Categorie Archieven: Uncategorized

Een nieuw dossier aanmaken op basis van een ander dossier

U kan zonder problemen meerdere dossiers/dossierkasten aanmaken in Venice om uw verschillende bedrijven/klanten correct en overzichtelijk bij te houden.

Het is handig te weten dat er ook een nieuw dossier kan aangemaakt worden op basis van een ander dossier.  Dat kan handig zijn als u als boekhouder veel dossiers moet aanmaken voor uw klanten en wilt starten van een modeldossier (met bijvoorbeeld een uitgewerkt rekeningstelsel).  Of wanneer u een import wenst te testen, een koppeling met SDK/Webconnect wenst te testen, een nieuwe werknemer een opleiding wenst te geven, … .

U kan hiervoor de volgende werkwijze volgen

  • Ga naar beheer – dossier – nieuw of klik met de rechtermuisknop op uw dossierkast – dossier nieuw …

  • Geef een naam aan het nieuwe dossier in het veld “map” en klik op de knop Extra

  • Kies het te kopiëren dossier en maak een keuze tussen “selectief” of “kopie”.  Bij selectief kan u door ze aan te vinken bepaalde tabellen van het brondossier overnemen zoals bijvoorbeeld enkel het rekeningstelsel, enkel de klanten, enkel de leveranciers, enkel de arikelen, … of een combinatie van tabellen.

  • De optie “Kopie” neemt letterlijk een volledige kopie van het dossier met alle boekjaren, instellingen, tabellen, …

De overname via de knop EXTRA is enkel mogelijk bij de aanmaak van een nieuw dossier. Het is dus standaard niet mogelijk om van een bestaand dossier gegevens te kopiëren in een ander bestaand dossier op deze wijze!

 

Gegevens in Venice benaderen via Webconnect

Indien u werkt op ons online plaform op ASP kan u de gegevens van Venice niet benaderen via de SDK maar kan u dat doen via Webconnect/Odata indien u beschikt over de optie Webconnect

Voor de optie WebConnect  moet u in Venice enkel de dossiers beschikbaar stellen voor gebruik via WebConnect. Merk op dat deze optie enkel de data van het dossier beschikbaar stelt, u zal ook nog een externe toepassing, website of ‘app’ moeten aanschaffen of (laten) aanmaken.

Om een dossier beschikbaar te stellen volgt u volgende stappen:

  • Selecteer het dossier, start de module ODBC-bestandsbeschrijvingen via beheer – Dossier – ODBC

ODBC

  • Vul de parameters van de module ODBC-bestandsbeschrijvingen aan via de Venice-knop – Instellingen – Parameters

OBDC paremeters

  • Kruis bij ‘Tabellen’ die tabellen aan die u beschikbaar wil hebben via de WebConnect oData webservice.

Tabellen

Indien u nieuwe modules toevoegt aan Venice of externe gebruikers zal u de ODBC koppeling opnieuw moeten aanvinken en aanmaken om fouten te voorkomen bij de connectie met Webconnect

  •  Kruis bij de tab “Andere” het vakje ‘Dossier beschikbaar stellen via WebConnect’ AAN. Eventueel geef je hier externe gebruikers toegang. Deze externe gebruikers hebben standaard NERGENS toegang, en u moet expliciet deze externe gebruikers koppelen aan het dossier om ze toegang te verlenen.

dossier

  • In sommige gevallen kan u de vink aanzetten bij “alle bestanden voor de MM opnemen” voor de activatie van de Managment Monitor
  •  Indien u beschikt over de optie Toegangsbeheer zal u ook nog een gebruiker moeten maken waarmee de WebConnect webservice in Venice kan aanmelden.  U kan deze gebruiker aanmaken via Veniceknop – Toegangsbeheer – Gebruikers.

users

Maak een gebruiker aan met aanmeldingsnaam WebConnect, initialen WEB en zonder wachtwoord.  Zorg dat deze gebruiker over de nodige rechten beschikt in Venice (eventueel beheerder).

user2

Indien dit voor u van toepassing is zal u hiervan een melding van krijgen in Venice bij het aanvinken van “dossier beschikbaar stellen via Webconnect”

WEB

  • Maak uiteindelijk de ODBC-bestandsbeschrijvingen aan zodat u kan koppelen met uw applicatie

aanmaken

BELANGRIJKE AANDACHTSPUNTEN

  • Indien u met vrije velden werkt in bepaalde modules in Venice moet u minstens zorgen voor een vertaling in Engels voor die velden
  • De connectie met de Webconnect gebruikt in de bezetting een Venice user op
  • Indien u de toegang wenst te bekomen tot een Extern dossier of dossierkast  kan uw user WEB geen beheerder zijn in Venice.  De beheerder heeft namelijk niet alle rechten op de externe dossiers.  U moet deze user toevoegen tot het betreffende dossier met de nodige rechten op de gewenste modules
  • U moet uw applicatie koppelen/authenticeren met de Venice database door gebruik te maken van uw Aspex login en wachtwoord

Meer informatie over Webconnect/Odata kan u terugvinden in de help van Venice (F1) door te zoeken op “Webconnect”, de online handleiding of op onze Youtube Webinar

Links in Venice help werken niet meer in Windows 10

Sinds de laatste update van Windows 10 kunnen er soms problemen voorkomen bij het openen van links vanuit de Venice helppagina’s.  De problemen zijn te wijten aan de update van Windows 10 in combinatie met het gebruik van Internet Explorer als standaard Web Browser.

We raden daarom aan om de standaard Web Browser aan te passen naar een andere Web Browser zoals Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge, … i.p.v. de standaard ingestelde Internet Explorer.

Hiervoor gaat u als volgt tewerk:

  • Ga naar Windows Start en zoek naar “Default apps”.  Indien de taal van uw Windows  Nederlands is , zoekt u naar “Standaard programma’s”
  • Open de settings van de Default apps of standaard programma’s en blader in dit scherm tot u de optie “Web  Browser” ziet staan
  • Klik op de standaard ingestelde browser Internet Explorer en wijzig die naar een andere browser zoals bijvoorbeeld Google Chrome.  Vanaf nu zullen alle links geopend worden met de nieuwe gekozen browser

browser

 

 

Coda bestand niet zichtbaar in Venice

Indien u niet werkt met de koppeling tussen Venice en Isabel, moet u uw CODA-bestanden manueel inlezen.

Wanneer u via Start – Boekhouding – Financieel – Importeren CODA-bestanden op Importeren drukt kan het soms zijn dat uw CODA-bestand niet zichtbaar is in het zoekscherm.

coda

 Er kunnen meerdere redenen zijn waarom uw lijst leeg blijft

  • U zoekt in het verkeerde pad, het is gemakkelijk als u steeds hetzelfde pad gebruikt voor uw CODA-bestanden, dan bent u zeker dat het pad naar de bestanden steeds correct is ingevuld.  Eventueel kan u het pad aanpassen door te klikken op het verkenner mapje achter het veld

pad bestanden

  •  U heeft in uw scherm een filter opgezet die verwijst naar het verkeerde dagboek. Bij het inlezen van de bestanden kan je kiezen voor “Alle” dagboeken of filteren op 1 bepaald dagboek.  Als het bestand niet bestemd is voor dat dagboek zal u het niet kunnen inlezen

dagboek

  • Uw CODA-bestand is niet bestemd voor het gekozen dossier.  In een CODA-bestand wordt een ondernemingsnummer vermeld. Als dat niet overeenkomt met het ondernemingsnummer  van het dossier waarin u werkt ( Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens), dan zal u het bestand niet zien verschijnen in het overzicht.
  • Uw CODA-bestand is niet bestemd voor dit boekjaar. Wanneer het bestand een datum heeft die bijvoorbeeld in een vorig boekjaar valt, dan zal het niet verschijnen in de lijst met de te importeren bestanden.
  • In uw financieel dagboek is geen rekeningnummer ingevuld. Het CODA-bestand verschijnt in dat geval in het overzicht, maar in plaats van het bankrekeningnummer staat een ‘?’ vermeld. In een CODA-bestand staat een IBAN bankrekeningnummer dat bedoeld is ter herkenning van de bank. Zorg er dus ook voor dat er steeds een rekeningnummer is ingevuld in uw financiële dagboeken ( Basisgegevens – Boekhouding – Financiële dagboeken).
  • U werkt met 2 dagboeken voor 1 bankrekeningnummer.  Wanneer u werkt met 2 dagboeken voor 1 rekeningnummer (bijvoorbeeld één in EUR en één in USD) dan is het belangrijk dat Venice kan bepalen welk dagboek er precies moet gebruikt worden. Indien dat niet het geval is, dan krijgt u een melding als onderstaande. Het is dan belangrijk dat u in uw financieel dagboek het veld Uitbreiding gebruikt om dit aan te geven. De code die u moet invullen in het veld Uitbreiding bekomt u bij uw financiële instelling. Het is dan ook belangrijk dat de bank de uitbreidingszone vermeldt in het CODA-bestand.

coda

  • Het kan ook gebeuren dat de CODA-bestanden niet het ondernemingsnummer van het dossier zelf bevatten, maar dat van de onderneming die instaat voor het debiteurenbeheer. In dat geval kan u het ondernemingsnummer van de partij die instaat voor het debiteurenbeheer invullen in de parameters van de module Importeren CODA-bestanden.

coda2

  • Uw bestand is corrupt. In sommige gevallen kan het ook voorkomen dat een bestand beschadigd is of corrupt. Download het opnieuw of neem contact op met uw financiële instelling.

Een beveiligd dossier beschikbaar stellen voor synchronisatie met de Accountant van morgen (Onea)

Indien u Venice gebruikt alsook de scanningsoplossing van Onea, dan is het evident dat Onea over de nodige rechten dient te beschikken op uw dossier.  Indien het om een dossier gaat dat via de optie Toegangsbeheer van Venice werd beveiligd, dan moet u een aantal zaken ondernemen:

1. Externe groepen activeren in het Venice toegangsbeheer

Klik op de Venice-knop in het hoofdmenu en kies Toegangsbeheer – Parameters.

Vink Externe groepen aan.

Screenshot_332

2.In het dossier Specifieke rechten activeren

Selecteer het dossier in Venice en kies Basisgegevens – Parameters – Opties.

Bij Toegangsbeheer zal u bemerken dat het gaat om een beveiligd dossier (zonder paswoord)

Vink hier Specifieke rechten aan.

Screenshot_333

3. Rechten definiëren voor de externe groep Onea.

Kies Basisgegevens – Instellingen – Rechten.

Druk op Nieuw (Ctrl+N)

Maak rechten aan voor een externe groep 

Bij Registratienummer vermeldt u het registratienummer van Onea: 2456913001

Als code geeft u op Onea

Screenshot_334

4.Vink volgende rechten aan in het overzicht:

4a.Voor klanten en leveranciers 

rechten1

 

4b. Voor Dagboeken

rechten onea

4c.Voor Firmagegevens, Munten, Landen en Koersen

rechten2

 

4d.Voor analytische rekeningen en voorstellen (indien de optie analaytisch geactiveerd is in het dossier)

 

recnten3

4e.Voor Aankopen, Verkopen en Financieel

rechten 4

 

4f.Voor Algemene rekeningen, Financiële dagboeken en Boekingsvoorstellen

rechten5

 

4g.Voor Details boekhouding

rechten 7

 

5. De rechten opslaan 

Druk tenslotte op Sluiten om de rechten te bewaren.  Indien het dossier benaderd wordt via de appllcatie van Onea zullen de nodige rechten op het dossier beschikbaar zijn en zal het dossier kunnen gesynchroniseerd worden.

Problemen bij het versturen van mails vanuit Venice

Wanneer een document verstuurd wordt per mail via Venice ,al dan niet via de module E-Documenten, kan het gebeuren dat Outlook niet opstart of dat er geen mail wordt gestuurd via MAPI of dat Outlook steeds opnieuw vraagt een mail profiel te kiezen terwijl er zelfs in sommige gevallen maar 1 profiel aanwezig is in uw instellingen.

Hiervoor kunnen meerdere redenen zijn maar de meest voor de hand liggende controles zijn de volgende (in ons voorbeeld voor Office 2010)

Instellingen in Venice

In Venice moet u instellen hoe u wenst gebruik te maken van uw mail programma

  •  Klik op de Venice knop  en kies instellingen – parameters – Configuratie werkstation

WS

  •  Stel de parameter E-Mail in op Mapi of Outlook.  Indien u kiest voor NEE of indien uw pc niet is verbonden met het internet dan zal u niet kunnen mailen vanuit Venice en zal de mail knop zelfs inactief komen te staan in Venice

Email

Indien u kiest voor MAPI moet uw mail programma MAPI ondersteunen , voorbeelden hiervan zijn Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora, …

Standaadprofiel

De volgende stappen in deze Kbase zijn aanpassingen in Outlook en/of Windows en kunnen ernstige gevolgen hebben voor uw data.

Bij twijfel raden we steeds aan om een degelijke back-up te nemen van uw gegevens en contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke!

  • Ga naar Start – Configuratiescherm – Alle configuratiescherm onderdelen

config

  •  Zoek de snelkoppeling naar Mail

mail

  • Klik op Show Profiles

profiles

  • Kies het juiste profiel en onderaan duidt u aan dat dit het profiel is dat u standaard wenst te gebruiken

profile

Compatibiliteit en rechten

Indien de bovenstaande stappen het probleem niet oplossen kan u ook het volgende (laten) nazien (door uw IT verantwoordelijke):

  • Ga naar uw snelkoppeling van Outlook en klik er met de rechtermuisknop op
  • Kies Eigenschappen

Eig

  • Onder de tab Compatibiliteit kan u eventueel nazien of er bij de modus geen verkeerde OS werd aangekruist
  • U kan ook kiezen voor “Dit programma starten als Administrator” (in sommige gevallen zal u ook een wachtwoord moeten ingeven en Venice ook als administrator opstarten)

comp

 

Opnieuw maken of herstellen van het profiel

Indien bovenstaande stappen nog steeds geen oplossing bieden kan u In het slechtste geval uw profiel/account opnieuw (laten) maken of (laten) herstellen.

Wij raden aan om te zorgen voor een degelijke back-up van uw gegevens voor u de volgende stappen uitvoert of dat u contact opneemt met uw IT verantwoordelijke!

Het opnieuw maken van uw account of uw profiel doet u best via het configuratiescherm, het herstellen van uw account kan u vanuit uw Outlook doen

  • Kies File – info – Account settings

settings

  • Klik op uw account en kies “Repair”

repair

 

Problemen specifiek met E-documenten?

Aandachtspunten bij het verzenden van E-documenten

Vertragingen in Venice op Windows Server 2016

We kregen onlangs een paar meldingen binnen van klanten/verdelers die vertraging opmerken in hun Venice wanneer er wordt gewerkt met Windows Server 2016 (in alle gevallen ging het over een virtuele of cloud server)

Na intern onderzoek hebben we volgende tips om het probleem op te lossen. Bespreek steeds met uw systeembeheerder of IT verantwoordelijke voor u de volgende acties uitvoert!  Zorg dat u steeds een degelijke antivirus/antispam programma gebruikt indien u de volgende stappen wil uitvoeren.  Het uitzetten van (delen) van de Windows Defender kan zorgen voor beveilingsrisico’s.

1) Zet uw Windows Defender uit

In Windows server 2016 wordt de Windows Defender standaard aangezet.  Deze kan zorgen voor vertraging in uw Venice.  Telkens u een module opent, wordt het gescand door Defender waardoor er vertragingen op komen.

Als u werkt met meerdere virtuele servers zoals bijvoorbeeld een dataserver en een terminal server (die dan eigenlijk als client dient) moet u op ALLE servers de ingebouwde en standaard actieve Defender uitzetten.

Dit kan op verschillende manieren:

  • Via Start – Settings – Update & security  – Windows defender – Turn off Defender
  • Via de regedit kan u via HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows Defender\ een DWORD toevoegen om de Defender uit te schakelen
  • via GPO

2) Zorg ervoor dat uw Antivirus de mappen en bestanden van Venice niet scant

Indien u werkt met een andere antivirus dan Defender, moet u alvast de mappen van het Venice basispad toevoegen aan de uitzonderingen in uw  AV.

Om problemen bij de installatie of gebruik van Venice en verlies van performantie te vermijden, raden wij u aan de configuratie van uw anti-virusprogramma aan te passen en bestanden met volgende extensies niet meer te controleren:

BTR (Venice gegevensbestand)
LOG (Venice log-bestand en Pervasive transactie-log)

Het kan in sommige gevallen ook nodig zijn om de extensies .js, .sql, .css, .html, .htm, .csv, .ods, .txt niet te scannen.  Sommige grafische elementen in Venice gebruiken/maken (tijdelijke) bestanden met deze extensies en kan ook voor vertraging zorgen

Er zijn ook andere bestanden die nooit een virus kunnen bevatten omdat ze louter gegevens bevatten en nooit uitgevoerd worden. Deze lijst opnemen in uw anti-virusprogramma is facultatief, maar komt de algemene performantie ten goede.

BMP (Afbeelding, Windows Bitmap)
CLC (Unit4 C-Logic Configuratie)
CLD (Unit4 C-Logic Beschrijvend bestand)
CLE (Unit4 C-Logic Uitdrukking)
CLF (Unit4 C-Logic Afdruklay-out)
CLI (Unit4 C-Logic Importbeschrijving)
CLS (Unit4 C-Logic Doorstuurconfiguratie)
CLV (Unit4 C-Logic Afdrukbeschrijving)
DAT (Gegevensbestand)
DDF (ODBC Bestandsbeschrijving)
EMF (Windows Enhanced Meta-file)
INI (Windows configuratiebestand)
PAR (Unit4 C-Logic configuratiebestand)
GIF (Afbeelding, gif formaat)
JPG (Afbeelding, JPeg formaat)
LCK (Sleutelbestand)
LOC (Pervasive Locator-bestand)
TXT (Tekstbestand)

3) Controleer de Pervasive instellingen

U moet de volgende instellingen nazien op uw server (eventueel ook de terminal server/client)

  • Ga naar Start en open het Pervasive control center (PSQL Control Center)
  • Kies voor Pervasive PSQL – Local Client – Microkernel Router en klik met de rechtermuisknop voor de properties

properties

  •  Ga naar Communication protocols en zet SPXII en NETBIOS uit

comm

  •  In het scherm Access moet ervoor zorgen dat het veld Gateway Durability aangevinkt staat

gateway

4) Controleer de MAPI en TAPI instellingen

Bij het openen van de meeste modules van Venice worden er verschillende checks uitgevoerd.  In Windows Server 2016 worden de TAPI gegevens niet correct doorgegeven aan Venice waardoor die langer moet zoeken dan normaal naar de juiste instellingen.  Dat zorgt ervoor dat u soms vertragingen kan krijgen bij het openen van bepaalde modules.

  • Ga naar Venice in het hoofdmenu en klik op de Venice knop – Instellingen – Configuratie werkstation

configws

  •  Kies bij Mapi (Email) voor NEE en indien mogelijk bij TAPI (Telefoneren) ook voor NEE en druk op OK

mapitapi

Dit zal de waarden in het register aanpassen en ervoor zorgen dat er niet meer wordt gezocht naar deze instellingen.  indien u wenst te mailen via Outlook vanuit Venice moet u achteraf in datzelfde scherm de instellingen terug goed zetten bij Email op “via Outlook”.  In de meeste gevallen zal TAPI (telefoneren) op NEE moeten blijven staan.

Gelieve ook na te zien via regedit – HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\C-LOGIC\GLOBALS\CONFIG of de REG_DWORD sleutels CallActive en EmailActive correct staan.

Indien u bij beide NEE hebt gezet, moet er bij deze twee sleutels ook (0) staan.  Het kan zijn dat u de dropdown in Venice voor telefoneren niet heeft staan in uw Venice, U zal dan de sleutel voor CallActive manueel op (0) moeten zetten in de regedit

regedit

Andere Kbases ivm trager werkende modules in Venice kan u hier vinden

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-opstarten-van-modules-gaat-zeer-langzaam/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/laden-van-de-tegels-zorgen-voor-vertraging-in-de-venice-modules/

 

 

 

Een veiligheidskopie / backup maken van uw gegevens in Venice

Een veiligheidskopie (back-up) is een garantie tegen het verlies van gegevens. Het is een kopie van de gegevens op diskette, tape of een ander beschrijfbaar medium.

Bij Windows wordt een back-up programma meegeleverd (verschilt van versie tot versie), er is ook een mogelijkheid voor het maken van een back-up in Venice ingebouwd. Maak regelmatig (bv. elke dag of elke week) een veiligheidskopie. Een ongeluk ligt in een klein hoekje en als er eens iets misgaat, dan bent u daar best op voorbereid.

Een veiligheidskopie dient overigens niet alleen om u te beschermen tegen technische problemen en storingen, maar kan ook zijn nut bewijzen als u zelf een verkeerde handeling hebt verricht waarop u wenst terug te komen.

Hoe maakt u een veiligheidskopie?

Venice bevat een ingebouwde back-up procedure (kies voor Beheer, Dossier, Onderhoud, Veiligheidskopie maken) die een gecomprimeerd .zip bestand van één dossier maakt en deze op een plaats naar keuze opslaat. U moet echter Venice (manueel) opstarten en de nodige commando’s doorlopen om een back-up van het dossier te maken.

veiligheidskopie maken

U kan ook gebruik maken van het bij Windows meegeleverde back-up programma of u kan gebruik maken van externe back-up hard- en/of software. Dikwijls bieden deze ook een mogelijkheid om zonder dat u daar zelf in tussenkomt op vastgestelde tijdstippen automatisch een back-up te maken van één of meerdere dossiers ineens.

Het ‘HOE’ is bijgevolg sterk afhankelijk van het programma en het back-upmedium dat u voor het maken van een reservekopie wil gebruiken.

Wat moet geback-upt worden?

Alle gegevens die wijzigen, moeten periodiek geback-upt worden. U vindt hier een overzicht van wat daar precies onder valt.

  •  Alle dossierkasten (en hun onderliggende dossiers en boekjaren). U vindt het pad naar een dossierkast of dossier steeds terug in het hoofdmenu. Selecteer de dossierkast of dossier, en in het rechterdeel ziet u het pad.
  • De map ‘MAIN’ in het Venice basispad. Hierin worden de globale tabellen en gebruikersinstellingen geplaatst.
  • Indien u de map ‘PICTURES’ gebruikt om eigen tekeningen in te plaatsen, dan is het ook aanbevolen deze map in de back-up op te nemen.
  • De map ‘PATCHES’ bevat aanpassingen en verbeteringen voor de huidige versie. Als u deze map in de back-up opneemt, dan hoeft u deze patches niet opnieuw te downloaden en te installeren.

Belangrijk: Een back-up van enkel een boekjaar zonder dossier wordt ten stelligste afgeraden.

Sommige bestanden in een boekjaar bevatten relaties naar bestanden in andere boekjaren. Er zijn ook relaties tussen bestanden in het boekjaar en bestanden op het dossierniveau. Door een back-up te maken van enkel een boekjaar zonder dossier, of door slechts een deel van de boekjaren in de back-up te betrekken kunnen deze relaties verbroken worden en aanleiding geven tot onherstelbare inconsistenties.

Om die reden voorziet Venice dus ook niet in een ingebouwde procedure om een back-up van enkel het boekjaar te maken en is ook het archiveren van een boekjaar aan beperkingen onderhevig. Ook via externe back-up oplossingen kan u niet op een veilige manier een back-up maken van enkel het boekjaar.

De map ‘SETUP’ in het Venice basispad bevat programmabestanden. Deze hoeven niet betrokken te worden in de back-up. Ze worden immers geleverd met Venice. Gaat er met deze map iets mis, dan kan dit steeds teruggehaald worden aan de hand de installatie van Venice.

Hoe vaak moet een back-up genomen worden?

Hoe vaak u dit doet, is afhankelijk van hoe kritisch de wijzigingen voor u zijn. U moet de tijd en moeite die het nemen van een back-up kost, afwegen tegenover de mogelijke tijd en moeite die u zou hebben om de gegevens te reproduceren (opnieuw in te tikken). Indien u enkele tientallen tot honderdtallen documenten/boekingen invoert per dag, dan is het elke dag maken van een back-up zeker geen overbodige luxe. Hebt u slechts enkele documenten/boekingen per dag, dan is een wekelijkse back-up misschien meer aangewezen.

Hebt u meerdere dossierkasten en of dossiers, dan kan u vaker een back-up nemen voor de dossiers die ook meer gebruikt worden. Indien u dat wenst, kan u voor elke dossierkast en/of dossier een afzonderlijke back-up procedure hanteren.
Belangrijk: Voor u aan een kritische handeling begint (bv. afsluiting van een boekjaar, overdracht, installatie van een nieuwe versie…), is het ook aangeraden een back-up te nemen.

Een goede back-up procedure!

Naast het niet nemen van een back-up, is een slechte procedure de meest voorkomende fout. Veel mensen hebben slechts 1 set diskettes, tapes, cd-rom’s…. Telkens ze een back-up maken, overschrijven ze hun vorige. Hierdoor kunnen twee problemen ontstaan:

  • Indien er iets mis gaat tijdens het maken van de reservekopie.
  • Indien het medium onleesbaar zou zijn, of fouten bevat (wat vrij vaak voorkomt, vooral met diskettes).

Een onbetrouwbare back-up is in dit geval even slecht als géén. U hebt niets om op terug te vallen als er iets misloopt. Het kan ook voorkomen dat u een fout (zoals een beschadigd bestand) overneemt in de back-up. Indien u slechts één reservekopie hebt, dan hebt u geen mogelijkheid om terug te keren naar een situatie waar die bewuste fout zich niet voordoet. Om deze problemen op te vangen gebruikt u best meerdere sets die u laat roteren. Maakt u dagelijks een back-up, dan hebt u op die manier een back-up van gisteren, een van eergisteren, enz… Elk medium is onderhevig aan slijtage.

Daarom moet u geregeld de diskettes, tapes, e.d. vervangen (bv. 1 maal per jaar). Denk eraan, een reservekopie is belangrijk. Gebruik dus zeker geen media van mindere kwaliteit. Een back-up is iets wat u liever niet nodig hebt, maar als u het nodig hebt, dan moet u er kunnen op vertrouwen. U bewaart uw back-ups best niet vlak bij de computer zelf. Bij ongevallen zoals brand, overstroming, … kunt u op die manier in één klap alles verliezen.

Back-upwaarschuwing

Venice kan u waarschuwen indien een bepaalde periode is overschreden zonder dat er een back-up is genomen. Hiervoor wordt de zogenaamde ‘archief-bit’ van enkele bestanden gecontroleerd om te weten wanneer een back-up genomen is. Het is de bedoeling dat back-up software na het back-uppen deze archief-bits af zet. Alle programma’s die de bestanden benaderen om ze te veranderen, zetten deze archief-bit terug aan.

Hierdoor kun je steeds weten welke bestanden sedert de laatste back-up veranderd zijn. Niet alle back-upprogramma’s, of programma’s die u voor dat doel zou kunnen aanwenden zetten echter ook deze archief bit af. Ook diverse compressie/archiveringssoftware zoals PkZip, WinZip, ARJ, JAR, RAR doen dit niet automatisch, enkele hebben wel de mogelijkheid daartoe, mits een optie wordt meegegeven.

Gebruikt u zo’n programma, dan kan Venice niet ‘weten’ wanneer een back-up is genomen, en werkt dit waarschuwingsmechanisme niet. In dit geval kunt u dit waarschuwingssysteem afzetten door onder ‘configuratie’, ‘gebruiker’, de waarschuwingsdatum voor veiligheidskopie op 0 te zetten.

Opmerking

Venice controleert de volgende bestanden om te weten of er op een bepaald niveau een back-up genomen is:

  •  ClMain.ini voor het Unit4 C-Logic-niveau
  •  ClData.ini voor een dossierkast
  •  ClDoss.ini voor een dossier

Op boekjaar-niveau is er geen back-up controle.

I.v.m. RAID

Er is een groeiende trend om servers en zelfs gewone werkstations uit te rusten met RAID voorzieningen. Dit is ‘op zich’ een goeie zaak, want doorgaans gaat hiermee de performantie omhoog, ook het falen van (een van) de harde schijven wordt hiermee opgevangen.

Al te vaak wordt RAID echter gepromoot ter vervanging van het maken van een veiligheidskopie op externe media (diskettes, tape, CD, DVD, ZIP disks,…) en dit is geen goeie zaak. Hoewel RAID u inderdaad beschermt tegen het falen van de hardware (doorgaans de harde schijf die plots onleesbaar wordt), beschermt het u niet tegen menselijk falen en ook niet tegen ongevallen of rampen.

  •  Menselijk falen, een vergissing ligt in een klein hoekje, een gebruiker kan per vergissing een bestand schrappen, of vanuit het programma een reeks gegevens schrappen. Ook kan er een onomkeerbare actie (bv. doorboeken) gebeurd zijn waarop u wil terugkeren. Aangezien RAID u enkel beschermt tegen falen van de harde schijf wordt dit niet door RAID ondervangen. De wijzigingen en/of schrappingen worden onmiddellijk op alle schijven van de RAID uitgevoerd. U kan niet terugkeren op uw stappen.
  • Ongevallen en rampen, brand, overstroming, diefstal… Het zijn maar enkele dingen die u liever niet overkomt. Maar ook in deze gevallen is RAID geen substituut voor een goede veiligheidskopie.

Voor meer info omtrent het veilig nemen van back-ups, consulteert u uw hardwareleverancier. Unit4 C-Logic kan u hierop geen ondersteuning bieden. Uw hardwareleverancier kan u des te beter adviseren.

Back-up voor noodgevallen

Een back-up voor noodgevallen moet u in staat stellen om uw gegevens in een bruikbare staat te herstellen. Concreet wil dit zeggen dat u telkens het volledige dossier met alle boekjaren op deze back-up moet plaatsen. Er zijn consultaties die de bestanden van meerdere boekjaren benaderen. Indien u enkel het laatste boekjaar zou back-uppen, kan het zijn dat deze niet langer een correct resultaat geven. Ook worden er gegevens in het dossier bijgehouden die door de boekjaren aangesproken worden.

Back-up voor archivering

Bij voorkeur laat u alle boekjaren van een bepaald dossier staan en schrapt u ze niet. Zo zijn de gegevens steeds beschikbaar voor consultatie. Als u echter een tekort aan schijfruimte zou hebben dan kan u natuurlijk de oudere boekjaren schrappen. U kan deze oudere boekjaren afzonderlijk op een back-up plaatsen zodat u ze nog ter beschikking heeft indien u op een later moment toch nog consultaties in dat boekjaar zou willen doen.
Belangrijk: U kan deze manier van werken enkel voor de oudste boekjaren toepassen. Zorg ervoor dat deze boekjaren ‘afgesloten’ zijn. M.a.w. de overdracht is uitgevoerd en/of de voorraad is afgesloten. Het maken van een back-up van enkel een boekjaar wordt door Unit4 C-Logic ten sterkste afgeraden. Een archief back-up van een oud boekjaar vormt hierop de enige uitzondering.

Na het maken van de back-up kan u de oudere boekjaren schrappen vanuit het Venice Hoofdmenu. Hou er rekening mee dat indien u zo’n back-up terugplaatst dat deze (waarschijnlijk) eerst naar de huidige versie zal moeten bijgewerkt worden. Dit bijwerken kan enige tijd duren.
Back-up voor uitwisselen van klant naar boekhouder en vice versa

Indien u back-ups uitwisselt met uw boekhouder zodat die op z’n eigen kantoor de boekhouding kan controleren en/of sluitboekingen kan uitvoeren, dan onderscheiden we hier twee vormen

  • De boekhouder doet enkel consultaties, maar voert geen aanpassingen uit. Eventuele aanpassingen geeft uw boekhouder aan u door zodat u ze zelf kan uitvoeren. Het voordeel van dit systeem is dat u ondertussen in dit dossier normaal kan verder werken.
  •  De boekhouder voert aanpassingen uit (sluitboekingen, correctieboekingen, enz.). Aangezien de boekhouder aanpassingen uitvoert, mag u zelf ondertussen niet in dit dossier verder werken. Alle aanpassingen die u zelf uitvoert, worden immers overschreven als u de back-up die u van uw boekhouder terugplaatst. Hanteert u dergelijke manier van werken, dan raden we ten sterkste aan om gebruik te maken van de Verzonden en Teruggestuurd-functionaliteit die in Venice is ingebouwd. U dient aan uw boekhouder minimaal het dossier en het laatste (huidige) boekjaar te bezorgen. Betreft het een afsluiting van een boekjaar, dan zal uw boekhouder ook het volgende boekjaar nodig hebben. Alleen het boekjaar zonder de dossiergegevens aan uw boekhouder bezorgen wordt ten sterkste afgeraden.

Gebruik maken van Verzonden en Teruggestuurd (Niet beschikbaar voor Venice Facturatie Lite edition)

Wisselt u back-ups uit tussen klant en boekhouder en voert deze laatste ook aanpassingen uit aan de bestanden dan maakt u best gebruik van ‘Verzonden’ en ‘Teruggestuurd’. Hiermee wordt het dossier (tijdelijk) afgesloten voor wijzigingen, toevoegingen en schrappingen, maar u kan er wel nog steeds in consulteren. U kan dus niet per vergissing toch aanpassingen uitvoeren. Heeft de boekhouder de optie ‘fiduciair’, dan zal die boekhouder voor dat ene dossier ook automatisch de opties ‘erven’ die bij de klant geïnstalleerd zijn, ook al beschikt de boekhouder niet over die opties. Dat de klant bv. de optie ‘Elektronisch betalingsverkeer’ of ‘Analytische’ heeft, zorgt bij de boekhouder dan niet voor problemen en de consistentie van de gegevens van deze optie blijven gegarandeerd.

Opgelet: ‘Geërfde’ opties laten evenveel gebruikers toe als waarin de optie fiduciair werd aangeschaft.

Een back-up maken én ondertussen verder werken

Het is mogelijk om van de gegevensbestanden een back-up te maken terwijl u in het dossier bezig bent. Pervasive.SQL heeft hiervoor een voorziening die ‘continuous operation’ genoemd wordt.

Schakelt u deze optie in, dan wordt het gegevensbestand zelf in de huidige situatie ‘bevroren’ en worden toevoegingen, wijzigingen en schrappingen in een bijkomend bestand (de ‘delta file’) geplaatst. U kan dan een back-up maken van de ‘bevroren’ gegevensbestanden. Eenmaal de back-up voltooid is schakelt u de ‘continuous operation’ uit.

De wijzigingen van de ‘delta file’ worden dan in het eigenlijke gegevensbestand opgenomen. Er bestaat back-upsoftware (o.a. ArcServe) die automatisch van deze continuous operation gebruik maakt. De handleiding en help van Pervasive.SQL leggen uit hoe u deze continuous operation kan in- en uitschakelen.

Belangrijk: Om de consistentie van de gegevens op de back-up te garanderen, moeten alle gegevensbestanden van het dossier en alle boekjaren op hetzelfde moment in continuous operation geplaatst worden. Als dit bestand per bestand zou gebeuren kan de synchronisatie van de bestanden op de back-up niet gegarandeerd worden.

Nagaan of er nog Pervasive-bestanden in gebruik zijn

Vooraleer u een back-up neemt is het handig om te weten of er nog bestanden in gebruik zijn omdat bepaalde back-upsoftware daarmee niet overweg kan. Het maken van de back-up wordt dan ook onderbroken als een bestand gevonden wordt dat nog in gebruik is. Om na te gaan of er nog Pervasive-bestanden in gebruik zijn op, stelt Unit4 C-Logic N.V. u het programma ‘PvSwChk.exe’ ter beschikking. U vindt het bij de installatie van Venice terug onder de map Pvsw\Extra en na installatie ook onder de map C:\PvSw\Bin.
Het programma gaat na of het gegevensbeheer van een opgegeven machine (werkstation/server) nog Pervasive-bestanden in gebruik heeft. Aan de hand van dat resultaat kan u dan beslissen om uw back-upsoftware al dan niet te starten.

Parameters
U kan het programma op de volgende manier opstarten:
PvSwChk [ <Computer name> [ <User name> <Password>] ]

<Computer name>
Dit is een optionele parameter waarin u vermeldt wat de naam van de machine is waar het gegevensbeheer, waarvan u de bestanden die nog in gebruik zijn wil controleren, actief is. Bijvoorbeeld: PvSwChk WrkUser01

<User name> en <Password>
Dit zijn optionele parameters (die samen gebruikt moeten worden) waarin u de gegevens vermeldt die nodig zijn om een server-engine te benaderen.

Als u in de parameter <Computer name> dus een machine opgeeft waar een server-engine draait, die enkel kan benaderd worden met behulp van een gebruiker (die niet gelijk hoeft te zijn aan de gebruikersnaam waarmee u momenteel aangemeld bent in Windows) en een paswoord, dan geeft u die hier op.

Let er daarbij wel op dat de gebruiker deel moet uitmaken van de NT-groep ‘Pervasive_Admin’! Bijvoorbeeld: PvSwChk SrvAdm User01 Pass01

Als u geen parameters meegeeft, dan wordt het gegevensbeheer van de machine waarop het programma opgestart wordt, gecontroleerd. Het programma kan de volgende ‘error levels’ terugkeren:

  •  0: Het gegevensbeheer op de gevraagde machine heeft geen Pervasive-bestanden meer in gebruik.
  •  1: Het gegevensbeheer op de gevraagde machine is momenteel niet actief. Er zijn dus met andere woorden geen Pervasive-bestanden in gebruik. Als u een <Computer name> opgeeft die niet bestaat, dan zal het programma eveneens ‘error level’ 1 terugkeren.
  •  2: U hebt de ‘command line’-help opgevraagd via de parameter /? of /Help (u krijgt dan te zien welke parameters u moet meegeven) of u hebt een foutief aantal parameters opgegeven.
  • 3: Het gegevensbeheer op de gevraagde machine heeft wel nog Pervasive-bestanden in gebruik.
  •  4: Er kan niet bepaald worden of er nog Pervasive-bestanden in gebruik zijn omwille van een fout.

Gebruik
U kan het programma op twee manieren gebruiken

  • Command line

Wanneer u het programma PvSwChk.exe met de nodige parameters opstart als een ‘command line’-tool dan zijn dit de mogelijke resultaten:

  1.  No open files for <Computer name> . Deze melding komt overeen met ‘error level’ 0.
  2.  No engine running on <Computer name> . Deze melding komt overeen met ‘error level’ 1.
  3. PvswChk [ <Computer name> [ <User name> <Password> ] ]) Execute PvswChk without arguments for the local computer. Deze melding komt overeen met ‘error level’ 2.
  4. Number of open files for <Computer name>: <Number of files>. Deze melding komt overeen met ‘error level’ 3. U krijgt dus ook te zien hoeveel bestanden er nog open zijn.
  5. Error getting the number of files for <Computer name>. Deze melding komt overeen met ‘error level’ 4.
  •  Batch-file

Vanuit de batch-file start u het programma PvSwChk.exe met de nodige parameters op en aan de hand van de ‘error level’ die het programma terugkeert, start u dan al dan niet uw back-upsoftware.

U kunt het bv. als volgt doen voor het controleren van het gegevensbeheer op ‘SrvAdm’ waar een gebruiker en een paswoord nodig zijn om het gegevensbeheer te benaderen (in een Backup.bat-bestand):

@echo off
PvSwChk SrvAdm User01 Pass01 > nul
if error level 2 goto OpenFiles
echo Back-up software kan hier nu gestart worden!
goto End
:OpenFiles
echo Back-up software kan niet gestart worden, er zijn nog bestanden in gebruik!
: End
pause

Opmerking: ‘> nul’ gebruikt u om de resultaten die normaal naar het scherm geschreven worden (zie uitleg bij item ‘Command line’) te onderdrukken. De lijn “echo Back-up software kan hier nu gestart worden!” vervangt u dan door het commando dat uw back-up software start.

Belangrijk: Als in een workgroup-omgeving de gegevens op een dedicated server staan die zelf geen gegevensbeheer op zich neemt (de gateway is dus een ander werkstation), dan heeft het geen zin om PvSwChk op te starten voor die server. U geeft dan als <Computer name> de naam op van de gateway (of beheerder). Als de back-upserver niet de eigenlijke data-server is, dan moet u erop letten PvSwChk uit te voeren voor de data-server, niet de back-upserver.

Elektronisch factureren aan de overheid via PEPPOL

Vanaf Versie 10.40 van Venice is het mogelijk om elektronisch te factureren aan de overheid via PEPPOL.  Voorwaarde is dat u beschikt over Venice Facturatie Enterprise en over de optie Edocumenten.

We geven u een overzicht van de te volgen stappen in Venice:

INSTELLEN VAN HET DOSSIER

1) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u ervoor dat uw ondernemingsnummer is ingevuld

Ondernemingsnummer

2) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u er ook voor dat minstens 1 bankrekening correct is ingevuld, deze zal de overheid gebruiken voor de betaling van de door u opgemaakte facturen.

bank

3) Via Basisgegevens – Instellingen – Parameters – Edocumenten vinkt u in het tabblad Algemeen “PEPPOL-netwerk” aan.  Daarnaast moet u ook uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen die u kreeg van ons.  U kan controleren of de gegevens juist zijn door te klikken op “Controleren”

Om te kunnen versturen via PEPPOL moet u credentials hebben om kunnen inloggen en sturen via onze Access point.

peppol

 

Deze credentials kan u via ons krijgen door een mail te sturen naar order.venice@unit4.com . We hebben volgende gegevens nodig:

  • uw registratienummer
  • uw registratienaam/firmanaam
  • uw ondernemingsnummer
  • Contactpersoon naam
  • Contactpersoon email
  • Contactpersoon telefoon

Wanneer u uw gegevens hebt gekregen van ons, kan u dit in bovenstaand scherm invullen.  Uw dossier is nu klaar om via PEPPOL elektronische documenten te sturen naar de overheid.

INSTELLEN VAN DE KLANTENFICHE

Verder moet u ook nog de volgende instellingen aanpassen voor alle overheidsdiensten waar u elektronische facturen naartoe wenst te sturen:

1) Ga naar de klantenfiche – tabblad Nummer en daar ziet u een extra veld PEPPOL-ID staan

  • Gaat het om een nieuwe klant, dan geeft u zijn ondernemingsnummer in, wanneer u naar het volgende veld gaat, zal Venice trachten de PEPPOL ID in te vullen
  • Gaat het om een bestaande klant, moet u het veld ondernemingsnummer leegmaken, even naar een ander veld gaan en opnieuw het ondernemingsnummer invullen.  De PEPPOL-ID wordt dan opgehaald

Nummers

Voor bepaalde diensten bij de Vlaamse overheid mag geen Peppol-id gebruikt worden die gebaseerd is op het ondernemingsnummer, maar op het GLN nummer. In dat geval geeft u in het veld ‘peppol-id’ de prefix 0088 in gevolgd door een dubbelpunt en het GLN nummer.

2) In de klanten fiche – tabblad eDocs kiest u voor “Elektronisch” en Export wijze “PEPPOL” (dit zal reeds correct ingevuld zijn indien de PEPPOL-ID werd opgehaald inde vorige stap)

Edocs2

3) U moet daarna nog deze eenmalige instellingen aanpassen in dit scherm, dat wil zeggen dat eens u dit heeft aangepast u dit in de toekomst niet meer zal moeten doen.  U hoeft dan enkel te kiezen voor Elektronisch en wijze PEPPOL in uw klantenfiche.

  • Druk op het pennetje achter PEPPOL

pijltje

  • Kies de bankrekening 1 of 2 of 3, die komt overeen met de bank die u eerder invulde in de firmagegevens

Peppolbank

  • Kies/Maak een pad waar de PEPPOL documenten zullen opgeslagen worden.  U kan hiervoor klikken op het verkenner icoontje achter het veld.  U komt dan in de hoofdmap Van Venice terecht.  Daar kan u dan een map aanmaken (bvb peppol).  In ons voorbeeld staat er .\peppol\ dat wil zeggen dat er in de hoofddirectory van het dossier in Venice een map peppol is gemaakt.

Peppolpad

FACTUREREN AAN DE OVERHEID

U bent nu klaar om te factureren en te verzenden via PEPPOL, wanneer u nu een factuur opmaakt voor een PEPPOL klant die u correct instelde, zal u een Pop-up krijgen die u erop wijst dat het om een PEPPOL klant gaat en dat u zeker moet letten op de referentie van de factuur.  U kreeg bij de offerte aanvraag of de bestelling van de overheid een referentie, deze MOET identiek zijn als de referentie die u op de factuur zult zetten.

Er wordt namelijk gewerkt met een automatisch herkenning systeem die werkt aan de hand van deze referentie!  Indien de referentie niet correct is, kan uw factuur geweigerd worden, of zal er veel vertraging zijn bij het verwerken van de facturen door de overheid.

factuur

Wanneer uw facturen zijn opgemaakt, kan u via tabblad Extra in het overzicht klikken op Exporteren (idem werkwijze als Edocumenten)

Export

 

U krijgt voor de PEPPOL facturen en de andere elektonische facturen een venster Exporteren. Druk hier op start om het exporteren te starten. Wanneer de export geslaagd is zal u een groene vink zien staan naast de geëxporteerde facturen.

Vanaf dat moment is uw factuur vertrokken uit Venice en wordt die voor de PEPPOL facturen aangeleverd op het Mercurius platform van de overheid.  De verdere afhandeling gebeurt dan door de overheid.

ExportOK

Op het Mercurius platform kan u nazien welke status uw document heeft.  Het kan wel een uur duren vooraleer de factuur die u verstuurde uit Vence effectief op het platform te zien is.

BELANGRIJKE OPMERKING!

Elke factuur die u stuurt naar de overheid wordt bijgehouden in een database dus ook de de geweigerde facturen.  Dat wil zeggen dat u een geweigerde factuur niet een tweede maal kunt aanbieden nadat u hem verbeterde.  U moet dus in Venice de factuur crediteren en opnieuw maken met een nieuw nummer (dupliceren is hier de gemakkelijkste manier).  Pas als u een nieuw factuurnummer heeft, dan kan u de factuur opnieuw doorsturen.  Vergeet niet om na te zien of referentie correct werd ingevuld/overgenomen

Meer info over het gebruik van het Mercurius platform van de overheid of hoe u een login kan bekomen voor dit platform vindt u op de volgende links

https://overheid.vlaanderen.be/mercurius-en-peppol

https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html

https://iamapps.belgium.be/rma/

https://digital.belgium.be/e-invoicing

Consulteer eveneens ons filmpje op https://www.youtube.com/watch?v=YaisMsnlkoQ