Tag Archives: klantenlisting

Hoe maakt u een elektronisch bestand voor de klantenlisting ( XML ) aan?

U hebt de mogelijkheid om bij het afsluiten van uw klantenlisting een elektronisch bestand aan te maken van uw klantenlisting. U gaat hiervoor als volgt te werk:

Parameters

In de parameters van de module Klantenlisting kiest u Enkelvoudig intervat voor het veld Elektronische listing toelaten. Eveneens in de parameters van de module Klantenlisting vult u in het veld E-mail een e-mail adres in dat voldoet aan de door Intervat opgelegde vormvereisten.

Klantenlistingparameters

Afdrukken

Bij het afdrukken van de klantenlisting vinkt u het veld Afsluiten aan onder de tab Afdruk.

KlantenlistingAfdrukken

Er wordt na het afsluiten van een kalenderjaar en bij iedere herafdruk een elektronisch bestand gemaakt van uw klantenlisting. Dit bestand kunt u gebruiken om uw enkelvoudige listing via de Intervat-toepassing van de Federale Overheidsdienst Financiën in te dienen bij de BTW-administratie.

Wanneer u een afdruk maakt naar het scherm, dan is het belangrijk dat u alle pagina’s doorloopt ( Naar laatste pagina of Ctrl+End ) en dat u vervolgens kiest voor Sluiten ( Esc ) opdat de periode ook effectief wordt afgesloten, en er een elektronisch bestand wordt aangemaakt.

Elektronisch bestand: type en locatie

Het elektronisch bestand wordt niet alleen in XML-formaat bewaard maar ook als archief (gecomprimeerd zip-bestand, maar met extensie ‘.lk’). Op die manier kunt u het gebruiken om het in de Intervat-toepassing op te laden via bestand (dat kan als xml- of als gecomprimeerd bestand) maar ook om het te openen als u de listing via schermen ingeeft (dat kan enkel als gecomprimeerd bestand).

De bestanden worden standaard aangemaakt in de map Intervat onder de dossiermap en de naam ervan heeft de volgende structuur: BE_<kalenderjaar 4 posities>. Als u dus het kalenderjaar 2013 afsluit in het dossier UNIT4 ACC dan vindt u in de map UNIT4 ACC\Intervat de bestanden BE_2013.xml en BE_2013.lk terug.

Listingsucces

Wanneer u in de parameters van de module Klantenlisting het veld Alternatief pad hebt ingevuld, dan worden de bestanden niet enkel in het standaard pad maar ook in dit alternatief pad bewaard.

Klanten met foutief ondernemingsnummer op de klantenlisting

Alle klanten met een foutief ondernemingsnummer en met een omzet die groter is dan het minimum bedrag ( standaard 250€ ), worden steeds in de klantenlisting opgenomen.
Ze staan vooraan op de afdruk, waarbij het ondernemingsnummer voor deze klanten vervangen is door K: gevolgd door klantnummer/subnummer en uitroepteken, bv K:22/0 !
Foutief

 

Zo weet u onmiddellijk dat u het ondernemingsnummer in de klantenfiches met nummer 22/0 en 10/0 zal moeten bijsturen, omdat het om foutieve ondernemingsnummers gaat.

U hebt eventueel ook de mogelijkheid om de klanten met foutief ondernemingsnummer, met omzet lager dan het minimum bedrag ook op de listing op te nemen. Hiervoor vinkt u het veld Foutieve ondernemingsnrs. onder de rubriek Opnemen aan onder de tab Afdrukken. U kan van deze optie gebruik maken om de ondernemingsnummers in uw klantenfiches aan te zuiveren.

Opnemenfoutief

Ongeldige ondernemingsnummers op de klantenlisting – Foutmelding ‘SP01AAPL – Kader Lijst van de klanten : het veld BTW-nummer bevat geen geldig BTW-nummer’

Wanneer u het xml-bestand dat u via Venice aanmaakte, probeert op te laden in de Intervat-toepassing, dan krijgt u een foutmelding zoals onderstaande:

KB000521_01

U hebt een aantal klanten die over een ondernemingsnummer beschikken, maar die ten onrechte aangeduid zijn als BTW-plichtig. Meestal gaat het over VZW’s of over vrije beroepen.

Hoe kan u opsporen of de klant BTW-plichtig is?

Methode 1:

Start ‘Stambestanden – Klanten’ op en maak een nieuwe fiche. Geef in het veld ‘Firmanaam’ het ondernemingsnummer dat aanleiding gaf tot een foutmelding in en druk Enter of tab. Indien het gaat om een klant die niet BTW-plichtig is, dan zal u volgende melding krijgen:

KB000521_02

Roep de fiche van de klant op en vink ‘BTW-plichtig’ af.

Methode 2:

Roep de fiche van de klant met het ondernemingsnummer dat een foutmelding geeft op, en wijzig de fiche. Klik op de knop naast het ondernemingsnummer om de geldigheid van het nummer te controleren. Indien het gaat om een klant die niet BTW-plichtig is, dan zal u volgende melding krijgen:

KB000521_03

Dit wijst erop dat het ondernemingsnummer (dat vormelijk juist is) niet vermeld staat in de database van het VIES met alle BTW-plichtige ondernemingen.

Vink dus het vlagje ‘BTW-plichtig’ af in de klantenfiche.

KB000521_04

Hoe de listing corrigeren?

Indien u de listing reeds afsloot, dan zal de wijziging in uw klantenfiche geen invloed meer hebben op een herafdruk. U zal dus de listing moeten heropenen en vervolgens opnieuw afsluiten.

Kies dus ‘Rapporten – Aangiftes – Klantenlisting – Tabblad Historiek’.
Selecteer de listing in het overzicht en druk op de knop ‘Heropenen’.

KB000521_05

Druk vervolgens de klantenlisting opnieuw af en vergeet niet om ‘Afsluiten’ aan te vinken.
Bij het afsluiten wordt een nieuw en correct xml-bestand aangemaakt.

Aanmaken XML-bestand met de klantenlisting voor een onvolledig kalenderjaar

Wanneer een bedrijf tijdens het jaar ophoudt met bestaan, dan vraagt de administratie om een klantenlisting in te dienen voor het reeds verlopen gedeelte van het actuele kalenderjaar. Een bedrijf dat bijvoorbeeld ophoudt met bestaan op 31/03/2014, zal dus een listing voor 3 maanden moeten neerleggen voor het kalenderjaar 2014.
Hoe kan u nu concreet te werk gaan om een xml-bestand aan te maken voor een onvolledig kalenderjaar?

1. Sluit ALLE BTW-periodes van het actuele boekjaar af via ‘ Aangiftes – BTW – Btw-aangifte’. U doet dat door de aangifte van iedere periode, ook deze waar u niet geboekt hebt, af te drukken (naar het scherm). U kiest daarbij voor het afsluiten van de periode. Druk op Ctrl+End om naar de laatste pagina te gaan en kies vervolgens voor Sluiten.

2. Kies vervolgens ‘Aangiftes – BTW -Klantenlisting’. Zorg er voor dat in de parameters van deze module het veld ‘Elektronische listing toelaten’ ingesteld is op de waarde ‘Enkelvoudig Intervat’. U kan immers enkel op die manier een XML-bestand aanmaken, niet via ‘Meervoudig Intervat’.

KB000532_01

3. Vink op het tabblad ‘Afdrukken’ bij de periode het keuzerondje ‘Van’ aan en geef de begin- en einddatum op waarvoor u een listing wenst af te drukken. Kruis daarnaast ook ‘Aanmaken XML’ aan.

KB000532_02

4. Na de afdruk van de listing, krijgt u de volgende melding:

KB000532_03

5. Wanneer u doorgaat, dan wordt het XML-bestand aangemaakt.

KB000532_04