Tag Archives: exporteren

Een lijst exporteren naar Excel

De meeste lijsten in Venice kan u afdrukken op scherm, naar een printer of naar een bestand (normaal in PDF).  Soms is het ook handig om een lijst om te kunnen zetten naar een Excel bestand.

In sommige gevallen kan u via een omweg een identieke lijst krijgen door te vertrekken vanaf een werkblad zoals bijvoorbeeld wordt getoond in volgende KB artikels:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/een-balans-exporteren-naar-excel/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-grootboek-exporteren-naar-excel/

Maar dat zal niet met alle lijsten kunnen. Bij bijvoorbeeld een historiek boekingen of een historiek verkopen kan u standaard niet naar Excel brengen.  Bij de meeste lijsten zal volgende werkwijze een mooi resultaat geven.

Wat u moet doen is het volgende: 

1) Kies uw lijst en druk ze af
2) Kies Afdrukken naar bestand en druk op de knop Opzoeken. Geef het pad op waar u het bestand wenst aan te maken alsook de gewenste extensie .TXT (vb. lijst.txt)

3) Druk vervolgens op de knop Opties en geef in het dialoogvenster Instellingen voor afdruk naar bestand de instellingen op zoals hieronder vermeld. Bij aanhalingstekens geeft u ‘Geen’ op. Bij scheidingsteken geeft u “;”(puntkomma) op.

bestand

opties

4) Sla het bestand op en klik met het aan met uw rechtermuisknop en kies voor “openen met Excel”

5) Klik in de Excel op de eerste kolom en ga naar het tabblad gegevens – tekst naar kolommen

kolommen

6) Kies voor gescheiden en volgende

gescheiden

7) Wijzig het scheidingsteken in puntkomma en bij tekstindicator kies je “geen” (we hadden het zo ingesteld in Venice) en kies volgende

puntkomma

8) Kies voor standaard en dan voltooien

std

9) Indien sommige getallen een verkorte notatie hebben gekregen kan u dit aan passen via rechtermuisknop – celeigenschappen of via start – groep getal – dropdown kiezen voor getal

getal

10) Eventueel de decimalen vermeerderen/verminderen

decimalen

 

 

 

Koppeling tussen Venice en Sofisk

Indien u met Venice werkt, en ook met Sofisk, dan heeft u gegevens uit de proef- en saldibalans van Venice nodig om deze in Sofisk te kunnen verwerken. In plaats van deze gegevens manueel opnieuw in te voeren in Sofisk, is het handig als u deze gegevens automatisch zou kunnen invoeren. Dit kan via een aangepaste afdruklayout. Deze afdruklayout kan u via de helpdesk bestellen.

Standaard bestaat in Venice boekhouding al de functionaliteit om de proef- en saldibalans naar een tekstbestand af te drukken. Om deze file te kunnen inlezen in Sofisk, dient deze file echter aan een aantal specifieke voorwaarden te voldoen.

Nadat u de afdruklayout ontvangen hebt, en per onze instructies in de juiste map geplaatst hebt, gaat u als volgt te werk:

Kies in het hoofdmenu tab Rapporten boekhouding, groep Balansen, Proef- en Saldibalans. Maak de gewenste selectie.

Het is belangrijk dat u via het tabblad Parameters alle prefix-rekeningen totaliseert. U moet ook de 0-saldo’s opnemen, totaliseren op 0 niveau’s en het voorblad met de selectieparameters niet afdrukt.

proefsaldi-afdruk

proefsaldi-params

Nadat u deze parameters goed ingesteld hebt, klikt u op de knop Afdrukken. U komt nu in het scherm met de afdrukinstellingen terecht. Hier kiest u de Sofisk layout.

Kies om af te drukken naar tekstbestand, en geef de gewenste naam op. Klik vervolgens op de knop Opties, en vul deze in als volgt:

sofisk-instellingen

De laatst gebruikte afdrukinstellingen worden per gebruiker onthouden, u dient deze dus maar één maal in te stellen.

Maak het bestand aan in de opgegeven directory en geef het bestand als naam xxxxxxxx.syy (waarbij xxxxxxxx de dossiernaam is en yy het boekjaar waarop de balans betrekking heeft).

U kan nu het aangemaakte bestand importeren in Sofisk.

 

 

Een balans exporteren naar Excel

We krijgen regelmatig de vraag op de helpdesk om een balans uit Venice te exporteren naar Excel.

In dit artikel lijsten we de mogelijkheden even op.

Kopiëren van een werkblad

Een werkblad in Venice ziet er uit als een excel werkblad, een rooster met rijen en kolommen. Het is heel eenvoudig om een werkblad te kopiëren van Venice naar Excel:

Het werkblad Maandsaldo’s vindt u terug via tabblad Consultatie, groep BoekhoudingMaandsaldo’s.

Dit werkblad toont een overzicht van alle boekhoudkundige rekeningen en hun saldo. Het is dus in feite de balans in de vorm van een werkblad. U kan zelf instellen welke saldo’s u in het werkblad precies ziet staan, via het kolommenbeheer.

Het kolommenbeheer activeert u in dit werkblad via tab Bewerken, groep KolommenBeheren.

maandsaldo

Hier kan u kiezen als het volstaat om het actuele saldo aan het werkblad toe te voegen (het veld Saldo boekjaar 2014 uit de tabel Saldo), of als u ook de gegevens per maand wil (u kan het saldo per individuele maand toevoegen, en ook het debet- of credit-saldo). Het volstaat om het gewenste veld in de linkse kolom aan te klikken, en met de pijljtjes toetsen naar de rechtse kolom te verplaatsen.

Klik op de OK knop als u de gewenste velden toegevoegd hebt.

Opgelet: Standaard worden ook totalisatierekeningen getoond, dat zijn rekeningen waarop de onderliggende rekeningen samengeteld worden. Bv. als de prefixrekening voor klanten 400 was, dan wordt ook de rekening 400 getoond met het saldo van alle klanten, maar ook de individuele klantenrekeningen worden getoond. Sommige cijfers worden dus dubbel opgeteld. Idem voor de prefixrekeningen van de financiële dagboeken, en de rekeningen 1 2 3 4 5 6 7 8 en 9.

Om deze er uit te filteren, kan u in het werkblad maandsaldo’s een filter toevoegen. Dat doet u door  :

  • de actuele selectie aan te passen (Druk op Ctrl-Q)
  • Filter: Actief aan te vinken
  • Klik op het eerste (ster)ikoontje rechts – Vul het dialoogvenster als volgt in (@BAL.TotalAccount == 0):

geentotalisatie

  •  Klik op OK om het dialoogvenster te verlaten

Het volstaat nu om met de muis de gewenste cellen te selecteren, op Ctrl-C te drukken, Excel te openen en in een leeg werkblad op Ctrl-V te drukken. Als u meteen het volledige werkblad wil selecteren, klik dan met de muis in de cel links van de eerste kolomtitel:

maandsaldo2

U kan deze werkwijze natuurlijk gebruiken om elk werkblad van Venice naar Excel te kopiëren (klanten, artikels, …)

Als u gegevens in de omgekeerde richting wil kopiëren, namelijk van Excel naar Venice, dan kan dit ook, u kan de instructies hier nalezen.

 Afdrukken naar een tekstbestand en dit vervolgens importeren in Excel

Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van de standaard rapporten van Venice. Via tabblad Rapporten boekhouding, groep Balansen, Proef en saldi balans kan u een balans afdrukken naar een tekstbestand. In het volgende scherm kan u de balans al wat verder instellen (vb. selectie van rekeningen, of over een bepaalde periode).

proefensaldi-rapport

Als de instellingen naar wens zijn, klikt u op de knop Afdrukken.

In het volgende scherm kiest u Afdruk naar bestand, en geeft u daar het bestand op waarnaar u wil afdrukken. Let er op dat u het bestand de extensie .txt meegeeft!

afdrukinstellingen-balans

Als u dit rapport zonder aanpassing zou afdrukken, dan zal u vaststellen dat het tekstbestand veel overtollige teksten bevat, en dat de indeling nog niet meteen toelaat om een leesbare balans in Excel te bekomen. Daarom is het aangeraden om de layout aan te pasen via de Venice Layouteditor.

Eenmaal u een layout gemaakt hebt (of laten maken) die enkel die velden bevat die u nodig hebt in Excel, drukt u af door op de OK knop te klikken.

Op de aangegeven plaats op uw schijf wordt het tekstbestand met de balansgegevens aangemaakt.

Vervolgens kan u dit importeren in Excel.

Om in Excel een tekstbestand te importeren gaat u als volgt  te werk:

Start Excel op, en kies tabblad Gegevens, groep Externe gegevens ophalenVan tekst.

excel-import1

Vervolgens selecteert u het tekstbestand dat u in Venice aangemaakt had en kllikt u op de knop Importeren.

verkenner-balans

In het volgende scherm zal u dan (maar dit hangt een beetje af van hoe u de layout precies aangemaakt hebt) moeten kiezen voor Gescheiden, en op Volgende klikken.

import-stap1

en in het volgende scherm zal u dan het scheidingsteken moeten instellen (in dit voorbeeld de puntkomma):

import-stap2

Daarna kan u eventueel klikken op de knop Volgende als u elk veld nog apart wil instellen (als een tekstveld, datumveld, …), of als u tevreden bent met het resultaat in het voorbeeldscherm, dan kan u meteen op Voltooien klikken om het importeren af te ronden.