Tag Archives: boekhouder

Hoe kan u uw accountant toegang geven tot een beveiligd dossier?

In dit artikel wordt volgende situatie besproken: U beschikt over de optie Toegangsbeheer. Via de optie Toegangsbeheer heeft u uw dossier beveiligd omdat niet alle werknemers van uw bedrijf toegang mogen hebben tot het dossier.  U wisselt echter het dossier uit met uw accountant. Opdat uw accountant toegang zou hebben tot uw beveiligd dossier, is het noodzakelijk dat ook hij over de optie Toegangsbeheer beschikt.  Daarenboven zal u in het dossier Specifieke rechten moeten instellen voor externe gebruikersgroepen.

Situatie:

  • U heeft uw dossier beveiligd met of zonder paswoord.
  • U wisselt het dossier uit met uw accountant via backup ofwel koppelt de accountant uw dossierkast aan als externe dossierkast in een ASP-omgeving.

Werkwijze:

  • Uw accountant dient over de optie Toegangsbeheer te beschikken.
  • U duidt aan dat er specifieke rechten gelden in het dossier.
  • U definieert rechten voor een Externe gebruikersgroep (namelijk een gebruikersgroep in de licentie van de accountant).

Indien u een dossier beveiligd met of zonder paswoord, dan betekent dit dat u het dossier wenst af te schermen voor bepaalde gebruikers.  Deze bescherming geldt niet enkel voor uw eigen installatie, maar voor alle Venice-installaties. Zo niet zou de beveiliging lek zijn. Een werknemer van uw eigen bedrijf zou immers een dossier waar hij geen toegang tot heeft, kunnen kopiëren en terugzetten onder een andere Venice-installatie waar hij dan wel toegang tot het dossier zou hebben.

1.Hoe gaat u nu stap voor stap te werk om een beveiligd dossier ook beschikbaar te stellen voor uw accountant?

1.1 Het dossier beveiligen en specifieke rechten activeren.

U dient het dossier aan te duiden als een beveiligd dossier waar specifieke rechten gelden. Dit doet u als volgt: Selecteer het dossier en kies BasisgegevensInstellingen – Opties. Bij Toegangsbeheer kiest u voor Beveiligd zonder paswoord en vinkt u Specifieke rechten aan.

opties

1.2 Specifieke rechten definiëren voor gebruikers van een gebruikersgroep in de installatie van de boekhouder

Vervolgens dient u de rechten te definiëren waar uw accountant over dient te beschikken wanneer hij in uw dossier werkt. Dit doet u als volgt:

Kies Basisgegevens – Instellingen – Rechten.

Vink de vlag Voor een externe groep aan.

Bij Registratienummer noteert u het registratienummer van de Venice-installatie van uw accountant (zie 2.3).

Bij Code dient een code van een gebruikersgroep in het Venice toegangsbeheer van de accountant te vermelden. U zal dus met de administrator van het toegangsbeheer bij uw account moeten afspreken welke gebruikersgroep er toegang mag hebben tot uw dossier. In onderstaand voorbeeld staat als code Dealer vermeld. Dat betekent dus dat de gebruikers die behoren tot de groep Dealer
in het toegangsbeheer van de accountant toegang zullen hebben tot uw dossier.

Tenslotte vinkt u de rechten aan waarover uw accountant dient te beschikken.

rechten accountant

 

1.3. Rechten definiëren voor gebruikers van uw eigen installatie.

Indien u uw dossier beveiligt en aanduidt dat er specifieke rechten gelden, dan heeft dit ook invloed op uw eigen installatie.

De rechten die u reeds gedefinieerd heeft op algemeen niveau gelden immers niet voor het dossier dat u net beveiligde. U zal dus ook rechten moeten definiëren voor de gebruikers van uw eigen licentie.

U kan echter aangeven dat de rechten van het algemene niveau ook mogen toegepast worden in het dossier.

Kies Basisgegevens – Instellingen – Rechten.

Selecteer de gebruikersgroep waarvoor u de rechten wenst te bepalen en vink vervolgens Toepassen van de globale rechten aan.

rechten eigen dossier

2. Wat dient de accountant te ondernemen in het toegangsbeheer van Venice in zijn eigen licentie?

2.1 Een gebruikersgroep aanmaken voor gebruikers die toegang moeten hebben tot uw dossier.

Ook al is de accountant administrator in zijn eigen installatie, in een andere installatie van Venice heeft hij nooit administrator rechten.

Vandaar dat hij in de optie Toegangsbeheer van zijn eigen Venice-licentie een gebruikersgroep dient aan te maken waarvan hij en eventueel zijn medewerkers lid zijn. Het is dan de bedoeling dat u in uw Toegangsbeheer rechten definieert voor de externe groep waartoe de accountant behoort (zie 1.2). in ons voorbeeld dient de accountant de groep Dealer aan te maken.

groep

 

2.2 Alle werknemers van de accountant die toegang moeten krijgen tot uw dossier, moeten lid worden van de groep die aangemaakt werd.

De accountant kan dit als volgt instellen:

Hij drukt op het tabblad Gebruikers en drukt rechts op de knop Toevoegen/Verwijderen gebruikers.

groepaccountant

Hij selecteert alle gebruikers die toegang moeten hebben tot het dossier en drukt OK.

toevoegen gebruiker

2.3 Uw registratienummer en de gebruikersgroep doorgeven aan de klant

Wanneer de accountant het hoofdmenu van Venice opstart en vervolgens drukt hij op de Venice-knop en kiest hij Registratie – Bekijken dan kan hij het registratienummer van zijn licentie aflezen. Het is de bedoeling dat hij dat registratienummer aan u meedeelt zodat u het kan vermelden bij het aanmaken van de rechten voor een externe groep (zie 1.2).

Tevens dient hij ook de code van de gebruikersgroep door te geven die toegang moet krijgen tot uw dossier.

Dossiers uitwisselen tussen klant en boekhouder

Indien u als boekhouder beschikt over de optie Fiduciair, dan kan u de gegevens van uw klant raadplegen en aanpassen.

Door gebruik te maken van de functionaliteit Verzonden en Teruggestuurd, kan u als boekhouder het dossier van uw klanten consulteren, maar ook bewerken. Intussen kan de klant in dit dossier niet boeken, maar wel consulteren en afdrukken.

Hoe gaan u en uw klant hiervoor te werk?

Het zippen en verzenden van een dossier door de klant

  • Selecteer het dossier dat u wenst te verzenden.

kb000213_1

  • In het hoofdmenu selecteert u tab Beheer, groep DossierOnderhoud, en vinkt u Verzonden aan. U krijgt dan volgende melding:

kb000213_2

U kan meteen een zip bestand aanmaken, en dit ofwel bewaren op uw schijf (om het later te bezorgen aan uw boekhouder), ofwel direct laten emailen aan uw boekhouder, door respectievelijk Bewaren in pad of E-mailen naar te selecteren.

Ook het pictogram verandert als een dossier verzonden is. U kan nu enkel nog consulteren en afdrukken in dit dossier.

kb000213_3

Het unzippen van het dossier en het kopiëren naar het juiste pad op de pc van de boekhouder.

  • Selecteer de dossierkast waarin u het dossier wil plaatsen, en kies daarna tab Beheer, groep DossierOnderhoud Veiligheidskopie terugzetten. Zoek het zip-bestand op dat u van uw klant ontving en klik in het dialoogvenster op de knop Open.

Het dossier wordt nu opgenomen in uw dossierkast. Voor het dossier zal u onderstaand pictogram zien staan. Deze pictogram betekent dat het dossier een extern dossier is (van de klant): KB000213_04

Indien u beschikt over de optie Fiduciair, dan kan u nu het dossier van uw klanten openen en bewerken.

Terugsturen van het dossier van de boekhouder naar de klant.

  • Kies tab Beheer, groep Dossier, OnderhoudTeruggestuurd in het hoofdmenu van Venice. U krijgt volgende melding:

KB000213_05

U kan meteen een zip-bestand aanmaken, en dit ofwel bewaren op uw schijf (om het later te bezorgen aan uw klant), ofwel direct laten emailen aan uw klant, door respectievelijk Bewaren in pad of E-mailen naar te selecteren.

Voor het dossier zal onderstaand pictogram verschijnen. Dit pictogram betekent dat het extern dossier bij de boekhouder enkel nog zal kunnen geconsulteerd worden.

KB000213_06

Ontvangen van het aangepaste dossier door de klant

  • Selecteer de dossierkast waarin u het dossier wil plaatsen, en kies daarna tab Beheer, groep Dossier – Onderhoud – Veiligheidskopie terugzetten. Zoek het zip-bestand op dat u van uw klant ontving en klik in het dialoogvenster op de knop Open.

Bij het terugzetten krijgt u een melding dat er reeds een map met dezelfde naam bestaat.

KB000213_07

Kies Ja om verder te gaan met het terugzetten van de veiligheidskopie.

Kan uw klant, die met een ‘consulting user’-versie werkt, de betaalbestanden die u als boekhouder aanmaakte, doorsturen naar de bank?

U bent boekhouder en u beschikt over een full-versie van Venice Boekhouding inclusief de optie Elektronisch betalen op het ASP-platform van Aspex. Uw klant beschikt over een consulting-versie van Venice met de optie Elektronisch betalen. Kan uw klant de betaalbestanden die u aanmaakte controleren en indien hij akkoord gaat, het betaalbestand doorsturen naar de bank?

Oplossing
Dit is wel degelijk mogelijk, u volgt daarvoor de volgende procedure:

1. De boekhouder.

De boekhouder kan de dossierkast met de dossiers van zijn klant aankoppelen als een externe dossierkast. Vervolgens kan hij zonder problemen werken in het desbetreffende dossier.
Indien de boekhouder over de optie Elektronisch betalen beschikt, dan kan hij ook een betaalopdracht aanmaken in het dossier van de klant. Op het ogenblik dat hij een betaalopdracht aanmaakt vanuit Venice, zal Venice standaard voorstellen om dit te doen onder de map ‘Work’ die zich onder de dossiermap bevindt.

KB000517_01

Het volstaat om op OK te klikken. Het bestand wordt dan aangemaakt:

KB000517_02

2. De klant die over een ‘consulting user’-versie beschikt.

De klant kan de betaalopdracht die de boekhouder klaarzette, controleren. Via ‘Boekhouding’ – ‘Betalingen’ – ‘Opdrachten’ kan hij de gewenste opdracht selecteren en via ‘Afdrukken’ – ‘Lijsten’ kan hij de betaalopdracht afdrukken. Indien hij niet akkoord is, dan kan hij op de afdruk bepaalde bemerkingen aanbrengen en deze bezorgen aan de boekhouder. Indien hij wel akkoord gaat, dan kan hij het betaalbestand dat de boekhouder aanmaakte onder de werkmap ‘Work’ onder de dossiermap kopiëren naar zijn lokale schijf en vervolgens het bestand versturen via zijn banksoftware.
Dit doet hij als volgt: via het applicatie-portaal van Aspex kan hij de MyExplorer2-tool opstarten.

KB000517_03

In de myExplorer2-tool kan hij de map Work selecteren. Hij krijgt dan alle bestanden te zien die deze map bevat:

KB000517_04

Vervolgens kan hij het bestand selecteren en rechts klikken en kiezen voor ‘Download’.

KB000517_05

Wanneer onderstaand scherm verschijnt, dan kiest hij voor ‘Save’ en hij slaat het bestand op in een lokale map op zijn schijf.

KB000517_06

Tenslotte start hij zijn banksoftware op en laadt hij het zopas aangemaakte betaalbestand op.