Tag Archives: mailen

Mailen via SMTP vanaf Venice versie 10.70

Vanaf de versie 10.70 van Venice zal het mogelijk zijn om via SMTP te mailen vanuit Venice alsook documenten afzonderlijk via SMTP te verzenden.

Dit was reeds mogelijk voor de klanten die de module E-documenten gebruiken en die op een volautomatische manier in bulk facturen, leverbonnen en rappels kunnen sturen via SMTP.

We hebben dit nu verder uitgebreid In Venice.  Voor de klanten die werken met onze online oplossing op Aspex is dat ook een interessante verbetering gezien nu afzonderlijke aankoop – en verkoopdocumenten via dit protocol kunnen verzonden worden.

Het instellen gebeurt nog steeds op de gekende manier, namelijk via de Venice knop – instellingen – configuratie werkstation.

werkstation

Via het tabblad Email – versturen kan u nu naast Nee, MAPI en Outlook ook kiezen voor SMTP.

SMTP

Verder stelt u de gegevens in zoals gevraagd, Voor de meest courante providers zoals Gmail, Telenet, Proximus, … zullen de meeste servergegevens reeds ingevuld worden.  We gebruiken hier een fictief gmail adres als voorbeeld. U kan de gegevens controleren door op de knop “Testen” te drukken

SMTP3

Om uw uitgaande server instellingen te kennen moet u best contact opnemen met uw provider of hosting company.

Een paar voorbeelden van de meest courante mail providers

  • Telenet: smtp.telenet.be met poort 587  en beveiliging TLS
  • Proximus: relay.skynet.be met poort 587  en beveiliging TLS
  • Office 365: smtp.office365.com met poort 587  en beveiliging TLS
  • Gmail: smtp.gmail.com met poort 587  en beveiliging TLS

Wanneer de gegevens zijn ingevuld kan u bijvoorbeeld vanuit de klanten fiche of de leverancier fiche klikken op het icoontje mailen om een simpel mail venster te krijgen.  U kan hier enkel plain text invullen dus zonder opmaak of HTML.

klantenemail

Op dezelfde manier kan u ook bij een aankoop- of verkoopdocumenten gaan kiezen voor afdrukken op scherm – mailen om het document door te mailen.

afdrukken

Opnieuw wordt een scherm geopend waar u plain text kan ingeven om mee te sturen naar uw klant of leverancier.  De PDF van het document wordt meegestuurd in bijlage

SMTPscherm

Indien u liever werkt met een eigen standaard tekst om mee te sturen naar uw klanten of leveranciers kan u dit in uw lay-out zelf gaan aanpassen zoals voorheen.

Klik hiervoor in het afdrukscherm op wijzigen bij de gewenste lay-out.

wijzigen2

Kies in de lay-outeditor voor eigenschappen – tabblad bericht om de gegevens in te vullen voor Tekst of Titel.  Sla daarna uw aanpassingen op via de Venice knop – opslaan

tekst

 

 

 

Outlook configureren op Aspex

Via de module E-documenten kan u facturen, leverbonnen en rappels digitaal verzenden naar uw klanten vanuit Venice.  U kan hierbij gebruik maken van SMTP waardoor u zonder tussenkomst van een mailprogramma zoals Outlook, Thunderbird, … uw documenten kan verzenden naar uw klanten.  Dat is dan ook de ideale manier om documenten digitaal door te sturen vanuit uw Venice op Aspex

Indien u echter niet beschikt over de module E-documenten maar toch wenst te mailen op Aspex dan kan u een mailoptie op Aspex bij ons bestellen en daarna uw Outlook op Aspex configureren.

Hoewel we deze werkwijze niet als standaard werkwijze aanprijzen, wordt het hierdoor mogelijk om vanaf uw Aspex portaal te mailen. Gezien uw mailprogramma normaal gezien op uw lokale pc staat en uw Venice op het Aspex portaal staat is het anders niet mogelijk om rechtstreeks documenten door te mailen vanaf uw Venice op Aspex.

Wat zijn de te volgen stappen:

  • Zorg dat u een email account aanvraagt of bestelt bij uw IT-verantwoordelijke of hosting firma (bvb office 365) en dat u beschikt over een werkende E-mail account
  • U bestelt de optie via onze diensten
  • Aspex voegt Outlook toe aan uw installatie
  • Outlook wordt ingesteld voor uw mailaccount

Wanneer uw Outlook beschikbaar is op Aspex moet u deze eerst gaan instellen.  Gezien we niet beschikken over uw login en wachtwoord op Aspex kunnen we dit niet standaard instellen voor u. Omwille van veiligheidsredenen is het dan ook opportuun dat u uw Email op Aspex zelf instelt.  Het instellen van uw Outlook op Aspex is eigenlijk identiek aan de werkwijze voor het instellen van uw lokale Outlook.

  • Log in op Aspex
  • Kies éénmalig de knop “Mail Settings” die nu beschikbaar is op uw Aspex portaal.

mail settings

 

  • Maak een profiel aan door te klikken op “Add” (de naam van het profiel kan vrij gekozen worden) en stel het in als standaard profiel

Profile

 

  • Eens het profiel is ingesteld kan u verder gaan met het instellen van uw account
  • Kies de standaard voorgestelde optie “Email account” en geef uw gegevens in.  Vul uw naam, e-mail adres en wachtwoord in en kies “Next”

email

  •  Wanneer u op Volgende (Next) klikt ,worden de instellingen automatisch nagezien. Indien alles goed verloopt, dan moeten er 3 groene vinkjes getoond worden.

validatie

 

  • Wanneer de instellingen werden nagezien en volledig groen staan, kan u afwerken door te klikken op “Next” en dan uiteindelijk op “Finish”
  • Vanaf dat moment kan u dus uw mail ook beheren vanop het Aspex portaal door te klikken op het Outlook icoon die ook beschikbaar is in uw Aspex portaal
  • In Venice (Lite) moet u enkel nog instellen dat u wenst gebruik te maken van uw outlook om te mailen.  Ga hiervoor naar de Venice knop – instellingen – configuratie wekstation en kies bij mailen voor “Outlook”

WS

Outlook

  • Druk een document af op het scherm en kies “mailen” of F9
  • Een mail venster van Outlook wordt nu geopend met het document in PDF als bijlage

Belangrijke opmerking: Om te kunnen mailen vanaf Venice moet uw Outlook op Aspex steeds geopend zijn !

Rapporten en documenten uit VENICE versturen via e-mail

Hoe kan u rapporten, fiches en lijsten op een eenvoudige manier versturen via e-mail?

Telkens u een rapport, een lijst, of een bepaalde fiche afdrukt in Venice, komt u in het dialoogvenster Afdrukinstellingen terecht.

KB000295_01

In dit dialoogvenster hebt u een aantal keuzemogelijkheden voor het type van de afdruk. Om een afdrukvoorbeeld door te sturen via e-mail, maakt u eerst een afdruk van het document naar het scherm. U selecteert dus Afdrukvoorbeeld op scherm, en klikt op OK.

U werkt niet met ASP, of u werkt met ASP, EN u hebt een e-mail-programma op ASP.
Klik op onderstaand pictogram om het afdrukvoorbeeld op te nemen in een e-mail. Uw e-mail-programma wordt opgestart, met een Acrobat (*.pdf)-bestand in bijlage. Indien u dit wenst kan u het bericht dat automatisch door Venice wordt ingevuld, aanpassen.

U werkt met ASP, maar u hebt geen e-mail-programma op ASP.
In dit geval zal u de schermafdruk moeten opslaan op uw harde schijf, en daarna manueel uw e-mail-programma opstarten, een nieuwe mail aanmaken, en dit bestand als bijlage aan uw e-mail-bericht hangen. Bovenaan het scherm van het afdrukvoorbeeld ziet u volgend pictogram.

Hiermee slaat u de huidige pagina en alle gemarkeerde pagina’s op in een grafisch bestand in pdf-formaat.

Het e-mail-bericht dat aangemaakt wordt ziet er als volgt uit:

KB000295_03

U kan dit standaard-bericht naar eigen wensen aanpassen in de lay-out van het document of rapport. U kan (vanaf Venice versie 6.60_) ook de naam van de bijlage automatisch laten bepalen, alsook het onderwerp van de e-mail.

Let op!

Het versturen van afdrukken via e-mail is NIET voorzien in volgende gevallen:

  • U drukt het werkblad af via Werkblad – Afdrukken [Ctrl + J], of u hebt op onderstaande pictogram geklikt.
  • U hebt op het scherm 2 pagina’s naast elkaar afgebeeld (u hebt onderstaande pictogram aangeklikt)
  • Het versturen van e-mail vanuit Venice maakt gebruik van de zogenaamde MAPI-interface. Dit is een standaard manier om e-mail te versturen onafhankelijk van welk e-mail-programma u gebruikt. Uiteraard moet uw e-mail-programma dan ook deze MAPI-interface ondersteunen, en het kan zijn dat u dit expliciet moet activeren. Heeft u meerdere e-mail-programma’s, dan is het mogelijk dat niet uw normale e-mail-programma maar een ander programma de toegang tot MAPI in het beheer heeft. Of uw e-mail-programma MAPI ondersteunt, en hoe u dit eventueel moet activeren, zal u in de help van dat programma moeten nakijken. U kan de werking van het versturen van mails makkelijk testen door een mail vanuit Venice naar uw eigen e-mail-adres te versturen.
  • In UNIT4 C-Logic – Configuratie – Werkstation – koppeling met andere applicaties moet Elektronische post (e-mail) aangevinkt staan.