Categorie Archieven: Interfaces/Technisch

Updaten van Venice

Wanneer u een updateabonnement heeft, kan u steeds de nieuwste versie van Venice downloaden vanaf deze link . Indien u werkt met Venice op Aspex moet u neit zelf de update van Venice iotvoeren. De updates worden door onze diensten in samenwerking met Aspex uitgevoerd.  De update is op zich redelijk gelijklopend met een normale set-up van Venice op een paar stappen na.

Onderaan kan u uw registratienummer en registratienaam ingeven om de laatste versie te kunnen downloaden en druk op “Check”

laatste versie

U krijgt dan onderaan een indicatie van uw huidige versie en kan door te drukken op “download nu” de laatste versie downloaden.

update

We raden aan om steeds een back-up van uw gegevens te nemen VÓÓR u start met de update.  Bij twijfel contacteert u best uw verdeler of IT-verantwoordelijke.  Meer info over het nemen van een back-up van uw gegevens kan u hier vinden.

Indien uw Venice op een server/centrale pc geïnstalleerd is en gedeeld wordt met andere gebruikers moet u de update uitvoeren op die server/pc en NIET op de werkstations!

Start de set-up van Venice en volg de stappen.  Halverwege zal u onderstaand scherm zien.  Klik hier op de groene drop-down om te kiezen voor UPDATE van een bestaande installatie en niet voor een set-up van een nieuwe Venice (in het voorbeeldl staan er meer dan 1 Venice installaties maar dat zal over het algemeen voor u niet van toepassing zijn).  We kiezen hier voor de update van Venice10.50TEST

update versie

Volg de stappen verder zoals een normale set-up tot een scherm verschijnt met Finish en de vraag om Venice te starten.

Wanneer Venice wordt opgestart op de server zal de vraag komen om de dossier bij te werken.  Eventueel wordt er ook gevraagd of de ODBC koppeling moet vernieuwd worden en of de gegevens van het dossier worden gebruikt in een externe applicatie.

Het bijwerken van de gegevens kan even duren, onderbreek dus deze bewerking NIET!  Pas als er bij alle dossiers en boekjaren een groene vink staat en er onderaan “Klaar met bijwerken” staat kan u het scherm afsluiten.

Bij het opstarten van Venice op de werkstations zal u de eerste keer een melding krijgen dat de lokale installatie moet bijgewerkt worden  Druk op OK en volg de stappen.  In sommige gevallen zal u dit als administrator moeten uitvoeren.

Indien u geen melding krijgt om de lokale update te starten en indien er bij uw dossiers/dossierkasten een rood kruis staat, klik dan met de rechtermuisknop op het dossier en kies voor “bijwerken” om het naar de juiste versie te brengen.

 

 

 

 

Outlook configureren op Aspex

Via de module E-documenten kan u facturen, leverbonnen en rappels digitaal verzenden naar uw klanten vanuit Venice.  U kan hierbij gebruik maken van SMTP waardoor u zonder tussenkomst van een mailprogramma zoals Outlook, Thunderbird, … uw documenten kan verzenden naar uw klanten.  Dat is dan ook de ideale manier om documenten digitaal door te sturen vanuit uw Venice op Aspex

Indien u echter niet beschikt over de module E-documenten maar toch wenst te mailen op Aspex dan kan u een mailoptie op Aspex bij ons bestellen en daarna uw Outlook op Aspex configureren.

Hoewel we deze werkwijze niet als standaard werkwijze aanprijzen, wordt het hierdoor mogelijk om vanaf uw Aspex portaal te mailen. Gezien uw mailprogramma normaal gezien op uw lokale pc staat en uw Venice op het Aspex portaal staat is het anders niet mogelijk om rechtstreeks documenten door te mailen vanaf uw Venice op Aspex.

Wat zijn de te volgen stappen:

  • Zorg dat u een email account aanvraagt of bestelt bij uw IT-verantwoordelijke of hosting firma (bvb office 365) en dat u beschikt over een werkende E-mail account
  • U bestelt de optie via onze diensten
  • Aspex voegt Outlook toe aan uw installatie
  • Outlook wordt ingesteld voor uw mailaccount

Wanneer uw Outlook beschikbaar is op Aspex moet u deze eerst gaan instellen.  Gezien we niet beschikken over uw login en wachtwoord op Aspex kunnen we dit niet standaard instellen voor u. Omwille van veiligheidsredenen is het dan ook opportuun dat u uw Email op Aspex zelf instelt.  Het instellen van uw Outlook op Aspex is eigenlijk identiek aan de werkwijze voor het instellen van uw lokale Outlook.

  • Log in op Aspex
  • Kies éénmalig de knop “Mail Settings” die nu beschikbaar is op uw Aspex portaal.

mail settings

 

  • Maak een profiel aan door te klikken op “Add” (de naam van het profiel kan vrij gekozen worden) en stel het in als standaard profiel

Profile

 

  • Eens het profiel is ingesteld kan u verder gaan met het instellen van uw account
  • Kies de standaard voorgestelde optie “Email account” en geef uw gegevens in.  Vul uw naam, e-mail adres en wachtwoord in en kies “Next”

email

  •  Wanneer u op Volgende (Next) klikt ,worden de instellingen automatisch nagezien. Indien alles goed verloopt, dan moeten er 3 groene vinkjes getoond worden.

validatie

 

  • Wanneer de instellingen werden nagezien en volledig groen staan, kan u afwerken door te klikken op “Next” en dan uiteindelijk op “Finish”
  • Vanaf dat moment kan u dus uw mail ook beheren vanop het Aspex portaal door te klikken op het Outlook icoon die ook beschikbaar is in uw Aspex portaal
  • In Venice (Lite) moet u enkel nog instellen dat u wenst gebruik te maken van uw outlook om te mailen.  Ga hiervoor naar de Venice knop – instellingen – configuratie wekstation en kies bij mailen voor “Outlook”

WS

Outlook

  • Druk een document af op het scherm en kies “mailen” of F9
  • Een mail venster van Outlook wordt nu geopend met het document in PDF als bijlage

Belangrijke opmerking: Om te kunnen mailen vanaf Venice moet uw Outlook op Aspex steeds geopend zijn !

Vertragingen in Venice op Windows Server 2016

We kregen onlangs een paar meldingen binnen van klanten/verdelers die vertraging opmerken in hun Venice wanneer er wordt gewerkt met Windows Server 2016 (in alle gevallen ging het over een virtuele of cloud server)

Na intern onderzoek hebben we volgende tips om het probleem op te lossen. Bespreek steeds met uw systeembeheerder of IT verantwoordelijke voor u de volgende acties uitvoert!

1) Zet uw Windows Defender uit

In Windows server 2016 wordt de Windows Defender standaard aangezet.  Deze kan zorgen voor vertraging in uw Venice.  Telkens u een module opent, wordt het gescand door Defender waardoor er vertragingen op komen.

Als u werkt met meerdere virtuele servers zoals bijvoorbeeld een dataserver en een terminal server (die dan eigenlijk als client dient) moet u op ALLE servers de ingebouwde en standaard actieve Defender uitzetten.

Dit kan op verschillende manieren:

  • Via Start – Settings – Update & security  - Windows defender – Turn off Defender
  • Via de regedit kan u via HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows Defender\ een DWORD toevoegen om de Defender uit te schakelen
  • via GPO

2) Zorg ervoor dat uw Antivirus de mappen en bestanden van Venice niet scant

Indien u werkt met een andere antivirus dan Defender, moet u alvast de mappen van het Venice basispad toevoegen aan de uitzonderingen in uw  AV.

Om problemen bij de installatie of gebruik van Venice en verlies van performantie te vermijden, raden wij u aan de configuratie van uw anti-virusprogramma aan te passen en bestanden met volgende extensies niet meer te controleren:

BTR (Venice gegevensbestand)
LOG (Venice log-bestand en Pervasive transactie-log)

Het kan in sommige gevallen ook nodig zijn om de extensies .js, .sql, .css, .html, .htm, .csv, .ods, .txt niet te scannen.  Sommige grafische elementen in Venice gebruiken/maken (tijdelijke) bestanden met deze extensies en kan ook voor vertraging zorgen

Er zijn ook andere bestanden die nooit een virus kunnen bevatten omdat ze louter gegevens bevatten en nooit uitgevoerd worden. Deze lijst opnemen in uw anti-virusprogramma is facultatief, maar komt de algemene performantie ten goede.

BMP (Afbeelding, Windows Bitmap)
CLC (Unit4 C-Logic Configuratie)
CLD (Unit4 C-Logic Beschrijvend bestand)
CLE (Unit4 C-Logic Uitdrukking)
CLF (Unit4 C-Logic Afdruklay-out)
CLI (Unit4 C-Logic Importbeschrijving)
CLS (Unit4 C-Logic Doorstuurconfiguratie)
CLV (Unit4 C-Logic Afdrukbeschrijving)
DAT (Gegevensbestand)
DDF (ODBC Bestandsbeschrijving)
EMF (Windows Enhanced Meta-file)
INI (Windows configuratiebestand)
PAR (Unit4 C-Logic configuratiebestand)
GIF (Afbeelding, gif formaat)
JPG (Afbeelding, JPeg formaat)
LCK (Sleutelbestand)
LOC (Pervasive Locator-bestand)
TXT (Tekstbestand)

3) Controleer de Pervasive instellingen

U moet de volgende instellingen nazien op uw server (eventueel ook de terminal server/client)

  • Ga naar Start en open het Pervasive control center (PSQL Control Center)
  • Kies voor Pervasive PSQL – Local Client – Microkernel Router en klik met de rechtermuisknop voor de properties

properties

  •  Ga naar Communication protocols en zet SPXII en NETBIOS uit

comm

  •  In het scherm Access moet ervoor zorgen dat het veld Gateway Durability aangevinkt staat

gateway

4) Controleer de MAPI en TAPI instellingen

Bij het openen van de meeste modules van Venice worden er verschillende checks uitgevoerd.  In Windows Server 2016 worden de TAPI gegevens niet correct doorgegeven aan Venice waardoor die langer moet zoeken dan normaal naar de juiste instellingen.  Dat zorgt ervoor dat u soms vertragingen kan krijgen bij het openen van bepaalde modules.

  • Ga naar Venice in het hoofdmenu en klik op de Venice knop – Instellingen – Configuratie werkstation

configws

  •  Kies bij Mapi (Email) voor NEE en indien mogelijk bij TAPI (Telefoneren) ook voor NEE en druk op OK

mapitapi

Dit zal de waarden in het register aanpassen en ervoor zorgen dat er niet meer wordt gezocht naar deze instellingen.  indien u wenst te mailen via Outlook vanuit Venice moet u achteraf in datzelfde scherm de instellingen terug goed zetten bij Email op “via Outlook”.  In de meeste gevallen zal TAPI (telefoneren) op NEE moeten blijven staan.

Gelieve ook na te zien via regedit – HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\C-LOGIC\GLOBALS\CONFIG of de REG_DWORD sleutels CallActive en EmailActive correct staan.

Indien u bij beide NEE hebt gezet, moet er bij deze twee sleutels ook (0) staan.  Het kan zijn dat u de dropdown in Venice voor telefoneren niet heeft staan in uw Venice, U zal dan de sleutel voor CallActive manueel op (0) moeten zetten in de regedit

regedit

 

 

 

 

ODBC bestandsbeschrijvingen aanmaken in een client-server versie van Venice

Indien u vanuit Venice de ODBC-bestandsbeschrijvingen wenst aan te maken in een client-server versie van Venice, dan kan dit enkel gebeuren wanneer aan één van de volgende voorwaarden voldaan is:

  • U heeft Venice opgestart op de server met een Windows user die local admin is op de server.
  • Ofwel moet u vanop een werkstation inloggen met een windowsgebruiker die full administrator is op de server.
  • Ofwel moet u vanop het werkstation inloggen met een Windows gebruiker die lid is van de lokale admin_pervasive groep op de server. Dit is dus een lokale gebruikersgroep op de server die als eigenschap ‘Local logon’ heeft.

Indien u de module ODBC-bestandsbeschrijvingen opstart vanaf een werkpost en er is niet voldaan aan bovenstaande voorwaarden, dan zullen er bij Lokaal pad vraagtekens worden afgebeeld.

odbc1

Klik vervolgens op de knop Afmelden

odbc2

 

Druk vervolgens op Aanmelden en geef de login gegevens in van een gebruiker die de gewenste rechten heeft.

Indien u ingelogd bent met een gebruiker met de juiste rechten, dan zal het lokale pad op de server waar de ddf-bestanden zich bevinden automatisch worden ingevuld.

odbc3

Indien u een in organisatie werkt waar meerdere gebruikers ODBC bestandsbeschrijvingen moeten kunnen aanmaken, dan kan u het inloggen automatiseren.

Maak onder de map \main\common onder het basispad van Venice een bestand met naam RtDdf.par aan.

In dat bestand maakt u een sectie aan met als naam [DtiLogon]

Voeg volgende lijnen toe:

Name=<Naam gebruiker>

PassWord=<paswoord gebruiker>

 

 

 

Elektronisch factureren aan de overheid via PEPPOL

Vanaf Versie 10.40 van Venice is het mogelijk om elektronisch te factureren aan de overheid via PEPPOL.  Voorwaarde is dat u beschikt over Venice Facturatie Enterprise en over de optie Edocumenten.

We geven u een overzicht van de te volgen stappen in Venice:

INSTELLEN VAN HET DOSSIER

1) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u ervoor dat uw ondernemingsnummer is ingevuld

Ondernemingsnummer

2) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u er ook voor dat minstens 1 bankrekening correct is ingevuld, deze zal de overheid gebruiken voor de betaling van de door u opgemaakte facturen.

bank

3) Via Basisgegevens – Instellingen – Parameters – Edocumenten vinkt u in het tabblad Algemeen “PEPPOL-netwerk” aan.  Daarnaast moet u ook uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen die u kreeg van ons.  U kan controleren of de gegevens juist zijn door te klikken op “Controleren”

Om te kunnen versturen via PEPPOL moet u credentials hebben om kunnen inloggen en sturen via onze Access point.

peppol

 

Deze credentials kan u via ons krijgen door een mail te sturen naar order.venice@unit4.com . We hebben volgende gegevens nodig:

  • uw registratienummer
  • uw registratienaam/firmanaam
  • uw ondernemingsnummer
  • Contactpersoon naam
  • Contactpersoon email
  • Contactpersoon telefoon

Wanneer u uw gegevens hebt gekregen van ons, kan u dit in bovenstaand scherm invullen.  Uw dossier is nu klaar om via PEPPOL elektronische documenten te sturen naar de overheid.

INSTELLEN VAN DE KLANTENFICHE

Verder moet u ook nog de volgende instellingen aanpassen voor alle overheidsdiensten waar u elektronische facturen naartoe wenst te sturen:

1) Ga naar de klantenfiche – tabblad Nummer en daar ziet u een extra veld PEPPOL-ID staan

  • Gaat het om een nieuwe klant, dan geeft u zijn ondernemingsnummer in, wanneer u naar het volgende veld gaat, zal Venice trachten de PEPPOL ID in te vullen
  • Gaat het om een bestaande klant, moet u het veld ondernemingsnummer leegmaken, even naar een ander veld gaan en opnieuw het ondernemingsnummer invullen.  De PEPPOL-ID wordt dan opgehaald

Nummers

2) In de klanten fiche – tabblad eDocs kiest u voor “Elektronisch” en Export wijze “PEPPOL” (dit zal reeds correct ingevuld zijn indien de PEPPOL-ID werd opgehaald inde vorige stap)

Edocs2

3) U moet daarna nog deze eenmalige instellingen aanpassen in dit scherm, dat wil zeggen dat eens u dit heeft aangepast u dit in de toekomst niet meer zal moeten doen.  U hoeft dan enkel te kiezen voor Elektronisch en wijze PEPPOL in uw klantenfiche.

  • Druk op het pennetje achter PEPPOL

pijltje

  • Kies de bankrekening 1 of 2 of 3, die komt overeen met de bank die u eerder invulde in de firmagegevens

Peppolbank

  • Kies/Maak een pad waar de PEPPOL documenten zullen opgeslagen worden.  U kan hiervoor klikken op het verkenner icoontje achter het veld.  U komt dan in de hoofdmap Van Venice terecht.  Daar kan u dan een map aanmaken (bvb peppol).  In ons voorbeeld staat er .\peppol\ dat wil zeggen dat er in de hoofddirectory van het dossier in Venice een map peppol is gemaakt.

Peppolpad

FACTUREREN AAN DE OVERHEID

U bent nu klaar om te factureren en te verzenden via PEPPOL, wanneer u nu een factuur opmaakt voor een PEPPOL klant die u correct instelde, zal u een Pop-up krijgen die u erop wijst dat het om een PEPPOL klant gaat en dat u zeker moet letten op de referentie van de factuur.  U kreeg bij de offerte aanvraag of de bestelling van de overheid een referentie, deze MOET identiek zijn als de referentie die u op de factuur zult zetten.

Er wordt namelijk gewerkt met een automatisch herkenning systeem die werkt aan de hand van deze referentie!  Indien de referentie niet correct is, kan uw factuur geweigerd worden, of zal er veel vertraging zijn bij het verwerken van de facturen door de overheid.

factuur

Wanneer uw facturen zijn opgemaakt, kan u via tabblad Extra in het overzicht klikken op Exporteren (idem werkwijze als Edocumenten)

Export

 

U krijgt voor de PEPPOL facturen en de andere elektonische facturen een venster Exporteren. Druk hier op start om het exporteren te starten. Wanneer de export geslaagd is zal u een groene vink zien staan naast de geëxporteerde facturen.

Vanaf dat moment is uw factuur vertrokken uit Venice en wordt die voor de PEPPOL facturen aangeleverd op het Mercurius platform van de overheid.  De verdere afhandeling gebeurt dan door de overheid.

ExportOK

Op het Mercurius platform kan u nazien welke status uw document heeft.  Het kan wel een uur duren vooraleer de factuur die u verstuurde uit Vence effectief op het platform te zien is.

BELANGRIJKE OPMERKING!

Elke factuur die u stuurt naar de overheid wordt bijgehouden in een database dus ook de de geweigerde facturen.  Dat wil zeggen dat u een geweigerde factuur niet een tweede maal kunt aanbieden nadat u hem verbeterde.  U moet dus in Venice de factuur crediteren en opnieuw maken met een nieuw nummer (dupliceren is hier de gemakkelijkste manier).  Pas als u een nieuw factuurnummer heeft, dan kan u de factuur opnieuw doorsturen.  Vergeet niet om na te zien of referentie correct werd ingevuld/overgenomen

Meer info over het gebruik van het Mercurius platform van de overheid of hoe u een login kan bekomen voor dit platform vindt u op de volgende links

https://overheid.vlaanderen.be/mercurius-en-peppol

https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html

https://iamapps.belgium.be/rma/

https://digital.belgium.be/e-invoicing

Consulteer eveneens ons filmpje op https://www.youtube.com/watch?v=YaisMsnlkoQ

Verkoopsvoorwaarden bijvoegen aan uw factuur

Om in Venice de verkoopsvoorwaarden toe te voegen aan uw facturen gaat als volgt te werk:

-> Druk uw factuur af en kies voor wijzigen (of ga via de lay-out editor) en zoek de juiste lay-out op (in mijn geval kies ik voor een dossier variant TEST die ik wil aanpassen)

lay1

-> Onderaan het werkblad kan u de blok voorwaarden opentrekken, kies bovenaan voor een nieuw tekstveld en voeg hem toe aan die blok

-> In het verkregen venster klikt u naast Nederlands op het pijltje om de dialoogbox te openen

Voorwaarden

-> Plak uw tekst zonder opmaak in het vak en herhaal eventueel voor andere talen.

tekst

-> U moet bij tabblad lettertype – uitlijning aanduiden “Links meerdere lijnen” zodat alle lijnen van verkoopsvoorwaarden op de lay-out komen

uitlijning-

-> U kan steeds terugkeren naar de bovenstaande schermen door met de rechtermuisknop te klikken op het tekstveld en te kiezen voor eigenschappen

eigenschappen

-> Sla uw lay-out op via de Venice knop bovenaan links

safelay

-> U krijgt nu na de laatste pagina van uw factuur de verkoopsvoorwaarden op een nieuwe pagina

Voorwaarden 2

Pervasive SQL gegevensbeheer is niet gestart of werd manueel gestopt

Indien u volgende fout krijgt bij het opstarten van Venice is het omdat de Pervasive service die Venice gebruikt niet werd opgestart of is gestopt.  Zonder deze service kan Venice niet opstarten

SQL1

 

U kan hiervoor het volgende doen: 

-> Start uw pc/server opnieuw op, de service zou dan moeten opnieuw opstarten

-> Indien u twijfelt over de volgende stappen, neem contact op met uw IT verantwoordelijke of netwerkbeheerder! Ga via de startknop in Windows naar Services.msc (indien u Windows 7 heeft of lager zal u via de Start knop – run/uitvoeren moeten zoeken achter services.msc)

Windows 8 of hoger:

services

Windows 7 of lager:

run

-> Zoek in het services scherm achter Pervasive SQL workgroup Engine of PSQLWGE.  Eventueel kan het ook een Pervasive SQL Server Engine zijn indien u werkt met een client-server versie van Venice

SQL2

PSQl

-> Klik met de rechtermuisknop op de service en kies voor “opnieuw opstarten”. Het kan echter zijn dat u hiervoor geen rechten heeft, vraag dan meer info bij IT-verantwoordelijke of Netwerkbeheerder.  Hij zal dit als Administrator kunnen/moeten uitvoeren.

heropstarten

Het is belangrijk dat deze service op AUTOMATISCH staat zodat hij bij het heropstarten van uw pc/server ook automatisch mee opstart, door dubbel te klikken op de service kan u dit nazien/aanpassen

auto

-> indien het heropstarten van de service niet lukt of indien u nog steeds een foutmelding krijgt dan kan u best Pervasive opnieuw installeren.

 

Checklist voor het aanmaken van een aangepaste factuurlay-out

Sinds februari 2004 zijn er een aantal wijzigingen betreffende de verplichte vermeldingen op de factuur. Wij stelden een controlelijst op die u kan gebruiken indien u uw factuurlay-out zou aanpassen.

Check Oude factuurvermeldingen Nieuwe factuurvermelding vanaf 01/01/2004

 

 

 Vermelding van het woord ‘Factuur’.

 Datum waarop factuur wordt uitgereikt.

 

 idem

 Het volgnummer in boek uitgaande facturen.

 

 Een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat de factuur (of het stuk) op eenduidige wijze identificeert.

 De identiteit van de belastingsplichtige, ttz diens

- naam of maatschappelijke benaming
- administratieve of maatschappelijke zetel
- inschrijvingsnummer in het handels- of ambachtsregister
- BTW-nummer

 

 identiteit belastingsplichtige, ttz diens

- naam of maatschappelijke benaming
- administratieve of maatschappelijke zetel
- ondernemingsnummer

 Bij erkenning van een aansprakelijk vertegenwoordiger diens identiteit, adres en hoedanigheid. Indien een vereenvoudigd aansprakelijk vertegenwoordiger wordt erkend, moet daarenboven ook zijn BTW-nummer worden vermeld.

 

 idem, maar ondernemingsnummer ipv BTW-nummer

 De identiteit van de medecontractant, ttz diens

- naam of maatschappelijke benaming
- adres
- BTW-nummer (indien BTW-nummer van andere lidstaten; in bepaalde gevallen)

Bij erkenning van een individuele of vereenvoudigde aansprakelijk vertegenwoordiger, moeten ook deze gegevens vermeld worden.

 

 idem, maar ondernemingsnummer ipv BTW-nummer

 De datum van de levering van het goed of van de voltooiing van de dienst. Indien geen datumbepaling mogelijk is, het tijdvak waarin handeling plaatsvond.

 

 De datum van het belastbaar feit of de datum van de gehele of gedeeltelijke incassering van de prijs, voorzover die datum verschillend is van de factuurdatum.

 De identificatie van de handeling, in het bijzonder:

- gebruikelijke naam van de goederen/diensten
- hoeveelheid
- het voorwerp van de diensten

Voor auto’s en margeregeling gelden speciale vermeldingen.

 

 De identificatie van de handeling, in het bijzonder:

- gebruikelijke naam van de goederen/diensten
- hoeveelheid
- het voorwerp van de diensten

Voor auto’s en margeregeling gelden speciale vermeldingen.

 Bankrekeningnummer van de begunstigde.

 

 Per BTW-tarief, de maatstaf van heffing in EUR en de elementen waaruit hij is samengesteld.

 

 Per tarief (of vrijstelling) de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs exclusief belasting, evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en -rabatten, indien deze niet in de eenheidsprijs zijn inbegrepen.

 De tarieven van de verschuldigde BTW.

 

 idem

 Weergave in EUR van de verschuldigde BTW per tarief, alsmede de totaal verschuldigde BTW  Weergave van het totaalbedrag van de verschuldigde belasting uitgedrukt in de nationale munteenheid van de lidstaat waar de goederen worden geleverd of de diensten verricht.

(dus ALTIJD muntcode voorzien!)

(Dit is geen strikte verplichting maar het is wel aan te raden.)

 

 Wettelijke bepaling op grond waarvan geen BTW wordt aangerekend of handeling is vrijgesteld.  De vermeldingen van de bepaling van de richtlijn of nationale bepaling krachtens dewelke geen BTW wordt aangerekend of handeling is vrijgesteld, of een gelijkwaardige vermelding.

(dus ALTIJD vrijstellingscodetekst voorzien)

 

 Bij een eindfactuur waar er één of meerdere voorschotfacturen zijn geweest, moet er een verwijzing zijn naar de voorschotfacturen.

 

 Verwijzing naar een vroeger uitgereikt stuk(ken) indien voor dezelfde handeling meerdere facturen worden uitgereikt.

 

 idem

 Alle andere vermeldingen voorgeschreven door het wetboek BTW of haar uitvoeringsbesluiten (b.v. de melding Belasting te voldoen door de medecontractant …).

 

 idem

 Betreffende creditnota’s: Men is gehouden een verbeterd stuk uit te reiken wanneer de factuur, na uitreiking ervan, moet worden verbeterd. Dergelijk verbeterd stuk wordt doorgaans aangeduid als een creditnota. Om het recht op de teruggaaf van BTW te kunnen uitoefenen, moet op dit verbeterd stuk of creditnota de vermelding “BTW terug te storten aan de staat waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht” voorkomen. Dit verbeterd stuk verwijst steeds naar de oorspronkelijke factuur waarop ze betrekking heeft.

 

 

Het uitvoeringsKB bepaalt ook in welke gevallen de Minister van Financiën een “vereenvoudigde” factuur (bv bij tanken met bancontact) kan uitreiken en wat desgevallend de minimale verplichte vermeldingen zijn (art 13 KB 1). Tot op heden was dit niet uitdrukkelijk omschreven in de wet.

 

Meer info
Meer info over de wet van 28/01/04 gepubliceerd in het Belgisch staatsblad van 10/02/04 vind je op http://www.ejustice.just.fgov.be/doc/rech_n.htm

 

Automatische installatie van service packs

Belangrijk: kijk onderaan bij ‘firewall’ voor foutmeldingen die u kan krijgen bij het uitvoeren van een Venice setup!

Inleiding

Een van de nieuwe features in Venice 9.70 is de automatisch installatie van service packs. Een service pack is een aanpassing die we voorzien voor een specifieke versie van Venice. De aanleiding om deze uit te brengen is meestal een vraag van een klant die een heel specifiek en urgent probleem heeft dat op korte termijn moet aangepakt worden. Vaak is dit ook een probleem dat heel weinig klanten treft.

We zouden het als volgt kunnen stellen: “Als u niet wist dat er een service pack beschikbaar was, dan is dat omdat u hem niet nodig hebt.”

Waar te vinden?

Service packs kan u downloaden op onze ftp site. In deze mappenstructuur vindt u de service packs terug. Er wordt een map aangemaakt voor elke Venice versie waarvoor er een service pack beschikbaar is. In dezelfde map vindt u ook het bestand Patches.htm, hierin kan u nalezen welke aanpassingen er precies in zitten.

De extensie bevat een verwijzing naar het versienummer.
Bv. VenWin961_.SP2 betekent dat het de 2e service pack is voor v9.61.

Elke service pack is ook cumulatief, dus de aanpassingen die in SP1 zitten, zullen ook in SP2 zitten. Deze aanpassingen worden trouwens ook opgenomen in de eerstvolgende officiële release van Venice. Dus als u versie 9.70 installeert, heeft het geen zin om te kijken als er nog service pack’s zijn voor versie 9.61.

Handmatige installatie

Tot en met versie 9.61 was dit de manier om een service pack te installeren:

  1. Kijk op de ftpsite in de map die verwijst naar uw versie van Venice
  2. Download het SP? bestand
  3. Kopieer dit bestand naar de Patches map onder het basispad van Venice (Druk op Alt-I in het hoofdmenu om het basispad te kennen)
  4. Start Venice opnieuw op op de server. Venice zal detecteren dat er een service pack klaar staat, en voorstellen om deze te installeren
  5. Als dit gebeurd is, dan zullen de Venice werkposten (bij het opstarten van Venice) ook automatisch de aanwezigheid van een service pack detecteren, en u vragen om deze te installeren.

Automatische installatie

Sedert versie 9.70 is dit proces volledig geautomatiseerd, in de volgende gevallen:

  • U doet een nieuwe installatie van Venice
  • U voert een update uit van Venice
  • In andere gevallen zal u de installatie nog steeds handmatig (zie hierboven) moeten uitvoeren.

In dit geval zal het setupmenu van Venice controleren als er een SP beschikbaar is en, mits u toestemming verleent, deze automatisch mee installeren.

 Firewall

De controle verloopt in de achtergrond, vanuit het setup menu.Er wordt dus een connectie gelegd met onze ftpsite (en dit was vroeger niet het geval). Het is dus mogelijk dat u een waarschuwing krijgt van de Windows firewall tijdens het klikken op de knop ‘Installeer’ in het setupmenu:

firewall-setup

 

Het is belangrijk dat u hier kilkt op Toegang toestaan.

Als u dit niet doet, dan zal het setup menu van Venice blijven hangen, zonder foutmelding. Na verloop van tijd zal de setup wel verder gaan, maar dit kan tot 10 minuten duren!

Als u per ongeluk op annuleren klikte, dan wordt er een rule toegevoegd in de Windows firewall om dit verkeer te blokkeren. U kan deze rule echter schrappen als volgt:

  1. Start de Windows firewall met geavanceerde beveiliging op (bv. in het startmenu van Windows door wf.msc in te tikken)
  2. In het linkse paneel klikt u op Regels voor binnenkomende verbindingen
  3. Zoek in de lijst naar regels met SetupRun of SetupMenu in de kolom Naam, waarvoor er een rood verbodsbord staat. 
  4. schrap deze regels

Hieronder vindt u een voorbeeld :

firewall-lijst

 

Meer informatie over Windows Firewall kan u hier nalezen.

Uw facturen versturen per e-mail: MAPI of SMTP

Met de module eDocumenten van Venice kan u uw facturen automatisch mailen naar uw klanten. Venice biedt u hierbij 2 (technische) keuzes: SMTP en MAPI.

Aangezien we best wat vragen binnenkrijgen hierover, willen we via dit artikel wat dieper ingaan op dit onderwerp.

Wat is MAPI?

Mapi is de afkorting van Message Application Programming Interface.

In mensentaal wil dit zeggen: een manier om een extern programma (bv. Venice) een e-mail te laten versturen door middel van een e-mail programma dat reeds op uw pc geïnstalleerd staat (bv. Outlook, of Thunderbird).

Niet alle e-mailprogramma’s zijn MAPI-compatibel. E-mail programma’s die dit wel zijn, geven dit automatisch door aan Windows. Zo kan Venice automatisch detecteren als er zo’n programma op de pc aanwezig is, en er gebruik van maken.

Enkele e-mailprogramma’s die MAPI-compatibel zijn, zijn Outlook en Thunderbird.  Aangezien Venice een 32-bits programma is, moeten deze e-mail programma’s ook als een 32-bits versie geïnstalleerd zijn, anders zal het niet werken.

Hoe werkt het in Venice?

Eerst en vooral moet u nagaan als Venice een MAPI compatibel programma gedetecteerd heeft op uw pc. Dat doet u door in het hoofdmenu van Venice op de Venice-knop te klikken, en dan Instellingen, Werkstation te kiezen.

werkstation-mapi

Als u de gegevens in dit zwarte kader niet terugvindt op uw pc, dan betekent dit dat Venice geen compatibel e-mailprogramma aangetroffen heeft op uw pc. U zal er dan ofwel één moeten installeren, ofwel opteren voor het versturen van uw facturen via SMTP (zie verder in dit artikel).

Als u deze keuze mogelijkheid wel aantreft, dan hebt u nog de mogelijkheid tussen MAPI en Outlook: In dat geval kiest u best voor Outlook, aangezien Venice in combinatie met Outlook nog wat extra mogelijkheden biedt. Het belangrijkste hiervan is de mogelijkheid om e-mails met HTML-opmaak te versturen.

Dt betekent dat u uw e-mails aantrekkelijker kan maken, door gebruik te maken van tekst die in het vet staat, onderlijning, kleuren, en andere opmaak die de HTML-standaard u biedt.

Daarna moet u de module eDocumenten nog als volgt configureren om gebruik te maken van MAPI:

edoc-mapi

Als u tenslotte ook nog uw facturen met HTML-opmaak wil versturen, moet u dit ook nog opgeven in hetzelfde dialoogvenster:

edoc-html

 

Als u vervolgens uw facturen exporteert vanuit Venice, dan zal er per te versturen factuur automatisch een e-mailbericht aangemaakt en verzondern worden. U merkt hier niets van, behalve dat  u in uw map Verzonden items deze mails zal terugvinden.

Indien u gekozen had voor MAPI in plaats van Outlook, zal u per e-mail die verzonden wordt deze waarschuwing krijgen:

mapi-waarschuwing

Dit is een beveiligingsfeature van Windows, om te vermijden dat spamsoftware zonder uw medeweten spam e-mails zou versturen via uw pc.

U kan hier nalezen hoe u deze melding kan vermijden.

Wat is SMTP?

SMTP is de afkorting van Simple Mail Transfer Protocol. Dit is het onderliggende systeem waarmee mails over internet heen en weer kunnen gestuurd worden.

De e-mails die u verzendt, worden via uw internet provider’s smtp server in een wachtrij geplaatst, en netjes afgeleverd aan de smtp-server van de internet provider van uw bestemmeling. Alles gebeurt volledig in de achtergrond.

Elke internet provider biedt zijn klanten een smtp server aan. In uw e-mail programma moet dit immers ingesteld worden, zodat uw e-mails ook effectief kunnen verzonden worden.

Als u een bedrijfs e-mail adres hebt, dan hangt het er van af als uw IT-verantwoordelijke de smtp toegang voor u mogelijk gemaakt heeft of niet. U zal dat moeten navragen.

Hoe werkt het in Venice?

Als u uw facturen via SMTP wil versturen, dan moet u dit aangeven in het configuratiescherm van de module eDocumenten:

edoc-smtp

 

Bij adres moet u het ip-adres (of de computernaam) van de SMTP-server ingeven. Bij poort het poortnummer waarop de server luistert. Meestal is dit poort 25 of 587.

U kan eveneens opgeven als u een beveiligde verbinding (TLS of SSL) wil gebruiken of niet.

Sommige SMTP servers vereisen een beveiligde verbinding, andere niet. Het is ook mogelijk dat afhankelijk van het type van beveiliging, er een andere poort moet opgegeven worden.

Soms moet u zich ook eerst aanmelden op een SMTP-server vooraleer het toegelaten is om een e-mail te versturen via deze weg. In dat geval moet u dit ook in dit dialoogvenster opgeven:

edoc-aanmelden

 

Meestal zal u dan uw e-mail adres moeten opgeven als gebruikersnaam, en uw bijhorend wachtwoord.

Als u de facturen via SMTP verstuurt, dan ziet u hier geen enkel spoor van in uw e-mal programma. Om toch bij te kunnen houden wanneer u uw facturen gemaild hebt, raden we u aan om uw eigen e-mailadres in het Bcc: veld in te geven.

Bcc: staat voor Blind Carbon Copy, en betekent dat een kopie van de verstuurde factuur ook naar dit e-mailadres verstuurd wordt, zonder dat de bestemmeling dit kan zien (vandaar de ‘blind’ carbon copy).

edoc-bcc

 

Standaard instellingen voor Gmail, Outlook.com en Office 365

Als u Gmail gebruikt, dan vindt u hier de correcte instellingen.

Als u een gratis Microsoft email account gebruikt (bv. xxx@outlook.com of een hotmail account)

POP: Incoming mail server: pop-mail.outlook.com, poort 995, encryptie: SSL
IMAP Incoming mail server: imap-mail.outlook.com, poort 993, encryptie: SSL
SMTP outgoing mail server: smtp-mail.outlook.com, poort 587, encryptie: auto
Activeer : My outgoing server (SMTP) requires authentication +  use same settings as my incoming mail server

Als u Office 365 gebruikt:

POP: Incoming mail server: outlook.office365.com, poort 995, encryptie: SSL
IMAP Incoming mail server: outlook.office365.com, poort 993, encryptie: SSL
SMTP outgoing mail server: smtp.office365.com poort 587, encryptie: auto
Activeer : My outgoing server (SMTP) requires authentication +  use same settings as my incoming mail server

Het verschil tussen POP en IMAP:

Bij een POP-account wordt de inkomende mail van de server van uw email provider gedownload en in een lokaal bestand op uw pc gezet. (Afhankelijk van de instellingen, wordt de mail dan op de server van de mail provider ook verwijderd, of blijft hij daar nog staan).

Bij een IMAP-account wordt de folder structuur van uw mailbox gesynchroniseerd naar een lokaal bestand. De bewerkingen die u doet met de mails worden steeds in de 2 richtingen gesynchroniseerd. Als u dus via uw lokale email programma een mail verstuurt, dan wordt deze naar de map 'Verzonden items' op de server gekopieerd. Als u uw mailbox consulteert via de webmail, dan zou u daar dus ook die mail zien staan. 

Met een POP-account is het zo dat als u een mail lokaal verstuurt, dan zal deze mail via webmail niet terug te vinden zijn.