Categorie Archieven: Webinars

Aandachtspunten bij het verzenden van E-documenten

Wanneer je beschikt over de optie E-documenten kunnen op een automatische wijze leveringsbonnen, facturen en rappels verstuurd worden in verschillende formaten zoals PDF, e-fffv3, Peppol, …

Het is niet de bedoeling om een volledige handleiding/opleiding op te maken over het instellen van E-documenten maar in grote lijnen de belangrijkste zaken te overlopen waardoor problemen met het verzenden van E-documenten kunnen vermeden worden.

De volledige stappen over het instellen van de E-documenten kan je terugvinden in de help van Venice (F1), via deze Webinar over E-documenten of door het volgen van een opleiding over deze module

Bij problemen bij het verzenden van E-documenten kunnen de volgende stappen overlopen worden:

  • Is de optie geactiveerd in het dossier?

Via Basisgegevens – instellingen – paremeters – opties – tabblad algemeen moet de optie E-documenten actief staan

Indien het vakje in het grijs staat en niet aangevinkt kan worden, dan is de optie nog niet aangekocht of is de optie nog niet gekoppeld aan de registratie.  Neem contact met je verdeler of met onze support

  • Zijn de parameters correct ingevuld?

Kijk de parameters na via basisgegevens – instellingen – parameters – algemeen – E-documenten

Geef aan in het tabblad “algemeen” of de E-documenten verzonden moeten worden via een standaard e-mailprogramma of via SMTP.  Eventueel kan ook gebruik gemaakt worden van het Peppol-netwerk (factureren aan de overheid)

Daarna kan per type document ingesteld worden of er elektronisch moet verzonden worden en met welke gebruiker/wachtwoord.

Het is belangrijk om in dit tabblad te testen of de gegevens correct zijn!  Pas indien je een testmail ontvangt na het klikken op de knop “testen” bent je zeker dat de gegevens correct zijn.  Bij problemen neem je best contact op met je Venice verdeler, IT-verantwoordelijke of hosting bedrijf

Onderaan kan in verschillende talen de begeleidende teksten ingevuld/aangepast worden (meer info in de help van Venice)

  • Is de klant correct ingesteld?

Naast een correct e-mailadres in de klantenfiche moet ook gezorgd worden dat in het tabblad E-docs in de klantenfiche per type document wordt gekozen hoe de klant zijn documenten wenst te ontvangen en in welk formaat

Het is dan ook belangrijk om per type na te kijken via wijzigen/pennetje of de instellingen correct ingevuld staan (meer info in de help van Venice)

De belangrijkste vink in de exportwijze is het “elektronisch bestand per e-mail versturen”

  • Zijn de documenten aangeduid als “te exporteren”?

Wanneer je documenten wenst te exporteren moeten ze ook aangeduid staan als “te exporteren”.  Dit kan je nazien in het tabblad “andere” van het document zelf. Telkens een factuur wordt gewijzigd wordt het vinkje opnieuw aangezet.

Eventueel kunnen de kolommen “af te drukken” en “te exporteren” toegevoegd worden aan het werkblad via bewerken – kolommen – beheren om een duidelijker overzicht te krijgen.  Dit is ook de manier om reeds doorgeboekte documenten nog aan te vinken als “te exporteren” door het werkblad in wijzigmodus te zetten (CTRL+W)

  • Wat zegt het foutenbestand?

Meestal zal wanneer een document niet kan verzonden worden aangegeven worden in het statusscherm wat precies het probleem is.  Indien het niet duidelijk is kan via het foutenbestand nagezien worden waarom het verzenden niet lukt.  Het foutenbestand is terug te vinden via beheer – dossier – onderhoud – foutenbestand

Bekijk zeker ook onze webinar in verband met E-documenten op de volgende link

Een handtekening met opmaak of een logo meesturen ?  Bekijk dan de volgende kbase

Een handtekening met logo meesturen via E-documenten

 

Gegevens in Venice benaderen via Webconnect

Indien u werkt op ons online plaform op ASP kan u de gegevens van Venice niet benaderen via de SDK maar kan u dat doen via Webconnect/Odata indien u beschikt over de optie Webconnect

Voor de optie WebConnect  moet u in Venice enkel de dossiers beschikbaar stellen voor gebruik via WebConnect. Merk op dat deze optie enkel de data van het dossier beschikbaar stelt, u zal ook nog een externe toepassing, website of ‘app’ moeten aanschaffen of (laten) aanmaken.

Om een dossier beschikbaar te stellen volgt u volgende stappen:

  • Selecteer het dossier, start de module ODBC-bestandsbeschrijvingen via beheer – Dossier – ODBC

ODBC

  • Vul de parameters van de module ODBC-bestandsbeschrijvingen aan via de Venice-knop – Instellingen – Parameters

OBDC paremeters

  • Kruis bij ‘Tabellen’ die tabellen aan die u beschikbaar wil hebben via de WebConnect oData webservice.

Tabellen

Indien u nieuwe modules toevoegt aan Venice of externe gebruikers zal u de ODBC koppeling opnieuw moeten aanvinken en aanmaken om fouten te voorkomen bij de connectie met Webconnect

  •  Kruis bij de tab “Andere” het vakje ‘Dossier beschikbaar stellen via WebConnect’ AAN. Eventueel geef je hier externe gebruikers toegang. Deze externe gebruikers hebben standaard NERGENS toegang, en u moet expliciet deze externe gebruikers koppelen aan het dossier om ze toegang te verlenen.

dossier

  • In sommige gevallen kan u de vink aanzetten bij “alle bestanden voor de MM opnemen” voor de activatie van de Managment Monitor
  •  Indien u beschikt over de optie Toegangsbeheer zal u ook nog een gebruiker moeten maken waarmee de WebConnect webservice in Venice kan aanmelden.  U kan deze gebruiker aanmaken via Veniceknop – Toegangsbeheer – Gebruikers.

users

Maak een gebruiker aan met aanmeldingsnaam WebConnect, initialen WEB en zonder wachtwoord.  Zorg dat deze gebruiker over de nodige rechten beschikt in Venice (eventueel beheerder).

user2

Indien dit voor u van toepassing is zal u hiervan een melding van krijgen in Venice bij het aanvinken van “dossier beschikbaar stellen via Webconnect”

WEB

  • Maak uiteindelijk de ODBC-bestandsbeschrijvingen aan zodat u kan koppelen met uw applicatie

aanmaken

BELANGRIJKE AANDACHTSPUNTEN

  • Indien u met vrije velden werkt in bepaalde modules in Venice moet u minstens zorgen voor een vertaling in Engels voor die velden
  • De connectie met de Webconnect gebruikt in de bezetting een Venice user op
  • Indien u de toegang wenst te bekomen tot een Extern dossier of dossierkast  kan uw user WEB geen beheerder zijn in Venice.  De beheerder heeft namelijk niet alle rechten op de externe dossiers.  U moet deze user toevoegen tot het betreffende dossier met de nodige rechten op de gewenste modules
  • U moet uw applicatie koppelen/authenticeren met de Venice database door gebruik te maken van uw Aspex login en wachtwoord

Meer informatie over Webconnect/Odata kan u terugvinden in de help van Venice (F1) door te zoeken op “Webconnect”, de online handleiding of op onze Youtube Webinar

Mailen via SMTP vanaf Venice versie 10.70

Vanaf de versie 10.70 van Venice zal het mogelijk zijn om via SMTP te mailen vanuit Venice alsook documenten afzonderlijk via SMTP te verzenden.

Dit was reeds mogelijk voor de klanten die de module E-documenten gebruiken en die op een volautomatische manier in bulk facturen, leverbonnen en rappels kunnen sturen via SMTP.

We hebben dit nu verder uitgebreid In Venice.  Voor de klanten die werken met onze online oplossing op Aspex is dat ook een interessante verbetering gezien nu afzonderlijke aankoop – en verkoopdocumenten via dit protocol kunnen verzonden worden.

Het instellen gebeurt nog steeds op de gekende manier, namelijk via de Venice knop – instellingen – configuratie werkstation.

werkstation

Via het tabblad Email – versturen kan u nu naast Nee, MAPI en Outlook ook kiezen voor SMTP.

SMTP

Verder stelt u de gegevens in zoals gevraagd, Voor de meest courante providers zoals Gmail, Telenet, Proximus, … zullen de meeste servergegevens reeds ingevuld worden.  We gebruiken hier een fictief gmail adres als voorbeeld. U kan de gegevens controleren door op de knop “Testen” te drukken

SMTP3

Om uw uitgaande server instellingen te kennen moet u best contact opnemen met uw provider of hosting company.

Een paar voorbeelden van de meest courante mail providers

  • Telenet: smtp.telenet.be met poort 587  en beveiliging TLS
  • Proximus: relay.skynet.be met poort 587  en beveiliging TLS
  • Office 365: smtp.office365.com met poort 587  en beveiliging TLS
  • Gmail: smtp.gmail.com met poort 587  en beveiliging TLS

Wanneer de gegevens zijn ingevuld kan u bijvoorbeeld vanuit de klanten fiche of de leverancier fiche klikken op het icoontje mailen om een simpel mail venster te krijgen.  U kan hier enkel plain text invullen dus zonder opmaak of HTML.

klantenemail

Op dezelfde manier kan u ook bij een aankoop- of verkoopdocumenten gaan kiezen voor afdrukken op scherm – mailen om het document door te mailen.

afdrukken

Opnieuw wordt een scherm geopend waar u plain text kan ingeven om mee te sturen naar uw klant of leverancier.  De PDF van het document wordt meegestuurd in bijlage

SMTPscherm

Indien u liever werkt met een eigen standaard tekst om mee te sturen naar uw klanten of leveranciers kan u dit in uw lay-out zelf gaan aanpassen zoals voorheen.

Klik hiervoor in het afdrukscherm op wijzigen bij de gewenste lay-out.

wijzigen2

Kies in de lay-outeditor voor eigenschappen – tabblad bericht om de gegevens in te vullen voor Tekst of Titel.  Sla daarna uw aanpassingen op via de Venice knop – opslaan

tekst

 

 

 

Factureren vanuit de Management Monitor van Venice 10.60 of hoger

Vanaf Venice versie 10.60  is het mogelijk voor een accountant die met de Accountant van morgen werkt om een niet-boekende klant vanuit de Management Monitor  (MM) facturen te laten maken, te versturen en door te boeken naar Venice boekhouding op voorwaarde dat de accountant over de optie Facturatie basic of Facturatie enterprise beschikt.

De klant kan dus onmiddellijk op eenvoudige manier zijn facturen intikken en de accountant hoeft ze niet meer over te tikken. Ze zijn onmiddellijk in het Venice-dossier beschikbaar,wat een aanzienlijke tijdswinst voor de accountant betekent.

Vanaf versie 10.70 van Venice hebben we de activering van de Management monitor geautomatiseerd zodat de accountant met een minimum van acties het dossier ter beschikking kan stellen in de Management monitor voor zijn niet-boekende klant.

We hebben deze Kbase opgedeeld in 4 grote punten:

  1. Activatie van de MM in Venice
  2. Factureren in de MM
  3. Eventuele foutmeldingen of problemen
  4. Veel gestelde vragen

1. Hoe kan u de Management monitor activeren voor een niet boekende klant?

1a) SMTP instellen in Venice

Voordat u een externe gebruiker aanmaakt, is het belangrijk dat uw mail configuratie correct is ingesteld.  De login gegevens voor de externe gebruikers worden namelijk doorgemaild na de aanmaak ervan.  Hoe u dit moet instellen in uw Venice kan u hier terugvinden

1b) Activeren van de Management Monitor

U start Venice op en u selecteert het dossier van de klant. U kiest Basisgegevens – Instellingen – Parameters.  U klikt op de knop Activeren Management monitor.

MM-Versie1060_1

Als deze knop er niet staat of niet aanklikbaar is, dan zijn er bepaalde voorwaarden niet voldaan in uw Venice.  Deze kan u terugvinden in de help van Venice (F1) – zoeken naar Activeren Management Monitor.

Van zodra u dit doet, zal er een dialoogvenster verschijnen waarin u de gegevens van uw niet-boekende klant kan ingeven.  Klik in dit scherm op het zoekicoon om de bestaande externe gebruikers te zien. Dee stap kan u herhalen voor alle dossiers die deze externe gebruiker kan gebruiken op de MM

Opzoeken externe gebruikers

Indien uw gewenste gebruiker nog niet in de lijst staat kan u deze aanmaken door op nieuw te drukken

Nieuw

Vul de nodige gegevens zorgvuldig in.  Vooral het e-mailadres is hier belangrijk.

gebruiker

In de sectie Management monitor kan u voorlopig enkel de optie Boekhouder kiezen.  De optie De gebruiker zelf zal in één van volgende versies beschikbaar zijn. Indien u een achterstand hebt met de ingave van de financiële gegevens in het dossier van uw klant, dan kan u de optie Boekhoudtegels verbergen voor deze gebruiker aanvinken.  De tegels met de boekhoudkundige info zullen dan niet verschijnen in zijn Management monitor.

Wanneer u OK klikt, dan start het automatisch aanmaken van de gebruiker. Dit kan een aantal minuten duren. U ziet een vooruitgangsscherm met de verschillende stappen.

kbase4

Wanneer de gebruiker aangemaakt werd, zal u een voorbeeldmail ontvangen die u dan aan uw klant kan doorsturen om hen zijn inloggegevens te bezorgen.  Deze mail bevat ook een link naar een online handleiding waar de verschillende stappen staan die de klant dient uit te voeren om van start te kunnen gaan met de Management monitor (Inloggen op Aspex en wachtwoord wijzigen, dan Management monitor opstarten met het nieuwe wachtwoord).

kbase5

Deze gebruiker zal enkel kunnen gebruikt worden op het portaal van de MM en zal dus niet kunnen inloggen op Venice.  Vink de aangemaakte gebruiker(s) aan en druk tenslotte OK in de lijst van gebruikers om de nieuw aangemaakte gebruiker in te vullen in het veld Externe gebruikers

kbase9

kbase6

In dit dialoogvenster wordt gevraagd welke dagboeken u wenst te gebruiken voor verkoopfacturen en verkoopcreditnota’s. Tevens wordt er ook standaard een dagboek voor conceptfacturen voorgesteld.

Dit is een nieuw begrip.  Elke nieuwe factuur die men maakt is een conceptfactuur (een soort klad kladfactuur). De factuur wordt pas definitief wanneer men verder de conceptfactuur omzet naar Factuur of wanneer men ze verstuurt naar de klant. We komen hier verder op terug.

Wijzig eventueel de voorgestelde waarden en druk op Ok.  Achter de schermen gebeuren nu automatisch volgende stappen:

1. De optie Facturatie wordt geactiveerd in het dossier (op voorwaarde dat de accountant over de optie Facturatie Enterprise of Basic beschikt in zijn/haar Venice licentie)

2. De dagboeken worden aangemaakt.

3. Er wordt een named database aangemaakt ten behoeve van de Management monitor.

4. Een externe user wordt aangemaakt op het Aspex portaal zodat die kan inloggen op de MM

5. De knop Factureren wordt nu geactiveerd op de MM

MM-Versie1060_4

 



2. Hoe kan u een factuur maken?

Wanneer u de module Factureren opstart, krijgt u een overzicht van de bestaande klanten.

kbase11

U selecteert een klant door op een bepaalde lijn te klikken of u kan een nieuwe klant aanmaken door te klikken op de knop Nieuwe klant rechtsboven.

U krijgt een overzicht van de klantgegevens (adres, btw-stelsel,..) en kan deze eventueel nog bijsturen. Indien u een factuur wenst te maken voor de betrokken klant, dan klikt u op de knop Factuur maken rechtsboven

MM-Versie1060_6

Het ingavescherm voor facturen start nu op.  U kan nu eventueel een opmerking voor de factuur noteren. Vervolgens kan u een artikel selecteren of een nieuw artikel intikken, alsook een prijs en een btw-code. Indien u een niet-bestaand artikel ingeeft, dan wordt dit artikel automatisch aangemaakt in het Venice-dossier bij de accountant. Het nummer begint steeds met “MM_”

Via Detaillijn toevoegen kan u eventueel een tweede en derde lijn toevoegen.

U kan de Geavanceerde modus inschakelen om extra velden beschikbaar te hebben op de detaillijn.

MM-Versie1060_7

Wanneer u klaar bent met het ingeven van alle lijnen, klikt u op de knop Klaar rechtsonder. Deze knop vermeldt eveneens het totale bedrag van de factuur.

U krijgt nu een afdrukvoorbeeld van de factuur te zien.

Indien u de factuur wenst te versturen, dan klikt u  op de knop Versturen.  Op dat ogenblik wordt de factuur ook definitief en wordt ze ook ingeschreven in het boekhouddossier. Indien u het voorbeeldscherm verlaat, zonder de factuur te versturen, dan wordt ze bewaard als een conceptfactuur.

kbase12

De allereerste keer dat een factuur wordt verstuurd, verschijnen  een aantal schermen voor ingave van de bedrijfsgegevens, de e-mailgegevens en voor het opladen van het logo.

kbase13

Van zodra u in de Bedrijfsgegevens een e-mailadres heeft vermeld, zal gevraagd worden om de e-mailgegevens ook aan te vullen.

MM-Versie1060_9

Wanneer u op Instellen drukt, komt u in een scherm als onderstaande terecht:

kbase18

Geef het e-mailadres en paswoord in van uw e-mailaccount en druk ten slotte op Bewaren.

U komt nu in het scherm E-mail versturen terecht.  Deze bevat een standaard tekst die meegeleverd wordt voor het bericht aan de klant. U kan het bericht bijsturen en tenslotte op Versturen  drukken. Indien u de tekst aanpast, dan blijft de aangepaste tekst bewaard voor de toekomst. De factuur wordt nu verzonden naar de klant.

kbase15

 



 3. Foutmeldingen en problemen

De keuze Factureren geeft een foutmelding

Indien niet alle voorwaarden zijn voldaan in Venice, kan het voorkomen dat u in de MM klikt op de knop factureren en de volgende foutmelding krijgt

MM-Versie1060_20

Dit kan verschillende redenen hebben, de volledige lijst met voorwaarden om te kunnen factureren kan u terugvinden in de help van Venice (F1) – zoeken naar Activeren Management Monitor

  • De accountant beschikt niet over de optie . In dat geval kan hij contact opnemen met de Salesafdeling van Unit4 Venice om een optie Facturatie te activeren in zijn Venice Online
  • De management monitor werd reeds geactiveerd in het dossier maar de optie facturatie was niet actief in dat dossier. In dat geval kan u de Management monitor opnieuw activeren inclusief de optie Factureren via de knop Activeren management monitor.
  • Er is geen boekjaar aanwezig voor het lopende kalenderjaar
  • Er is geen dagboek gemaakt die enkel voor conceptfacturen dient
  • Er zijn opties geactiveerd die conflict geven met deze optie

De mail voor de externe user is niet verstuurd

Indien u vergat om de gegevens door te sturen of u heeft de SMTP gegevens niet (correct) ingesteld, dan kan u deze gegevens opvragen in het werkblad externe gebruikers via Beheer – boekjaar – ODBC – Venice knop – instellingen – andere – externe gebruikers – beheren kolommen (groen knopje bovenaan) om de login en wachtwoord zichtbaar te maken.

Het dossier is niet beschikbaar op de MM

Wanneer u links in de balk klikt op “dossiers” zou u alle dossiers moeten zien waarmee u kan factureren.  Is dat niet het geval dan is uw gebruiker (externe user in Venice) waarschijnlijk niet gekoppeld aan dat bepaald dossier.

Een andere reden hiervoor kan zijn dat de ODBC niet werd gemaakt voor dit dossier. Ga hiervoor naar beheer – dossier – ODBC en maak de ODBC aan.

 



 4. Enkele veel gestelde vragen in verband met de Management monitor

4.a. Hoe kan ik een factuur opnieuw versturen? (vb. indien klant beweert dat hij factuur niet ontvangen heeft)

In de Management monitor kiest u Factureren.

U krijgt een lijst met alle klanten te zien.  Selecteer de gewenste klant in de lijst.

U komt nu terecht in een scherm waar u een algemeen overzicht krijgt van de documenten voor de betrokken klant (conceptfacturen, openstaande facturen en betaalde facturen).

MM_fac opnieuw sturen1

Klik op Openstaand.

U krijgt nu een overzicht van alle openstaande facturen voor de betrokken klant.

MM_fac opnieuw sturen2

Klik op de betrokken factuur. U krijgt nu de factuur te zien.

Indien u ze opnieuw wenst te versturen, dan klikt u linksboven op Voorbeeld bekijken.

kbase16

Vanuit het afdrukvoorbeeld kan u nu op versturen klikken om de factuur opnieuw te versturen.

MM_fac opnieuw sturen4

4b. Een factuur dupliceren of crediteren.

Volg dezelfde stappen als hierboven beschreven, maar op het ogenblik dat u het afdrukvoorbeeld te zien krijgt, drukt u op de knop Factuur dupliceren of Factuur crediteren.

4c. Een conceptfactuur omzetten in een factuur.

Een conceptfactuur kan u het best omschrijven als een kladfactuur.  Zolang een factuur niet werd verstuurd, is het een conceptfactuur.  In het Venice dossier vindt u deze facturen terug in het dagboek voor conceptfacturen

MM_conceptfacturen0

Hoe zet u nu een conceptfactuur om in een echte factuur?

Kies Factureren in de Management monitor.

Bovenaan rechts kan u klikken op Conceptfacturen.

MM_conceptfacturen1

U krijgt nu alle conceptfacturen te zien.

Klik op de conceptfactuur die u wenst om te zetten in een factuur.

MM_conceptfacturen2

U krijgt nu de conceptfactuur te zien. U kan nog wijzigingen doorvoeren of lijnen toevoegen. Als de conceptfactuur klaar is om omgezet te worden, drukt u op de knop Klaar rechtsonder.

MM_conceptfacturen3

U komt nu in het afdrukvoorbeeldscherm terecht. Indien u op Versturen drukt, dan wordt de factuur verstuurd en bijgevolg wordt ze definitief.

MM_conceptfacturen4

4d. Kan men de lay-out van de facturen aanpassen?

Dit is een actie die enkel door de accountant of de Venice-verdeler kan gebeuren, niet door de niet-boekende klant.

Indien de optie Factureren werd geactiveerd in de Management monitor voor een bepaald dossier, dan heeft dat als gevolg dat de parameter ‘Pdf bestand creëren bij aanmaak of wijziging van een factuur’ aangevinkt is in het Venice-dossier bij de accountant. U vindt deze parameter terug via Facturen – Venice-knop – Instellingen – Parameters.  Via die parameter kan u een andere variant aan selecteren.  Deze variant zal dan steeds gebruikt worden voor de facturen aangemaakt met de Management Monitor.

MM_lay-out

 4.e Kan men een factuur of conceptfactuur opslaan op de lokale schijf?

Bepaalde gebruikers van het eerste uur van de Management monitor suggereerden dat het interessant zou zijn mocht men een conceptfactuur kunnen opslaan.  Dit kan nuttig zijn in situaties waarin men eerst een conceptfactuur wenst te sturen naar de klant ter goedkeuring. Na goedkeuring van de conceptfactuur, zet men deze dan om in een definitieve factuur en verstuurt men ze naar de klant.  Andere gebruikers meldden dat het in bepaalde sectoren nog de gewoonte is dat men de facturen op papier bezorgt.  Daarom hebben we in versie 10.70 de mogelijkheid voorzien om conceptfacturen en facturen op te slaan op de lokale schijf. Dit kan u door in het afdrukvoorbeeld op het tandwiel rechtsboven te klikken en vervolgens de betrokken optie aan te klikken.

kbase17

 

Bekijk ook zeker de volgende tutorial op ons Youtube kanaal in verband met het activeren en het facturen met de Management Monitor!