Wanneer u via de module E-documenten document in bulk wil versturen is het aan te raden te werken via SMTP zodat u niet voor elke mail die verzonden wordt een mailvenster te zien krijgt.

Gezien er via SMTP direct wordt verzonden via de ingestelde mailserver, heeft u ook geen toegang tot de standaard (grafische) handtekeningen en/of logo’s in Outlook, Thunderbird, Windows Mail, … .

Er is voorzien in de parameters van de module E-documenten dat het onderwerp en de body (zonder opmaak) van de te sturen mail kan aangepast worden.  U kan hier ook gebruik maken van HTML om een meer grafische handtekening maken met opmaak, kleuren en eventueel zelfs een logo mee te sturen.

Als u niet goed vetrouwd bent met HTML is het niet altijd gemakkelijk om dergelijke code op te maken.  Laat u eventueel bijstaan door iemand met de nodige kennis want als uw code niet klopt zullen de documenten niet verzonden worden.

Een handtekening maken met opmaak

De volgende stappen tonen u een paar mogelijkheden om zelf uw handtekening aan te maken/aan te passen in HTML.  In het tweede deel van deze tekst zal u ook zien hoe eventueel kleuren, logo’s, … kunnen  toegevoegd worden

• Ga naar basisgegevens – instellingen – parameters – Edocumenten

• Kies het type document waarvoor u de lay-out wenst aan te passen
• Vink “versturen in html formaat” aan
• Klik op het pennetje naast de taal om de lay-out aan te passen

• Hier kan een HTML code ingegeven worden om een handtekening mee te versturen met opmaak.  Als voorbeeld maken we een heel eenvoudige code om aan te tonen dat standaard HTML kan gebruikt worden.  De eerste lijn zetten we bijvoorbeeld bold en de tweede lijn italic en onderaan voegen we ook een aanklikbare link met een e-mailadres.  Als na lijn een nieuwe lijn moet gestart worden, gebruik dan een <br> anders zal de tekst zonder “enters” worden verstuurd.  De combinatie met variabelen (bijvoorbeeld @SDH.DocDate voor leveringen) is ook nog steeds mogelijk

• We raden aan om een testklant aan te maken waar uw eigen e-mailadres ingevuld staat zodat u eerst kan testen of de lay-out correct wordt getoond
• Het resultaat is een simpele handtekening met opmaak.  De eerste lijn staat vet afgedrukt en tweede cursief.  Onderaan kan de blauwe link aangeklikt worden om een mail te sturen naar het gekozen e-mailadres

Een handtekening maken met een logo (en opmaak/kleur in de tekst)

Om een logo mee te sturen moet u dezelfde stappen volgen zoals hiervoor beschreven en de HTML code verder aanpassen.  Eventueel kan via de HTML code nog meer opmaak toegevoegd worden zoals bijvoorbeeld kleuren.

Als u niet goed vetrouwd bent met HTML is het niet altijd gemakkelijk om dergelijke code op te maken.  Laat u eventueel bijstaan door iemand met de nodige kennis want als uw code niet klopt zullen de documenten niet verzonden worden.

Het is ook interessant om na te zien of er een Oulook handtekening bestaat in een HTML versie, deze kan namelijk grotendeels gebruikt worden in Venice.  Vraag na bij de IT verantwoordelijke of uw Venice verdeler of deze template reeds bestaat voor uw bedrijf.

Dergelijke templates kan u terugvinden onder de appdata map, meestal onder Appdata/Roaming/Microsoft/Signatures.  U kan deze mappen terugvinden door in de zoekbalk van uw verkenner %appdata% in te geven en dan verder de klikken op de juiste mappen

In ons geval gaat het om het bestand Unit4Signature2015.htm

Indien nu niet de extensie ziet van uw bestand kan dat aangepast worden via tabblad beeld van uw WIndows verkenner (of via mapeigenschappen)

Dit bestand kan aangeklikt worden met de rechtermuisknop om te editeren met bvb notepad of notepad++ of een andere html editor.  Het is aan te raden om deze mappen en bestanden niet te wijzigen, ter verplaatsen of te wissen. Zorg steeds voor een degelijke back-up van uw bestanden.  Bij twijfel contacteer de It verantwoordelijke

In het bestand kan bijvoorbeeld een opmaak teruggevonden worden zoals die gebruikt wordt in de Outlook handtekening, die volledig kan gekopieerd worden in Venice

Ook de code voor het logo kan grotendeels overgenomen worden in Venice mits wat aanpassingen

Wanneer de verschillende lijnen gekopieerd worden naar Venice worden deze correct omgezet in de lay-out.  De eerste 2 lijnen (met rood en groen aangeduid) zijn identiek overgenomen.  De lijn met de naam zal strong en in het groen worden afgebeeld, de tweede lijn zal strong en in het donkergrijs worden afgebeeld.

De derde lijn (met blauw aangeduid) is iets gewijzigd omdat het logo die gebruikt moet worden online afgehaald wordt in dit geval (er zijn wellicht nog betere manieren om uw eigen logo in te voegen)

Als we de code aanpassen om het logo als 400×400 af te beelden krijgen we het volgende resultaat

Als de code aangepast wordt naar kleinere afmetingen is het resulaat ook aangepast in de mail die verstuurd wordt. Het is dus belangrijk om het logo en de afmetingen op elkaar af te stemmen (zeker indien u wijzigt van logo)

Zoals voorheen aangegeven is het belangrijk om EERST een paar testmails te sturen naar een intern e-maildres om na te gaan of het resultaat correct wordt weergegeven.

We hebben deze Kbase gemaakt met het oog op het tonen van de mogelijkheden van de HTML opmaak in de module E-documenten.  We kunnen geen support bieden/verantwoordelijkheid dragen voor het opmaken of aanpassen van de lay-out.  Voor meer info ivm HTML kan u steeds online informatie vinden of contact opnemen met uw Venice verdeler/IT verantwoordelijke.

Problemen/vragen bij het verzenden van E-documenten?

Aandachtspunten bij het verzenden van E-documenten

Problemen bij het versturen van mails vanuit Venice