Tag Archives: excel

Een lijst exporteren naar Excel

De meeste lijsten in Venice kan u afdrukken op scherm, naar een printer of naar een bestand (normaal in PDF).  Soms is het ook handig om een lijst om te kunnen zetten naar een Excel bestand.

In sommige gevallen kan u via een omweg een identieke lijst krijgen door te vertrekken vanaf een werkblad zoals bijvoorbeeld wordt getoond in volgende KB artikels:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/een-balans-exporteren-naar-excel/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-grootboek-exporteren-naar-excel/

Maar dat zal niet met alle lijsten kunnen. Bij bijvoorbeeld een historiek boekingen of een historiek verkopen kan u standaard niet naar Excel brengen.  Bij de meeste lijsten zal volgende werkwijze een mooi resultaat geven.

Wat u moet doen is het volgende: 

1) Kies uw lijst en druk ze af
2) Kies Afdrukken naar bestand en druk op de knop Opzoeken. Geef het pad op waar u het bestand wenst aan te maken alsook de gewenste extensie .TXT (vb. lijst.txt)

3) Druk vervolgens op de knop Opties en geef in het dialoogvenster Instellingen voor afdruk naar bestand de instellingen op zoals hieronder vermeld. Bij aanhalingstekens geeft u ‘Geen’ op. Bij scheidingsteken geeft u “;”(puntkomma) op.

bestand

opties

4) Sla het bestand op en klik met het aan met uw rechtermuisknop en kies voor “openen met Excel”

5) Klik in de Excel op de eerste kolom en ga naar het tabblad gegevens – tekst naar kolommen

kolommen

6) Kies voor gescheiden en volgende

gescheiden

7) Wijzig het scheidingsteken in puntkomma en bij tekstindicator kies je “geen” (we hadden het zo ingesteld in Venice) en kies volgende

puntkomma

8) Kies voor standaard en dan voltooien

std

9) Indien sommige getallen een verkorte notatie hebben gekregen kan u dit aan passen via rechtermuisknop – celeigenschappen of via start – groep getal – dropdown kiezen voor getal

getal

10) Eventueel de decimalen vermeerderen/verminderen

decimalen

 

 

 

Een balans exporteren naar Excel

We krijgen regelmatig de vraag op de helpdesk om een balans uit Venice te exporteren naar Excel.

In dit artikel lijsten we de mogelijkheden even op.

Kopiëren van een werkblad

Een werkblad in Venice ziet er uit als een excel werkblad, een rooster met rijen en kolommen. Het is heel eenvoudig om een werkblad te kopiëren van Venice naar Excel:

Het werkblad Maandsaldo’s vindt u terug via tabblad Consultatie, groep BoekhoudingMaandsaldo’s.

Dit werkblad toont een overzicht van alle boekhoudkundige rekeningen en hun saldo. Het is dus in feite de balans in de vorm van een werkblad. U kan zelf instellen welke saldo’s u in het werkblad precies ziet staan, via het kolommenbeheer.

Het kolommenbeheer activeert u in dit werkblad via tab Bewerken, groep KolommenBeheren.

maandsaldo

Hier kan u kiezen als het volstaat om het actuele saldo aan het werkblad toe te voegen (het veld Saldo boekjaar 2014 uit de tabel Saldo), of als u ook de gegevens per maand wil (u kan het saldo per individuele maand toevoegen, en ook het debet- of credit-saldo). Het volstaat om het gewenste veld in de linkse kolom aan te klikken, en met de pijljtjes toetsen naar de rechtse kolom te verplaatsen.

Klik op de OK knop als u de gewenste velden toegevoegd hebt.

Opgelet: Standaard worden ook totalisatierekeningen getoond, dat zijn rekeningen waarop de onderliggende rekeningen samengeteld worden. Bv. als de prefixrekening voor klanten 400 was, dan wordt ook de rekening 400 getoond met het saldo van alle klanten, maar ook de individuele klantenrekeningen worden getoond. Sommige cijfers worden dus dubbel opgeteld. Idem voor de prefixrekeningen van de financiële dagboeken, en de rekeningen 1 2 3 4 5 6 7 8 en 9.

Om deze er uit te filteren, kan u in het werkblad maandsaldo’s een filter toevoegen. Dat doet u door  :

  • de actuele selectie aan te passen (Druk op Ctrl-Q)
  • Filter: Actief aan te vinken
  • Klik op het eerste (ster)ikoontje rechts – Vul het dialoogvenster als volgt in (@BAL.TotalAccount == 0):

geentotalisatie

  •  Klik op OK om het dialoogvenster te verlaten

Het volstaat nu om met de muis de gewenste cellen te selecteren, op Ctrl-C te drukken, Excel te openen en in een leeg werkblad op Ctrl-V te drukken. Als u meteen het volledige werkblad wil selecteren, klik dan met de muis in de cel links van de eerste kolomtitel:

maandsaldo2

U kan deze werkwijze natuurlijk gebruiken om elk werkblad van Venice naar Excel te kopiëren (klanten, artikels, …)

Als u gegevens in de omgekeerde richting wil kopiëren, namelijk van Excel naar Venice, dan kan dit ook, u kan de instructies hier nalezen.

 Afdrukken naar een tekstbestand en dit vervolgens importeren in Excel

Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van de standaard rapporten van Venice. Via tabblad Rapporten boekhouding, groep Balansen, Proef en saldi balans kan u een balans afdrukken naar een tekstbestand. In het volgende scherm kan u de balans al wat verder instellen (vb. selectie van rekeningen, of over een bepaalde periode).

proefensaldi-rapport

Als de instellingen naar wens zijn, klikt u op de knop Afdrukken.

In het volgende scherm kiest u Afdruk naar bestand, en geeft u daar het bestand op waarnaar u wil afdrukken. Let er op dat u het bestand de extensie .txt meegeeft!

afdrukinstellingen-balans

Als u dit rapport zonder aanpassing zou afdrukken, dan zal u vaststellen dat het tekstbestand veel overtollige teksten bevat, en dat de indeling nog niet meteen toelaat om een leesbare balans in Excel te bekomen. Daarom is het aangeraden om de layout aan te pasen via de Venice Layouteditor.

Eenmaal u een layout gemaakt hebt (of laten maken) die enkel die velden bevat die u nodig hebt in Excel, drukt u af door op de OK knop te klikken.

Op de aangegeven plaats op uw schijf wordt het tekstbestand met de balansgegevens aangemaakt.

Vervolgens kan u dit importeren in Excel.

Om in Excel een tekstbestand te importeren gaat u als volgt  te werk:

Start Excel op, en kies tabblad Gegevens, groep Externe gegevens ophalenVan tekst.

excel-import1

Vervolgens selecteert u het tekstbestand dat u in Venice aangemaakt had en kllikt u op de knop Importeren.

verkenner-balans

In het volgende scherm zal u dan (maar dit hangt een beetje af van hoe u de layout precies aangemaakt hebt) moeten kiezen voor Gescheiden, en op Volgende klikken.

import-stap1

en in het volgende scherm zal u dan het scheidingsteken moeten instellen (in dit voorbeeld de puntkomma):

import-stap2

Daarna kan u eventueel klikken op de knop Volgende als u elk veld nog apart wil instellen (als een tekstveld, datumveld, …), of als u tevreden bent met het resultaat in het voorbeeldscherm, dan kan u meteen op Voltooien klikken om het importeren af te ronden.

Het kopiëren van cijfergegevens naar Excel werkt niet meer zoals verwacht

Sedert de introductie van Windows 8 bij onze klanten krijgen we regelmatig de opmerking dat cijfergegevens die vanuit Venice gekopieerd worden naar Microsoft Excel, in dit laatste programma niet meer als een getal herkend worden. Zo kan u er bijvoorbeeld geen wiskundige formules meer op gebruiken. Dit is te wijten aan een Land/regio instelling in Windows 8.

We beschrijven hieronder even kort wat de beste instelling is.

Gebruik de zoekfunctie van Windows 8 om op de zoekterm regio te zoeken:

regio-1

Onder Instellingen vindt u 2 treffers. Kies De notatie voor datum, tijd of getallen wijzigen.

regio-2

Klik op Meer instellingen…

In het volgende scherm tikt u bij Cijfergroeperingssymbool een . (het punt-teken dus).

regio-3

Klik op de OK knop om de aanpassing te bewaren.

NIEUW: Een andere manier sinds versie 10.21 om gegevens te exporteren naar een Excel werkblad is gebruik maken van het ods-formaat.

Bij het exporteren van werkbladgegevens naar een externe toepassing (bv. Microsoft Excel) kan voortaan naast het csv-formaat, ook het ods-formaat gebruikt worden. Met dat formaat kan de data beter voorgesteld worden.

U stelt het gewenste formaat in via Configuratie werkstation.

werkstation

Hier kan u kiezen om bij de optie “rekenblad” gebruik te maken van “open document spreadsheet” (ods) in plaats van “CSV gescheiden door lijstscheidingstekens”

ods

 

 

Overname van basisgegevens (klanten, leveranciers, artikels, …) uit andere applicaties.

U start met Venice (Boekhouding, Facturatie, Contactenbeheer) of Venice Facturatie lite edition. In een andere applicatie beschikt u al over een bestand met klant-, leveranciers- en/of artikelgegevens. In plaats van al deze gegevens opnieuw in te voeren in Venice, wenst u de gegevens automatisch over te zetten.

Enerzijds kan u de gegevens in Venice binnenhalen via de optie Importeren. Laat u in dit geval begeleiden door uw Venice-verdeler. U zal de gegevens immers moeten aanbieden in een tekstbestand, en vervolgens door middel van een beschrijvend bestand omzetten naar Venice.

Anderzijds kan u de gegevens in Venice  eenvoudig verwerken via “plakken en kopiëren”. We beschrijven u hier hoe u te werk kan gaan, aan de hand van een voorbeeld gebaseerd op het klantenbestand.

  • Zorg ervoor, dat u het klantenbestand uit de bron-applicatie kan openen / lezen in een applicatie die OLE2 (Object Linking and Embedding, Drag & drop, Slepen en neerzetten) ondersteunt. Dat kan bijvoorbeeld via MS-Excel of MS-Access.
  • Bekijk grondig of het klantenbestand een “uniforme” structuur bevat, en of alle gegevens die zich hierin bevinden actueel en accuraat zijn.

kb000146_1

In ons voorbeeld bestaat onze Excel-file van klantengegevens uit 7 kolommen, nl. Firmanaam, Straat, Postcode, Gemeente, BTW-nummer, Telefoon en Telefax. Het bestand bevat ook enkel Belgische klanten.

Open in Venice het werkblad waar de gegevens moeten in terecht komen. In ons voorbeeld is dit het werkblad Klanten.

Klik in tabblad Bewerken, groep kolommen op Beheren, en zorg ervoor dat de kolommen in het werkblad precies dezelfde zijn, en in precies dezelfde volgorde staan, als in het bestand in de andere applicatie.

kb000146_2

  • Zet via de sneltoets Ctrl-W het werkblad in wijzigmode, en positioneer u in de cel die meest links-onder staat.
  • Ga terug naar de andere applicatie (MS-Excel in ons voorbeeld), en duid alle cellen van alle klanten aan.
  • Druk nu op Ctrl+C (copy) of kies in het menu voor Kopiëren.

kb000146_3

  • Ga terug naar Venice en druk hier op Ctrl+V (plakken) of kies in het lint voor tabblad Bewerken, Plakken.
  • Alle gegevens worden automatisch ingevuld in nieuwe klantenfiches.
  • Zet via de sneltoets Ctrl-W de wijzigbaar-modus opnieuw af.

Via dezelfde werkmethode kan u ook de leveranciers, artikels, … overnemen.

U dient er enkel aandacht aan te besteden, dat bij het overnemen alle gegevens worden geverifieerd op hun correctheid, alsof u veld per veld manueel zou intikken. Als u bv. klantennummers mee kopieert, checkt Venice op dubbele klantennummers. Als u b.v. BTW-nummers mee kopieert, controleert Venice of elk BTW-nummer wel degelijk een correct BTW-nummer is. Als u een firmanaam versleept, die veel te lang is voor het veld waarvoor hij bestemd is, zal Venice hierop blokkeren. Enzovoort …

Werden niet alle fiches overgenomen, controleer dan op welk record Venice is “blijven steken”. Dit is het record waar u ergens een foutje moet vinden. Als u deze fiche even manueel probeert in te tikken, zal u meteen ondervinden waar de fout zich juist bevindt. Het is dus best mogelijk, dat u de file waarvan u vertrekt eerst grondig moet inspecteren en bijsturen, vooraleer u alle gegevens vlot en correct kan overnemen !

Het aantal karakters dat toegelaten is in een bepaald veld, kan u nalezen in Venice. Ga naar tabblad Beheer, groep Dossier, ODBC, en klik op de knop Veldinformatie.

Daar vindt u, per tabel, de gewenste informatie.

Een excelbestand dat expressies bevat omzetten naar een inleesbaar tekstbestand

Indien u over een bestand in Excel beschikt en u wenst dat bestand te importeren in Venice via de optie Importeren, dan kan u dat bestand omzetten naar een CSV-bestand. Maar indien één van de kolommen in het Excelbestand een expressie bevat, dan komt u voor een probleem te staan.

Veronderstel dat u prijsafspraken wenst te importeren in Venice. U beschikt over een Excelbestand met de te importeren gegevens dat er als volgt uitziet.

KB000562_01

Kolom I in het Excelbestand bevat een expressie (uitdrukking) waarbij de verschillende parameters gescheiden zijn door het scheidingsteken dat u in Windows instelde (Regional settings).
Indien u nu het bestand opslaat als een CSV-bestand, dan zullen de verschillende velden ook gescheiden worden door een ‘;’ (puntkomma). Bij het opslaan naar CSV wordt immers het teken gebruikt dat u als ‘List-separator’ instelde in uw ‘regional settings’. U zal dan een bestand zoals het onderstaande bekomen.

KB000562_02

Het importeren zal verkeerd lopen omdat de puntkomma zowel gebruikt wordt om de verschillende velden te scheiden als om de parameters in de expressie te scheiden. De laatste ‘;’ zullen ook als scheidingstekens voor velden geïnterpreteerd worden.

U kan dit probleem omzeilen door het Excelbestand op te slaan als een Tab delimited bestand.

KB000562_03

In het beschrijvend bestand kan u dan in de sectie [$Global] het volgende opgeven

FieldSep = Tab

Opmerking: U zal ook nog via het Replace-commando de ” moeten verwijderen uit het txt-bestand.