Tag Archives: e-documenten

Aandachtspunten bij het verzenden van E-documenten

Wanneer je beschikt over de optie E-documenten kunnen op een automatische wijze leveringsbonnen, facturen en rappels verstuurd worden in verschillende formaten zoals PDF, e-fffv3, Peppol, …

Het is niet de bedoeling om een volledige handleiding/opleiding op te maken over het instellen van E-documenten maar in grote lijnen de belangrijkste zaken te overlopen waardoor problemen met het verzenden van E-documenten kunnen vermeden worden.

De volledige stappen over het instellen van de E-documenten kan je terugvinden in de help van Venice (F1), via deze korte webinar of door het volgen van een opleiding over deze module

Bij problemen bij het verzenden van E-documenten kunnen de volgende stappen overlopen worden:

  • Is de optie geactiveerd in het dossier?

Via Basisgegevens – instellingen – paremeters – opties – tabblad algemeen moet de optie E-documenten actief staan

Indien het vakje in het grijs staat en niet aangevinkt kan worden, dan is de optie nog niet aangekocht of is de optie nog niet gekoppeld aan de registratie.  Neem contact met je verdeler of met onze support

  • Zijn de parameters correct ingevuld?

Kijk de parameters na via basisgegevens – instellingen – parameters – algemeen – E-documenten

Geef aan in het tabblad “algemeen” of de E-documenten verzonden moeten worden via een standaard e-mailprogramma of via SMTP.  Eventueel kan ook gebruik gemaakt worden van het Peppol-netwerk (factureren aan de overheid)

Daarna kan per type document ingesteld worden of er elektronisch moet verzonden worden en met welke gebruiker/wachtwoord.

Het is belangrijk om in dit tabblad te testen of de gegevens correct zijn!  Pas indien je een testmail ontvangt na het klikken op de knop “testen” bent je zeker dat de gegevens correct zijn.  Bij problemen neem je best contact op met je Venice verdeler, IT-verantwoordelijke of hosting bedrijf

Onderaan kan in verschillende talen de begeleidende teksten ingevuld/aangepast worden (meer info in de help van Venice)

  • Is de klant correct ingesteld?

Naast een correct e-mailadres in de klantenfiche moet ook gezorgd worden dat in het tabblad E-docs in de klantenfiche per type document wordt gekozen hoe de klant zijn documenten wenst te ontvangen en in welk formaat

Het is dan ook belangrijk om per type na te kijken via wijzigen/pennetje of de instellingen correct ingevuld staan (meer info in de help van Venice)

De belangrijkste vink in de exportwijze is het “elektronisch bestand per e-mail versturen”

  • Zijn de documenten aangeduid als “te exporteren”?

Wanneer je documenten wenst te exporteren moeten ze ook aangeduid staan als “te exporteren”.  Dit kan je nazien in het tabblad “andere” van het document zelf. Telkens een factuur wordt gewijzigd wordt het vinkje opnieuw aangezet.

Eventueel kunnen de kolommen “af te drukken” en “te exporteren” toegevoegd worden aan het werkblad via bewerken – kolommen – beheren om een duidelijker overzicht te krijgen.  Dit is ook de manier om reeds doorgeboekte documenten nog aan te vinken als “te exporteren” door het werkblad in wijzigmodus te zetten (CTRL+W)

  • Wat zegt het foutenbestand?

Meestal zal wanneer een document niet kan verzonden worden aangegeven worden in het statusscherm wat precies het probleem is.  Indien het niet duidelijk is kan via het foutenbestand nagezien worden waarom het verzenden niet lukt.  Het foutenbestand is terug te vinden via beheer – dossier – onderhoud – foutenbestand

Een handtekening met opmaak of een logo meesturen ?

Een handtekening met logo meesturen via E-documenten

 

Mailen via SMTP vanaf Venice versie 10.70

Vanaf de versie 10.70 van Venice zal het mogelijk zijn om via SMTP te mailen vanuit Venice alsook documenten afzonderlijk via SMTP te verzenden.

Dit was reeds mogelijk voor de klanten die de module E-documenten gebruiken en die op een volautomatische manier in bulk facturen, leverbonnen en rappels kunnen sturen via SMTP.

We hebben dit nu verder uitgebreid In Venice.  Voor de klanten die werken met onze online oplossing op Aspex is dat ook een interessante verbetering gezien nu afzonderlijke aankoop – en verkoopdocumenten via dit protocol kunnen verzonden worden.

Het instellen gebeurt nog steeds op de gekende manier, namelijk via de Venice knop – instellingen – configuratie werkstation.

werkstation

Via het tabblad Email – versturen kan u nu naast Nee, MAPI en Outlook ook kiezen voor SMTP.

SMTP

Verder stelt u de gegevens in zoals gevraagd, Voor de meest courante providers zoals Gmail, Telenet, Proximus, … zullen de meeste servergegevens reeds ingevuld worden.  We gebruiken hier een fictief gmail adres als voorbeeld. U kan de gegevens controleren door op de knop “Testen” te drukken

SMTP3

Om uw uitgaande server instellingen te kennen moet u best contact opnemen met uw provider of hosting company.

Een paar voorbeelden van de meest courante mail providers

  • Telenet: smtp.telenet.be met poort 587  en beveiliging TLS
  • Proximus: relay.skynet.be met poort 587  en beveiliging TLS
  • Office 365: smtp.office365.com met poort 587  en beveiliging TLS
  • Gmail: smtp.gmail.com met poort 587  en beveiliging TLS

Wanneer de gegevens zijn ingevuld kan u bijvoorbeeld vanuit de klanten fiche of de leverancier fiche klikken op het icoontje mailen om een simpel mail venster te krijgen.  U kan hier enkel plain text invullen dus zonder opmaak of HTML.

klantenemail

Op dezelfde manier kan u ook bij een aankoop- of verkoopdocumenten gaan kiezen voor afdrukken op scherm – mailen om het document door te mailen.

afdrukken

Opnieuw wordt een scherm geopend waar u plain text kan ingeven om mee te sturen naar uw klant of leverancier.  De PDF van het document wordt meegestuurd in bijlage

SMTPscherm

Indien u liever werkt met een eigen standaard tekst om mee te sturen naar uw klanten of leveranciers kan u dit in uw lay-out zelf gaan aanpassen zoals voorheen.

Klik hiervoor in het afdrukscherm op wijzigen bij de gewenste lay-out.

wijzigen2

Kies in de lay-outeditor voor eigenschappen – tabblad bericht om de gegevens in te vullen voor Tekst of Titel.  Sla daarna uw aanpassingen op via de Venice knop – opslaan

tekst

 

 

 

Problemen bij het versturen van mails vanuit Venice

Wanneer een document verstuurd wordt per mail via Venice ,al dan niet via de module E-Documenten, kan het gebeuren dat Outlook niet opstart of dat er geen mail wordt gestuurd via MAPI of dat Outlook steeds opnieuw vraagt een mail profiel te kiezen terwijl er zelfs in sommige gevallen maar 1 profiel aanwezig is in uw instellingen.

Hiervoor kunnen meerdere redenen zijn maar de meest voor de hand liggende controles zijn de volgende (in ons voorbeeld voor Office 2010)

Instellingen in Venice

In Venice moet u instellen hoe u wenst gebruik te maken van uw mail programma

  •  Klik op de Venice knop  en kies instellingen – parameters – Configuratie werkstation

WS

  •  Stel de parameter E-Mail in op Mapi of Outlook.  Indien u kiest voor NEE of indien uw pc niet is verbonden met het internet dan zal u niet kunnen mailen vanuit Venice en zal de mail knop zelfs inactief komen te staan in Venice

Email

Indien u kiest voor MAPI moet uw mail programma MAPI ondersteunen , voorbeelden hiervan zijn Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora, …

Standaadprofiel

De volgende stappen in deze Kbase zijn aanpassingen in Outlook en/of Windows en kunnen ernstige gevolgen hebben voor uw data.

Bij twijfel raden we steeds aan om een degelijke back-up te nemen van uw gegevens en contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke!

  • Ga naar Start – Configuratiescherm – Alle configuratiescherm onderdelen

config

  •  Zoek de snelkoppeling naar Mail

mail

  • Klik op Show Profiles

profiles

  • Kies het juiste profiel en onderaan duidt u aan dat dit het profiel is dat u standaard wenst te gebruiken

profile

Compatibiliteit en rechten

Indien de bovenstaande stappen het probleem niet oplossen kan u ook het volgende (laten) nazien (door uw IT verantwoordelijke):

  • Ga naar uw snelkoppeling van Outlook en klik er met de rechtermuisknop op
  • Kies Eigenschappen

Eig

  • Onder de tab Compatibiliteit kan u eventueel nazien of er bij de modus geen verkeerde OS werd aangekruist
  • U kan ook kiezen voor “Dit programma starten als Administrator” (in sommige gevallen zal u ook een wachtwoord moeten ingeven en Venice ook als administrator opstarten)

comp

 

Opnieuw maken of herstellen van het profiel

Indien bovenstaande stappen nog steeds geen oplossing bieden kan u In het slechtste geval uw profiel/account opnieuw (laten) maken of (laten) herstellen.

Wij raden aan om te zorgen voor een degelijke back-up van uw gegevens voor u de volgende stappen uitvoert of dat u contact opneemt met uw IT verantwoordelijke!

Het opnieuw maken van uw account of uw profiel doet u best via het configuratiescherm, het herstellen van uw account kan u vanuit uw Outlook doen

  • Kies File – info – Account settings

settings

  • Klik op uw account en kies “Repair”

repair

 

Problemen specifiek met E-documenten?

Aandachtspunten bij het verzenden van E-documenten