Tag Archives: klanten

Overname van basisgegevens (klanten, leveranciers, artikels, …) uit andere applicaties.

U start met Venice (Boekhouding, Facturatie, Contactenbeheer) of Venice Facturatie lite edition. In een andere applicatie beschikt u al over een bestand met klant-, leveranciers- en/of artikelgegevens. In plaats van al deze gegevens opnieuw in te voeren in Venice, wenst u de gegevens automatisch over te zetten.

Enerzijds kan u de gegevens in Venice binnenhalen via de optie Importeren. Laat u in dit geval begeleiden door uw Venice-verdeler. U zal de gegevens immers moeten aanbieden in een tekstbestand, en vervolgens door middel van een beschrijvend bestand omzetten naar Venice.

Anderzijds kan u de gegevens in Venice  eenvoudig verwerken via “plakken en kopiëren”. We beschrijven u hier hoe u te werk kan gaan, aan de hand van een voorbeeld gebaseerd op het klantenbestand.

  • Zorg ervoor, dat u het klantenbestand uit de bron-applicatie kan openen / lezen in een applicatie die OLE2 (Object Linking and Embedding, Drag & drop, Slepen en neerzetten) ondersteunt. Dat kan bijvoorbeeld via MS-Excel of MS-Access.
  • Bekijk grondig of het klantenbestand een “uniforme” structuur bevat, en of alle gegevens die zich hierin bevinden actueel en accuraat zijn.

kb000146_1

In ons voorbeeld bestaat onze Excel-file van klantengegevens uit 7 kolommen, nl. Firmanaam, Straat, Postcode, Gemeente, BTW-nummer, Telefoon en Telefax. Het bestand bevat ook enkel Belgische klanten.

Open in Venice het werkblad waar de gegevens moeten in terecht komen. In ons voorbeeld is dit het werkblad Klanten.

Klik in tabblad Bewerken, groep kolommen op Beheren, en zorg ervoor dat de kolommen in het werkblad precies dezelfde zijn, en in precies dezelfde volgorde staan, als in het bestand in de andere applicatie.

kb000146_2

  • Zet via de sneltoets Ctrl-W het werkblad in wijzigmode, en positioneer u in de cel die meest links-onder staat.
  • Ga terug naar de andere applicatie (MS-Excel in ons voorbeeld), en duid alle cellen van alle klanten aan.
  • Druk nu op Ctrl+C (copy) of kies in het menu voor Kopiëren.

kb000146_3

  • Ga terug naar Venice en druk hier op Ctrl+V (plakken) of kies in het lint voor tabblad Bewerken, Plakken.
  • Alle gegevens worden automatisch ingevuld in nieuwe klantenfiches.
  • Zet via de sneltoets Ctrl-W de wijzigbaar-modus opnieuw af.

Via dezelfde werkmethode kan u ook de leveranciers, artikels, … overnemen.

U dient er enkel aandacht aan te besteden, dat bij het overnemen alle gegevens worden geverifieerd op hun correctheid, alsof u veld per veld manueel zou intikken. Als u bv. klantennummers mee kopieert, checkt Venice op dubbele klantennummers. Als u b.v. BTW-nummers mee kopieert, controleert Venice of elk BTW-nummer wel degelijk een correct BTW-nummer is. Als u een firmanaam versleept, die veel te lang is voor het veld waarvoor hij bestemd is, zal Venice hierop blokkeren. Enzovoort …

Werden niet alle fiches overgenomen, controleer dan op welk record Venice is “blijven steken”. Dit is het record waar u ergens een foutje moet vinden. Als u deze fiche even manueel probeert in te tikken, zal u meteen ondervinden waar de fout zich juist bevindt. Het is dus best mogelijk, dat u de file waarvan u vertrekt eerst grondig moet inspecteren en bijsturen, vooraleer u alle gegevens vlot en correct kan overnemen !

Het aantal karakters dat toegelaten is in een bepaald veld, kan u nalezen in Venice. Ga naar tabblad Beheer, groep Dossier, ODBC, en klik op de knop Veldinformatie.

Daar vindt u, per tabel, de gewenste informatie.

Hoe maak ik automatisch contacten aan van mijn klanten- of leveranciersfiches in Microsoft Outlook?

U correspondeert met veel van uw klanten/leveranciers via e-mail. Aangezien de klanten- en leveranciersfiches in Venice reeds alle nodige informatie bevatten (zoals adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer,…) zou u graag automatisch Outlook-contacten aanmaken op basis van deze fiches.
Dit bespaart u veel tijd, en vermindert ook het risico op tikfouten.

We gaan gebruik maken van de mogelijkheid om in Venice een extern commando te definiëren. Sedert versie 7.64 is het immers mogelijk om een door u vastgelegd commando (al dan niet automatisch) te laten uitvoeren na het aanmaken van een nieuwe fiche of na het wijzigen of bekijken van een reeds bestaande fiche.

In deze oplossing roept dit extern commando een Visual Basic-script aan dat de gegevens vanuit Venice automatisch kopieert naar Microsoft Outlook.

In dit kbase-artikel leggen we uit hoe u de klantenfiches kan kopiëren naar contactgegevens in Microsoft Outlook. U kan dit met hetzelfde principe ook gaan toepassen voor uw leveranciers.

Vanuit het werkblad van de klanten, klikt u op de Venice knop (de ronde knop linksboven) en kiest u Instellingen – Parameters en daar het tabblad ‘Extern commando’.

KB000544_01

Even een klein overzichtje van de belangrijkste parameters:

Commando:

Dit bevat het programma dat zal uitgevoerd worden, nadat een fiche aangemaakt of gewijzigd werd (enkel als u bij ‘Automatisch’ iets aangevinkt hebt) of als we op het icoontje voor het extern commando klikken in het werkblad van klanten of in de klantenfiche.
De volledige lijn die moet ingegeven worden in dit commando-veld is:

wscript c:\outlook.vbs “%CST.Name%” “%CST.Contact%” “%CST.Email%” “%CST.Tel1%” “%CST.Street%”

Het bestandje outlook.vbs moet in dit voorbeeld dus in ‘c:\’ geplaatst worden.

Actief bij:

Moet het icoontje actief worden bij het toevoegen, wijzigen of bekijken van een fiche?
Dit biedt de mogelijkheid om zelf te beslissen of er in Microsoft Outlook een contact moet aangemaakt worden.

Automatisch bij:

Venice kan automatisch het commando uitvoeren als hier een van de vakjes aangevinkt wordt.

Nadat we de gegevens zoals hierboven beschreven werden overgenomen hebben, klikken we op OK. Daarna roepen we bij wijze van voorbeeld een bestaande klantenfiche op. Zoals duidelijk wordt uit onderstaand schermvoorbeeld, is de knop voor het extern commando nu actief.

KB000544_02

Als we op deze knop klikken, wordt in de achtergrond automatisch een nieuw contact aangemaakt in Microsoft Outlook.
U kan het terugvinden in de folder met contacten van Microsoft Outlook:

KB000544_03

Meer info

Het Visual Basic-script dat hier meegeleverd wordt zal in de meeste standaard Windows-configuraties werken, op voorwaarde dat Microsoft Outlook geïnstalleerd is.
UNIT4 C-Logic biedt echter geen ondersteuning als dit in een bepaalde opstelling niet zou werken, of als de werking van het script moet aangepast worden aan uw specifieke wensen.
U kan in dit geval beter te rade gaan bij een informatica-specialist.

Een klantenlogboek maken in Venice

Hoe kan u de contacten (telefonisch, via e-mail, …) die u hebt met uw klanten noteren, en deze vanuit Venice oproepen?

Vanaf versie 7.64 voorzien we de mogelijkheid om een extern commando uit te voeren in Venice.
Deze optie kan ook gebruikt worden om een logboek bij te houden, bijvoorbeeld van gesprekken met onze klanten.

We gaan naar het werkblad van de klanten, en kiezen menu UNIT4 C-Logic, Parameters, tabblad Extern commando, en vullen de parameters in zoals in volgende schermafbeelding:

KB000546_01

We bewaren de gegevens door op “OK” te klikken. Aangezien het logboek tekstbestanden zal aanmaken op onze harde schijf, moeten we ook nog een map hiervoor aanmaken. We maken via Windows verkenner de map ‘Log’ aan op de C-schijf.

Als we nu een klantenfiche openen, dan zien we een extra icoontje staan in de werkbalk bovenaan.

KB000546_02

Om een telefoongesprek met de klant te noteren, volstaat het nu om de klantenfiche te openen, en op dit icoontje te klikken.

Notepad start op en zal het logboek van deze klant openen. Als het logboek voor deze klant nog niet bestaat, dan zal Notepad dit melden. We kiezen dan ‘Ja’ op de vraag ‘Nieuw bestand aanmaken’.

We kunnen nu een kort verslag van het gesprek met de klant noteren, het logboek bewaren en afsluiten. De volgende maal dat we het logboek van de klant opnieuw oproepen, zien we alle vorige communicaties staan.
We kunnen er trouwens ook voor zorgen dat het uur en de datum automatisch toegevoegd worden in het logboek, door ervoor te zorgen dat de eerste lijn van het bestand deze tekst bevat:
.LOG

We sluiten vervolgens het bestand af. Als we het nu opnieuw oproepen, dan wordt het actuele uur en datum automatisch op de eerst volgende lege lijn geplaatst.