Tag Archives: xml

Checklist voor het aanmaken van een aangepaste factuurlay-out

Sinds februari 2004 zijn er een aantal wijzigingen betreffende de verplichte vermeldingen op de factuur. Wij stelden een controlelijst op die u kan gebruiken indien u uw factuurlay-out zou aanpassen.

Check Oude factuurvermeldingen Nieuwe factuurvermelding vanaf 01/01/2004

 

 

 Vermelding van het woord ‘Factuur’.

 Datum waarop factuur wordt uitgereikt.

 

 idem

 Het volgnummer in boek uitgaande facturen.

 

 Een opeenvolgend nummer, volgens één of meer reeksen, dat de factuur (of het stuk) op eenduidige wijze identificeert.

 De identiteit van de belastingsplichtige, ttz diens

- naam of maatschappelijke benaming
- administratieve of maatschappelijke zetel
- inschrijvingsnummer in het handels- of ambachtsregister
- BTW-nummer

 

 identiteit belastingsplichtige, ttz diens

- naam of maatschappelijke benaming
- administratieve of maatschappelijke zetel
- ondernemingsnummer

 Bij erkenning van een aansprakelijk vertegenwoordiger diens identiteit, adres en hoedanigheid. Indien een vereenvoudigd aansprakelijk vertegenwoordiger wordt erkend, moet daarenboven ook zijn BTW-nummer worden vermeld.

 

 idem, maar ondernemingsnummer ipv BTW-nummer

 De identiteit van de medecontractant, ttz diens

- naam of maatschappelijke benaming
- adres
- BTW-nummer (indien BTW-nummer van andere lidstaten; in bepaalde gevallen)

Bij erkenning van een individuele of vereenvoudigde aansprakelijk vertegenwoordiger, moeten ook deze gegevens vermeld worden.

 

 idem, maar ondernemingsnummer ipv BTW-nummer

 De datum van de levering van het goed of van de voltooiing van de dienst. Indien geen datumbepaling mogelijk is, het tijdvak waarin handeling plaatsvond.

 

 De datum van het belastbaar feit of de datum van de gehele of gedeeltelijke incassering van de prijs, voorzover die datum verschillend is van de factuurdatum.

 De identificatie van de handeling, in het bijzonder:

- gebruikelijke naam van de goederen/diensten
- hoeveelheid
- het voorwerp van de diensten

Voor auto’s en margeregeling gelden speciale vermeldingen.

 

 De identificatie van de handeling, in het bijzonder:

- gebruikelijke naam van de goederen/diensten
- hoeveelheid
- het voorwerp van de diensten

Voor auto’s en margeregeling gelden speciale vermeldingen.

 Bankrekeningnummer van de begunstigde.

 

 Per BTW-tarief, de maatstaf van heffing in EUR en de elementen waaruit hij is samengesteld.

 

 Per tarief (of vrijstelling) de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs exclusief belasting, evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen, prijskortingen en -rabatten, indien deze niet in de eenheidsprijs zijn inbegrepen.

 De tarieven van de verschuldigde BTW.

 

 idem

 Weergave in EUR van de verschuldigde BTW per tarief, alsmede de totaal verschuldigde BTW  Weergave van het totaalbedrag van de verschuldigde belasting uitgedrukt in de nationale munteenheid van de lidstaat waar de goederen worden geleverd of de diensten verricht.

(dus ALTIJD muntcode voorzien!)

(Dit is geen strikte verplichting maar het is wel aan te raden.)

 

 Wettelijke bepaling op grond waarvan geen BTW wordt aangerekend of handeling is vrijgesteld.  De vermeldingen van de bepaling van de richtlijn of nationale bepaling krachtens dewelke geen BTW wordt aangerekend of handeling is vrijgesteld, of een gelijkwaardige vermelding.

(dus ALTIJD vrijstellingscodetekst voorzien)

 

 Bij een eindfactuur waar er één of meerdere voorschotfacturen zijn geweest, moet er een verwijzing zijn naar de voorschotfacturen.

 

 Verwijzing naar een vroeger uitgereikt stuk(ken) indien voor dezelfde handeling meerdere facturen worden uitgereikt.

 

 idem

 Alle andere vermeldingen voorgeschreven door het wetboek BTW of haar uitvoeringsbesluiten (b.v. de melding Belasting te voldoen door de medecontractant …).

 

 idem

 Betreffende creditnota’s: Men is gehouden een verbeterd stuk uit te reiken wanneer de factuur, na uitreiking ervan, moet worden verbeterd. Dergelijk verbeterd stuk wordt doorgaans aangeduid als een creditnota. Om het recht op de teruggaaf van BTW te kunnen uitoefenen, moet op dit verbeterd stuk of creditnota de vermelding “BTW terug te storten aan de staat waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht” voorkomen. Dit verbeterd stuk verwijst steeds naar de oorspronkelijke factuur waarop ze betrekking heeft.

 

 

Het uitvoeringsKB bepaalt ook in welke gevallen de Minister van Financiën een “vereenvoudigde” factuur (bv bij tanken met bancontact) kan uitreiken en wat desgevallend de minimale verplichte vermeldingen zijn (art 13 KB 1). Tot op heden was dit niet uitdrukkelijk omschreven in de wet.

 

Meer info
Meer info over de wet van 28/01/04 gepubliceerd in het Belgisch staatsblad van 10/02/04 vind je op http://www.ejustice.just.fgov.be/doc/rech_n.htm

 

Elektronische aankoopdocumenten verwerken in Venice

Venice stelt u in staat om de elektronische documenten die u van uw
leveranciers ontvangt of de gescande versie van de papieren documenten
automatisch op te nemen en te verwerken. Venice voorziet zelf niet in
gespecialiseerde software voor OCR ( Optical Character Recognition ).

Hiervoor kan u beroep op één van de volgende ondernemingen:
- Onea (One Archive)

 Werkwijze om elektronische documenten te verwerken in Venice

1. Kopieer de elektronische documenten naar een bepaalde map

Inkomende facturen die u elektronisch van uw leveranciers ontving, of de scan van de papieren documenten, bewaart u in een vaste map per dossier. Deze map mag (bijna) om het even welk formaat van bestanden bevatten, zowat elk type bestand wordt opgenomen als elektronisch document. Bestanden die verborgen (hidden) zijn, komen echter niet in aanmerking om opgenomen te worden. Ook xml-schema’s (xsd-bestanden) worden niet opgenomen, ze worden zelfs geschrapt uit de map met te importeren bestanden omdat ze voor problemen kunnen zorgen bij het analyseren van de andere bestanden. Om een elektronisch bestand automatisch als document te kunnen verwerken moet het uiteraard wel in een interpreteerbaar formaat ( bv. xml, bmf,… ) aangeboden worden. Pdf-documenten of afbeeldingen leiden niet tot een automatische aanmaak van een document.

2. Maak een nieuw werkbestand aan

Hiervoor start u de module Aanvaarden elektronische documenten op (Venice Hoofdmenu, tab Start, groep Verkennen, Elektronische documenten). Vanuit de module Aanvaarden elektronische documenten kiest u vervolgens Nieuw werkbestand (tab Start, groep Elektronische documenten). In het scherm Nieuw werkbestand vult u het pad in naar de map waar de te verwerken elektronische documenten zich bevinden, en vervolgens klikt u op de knop Aanmaken. In de vooruitgangslijst ziet u de vooruitgang van het opnemen van de elektronische documenten in het werkblad en ook de eventuele fouten.

Nieuwwerkbestand

 3. Leg vast hoe en waar het elektronisch document verder moet worden verwerkt

In het werkblad Aanvaarden elektronische documenten krijgt u naast het werkblad zelf ook een voorstelling van het elektronisch document te zien. Dit stelt u in staat om vlot te beslissen wat er precies met het elektronisch document moet gebeuren. U bepaalt allereerst of het mag verwerkt worden (aanvaarden of verwerpen (Ctrl+F12)) en vervolgens geeft u op via welke weg dit moet gebeuren (Boekhouding (Ctrl+F11), Facturatie (Ctrl+F10) of Extern/Andere applicatie (Ctrl+F8)).

Aanvaardenelektronischedocumenten

Overigens kunt u voor elke leverancier in zijn fiche ( tab Document ) instellen of u zijn elektronische documenten standaard wil verwerken in Venice Boekhouding of in Venice Aankoopbeheer.

Tabdocument

 4. U verwerkt de elektronische documenten in de module Aankopen ( Boekhouding) of Aankoopfacturen (Facturatie)

Alle elektronische documenten die u aanvaard hebt en die bestemd zijn voor de boekhouding, worden voorgesteld in het dialoogvenster Importeren van elektronische documenten in de module Aankopen. Op dezelfde manier worden aanvaarde documenten die bestemd zijn voor de facturatie voorgesteld in het dialoogvenster Importeren van elektronische documenten in de module Aankoopfacturen. U kruist hier dan de elektronische documenten aan die u wenst te verwerken en kiest daarna voor Verwerken.

Verwerkenelektronischedocumenten

Dankzij het elektronisch formaat van de documenten, stelt Venice u zo veel mogelijk informatie van het document automatisch voor. Bij het eigenlijke boeken verwerkt u zo veel sneller en efficiënter aankoopfacturen en beperkt u de foutenmarge tot een absoluut minimum.

Hoe geschikter het elektronisch formaat, hoe meer Venice volautomatisch kan verwerken. Voor documenten in één van de volgende elektronische formaten:

  • Finvoice
  • eFFF
  • Zoomit
  • xml-bestanden aangemaakt door een leverancier die in zijn Venice eDocumenten de Venice-xml-configuratie gebruikt,
  • BMF of BMF100+

wordt de hoofding van uw dialoogvenster helemaal vanzelf door Venice ingevuld. Wanneer u vervolgens met Ctrl+G of de knop Naar details in het werkblad met de detaillijnen komt, gebruikt Venice Boekhouding meteen het juiste boekingsvoorstel, of punt u in Venice Aankoopbeheer de corresponderende aankoopbestelling(en) of -levering(en) af. Na het effectief boeken van het document in de boekhouding of in de facturatie, verdwijnt de referentie naar het elektronisch document uit het werkblad Aanvaarden elektronische documenten.

5. Consulteren

U kunt het elektronisch document, waarop een Venice-document gebaseerd is, na het inschrijven nog steeds consulteren (op voorwaarde dat u het fysische bestand niet schrapt uiteraard). In het pad afbeelding van het document blijft het pad naar het elektronisch document bewaard waardoor, naargelang de instelling in configuratie aankopen/configuratie aankoopfacturen, het elektronisch document afgebeeld zal worden in een bijkomend deelvenster of u een voorstelling van het elektronisch document te zien zal krijgen door het dubbelklikken op de afbeelding.

 

 

 

Hoe maakt u een elektronisch bestand voor de klantenlisting ( XML ) aan?

U hebt de mogelijkheid om bij het afsluiten van uw klantenlisting een elektronisch bestand aan te maken van uw klantenlisting. U gaat hiervoor als volgt te werk:

Parameters

In de parameters van de module Klantenlisting kiest u Enkelvoudig intervat voor het veld Elektronische listing toelaten. Eveneens in de parameters van de module Klantenlisting vult u in het veld E-mail een e-mail adres in dat voldoet aan de door Intervat opgelegde vormvereisten.

Klantenlistingparameters

Afdrukken

Bij het afdrukken van de klantenlisting vinkt u het veld Afsluiten aan onder de tab Afdruk.

KlantenlistingAfdrukken

Er wordt na het afsluiten van een kalenderjaar en bij iedere herafdruk een elektronisch bestand gemaakt van uw klantenlisting. Dit bestand kunt u gebruiken om uw enkelvoudige listing via de Intervat-toepassing van de Federale Overheidsdienst Financiën in te dienen bij de BTW-administratie.

Wanneer u een afdruk maakt naar het scherm, dan is het belangrijk dat u alle pagina’s doorloopt ( Naar laatste pagina of Ctrl+End ) en dat u vervolgens kiest voor Sluiten ( Esc ) opdat de periode ook effectief wordt afgesloten, en er een elektronisch bestand wordt aangemaakt.

Elektronisch bestand: type en locatie

Het elektronisch bestand wordt niet alleen in XML-formaat bewaard maar ook als archief (gecomprimeerd zip-bestand, maar met extensie ‘.lk’). Op die manier kunt u het gebruiken om het in de Intervat-toepassing op te laden via bestand (dat kan als xml- of als gecomprimeerd bestand) maar ook om het te openen als u de listing via schermen ingeeft (dat kan enkel als gecomprimeerd bestand).

De bestanden worden standaard aangemaakt in de map Intervat onder de dossiermap en de naam ervan heeft de volgende structuur: BE_<kalenderjaar 4 posities>. Als u dus het kalenderjaar 2013 afsluit in het dossier UNIT4 ACC dan vindt u in de map UNIT4 ACC\Intervat de bestanden BE_2013.xml en BE_2013.lk terug.

Listingsucces

Wanneer u in de parameters van de module Klantenlisting het veld Alternatief pad hebt ingevuld, dan worden de bestanden niet enkel in het standaard pad maar ook in dit alternatief pad bewaard.

Listing fusioneren met extern XML-bestand

U hebt de mogelijkheid om tijdens het afdrukken van de klantenlisting de gegevens van een extern aangemaakte klantenlisting mee op te nemen.

Vormvoorwaarden

U zorgt daartoe in de eerste plaats dat de volgende ‘vorm’-voorwaarden voldaan zijn:

  • De extern aangemaakte klantenlisting moet een geldig XML-bestand zijn, dat voldoet aan het meest recente Intervat-schema van de FOD.
  • De bestandsnaam van de externe listing is van de vorm ‘EX_yyyy.xml’. Bv. voor kalenderjaar 2013 is dat dus ‘EX_2013.xml”.
  • De externe listing moet bewaard worden in de map van het Venice-boekjaar waarvoor het van toepassing is. Bv. voor kalenderjaar 2013 moet het bestand zich bevinden in de map 2013 onder de dossiermap.

Inhoudelijke voorwaarden

Als voldaan is aan het bovenstaande voorwaarden, zal Venice proberen om de gegevens uit het bestand samen te voegen met de informatie uit Venice. Daarvoor stelt Venice de volgende eisen aan de inhoud van het bestand:

  • Het bestand mag enkel geldige ondernemingsnummers bevatten die beginnen met het cijfer 0.
  • Voor elk ondernemingsnummer dat voorkomt in het bestand, moet er in Venice een klantenfiche bestaan, waar het vlagje BTW-plichtig aangekruist is en waarvan de landcode van het ondernemingsnummer BE is.

Foutenbestand

Tijdens de verwerking van de gegevens uit de externe listing worden alle inhoudelijke eisen gecontroleerd. Wanneer er een fout wordt ontdekt, noteert de routine dit in een foutenbestand, dat u achteraf kunt consulteren. Dit bestand bevindt zich in dezelfde map als het XML-bestand en draagt de naam EX_yyyy.log.

De gegevens van het XML-bestand worden samengevoegd met de Venice-gegevens om de eigenlijke klantenlisting te produceren. Op het einde van dit proces wordt gerapporteerd hoe het samenvoegen met het externe XML-bestand verlopen is en wordt er eventueel verwezen naar het foutenbestand.

Een XML-bestand met balansgegevens afkomstig uit UNIT4 Agresso importeren in Venice Jaarrekening

Via het boekhoudpakket UNIT4 Agresso is het mogelijk om een XML-bestand aan te maken dat vervolgens kan geïmporteerd worden in Accon.
Indien u over de optie Venice jaarrekening beschikt, dan kan u dit XML-bestand eveneens importeren in de module Jaarrekening van Venice.

Hoe gaat u te werk om het XML-bestand aan te maken in Agresso?

Vanuit UNIT4 Agresso is het mogelijk om een export van de proef- en saldi-balans naar een xml-bestand te maken die vervolgens kan geïmporteerd worden in Accon of in Venice Jaarrekening.

Daartoe kiest u in het menu Financieel de opties Grootboek – Rapporten – Export rekening totalen.
Vervolgens start u het proces (BNL053) ACCON, export proef- en saldi balans op.

KB000548_01

Hoe gaat u vervolgens te werk om het aangemaakte XML-bestand te importeren in Venice Jaarrekening?

Kies voor Aangiftes – Fiscaal – Jaarrekening.
Als er nog geen jaarrekening opgemaakt werd voor dit boekjaar, verschijnt automatisch het scherm ‘nieuwe jaarrekening’.
Hier kiest u om de gegevens op te halen uit: XML-bestand met rekeningen.

KB000548_02

Als er al een jaarrekening was, dan kan u die aanvullen met de gegevens uit UNIT4 Agresso door in het hoofdscherm van de Jaarrekening te kiezen voor Start – Aanvullen. U komt dan in hetzelfde scherm terecht als hierboven.

Venice vereist MSXML 6.0


Het verwerken of aanmaken van .xml bestanden functioneert niet. U krijgt een foutmelding.

In Venice 8.30 manifesteert zich dit als een foutmelding bij de aanmaak van een aangiftebestand voor Intervat (btw-aangifte, jaarlijkse klantenlisting en intracommunautaire opgave), de aanmaak van een aangiftebestand voor Belcotax On Web (ereloonfiches), de aanmaak van het aangiftebestand voor de jaarrekening en het importeren en exporteren van elektronische documenten.

Bv. bij de aanmaak van een aangiftebestand voor Intervat krijgt u de volgende melding: ‘Er is een validatiefout opgetreden bij de aanmaak van het XML-bestand voor indiening via de Intervat-toepassing. Contacteer uw softwareleverancier.’

In Venice 8.40 en Venice Facturatie Lite Edition 5.10 en hoger wordt voor de aanroep van webservices (bv. van UNIT4 C-Logic en VIES) de functionaliteiten gebruikt van MSXML 6.0.

Oorzaak

Venice en Venice Facturatie Lite Edition gebruiken reeds langere tijd een component van Microsoft (MSXML versie 4.0) voor het verwerken en aanmaken van .xml bestanden. Recente wijzigingen noodzaken ons om voortaan gebruik te maken van MSXML versie 6.0.

MSXML 6.0 is echter niet automatisch geïnstalleerd op alle versies van Windows. Microsoft laat niet toe dat we dit component bij de installatie van Venice meeleveren en automatisch installeren. U moet deze installatie dus manueel doen op elke PC waar u Venice wil gebruiken.

Heeft u dit Kbase-artikel geopend in Internet Explorer (andere internet verkenners ondersteunen deze functionaliteit niet), dan ziet u hieronder direct of MSXML 6.0 al op deze PC geïnstalleerd is of niet.

Het gebruik van script in uw internet verkenner is niet actief. Hierdoor kan deze
webpagina niet automatisch controleren of op uw PC reeds MSXML 6.0 geïnstalleerd
is! U kan eventueel scripts (tijdelijk) toelaten.

Oplossing

Op alle PC’s waar u Venice wil gebruiken, moet u ervoor zorgen dat MSXML 6.0 geïnstalleerd is.

  • Voor Windows 2000 en Windows Server 2003:
    Download en installeer MSXML 6.0 Service Pack 1.
  • Voor Windows XP SP1a:
    U kan ofwel upgraden naar Windows XP SP3 of u kan een oudere versie van MSXML 6.0 installeren. MSXML 6.0 Service Pack 1 functioneert niet op Windows XP SP1a.
  • Voor Windows XP SP2:
    U kan ofwel upgraden naar Windows XP SP3 of u kan MSXML 6.0 Service Pack 1 installeren.
  • Voor Windows XP SP3, Windows Vista, Windows 7, Windows Server 2008 en meer recentere versies:
    MSXML 6.0 is standaard aanwezig in deze versie van Windows. Geen extra installatie is noodzakelijk.

Hoe achterhaalt u de versie en service pack van Windows?

Start Windows Verkenner (rechtermuisklik op de startknop en kies Verkennen (Explore). In het menu van Windows Verkenner kies u voor Help, Over Windows (About Windows). U krijgt vervolgens een dialoogvenster waar de versie en service pack afgebeeld worden.

KB000554_01

Merk op

Het is mogelijk dat u ook een recentere versie van ‘Microsoft Installer’ zal moeten installeren. Dit wordt uitgelegd op de respectievelijke downloadpagina’s van het MSXML 6.0 (SP1) component.

SEPA betalingen vanaf 01/02/2014

Heel wat klanten ontvingen reeds een schrijven van hun financiële instelling met de melding dat vanaf 1 februari 2014 alle nationale betalingsmiddelen in euro vervangen worden door SEPA betalingsmiddelen en dit om in overeenstemming te zijn met de Europese normen
U vraagt zich dan wellicht ook af of Venice klaar is voor deze situatie?

We raden u aan om de update naar versie 9.20 (of hoger) uit te voeren indien dat nog niet gebeurd is.

  • In deze versie is het zo dat indien u een betaalopdracht aanmaakt op een datum kleiner of gelijk aan 01/02/2014 u kan aanvinken dat het bestand in xml-formaat dient aangemaakt te worden.
    sepa
  • Indien u een betaalopdracht aanmaakt op een datum groter of gelijk aan 01/02/2014 dan zal de parameter ‘xml-formaat’ automatisch aangevinkt worden.
  • Bovendien is het noodzakelijk dat uw bankrekeningnummers in het IBAN formaat staan. Venice voorziet een correctieroutine die eenmalig alle binnenlandse bankrekeningnummers overloopt (bij klanten, leveranciers, in uw financiële dagboeken en in uw firmagegevens) en waar nodig aanpast naar de IBAN versie.
    Voor de buitenlandse bankrekeningnummers zal u dat echter handmatig moeten doen.
    U start deze correctieroutine op via tab Beheer, groep Dossier, OnderhoudCorrigeren. Klik op Uitbreiding bankrekeningnummers naar IBAN-formaat en klik daarna op OK.
  • U kan in Venice ook instellen dat de bankrekeningnummers die u ingeeft, in IBAN formaat moeten opgegeven worden. Ga hiervoor naar tab Basisgegevens, groep AlgemeenInstellingenParameters. In het scherm dat u nu ziet, dubbelklikt u op de lijn Parameters onder Algemeen-Basisoptie. In tab Andere vinkt u Bankrekeningnummers in IBAN-formaat aan.kb000563_iban