Tag Archives: aspex

Met Venice werken op een Ipad

Indien u gebruik maakt van onze Online oplossing op Aspex is het eventueel ook mogelijk om op een Ipad te werken in Venice.

Gezien het gaat om een mobiel apparaat kan u niet inloggen via ons portaal  zoals u bijvoorbeeld wel zou kunnen doen op een Windows, Linux of op een Mac Computer.   U zal dus via de Citrix Receiver App zelf moeten inloggen.

Hiervoor moet u een paar stappen volgen en uw Citrix Receiver correct instellen:

  • Download de Citrix Receiver App via uw Itunes store
  • Open de App en maak een gratis account aan

CR1

  • Onderaan het inlogscherm kiest u voor Options – Manual Setup (Handmatig instellen)

CR2

  • Neem de onderstaande gegevens volledig over. Bij Username en password geeft u uw login en wachtwoord in die u normaal gebruikt om in te loggen op ons portaal

CR3

  • Druk nu op het gekleurde pijltje links om uw beschikbare programma’s te zien die kunnen opgestart worden met de Citrix Receiver App

CR4

  • U kan nu Venice aanklikken in de lijst zodat u het inlogscherm van Venice te zien krijgt

CR5

 

 

Mailen via SMTP vanaf Venice versie 10.70

Vanaf de versie 10.70 van Venice zal het mogelijk zijn om via SMTP te mailen vanuit Venice alsook documenten afzonderlijk via SMTP te verzenden.

Dit was reeds mogelijk voor de klanten die de module E-documenten gebruiken en die op een volautomatische manier in bulk facturen, leverbonnen en rappels kunnen sturen via SMTP.

We hebben dit nu verder uitgebreid In Venice.  Voor de klanten die werken met onze online oplossing op Aspex is dat ook een interessante verbetering gezien nu afzonderlijke aankoop – en verkoopdocumenten via dit protocol kunnen verzonden worden.

Het instellen gebeurt nog steeds op de gekende manier, namelijk via de Venice knop – instellingen – configuratie werkstation.

werkstation

Via het tabblad Email – versturen kan u nu naast Nee, MAPI en Outlook ook kiezen voor SMTP.

SMTP

Verder stelt u de gegevens in zoals gevraagd, Voor de meest courante providers zoals Gmail, Telenet, Proximus, … zullen de meeste servergegevens reeds ingevuld worden.  We gebruiken hier een fictief gmail adres als voorbeeld. U kan de gegevens controleren door op de knop “Testen” te drukken

SMTP3

Om uw uitgaande server instellingen te kennen moet u best contact opnemen met uw provider of hosting company.

Een paar voorbeelden van de meest courante mail providers

  • Telenet: smtp.telenet.be met poort 587  en beveiliging TLS
  • Proximus: relay.skynet.be met poort 587  en beveiliging TLS
  • Office 365: smtp.office365.com met poort 587  en beveiliging TLS
  • Gmail: smtp.gmail.com met poort 587  en beveiliging TLS

Wanneer de gegevens zijn ingevuld kan u bijvoorbeeld vanuit de klanten fiche of de leverancier fiche klikken op het icoontje mailen om een simpel mail venster te krijgen.  U kan hier enkel plain text invullen dus zonder opmaak of HTML.

klantenemail

Op dezelfde manier kan u ook bij een aankoop- of verkoopdocumenten gaan kiezen voor afdrukken op scherm – mailen om het document door te mailen.

afdrukken

Opnieuw wordt een scherm geopend waar u plain text kan ingeven om mee te sturen naar uw klant of leverancier.  De PDF van het document wordt meegestuurd in bijlage

SMTPscherm

Indien u liever werkt met een eigen standaard tekst om mee te sturen naar uw klanten of leveranciers kan u dit in uw lay-out zelf gaan aanpassen zoals voorheen.

Klik hiervoor in het afdrukscherm op wijzigen bij de gewenste lay-out.

wijzigen2

Kies in de lay-outeditor voor eigenschappen – tabblad bericht om de gegevens in te vullen voor Tekst of Titel.  Sla daarna uw aanpassingen op via de Venice knop – opslaan

tekst

 

 

 

Outlook configureren op Aspex

DEZE KBASE IS NIET MEER VAN TOEPASSING!  SINDS DE UPDATE NAAR DE VERSIE 10.70 KAN ER GEBRUIK GEMAAKT WORDEN VAN SMTP OP ASPEX!

Klik op de volgende link om de KBASE na te zien ivm het instellen van SMTP in Venice

*****************************************************************************************************************

Via de module E-documenten kan u facturen, leverbonnen en rappels digitaal verzenden naar uw klanten vanuit Venice.  U kan hierbij gebruik maken van SMTP waardoor u zonder tussenkomst van een mailprogramma zoals Outlook, Thunderbird, … uw documenten kan verzenden naar uw klanten.  Dat is dan ook de ideale manier om documenten digitaal door te sturen vanuit uw Venice op Aspex

Indien u echter niet beschikt over de module E-documenten maar toch wenst te mailen op Aspex dan kan u een mailoptie op Aspex bij ons bestellen en daarna uw Outlook op Aspex configureren.

Hoewel we deze werkwijze niet als standaard werkwijze aanprijzen, wordt het hierdoor mogelijk om vanaf uw Aspex portaal te mailen. Gezien uw mailprogramma normaal gezien op uw lokale pc staat en uw Venice op het Aspex portaal staat is het anders niet mogelijk om rechtstreeks documenten door te mailen vanaf uw Venice op Aspex.

Wat zijn de te volgen stappen:

  • Zorg dat u een email account aanvraagt of bestelt bij uw IT-verantwoordelijke of hosting firma (bvb office 365) en dat u beschikt over een werkende E-mail account
  • U bestelt de optie via onze diensten
  • Aspex voegt Outlook toe aan uw installatie
  • Outlook wordt ingesteld voor uw mailaccount

Wanneer uw Outlook beschikbaar is op Aspex moet u deze eerst gaan instellen.  Gezien we niet beschikken over uw login en wachtwoord op Aspex kunnen we dit niet standaard instellen voor u. Omwille van veiligheidsredenen is het dan ook opportuun dat u uw Email op Aspex zelf instelt.  Het instellen van uw Outlook op Aspex is eigenlijk identiek aan de werkwijze voor het instellen van uw lokale Outlook.

  • Log in op Aspex
  • Kies éénmalig de knop “Mail Settings” die nu beschikbaar is op uw Aspex portaal.

mail settings

 

  • Maak een profiel aan door te klikken op “Add” (de naam van het profiel kan vrij gekozen worden) en stel het in als standaard profiel

Profile

 

  • Eens het profiel is ingesteld kan u verder gaan met het instellen van uw account
  • Kies de standaard voorgestelde optie “Email account” en geef uw gegevens in.  Vul uw naam, e-mail adres en wachtwoord in en kies “Next”

email

  •  Wanneer u op Volgende (Next) klikt ,worden de instellingen automatisch nagezien. Indien alles goed verloopt, dan moeten er 3 groene vinkjes getoond worden.

validatie

 

  • Wanneer de instellingen werden nagezien en volledig groen staan, kan u afwerken door te klikken op “Next” en dan uiteindelijk op “Finish”
  • Vanaf dat moment kan u dus uw mail ook beheren vanop het Aspex portaal door te klikken op het Outlook icoon die ook beschikbaar is in uw Aspex portaal
  • In Venice (Lite) moet u enkel nog instellen dat u wenst gebruik te maken van uw outlook om te mailen.  Ga hiervoor naar de Venice knop – instellingen – configuratie wekstation en kies bij mailen voor “Outlook”

WS

Outlook

  • Druk een document af op het scherm en kies “mailen” of F9
  • Een mail venster van Outlook wordt nu geopend met het document in PDF als bijlage

Belangrijke opmerking: Om te kunnen mailen vanaf Venice moet uw Outlook op Aspex steeds geopend zijn !

Kan uw klant, die met een ‘consulting user’-versie werkt, de betaalbestanden die u als boekhouder aanmaakte, doorsturen naar de bank?

U bent boekhouder en u beschikt over een full-versie van Venice Boekhouding inclusief de optie Elektronisch betalen op het ASP-platform van Aspex. Uw klant beschikt over een consulting-versie van Venice met de optie Elektronisch betalen. Kan uw klant de betaalbestanden die u aanmaakte controleren en indien hij akkoord gaat, het betaalbestand doorsturen naar de bank?

Oplossing
Dit is wel degelijk mogelijk, u volgt daarvoor de volgende procedure:

1. De boekhouder.

De boekhouder kan de dossierkast met de dossiers van zijn klant aankoppelen als een externe dossierkast. Vervolgens kan hij zonder problemen werken in het desbetreffende dossier.
Indien de boekhouder over de optie Elektronisch betalen beschikt, dan kan hij ook een betaalopdracht aanmaken in het dossier van de klant. Op het ogenblik dat hij een betaalopdracht aanmaakt vanuit Venice, zal Venice standaard voorstellen om dit te doen onder de map ‘Work’ die zich onder de dossiermap bevindt.

KB000517_01

Het volstaat om op OK te klikken. Het bestand wordt dan aangemaakt:

KB000517_02

2. De klant die over een ‘consulting user’-versie beschikt.

De klant kan de betaalopdracht die de boekhouder klaarzette, controleren. Via ‘Boekhouding’ – ‘Betalingen’ – ‘Opdrachten’ kan hij de gewenste opdracht selecteren en via ‘Afdrukken’ – ‘Lijsten’ kan hij de betaalopdracht afdrukken. Indien hij niet akkoord is, dan kan hij op de afdruk bepaalde bemerkingen aanbrengen en deze bezorgen aan de boekhouder. Indien hij wel akkoord gaat, dan kan hij het betaalbestand dat de boekhouder aanmaakte onder de werkmap ‘Work’ onder de dossiermap kopiëren naar zijn lokale schijf en vervolgens het bestand versturen via zijn banksoftware.
Dit doet hij als volgt: via het applicatie-portaal van Aspex kan hij de MyExplorer2-tool opstarten.

KB000517_03

In de myExplorer2-tool kan hij de map Work selecteren. Hij krijgt dan alle bestanden te zien die deze map bevat:

KB000517_04

Vervolgens kan hij het bestand selecteren en rechts klikken en kiezen voor ‘Download’.

KB000517_05

Wanneer onderstaand scherm verschijnt, dan kiest hij voor ‘Save’ en hij slaat het bestand op in een lokale map op zijn schijf.

KB000517_06

Tenslotte start hij zijn banksoftware op en laadt hij het zopas aangemaakte betaalbestand op.