Tag Archives: ODBC

Venice tabellen dynamisch koppelen aan Excel of Access

In Venice kan men heel gemakkelijk gegevens exporteren naar Excel.  In deze Kbase tonen we verschillende werkwijzen om bijvoorbeeld een klantenlijst te exporteren.

Vanuit het werkblad zelf (klanten)

  • Open het werkblad Klanten
  • Kies Bewerken – Kolommen – Beheren om eventueel kolommen bij te voegen of weg te laten in het werkblad

  • Kies Bewerken – Exporteren – Extern rekenblad om de gegevens te exporteren naar Excel

Deze werkwijze kan men toepassen in bijna alle modules zoals Leveranciers, Verkopen, Voorraad,…  De meeste gegevens voor de facturatie en de boekhouding kunnen we ook via het tabblad Consultatie benaderen en op dezelfde wijze exporteren naar Excel

Het nadeel bij dergelijke exports is dat deze niet dynamisch aangepast worden wanneer u bijvoorbeeld de klantenlijst wijzigt.  U zal telkens een nieuwe export moeten doen om een correcte lijst te krijgen

Via de SDK of Webconnect

Indien u werkt met een lokale Venice (dus niet via onze oplossing op Aspex) kan u gegevens opvragen in Venice via de SDK.  Met deze Software Development Kit kan u koppelingen maken met andere pakketten en applicaties om gegevens uit Venice te exporteren of gegevens in Venice te importeren.   Indien u ook documenten wenst te importeren in Venice zal u ook de optie Venice import nodig hebben.

Indien u werkt met onze online oplossing op Aspex kan u koppelen met Webconnect/Odata om gegevens te importeren in en te exporteren uit Venice.  Meer info over de Webconnect/Odata koppeling kan u hier vinden

In beide gevallen wordt er gebruik gemaakt van een ODBC koppeling die in Venice moet worden aangemaakt.  Deze ODBC koppeling kan aangemaakt worden via Beheer – Dossier – ODBC – Aanmaken.

Via lijsten in Venice

De meeste lijsten in Venice kunnen op een eenvoudige wijze geëxporteerd worden naar Excel.  U kan de mogelijkheden voor export van lijsten naar Excel hier terug vinden

Via een ODBC koppeling/Systeem DSN

Het is mogelijk om een koppeling op te zetten vanuit Venice naar Excel zodat de klantenlijst in Excel dynamisch wordt.  Als u klanten gaat wissen of toevoegen worden deze ook in de Excel aangepast/vernieuwd.  Dat is handig als u de Excel gegevens gebruikt in een draaitabel of grafieken.

Indien u twijfelt over de volgende stappen raden we aan om contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler.  Zorg steeds voor een geldige backup VOOR u aanpassingen doorvoert in Venice of Windows

  • Kijk na via Beheer – Dossier – ODBC – Venice knop – Instellingen – Parameters of alle gewenste tabellen en boekjaren beschikbaar zijn vooraleer u de koppeling maakt.  U kan deze parameters wijzigen en de ODBC opnieuw aanmaken indien nodig

  • Maak de ODBC bestandsbeschrijvingen aan via Beheer – Dossier – ODBC – Aanmaken.(in sommige gevallen zal u eerst op Schrappen moeten drukken voor u een nieuwe ODBC kan aanmaken)

Eens de ODBC werd aangemaakt kan u deze benaderen via andere applicatie zoals de SDK, Webconnect, externe software, … .  Normaal gezien zal u ook een Systeem DSN moeten aanmaken om deze beschikbaar te stellen voor externe koppelingen (niet bij onze SDK/Webconnect)

  • Ga naar C:\Windows\SysWOW64 en start ODBCAD32.exe als administrator

  • Maak een nieuwe Systeem DSN aan en kies Pervasive ODBC Interface

  • Geef de DSN een naam en klik op GetList om de beschikbare ODBC koppelingen op te roepen

  • In ons geval kiezen we voor TESTDOSSIER

  • Eventueel kan getest worden of de connectie lukt met de database

  • Open Excel of Access en kies voor Gegevens – Gegevens ophalen – Van andere bronnen – ODBC (wellicht kan het ook op andere manieren)

  • Kies de juiste ODBC/DSN

  • In sommige gevallen worden domain credentials gevraagd

  • De tabellen uit Venice zijn nu beschikbaar, als voorbeeld kiezen we de simpele tabel klanten (CST).

 

De namen van de tabellen kan u terugvinden via Beheer – Dossier – ODBC – Veldinformatie

In sommige gevallen zullen tabellen moeten gekoppeld worden met relaties (eventueel SQL) om data uit verschillende tabellen te halen zoals bijvoorbeeld verkopen hoofding – verkopen details – klanten (vraag raad aan uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler).

  • Eens de tabel is gekozen wordt er een permanente link gelegd tussen de tabellen van Venice en het Excel document.  In Venice staan de volgende klanten in het werkblad Klanten

In de Excel staan deze klanten en de bijhorende velden ook

Wanneer een nieuwe klant wordt aangemaakt in Venice zal deze ook in de Excel bijgevoegd worden nadat er een refresh werd gedaan van het Excel werkblad (Gegevens – Alles vernieuwen)

Via het Excel document kan u met Gegevens – Alles vernieuwen – Eigenschappen van verbinding  ingesteld worden wanneer precies een refresh van het werkblad moet gebeuren

Met deze Kbase willen we een paar mogelijkheden geven waarmee een koppeling kan gemaakt worden met externe pakketten zoals bijvoorbeeld Excel, Access, … .  Deze koppelingen dienen in ons geval enkel ter opvraging van de gegevens.

Er zijn ongetwijfeld nog andere manieren om gegevens in Excel (of andere pakketten) te koppelen (met ODBC uit Venice) zoals bijvoorbeeld via SQL.. We kunnen geen support geven op koppelingen met externe pakketten en kunnen ook geen verantwoordelijkheid nemen voor gegevensverlies, gegevenscorruptie, gegevensdiefstal, … ten gevolge van deze koppelingen.

Zorg steeds voor een degelijke back-up of vraag advies aan uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler

Indien u gegevens wenst importeren vanuit een ander pakket kan u de volgende kbase nazien voor mee info

Importeren van verkopen vanuit een extern facturatiepakket in Venice boekhouding

 

 

ODBC bestandsbeschrijvingen aanmaken in een client-server versie van Venice

Indien u vanuit Venice de ODBC-bestandsbeschrijvingen wenst aan te maken in een client-server versie van Venice, dan kan dit enkel gebeuren wanneer aan één van de volgende voorwaarden voldaan is:

  • U heeft Venice opgestart op de server met een Windows user die local admin is op de server.
  • Ofwel moet u vanop een werkstation inloggen met een windowsgebruiker die full administrator is op de server.
  • Ofwel moet u vanop het werkstation inloggen met een Windows gebruiker die lid is van de lokale admin_pervasive groep op de server. Dit is dus een lokale gebruikersgroep op de server die als eigenschap ‘Local logon’ heeft.

Indien u de module ODBC-bestandsbeschrijvingen opstart vanaf een werkpost en er is niet voldaan aan bovenstaande voorwaarden, dan zullen er bij Lokaal pad vraagtekens worden afgebeeld.

odbc1

Klik vervolgens op de knop Afmelden

odbc2

 

Druk vervolgens op Aanmelden en geef de login gegevens in van een gebruiker die de gewenste rechten heeft.

Indien u ingelogd bent met een gebruiker met de juiste rechten, dan zal het lokale pad op de server waar de ddf-bestanden zich bevinden automatisch worden ingevuld.

odbc3

Indien u een in organisatie werkt waar meerdere gebruikers ODBC bestandsbeschrijvingen moeten kunnen aanmaken, dan kan u het inloggen automatiseren.

Maak onder de map \main\common onder het basispad van Venice een bestand met naam RtDdf.par aan.

In dat bestand maakt u een sectie aan met als naam [DtiLogon]

Voeg volgende lijnen toe:

Name=<Naam gebruiker>

PassWord=<paswoord gebruiker>

 

 

 

Hoe kan u de actuele voorraadstand raadplegen via ODBC?

Via ODBC kan u het bestand Voorraad boekjaar (Stock.btr) alias STC raadplegen. Dit bestand bevat alle voorraadmutaties en wordt per boekjaar bijgehouden. Als u op een gegeven ogenblik de totale voorraad van een artikel wenst te raadplegen buiten Venice om, dan gaat u te werk zoals hieronder beschreven.

U hebt geen facturatie-afsluiting uitgevoerd per boekjaar.

In dit geval dient u voor ieder boekjaar per artikel het veld In voorraad – mutaties (ChgStock) te totaliseren. U zal hiervoor dus zoveel bestanden moeten openen als er boekjaren zijn in het dossier waarvoor u de voorraad per artikel wenst te raadplegen.

U hebt wel een facturatie-afsluiting uitgevoerd per boekjaar.

Een facturatie-afsluiting impliceert dat de actuele voorraadstand als beginstand wordt ingeschreven in het volgende boekjaar. Om de actuele voorraad te raadplegen dient u enkel het bestand STC van het laatste boekjaar te openen, en opnieuw het veld In voorraad – mutaties (ChgStock) te totaliseren. U dient er wel voor te zorgen dat de beginvoorraad van het boekjaar meegeteld wordt.

Tip

Bij het totaliseren van het veld In voorraad – mutaties (ChgStock) dient u ook rekening te houden met de velden level1 (voorraad op het niveau van het artikel), level2 (voorraad op het niveau van het magazijn), level3 (voorraad op het niveau van de locatie) en level4 (voorraad op het niveau van het serienummer). U dient het totaal te maken per artikel van de records waar level1 is aangevinkt.