Verkoopfacturen in UBL-formaat importeren in Venice Boekhouding via de optie Importeren

(Last Updated On: 16 mei 2019)

Vanaf versie 11.20 van Venice (beschikbaar in januari 2019), kan u verkoopfacturen die u in UBL-formaat ontvangt in bulk importeren op voorwaarde dat u over de optie Importeren beschikt.  Het was in het verleden al mogelijk om via de SDK of via tekstbestanden in te lezen.

Er zijn immers heel wat facturatiepakketten die de mogelijkheid bieden om de verkoopfacturen in UBL-formaat te exporteren.  De boekhouder die met Venice werkt, kan dan deze facturen in bulk importeren. Na de import kan hij/zij ze eventueel nog wijzigen.

Hoe werkt het?

1.Indien u een aantal verkoopfacturen in UBL-formaat ofwel een zip-bestand met daarin een aantal UBL-facturen ontvangt, dan sla je die op in een map die u zelf kiest.

2.Vervolgens start u de module Verkopen  (Start – Boekhouding – Verkopen) – Tab Extra – Importeren UBL op.

3.In het dialoogvenster dat verschijnt, kan u het pad opgeven waar u de UBL-bestanden heeft bewaard.

Vervolgens geeft u een dagboek op voor de facturen en voor de creditnota’s.

U vermeldt ook een boekingsdatum. Dat is dus de datum waarop u de te importeren verkopen wenst te boeken. U bepaalt met andere woorden in welk btw-periode de documenten dienen opgenomen te worden.

Tenslotte geeft u ook de omzetrekening op waarop de verkopen dienen geboekt te worden. Het externe pakket kan immers niet bepalen op welke omzetrekening u wenst te boeken.

4. Druk op de knop Importeren om de import te starten.

5. Het importeren verloopt in 3 stappen:

Stap 1: de ubl-bestanden worden uitgepakt en naar een tijdelijke werkmap gekopieerd

Stap2: De documenten worden onderworpen aan een reeks controles

  • gaat het om een geldig UBL-document? (op basis van het validatieschema)
  • Is het document bestem voor het huidig dossier? (op basis van het ondernemingsnummer)
  • Werd het document nog niet eerder geïmporteerd? (op basis van de identificatie van het verkoopdocument)

Stap3: als alle aangeboden UBL-bestanden geldig zijn, start de import. Voor elk UBL bestand wordt een verkoopdocument aangemaakt. Indien de klant waarvoor het document werd opgemaakt, nog niet bestaat, dan zal de klant aangemaakt worden. Daarbij gaat het programma als volgt te werk:

  • Er wordt eerst gecontroleerd op basis van het ondernemingsnummer
  • Vervolgens wordt ook gecontroleerd op basis van het bankrekeningnummer
  • Tenslotte wordt gecontroleerd op de combinatie Firmanaam, straat, postcode en gemeente.

Indien er tijdens de import bepaalde situaties zich voordoen (vb. maatstaf 0%, aanmaak van een klant,..) dan zal Venice dit noteren in het infoblok van het verkoopdocument.  Indien u de kolom Informatie dus aan het werkblad toevoegt, kan u voor elke document eventuele commentaren zien.

Het elektronisch document wordt verplaatst naar de map <boekjaar>\esales> onder de dossiermap. Het bestand wordt ook hernoemd. Het krijgt een naam die verwijst naar het ingeschreven document <dagboek> <documentnummer>.

In Pad afbeelding wordt het pad naar het elektronisch document bewaard.

U kan de geïmporteerde verkopen nog wijzigen.