Categorie Archieven: Sector

Vertragingen in Venice op Windows Server 2016

We kregen onlangs een paar meldingen binnen van klanten/verdelers die vertraging opmerken in hun Venice wanneer er wordt gewerkt met Windows Server 2016 (in alle gevallen ging het over een virtuele of cloud server)

Na intern onderzoek hebben we volgende tips om het probleem op te lossen. Bespreek steeds met uw systeembeheerder of IT verantwoordelijke voor u de volgende acties uitvoert!

1) Zet uw Windows Defender uit

In Windows server 2016 wordt de Windows Defender standaard aangezet.  Deze kan zorgen voor vertraging in uw Venice.  Telkens u een module opent, wordt het gescand door Defender waardoor er vertragingen op komen.

Als u werkt met meerdere virtuele servers zoals bijvoorbeeld een dataserver en een terminal server (die dan eigenlijk als client dient) moet u op ALLE servers de ingebouwde en standaard actieve Defender uitzetten.

Dit kan op verschillende manieren:

  • Via Start – Settings – Update & security  - Windows defender – Turn off Defender
  • Via de regedit kan u via HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows Defender\ een DWORD toevoegen om de Defender uit te schakelen
  • via GPO

2) Zorg ervoor dat uw Antivirus de mappen en bestanden van Venice niet scant

Indien u werkt met een andere antivirus dan Defender, moet u alvast de mappen van het Venice basispad toevoegen aan de uitzonderingen in uw  AV.

Om problemen bij de installatie of gebruik van Venice en verlies van performantie te vermijden, raden wij u aan de configuratie van uw anti-virusprogramma aan te passen en bestanden met volgende extensies niet meer te controleren:

BTR (Venice gegevensbestand)
LOG (Venice log-bestand en Pervasive transactie-log)

Het kan in sommige gevallen ook nodig zijn om de extensies .js, .sql, .css, .html, .htm, .csv, .ods, .txt niet te scannen.  Sommige grafische elementen in Venice gebruiken/maken (tijdelijke) bestanden met deze extensies en kan ook voor vertraging zorgen

Er zijn ook andere bestanden die nooit een virus kunnen bevatten omdat ze louter gegevens bevatten en nooit uitgevoerd worden. Deze lijst opnemen in uw anti-virusprogramma is facultatief, maar komt de algemene performantie ten goede.

BMP (Afbeelding, Windows Bitmap)
CLC (Unit4 C-Logic Configuratie)
CLD (Unit4 C-Logic Beschrijvend bestand)
CLE (Unit4 C-Logic Uitdrukking)
CLF (Unit4 C-Logic Afdruklay-out)
CLI (Unit4 C-Logic Importbeschrijving)
CLS (Unit4 C-Logic Doorstuurconfiguratie)
CLV (Unit4 C-Logic Afdrukbeschrijving)
DAT (Gegevensbestand)
DDF (ODBC Bestandsbeschrijving)
EMF (Windows Enhanced Meta-file)
INI (Windows configuratiebestand)
PAR (Unit4 C-Logic configuratiebestand)
GIF (Afbeelding, gif formaat)
JPG (Afbeelding, JPeg formaat)
LCK (Sleutelbestand)
LOC (Pervasive Locator-bestand)
TXT (Tekstbestand)

3) Controleer de Pervasive instellingen

U moet de volgende instellingen nazien op uw server (eventueel ook de terminal server/client)

  • Ga naar Start en open het Pervasive control center (PSQL Control Center)
  • Kies voor Pervasive PSQL – Local Client – Microkernel Router en klik met de rechtermuisknop voor de properties

properties

  •  Ga naar Communication protocols en zet SPXII en NETBIOS uit

comm

  •  In het scherm Access moet ervoor zorgen dat het veld Gateway Durability aangevinkt staat

gateway

4) Controleer de MAPI en TAPI instellingen

Bij het openen van de meeste modules van Venice worden er verschillende checks uitgevoerd.  In Windows Server 2016 worden de TAPI gegevens niet correct doorgegeven aan Venice waardoor die langer moet zoeken dan normaal naar de juiste instellingen.  Dat zorgt ervoor dat u soms vertragingen kan krijgen bij het openen van bepaalde modules.

  • Ga naar Venice in het hoofdmenu en klik op de Venice knop – Instellingen – Configuratie werkstation

configws

  •  Kies bij Mapi (Email) voor NEE en indien mogelijk bij TAPI (Telefoneren) ook voor NEE en druk op OK

mapitapi

Dit zal de waarden in het register aanpassen en ervoor zorgen dat er niet meer wordt gezocht naar deze instellingen.  indien u wenst te mailen via Outlook vanuit Venice moet u achteraf in datzelfde scherm de instellingen terug goed zetten bij Email op “via Outlook”.  In de meeste gevallen zal TAPI (telefoneren) op NEE moeten blijven staan.

Gelieve ook na te zien via regedit – HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\C-LOGIC\GLOBALS\CONFIG of de REG_DWORD sleutels CallActive en EmailActive correct staan.

Indien u bij beide NEE hebt gezet, moet er bij deze twee sleutels ook (0) staan.  Het kan zijn dat u de dropdown in Venice voor telefoneren niet heeft staan in uw Venice, U zal dan de sleutel voor CallActive manueel op (0) moeten zetten in de regedit

regedit

 

 

 

 

Elektronisch factureren aan de overheid via PEPPOL

Vanaf Versie 10.40 van Venice is het mogelijk om elektronisch te factureren aan de overheid via PEPPOL.  Voorwaarde is dat u beschikt over Venice Facturatie Enterprise en over de optie Edocumenten.

We geven u een overzicht van de te volgen stappen in Venice:

INSTELLEN VAN HET DOSSIER

1) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u ervoor dat uw ondernemingsnummer is ingevuld

Ondernemingsnummer

2) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u er ook voor dat minstens 1 bankrekening correct is ingevuld, deze zal de overheid gebruiken voor de betaling van de door u opgemaakte facturen.

bank

3) Via Basisgegevens – Instellingen – Parameters – Edocumenten vinkt u in het tabblad Algemeen “PEPPOL-netwerk” aan.  Daarnaast moet u ook uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen die u kreeg van ons.  U kan controleren of de gegevens juist zijn door te klikken op “Controleren”

Om te kunnen versturen via PEPPOL moet u credentials hebben om kunnen inloggen en sturen via onze Access point.

peppol

 

Deze credentials kan u via ons krijgen door een mail te sturen naar order.venice@unit4.com . We hebben volgende gegevens nodig:

  • uw registratienummer
  • uw registratienaam/firmanaam
  • uw ondernemingsnummer
  • Contactpersoon naam
  • Contactpersoon email
  • Contactpersoon telefoon

Wanneer u uw gegevens hebt gekregen van ons, kan u dit in bovenstaand scherm invullen.  Uw dossier is nu klaar om via PEPPOL elektronische documenten te sturen naar de overheid.

INSTELLEN VAN DE KLANTENFICHE

Verder moet u ook nog de volgende instellingen aanpassen voor alle overheidsdiensten waar u elektronische facturen naartoe wenst te sturen:

1) Ga naar de klantenfiche – tabblad Nummer en daar ziet u een extra veld PEPPOL-ID staan

  • Gaat het om een nieuwe klant, dan geeft u zijn ondernemingsnummer in, wanneer u naar het volgende veld gaat, zal Venice trachten de PEPPOL ID in te vullen
  • Gaat het om een bestaande klant, moet u het veld ondernemingsnummer leegmaken, even naar een ander veld gaan en opnieuw het ondernemingsnummer invullen.  De PEPPOL-ID wordt dan opgehaald

Nummers

2) In de klanten fiche – tabblad eDocs kiest u voor “Elektronisch” en Export wijze “PEPPOL” (dit zal reeds correct ingevuld zijn indien de PEPPOL-ID werd opgehaald inde vorige stap)

Edocs2

3) U moet daarna nog deze eenmalige instellingen aanpassen in dit scherm, dat wil zeggen dat eens u dit heeft aangepast u dit in de toekomst niet meer zal moeten doen.  U hoeft dan enkel te kiezen voor Elektronisch en wijze PEPPOL in uw klantenfiche.

  • Druk op het pennetje achter PEPPOL

pijltje

  • Kies de bankrekening 1 of 2 of 3, die komt overeen met de bank die u eerder invulde in de firmagegevens

Peppolbank

  • Kies/Maak een pad waar de PEPPOL documenten zullen opgeslagen worden.  U kan hiervoor klikken op het verkenner icoontje achter het veld.  U komt dan in de hoofdmap Van Venice terecht.  Daar kan u dan een map aanmaken (bvb peppol).  In ons voorbeeld staat er .\peppol\ dat wil zeggen dat er in de hoofddirectory van het dossier in Venice een map peppol is gemaakt.

Peppolpad

FACTUREREN AAN DE OVERHEID

U bent nu klaar om te factureren en te verzenden via PEPPOL, wanneer u nu een factuur opmaakt voor een PEPPOL klant die u correct instelde, zal u een Pop-up krijgen die u erop wijst dat het om een PEPPOL klant gaat en dat u zeker moet letten op de referentie van de factuur.  U kreeg bij de offerte aanvraag of de bestelling van de overheid een referentie, deze MOET identiek zijn als de referentie die u op de factuur zult zetten.

Er wordt namelijk gewerkt met een automatisch herkenning systeem die werkt aan de hand van deze referentie!  Indien de referentie niet correct is, kan uw factuur geweigerd worden, of zal er veel vertraging zijn bij het verwerken van de facturen door de overheid.

factuur

Wanneer uw facturen zijn opgemaakt, kan u via tabblad Extra in het overzicht klikken op Exporteren (idem werkwijze als Edocumenten)

Export

 

U krijgt voor de PEPPOL facturen en de andere elektonische facturen een venster Exporteren. Druk hier op start om het exporteren te starten. Wanneer de export geslaagd is zal u een groene vink zien staan naast de geëxporteerde facturen.

Vanaf dat moment is uw factuur vertrokken uit Venice en wordt die voor de PEPPOL facturen aangeleverd op het Mercurius platform van de overheid.  De verdere afhandeling gebeurt dan door de overheid.

ExportOK

Op het Mercurius platform kan u nazien welke status uw document heeft.  Het kan wel een uur duren vooraleer de factuur die u verstuurde uit Vence effectief op het platform te zien is.

BELANGRIJKE OPMERKING!

Elke factuur die u stuurt naar de overheid wordt bijgehouden in een database dus ook de de geweigerde facturen.  Dat wil zeggen dat u een geweigerde factuur niet een tweede maal kunt aanbieden nadat u hem verbeterde.  U moet dus in Venice de factuur crediteren en opnieuw maken met een nieuw nummer (dupliceren is hier de gemakkelijkste manier).  Pas als u een nieuw factuurnummer heeft, dan kan u de factuur opnieuw doorsturen.  Vergeet niet om na te zien of referentie correct werd ingevuld/overgenomen

Meer info over het gebruik van het Mercurius platform van de overheid of hoe u een login kan bekomen voor dit platform vindt u op de volgende links

https://overheid.vlaanderen.be/mercurius-en-peppol

https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html

https://iamapps.belgium.be/rma/

https://digital.belgium.be/e-invoicing

Consulteer eveneens ons filmpje op https://www.youtube.com/watch?v=YaisMsnlkoQ

Automatisch het aantal tegels, dozen en palletten berekenen op basis van het besteld aantal vierkante meter in uw verkoopdocumenten

Een klant bestelt vloeren voor x m². Uw magazijnier, die de bestellingen klaarzet, moet weten hoeveel palletten, en hoeveel losse dozen hiervoor nodig zijn.

We vertrekken van een voorbeeld:
Stel: een klant wil voor 47,8 m² vloer tegels kopen. Voor dit type tegels geldt:

aantal tegels per doos: 10
aantal m² per doos: 2,5
aantal dozen per pallet: 6
aantal m² per pallet: 15

Als uw magazijnier manueel het aantal palletten en dozen zou berekenen, dan gaat hij als volgt te werk:

Berekening van het benodigd aantal palletten:
bestelde m² / aantal m² per pallet = aantal palletten
47,8 m² / 15 m² per pallet = 3,1867 palletten, u heeft alvast 3 palletten nodig (= 45 m²).

Resultaat: u hebt 3 palletten nodig, maar u heeft nu nog 2,8 m² te kort.

Indien u geen losse tegels verkoopt, maar steeds per doos:
resterende m² / aantal m² per doos = aantal dozen
2,8 m² / 2,5 m² per doos = 1,12 dozen. U heeft dus nog 2 dozen extra nodig.

Resultaat: u hebt in totaal 3 palletten en 2 dozen nodig.

Indien u wel losse tegels verkoopt:
resterende m² / aantal m² per doos = aantal dozen
2,8 m² / 2,5 m² per doos = 1,12 dozen. U heeft nog 1 doos extra nodig.

hoeveel tegels hebt u nu nog extra nodig?
resterende m² – aantal m² per doos = aantal m² in tegels
2,8 m² – 2,5 m² per doos = 0,3 m² in tegels. U heeft nog 0,3 m² aan tegels nodig.

aantal m² per doos/aantal tegels per doos = aantal m² van een tegel
2,5 m² per doos/10 tegels per doos = 0,25 m².

aantal m² aan tegels die u nog nodig hebt / aantal m² van een tegel = aantal tegels nodig
0,3 m² aan tegels die u nog nodig hebt / 0,25 m² = 1,2 tegels nodig, afgerond is dat nog 2 tegels.

Resultaat: u hebt in totaal 3 palletten, 1 doos en 2 tegels nodig.

Oplossing

U heeft net zoals bij de manuele berekening, minimum volgende informatie nodig:
het aantal tegels per doos
het aantal m² per doos
het aantal dozen per pallet

In de artikelfiche van elk soort tegel maakt u een aantal vrije numerieke velden aan om deze informatie bij te houden.
In het hoofdmenu van Venice selecteert u het tabblad Basisgegevens, groep Facturatie, Artikels.

Vanuit de module Artikels klikt u op de Venice-knop, en kiest u vervolgens: InstellingenParameters – tabblad Vrij. Maak hier de vrije numerieke velden tegels per doos, m² per doos en dozen per pallet aan
KB000503_01

Maak nu artikelfiches aan door te kiezen voor Fiche – Nieuw ( Ctrl+N) in het werkblad van de artikels. In het tabblad Vrij vult u de vrije velden in.
KB000503_02

Per artikelfiche geeft u bovendien volgende waarden op:

Tabblad Voorraad

Omschrijving eenheid: m² (de voorraad wordt bijgehouden in m²)

Tabblad Aankoop

Omschrijving eenheid: pallet
Eenheid: 15 (volgens het voorbeeld)
Kleinste eenheid: 1
Voorkeur kleinste eenheid: 1 (er wordt enkel aangekocht per volledige pallet)
Aankoopprijs per pallet: 25 x 15 = 375 € (aankoopprijs is € 25,00 per m² x 15 m² per pallet)

Tabblad Verkoop

Omschrijving eenheid: m² (u verkoopt per m²)
Eenheid: 1
Kleinste eenheid: 0,25
Winstpercentage: 35 (verkoopprijs is de aankoopprijs + winstpercentage van 35%)
Aankoopwaarde: 25 € (deze waarde wordt berekend op basis van tabblad Aankoop)
Verkoopwaarde: 33,75 € (deze waarde wordt automatisch berekend op basis van aankoopwaarde en winstpercentage, dit is de verkoopwaarde per m²)

Tabblad Voorraad

Omschrijving eenheid: m² (de voorraad wordt bijgehouden per m²)

Speciaal voor u maken we een aangepaste lay-out van de offerte, bestelbon, leveringsbon en/of factuur. Dankzij die lay-out geeft u bij het opmaken van uw offerte of bestelbon enkel nog het aantal m² tegels, dat uw klant koopt, in. Door de aanpassingen en toevoeging van rekenvelden in de lay-out krijgt u op uw document precies te zien hoeveel palletten en dozen u nodig heeft.
Ga naar het werkblad van de offertes of van de bestellingen.
Maak een nieuw document aan door te kiezen voor DocumentNieuw.
Vul de nodige velden in de hoofding in en ga naar de detaillijnen van het document.
Hier selecteert u uw artikel Tegel en in de kolom Hoeveelheid geeft u op hoeveel m² tegels de klant nodig heeft.
KB000503_03

Bij het afdrukken van het document selecteert u de aangepaste lay-out en u krijgt op de afdruk meteen de berekening met het aantal te leveren palletten en dozen (en eventueel tegels), samen met de prijs voor die palletten en dozen.
KB000503_04

Meer info

Voor het bestellen van deze lay-out, stuurt u gewoon een mailtje naar onze helpdesk met vermelding van deze kbase (support.venice@unit4.com).

Indien u nog vragen hebt over Venice dan kan u zich steeds tot uw UNIT4 C-Logic-verdeler wenden. Kies hiervoor in het hoofdmenu van Venice voor tabblad Documentatie, groep Contact, Info verdeler.

U kunt uw vragen over Venice ook steeds stellen aan de helpdesk van UNIT4 C-Logic. U kunt ons bereiken door in het hoofdmenu van Venice te kiezen voor tabblad Documentatie, groep ContactUNIT4C-Logic-info.

Venice Facturatie Lite edition voor fietshandelaren

Venice Facturatie Lite edition is een ideale softwarepartner voor de vlotte verwerking van de administratie in de sector van de fietshandelaren.

Alle nuttige info per artikel

Aan elk artikel kan een foto worden gelinkt. Dat wil zeggen dat u, bv. op de offerte, naast de beschrijving van het artikel ook de foto ervan kunt laten zien.

Mogelijkheid om artikels te beheren in verschillende groepen en categorieën.

Een voorbeeld:
Maak een categorie Fietsen aan. Binnen die categorie kan u dan groepen aanmaken voor bv. de volgende types fietsen: stadsfiets, kinderfiets, elektrische fiets, vouwfiets,…

Wenst u alle kinderfietsen uit uw assortiment te zien, dan volstaat het om een selectie te maken op het veld Artikelgroep. Het is handig om op deze manier snel te kunnen zoeken, wanneer uw klant vraagt welke verschillende modellen of merken van kinderfietsen u ‘nog zo allemaal’ heeft. In een handomdraai kan u een lijstje van kinderfietsen voorleggen.

Snelheid en correctheid

U kan op een vlotte manier offertes aanmaken.
U kan nog vlotter en sneller facturen maken: éénmaal de offerte is goed bevonden door de klant, is het maar ‘een druk op de knop’ en de factuur is aangemaakt. Hierdoor kunnen er geen verschillen gaan optreden tussen de offerte en de factuur, wat voordien bij manuele verwerking wel het geval was.

Makkelijk inclusief-prijzen factureren

Bij ingave van de verkoopfactuur kiest u onder het tabblad Document voor Prijzen inclusief BTW. Wanneer u dat veld aanvinkt, wordt de eenheidsprijs op de factuur automatisch inclusief BTW vermeld, en haalt het programma zelf de BTW uit het bedrag van de factuur.

Flexibele aanpassing van uw lay-out

Door de krachtige lay-out-editor is het mogelijk om de standaardlay-out van offertes en facturen naar wens te gaan aanpassen. Zo kan u het logo van uw firma vermelden, of kan u op de offerte een foto van elk artikel afdrukken. In een handomdraai past u de lay-out van uw documenten aan volgens uw eigen huisstijl. U kan bv. onderaan uw factuur, onder de betalingsformule, een extra tekst toevoegen.

Snel opvolgen van uw verkoopstatistieken

In Venice Facturatie Lite edition kan je de historiek van de doorgeboekte facturen snel gaan opvragen. Er worden standaard selecties meegeleverd waarmee u uw historieken kan gaan sorteren. Deze selecties kan u ook gaan uitbreiden met eigen selecties.

Een voorbeeld:
Ik wil een mailing doen naar alle klanten die het voorbije jaar een kinderfiets bij mij kochten.

Opvolgen betaald, niet betaald

Tijdens het aanmaken van de factuur kan u, onder het tabblad Document aanvinken of deze al dan niet betaald is. Komt de betaling later binnen, dan nog kan u in de factuur aanvinken dat deze betaald is. Zo kan u dan ook een lijst opvragen met alle klanten die nog niet betaald hebben.

Link met uw boekhouder

De verkoopfacturen die u in Venice Facturatie Lite edition aanmaakt, kan u samen met de bijhorende klantenfiche exporteren naar een tekstbestand. Zo kan uw boekhouder of accountant deze informatie meteen in zijn boekhoudprogramma verwerken, zonder deze opnieuw manueel in te geven.

Doorgroeimogelijkheden

Heeft u op een bepaald ogenblik nood aan ‘méér software’, bv. om
voorraad bij te houden van de artikelen die u in uw fietshandel verkoopt,
kasticketjes af te drukken voor de artikelen die u in uw fietshandel verkoopt.

dan kan u, mét behoud van alle gegevens, doorgroeien naar Venice Facturatie & stock.

Meer info

U kan een dossier met demogegevens (Venice Facturatie Lite edition versie 4.01_), specifiek voor fietshandelaars, downloaden op onze website. Klik hier.
Wenst u meer informatie over Venice Facturatie Lite edition, dan kan u die vrijblijvend via onze website aanvragen. Klik hier. U kan natuurlijk ook steeds terecht bij een UNIT4 C-Logic-verdeler in uw buurt.

Venice Facturatie Lite edition in de bouwsector

Venice Facturatie Lite edition is een ideale software-oplossing voor de elementaire vlotte verwerking van de administratie in de bouwsector. Huidige gebruikers van Venice Facturatie Lite edition somden ons de voordelen, die zij in dit facturatieprogramma zien, op.

Creatie van klanten aan de hand van hun ondernemingsnummer.

Bij de creatie van een nieuwe klant kunt u in het veld ‘Firmanaam’ het ondernemingsnummer intikken. Op basis van dat ondernemingsnummer haalt Venice Facturatie Lite edition voor u de correcte gegevens op van de klant. Firmanaam, straat en nummer, postcode, gemeente en ondernemingsnummer worden automatisch toegevoegd in de klantenfiche.

KB000512_01

In de klantenfiche is het mogelijk om de klanten onder te verdelen in groepen.

Venice Facturatie Lite edition biedt u de mogelijkheid om uw klanten onder te verdelen in groepen (btw-plichtige, particulier, gemeenten, openbare instellingen,…). Op die manier kunt u in het werkblad selecties maken per groep.

KB000512_02

 

KB000512_03

Overname offerte op factuur.

Met Venice Facturatie Lite edition kunt u zowel offertes als facturen opmaken. De offertes kunnen automatisch worden omgezet in facturen. Wenst u echter geen gebruik te maken van de offertes, dan kunt u ook direct een factuur opmaken.

Aanmaak van vrije velden in de offerte en/of factuur.

Zowel in de offerte als in de factuur biedt Venice Facturatie Lite edition de mogelijkheid om extra velden te creëren. U kan 4 extra tekstvelden en 4 extra numerieke velden toevoegen. Dit laat u toe om relevante informatie (oplevering, naam architect, nieuwbouw, verbouwing,…) bij te houden per offerte en/of factuur en meerdere selecties te maken.

KB000512_04

KB000512_05

KB000512_06

KB000512_07

KB000512_08

Opvolgen betaald, niet-betaald.

Tijdens het aanmaken van de factuur kan u aanvinken of deze al dan niet betaald is. Komt de betaling later binnen, dan nog kan u in de factuur aanvinken dat deze betaald is. Zo kan u dan ook een lijst opvragen met alle klanten die nog niet betaald hebben. Zie Kbase Lijst met vervallen maar onbetaalde facturen voor meer info.

Venice Facturatie Lite edition ondersteunt de berekening van medecontractant-facturen.

Ofwel kan u de tekst, die verplicht op zo’n factuur vermeld moet worden, ophalen uit een tekstbestandje (zodat u het niet steeds opnieuw moet intikken), ofwel kan u een aangepaste factuurlay-out (laten) aanmaken die ervoor zorgt dat, als de maatstaf van heffing medecontractant gebruikt wordt, de corresponderende tekst automatisch afgedrukt wordt.

Historiek verkoop.

Via het tabblad Start, groep Rapporten, Historiek hebt u de mogelijkheid om een volledige historiek te verkrijgen van uw verkopen in detail en dit volgens verschillende sorteringsmogelijkheden (artikelnummer, artikelgroep, klantnummer,…). Daarnaast kunt u nog altijd extra selecties (nieuwbouw, oplevering,…) toevoegen. Wenst u dit af te drukken of per e-mail te versturen dan kunt u vanuit het werkblad kiezen voor Venice-knop, AfdrukkenLijsten/Verkorte lijsten.

KB000512_09

KB000512_10

KB000512_11

Aanpasbare lay-outs.

Door de krachtige lay-out-editor is het mogelijk om de standaard lay-out van offertes en facturen naar wens te gaan aanpassen. Zo kan in een handomdraai uw lay-out van uw factuur aangepast worden aan uw eigen huisstijl.

KB000512_12

De link met uw boekhouder of met uw eigen licentie Venice Boekhouding.

De verkoopfacturen die u in Venice Facturatie Lite edition aanmaakt, kan u, mét de bijhorende klantenfiche, exporteren naar een tekstbestand. Zo kan u, of uw boekhouder of accountant, deze informatie meteen in uw/zijn boekhoudprogramma verwerken, zonder deze opnieuw manueel in te geven. De verkoopdocumenten (factuur en creditnota) en klantenfiches worden automatisch up-to-date gebracht. Zie Kbase ‘Verkoopdocumenten gemaakt met Venice Facturatie Lite edition doorboeken naar Venice Boekhouding voor Windows’ voor meer info.

Meer info

U kan een dossier met demogegevens (Venice Facturatie Lite edition versie 4.00_), specifiek voor de bouwsector, downloaden op onze website. Klik hier.
Wenst u meer informatie over Venice Facturatie Lite edition, dan kan u die vrijblijvend via onze website aanvragen. Klik hier. U kan natuurlijk ook steeds terecht bij een UNIT4 C-Logic-verdeler in uw buurt.

Venice Facturatie Lite edition voor garages en carrosseriebedrijven.

Venice Facturatie Lite edition is een ideale softwarepartner voor de vlotte verwerking van de administratie van garages en carrosseriebedrijven.

Mogelijkheid om uw klanten te beheren in verschillende groepen.

In “Stambestanden – Klanten” kunt u via de klantenfiche uw klanten onderverdelen in groepen, bv. particulieren, zelfstandigen,…

KB000515_01

Daarnaast hebt u ook de mogelijkheid om vier extra tekstvelden en vier extra waardevelden toe te voegen aan de klantenfiche. Dat laat u toe om bij te houden met welke auto uw klant rijdt, wat de nummerplaat van de wagen is,…

KB000515_02

Op deze velden kan u later zoeken en selecties uitvoeren. U kan deze informatie ook afdrukken op offertes en/of facturen.

Mogelijkheid om artikels te beheren in verschillende groepen en categorieën.

In “Stambestanden – Artikels” kan u artikels onderverdelen in verschillende groepen en categorieën, bv. in “uren”, “materiaal” en “auto”. Zo kunt u later snel een overzicht krijgen van alle artikels die onder één van deze onderverdelingen valt.

KB000515_03

Werken met inclusief-prijzen

Heeft u ook een benzinepomp, dan kan u bij het opmaken van facturen makkelijk inclusief-prijzen factureren.

KB000515_04

Opvolgen betaald, niet betaald

Tijdens het aanmaken van de factuur kan u, onder het tabblad “Document” aanvinken of deze al dan niet betaald is. Komt de betaling later binnen, dan nog kan u in de factuur aanvinken dat deze betaald is.

KB000515_06

Zo kan u dan ook een lijst opvragen met alle klanten die nog niet betaald hebben.

KB000515_07

Gegevens voor de car-pass-database (verplicht aan te vullen vanaf 1 september 2006)

U kunt in Venice Facturatie lite edition alle nodige gegevens bijhouden om die later door te spelen via de Car-pass-aangifte.

Hiervoor maakt u in de hoofding van uw factuur enkele vrije velden aan.
Kies vanuit het hoofdmenu voor “Documenten – Facturen verkoop – C-Logic – Parameters – Vrije velden”.
U vult nu de 4 vrije tekstvelden in met “Merk”, “Model”, “Chassisnummer” en “Km-stand”. Deze gegevens heeft u immers nodig om u Car-pass-aangifte te genereren.

KB000515_08

Voor elke auto die u (door)verkoopt of waar u aan gewerkt hebt, maakt u een factuur op. Bij het opmaken van de factuur zal u nu telkens die velden (Merk, Model, Chassisnummer en Km-stand) aanvullen.

KB000515_09

Wij creëerden een speciale lay-out van de factuurlijst, die de Car-pass-aangiftes produceren op formulieren die zo goed als identiek zijn als de manuele, te faxen, aangifte.

Omdat we hopen deze lay-out aan méér dan één klant te kunnen leveren, kunnen we de prijs heel laag houden.

Indien u deze lay-out wenst te bestellen, stuur dan een e-mailtje naar support.venice@unit4.com met uw firmagegevens, en met een overzicht van wat u ingevuld hebt in “Titel tekst 1″, “Titel tekst 2″, “Titel tekst 3″ en “Titel tekst 4″. U bekomt deze info via “Documenten – Facturen verkoop – C-Logic – Parameters – Vrije velden”.

Flexibele aanpassing van uw lay-out.

Door de krachtige lay-out-editor is het mogelijk om de standaardlay-out van offertes en facturen naar wens te gaan aanpassen. Zo kan u het logo van uw firma vermelden, of kan u op de offerte een foto van elk artikel afdrukken. In een handomdraai past u de lay-out van uw documenten aan volgens uw eigen huisstijl. U kan bv. onderaan uw factuur, onder de betalingsformule, een extra tekst toevoegen.

KB000515_05

Snel opvolgen van uw verkoopstatistieken.

In Venice Facturatie Lite edition kunt u de historiek van de doorgeboekte facturen snel gaan opvragen. Er worden standaard selecties meegeleverd waarmee u uw historieken kan gaan sorteren. Deze selecties kan u ook gaan uitbreiden met eigen selecties.
Een voorbeeld:
Ik wil zien wat ik allemaal gedaan heb aan die ene auto van één van mijn klanten. Ik maak daartoe een selectie, gebruik makend van een filter, op basis van het chassisnummer van de auto.

KB000515_10

 

KB000515_11

 

KB000515_12

KB000515_13

Link met uw boekhouder

De verkoopfacturen die u in Venice Facturatie Lite edition aanmaakt, kan u samen met de bijhorende klantenfiche exporteren naar een tekstbestand. Zo kan uw boekhouder of accountant deze informatie meteen in zijn boekhoudprogramma verwerken, zonder deze opnieuw manueel in te geven.

Doorgroeimogelijkheden

Voor zwaardere toepassingen en uitgebreidere administratie (inclusief ondersteuning van margeregeling en eventueel stockbeheer), kan u, wanneer u dat wenst, upgraden naar Venice Facturatie & stock. U betaalt gewoon het prijsverschil tussen beide toepassingen, en u behoudt bij de overschakeling de gegevens die u reeds intikte.

In KB000168 vindt u een mogelijke werkwijze voor garages in Venice Facturatie & stock.
Voor wie met een ERP-toepassing, specifiek voor de automotive-sector, wenst te werken, kunnen we u melden dat Venice Boekhouding (via Venice Importeren en/of SDK) gekoppeld is met diverse ERP-toepassingen, ontwikkeld door derden.

Venice voor drankenhandel

U heeft een zaak in de drankensector?
Dankzij onze jarenlange ervaring stellen we vast dat Venice in de drankensector de ideale softwarepartner is voor de verwerking van uw administratie.

We sommen enkele argumenten op die door bestaande tevreden gebruikers zelf werden aangegeven.

Gestructureerd, overzichtelijk artikelbestand

In de eerste plaats vinden we bij de meeste drankhandelaars een groot aantal verschillende artikels. Dankzij de hiërarchische structuur kan u bv. makkelijk het artikel ‘Rode wijn cheval quancard’ aan de wijngroep ‘Rode Bordeaux wijnen 2009′ linken. Zo ziet u snel van elke wijn welke jaren u nog op voorraad heeft.

Men kan de artikels onderverdelen in verschillende groepen, bv. frisdranken, water, wijnen, bieren, likeuren…

Elke groep kan op zijn beurt bestaan uit meerdere subgroepen. Water kan bv. bestaan uit subgroepen plat, bruisend of licht bruisend. Wijn kan bestaan uit witte, rode en rosé-wijnen. Rode wijn kan op zijn beurt bestaan uit Bordeaux, Bourgogne,…

Belangrijk is een onbeperkt hiërarchisch overzicht dat uw artikels onderverdeelt volgens groep, type drank, merk, volume,…

KB000420_01

Leeggoed factureren

Specifiek in deze sector is de administratie voor leeggoedverwerking. Er wordt dan ook heel veel belang gehecht aan het eenvoudig koppelen van een bepaald leeggoedbedrag aan een bepaald artikel. Op een zeer snelle manier kunt u het leeggoedbedrag voor een bepaalde groep artikels invoegen of wijzigen.

Accijnzen

Hierbij aansluitend is natuurlijk de verwerking van accijnzen. U kan per artikel een accijnsbedrag bijhouden. Dit bedrag is reeds in de verkoopprijs opgenomen. Dit bedrag wordt automatisch in de documenten overgenomen waar u het eventueel nog kan wijzigen of schrappen.

Flexibele prijsopvolging

Ook een belangrijk onderwerp is het verhaal van staffelprijzen. In de artikelfiche noteert u de normale verkoopprijs (“catalogusprijs”) van een artikel. Deze prijs wordt automatisch op de verkoopdocumenten overgenomen. In sommige situaties wordt echter onderhandeld, dat bepaalde klanten voor precies hetzelfde artikel van een andere prijs kunnen genieten, of een speciale korting krijgen. Bij sommigen wordt deze gunstprijs zelfs gelinkt aan een hoeveelheid (verplichte afname) of aan een periode (promotieperiode). Venice volgt het vlekkeloos op.

Snel werken aan de kassa dankzij barcodes

Indien u met een groot aantal artikels werkt is het belangrijk dat het opzoeken zo efficiënt mogelijk georganiseerd wordt. Dit kunt u via uw artikelnummer organiseren, maar in vele gevallen is het werken met een barcode een nog betere oplossing. Aan een artikelfiche koppelt u dan een bepaalde barcode en tijdens de opmaak van leveringsbons of facturen aan de kassa hoeft u enkel nog de barcode in te lezen.

Voorraadbeheer

Een volledige en vlotte verwerking van uw voorraadbeheer is natuurlijk een must. Daarbij zorgt het opvragen van uw voorraadwijzigingen of –mutaties voor een sterke verduidelijking van uw voorraadhistoriek.

Een lay-out die overeenstemt met uw imago

Een elementaire zaak is het feit dat de opmaak van de documenten gewijzigd kan worden naargelang uw wensen. Wenst u vaste tekstlijnen of bepaalde logo’s op uw documenten te plaatsen, dan kan dit met de lay-out-editor, die standaard in het pakket aanwezig is.
Zo bent u ook in de mogelijkheid om een bestaand rapport (bv. historiek verkoop) naar eigen wensen om te vormen tot bv. een douanerapport.

KB000420_02

Een klantenbestand voor marketing

Vervolgens is een volledig overzicht van klanten en leveranciers een absolute vereiste. We denken aan het eenvoudig inbrengen en opvragen van adres-, communicatie-, infogegevens,…

Een mailing naar al uw klanten in een bepaalde regio moet via de integratie met Word en Excel in een handomdraai opgesteld zijn.

Statistieken

Een duidelijke rapportering is eveneens een noodzaak. Een bekende vraag die meteen beantwoord moet worden is ‘Voor welke omzet en welke artikels heeft een klant in een bepaalde periode bij mij gekocht?’.

Of een andere belangrijke vraag: ‘Hoeveel flessen wijn heb ik van een bepaald merk nog in voorraad?’. Gezien u al deze data heeft ingevoerd, rapporteert Venice u hierover zeer eenvoudig en duidelijk.

Nog interessante informatie zou de volgende kunnen zijn: ‘Wie heeft er vorig jaar allemaal Bordeaux gekocht van een bepaalde Chateau, want ik krijg nu het nieuwe jaar binnen en wil die mensen uitnodigen voor een degustatie’.