Tag Archives: fiduciair

Het dynamisch activeren van opties (optie Fiduciair)

Indien de boekhouder beschikt over de optie Fiduciair, dan zorgt deze optie ervoor dat het dossier van de klant bij de boekhouder bruikbaar is.

A.      Opties waarover de klant beschikt, maar de boekhouder niet

Eventuele opties waarover de klant beschikt maar de boekhouder niet worden voor het uitgewisselde dossier geactiveerd.

Bv: de klant beschikt over de opties Boekhouding en Analytisch. De boekhouder heeft enkel Boekhouding en Fiduciair. Zonder het dynamisch activeren van opties zou de de boekhouder in het door de klant gestuurde dossier een foutmelding krijgen dat de optie Analytisch is geactiveerd in het dossier, maar niet geïnstalleerd. De optie Fiduciair zorgt ervoor dat dit dossier van de klant benaderd kan worden, en daarbij wordt ook net gedaan alsof de opties wel geïnstalleerd zijn.

Het dynamisch activeren van een optie binnen een dossier gebeurt niet voor de optie Toegangsbeheer. Dit kan niet, omdat Toegangsbeheer ook impliceert dat gebruikers en toegangsrechten werden vastgelegd op niveau van hoofdpad en dossierkast. Als u als boekhouder dossiers uitwisselt met klanten die Toegangsbeheer hebben dan zijn er 3 mogelijkheden:

  1. De klant mag het dossier niet beveiligen
  2. De klant zet de dossierbeveiliging af op het ogenblik dat hij een backup maakt van het dossier om aan de boekhouder te bezorgen
  3. Als boekhouder schaft u eveneens Toegangsbeheer aan. U dient de optie aan te schaffen voor minstens evenveel gebruikers als er gelijktijdig in externe, beveiligde dossiers moet kunnen gewerkt worden. Indien u bijvoorbeeld met 3 gebruikers tegelijkertijd in extern beveiligde dossiers moet kunnen werken, dan heeft u nood aan toegangsbeheer voor 3 gebruikers.

B.      Opties waarover de boekhouder beschikt, maar de klant niet

Bepaalde opties waarover de klant niet beschikt, maar de externe gebruiker (boekhouder) wel (het gaat hier concreet over Import, Fiduciair, Jaarrekening en Beheer van vaste activa) kunnen geactiveerd worden in het dossier (via Basisgegevens – Instellingen – Parameters,  Opties, Externe gebruikers) zonder dat dit gevolgen heeft voor het gebruik van het dossier door de klant.

ExterneGebruikersl

Indien de klant over de optie Toegangsbeheer beschikt, en het gaat om een beveiligd dossier, dan heeft de klant de mogelijkheid om aan externe groepen rechten te verlenen in alle geactiveerde opties, ook de opties waarover de klant niet zelf beschikt. Zie ook het Kbase-artikel Hoe kan u uw accountant toegang verlenen tot een beveiligd dossier. Voor de externe gebruiker (boekhouder) zullen de opties die geactiveerd werden, onmiddellijk bruikbaar zijn in het dossier, tenminste als deze opties geïnstalleerd zijn bij de externe gebruiker (boekhouder) .

Klant  en boekhouder werken lokaal en wisselen backups van dossier uit via Verzonden en Teruggestuurd

Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de klant backups uitwisselt met zijn boekhouder en daarbij gebruik maakt van verzonden en teruggestuurd.

Klant en boekhouder werken beide op ASP-omgeving (Aspex)

Het dynamisch activeren van opties gebeurt wanneer de boekhouder de dossierkast van de klant aankoppelt als externe dossierkast.

 

Dossiers uitwisselen tussen klant en boekhouder

Indien u als boekhouder beschikt over de optie Fiduciair, dan kan u de gegevens van uw klant raadplegen en aanpassen.

Door gebruik te maken van de functionaliteit Verzonden en Teruggestuurd, kan u als boekhouder het dossier van uw klanten consulteren, maar ook bewerken. Intussen kan de klant in dit dossier niet boeken, maar wel consulteren en afdrukken.

Hoe gaan u en uw klant hiervoor te werk?

Het zippen en verzenden van een dossier door de klant

  • Selecteer het dossier dat u wenst te verzenden.

kb000213_1

  • In het hoofdmenu selecteert u tab Beheer, groep DossierOnderhoud, en vinkt u Verzonden aan. U krijgt dan volgende melding:

kb000213_2

U kan meteen een zip bestand aanmaken, en dit ofwel bewaren op uw schijf (om het later te bezorgen aan uw boekhouder), ofwel direct laten emailen aan uw boekhouder, door respectievelijk Bewaren in pad of E-mailen naar te selecteren.

Ook het pictogram verandert als een dossier verzonden is. U kan nu enkel nog consulteren en afdrukken in dit dossier.

kb000213_3

Het unzippen van het dossier en het kopiëren naar het juiste pad op de pc van de boekhouder.

  • Selecteer de dossierkast waarin u het dossier wil plaatsen, en kies daarna tab Beheer, groep DossierOnderhoud - Veiligheidskopie terugzetten. Zoek het zip-bestand op dat u van uw klant ontving en klik in het dialoogvenster op de knop Open.

Het dossier wordt nu opgenomen in uw dossierkast. Voor het dossier zal u onderstaand pictogram zien staan. Deze pictogram betekent dat het dossier een extern dossier is (van de klant): KB000213_04

Indien u beschikt over de optie Fiduciair, dan kan u nu het dossier van uw klanten openen en bewerken.

Terugsturen van het dossier van de boekhouder naar de klant.

  • Kies tab Beheer, groep Dossier, OnderhoudTeruggestuurd in het hoofdmenu van Venice. U krijgt volgende melding:

KB000213_05

U kan meteen een zip-bestand aanmaken, en dit ofwel bewaren op uw schijf (om het later te bezorgen aan uw klant), ofwel direct laten emailen aan uw klant, door respectievelijk Bewaren in pad of E-mailen naar te selecteren.

Voor het dossier zal onderstaand pictogram verschijnen. Dit pictogram betekent dat het extern dossier bij de boekhouder enkel nog zal kunnen geconsulteerd worden.

KB000213_06

Ontvangen van het aangepaste dossier door de klant

  • Selecteer de dossierkast waarin u het dossier wil plaatsen, en kies daarna tab Beheer, groep Dossier - Onderhoud Veiligheidskopie terugzetten. Zoek het zip-bestand op dat u van uw klant ontving en klik in het dialoogvenster op de knop Open.

Bij het terugzetten krijgt u een melding dat er reeds een map met dezelfde naam bestaat.

KB000213_07

Kies Ja om verder te gaan met het terugzetten van de veiligheidskopie.

Correcte ereloonfiches opmaken vanaf versie 7.90 van Venice Boekhouding.

Op 30/06/2010 ten laatste dient u uw elektronische ereloonfiches (281.50 en 325.50) via Belcotax On Web in te dienen.
Om een correct xml-bestand te kunnen aanmaken via de optie Fiduciair is het belangrijk dat de fiches van de leveranciers die u diensten leverden correct ingevuld zijn. Het ondernemingsnummer of nationaal nummer van de leverancier is daarbij van cruciaal belang.
Daarom werden in versie 7.90 van Venice een aantal nieuwe functies voorzien. Indien u nog niet over deze versie beschikt, maar u beschikt over een update-abonnement, dan kan u deze versie downloaden van de site van UNIT4 C-Logic.

Er zijn 3 mogelijkheden:

De leverancier is een Belgische rechtspersoon.

Onder het tabblad ‘Ereloonfiches’ in de leveranciersfiche vinkt u het veld ‘Rechtspersoon’ aan. In dat geval noteert u het correcte ondernemingsnummer van de leverancier in het daartoe voorziene veld onder het tabblad ‘Nummers’ in de leveranciersfiche.

KB000543_01

De leverancier is een Belgisch natuurlijk persoon.

Onder het tabblad ‘Ereloonfiches’ in de leveranciersfiche vinkt u het veld ‘Natuurlijk persoon’ aan.
Er zijn 3 mogelijkheden:

  • U vermeldt in het veld ‘Ondernemingsnummer’ (tabblad Nummers) een geldig Belgisch ondernemingsnummer.
  • U vermeldt in het veld ‘nationaal nummer’ (tabblad Ereloonfiches) een geldig nationaal nummer.
  • U vermeldt de naam en voornaam (tabblad Ereloonfiches) en het volledige adres (Tabblad Adres).

KB000543_02

Voor een niet-Belgische leverancier:

Om geldige elektronische ereloonfiches te kunnen opmaken, dient u zowel de naam van de leverancier als zijn volledig buitenlands adres (straat, postcode, gemeente, landcode en landnaam) in te vullen.
Er wordt in dit geval dus geen rekening gehouden met het ondernemingsnummer en het type persoon (rechts- of natuurlijk persoon).

KB000543_03

Werkt u met versie 7.90, dan controleert Venice bij het inschrijven van een leveranciersfiche waarvoor de vlag ‘Ereloonfiches opmaken’ werd aangevinkt of alle noodzakelijke gegevens werden ingevuld. Is dat niet het geval dan krijgt u een waarschuwing. Via de knop ‘Meer info…’ komt u op de betrokken helppagina terecht.

Hoe kan u controleren of de reeds bestaande leveranciersfiches aangemaakt met oudere versies van Venice de noodzakelijke gegevens bevatten om correcte ereloonfiches op te maken?

Start de module Stambestanden – Leveranciers op.
Kies Werkblad – Selectie toevoegen.
Geef een naam in voor de selectie (bv. ‘Ongeldige ereloonfiches’).
Vink Filter aan en definieer via Ctrl+N volgende filter:
@SUP.Commission == 1 && @SUP.CommsValid == 0.

KB000543_04

Het werkblad zal nu enkel nog leveranciers bevatten waarvoor u hebt aangevinkt dat er ereloonfiches dienen opgemaakt te worden, maar waarvoor er gegevens ontbreken om correcte ereloonfiches op te maken.
Wijzig elke fiche die in het werkblad voorkomt (Ctrl+E) en vul de noodzakelijke gegevens in.