Tag Archives: best practices

Venice Facturatie Lite edition voor garages en carrosseriebedrijven.

Venice Facturatie Lite edition is een ideale softwarepartner voor de vlotte verwerking van de administratie van garages en carrosseriebedrijven.

Mogelijkheid om uw klanten te beheren in verschillende groepen.

In “Stambestanden – Klanten” kunt u via de klantenfiche uw klanten onderverdelen in groepen, bv. particulieren, zelfstandigen,…

KB000515_01

Daarnaast hebt u ook de mogelijkheid om vier extra tekstvelden en vier extra waardevelden toe te voegen aan de klantenfiche. Dat laat u toe om bij te houden met welke auto uw klant rijdt, wat de nummerplaat van de wagen is,…

KB000515_02

Op deze velden kan u later zoeken en selecties uitvoeren. U kan deze informatie ook afdrukken op offertes en/of facturen.

Mogelijkheid om artikels te beheren in verschillende groepen en categorieën.

In “Stambestanden – Artikels” kan u artikels onderverdelen in verschillende groepen en categorieën, bv. in “uren”, “materiaal” en “auto”. Zo kunt u later snel een overzicht krijgen van alle artikels die onder één van deze onderverdelingen valt.

KB000515_03

Werken met inclusief-prijzen

Heeft u ook een benzinepomp, dan kan u bij het opmaken van facturen makkelijk inclusief-prijzen factureren.

KB000515_04

Opvolgen betaald, niet betaald

Tijdens het aanmaken van de factuur kan u, onder het tabblad “Document” aanvinken of deze al dan niet betaald is. Komt de betaling later binnen, dan nog kan u in de factuur aanvinken dat deze betaald is.

KB000515_06

Zo kan u dan ook een lijst opvragen met alle klanten die nog niet betaald hebben.

KB000515_07

Gegevens voor de car-pass-database (verplicht aan te vullen vanaf 1 september 2006)

U kunt in Venice Facturatie lite edition alle nodige gegevens bijhouden om die later door te spelen via de Car-pass-aangifte.

Hiervoor maakt u in de hoofding van uw factuur enkele vrije velden aan.
Kies vanuit het hoofdmenu voor “Documenten – Facturen verkoop – C-Logic – Parameters – Vrije velden”.
U vult nu de 4 vrije tekstvelden in met “Merk”, “Model”, “Chassisnummer” en “Km-stand”. Deze gegevens heeft u immers nodig om u Car-pass-aangifte te genereren.

KB000515_08

Voor elke auto die u (door)verkoopt of waar u aan gewerkt hebt, maakt u een factuur op. Bij het opmaken van de factuur zal u nu telkens die velden (Merk, Model, Chassisnummer en Km-stand) aanvullen.

KB000515_09

Wij creëerden een speciale lay-out van de factuurlijst, die de Car-pass-aangiftes produceren op formulieren die zo goed als identiek zijn als de manuele, te faxen, aangifte.

Omdat we hopen deze lay-out aan méér dan één klant te kunnen leveren, kunnen we de prijs heel laag houden.

Indien u deze lay-out wenst te bestellen, stuur dan een e-mailtje naar support.venice@unit4.com met uw firmagegevens, en met een overzicht van wat u ingevuld hebt in “Titel tekst 1″, “Titel tekst 2″, “Titel tekst 3″ en “Titel tekst 4″. U bekomt deze info via “Documenten – Facturen verkoop – C-Logic – Parameters – Vrije velden”.

Flexibele aanpassing van uw lay-out.

Door de krachtige lay-out-editor is het mogelijk om de standaardlay-out van offertes en facturen naar wens te gaan aanpassen. Zo kan u het logo van uw firma vermelden, of kan u op de offerte een foto van elk artikel afdrukken. In een handomdraai past u de lay-out van uw documenten aan volgens uw eigen huisstijl. U kan bv. onderaan uw factuur, onder de betalingsformule, een extra tekst toevoegen.

KB000515_05

Snel opvolgen van uw verkoopstatistieken.

In Venice Facturatie Lite edition kunt u de historiek van de doorgeboekte facturen snel gaan opvragen. Er worden standaard selecties meegeleverd waarmee u uw historieken kan gaan sorteren. Deze selecties kan u ook gaan uitbreiden met eigen selecties.
Een voorbeeld:
Ik wil zien wat ik allemaal gedaan heb aan die ene auto van één van mijn klanten. Ik maak daartoe een selectie, gebruik makend van een filter, op basis van het chassisnummer van de auto.

KB000515_10

 

KB000515_11

 

KB000515_12

KB000515_13

Link met uw boekhouder

De verkoopfacturen die u in Venice Facturatie Lite edition aanmaakt, kan u samen met de bijhorende klantenfiche exporteren naar een tekstbestand. Zo kan uw boekhouder of accountant deze informatie meteen in zijn boekhoudprogramma verwerken, zonder deze opnieuw manueel in te geven.

Doorgroeimogelijkheden

Voor zwaardere toepassingen en uitgebreidere administratie (inclusief ondersteuning van margeregeling en eventueel stockbeheer), kan u, wanneer u dat wenst, upgraden naar Venice Facturatie & stock. U betaalt gewoon het prijsverschil tussen beide toepassingen, en u behoudt bij de overschakeling de gegevens die u reeds intikte.

In KB000168 vindt u een mogelijke werkwijze voor garages in Venice Facturatie & stock.
Voor wie met een ERP-toepassing, specifiek voor de automotive-sector, wenst te werken, kunnen we u melden dat Venice Boekhouding (via Venice Importeren en/of SDK) gekoppeld is met diverse ERP-toepassingen, ontwikkeld door derden.

Venice voor drankenhandel

U heeft een zaak in de drankensector?
Dankzij onze jarenlange ervaring stellen we vast dat Venice in de drankensector de ideale softwarepartner is voor de verwerking van uw administratie.

We sommen enkele argumenten op die door bestaande tevreden gebruikers zelf werden aangegeven.

Gestructureerd, overzichtelijk artikelbestand

In de eerste plaats vinden we bij de meeste drankhandelaars een groot aantal verschillende artikels. Dankzij de hiërarchische structuur kan u bv. makkelijk het artikel ‘Rode wijn cheval quancard’ aan de wijngroep ‘Rode Bordeaux wijnen 2009′ linken. Zo ziet u snel van elke wijn welke jaren u nog op voorraad heeft.

Men kan de artikels onderverdelen in verschillende groepen, bv. frisdranken, water, wijnen, bieren, likeuren…

Elke groep kan op zijn beurt bestaan uit meerdere subgroepen. Water kan bv. bestaan uit subgroepen plat, bruisend of licht bruisend. Wijn kan bestaan uit witte, rode en rosé-wijnen. Rode wijn kan op zijn beurt bestaan uit Bordeaux, Bourgogne,…

Belangrijk is een onbeperkt hiërarchisch overzicht dat uw artikels onderverdeelt volgens groep, type drank, merk, volume,…

KB000420_01

Leeggoed factureren

Specifiek in deze sector is de administratie voor leeggoedverwerking. Er wordt dan ook heel veel belang gehecht aan het eenvoudig koppelen van een bepaald leeggoedbedrag aan een bepaald artikel. Op een zeer snelle manier kunt u het leeggoedbedrag voor een bepaalde groep artikels invoegen of wijzigen.

Accijnzen

Hierbij aansluitend is natuurlijk de verwerking van accijnzen. U kan per artikel een accijnsbedrag bijhouden. Dit bedrag is reeds in de verkoopprijs opgenomen. Dit bedrag wordt automatisch in de documenten overgenomen waar u het eventueel nog kan wijzigen of schrappen.

Flexibele prijsopvolging

Ook een belangrijk onderwerp is het verhaal van staffelprijzen. In de artikelfiche noteert u de normale verkoopprijs (“catalogusprijs”) van een artikel. Deze prijs wordt automatisch op de verkoopdocumenten overgenomen. In sommige situaties wordt echter onderhandeld, dat bepaalde klanten voor precies hetzelfde artikel van een andere prijs kunnen genieten, of een speciale korting krijgen. Bij sommigen wordt deze gunstprijs zelfs gelinkt aan een hoeveelheid (verplichte afname) of aan een periode (promotieperiode). Venice volgt het vlekkeloos op.

Snel werken aan de kassa dankzij barcodes

Indien u met een groot aantal artikels werkt is het belangrijk dat het opzoeken zo efficiënt mogelijk georganiseerd wordt. Dit kunt u via uw artikelnummer organiseren, maar in vele gevallen is het werken met een barcode een nog betere oplossing. Aan een artikelfiche koppelt u dan een bepaalde barcode en tijdens de opmaak van leveringsbons of facturen aan de kassa hoeft u enkel nog de barcode in te lezen.

Voorraadbeheer

Een volledige en vlotte verwerking van uw voorraadbeheer is natuurlijk een must. Daarbij zorgt het opvragen van uw voorraadwijzigingen of –mutaties voor een sterke verduidelijking van uw voorraadhistoriek.

Een lay-out die overeenstemt met uw imago

Een elementaire zaak is het feit dat de opmaak van de documenten gewijzigd kan worden naargelang uw wensen. Wenst u vaste tekstlijnen of bepaalde logo’s op uw documenten te plaatsen, dan kan dit met de lay-out-editor, die standaard in het pakket aanwezig is.
Zo bent u ook in de mogelijkheid om een bestaand rapport (bv. historiek verkoop) naar eigen wensen om te vormen tot bv. een douanerapport.

KB000420_02

Een klantenbestand voor marketing

Vervolgens is een volledig overzicht van klanten en leveranciers een absolute vereiste. We denken aan het eenvoudig inbrengen en opvragen van adres-, communicatie-, infogegevens,…

Een mailing naar al uw klanten in een bepaalde regio moet via de integratie met Word en Excel in een handomdraai opgesteld zijn.

Statistieken

Een duidelijke rapportering is eveneens een noodzaak. Een bekende vraag die meteen beantwoord moet worden is ‘Voor welke omzet en welke artikels heeft een klant in een bepaalde periode bij mij gekocht?’.

Of een andere belangrijke vraag: ‘Hoeveel flessen wijn heb ik van een bepaald merk nog in voorraad?’. Gezien u al deze data heeft ingevoerd, rapporteert Venice u hierover zeer eenvoudig en duidelijk.

Nog interessante informatie zou de volgende kunnen zijn: ‘Wie heeft er vorig jaar allemaal Bordeaux gekocht van een bepaalde Chateau, want ik krijg nu het nieuwe jaar binnen en wil die mensen uitnodigen voor een degustatie’.