Categorie Archieven: Tip

Mailen via SMTP vanaf Venice versie 10.70

Vanaf de versie 10.70 van Venice zal het mogelijk zijn om via SMTP te mailen vanuit Venice alsook documenten afzonderlijk via SMTP te verzenden.

Dit was reeds mogelijk voor de klanten die de module E-documenten gebruiken en die op een volautomatische manier in bulk facturen, leverbonnen en rappels kunnen sturen via SMTP.

We hebben dit nu verder uitgebreid In Venice.  Voor de klanten die werken met onze online oplossing op Aspex is dat ook een interessante verbetering gezien nu afzonderlijke aankoop – en verkoopdocumenten via dit protocol kunnen verzonden worden.

Het instellen gebeurt nog steeds op de gekende manier, namelijk via de Venice knop – instellingen – configuratie werkstation.

werkstation

Via het tabblad Email – versturen kan u nu naast Nee, MAPI en Outlook ook kiezen voor SMTP.

SMTP

Verder stelt u de gegevens in zoals gevraagd, Voor de meest courante providers zoals Gmail, Telenet, Proximus, … zullen de meeste servergegevens reeds ingevuld worden.  We gebruiken hier een fictief gmail adres als voorbeeld.

SMTP3

Wanneer de gegevens zijn ingevuld kan u bijvoorbeeld vanuit de klanten fiche of de leverancier fiche klikken op het icoontje mailen om een simpel mail venster te krijgen.  U kan hier enkel plain text invullen dus zonder opmaak of HTML.

klantenemail

Op dezelfde manier kan u ook bij een aankoop- of verkoopdocumenten gaan kiezen voor afdrukken op scherm – mailen om het document door te mailen.

afdrukken

Opnieuw wordt een scherm geopend waar u plain text kan ingeven om mee te sturen naar uw klant of leverancier.  De PDF van het document wordt meegestuurd in bijlage

SMTPscherm

Indien u liever werkt met een eigen standaard tekst om mee te sturen naar uw klanten of leveranciers kan u dit in uw lay-out zelf gaan aanpassen zoals voorheen.

Klik hiervoor in het afdrukscherm op wijzigen bij de gewenste lay-out.

wijzigen2

Kies in de lay-outeditor voor eigenschappen – tabblad bericht om de gegevens in te vullen voor Tekst of Titel.  Sla daarna uw aanpassingen op via de Venice knop – opslaan

tekst

 

 

 

Laden van de tegels kan zorgen voor vertraging in de Venice modules

We krijgen de laatste tijd wat meldingen dat bepaalde modules van Venice zeer traag opstarten. Dit komt vooral voor net na het opstarten van Venice.  Meestal gaat het dan over Windows 10 computers of een Windows Server 2016.

Deze problemen zijn te wijten aan de werking van de Windows Defender (al dan niet in combinatie met een ander antivirus programma) die een grotere rol speelt in deze nieuwe versie dan voorheen.

De beste manier om deze vertragingen door antivirus software op te lossen is door te stappen te volgen beschreven in de volgende Kbase . Voor de Kbase in verband met mogelijke vertragingen op een Windows Server 2016 kan u hier klikken

Omdat de Windows Defender zeer moeilijk volledig uit te schakelen is en het programma dus ook steeds op de achtergrond blijft scannen bij elke module die geopend wordt in Venice kan dat grotere vertragingen met zich meebrengen bij het opstarten van Venice.  Dit komt doordaat de tegels in uw hoofdscherm ook worden gescand door deze Windows Defender.

Wanneer de tegels geladen worden in Venice worden op de achtergrond per tegel een module geopend.  Dat wordt dan telkens gescand door Windows Defender (dit duurt meestal een paar seconden per tegel), Gezien er gemiddeld een 10-tal tegels in Venice aanwezig zijn (het kunnen er ook meer zijn als u zelf tegels aanmaakt) duurt het dan ook even voor die allemaal geladen zijn.  Ondertussen komen de andere modules ook in een “wachtrij” te staan voor ze gescand en geopend kunnen worden.

We raden u aan om uw IT-verantwoordelijke te vragen hoe u uw Defender volledig kan uitschakelen.  Moest dat technisch niet lukken kan u met de volgende workaround het laden van de tegels (voorlopig) uitschakelen bij het opstarten van Venice.  Dat neemt het probleem niet weg dat Windows Defender nog steeds actief is maar het zal de vertraging voor een groot deel op lossen

  • Ga in Venice naar de rechteronderkant van het scherm en klik op “Beheer tegels”

beheren

  • Daarna kan u “Standaard tegels op aanvraag” aanvinken en druk op OK zodat de tegels niet meer automatisch berekend worden bij opstarten van Venice

op aanvraag

  • De tegels worden nu niet meer automatisch berekend.  U kan ze wel laten uitvoeren door te klikken op de pijltjes in de tegel zelf

berekenen

Investering komt in vak 82 en niet in vak 83

Voor onze klanten die de module beheer vast actief gebruiken is er een tijdje terug een aanpassing gedaan in Venice in verband met de investeringen.

Bij het boeken van een investering met een bedrag kleiner dan 1000€ zal deze worden opgenomen in het vak 82 van de BTW aangifte en niet meer in het vak 83 zoals normaal het geval is bij investeringen.

Dit komt doordat de investeringen onder de 1000€ BTW-technisch niet meer worden aanzien als bedrijfsmiddelen en dus ook niet meer mogen opgenomen worden in het vak 83.

U kan in Venice natuurlijk nog steeds kiezen om het bedrag boekhoudkundig als investering te boeken en dit door te kiezen voor een investeringsrekening.  U kan ook nog steeds een investeringsfiche aanmaken voor die bepaalde investering.  De werking in Venice blijft voor deze handelingen dezelfde als voorheen.

Meer info hierover kan u bekomen bij uw accountant of door te klikken op de volgende  pagina van het ministerie van financiën

 

Coda bestand niet zichtbaar in Venice

Indien u niet werkt met de koppeling tussen Venice en Isabel, moet u uw CODA-bestanden manueel inlezen.

Wanneer u via Start – Boekhouding – Financieel – Importeren CODA-bestanden op Importeren drukt kan het soms zijn dat uw CODA-bestand niet zichtbaar is in het zoekscherm.

coda

 Er kunnen meerdere redenen zijn waarom uw lijst leeg blijft

  • U zoekt in het verkeerde pad, het is gemakkelijk als u steeds hetzelfde pad gebruikt voor uw CODA-bestanden, dan bent u zeker dat het pad naar de bestanden steeds correct is ingevuld.  Eventueel kan u het pad aanpassen door te klikken op het verkenner mapje achter het veld

pad bestanden

  •  U heeft in uw scherm een filter opgezet die verwijst naar het verkeerde dagboek. Bij het inlezen van de bestanden kan je kiezen voor “Alle” dagboeken of filteren op 1 bepaald dagboek.  Als het bestand niet bestemd is voor dat dagboek zal u het niet kunnen inlezen

dagboek

  • Uw CODA-bestand is niet bestemd voor het gekozen dossier.  In een CODA-bestand wordt een ondernemingsnummer vermeld. Als dat niet overeenkomt met het ondernemingsnummer  van het dossier waarin u werkt ( Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens), dan zal u het bestand niet zien verschijnen in het overzicht.
  • Uw CODA-bestand is niet bestemd voor dit boekjaar. Wanneer het bestand een datum heeft die bijvoorbeeld in een vorig boekjaar valt, dan zal het niet verschijnen in de lijst met de te importeren bestanden.
  • In uw financieel dagboek is geen rekeningnummer ingevuld. Het CODA-bestand verschijnt in dat geval in het overzicht, maar in plaats van het bankrekeningnummer staat een ‘?’ vermeld. In een CODA-bestand staat een IBAN bankrekeningnummer dat bedoeld is ter herkenning van de bank. Zorg er dus ook voor dat er steeds een rekeningnummer is ingevuld in uw financiële dagboeken ( Basisgegevens – Boekhouding – Financiële dagboeken).
  • U werkt met 2 dagboeken voor 1 bankrekeningnummer.  Wanneer u werkt met 2 dagboeken voor 1 rekeningnummer (bijvoorbeeld één in EUR en één in USD) dan is het belangrijk dat Venice kan bepalen welk dagboek er precies moet gebruikt worden. Indien dat niet het geval is, dan krijgt u een melding als onderstaande. Het is dan belangrijk dat u in uw financieel dagboek het veld Uitbreiding gebruikt om dit aan te geven. De code die u moet invullen in het veld Uitbreiding bekomt u bij uw financiële instelling. Het is dan ook belangrijk dat de bank de uitbreidingszone vermeldt in het CODA-bestand.

coda

  • Het kan ook gebeuren dat de CODA-bestanden niet het ondernemingsnummer van het dossier zelf bevatten, maar dat van de onderneming die instaat voor het debiteurenbeheer. In dat geval kan u het ondernemingsnummer van de partij die instaat voor het debiteurenbeheer invullen in de parameters van de module Importeren CODA-bestanden.

coda2

  • Uw bestand is corrupt. In sommige gevallen kan het ook voorkomen dat een bestand beschadigd is of corrupt. Download het opnieuw of neem contact op met uw financiële instelling.

Updaten van Venice

Wanneer u een updateabonnement heeft, kan u steeds de nieuwste versie van Venice downloaden vanaf deze link . Indien u werkt met Venice op Aspex moet u neit zelf de update van Venice iotvoeren. De updates worden door onze diensten in samenwerking met Aspex uitgevoerd.  De update is op zich redelijk gelijklopend met een normale set-up van Venice op een paar stappen na.

Onderaan kan u uw registratienummer en registratienaam ingeven om de laatste versie te kunnen downloaden en druk op “Check”

laatste versie

U krijgt dan onderaan een indicatie van uw huidige versie en kan door te drukken op “download nu” de laatste versie downloaden.

update

We raden aan om steeds een back-up van uw gegevens te nemen VÓÓR u start met de update.  Bij twijfel contacteert u best uw verdeler of IT-verantwoordelijke.  Meer info over het nemen van een back-up van uw gegevens kan u hier vinden.

Indien uw Venice op een server/centrale pc geïnstalleerd is en gedeeld wordt met andere gebruikers moet u de update uitvoeren op die server/pc en NIET op de werkstations!

Start de set-up van Venice en volg de stappen.  Halverwege zal u onderstaand scherm zien.  Klik hier op de groene drop-down om te kiezen voor UPDATE van een bestaande installatie en niet voor een set-up van een nieuwe Venice (in het voorbeeldl staan er meer dan 1 Venice installaties maar dat zal over het algemeen voor u niet van toepassing zijn).  We kiezen hier voor de update van Venice10.50TEST

update versie

Volg de stappen verder zoals een normale set-up tot een scherm verschijnt met Finish en de vraag om Venice te starten.

Wanneer Venice wordt opgestart op de server zal de vraag komen om de dossier bij te werken.  Eventueel wordt er ook gevraagd of de ODBC koppeling moet vernieuwd worden en of de gegevens van het dossier worden gebruikt in een externe applicatie.

Het bijwerken van de gegevens kan even duren, onderbreek dus deze bewerking NIET!  Pas als er bij alle dossiers en boekjaren een groene vink staat en er onderaan “Klaar met bijwerken” staat kan u het scherm afsluiten.

Bij het opstarten van Venice op de werkstations zal u de eerste keer een melding krijgen dat de lokale installatie moet bijgewerkt worden  Druk op OK en volg de stappen.  In sommige gevallen zal u dit als administrator moeten uitvoeren.

Indien u geen melding krijgt om de lokale update te starten en indien er bij uw dossiers/dossierkasten een rood kruis staat, klik dan met de rechtermuisknop op het dossier en kies voor “bijwerken” om het naar de juiste versie te brengen.

 

 

 

 

Outlook configureren op Aspex

Via de module E-documenten kan u facturen, leverbonnen en rappels digitaal verzenden naar uw klanten vanuit Venice.  U kan hierbij gebruik maken van SMTP waardoor u zonder tussenkomst van een mailprogramma zoals Outlook, Thunderbird, … uw documenten kan verzenden naar uw klanten.  Dat is dan ook de ideale manier om documenten digitaal door te sturen vanuit uw Venice op Aspex

Indien u echter niet beschikt over de module E-documenten maar toch wenst te mailen op Aspex dan kan u een mailoptie op Aspex bij ons bestellen en daarna uw Outlook op Aspex configureren.

Hoewel we deze werkwijze niet als standaard werkwijze aanprijzen, wordt het hierdoor mogelijk om vanaf uw Aspex portaal te mailen. Gezien uw mailprogramma normaal gezien op uw lokale pc staat en uw Venice op het Aspex portaal staat is het anders niet mogelijk om rechtstreeks documenten door te mailen vanaf uw Venice op Aspex.

Wat zijn de te volgen stappen:

  • Zorg dat u een email account aanvraagt of bestelt bij uw IT-verantwoordelijke of hosting firma (bvb office 365) en dat u beschikt over een werkende E-mail account
  • U bestelt de optie via onze diensten
  • Aspex voegt Outlook toe aan uw installatie
  • Outlook wordt ingesteld voor uw mailaccount

Wanneer uw Outlook beschikbaar is op Aspex moet u deze eerst gaan instellen.  Gezien we niet beschikken over uw login en wachtwoord op Aspex kunnen we dit niet standaard instellen voor u. Omwille van veiligheidsredenen is het dan ook opportuun dat u uw Email op Aspex zelf instelt.  Het instellen van uw Outlook op Aspex is eigenlijk identiek aan de werkwijze voor het instellen van uw lokale Outlook.

  • Log in op Aspex
  • Kies éénmalig de knop “Mail Settings” die nu beschikbaar is op uw Aspex portaal.

mail settings

 

  • Maak een profiel aan door te klikken op “Add” (de naam van het profiel kan vrij gekozen worden) en stel het in als standaard profiel

Profile

 

  • Eens het profiel is ingesteld kan u verder gaan met het instellen van uw account
  • Kies de standaard voorgestelde optie “Email account” en geef uw gegevens in.  Vul uw naam, e-mail adres en wachtwoord in en kies “Next”

email

  •  Wanneer u op Volgende (Next) klikt ,worden de instellingen automatisch nagezien. Indien alles goed verloopt, dan moeten er 3 groene vinkjes getoond worden.

validatie

 

  • Wanneer de instellingen werden nagezien en volledig groen staan, kan u afwerken door te klikken op “Next” en dan uiteindelijk op “Finish”
  • Vanaf dat moment kan u dus uw mail ook beheren vanop het Aspex portaal door te klikken op het Outlook icoon die ook beschikbaar is in uw Aspex portaal
  • In Venice (Lite) moet u enkel nog instellen dat u wenst gebruik te maken van uw outlook om te mailen.  Ga hiervoor naar de Venice knop – instellingen – configuratie wekstation en kies bij mailen voor “Outlook”

WS

Outlook

  • Druk een document af op het scherm en kies “mailen” of F9
  • Een mail venster van Outlook wordt nu geopend met het document in PDF als bijlage

Belangrijke opmerking: Om te kunnen mailen vanaf Venice moet uw Outlook op Aspex steeds geopend zijn !

Extra beveiligingscontrole bij opladen betaalbestand Isabel 6

In het kader van de nieuwe Europese maatregelen die op 26 juni 2017 in werking treden, zal Isabel vanaf 25 juni extra controles uitvoeren bij het opladen van een betaalbestand.

De enige gegevens die eventueel zouden kunnen ontbreken in de betaalbestanden die aangemaakt worden met Venice zijn de adresgegevens van de betaler.  Deze worden immers uit de Firmagegevens gehaald.  Indien u dus via Basisgegevens  - Instellingen – Firmagegevens de adresgegevens van uw firma hebt ingegeven, dan zullen deze gegevens worden opgenomen in het betaalbestand.

Alle andere gegevens zoals Naam opdrachtgever, rekeningnummer opdrachtgever, naam begunstigde en rekeningnummer begunstigde staan sowieso in elk betaalbestand aangemaakt met Venice.

Meer info vindt u op de site van Isabel

 

Vertragingen in Venice op Windows Server 2016

We kregen onlangs een paar meldingen binnen van klanten/verdelers die vertraging opmerken in hun Venice wanneer er wordt gewerkt met Windows Server 2016 (in alle gevallen ging het over een virtuele of cloud server)

Na intern onderzoek hebben we volgende tips om het probleem op te lossen. Bespreek steeds met uw systeembeheerder of IT verantwoordelijke voor u de volgende acties uitvoert!

1) Zet uw Windows Defender uit

In Windows server 2016 wordt de Windows Defender standaard aangezet.  Deze kan zorgen voor vertraging in uw Venice.  Telkens u een module opent, wordt het gescand door Defender waardoor er vertragingen op komen.

Als u werkt met meerdere virtuele servers zoals bijvoorbeeld een dataserver en een terminal server (die dan eigenlijk als client dient) moet u op ALLE servers de ingebouwde en standaard actieve Defender uitzetten.

Dit kan op verschillende manieren:

  • Via Start – Settings – Update & security  - Windows defender – Turn off Defender
  • Via de regedit kan u via HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows Defender\ een DWORD toevoegen om de Defender uit te schakelen
  • via GPO

2) Zorg ervoor dat uw Antivirus de mappen en bestanden van Venice niet scant

Indien u werkt met een andere antivirus dan Defender, moet u alvast de mappen van het Venice basispad toevoegen aan de uitzonderingen in uw  AV.

Om problemen bij de installatie of gebruik van Venice en verlies van performantie te vermijden, raden wij u aan de configuratie van uw anti-virusprogramma aan te passen en bestanden met volgende extensies niet meer te controleren:

BTR (Venice gegevensbestand)
LOG (Venice log-bestand en Pervasive transactie-log)

Het kan in sommige gevallen ook nodig zijn om de extensies .js, .sql, .css, .html, .htm, .csv, .ods, .txt niet te scannen.  Sommige grafische elementen in Venice gebruiken/maken (tijdelijke) bestanden met deze extensies en kan ook voor vertraging zorgen

Er zijn ook andere bestanden die nooit een virus kunnen bevatten omdat ze louter gegevens bevatten en nooit uitgevoerd worden. Deze lijst opnemen in uw anti-virusprogramma is facultatief, maar komt de algemene performantie ten goede.

BMP (Afbeelding, Windows Bitmap)
CLC (Unit4 C-Logic Configuratie)
CLD (Unit4 C-Logic Beschrijvend bestand)
CLE (Unit4 C-Logic Uitdrukking)
CLF (Unit4 C-Logic Afdruklay-out)
CLI (Unit4 C-Logic Importbeschrijving)
CLS (Unit4 C-Logic Doorstuurconfiguratie)
CLV (Unit4 C-Logic Afdrukbeschrijving)
DAT (Gegevensbestand)
DDF (ODBC Bestandsbeschrijving)
EMF (Windows Enhanced Meta-file)
INI (Windows configuratiebestand)
PAR (Unit4 C-Logic configuratiebestand)
GIF (Afbeelding, gif formaat)
JPG (Afbeelding, JPeg formaat)
LCK (Sleutelbestand)
LOC (Pervasive Locator-bestand)
TXT (Tekstbestand)

3) Controleer de Pervasive instellingen

U moet de volgende instellingen nazien op uw server (eventueel ook de terminal server/client)

  • Ga naar Start en open het Pervasive control center (PSQL Control Center)
  • Kies voor Pervasive PSQL – Local Client – Microkernel Router en klik met de rechtermuisknop voor de properties

properties

  •  Ga naar Communication protocols en zet SPXII en NETBIOS uit

comm

  •  In het scherm Access moet ervoor zorgen dat het veld Gateway Durability aangevinkt staat

gateway

4) Controleer de MAPI en TAPI instellingen

Bij het openen van de meeste modules van Venice worden er verschillende checks uitgevoerd.  In Windows Server 2016 worden de TAPI gegevens niet correct doorgegeven aan Venice waardoor die langer moet zoeken dan normaal naar de juiste instellingen.  Dat zorgt ervoor dat u soms vertragingen kan krijgen bij het openen van bepaalde modules.

  • Ga naar Venice in het hoofdmenu en klik op de Venice knop – Instellingen – Configuratie werkstation

configws

  •  Kies bij Mapi (Email) voor NEE en indien mogelijk bij TAPI (Telefoneren) ook voor NEE en druk op OK

mapitapi

Dit zal de waarden in het register aanpassen en ervoor zorgen dat er niet meer wordt gezocht naar deze instellingen.  indien u wenst te mailen via Outlook vanuit Venice moet u achteraf in datzelfde scherm de instellingen terug goed zetten bij Email op “via Outlook”.  In de meeste gevallen zal TAPI (telefoneren) op NEE moeten blijven staan.

Gelieve ook na te zien via regedit – HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\C-LOGIC\GLOBALS\CONFIG of de REG_DWORD sleutels CallActive en EmailActive correct staan.

Indien u bij beide NEE hebt gezet, moet er bij deze twee sleutels ook (0) staan.  Het kan zijn dat u de dropdown in Venice voor telefoneren niet heeft staan in uw Venice, U zal dan de sleutel voor CallActive manueel op (0) moeten zetten in de regedit

regedit

 

 

 

 

Een lijst exporteren naar Excel

De meeste lijsten in Venice kan u afdrukken op scherm, naar een printer of naar een bestand (normaal in PDF).  Soms is het ook handig om een lijst om te kunnen zetten naar een Excel bestand.

In sommige gevallen kan u via een omweg een identieke lijst krijgen door te vertrekken vanaf een werkblad zoals bijvoorbeeld wordt getoond in volgende KB artikels:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/een-balans-exporteren-naar-excel/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-grootboek-exporteren-naar-excel/

Maar dat zal niet met alle lijsten kunnen. Bij bijvoorbeeld een historiek boekingen of een historiek verkopen kan u standaard niet naar Excel brengen.  Bij de meeste lijsten zal volgende werkwijze een mooi resultaat geven.

Wat u moet doen is het volgende: 

1) Kies uw lijst en druk ze af
2) Kies Afdrukken naar bestand en druk op de knop Opzoeken. Geef het pad op waar u het bestand wenst aan te maken alsook de gewenste extensie .TXT (vb. lijst.txt)

3) Druk vervolgens op de knop Opties en geef in het dialoogvenster Instellingen voor afdruk naar bestand de instellingen op zoals hieronder vermeld. Bij aanhalingstekens geeft u ‘Geen’ op. Bij scheidingsteken geeft u “;”(puntkomma) op.

bestand

opties

4) Sla het bestand op en klik met het aan met uw rechtermuisknop en kies voor “openen met Excel”

5) Klik in de Excel op de eerste kolom en ga naar het tabblad gegevens – tekst naar kolommen

kolommen

6) Kies voor gescheiden en volgende

gescheiden

7) Wijzig het scheidingsteken in puntkomma en bij tekstindicator kies je “geen” (we hadden het zo ingesteld in Venice) en kies volgende

puntkomma

8) Kies voor standaard en dan voltooien

std

9) Indien sommige getallen een verkorte notatie hebben gekregen kan u dit aan passen via rechtermuisknop – celeigenschappen of via start – groep getal – dropdown kiezen voor getal

getal

10) Eventueel de decimalen vermeerderen/verminderen

decimalen

 

 

 

Het dynamisch activeren van opties (optie Fiduciair)

Indien de boekhouder beschikt over de optie Fiduciair, dan zorgt deze optie ervoor dat het dossier van de klant bij de boekhouder bruikbaar is.

A.      Opties waarover de klant beschikt, maar de boekhouder niet

Eventuele opties waarover de klant beschikt maar de boekhouder niet worden voor het uitgewisselde dossier geactiveerd.

Bv: de klant beschikt over de opties Boekhouding en Analytisch. De boekhouder heeft enkel Boekhouding en Fiduciair. Zonder het dynamisch activeren van opties zou de de boekhouder in het door de klant gestuurde dossier een foutmelding krijgen dat de optie Analytisch is geactiveerd in het dossier, maar niet geïnstalleerd. De optie Fiduciair zorgt ervoor dat dit dossier van de klant benaderd kan worden, en daarbij wordt ook net gedaan alsof de opties wel geïnstalleerd zijn.

Het dynamisch activeren van een optie binnen een dossier gebeurt niet voor de optie Toegangsbeheer. Dit kan niet, omdat Toegangsbeheer ook impliceert dat gebruikers en toegangsrechten werden vastgelegd op niveau van hoofdpad en dossierkast. Als u als boekhouder dossiers uitwisselt met klanten die Toegangsbeheer hebben dan zijn er 3 mogelijkheden:

  1. De klant mag het dossier niet beveiligen
  2. De klant zet de dossierbeveiliging af op het ogenblik dat hij een backup maakt van het dossier om aan de boekhouder te bezorgen
  3. Als boekhouder schaft u eveneens Toegangsbeheer aan. U dient de optie aan te schaffen voor minstens evenveel gebruikers als er gelijktijdig in externe, beveiligde dossiers moet kunnen gewerkt worden. Indien u bijvoorbeeld met 3 gebruikers tegelijkertijd in extern beveiligde dossiers moet kunnen werken, dan heeft u nood aan toegangsbeheer voor 3 gebruikers.

B.      Opties waarover de boekhouder beschikt, maar de klant niet

Bepaalde opties waarover de klant niet beschikt, maar de externe gebruiker (boekhouder) wel (het gaat hier concreet over Import, Fiduciair, Jaarrekening en Beheer van vaste activa) kunnen geactiveerd worden in het dossier (via Basisgegevens – Instellingen – Parameters,  Opties, Externe gebruikers) zonder dat dit gevolgen heeft voor het gebruik van het dossier door de klant.

ExterneGebruikersl

Indien de klant over de optie Toegangsbeheer beschikt, en het gaat om een beveiligd dossier, dan heeft de klant de mogelijkheid om aan externe groepen rechten te verlenen in alle geactiveerde opties, ook de opties waarover de klant niet zelf beschikt. Zie ook het Kbase-artikel Hoe kan u uw accountant toegang verlenen tot een beveiligd dossier. Voor de externe gebruiker (boekhouder) zullen de opties die geactiveerd werden, onmiddellijk bruikbaar zijn in het dossier, tenminste als deze opties geïnstalleerd zijn bij de externe gebruiker (boekhouder) .

Klant  en boekhouder werken lokaal en wisselen backups van dossier uit via Verzonden en Teruggestuurd

Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de klant backups uitwisselt met zijn boekhouder en daarbij gebruik maakt van verzonden en teruggestuurd.

Klant en boekhouder werken beide op ASP-omgeving (Aspex)

Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de boekhouder de dossierkast van de klant aankoppelt als externe dossierkast.