Tag Archives: extern

Het dynamisch activeren van opties (optie Fiduciair)

Indien de boekhouder beschikt over de optie Fiduciair, dan zorgt deze optie ervoor dat het dossier van de klant bij de boekhouder bruikbaar is.

A.      Opties waarover de klant beschikt, maar de boekhouder niet

Eventuele opties waarover de klant beschikt maar de boekhouder niet worden voor het uitgewisselde dossier geactiveerd.

Bv: de klant beschikt over de opties Boekhouding en Analytisch. De boekhouder heeft enkel Boekhouding en Fiduciair. Zonder het dynamisch activeren van opties zou de de boekhouder in het door de klant gestuurde dossier een foutmelding krijgen dat de optie Analytisch is geactiveerd in het dossier, maar niet geïnstalleerd. De optie Fiduciair zorgt ervoor dat dit dossier van de klant benaderd kan worden, en daarbij wordt ook net gedaan alsof de opties wel geïnstalleerd zijn.

Het dynamisch activeren van een optie binnen een dossier gebeurt niet voor de optie Toegangsbeheer. Dit kan niet, omdat Toegangsbeheer ook impliceert dat gebruikers en toegangsrechten werden vastgelegd op niveau van hoofdpad en dossierkast. Als u als boekhouder dossiers uitwisselt met klanten die Toegangsbeheer hebben dan zijn er 3 mogelijkheden:

  1. De klant mag het dossier niet beveiligen
  2. De klant zet de dossierbeveiliging af op het ogenblik dat hij een backup maakt van het dossier om aan de boekhouder te bezorgen
  3. Als boekhouder schaft u eveneens Toegangsbeheer aan. U dient de optie aan te schaffen voor minstens evenveel gebruikers als er gelijktijdig in externe, beveiligde dossiers moet kunnen gewerkt worden. Indien u bijvoorbeeld met 3 gebruikers tegelijkertijd in extern beveiligde dossiers moet kunnen werken, dan heeft u nood aan toegangsbeheer voor 3 gebruikers.

B.      Opties waarover de boekhouder beschikt, maar de klant niet

Bepaalde opties waarover de klant niet beschikt, maar de externe gebruiker (boekhouder) wel (het gaat hier concreet over Import, Fiduciair, Jaarrekening en Beheer van vaste activa) kunnen geactiveerd worden in het dossier (via Basisgegevens – Instellingen – Parameters,  Opties, Externe gebruikers) zonder dat dit gevolgen heeft voor het gebruik van het dossier door de klant.

ExterneGebruikersl

Indien de klant over de optie Toegangsbeheer beschikt, en het gaat om een beveiligd dossier, dan heeft de klant de mogelijkheid om aan externe groepen rechten te verlenen in alle geactiveerde opties, ook de opties waarover de klant niet zelf beschikt. Zie ook het Kbase-artikel Hoe kan u uw accountant toegang verlenen tot een beveiligd dossier. Voor de externe gebruiker (boekhouder) zullen de opties die geactiveerd werden, onmiddellijk bruikbaar zijn in het dossier, tenminste als deze opties geïnstalleerd zijn bij de externe gebruiker (boekhouder) .

Klant  en boekhouder werken lokaal en wisselen backups van dossier uit via Verzonden en Teruggestuurd

Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de klant backups uitwisselt met zijn boekhouder en daarbij gebruik maakt van verzonden en teruggestuurd.

Klant en boekhouder werken beide op ASP-omgeving (Aspex)

Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de boekhouder de dossierkast van de klant aankoppelt als externe dossierkast.

 

Listing fusioneren met extern XML-bestand

U hebt de mogelijkheid om tijdens het afdrukken van de klantenlisting de gegevens van een extern aangemaakte klantenlisting mee op te nemen.

Vormvoorwaarden

U zorgt daartoe in de eerste plaats dat de volgende ‘vorm’-voorwaarden voldaan zijn:

  • De extern aangemaakte klantenlisting moet een geldig XML-bestand zijn, dat voldoet aan het meest recente Intervat-schema van de FOD.
  • De bestandsnaam van de externe listing is van de vorm ‘EX_yyyy.xml’. Bv. voor kalenderjaar 2013 is dat dus ‘EX_2013.xml”.
  • De externe listing moet bewaard worden in de map van het Venice-boekjaar waarvoor het van toepassing is. Bv. voor kalenderjaar 2013 moet het bestand zich bevinden in de map 2013 onder de dossiermap.

Inhoudelijke voorwaarden

Als voldaan is aan het bovenstaande voorwaarden, zal Venice proberen om de gegevens uit het bestand samen te voegen met de informatie uit Venice. Daarvoor stelt Venice de volgende eisen aan de inhoud van het bestand:

  • Het bestand mag enkel geldige ondernemingsnummers bevatten die beginnen met het cijfer 0.
  • Voor elk ondernemingsnummer dat voorkomt in het bestand, moet er in Venice een klantenfiche bestaan, waar het vlagje BTW-plichtig aangekruist is en waarvan de landcode van het ondernemingsnummer BE is.

Foutenbestand

Tijdens de verwerking van de gegevens uit de externe listing worden alle inhoudelijke eisen gecontroleerd. Wanneer er een fout wordt ontdekt, noteert de routine dit in een foutenbestand, dat u achteraf kunt consulteren. Dit bestand bevindt zich in dezelfde map als het XML-bestand en draagt de naam EX_yyyy.log.

De gegevens van het XML-bestand worden samengevoegd met de Venice-gegevens om de eigenlijke klantenlisting te produceren. Op het einde van dit proces wordt gerapporteerd hoe het samenvoegen met het externe XML-bestand verlopen is en wordt er eventueel verwezen naar het foutenbestand.