturen naar uw klant of leverancier.  De PDF van het document wordt meegestuurd in bijlage

SMTPscherm

Indien u liever werkt met een eigen standaard tekst om mee te sturen naar uw klanten of leveranciers kan u dit in uw lay-out zelf gaan aanpassen zoals voorheen.

Klik hiervoor in het afdrukscherm op wijzigen bij de gewenste lay-out.

wijzigen2

Kies in de lay-outeditor voor eigenschappen – tabblad bericht om de gegevens in te vullen voor Tekst of Titel.  Sla daarna uw aanpassingen op via de Venice knop – opslaan

tekst

 

 

 

Factureren vanuit de Management Monitor van Venice 10.60 of hoger

Vanaf Venice versie 10.60  is het mogelijk voor een accountant die met de Accountant van morgen werkt om een niet-boekende klant vanuit de Management Monitor facturen te laten maken, te versturen en door te boeken naar Venice boekhouding op voorwaarde dat de accountant over de optie Facturatie basic of Facturatie enterprise beschikt. De klant kan dus onmiddellijk op eenvoudige manier zijn facturen intikken en de accountant hoeft ze niet meer over te tikken. Ze zijn onmiddellijk in het Venice-dossier beschikbaar,wat een aanzienlijke tijdswinst voor de accountant betekent. In versie 10.70 van Venice hebben we de activering van de Management monitor geautomatiseerd zodat de accountant met een minimum van acties het dossier ter beschikking kan stellen in de Management monitor voor zijn niet-boekende klant.

1. Hoe kan u de Management monitor activeren voor een niet boekende klant?

U start Venice op en u selecteert het dossier van de klant. U kiest Basisgegevens – Instellingen – Parameters.  U klikt op de knop Activeren Management monitor.

MM-Versie1060_1

Van zodra u dit doet, zal er een dialoogvenster verschijnen waarin u de gegevens van uw niet-boekende klant kan ingeven.

kbase3

In de sectie Management monitor kan u voorlopig enkel de optie Boekhouder kiezen.  De optie De gebruiker zelf zal in één van volgende versies beschikbaar zijn. Indien u een achterstand hebt met de ingave van de financiële gegevens in het dossier van uw klant, dan kan u de optie Boekhoudtegels verbergen voor deze gebruiker aanvinken.  De tegels met de boekhoudkundige info zullen dan niet verschijnen in zijn Management monitor.

Wanneer u OK klikt, dan start het automatisch aanmaken van de gebruiker. Dit kan een aantal minuten duren. U ziet een vooruitgangsscherm met de verschillende stappen.

kbase4

Wanneer de gebruiker aangemaakt werd, zal u een voorbeeldmail ontvangen die u dan aan uw klant kan doorsturen om hen zijn inloggegevens te bezorgen.  Deze mail bevat ook een link naar een online handleiding waar de verschillende stappen staan die de klant dient uit te voeren om van start te kunnen gaan met de Management monitor (Inloggen op Aspex en wachtwoord wijzigen, dan Management monitor opstarten met het nieuwe wachtwoord).

kbase5

Klik op de knop Versturen om de e-mail aan uw klant te bezorgen.

Druk tenslotte OK in de lijst van gebruikers om de nieuw aangemaakte gebruiker in te vullen in het veld Externe gebruikers

kbase9

kbase6

Indien u niet over een e-mailoplossing op Aspex beschikt, zal u een dialoogvenster krijgen met identiek dezelfde inhoud. U kan de inhoud dan kopiëren naar uw lokaal e-mailprogramma en zo aan uw klant bezorgen.

In dit dialoogvenster wordt gevraagd welke dagboeken u wenst te gebruiken voor verkoopfacturen en verkoopcreditnota’s. Tevens wordt er ook standaard een dagboek voor conceptfacturen voorgesteld.  Dit is een nieuw begrip.  Elke nieuwe factuur die men maakt is een conceptfactuur (een soort klad kladfactuur). De factuur wordt pas definitief wanneer men verder de conceptfactuur omzet naar Factuur of wanneer men ze verstuurt naar de klant. We komen hier verder op terug.

Wijzig eventueel de voorgestelde waarden en druk op Ok.  Achter de schermen gebeuren nu automatisch volgende stappen:

1. De optie Facturatie wordt geactiveerd in het dossier (op voorwaarde dat de accountant over de optie Facturatie Enterprise of Basic beschikt in zijn/haar Venice licentie)

2. De dagboeken worden aangemaakt.

3. Er wordt een named database aangemaakt ten behoeve van de Management monitor.

2. Wat krijgt u nu te zien in de Management Monitor?

Wanneer u de Management Monitor opstart en het dossier selecteert, dan beschikt u nu ook over een optie Factureren.

MM-Versie1060_4

Wanneer u deze optie aanklikt, komt u in de de facturatiemodule van de Management Monitor terecht.

2. Hoe kan u een factuur maken?

Wanneer u de module Factureren opstart, krijgt u een overzicht van de bestaande klanten.

kbase11

U selecteert een klant door op een bepaalde lijn te klikken of u kan een nieuwe klant aanmaken door te klikken op de knop Nieuwe klant rechtsboven.

U krijgt een overzicht van de klantgegevens (adres, btw-stelsel,..) en kan deze eventueel nog bijsturen. Indien u een factuur wenst te maken voor de betrokken klant, dan klikt u op de knop Factuur maken rechtsboven

MM-Versie1060_6

Het ingavescherm voor facturen start nu op.  U kan nu eventueel een opmerking voor de factuur noteren. Vervolgens kan u een artikel selecteren of een nieuw artikel intikken, alsook een prijs en een btw-code. Indien u een niet-bestaand artikel ingeeft, dan wordt dit artikel automatisch aangemaakt in het Venice-dossier bij de accountant. Het nummer begint steeds met “MM_”

Via Detaillijn toevoegen kan u eventueel een tweede en derde lijn toevoegen.

U kan de Geavanceerde modus inschakelen om extra velden beschikbaar te hebben op de detaillijn.

MM-Versie1060_7

Wanneer u klaar bent met het ingeven van alle lijnen, klikt u op de knop Klaar rechtsonder. Deze knop vermeldt eveneens het totale bedrag van de factuur.

U krijgt nu een afdrukvoorbeeld van de factuur te zien.

Indien u de factuur wenst te versturen, dan klikt u  op de knop Versturen.  Op dat ogenblik wordt de factuur ook definitief en wordt ze ook ingeschreven in het boekhouddossier. Indien u het voorbeeldscherm verlaat, zonder de factuur te versturen, dan wordt ze bewaard als een conceptfactuur.

kbase12

De allereerste keer dat een factuur wordt verstuurd, verschijnen  een aantal schermen voor ingave van de bedrijfsgegevens, de e-mailgegevens en voor het opladen van het logo.

kbase13

Van zodra u in de Bedrijfsgegevens een e-mailadres heeft vermeld, zal gevraagd worden om de e-mailgegevens ook aan te vullen.

MM-Versie1060_9

Wanneer u op Instellen drukt, komt u in een scherm als onderstaande terecht:

kbase18

Geef het e-mailadres en paswoord in van uw e-mailaccount en druk ten slotte op Bewaren.

U komt nu in het scherm terecht E-mail versturen.  Deze bevat een standaard tekst die meegeleverd wordt voor het bericht aan de klant. U kan het bericht bijsturen en tenslotte op Versturen  drukken. Indien u de tekst aanpast, dan blijft de aangepaste tekst bewaard voor de toekomst. De factuur wordt nu verzonden naar de klant.

kbase15

 3. Wat als de knop Factureren niet werkt?

Vanaf versie 10.60 van Venice zal de klant sowieso beschikken over de knop Factureren . Indien hij op die knop klikt en hij krijgt onderstaande foutmelding

MM-Versie1060_20

Dit kan 2 redenen hebben:

1. De accountant beschikt niet over de optie . In dat geval kan hij contact opnemen met de Salesafdeling van Unit4 Venice om een optie Facturatie te activeren in zijn Venice Online

2. De management monitor werd reeds geactiveerd in het dossier maar de optie facturatie was niet actief in dat dossier. In dat geval kan u de Management monitor opnieuw activeren inclusief de optie Factureren via de knop Activeren management monitor.

Indien deze knop niet actief is, dan kan u via F1 de help consulteren wat de te ondernemen stappen zijn.

 4. Enkele veel gestelde vragen in verband met de Management monitor

4.a. Hoe kan ik een factuur opnieuw versturen? (vb. indien klant beweert dat hij factuur niet ontvangen heeft)

In de Management monitor kiest u Factureren.

U krijgt een lijst met alle klanten te zien.  Selecteer de gewenste klant in de lijst.

U komt nu terecht in een scherm waar u een algemeen overzicht krijgt van de documenten voor de betrokken klant (conceptfacturen, openstaande facturen en betaalde facturen).

MM_fac opnieuw sturen1

Klik op Openstaand.

U krijgt nu een overzicht van alle openstaande facturen voor de betrokken klant.

MM_fac opnieuw sturen2

Klik op de betrokken factuur. U krijgt nu de factuur te zien.

Indien u ze opnieuw wenst te versturen, dan klikt u linksboven op Voorbeeld bekijken.

kbase16

Vanuit het afdrukvoorbeeld kan u nu op versturen klikken om de factuur opnieuw te versturen.

MM_fac opnieuw sturen4

4b. Een factuur dupliceren of crediteren.

Volg dezelfde stappen als hierboven beschreven, maar op het ogenblik dat u het afdrukvoorbeeld te zien krijgt, drukt u op de knop Factuur dupliceren of Factuur crediteren.

4c. Een conceptfactuur omzetten in een factuur.

Een conceptfactuur kan u het best omschrijven als een kladfactuur.  Zolang een factuur niet werd verstuurd, is het een conceptfactuur.  In het Venice dossier vindt u deze facturen terug in het dagboek voor conceptfacturen

MM_conceptfacturen0

Hoe zet u nu een conceptfactuur om in een echte factuur?

Kies Factureren in de Management monitor.

Bovenaan rechts kan u klikken op Conceptfacturen.

MM_conceptfacturen1

U krijgt nu alle conceptfacturen te zien.

Klik op de conceptfactuur die u wenst om te zetten in een factuur.

MM_conceptfacturen2

U krijgt nu de conceptfactuur te zien. U kan nog wijzigingen doorvoeren of lijnen toevoegen. Als de conceptfactuur klaar is om omgezet te worden, drukt u op de knop Klaar rechtsonder.

MM_conceptfacturen3

U komt nu in het afdrukvoorbeeldscherm terecht. Indien u op Versturen drukt, dan wordt de factuur verstuurd en bijgevolg wordt ze definitief.

MM_conceptfacturen4

4d. Kan men de lay-out van de facturen aanpassen?

Dit is een actie die enkel door de accountant of de Venice-verdeler kan gebeuren, niet door de niet-boekende klant.

Indien de optie Factureren werd geactiveerd in de Management monitor voor een bepaald dossier, dan heeft dat als gevolg dat de parameter ‘Pdf bestand creëren bij aanmaak of wijziging van een factuur’ aangevinkt is in het Venice-dossier bij de accountant. U vindt deze parameter terug via Facturen – Venice-knop – Instellingen – Parameters.  Via die parameter kan u een andere variant aan selecteren.  Deze variant zal dan steeds gebruikt worden voor de facturen aangemaakt met de Management Monitor.

MM_lay-out

 4.e Kan men een factuur of conceptfactuur opslaan op de lokale schijf?

Bepaalde gebruikers van het eerste uur van de Management monitor suggereerden dat het interessant zou zijn mocht men een conceptfactuur kunnen opslaan.  Dit kan nuttig zijn in situaties waarin men eerst een conceptfactuur wenst te sturen naar de klant ter goedkeuring. Na goedkeuring van de conceptfactuur, zet men deze dan om in een definitieve factuur en verstuurt men ze naar de klant.  Andere gebruikers meldden dat het in bepaalde sectoren nog de gewoonte is dat men de facturen op papier bezorgt.  Daarom hebben we in versie 10.70 de mogelijkheid voorzien om conceptfacturen en facturen op te slaan op de lokale schijf. Dit kan u door in het afdrukvoorbeeld op het tandwiel rechtsboven te klikken en vervolgens de betrokken optie aan te klikken.

kbase17

 

 

Problemen bij het versturen van mails vanuit Venice

Wanneer een document verstuurd wordt per mail via Venice ,al dan niet via de module E-Documenten, kan het gebeuren dat Outlook niet opstart of dat er geen mail wordt gestuurd via MAPI of dat Outlook steeds opnieuw vraagt een mail profiel te kiezen terwijl er zelfs in sommige gevallen maar 1 profiel aanwezig is in uw instellingen.

Hiervoor kunnen meerdere redenen zijn maar de meest voor de hand liggende controles zijn de volgende (in ons voorbeeld voor Office 2010)

Instellingen in Venice

In Venice moet u instellen hoe u wenst gebruik te maken van uw mail programma

  •  Klik op de Venice knop  en kies instellingen – parameters – Configuratie werkstation

WS

  •  Stel de parameter E-Mail in op Mapi of Outlook.  Indien u kiest voor NEE of indien uw pc niet is verbonden met het internet dan zal u niet kunnen mailen vanuit Venice en zal de mail knop zelfs inactief komen te staan in Venice

Email

Indien u kiest voor MAPI moet uw mail programma MAPI ondersteunen , voorbeelden hiervan zijn Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora, …

Standaadprofiel

De volgende stappen in deze Kbase zijn aanpassingen in Outlook en/of Windows en kunnen ernstige gevolgen hebben voor uw data.

Bij twijfel raden we steeds aan om een degelijke back-up te nemen van uw gegevens en contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke!

  • Ga naar Start – Configuratiescherm – Alle configuratiescherm onderdelen

config

  •  Zoek de snelkoppeling naar Mail

mail

  • Klik op Show Profiles

profiles

  • Kies het juiste profiel en onderaan duidt u aan dat dit het profiel is dat u standaard wenst te gebruiken

profile

Compatibiliteit en rechten

Indien de bovenstaande stappen het probleem niet oplossen kan u ook het volgende (laten) nazien (door uw IT verantwoordelijke):

  • Ga naar uw snelkoppeling van Outlook en klik er met de rechtermuisknop op
  • Kies Eigenschappen

Eig

  • Onder de tab Compatibiliteit kan u eventueel nazien of er bij de modus geen verkeerde OS werd aangekruist
  • U kan ook kiezen voor “Dit programma starten als Administrator” (in sommige gevallen zal u ook een wachtwoord moeten ingeven en Venice ook als administrator opstarten)

comp

 

Opnieuw maken of herstellen van het profiel

Indien bovenstaande stappen nog steeds geen oplossing bieden kan u In het slechtste geval uw profiel/account opnieuw (laten) maken of (laten) herstellen.

Wij raden aan om te zorgen voor een degelijke back-up van uw gegevens voor u de volgende stappen uitvoert of dat u contact opneemt met uw IT verantwoordelijke!

Het opnieuw maken van uw account of uw profiel doet u best via het configuratiescherm, het herstellen van uw account kan u vanuit uw Outlook doen

  • Kies File – info – Account settings

settings

  • Klik op uw account en kies “Repair”

repair

 

Indien u de module E-documenten hebt kan u terecht op de volgende link voor meer info.  De meest voorkomende issues bij het exporteren van de documenten zijn meestal dat de factuur/leverbon niet staan aangevinkt als “te exporteren” of dat de parameters in de klantenfiche (tabblad E-Docs) niet correct zijn ingesteld.

 

Een andere afdruk taal kiezen voor algemene rapporten

 

Bepaalde afdrukken zijn gekoppeld aan klanten zoals bvb verkoopfacturen, rappels, …. Anderen dan weer aan leveranciers zoals aankoopfacturen, aankoopleveringen, … .  Deze afdrukken worden steeds getoond in de taal van de betreffende klant of leverancier.  Dit hangt af van het veld “taal” in de klant- of leveranciersfiche op tabblad “identificatie”.

taalcode

Andere rapporten zoals rapporten boekhouding met onder meer balansen, grootboek, journalen, … of bepaalde aangiftes zoals ereloon fiches,  BTW aangiftes, … kunnen worden afgedrukt in verschillende talen.  De standaardtaal is hierbij de taal waarmee u inlogt in Venice.

U kan de afdruk taal aanpassen in het scherm van de afdruk instellingen door die te wijzigen in de blok lay-out – taal

taal

 

 

Een lijst exporteren naar Excel

De meeste lijsten in Venice kan u afdrukken op scherm, naar een printer of naar een bestand (normaal in PDF).  Soms is het ook handig om een lijst om te kunnen zetten naar een Excel bestand.

In sommige gevallen kan u via een omweg een identieke lijst krijgen door te vertrekken vanaf een werkblad zoals bijvoorbeeld wordt getoond in volgende KB artikels:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/een-balans-exporteren-naar-excel/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-grootboek-exporteren-naar-excel/

Maar dat zal niet met alle lijsten kunnen. Bij bijvoorbeeld een historiek boekingen of een historiek verkopen kan u standaard niet naar Excel brengen.  Bij de meeste lijsten zal volgende werkwijze een mooi resultaat geven.

Wat u moet doen is het volgende: 

1) Kies uw lijst en druk ze af
2) Kies Afdrukken naar bestand en druk op de knop Opzoeken. Geef het pad op waar u het bestand wenst aan te maken alsook de gewenste extensie .TXT (vb. lijst.txt)

3) Druk vervolgens op de knop Opties en geef in het dialoogvenster Instellingen voor afdruk naar bestand de instellingen op zoals hieronder vermeld. Bij aanhalingstekens geeft u ‘Geen’ op. Bij scheidingsteken geeft u “;”(puntkomma) op.

bestand

opties

4) Sla het bestand op en klik met het aan met uw rechtermuisknop en kies voor “openen met Excel”

5) Klik in de Excel op de eerste kolom en ga naar het tabblad gegevens – tekst naar kolommen

kolommen

6) Kies voor gescheiden en volgende

gescheiden

7) Wijzig het scheidingsteken in puntkomma en bij tekstindicator kies je “geen” (we hadden het zo ingesteld in Venice) en kies volgende

puntkomma

8) Kies voor standaard en dan voltooien

std

9) Indien sommige getallen een verkorte notatie hebben gekregen kan u dit aan passen via rechtermuisknop – celeigenschappen of via start – groep getal – dropdown kiezen voor getal

getal

10) Eventueel de decimalen vermeerderen/verminderen

decimalen

 

 

 

Exporteren van de verkoopfacturen naar uw boekhouder

Indien u met Venice facturatie werkt en uw boekhouder werkt met Venice boekhouding, dan kan u uw verkoopfacturen doorsturen op volgende wijze:

1) Het aanmaken van een doorboekgroep

-> Start de module Facturen op via Start – groep Facturatie verkoop – Facturen

-> Kies rechts bovenaann als sorteervolgorde “Door te boeken – datum” zodat u enkel de facturen ziet die nog door moeten geboekt worden naar de boekhouding

-> In ons voorbeeld komen 3 facturen in aanmerking voor het doorboeken naar de boekhouding

door te boeken

-> Indien u bijvoorbeeld enkel de facturen van februari wenst door te boeken, moet u kiezen voor “Selectief”, indien u alles wenst door te boeken kiest u voor Globaal.

selectief

-> Bij Selectief doorboeken kan u kiezen tem welke datum u wenst te door te boeken

selectief2

-> Druk op Start om het doorboeken te starten.  We krijgen een waarschuwing dat het doorboeken definitief en onomkeerbaar is.  Indien u wenst door te gaan klikt u op JA

doorboeken

-> De 2 facturen zijn nu doorgeboekt, dit kunnen we zien in het volgend overzicht

overzicht

2) Het aanmaken/exporteren van een tekstbestand van de doorboekgroep

-> Druk op de knop Tekst in de groep Afsluiten

tekst

-> In het volgende scherm moet u de zopas aangemaakte doorboekgroep zoeken.  Dit kan door te klikken op de zoekknop en te kiezen in het overzicht, we kiezen dan de 2 facturen die we wensen te exporteren naar TXT, die zitten in ons geval in doorboekgroep 1.

opzoeken

-> In de tab tekst kan het pad opgegeven worden waar het TXT bestand moet worden opgeslagen.  Kies een duidelijke plaats zodat u de bestanden achteraf nog kan terugvinden!

Eventueel kunnen ook de gewijzigde klantenfiches meegestuurd worden.    U kan onderaan ook kiezen om de bestanden in een ZIP formaat te sturen en u kan zelfs het e-mailadres van uw boekhouder meegeven zodat direct de mail wordt opgemaakt met de gezipte bestanden.

opslaantekst

Voor u dit tabblad verlaat moet u eerst op Opslaan drukken onderaan

-> Keer terug naar het tabblad Afsluiten om de export te starten (eventueel zal op dat moment ook de mail opgestart worden indien u dit had aangevinkt)

3) De boekhouder importeert de gegevens in zijn Venice

Uw boekhouder zal de bestanden ontvangen en kan ze dan inlezen in Venice.

-> Selecteer het dossier waar u de bestanden wenst in te lezen

-> Start de optie Verkopen op onder Start – groep Boekhouding – Verkopen

-> Ga naar tabblad Extra en kies voor Tekstbestand Venice

tekstbestand

-> Kies het pad waar het tekstbestand (.txt) en het beschrijvend bestand (.cli) zich bevinden.

-> Vink hier Vormelijk testen, Toevoegen en Aanpassen aan.

-> Kies voor importeren om de facturen te importeren in de module.

importeren

 

 

Elektronisch factureren aan de overheid via PEPPOL

Vanaf Versie 10.40 van Venice is het mogelijk om elektronisch te factureren aan de overheid via PEPPOL.  Voorwaarde is dat u beschikt over Venice Facturatie Enterprise en over de optie Edocumenten.

We geven u een overzicht van de te volgen stappen in Venice:

INSTELLEN VAN HET DOSSIER

1) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u ervoor dat uw ondernemingsnummer is ingevuld

Ondernemingsnummer

2) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u er ook voor dat minstens 1 bankrekening correct is ingevuld, deze zal de overheid gebruiken voor de betaling van de door u opgemaakte facturen.

bank

3) Via Basisgegevens – Instellingen – Parameters – Edocumenten vinkt u in het tabblad Algemeen “PEPPOL-netwerk” aan.  Daarnaast moet u ook uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen die u kreeg van ons.  U kan controleren of de gegevens juist zijn door te klikken op “Controleren”

Om te kunnen versturen via PEPPOL moet u credentials hebben om kunnen inloggen en sturen via onze Access point.

peppol

 

Deze credentials kan u via ons krijgen door een mail te sturen naar order.venice@unit4.com . We hebben volgende gegevens nodig:

  • uw registratienummer
  • uw registratienaam/firmanaam
  • uw ondernemingsnummer
  • Contactpersoon naam
  • Contactpersoon email
  • Contactpersoon telefoon

Wanneer u uw gegevens hebt gekregen van ons, kan u dit in bovenstaand scherm invullen.  Uw dossier is nu klaar om via PEPPOL elektronische documenten te sturen naar de overheid.

INSTELLEN VAN DE KLANTENFICHE

Verder moet u ook nog de volgende instellingen aanpassen voor alle overheidsdiensten waar u elektronische facturen naartoe wenst te sturen:

1) Ga naar de klantenfiche – tabblad Nummer en daar ziet u een extra veld PEPPOL-ID staan

  • Gaat het om een nieuwe klant, dan geeft u zijn ondernemingsnummer in, wanneer u naar het volgende veld gaat, zal Venice trachten de PEPPOL ID in te vullen
  • Gaat het om een bestaande klant, moet u het veld ondernemingsnummer leegmaken, even naar een ander veld gaan en opnieuw het ondernemingsnummer invullen.  De PEPPOL-ID wordt dan opgehaald

Nummers

2) In de klanten fiche – tabblad eDocs kiest u voor “Elektronisch” en Export wijze “PEPPOL” (dit zal reeds correct ingevuld zijn indien de PEPPOL-ID werd opgehaald inde vorige stap)

Edocs2

3) U moet daarna nog deze eenmalige instellingen aanpassen in dit scherm, dat wil zeggen dat eens u dit heeft aangepast u dit in de toekomst niet meer zal moeten doen.  U hoeft dan enkel te kiezen voor Elektronisch en wijze PEPPOL in uw klantenfiche.

  • Druk op het pennetje achter PEPPOL

pijltje

  • Kies de bankrekening 1 of 2 of 3, die komt overeen met de bank die u eerder invulde in de firmagegevens

Peppolbank

  • Kies/Maak een pad waar de PEPPOL documenten zullen opgeslagen worden.  U kan hiervoor klikken op het verkenner icoontje achter het veld.  U komt dan in de hoofdmap Van Venice terecht.  Daar kan u dan een map aanmaken (bvb peppol).  In ons voorbeeld staat er .\peppol\ dat wil zeggen dat er in de hoofddirectory van het dossier in Venice een map peppol is gemaakt.

Peppolpad

FACTUREREN AAN DE OVERHEID

U bent nu klaar om te factureren en te verzenden via PEPPOL, wanneer u nu een factuur opmaakt voor een PEPPOL klant die u correct instelde, zal u een Pop-up krijgen die u erop wijst dat het om een PEPPOL klant gaat en dat u zeker moet letten op de referentie van de factuur.  U kreeg bij de offerte aanvraag of de bestelling van de overheid een referentie, deze MOET identiek zijn als de referentie die u op de factuur zult zetten.

Er wordt namelijk gewerkt met een automatisch herkenning systeem die werkt aan de hand van deze referentie!  Indien de referentie niet correct is, kan uw factuur geweigerd worden, of zal er veel vertraging zijn bij het verwerken van de facturen door de overheid.

factuur

Wanneer uw facturen zijn opgemaakt, kan u via tabblad Extra in het overzicht klikken op Exporteren (idem werkwijze als Edocumenten)

Export

 

U krijgt voor de PEPPOL facturen en de andere elektonische facturen een venster Exporteren. Druk hier op start om het exporteren te starten. Wanneer de export geslaagd is zal u een groene vink zien staan naast de geëxporteerde facturen.

Vanaf dat moment is uw factuur vertrokken uit Venice en wordt die voor de PEPPOL facturen aangeleverd op het Mercurius platform van de overheid.  De verdere afhandeling gebeurt dan door de overheid.

ExportOK

Op het Mercurius platform kan u nazien welke status uw document heeft.  Het kan wel een uur duren vooraleer de factuur die u verstuurde uit Vence effectief op het platform te zien is.

BELANGRIJKE OPMERKING!

Elke factuur die u stuurt naar de overheid wordt bijgehouden in een database dus ook de de geweigerde facturen.  Dat wil zeggen dat u een geweigerde factuur niet een tweede maal kunt aanbieden nadat u hem verbeterde.  U moet dus in Venice de factuur crediteren en opnieuw maken met een nieuw nummer (dupliceren is hier de gemakkelijkste manier).  Pas als u een nieuw factuurnummer heeft, dan kan u de factuur opnieuw doorsturen.  Vergeet niet om na te zien of referentie correct werd ingevuld/overgenomen

Meer info over het gebruik van het Mercurius platform van de overheid of hoe u een login kan bekomen voor dit platform vindt u op de volgende links

https://overheid.vlaanderen.be/mercurius-en-peppol

https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html

https://iamapps.belgium.be/rma/

https://digital.belgium.be/e-invoicing

Consulteer eveneens ons filmpje op https://www.youtube.com/watch?v=YaisMsnlkoQ

Verkoopsvoorwaarden bijvoegen aan uw factuur

Om in Venice de verkoopsvoorwaarden toe te voegen aan uw facturen gaat als volgt te werk:

-> Druk uw factuur af en kies voor wijzigen (of ga via de lay-out editor) en zoek de juiste lay-out op (in mijn geval kies ik voor een dossier variant TEST die ik wil aanpassen)

lay1

-> Onderaan het werkblad kan u de blok voorwaarden opentrekken, kies bovenaan voor een nieuw tekstveld en voeg hem toe aan die blok

-> In het verkregen venster klikt u naast Nederlands op het pijltje om de dialoogbox te openen

Voorwaarden

-> Plak uw tekst zonder opmaak in het vak en herhaal eventueel voor andere talen.

tekst

-> U moet bij tabblad lettertype – uitlijning aanduiden “Links meerdere lijnen” zodat alle lijnen van verkoopsvoorwaarden op de lay-out komen

uitlijning-

-> U kan steeds terugkeren naar de bovenstaande schermen door met de rechtermuisknop te klikken op het tekstveld en te kiezen voor eigenschappen

eigenschappen

-> Sla uw lay-out op via de Venice knop bovenaan links

safelay

-> U krijgt nu na de laatste pagina van uw factuur de verkoopsvoorwaarden op een nieuwe pagina

Voorwaarden 2

Checklist voor het aanmaken van een aangepaste factuurlay-out

Sinds februari 2004 zijn er een aantal wijzigingen betreffende de verplichte vermeldingen op de factuur. Wij stelden een controlelijst op die u kan gebruiken indien u uw factuurlay-out zou aanpassen.

Check Oude factuurvermeldingen Nieuwe factuurvermelding vanaf 01/01/2004

 

 

 Vermelding van het woord ‘Factuur’.

 Datum waarop factuur wordt uitgereikt.

 

 idem

 Het volgnummer in boek uitgaande facturen.

 

 Een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat de factuur (of het stuk) op eenduidige wijze identificeert.

 De identiteit van de belastingsplichtige, ttz diens

- naam of maatschappelijke benaming
- administratieve of maatschappelijke zetel
- inschrijvingsnummer in het handels- of ambachtsregister
- BTW-nummer

 

 identiteit belastingsplichtige, ttz diens

- naam of maatschappelijke benaming
- administratieve of maatschappelijke zetel
- ondernemingsnummer

 Bij erkenning van een aansprakelijk vertegenwoordiger diens identiteit, adres en hoedanigheid. Indien een vereenvoudigd aansprakelijk vertegenwoordiger wordt erkend, moet daarenboven ook zijn BTW-nummer worden vermeld.

 

 idem, maar ondernemingsnummer ipv BTW-nummer

 De identiteit van de medecontractant, ttz diens

- naam of maatschappelijke benaming
- adres
- BTW-nummer (indien BTW-nummer van andere lidstaten; in bepaalde gevallen)

Bij erkenning van een individuele of vereenvoudigde aansprakelijk vertegenwoordiger, moeten ook deze gegevens vermeld worden.

 

 idem, maar ondernemingsnummer ipv BTW-nummer

 De datum van de levering van het goed of van de voltooiing van de dienst. Indien geen datumbepaling mogelijk is, het tijdvak waarin handeling plaatsvond.

 

 De datum van het belastbaar feit of de datum van de gehele of gedeeltelijke incassering van de prijs, voorzover die datum verschillend is van de factuurdatum.

 De identificatie van de handeling, in het bijzonder:

- gebruikelijke naam van de goederen/diensten
- hoeveelheid
- het voorwerp van de diensten

Voor auto’s en margeregeling gelden speciale vermeldingen.

 

 De identificatie van de handeling, in het bijzonder:

- gebruikelijke naam van de goederen/diensten
- hoeveelheid
- het voorwerp van de diensten

Voor auto’s en margeregeling gelden speciale vermeldingen.

 Bankrekeningnummer van de begunstigde.

 

 Per BTW-tarief, de maatstaf van heffing in EUR en de elementen waaruit hij is samengesteld.

 

 Per tarief (of vrijstelling) de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs exclusief belasting, evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en -rabatten, indien deze niet in de eenheidsprijs zijn inbegrepen.

 De tarieven van de verschuldigde BTW.

 

 idem

 Weergave in EUR van de verschuldigde BTW per tarief, alsmede de totaal verschuldigde BTW  Weergave van het totaalbedrag van de verschuldigde belasting uitgedrukt in de nationale munteenheid van de lidstaat waar de goederen worden geleverd of de diensten verricht.

(dus ALTIJD muntcode voorzien!)

(Dit is geen strikte verplichting maar het is wel aan te raden.)

 

 Wettelijke bepaling op grond waarvan geen BTW wordt aangerekend of handeling is vrijgesteld.  De vermeldingen van de bepaling van de richtlijn of nationale bepaling krachtens dewelke geen BTW wordt aangerekend of handeling is vrijgesteld, of een gelijkwaardige vermelding.

(dus ALTIJD vrijstellingscodetekst voorzien)

 

 Bij een eindfactuur waar er één of meerdere voorschotfacturen zijn geweest, moet er een verwijzing zijn naar de voorschotfacturen.

 

 Verwijzing naar een vroeger uitgereikt stuk(ken) indien voor dezelfde handeling meerdere facturen worden uitgereikt.

 

 idem

 Alle andere vermeldingen voorgeschreven door het wetboek BTW of haar uitvoeringsbesluiten (b.v. de melding Belasting te voldoen door de medecontractant …).

 

 idem

 Betreffende creditnota’s: Men is gehouden een verbeterd stuk uit te reiken wanneer de factuur, na uitreiking ervan, moet worden verbeterd. Dergelijk verbeterd stuk wordt doorgaans aangeduid als een creditnota. Om het recht op de teruggaaf van BTW te kunnen uitoefenen, moet op dit verbeterd stuk of creditnota de vermelding “BTW terug te storten aan de staat waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht” voorkomen. Dit verbeterd stuk verwijst steeds naar de oorspronkelijke factuur waarop ze betrekking heeft.

 

 

Het uitvoeringsKB bepaalt ook in welke gevallen de Minister van Financiën een “vereenvoudigde” factuur (bv bij tanken met bancontact) kan uitreiken en wat desgevallend de minimale verplichte vermeldingen zijn (art 13 KB 1). Tot op heden was dit niet uitdrukkelijk omschreven in de wet.

 

Meer info
Meer info over de wet van 28/01/04 gepubliceerd in het Belgisch staatsblad van 10/02/04 vind je op http://www.ejustice.just.fgov.be/doc/rech_n.htm

 

Hoe kan u via toegangsbeheer de tegels in het dashboard beheren?

Beheer tegels

Een beheerder kan het beheer van de tegels door een groep gebruikers beperken via het toegangsbeheer. Hiervoor kiest hij vanuit het Venice Hoofdmenu: Venice-knop, Toegangsbeheer, Groepen en rechten, Wijzigen (Ctrl+E). Onder het tabblad Rechten staan de rechten in volgorde van optie. Onder VeniceAlgemeenAlgemeenAndere, Tegels kan worden ingesteld of de gebruikersgroep al dan niet gedeelde tegels mag wijzigen/schrappen, de configuratie van tegels mag opstarten, tegels mogen gedeeld worden of niet, of het delen mag worden opgeheven of niet en of persoonlijke tegels mogen worden aangemaakt.

Groepenenrechten

Als Delen en Delen opheffen bv. niet zijn aangevinkt, dan kan een gebruiker die gekoppeld is aan de gebruikersgroep TGL geen persoonlijke tegels delen of het delen van een gedeelde tegel opheffen via het beheer van de tegels ( Venice Hoofdmenu, Venice-knop,  Instellingen, Beheer tegels ).

Beheertegels

Rechten instellen voor standaard tegels

Via het toegangsbeheer kan een beheerder ervoor zorgen dat een groep gebruikers de inhoud van een standaard tegel ( bv. BTW-aangifte) niet kan zien. Hiervoor kiest de beheerder vanuit het Venice Hoofdmenu: Venice-knopToegangsbeheerGroepen en rechtenWijzigen (Ctrl+E). Onder het tabblad Rechten staan de rechten in volgorde van optie. Onder VeniceBoekhoudingAlgemeenAangiftesBTW-aangifte kan Weergeven tegel worden afgevinkt:

Weergeventegel

Hierdoor zal een gebruiker die gekoppeld is aan de gebruikersgroep TGL de standaard tegel BTW-aangifte wel zien verschijnen in het Venice Hoofdmenu, maar de tegel zal geen inhoud weergeven. Als tooltip voor de tegel wordt de tekst U heeft geen rechten om deze gegevens te bekijken getoond.

BTWaangifte

Rechten instellen voor persoonlijke/gedeelde tegels

Voor persoonlijke of gedeelde tegels kan u in het dialoogvenster voor configuratie de rechten instellen voor de betreffende tegel ( indien u beschikt over de optionele module Toegangsbeheer ). Dit gebeurt door vanuit het Venice Hoofdmenu te kiezen voor: Venice-knop,  InstellingenBeheer tegels, Wijzigen (Ctrl+E). In het scherm Configuratie tegel klikt u op de knop Volgende totdat u aan de tab Toegangsbeheer komt. Hier kan u instellen welke gebruikersgroep(en) deze tegel mogen zien:

ConfiguratieTegel

Hierdoor zal een gebruiker die gekoppeld is aan de gebruikersgroep TGL de gedeelde tegel Tekst wel zien verschijnen in het Venice Hoofdmenu, maar de tegel zal geen inhoud weergeven. Als tooltip voor de tegel wordt de tekst U heeft geen rechten om deze gegevens te bekijken getoond.

 Opmerkingen

U kan de configuratie van tegels ook opstarten door op de knop onderaan rechts in het hoofdmenu te klikken.

config tegel

U kan de configuratie van een specifieke tegel wijzigen door met de muis over het onderste gedeelte van de tegel te bewegen. Er verschijnt dan een werkbalk met een aantal knoppen. Via het tandwiel kan u de configuratie van de geselecteerde tegel aanpassen.

config tegel 2