Tag Archives: exporteren

Doorstuurconfiguratie gebruiken in Venice

In verschillende modules in Venice is het mogelijk om een doorstuurconfiguratie te gebruiken om gegevens te exporteren naar een andere applicatie, eventueel in combinatie met SDK. In de meeste modules van Venice kan je dergelijke doorstuurconfiguratie gaan instellen en gebruiken.  Voor elk bestand dat kan doorgestuurd worden, zijn 700 configuraties mogelijk.

Als voorbeeld gaan we een simpele koppeling maken tussen klanten in Venice en de contactpersonen van Outlook.  .

  • Controleer eerst en vooral wat de correcte en volledige naam is van de applicatie waarnaar je wenst te sturen, in ons geval gaat het “Contactpersonen”.  Dit kan u nazien in de eigenschappen van de applicatie of in de titelbalk

  • Ga naar de module waar je de doorstuurconfiguratie wenst te doen, bijvoorbeeld klanten
  • Daar klik je op het tabblad Extra – doorstuurconfiguratie

  • Geef een duidelijke titel in
  • Bij “doorsturen naar” geef je de naam in van je applicatie, in ons geval dus Contactpersonen.  Zorg ervoor dat de opgegeven naam voldoende uniek is. Bij het doorsturen worden alle applicaties afgezocht tot er een applicatie is gevonden waar deze tekst in voorkomt. Geeft u als titel “Microsoft” op, dan zou er misschien verkeerdelijk naar Microsoft Excel kunnen doorgestuurd worden i.p.v. naar Microsoft Word.
  • Bij “door te sturen gegevens” kunnen velden uit verschillende tabellen gehaald worden zoals klanten, omzetten, … door de dropdown te kiezen bij “bestanden” in combinatie met “velden”

    • [Ctrl+N] = nieuw aanmaken
    • [Tab] = een tab geven zodat de volgende waarde in een volgend veld wordt gezetEr kunnen ook extra gegevens meegegeven worden tussen [ ] zoals:
    • [Space] = spatie tussen twee velden zoals bijvoorbeeld @CST.PostalCode [Space] @CST.City

Een voorbeeld hiervan kan zijn:

  • Nieuw item aanmaken [Ctrl+N]
  • Klant naam @CST.Name
  • Springen naar een nieuw veld [Tab]
  • Klanten nummer @CST.Number
  • Springen naar een nieuw veld [Tab]
  • Postcode + spatie + Gemeente @CST.PostalCode [Space] @CST.City

Er kunnen ook letterlijke toetsaanslagen worden vastgelegd door het vinkje onderaan aan te vinken en dan in het veld “door te sturen gegevens” de nodige toetsen in te drukken. Een voorbeeld is hier @CST.Number en 4 x rechterpijltje op het toetsenbord

  • Selecteer de klant(en) en druk F9 om de gegevens door te sturen, het is belangrijk dat je applicatie actief is of open staat zodat de verbinding kan gemaakt worden

  • Nu is het enkel nog een kwestie van de gegevens correct af te stemmen met de velden van de applicatie en finetunen

Meer mogelijkheden en informatie kan u vinden in de help van Venice (F1) of via deze link

 

 

Venice tabellen dynamisch koppelen aan Excel of Access

In Venice kan men heel gemakkelijk gegevens exporteren naar Excel.  In deze Kbase tonen we verschillende werkwijzen om bijvoorbeeld een klantenlijst te exporteren.

De koppeling van ODBC met Excel of Access is enkel van toepassing op lokale installaties van Venice gezien er wordt gewerkt met lokale systeem DSN.  De export via het werkblad en het omzetten van lijsten naar Excel  kan u ook op Aspex gebruiken.

Gegevens ophalen vanuit Venice op Aspex kan u ook gemakkelijk via onze Webconnect/Odata API.  Lokaal kan u dat ook via de SDK doen

Vanuit het werkblad zelf (klanten)

  • Open het werkblad Klanten
  • Kies Bewerken – Kolommen – Beheren om eventueel kolommen bij te voegen of weg te laten in het werkblad

  • Kies Bewerken – Exporteren – Extern rekenblad om de gegevens te exporteren naar Excel

Deze werkwijze kan men toepassen in bijna alle modules zoals Leveranciers, Verkopen, Voorraad,…  De meeste gegevens voor de facturatie en de boekhouding kunnen we ook via het tabblad Consultatie benaderen en op dezelfde wijze exporteren naar Excel

Het nadeel bij dergelijke exports is dat deze niet dynamisch aangepast worden wanneer u bijvoorbeeld de klantenlijst wijzigt.  U zal telkens een nieuwe export moeten doen om een correcte lijst te krijgen

Via de SDK of Webconnect

Indien u werkt met een lokale Venice (dus niet via onze oplossing op Aspex) kan u gegevens opvragen in Venice via de SDK.  Met deze Software Development Kit kan u koppelingen maken met andere pakketten en applicaties om gegevens uit Venice te exporteren of gegevens in Venice te importeren.   Indien u ook documenten wenst te importeren in Venice zal u ook de optie Venice import nodig hebben.

Indien u werkt met onze online oplossing op Aspex kan u koppelen met Webconnect/Odata om gegevens te importeren in en te exporteren uit Venice.  Meer info over de Webconnect/Odata koppeling kan u hier vinden

In beide gevallen wordt er gebruik gemaakt van een ODBC koppeling die in Venice moet worden aangemaakt.  Deze ODBC koppeling kan aangemaakt worden via Beheer – Dossier – ODBC – Aanmaken.

Via lijsten in Venice

De meeste lijsten in Venice kunnen op een eenvoudige wijze geëxporteerd worden naar Excel.  U kan de mogelijkheden voor export van lijsten naar Excel hier terug vinden

Via een ODBC koppeling/Systeem DSN

De koppeling van ODBC met Excel of Access is enkel van toepassing op lokale installaties van Venice gezien er wordt gewerkt met lokale systeem DSN.  Het is mogelijk om een koppeling op te zetten vanuit Venice naar Excel zodat de klantenlijst in Excel dynamisch wordt.  Als u klanten gaat wissen of toevoegen worden deze ook in de Excel aangepast/vernieuwd.  Dat is handig als u de Excel gegevens gebruikt in een draaitabel of grafieken.

Indien u twijfelt over de volgende stappen raden we aan om contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler.  Zorg steeds voor een geldige backup VOOR u aanpassingen doorvoert in Venice of Windows

  • Kijk na via Beheer – Dossier – ODBC – Venice knop – Instellingen – Parameters of alle gewenste tabellen en boekjaren beschikbaar zijn vooraleer u de koppeling maakt.  U kan deze parameters wijzigen en de ODBC opnieuw aanmaken indien nodig

  • Maak de ODBC bestandsbeschrijvingen aan via Beheer – Dossier – ODBC – Aanmaken.(in sommige gevallen zal u eerst op Schrappen moeten drukken voor u een nieuwe ODBC kan aanmaken)

Eens de ODBC werd aangemaakt kan u deze benaderen via andere applicatie zoals de SDK, Webconnect, externe software, … .  Normaal gezien zal u ook een Systeem DSN moeten aanmaken om deze beschikbaar te stellen voor externe koppelingen (niet bij onze SDK/Webconnect)

  • Ga naar C:\Windows\SysWOW64 en start ODBCAD32.exe als administrator

  • Maak een nieuwe Systeem DSN aan en kies Pervasive ODBC Interface

  • Geef de DSN een naam en klik op GetList om de beschikbare ODBC koppelingen op te roepen

  • In ons geval kiezen we voor TESTDOSSIER

  • Eventueel kan getest worden of de connectie lukt met de database

  • Open Excel of Access en kies voor Gegevens – Gegevens ophalen – Van andere bronnen – ODBC (wellicht kan het ook op andere manieren)

  • Kies de juiste ODBC/DSN

  • In sommige gevallen worden domain credentials gevraagd

  • De tabellen uit Venice zijn nu beschikbaar, als voorbeeld kiezen we de simpele tabel klanten (CST).

 

De namen van de tabellen kan u terugvinden via Beheer – Dossier – ODBC – Veldinformatie

In sommige gevallen zullen tabellen moeten gekoppeld worden met relaties (eventueel SQL) om data uit verschillende tabellen te halen zoals bijvoorbeeld verkopen hoofding – verkopen details – klanten (vraag raad aan uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler).

  • Eens de tabel is gekozen wordt er een permanente link gelegd tussen de tabellen van Venice en het Excel document.  In Venice staan de volgende klanten in het werkblad Klanten

In de Excel staan deze klanten en de bijhorende velden ook

Wanneer een nieuwe klant wordt aangemaakt in Venice zal deze ook in de Excel bijgevoegd worden nadat er een refresh werd gedaan van het Excel werkblad (Gegevens – Alles vernieuwen)

Via het Excel document kan u met Gegevens – Alles vernieuwen – Eigenschappen van verbinding  ingesteld worden wanneer precies een refresh van het werkblad moet gebeuren

Met deze Kbase willen we een paar mogelijkheden geven waarmee een koppeling kan gemaakt worden met externe pakketten zoals bijvoorbeeld Excel, Access, … .  Deze koppelingen dienen in ons geval enkel ter opvraging van de gegevens.

Er zijn ongetwijfeld nog andere manieren om gegevens in Excel (of andere pakketten) te koppelen (met ODBC uit Venice) zoals bijvoorbeeld via SQL.. We kunnen geen support geven op koppelingen met externe pakketten en kunnen ook geen verantwoordelijkheid nemen voor gegevensverlies, gegevenscorruptie, gegevensdiefstal, … ten gevolge van deze koppelingen.

Zorg steeds voor een degelijke back-up of vraag advies aan uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler

Indien u gegevens wenst importeren vanuit een ander pakket kan u de volgende kbase nazien voor mee info

Importeren van verkopen vanuit een extern facturatiepakket in Venice boekhouding

 

 

Een lijst exporteren naar Excel

De meeste lijsten in Venice kan u afdrukken op scherm, naar een printer of naar een bestand (normaal in PDF).  Soms is het ook handig om een lijst om te kunnen zetten naar een Excel bestand.

In sommige gevallen kan u via een omweg een identieke lijst krijgen door te vertrekken vanaf een werkblad zoals bijvoorbeeld wordt getoond in volgende KB artikels:

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/een-balans-exporteren-naar-excel/

http://support.unit4venice.be/nl/index.php/het-grootboek-exporteren-naar-excel/

Maar dat zal niet met alle lijsten kunnen. Bij bijvoorbeeld een historiek boekingen of een historiek verkopen kan u standaard niet naar Excel brengen.  Bij de meeste lijsten zal volgende werkwijze een mooi resultaat geven.

Wat u moet doen is het volgende: 

1) Kies uw lijst en druk ze af
2) Kies Afdrukken naar bestand en druk op de knop Opzoeken. Geef het pad op waar u het bestand wenst aan te maken alsook de gewenste extensie .TXT (vb. lijst.txt)

3) Druk vervolgens op de knop Opties en geef in het dialoogvenster Instellingen voor afdruk naar bestand de instellingen op zoals hieronder vermeld. Bij aanhalingstekens geeft u ‘Geen’ op. Bij scheidingsteken geeft u “;”(puntkomma) op.

bestand

opties

4) Sla het bestand op en klik met het aan met uw rechtermuisknop en kies voor “openen met Excel”

5) Klik in de Excel op de eerste kolom en ga naar het tabblad gegevens – tekst naar kolommen

kolommen

6) Kies voor gescheiden en volgende

gescheiden

7) Wijzig het scheidingsteken in puntkomma en bij tekstindicator kies je “geen” (we hadden het zo ingesteld in Venice) en kies volgende

puntkomma

8) Kies voor standaard en dan voltooien

std

9) Indien sommige getallen een verkorte notatie hebben gekregen kan u dit aan passen via rechtermuisknop – celeigenschappen of via start – groep getal – dropdown kiezen voor getal

getal

10) Eventueel de decimalen vermeerderen/verminderen

decimalen

 

 

 

Koppeling tussen Venice en Sofisk

Indien u met Venice en Sofisk werkt,  dan heeft u gegevens uit de proef- en saldibalans van Venice nodig om deze in Sofisk te kunnen verwerken. In plaats van deze gegevens manueel opnieuw in te voeren in Sofisk, is het handig als u deze gegevens automatisch kan exporteren.

Standaard bestond in Venice boekhouding al de functionaliteit om de proef- en saldibalans naar een tekstbestand af te drukken. Recentelijk is ook een extra knop  toegevoegd in Venice om de aangifte direct vanuit Venice aan te maken

Kies in het hoofdmenu tab Rapporten boekhouding – Balansen – Proef- en Saldibalans en maak de gewenste selectie.  Het is ook belangrijk dat via het tabblad Parameters de vinkjes aan staan bij “totaliseren prefixrekeningen”

Klik hierna in de tab “afddrukken” op de knop Sofisk om het XML bestand aan te maken.

U kan nu het aangemaakte bestand ophalen in de “work” directory van uw dossier en de XML opladen in Sofisk.

 

 

Een balans exporteren naar Excel

We krijgen regelmatig de vraag op de helpdesk om een balans uit Venice te exporteren naar Excel.

In dit artikel lijsten we de mogelijkheden even op.

Kopiëren van een werkblad

Een werkblad in Venice ziet er uit als een Excel werkblad, een rooster met rijen en kolommen. Het is heel eenvoudig om een werkblad te kopiëren van Venice naar Excel.

Het werkblad Maandsaldo’s vindt u terug via tabblad Consultatie, groep BoekhoudingMaandsaldo’s.

Dit werkblad toont een overzicht van alle boekhoudkundige rekeningen en hun saldo. Het is dus in feite de balans in de vorm van een werkblad. U kan zelf instellen welke saldo’s u in het werkblad precies ziet staan, via het kolommenbeheer.

Het kolommenbeheer activeert u in dit werkblad via tab Bewerken, groep KolommenBeheren.

maandsaldo

Hier kan u kiezen als het volstaat om het actuele saldo aan het werkblad toe te voegen (het veld Saldo boekjaar 2014 uit de tabel Saldo), of als u ook de gegevens per maand wil (u kan het saldo per individuele maand toevoegen, en ook het debet- of credit-saldo). Het volstaat om het gewenste veld in de linkse kolom aan te klikken, en met de pijljtjes toetsen naar de rechtse kolom te verplaatsen.

Klik op de OK knop als u de gewenste velden toegevoegd hebt.

Opgelet: Standaard worden ook totalisatierekeningen getoond, dat zijn rekeningen waarop de onderliggende rekeningen samengeteld worden. Bv. als de prefixrekening voor klanten 400 was, dan wordt ook de rekening 400 getoond met het saldo van alle klanten, maar ook de individuele klantenrekeningen worden getoond. Sommige cijfers worden dus dubbel opgeteld. Idem voor de prefixrekeningen van de financiële dagboeken, en de rekeningen 1 2 3 4 5 6 7 8 en 9.

Om deze er uit te filteren, kan u in het werkblad maandsaldo’s een filter toevoegen. Dit doet u als volgt:

  • Pas de actuele selectie aan (Druk op Ctrl-Q)
  • Vink Filter: Actief aan
  • Klik op het eerste (ster)ikoontje rechts – Vul het dialoogvenster als volgt in (@BAL.TotalAccount == 0):

geentotalisatie

  •  Klik op OK om het dialoogvenster te verlaten

Om de gegevens naar Excel te kopiëren, gaat u als volgt te werk : Ga naar de tab Bewerken  en kies Exporteren – Extern rekenblad.

Screenshot_250

Er wordt nu een rekenblad aangemaakt met de gegevens uit het werkblad van Venice.

Als u gegevens in de omgekeerde richting wil kopiëren, namelijk van Excel naar Venice, dan kan dit ook, u kan de instructies hier nalezen.

 Afdrukken naar een tekstbestand en dit vervolgens importeren in Excel

Een andere mogelijkheid is om gebruik te maken van de standaard rapporten van Venice. Via tabblad Rapporten boekhouding, groep Balansen, Proef en saldi balans kan u een balans afdrukken naar een tekstbestand. In het volgende scherm kan u de balans al wat verder instellen (vb. selectie van rekeningen, of over een bepaalde periode).

proefensaldi-rapport

Als de instellingen naar wens zijn, klikt u op de knop Afdrukken.

In het volgende scherm kiest u Afdruk naar bestand, en geeft u daar het bestand op waarnaar u wil afdrukken. Let er op dat u het bestand de extensie .txt meegeeft!

afdrukinstellingen-balans

Als u dit rapport zonder aanpassing zou afdrukken, dan zal u vaststellen dat het tekstbestand veel overtollige teksten bevat, en dat de indeling nog niet meteen toelaat om een leesbare balans in Excel te bekomen. Daarom is het aangeraden om de layout aan te pasen via de Venice Layouteditor.

Eenmaal u een layout gemaakt hebt (of laten maken) die enkel die velden bevat die u nodig hebt in Excel, drukt u af door op de OK knop te klikken.

Op de aangegeven plaats op uw schijf wordt het tekstbestand met de balansgegevens aangemaakt.

Vervolgens kan u dit importeren in Excel.

Om in Excel een tekstbestand te importeren gaat u als volgt  te werk:

Start Excel op, en kies tabblad Gegevens, groep Externe gegevens ophalenVan tekst.

excel-import1

Vervolgens selecteert u het tekstbestand dat u in Venice aangemaakt had en kllikt u op de knop Importeren.

verkenner-balans

In het volgende scherm zal u dan (maar dit hangt een beetje af van hoe u de layout precies aangemaakt hebt) moeten kiezen voor Gescheiden, en op Volgende klikken.

import-stap1

en in het volgende scherm zal u dan het scheidingsteken moeten instellen (in dit voorbeeld de puntkomma):

import-stap2

Daarna kan u eventueel klikken op de knop Volgende als u elk veld nog apart wil instellen (als een tekstveld, datumveld, …), of als u tevreden bent met het resultaat in het voorbeeldscherm, dan kan u meteen op Voltooien klikken om het importeren af te ronden.