Tag Archives: Edocumenten

Aandachtspunten bij het verzenden van E-documenten

Wanneer je beschikt over de optie E-documenten kunnen op een automatische wijze leveringsbonnen, facturen en rappels verstuurd worden in verschillende formaten zoals PDF, e-fffv3, Peppol, …

Het is niet de bedoeling om een volledige handleiding/opleiding op te maken over het instellen van E-documenten maar in grote lijnen de belangrijkste zaken te overlopen waardoor problemen met het verzenden van E-documenten kunnen vermeden worden.

De volledige stappen over het instellen van de E-documenten kan je terugvinden in de help van Venice (F1), via deze korte webinar of door het volgen van een opleiding over deze module

Bij problemen bij het verzenden van E-documenten kunnen de volgende stappen overlopen worden:

  • Is de optie geactiveerd in het dossier?

Via Basisgegevens – instellingen – paremeters – opties – tabblad algemeen moet de optie E-documenten actief staan

Indien het vakje in het grijs staat en niet aangevinkt kan worden, dan is de optie nog niet aangekocht of is de optie nog niet gekoppeld aan de registratie.  Neem contact met je verdeler of met onze support

  • Zijn de parameters correct ingevuld?

Kijk de parameters na via basisgegevens – instellingen – parameters – algemeen – E-documenten

Geef aan in het tabblad “algemeen” of de E-documenten verzonden moeten worden via een standaard e-mailprogramma of via SMTP.  Eventueel kan ook gebruik gemaakt worden van het Peppol-netwerk (factureren aan de overheid)

Daarna kan per type document ingesteld worden of er elektronisch moet verzonden worden en met welke gebruiker/wachtwoord.

Het is belangrijk om in dit tabblad te testen of de gegevens correct zijn!  Pas indien je een testmail ontvangt na het klikken op de knop “testen” bent je zeker dat de gegevens correct zijn.  Bij problemen neem je best contact op met je Venice verdeler, IT-verantwoordelijke of hosting bedrijf

Onderaan kan in verschillende talen de begeleidende teksten ingevuld/aangepast worden (meer info in de help van Venice)

  • Is de klant correct ingesteld?

Naast een correct e-mailadres in de klantenfiche moet ook gezorgd worden dat in het tabblad E-docs in de klantenfiche per type document wordt gekozen hoe de klant zijn documenten wenst te ontvangen en in welk formaat

Het is dan ook belangrijk om per type na te kijken via wijzigen/pennetje of de instellingen correct ingevuld staan (meer info in de help van Venice)

De belangrijkste vink in de exportwijze is het “elektronisch bestand per e-mail versturen”

  • Zijn de documenten aangeduid als “te exporteren”?

Wanneer je documenten wenst te exporteren moeten ze ook aangeduid staan als “te exporteren”.  Dit kan je nazien in het tabblad “andere” van het document zelf. Telkens een factuur wordt gewijzigd wordt het vinkje opnieuw aangezet.

Eventueel kunnen de kolommen “af te drukken” en “te exporteren” toegevoegd worden aan het werkblad via bewerken – kolommen – beheren om een duidelijker overzicht te krijgen.  Dit is ook de manier om reeds doorgeboekte documenten nog aan te vinken als “te exporteren” door het werkblad in wijzigmodus te zetten (CTRL+W)

  • Wat zegt het foutenbestand?

Meestal zal wanneer een document niet kan verzonden worden aangegeven worden in het statusscherm wat precies het probleem is.  Indien het niet duidelijk is kan via het foutenbestand nagezien worden waarom het verzenden niet lukt.  Het foutenbestand is terug te vinden via beheer – dossier – onderhoud – foutenbestand

Een handtekening met opmaak of een logo meesturen ?

Een handtekening met logo meesturen via E-documenten

 

Elektronisch factureren aan de overheid via PEPPOL

Vanaf Versie 10.40 van Venice is het mogelijk om elektronisch te factureren aan de overheid via PEPPOL.  Voorwaarde is dat u beschikt over Venice Facturatie Enterprise en over de optie Edocumenten.

We geven u een overzicht van de te volgen stappen in Venice:

INSTELLEN VAN HET DOSSIER

1) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u ervoor dat uw ondernemingsnummer is ingevuld

Ondernemingsnummer

2) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u er ook voor dat minstens 1 bankrekening correct is ingevuld, deze zal de overheid gebruiken voor de betaling van de door u opgemaakte facturen.

bank

3) Via Basisgegevens – Instellingen – Parameters – Edocumenten vinkt u in het tabblad Algemeen “PEPPOL-netwerk” aan.  Daarnaast moet u ook uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen die u kreeg van ons.  U kan controleren of de gegevens juist zijn door te klikken op “Controleren”

Om te kunnen versturen via PEPPOL moet u credentials hebben om kunnen inloggen en sturen via onze Access point.

peppol

 

Deze credentials kan u via ons krijgen door een mail te sturen naar order.venice@unit4.com . We hebben volgende gegevens nodig:

  • uw registratienummer
  • uw registratienaam/firmanaam
  • uw ondernemingsnummer
  • Contactpersoon naam
  • Contactpersoon email
  • Contactpersoon telefoon

Wanneer u uw gegevens hebt gekregen van ons, kan u dit in bovenstaand scherm invullen.  Uw dossier is nu klaar om via PEPPOL elektronische documenten te sturen naar de overheid.

INSTELLEN VAN DE KLANTENFICHE

Verder moet u ook nog de volgende instellingen aanpassen voor alle overheidsdiensten waar u elektronische facturen naartoe wenst te sturen:

1) Ga naar de klantenfiche – tabblad Nummer en daar ziet u een extra veld PEPPOL-ID staan

  • Gaat het om een nieuwe klant, dan geeft u zijn ondernemingsnummer in, wanneer u naar het volgende veld gaat, zal Venice trachten de PEPPOL ID in te vullen
  • Gaat het om een bestaande klant, moet u het veld ondernemingsnummer leegmaken, even naar een ander veld gaan en opnieuw het ondernemingsnummer invullen.  De PEPPOL-ID wordt dan opgehaald

Nummers

Voor bepaalde diensten bij de Vlaamse overheid mag geen Peppol-id gebruikt worden die gebaseerd is op het ondernemingsnummer, maar op het GLN nummer. In dat geval geeft u in het veld ‘peppol-id’ de prefix 0088 in gevolgd door een dubbelpunt en het GLN nummer.

2) In de klanten fiche – tabblad eDocs kiest u voor “Elektronisch” en Export wijze “PEPPOL” (dit zal reeds correct ingevuld zijn indien de PEPPOL-ID werd opgehaald inde vorige stap)

Edocs2

3) U moet daarna nog deze eenmalige instellingen aanpassen in dit scherm, dat wil zeggen dat eens u dit heeft aangepast u dit in de toekomst niet meer zal moeten doen.  U hoeft dan enkel te kiezen voor Elektronisch en wijze PEPPOL in uw klantenfiche.

  • Druk op het pennetje achter PEPPOL

pijltje

  • Kies de bankrekening 1 of 2 of 3, die komt overeen met de bank die u eerder invulde in de firmagegevens

Peppolbank

  • Kies/Maak een pad waar de PEPPOL documenten zullen opgeslagen worden.  U kan hiervoor klikken op het verkenner icoontje achter het veld.  U komt dan in de hoofdmap Van Venice terecht.  Daar kan u dan een map aanmaken (bvb peppol).  In ons voorbeeld staat er .\peppol\ dat wil zeggen dat er in de hoofddirectory van het dossier in Venice een map peppol is gemaakt.

Peppolpad

FACTUREREN AAN DE OVERHEID

U bent nu klaar om te factureren en te verzenden via PEPPOL, wanneer u nu een factuur opmaakt voor een PEPPOL klant die u correct instelde, zal u een Pop-up krijgen die u erop wijst dat het om een PEPPOL klant gaat en dat u zeker moet letten op de referentie van de factuur.  U kreeg bij de offerte aanvraag of de bestelling van de overheid een referentie, deze MOET identiek zijn als de referentie die u op de factuur zult zetten.

Er wordt namelijk gewerkt met een automatisch herkenning systeem die werkt aan de hand van deze referentie!  Indien de referentie niet correct is, kan uw factuur geweigerd worden, of zal er veel vertraging zijn bij het verwerken van de facturen door de overheid.

factuur

Wanneer uw facturen zijn opgemaakt, kan u via tabblad Extra in het overzicht klikken op Exporteren (idem werkwijze als Edocumenten)

Export

 

U krijgt voor de PEPPOL facturen en de andere elektonische facturen een venster Exporteren. Druk hier op start om het exporteren te starten. Wanneer de export geslaagd is zal u een groene vink zien staan naast de geëxporteerde facturen.

Vanaf dat moment is uw factuur vertrokken uit Venice en wordt die voor de PEPPOL facturen aangeleverd op het Mercurius platform van de overheid.  De verdere afhandeling gebeurt dan door de overheid.

ExportOK

Op het Mercurius platform kan u nazien welke status uw document heeft.  Het kan wel een uur duren vooraleer de factuur die u verstuurde uit Vence effectief op het platform te zien is.

BELANGRIJKE OPMERKING!

Elke factuur die u stuurt naar de overheid wordt bijgehouden in een database dus ook de de geweigerde facturen.  Dat wil zeggen dat u een geweigerde factuur niet een tweede maal kunt aanbieden nadat u hem verbeterde.  U moet dus in Venice de factuur crediteren en opnieuw maken met een nieuw nummer (dupliceren is hier de gemakkelijkste manier).  Pas als u een nieuw factuurnummer heeft, dan kan u de factuur opnieuw doorsturen.  Vergeet niet om na te zien of referentie correct werd ingevuld/overgenomen

Meer info over het gebruik van het Mercurius platform van de overheid of hoe u een login kan bekomen voor dit platform vindt u op de volgende links

https://overheid.vlaanderen.be/mercurius-en-peppol

https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html

https://iamapps.belgium.be/rma/

https://digital.belgium.be/e-invoicing

Consulteer eveneens ons filmpje op https://www.youtube.com/watch?v=YaisMsnlkoQ