Tag Archives: afdrukken

Automatisch afdrukken van de verkoopvoorwaarden op de factuur

In dit artikel leggen we uit wat de mogelijkheden zijn om de verkoopvoorwaarden mee af te drukken op de factuur die u vanuit Venice Facturatie & Stock afdrukt.

In versie 9.30 van Venice is er een aanpassing gebeurd, waardoor het afdrukken van de verkoopvoorwaarden veel gemakkelijker geworden is. Vandaar dat we dit artikel opgesplitst hebben, een werkwijze voor Venice 9.30 en hoger, en een werkwijze voor versies kleiner dan 9.30. Indien u gebruik maakt van de module e-Documenten, dan kan u ook nog deze alternatieve werkwijze hanteren.

Vanaf versie 9.30

De lay-out van de verkoopdocumenten (offerte, bestelbon, leveringsbon en factuur) is aangepast. Er zijn een aantal extra blokken beschikbaar waarin u de verkoopvoorwaarden kwijt kunt:

Als u de lay-out van de factuur opent in de lay-outeditor, dan ziet u onder blok Afsluiting totalisatie, een reeks nieuwe blokken: Paginakoptekst voorwaarden, Voorwaarden 1 t.e.m. 8, Paginavoettekst voorwaarden, en nog eens idem voor Bijlagen.

Zowel de blokken van de voorwaarden, als deze van de bijlage, zorgen ervoor dat er telkens een extra blad kan afgedrukt worden, ná het laatste blad van de factuur. Of u nu de blokken van de bijlage gebruikt of deze van de voorwaarden speelt geen rol.  U kan dus maximaal 2 extra bladzijden met informatie afdrukken.

Veronderstel dat u uw verkoopvoorwaarden wil toevoegen, dan kan u bv. de titel kwijt in blok Paginakoptekst voorwaarden, de verschillende artikels van de voorwaarden kan u kwijt in blokken Voorwaarden 1 tot en met Voorwaarden 8. Als u een footer wil toevoegen, dan kan u die kwijt in het blok Paginavoettekst voorwaarden.

De verschillende Voorwaarden-blokken laten u toe om de tekst te spreiden over verschillende blokken, maar dit hoeft niet. U kan ook alles kwijt in één enkel blok.

De teksten voegt u toe door middel van het tekst-element. Van belang is dat u in tab Lettertype, de Uitlijning instelt op Meerdere lijnen (bv. Links meerdere lijnen). Zoniet, dan wordt enkel de eerste lijn afgedrukt van de ingegeven tekst.

Maak het tekstkader ook groot genoeg, zodat alle tekst er in past.

kb000470_voorw1

Opgelet

Van zodra een van deze blokken opengetrokken is (de hoogte > 0mm dus) zal het blad (voorwaarde of bijlage) toegevoegd worden, zelfs al is er geen tekst ingetikt. Als u ongewild dus een leeg wit blad hebt na de factuur, zorg er dan voor dat alle blokken i.v.m. de voorwaarden volledig dichtgeklapt zijn.

Vóór versie 9.30

Deze werkwijze vereist enige ervaring in het aanpassen van lay-outs via de lay-outeditor. Het resultaat oogt ook iets minder professioneel, in die zin dat de verkoopvoorwaarden afgedrukt zullen worden op elk oneven blad, dus ook op het eerste blad (vóór de factuur zelf dus). Als u de factuur doorstuurt als een PDF-bestand, dan zal men dus eerst de verkoopvoorwaarden zien, met op het volgende blad de factuur.

  1. Open uw factuur lay-out in de lay-out-editor van Venice.
  2. Maak het blok Paginakoptekst zo groot als een A4 formaat (+/- 275mm) via de Documenteigenschappen.
  3. Voeg een tekstveld toe in dit blok met daarin de algemene verkoopvoorwaarden.
  4. Het blok Paginakoptekst mag enkel conditioneel afgedrukt worden. In de blokeigenschappen van dit blok selecteert u bij het veld Afdrukken de waarde Conditioneel.
    kb000470_cond
    Als conditie vult u volgende bewerking in: @SYS.PageNr != (:Round ( @SYS.PageNr/2 ;0) )* 2
    Door deze formule wordt het blad enkel afgedrukt op de oneven pagina’s.
  5. In het blok Titels schrapt u het variabele veld met het paginanummer van het document (SYS.DocPageNr), en maakt u er in de plaats een rekenveld aan, met daarin als formule:
    kb000470_titels

Indien u voorgedrukt papier gebruikt, dan dient u wel het blad omgekeerd in de printer te leggen, want door deze werkwijze wordt de voorzijde eigenlijk de omzijde (de verkoopvoorwaarden worden op de voorzijde afgedrukt).

Via de module e-Documenten

Eveneens in versie 9.30 werd er een parameter toegevoegd aan de module e-Documenten, Aanvullen met pdf-bestand uit ‘Pad afbeelding’

kb000470_edo

Via deze parameter kan u het PDF-bestand dat u in het veld Pad afbeelding van de factuurhoofding toegevoegd hebt, automatisch mee met de factuur laten versturen, op het moment dat u de facturen exporteert via de module e-Documenten.

Desgewenst kan u op deze manier dus ook de factuurvoorwaarden meesturen. Om ervoor te zorgen dat het veld altijd ingevuld is, kan u via de standaard waardes van de verkoopfactuur het juiste bestand invullen. Zet via hetzelfde scherm dit veld dan ook als Verplicht in te vullen. De factuur kan dan niet opgeslagen worden als iemand dit veld per ongeluk zou wissen.

 

Rapporten en documenten uit VENICE versturen via e-mail

Hoe kan u rapporten, fiches en lijsten op een eenvoudige manier versturen via e-mail?

Telkens u een rapport, een lijst, of een bepaalde fiche afdrukt in Venice, komt u in het dialoogvenster Afdrukinstellingen terecht.

KB000295_01

In dit dialoogvenster hebt u een aantal keuzemogelijkheden voor het type van de afdruk. Om een afdrukvoorbeeld door te sturen via e-mail, maakt u eerst een afdruk van het document naar het scherm. U selecteert dus Afdrukvoorbeeld op scherm, en klikt op OK.

U werkt niet met ASP, of u werkt met ASP, EN u hebt een e-mail-programma op ASP.
Klik op onderstaand pictogram om het afdrukvoorbeeld op te nemen in een e-mail. Uw e-mail-programma wordt opgestart, met een Acrobat (*.pdf)-bestand in bijlage. Indien u dit wenst kan u het bericht dat automatisch door Venice wordt ingevuld, aanpassen.

U werkt met ASP, maar u hebt geen e-mail-programma op ASP.
In dit geval zal u de schermafdruk moeten opslaan op uw harde schijf, en daarna manueel uw e-mail-programma opstarten, een nieuwe mail aanmaken, en dit bestand als bijlage aan uw e-mail-bericht hangen. Bovenaan het scherm van het afdrukvoorbeeld ziet u volgend pictogram.

Hiermee slaat u de huidige pagina en alle gemarkeerde pagina’s op in een grafisch bestand in pdf-formaat.

Het e-mail-bericht dat aangemaakt wordt ziet er als volgt uit:

KB000295_03

U kan dit standaard-bericht naar eigen wensen aanpassen in de lay-out van het document of rapport. U kan (vanaf Venice versie 6.60_) ook de naam van de bijlage automatisch laten bepalen, alsook het onderwerp van de e-mail.

Let op!

Het versturen van afdrukken via e-mail is NIET voorzien in volgende gevallen:

  • U drukt het werkblad af via Werkblad – Afdrukken [Ctrl + J], of u hebt op onderstaande pictogram geklikt.
  • U hebt op het scherm 2 pagina’s naast elkaar afgebeeld (u hebt onderstaande pictogram aangeklikt)
  • Het versturen van e-mail vanuit Venice maakt gebruik van de zogenaamde MAPI-interface. Dit is een standaard manier om e-mail te versturen onafhankelijk van welk e-mail-programma u gebruikt. Uiteraard moet uw e-mail-programma dan ook deze MAPI-interface ondersteunen, en het kan zijn dat u dit expliciet moet activeren. Heeft u meerdere e-mail-programma’s, dan is het mogelijk dat niet uw normale e-mail-programma maar een ander programma de toegang tot MAPI in het beheer heeft. Of uw e-mail-programma MAPI ondersteunt, en hoe u dit eventueel moet activeren, zal u in de help van dat programma moeten nakijken. U kan de werking van het versturen van mails makkelijk testen door een mail vanuit Venice naar uw eigen e-mail-adres te versturen.
  • In UNIT4 C-Logic – Configuratie – Werkstation – koppeling met andere applicaties moet Elektronische post (e-mail) aangevinkt staan.

Meerdere pagina’s versturen via e-mail

Hoe kan u meerdere pagina’s versturen via e-mail?

Meer informatie over het versturen van documenten via e-mail, kunt u terugvinden op de KBase met als titel Afdrukvoorbeelden versturen via e-mail.

Om een volledige lijst (niet enkel de eerste pagina) door te mailen, gaat u als volgt te werk.
U maakt de afdruk naar het scherm, zoals beschreven in de KBase met als titel Afdrukvoorbeelden versturen via e-mail.

Klik op de knop Markeren ([Ctrl + M]) als u op de eerste pagina staat.

KB000319_01

Klik op de knop Laatste pagina ([Ctrl + End]) om naar de laatste pagina te gaan.

KB000319_02

Klik op de knop Markeren tot ([Ctrl + Shift + M]) om het einde van de markering aan te duiden.

KB000319_03

Tenslotte gaat u verder met de bewerking die beschreven staan in de KBase met als titel Afdrukvoorbeelden versturen via e-mail.