Auteur Archief: admin

Slechts een gedeeltelijk scherm te zien op Aspex

Meer en meer gebruikers van Venice werken vanop verschillende werkplekken via Venice online

Het kan soms voorkomen dat bij het inloggen,  slechts een deel van het scherm te zien is.  Het lijkt alsof het scherm niet gemaximaliseerd is.

Dat komt meestal doordat de instellingen van uw Citrix receiver verkeerd zijn ingesteld zijn voor uw pc. 

Kijk daarom het volgende na: 

  • Klik in de taakbalk onderaan op het pijltje om de hidden icons te tonen
  • Klik met de rechtermuisknop op het icoon van Citrix Receiver

  • Kies voor advanced preferences

  • Kies rechts voor High DPI

  • Hier kan gekozen worden hoe de resolutie moet gescaled worden.  Meestal is de standaard instelling “Let the OS scale the resolution” goed, maar in sommige gevallen dient dit aangepast te worden. 

Na het wijzigen van deze instelling dient Venice online opnieuw opgestart te worden.  

Indien u toch problemen blijft ondervinden kan u contact opnemen met Aspex via hun support pagina

Een flikkerend scherm op Aspex?  Lees deze Kbase om het op te lossen

Lokale schijven niet beschikbaar op Aspex? Lees deze Kbase om het op te lossen

 

Flikkerend scherm op Aspex

Meer en meer gebruikers van Venice werken vanop verschillende werkplekken en maken gebruik van Venice online

Het kan soms voorkomen dat  de muis en/of Venice zelf beginnen te flikkeren.  Het lijkt alsof het beeld steeds wordt vernieuwd en er nergens op kan geklikt worden.

De meest voorkomende oorzaken zijn: 

  1. U werkt met meerdere schermen en niet alle schermen hebben dezelfde resolutie of de gekozen resolutie is niet de aanbevolen resolutie (recommended)
  2. U werkt met een verouderde versie van de Citrix receiver
  3. Uw scaling staat op 125% ipv op 100%

In sommige gevallen kan het ook door een verouderde browser of Operating system voorkomen.  U dient dan uw browser en/of OS up to date te brengen

Om punt 2 op te lossen kan u steeds de laatste versie van Citrix Receiver hier downloaden voor Windows en hier voor Mac/Apple

Voor punt 1 en 3 kan u klikken met de rechtermuisknop van uw lokaal  bureaublad en kiezen voor “display settings”. Uiteraard kan u ook in Windows startmenu zoeken naar deze settings.

Daar kan u de schermresolutie aanpassen naar de aanbevolen resolutie (recommended) alsook de scaling/lay-out van uw lettertypes, apps, … . 

Na het heropstarten van Venice op Aspex zou het probleem opgelost moeten zijn.

Indien u toch problemen blijft ondervinden, kan u contact opnemen met Aspex via hun support pagina

BVBA omzetten naar BV in uw dossier

Vanaf de versie 11.70 SP1 van Venice hebben we een conversietool voorzien om de rechtsvormen om te zetten van BVBA naar BV.   De aanpassing is reeds actief op het Aspex portaal.  

De routine zal op verschillende plaatsen een omzetting uitvoeren: namelijk uw eigen firmagegevens, de klanten en de leveranciers.  In de conversie worden zowel de firmanaam als de rechtsvorm aangepast.  

We hebben ook achterliggend een controlelijst opgesteld zodat bepaalde firmanamen met BVBA in de naam zelf niet zomaar aangepast worden zoals bijvoorbeeld BVBAPPEL BVBA of BVBANAAN BVBA.   Hier zal enkel de rechtsvorm BVBA aangepast worden en niet de firmanaam.

Het is belangrijk te weten dat de conversie ENKEL is voorzien voor BTW-plichtige klanten met de landcode BE.  Alle andere klanten worden NIET aangepast door de routine.

De conversie start u op de volgende wijze: 

Indien u liever al uw dossiers in 1 keer wenst bij te werken, kan u dat ook doen via beheer – dossierkast – onderhoud – corrigeren

  • U dient nu te kiezen voor “correctie rechtsvormen” en daarna OK

  • In het volgende scherm dient u te bevestigen dat u een recente back-up hebt genomen van uw gegevens. Er wordt ook gevraagd of uw Venice data niet wordt gebruikt door een externe applicatie. 

Een veiligheidskopie of back-up kan u nemen op de volgende wijze.   Met de externe applicaties wordt gedacht aan maatwerk en koppelingen met een ander pakket, webshop, … .  Vraag eventueel na bij uw IT verantwoordelijke of Venice verdeler of u dergelijke koppelingen gebruikt.

Wanneer uit de vinkjes aanzet kan u starten met de conversie

  • Wanneer de correctie klaar is, zal u volgende boodschap krijgen

  • De BTW plichtige klanten met landcode BE zijn nu correct aangepast in uw dossier(s)

  • Ook in uw firmagegevens werd de naam en/of rechtsvorm aangepast waar nodig

Een afgerond bedrag afdrukken op uw documenten

Sinds 01/12/2019 dient u bij (gedeeltelijke) cash betalingen uw document af te ronden naar de bovenliggende of onderliggende 5 cent.  Meer info hierover kan u alvast hier vinden 

Dat betekent dus bijvoorbeeld dat bedragen zoals 10,01€ of 10,02€ worden afgerond naar 10.00€ en dat 10,03€ en 10,04€ zullen worden afgerond naar 10,05€.

In Venice zelf dient hiervoor geen aanpassing te gebeuren.  Het is namelijk enkel het betaalde bedrag die zal wijzigen en niet het documentbedrag zelf. 

We leggen u hier uit hoe u ervoor kan zorgen dat op de afdruk u de bedragen op uw document kan afronden.  De werkwijze is identiek voor Venice als voor Venice Lite.  Zowel de gewone prijs als de afgeronde prijs moeten/kunnen afgedrukt worden op het document.

  • Open het gewenste documenttype in Venice (Lite)
  • Klik een document aan en kies voor afdrukken
  • In het printerscherm kiest u de gewenste lay-out en drukt u op “wijzigen”

  • In de lay-out editor gaat u naar de blok totalisatie
  • Kies bovenaan een “rekenveld” en klik in de blok totalisatie aan waar u deze wenst te plaatsen

  • Klik met de rechtermuisknop op het veld en kies eigenschappen
  • In het tabblad Formule klikt u op het pijltje rechts om de formule in te geven

  • Neem volgende formule over in de uitdrukkingseditor en druk op OK.  De @PRN.TotalTot die in de formule wordt gebruikt, drukt normaalgezien het document totaal af op een standaardlay-out

:Round ( @PRN.TotalTot * 20 ; 0 ) / 20

Meer info over :Round() of andere uitdrukkingen/functies kan u vinden in de help van Venice (Lite) via de F1 knop

  • U kan het veld eventueel via de andere tabblad in de eigenschappen verder gaan bewerken naar wens
  • Sluit uw lay-out editorscherm af of kies bovenaan links de ronde Venice knop en dan opslaan (als) om de aanpassingen op te slaan
  • Er zal u eventueel gevraagd worden om de lay-out op te slaan als variant van de standaardlay-out.  Een algemene variant wordt opgeslagen voor alle dossiers (onder de map MAIN\CLF).  Een dossiervariant wordt opgeslagen voor het dossier dat momenteel in gebruik is (onder de map dossiernaam\CLF)

 

Hoe bepaalt u de user-count voor Venice opties?

In theorie kan u elke Venice-optie aankopen voor een verschillend aantal users.  In de praktijk wordt sterk aangeraden om alle opties van Venice Boekhouding voor evenveel users te installeren als Venice Boekhouding zelf.  Voor alle opties van Venice Facturatie voor evenveel users als Venice Facturatie & stock zelf. Ook voor alle algemene opties voor het hoogste aantal users van Venice Boekhouding of Venice Facturatie & stock. Doch, bij sommige licenties wil men echt het precieze aantal gebruikers aankopen.

Dit kan dus in theorie, maar hou er rekening mee dat u in bepaalde gevallen met de melding maximaal aantal gebruikers is bereikt kan worden geconfronteerd. Als u bereid bent om met deze beperking te leven, kan u beslissen om voor een bepaalde optie minder users aan te schaffen dan voor de hoofdoptie. In zo’n geval stelt zich de vraag, hoe u kan bepalen hoeveel users u precies nodig zal hebben. We geven alvast een overzicht van de Venice opties/modules (de meest actuele lijst kanu steeds in de Venice help vinden):

Venice Aankoopbeheer gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  •   Aankoopbestellingen
  •   Aankoopfacturatievoorstel
  •   Aankoopfacturen
  •   Aankoopleveringen
  •   Aankoopoffertes
  •   Artikelleveranciers
  •   Commerciële aankoopafspraken
  •   Details aankoopbestellingen
  •   Details aankoopfacturen
  •   Details aankoopleveringen
  •   Details supplementen aankopen
  •   Facturatieverkenner (alleen tijdens verkennen aankoopdocumenten en details van aankoopfacturen)
  •   Historiek aankopen
  •   Historiek supplementen aankoop
  •   Openstaande aankoopbestellijnen
  •   Openstaande aankoopleveringslijnen
  •   Werkbestand aankoopbestellingen

Venice Analytisch gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  •  Aankoopbestellingen
  •  Aankoopfacturen
  •  Aankoopleveringen
  •  Aankoopoffertes
  • Aankopen
  • Algemene rekeningen
  • Analytisch grootboek
  • Analytisch journaal
  • Analytische balans
  • Analytische boekingsvoorstellen
  • Analytische rekeningen
  • Bestellingen
  • Boekhoudverkenner
  • Consolidatie
  • Details
  • Details aankoopbestellingen
  • Details aankoopfacturen
  • Details aankoopleveringen
  • Details analytische dragers
  • Details analytische plaatsen
  • Details bestellingen
  • Details facturen
  • Details leveringen
  • Diverse
  • Facturatieverkenner
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Financieel
  • Historiek aankopen
  • Historiek verkoop
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Offertes
  • Openstaande aankoopbestellijnen
  • Openstaande aankoopleveringslijnen
  • Openstaande bestellijnen
  • Openstaande leveringslijnen
  • Overdracht
  • Verkopen

Venice Beheer vast actief gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Actuele stand
  • Afschrijfvoorstel
  • Afschrijvingstabel
  • Balans vaste activa
  • Fiche investeringsaftrek
  • Recuperatie vaste activa
  • Vast-actief-fiches

Venice Betalingen gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankopen: Enkel indien in de betalingsparameters het veld ‘Betaalinfo opvragen bij ingave van aankoopdocumenten’ is aangekruist.
  • Betaalhistoriek
  • Betaalopdrachten
  • Periodieke betalingen
  • Werkbestand betalingen

Venice Boekhouding gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Analytische balans
  • BTW-aangifte
  • Klantenlisting
  • Balans vaste activa
  • Betaalhistoriek
  • Betaalopdrachten
  • Boekhoudverkenner
  • Boekingsvoorstel
  • Consolidatie
  • Dagboekoverzicht
  • Details
  • Details analytische dragers
  • Details analytische plaatsen
  • Diverse
  • Ereloonfiches
  • Fiche investeringsaftrek
  • Financieel
  • Financiële dagboeken
  • Financiële planning
  • Fiscale balans
  • Fiscale boeken
  • Fiscale vertegenwoordiging
  • Grootboek
  • Historiek boekingen
  • Individuele rekeningen
  • Intervat – BTW-aangiftes
  • Intervat – Intracommunautaire opgaven
  • Intervat – Klantenlistings
  • Intracommunautaire opgave
  • Intrastat
  • Jaarrekening
  • Journaal
  • Maandsaldo’s
  • Omzet
  • Overdracht
  • Periodieke betalingen
  • Proef- en saldibalans
  • Rappels
  • Recuperatie vaste activa
  • Rubriekdefinities
  • Samenvattende balans
  • Uittreksels
  • Vast-actief-fiches
  • Verkopen
  • Vervaldagboek
  • Werkbestand betalingen

Venice Consolidatie gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Consolidatie
  • BTW-aangifte

Venice Contactenbeheer gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Contacten
  • Projecten
  • Projectopvolging
  • Contactbeheerverkenner
  • Klanten (bij automatisch aanmaken van contacten)
  • Leveranciers (bij automatisch aanmaken van contacten)

Venice E-documenten gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Bij het exporteren van facturen
  • Bij het exporteren van leveringen
  • Bij het aanmaken, wijzigen, dupliceren of schrappen van een export configuratie uit de klantenfiche
  • Bij het elektronisch versturen van rappels

Venice Facturatie gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankopen
  • Actuele stand
  • Afschrijfvoorstel
  • Afschrijvingstabel
  • Algemene rekeningen
  • Alternatieve balans
  • Analytisch grootboek
  • Analytisch journaal
  • Aankoopbestellingen
  • Aankoopfacturatievoorstel
  • Aankoopfacturen
  • Aankoopleveringen
  • Aankoopoffertes
  • Artikelgroepen
  • Artikelleveranciers
  • Artikellocaties
  • Artikelmagazijnen
  • Artikels
  • Bestellingen
  • Commerciële aankoopafspraken
  • Commerciële verkoopafspraken
  • Details aankoopbestellingen
  • Details aankoopfacturen
  • Details aankoopleveringen
  • Details bestellingen
  • Details facturen
  • Details leveringen
  • Details supplementen
  • Details supplementen aankopen
  • FOST Plus-aangifte
  • Facturatie-afsluiting
  • Facturatieverkenner
  • Facturatievoorstel
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Historiek aankopen
  • Historiek supplementen
  • Historiek supplementen aankoop
  • Historiek verkoop
  • Intrastat
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Locaties
  • Magazijnen
  • Offertes
  • Openstaande aankoopbestellijnen
  • Openstaande aankoopleveringslijnen
  • Openstaande bestellijnen
  • Openstaande leveringslijnen
  • Overbrengingsdocumenten
  • Productiebons
  • Recupel-aangifte
  • Supplementen
  • Te wijzigen artikelnummers
  • Vergelijkende historiek
  • Verkoopprijzen
  • Voorraad boekjaar
  • Voorraadafsluiting
  • Voorraaddocumenten
  • Voorraadhistoriek
  • Voorraadstand
  • Voorraadwaardering
  • Werkbestand aankoopbestellingen
  • Werkbestand productiebons

Venice Fiduciair gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Belcotax On Web – Fiches voor auteursrechten
  • Belcotax On Web – Ereloonfiches
  • Fiches voor auteursrechten
  • Ereloonfiches
  • Intervat – BTW-aangiftes
  • Intervat – intracommunautaire opgaven
  • Intervat – Klantenlistings
  • Verworpen uitgaven

Venice Import gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Enkel tijdens het effectief importeren wordt een optiegebruik geregistreerd.

Venice Intrastat (hoort bij Venice Algemeen) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankoopfacturen(1)
  • Aankopen(1)
  • Boekhoudverkenner(1) of (2)
  • Details(1) of (2)
  • Facturatieverkenner(2)
  • Facturen(2)
  • Factureren leveringen(2)
  • Intrastat
  • Intrastat-aangifte
  • Verkopen(2)

(1) Indien in de algemene parameters voor de optie ‘Intrastat’ het veld ‘Intrastat bij ingave van aankoopdocumenten’ is aangekruist. (2) Indien in de algemene parameters voor de optie ‘Intrastat’ het veld ‘Intrastat bij ingave van verkoopdocumenten’ is aangekruist.

Venice Jaarrekening gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Definities van de ratio’s
  • Jaarrekening
  • Rubriekdefinities

Venice Samengestelde artikels (hoort bij Venice Facturatie) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Artikels
  • Details productiebons
  • Facturatieverkenner (alleen tijdens verkennen productiebons)
  • Productiebons
  • Werkbestand aankoopbestellingen
  • Werkbestand productiebons

Venice Sepa Direct Debit gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Mandaten
  • Werkbestand domiciliëringen
  • Domiciliëringsopdrachten

Venice Serienummers gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankoopbestellingen
  • Aankoopfacturen
  • Aankoopleveringen
  • Artikels
  • Bestellingen
  • Details aankoopbestellingen
  • Details aankoopfacturen
  • Details aankoopleveringen
  • Details bestellingen
  • Details facturen
  • Details leveringen
  • Facturatie-afsluiting
  • Facturatieverkenner
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Overbrengingsdocumenten
  • Voorraad boekjaar
  • Voorraaddocumenten
  • Voorraadhistoriek
  • Voorraadstand
  • Voorraadwaardering
  • Werkbestand aankoopbestellingen

Venice Speciale regelingen (hoort bij Facturatie) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankoopbestellingen
  • Aankoopfacturen
  • Aankoopleveringen
  • Aankoopoffertes
  • BEBAT-aangifte
  • Bestellingen
  • Details aankoopbestellingen
  • Details aankoopfacturen
  • Details aankoopleveringen
  • Details bestellingen
  • Details facturen
  • Details leveringen
  • Details supplementen
  • Details supplementen aankopen
  • FOST Plus-aangifte
  • Facturatieverkenner
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Historiek supplementen
  • Historiek supplementen aankoop
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Offertes
  • Recupel-aangifte
  • Supplementen

Venice Toegangsbeheer (hoort bij Venice Algemeen) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

Indien de aangemelde gebruiker een beheerder is en het betreft een normaal dossier, dan wordt optiegebruik geregistreerd bij het opstarten van de modules:

  • Gebruikers
  • Groepen en rechten
  • Rechten

Voor niet-beheerders of bij benaderen van een extern dossier wordt optiegebruik geregistreerd voor om het even welke module die men opstart.

Venice Verkoopbeheer (hoort bij Venice Facturatie) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Bestellingen
  • Details bestellingen
  • Details leveringen
  • Facturatieverkenner
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Openstaande bestellijnen
  • Openstaande leveringslijnen

Venice Voorraadbeheer (hoort bij Venice Facturatie) gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Aankoopbestellingen
  • Aankoopfacturen
  • Aankoopleveringen
  • Artikellocaties
  • Artikelmagazijnen
  • Artikels
  • Bestellingen
  • Details aankoopbestellingen
  • Details aankoopfacturen
  • Details aankoopleveringen
  • Details bestellingen
  • Details facturen
  • Details leveringen
  • Facturatie-afsluiting
  • Facturatieverkenner
  • Facturen
  • Factureren leveringen
  • Leveren bestellingen
  • Leveringen
  • Locaties
  • Magazijnen
  • Overbrengingsdocumenten
  • Productiebons
  • Voorraad boekjaar
  • Voorraaddocumenten
  • Voorraadhistoriek
  • Voorraadstand
  • Voorraadwaardering
  • Werkbestand aankoopbestellingen
  • Werkbestand productiebons

Venice Webconnect gebruikt een user op, telkens een gebruiker één van volgende menu’s opstart

  • Geen

Dit overzicht is indicatief en niet-bindend, voor de laatste versie van het optiegebruik kan u de Venice help raadplegen (F1) Via het hoofdmenu van Venice kan u klikken op Module-info – optiegebruik (groen i-icoontje of ALT+i) om na te gaan hoeveel users een bepaalde module/optie gebruiken.  Via de Venice knop – Bezetting kan u achterhalen wie waar in Venice aan het werk is.

Lokale schijven zichtbaar maken op Aspex

Soms is het gewenst om gegevens op te slaan naar of op te halen vanaf een lokale (netwerk)schijf terwijl u op Aspex werkt.  Dat kan u doen via de verkenner in het inlogscherm van ons Aspex portaal  of in Venice via Start – Verkennen – Werkmap

Als de lokale schijven niet meer beschikbaar zijn vanaf Aspex, kan u dat oplossen op de volgende wijze.   Pas vanaf de Windows taakbalk de instellingen van de Citrix Receiver aan. Dit doet u als volgt:

  • Klik rechts op het pictogram van de Citrix receiver door onderaan rechts te klikken op je taakbalk

  • Ga naar Connection center
  • Kies Preferences

  • Zorg dat Read & Write zijn aangevinkt

  • In sommige gevallen dient u er eerst voor te zorgen dat de netwerkdrives beschikbaar zijn voor elevated programs zoals u hier kan nalezen

 

 

 

Exporteren UBL bestanden vanuit de facturatie

Vanaf versie 11.50 is het mogelijk om naast de standaard export naar tekst bestanden ook te exporteren naar UBL bestanden.  Deze werkwijze van exporteren naar UBL bestanden is op deels hetzelfde als de export naar tekst zodat uw boekhouder de UBL bestanden kan inlezen in zijn boekhoudpakket.  De meeste pakketten zijn ondertussen voorzien om UBL bestanden te ontvangen.

Belangrijk: Indien uw boekhouder ook Venice gebruikt en u wenst dat de klantennummers uit uw Venice facturatie worden overgenomen in Venice boekhouding, dan wisselt u best bestanden uit via exporteren naar tekstbestand.  In de UBL standaard wordt immers geen klantennummer meegegeven. Bij het importeren in Venice boekhouding kan de klant dus een ander nummer toegewezen krijgen dan in Venice boekhouding.  Bij het exporteren naar txt-bestand kan het klantennummer wel overgenomen worden.

U dient de volgende stappen te volgen

  1. Maak uw verkoopfacturen aan in de module facturatie
  2. Boek de facturen globaal of selectief door

3. Klik op de knop exporteren UBL

4. Stel éénmalig de parameters in

5. Eens ingesteld kan u de facturen exporteren door te klikken op start

6.  Wanneer de export klaar is, krijgt u groene vinkjes en een melding

7. Indien u reeds geëxporteerde UBL documenten opnieuw wenst te exporteren kan dat door te klikken op de knop naast de documentgroep

8. De bestanden staan klaar in een zip file op de door u gekozen plaats en kunnen vervolgens door uw boekhouder worden ingelezen in zijn boekhoudpakket

 

 

 

Verkeerde versie van het hoofdmenu

Wanneer u deze melding krijgt bij het openen/migreren of updaten van Venice heeft dat meestal te maken met een taalinstelling in Windows.  De instellingen kunnen niet meer correct worden gelezen door de rare tekens en geven dus een verkeerde weergave in Venice.

Veelal gaat het ook gepaard met rare tekens in de titels en knoppen van Venice (zoals bijvoorbeeld de é in het Frans)

Meestal heeft dat te maken met een verkeerde instelling op taal/regio niveau in Windows (system locale).

Sinds de recente Windows 10 update merken we echter dat er een BETA optie is bijgekomen onder de system locale knop die standaard AAN is gevinkt.  U dient deze vink UIT te zetten om een correcte werking van Venice te kunnen garanderen

Krijgt u een melding van een ongeldig basispad of fout 4?  Dat kan u deze Kbase nalezen

 

Melding “Server is busy” bij het verzenden van een mail via Venice

Wanneer u documenten wenst te mailen vanuit Venice (Lite) via Outlook kan u de volgende melding krijgen in Outlook “Server is busy … ”

Indien u liever via SMTP wenst te verzenden in plaats van via Outlook kan u deze Kbase volgen . Dit is ook de werkwijze die Aspex klanten dienen te volgen voor het verzenden van mails vanuit Venice

Mogelijke oorzaken:

  • De instellingen in Venice staan op MAPI in plaats van op Outlook

Als u graag vanaf Venice via Outlook wenst te verzenden dient u dat ook zo in te stellen.  MAPI zal in bepaalde gevallen correct werken maar dat hangt af van verschillende instellingen in Windows registry.  Om Outlook in te stellen als mailprogramma klikt u op de Venice (Lite) knop – instellingen – configuratie werkstation – email

  

  • U gebruikt een 64-bit Office/Outlook op een 32-bit computer

In sommige gevallen kan de hogere versie van Office een probleem geven bij het verzenden van mails via externe applicaties.  U installeert dan beter een 32-bit Office op uw 32-bit pc.

U kan dit controleren door in uw verkenner te klikken op “this computer” met uw rechtermuisknop en dan “properties” te kiezen.  U kan dan bij System Type uw type OS terugvinden

In Outlook kan u uw versie controleren door te klikken op bestand – office account – info over Outlook

In ons geval hier gaat het om een 32-bit Office met een 64-bits Windows dus is er geen probleem.

  • Een externe applicatie is bezig met een bewerking in uw Office/Outlook

In sommige gevallen kunnen externe applicaties Office/Outlook gebruiken en daardoor voorkomen dat er vanuit Venice kan gemaild worden.  Neem contact op met uw It verantwoordelijke of eigenaar van de externe applicatie om dit na te zien.

 

Hoe kan u elektronische documenten sneller verwerken wanneer u op het Aspex-platform werkt?

Gebruikers klagen soms over het feit dat het verwerken van elektronische documenten traag gaat op het Aspex-platform. Na het inschrijven van een aankoopdocument duurt het een aantal seconden eer de volgende te verwerken factuur verschijnt.  Dit kan verklaard worden door het feit dat de te verwerken bestanden op een lokale schijf staan.  Na het inschrijven van een aankoop op basis van een elektronisch bestand, wordt het oorspronkelijke bestand verplaatst van de lokale schijf naar de map \ePurchase onder de boekjaarmap. Tevens wordt het bestand hernoemd. Indien de te verwerken bestanden niet lokaal staan, maar ook op het Aspex-platform dan zal dit proces sneller verlopen.

Hoe kan u de te verwerken bestanden kopiëren van de lokale schijf naar de Aspex netwerkschijf?

Selecteer het dossier en kies Start – Verkennen – Werkmap dossier.

 

U komt nu terecht in de map Work onder het dossier.

Ga 1 niveau hoger staan.

Selecteer nu op de lokale schijf de map met elektronische facturen. In ons voorbeeld is dat de map eDocs op de C:-drive.

Klik rechts op de map en kies Kopiëren

Ga nu met de navigatiepijlen bovenaan links terug naar uw dossiermap op L:

Klik rechts en kies Plakken.

De map met de te verwerken elektronische documenten (in casu eDocs) staat nu onder de dossiermap op Aspex.

Wanneer u nu een werkbestand aanmaakt voor te verwerken elektronische documenten, kan u  ‘.\edocs’ opgeven.

Wanneer u nu de aankopen zal verwerken, hoeft het programma het bestand niet meer te kopiëren van de lokale schijf om het vervolgens te hernoemen. Het bestand moet enkel verplaatst worden van de map eDocs onder de dossiermap naar de map ePurchase onder de boekjaarmap. Dit zal aanzienlijk sneller gaan.