Wanneer u een document opent in Venice Facturatie of Venice boekhouding is het mogelijk om bovenaan in het lint de knop “Ophalen details” aan of uit te zetten.
Op dat moment worden de detail lijnen van het stuk niet getoond waardoor u veel sneller kan bladeren door de verschillende stukken met de blauwe pijltjes aan de rechterbovenkant van de stukken.
Indien u op een later tijdstip de details van de documenten toch wenst te bekijken kan u dit terug aanzetten.
Vanaf de versie 10.70 van Venice zal het mogelijk zijn om via SMTP te mailen vanuit Venice alsook documenten afzonderlijk via SMTP te verzenden.
Dit was reeds mogelijk voor de klanten die de module E-documenten gebruiken en die op een volautomatische manier in bulk facturen, leverbonnen en rappels kunnen sturen via SMTP.
We hebben dit nu verder uitgebreid In Venice. Voor de klanten die werken met onze online oplossing op Aspex is dat ook een interessante verbetering gezien nu afzonderlijke aankoop – en verkoopdocumenten via dit protocol kunnen verzonden worden.
Het instellen gebeurt nog steeds op de gekende manier, namelijk via de Venice knop – instellingen – configuratie werkstation.
Via het tabblad Email – versturen kan u nu naast Nee, MAPI en Outlook ook kiezen voor SMTP.
Verder stelt u de gegevens in zoals gevraagd, Voor de meest courante providers zoals Gmail, Telenet, Proximus, … zullen de meeste servergegevens reeds ingevuld worden. We gebruiken hier een fictief gmail adres als voorbeeld. U kan de gegevens controleren door op de knop “Testen” te drukken
Om uw uitgaande server instellingen te kennen moet u best contact opnemen met uw provider of hosting company.
Een paar voorbeelden van de meest courante mail providers
Wanneer de gegevens zijn ingevuld kan u bijvoorbeeld vanuit de klanten fiche of de leverancier fiche klikken op het icoontje mailen om een simpel mail venster te krijgen. U kan hier enkel plain text invullen dus zonder opmaak of HTML.
Op dezelfde manier kan u ook bij een aankoop- of verkoopdocumenten gaan kiezen voor afdrukken op scherm – mailen om het document door te mailen.
Opnieuw wordt een scherm geopend waar u plain text kan ingeven om mee te sturen naar uw klant of leverancier. De PDF van het document wordt meegestuurd in bijlage
Indien u liever werkt met een eigen standaard tekst om mee te sturen naar uw klanten of leveranciers kan u dit in uw lay-out zelf gaan aanpassen zoals voorheen.
Klik hiervoor in het afdrukscherm op wijzigen bij de gewenste lay-out.
Kies in de lay-outeditor voor eigenschappen – tabblad bericht om de gegevens in te vullen voor Tekst of Titel. Sla daarna uw aanpassingen op via de Venice knop – opslaan
Wanneer een document verstuurd wordt per mail via Venice ,al dan niet via de module E-Documenten, kan het gebeuren dat Outlook niet opstart of dat er geen mail wordt gestuurd via MAPI of dat Outlook steeds opnieuw vraagt een mail profiel te kiezen terwijl er zelfs in sommige gevallen maar 1 profiel aanwezig is in uw instellingen.
Hiervoor kunnen meerdere redenen zijn maar de meest voor de hand liggende controles zijn de volgende (in ons voorbeeld voor Office 2010)
In Venice moet u instellen hoe u wenst gebruik te maken van uw mail programma
Indien u kiest voor MAPI moet uw mail programma MAPI ondersteunen , voorbeelden hiervan zijn Microsoft Office Outlook, Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Lotus Notes, Eudora, …
De volgende stappen in deze Kbase zijn aanpassingen in Outlook en/of Windows en kunnen ernstige gevolgen hebben voor uw data.
Bij twijfel raden we steeds aan om een degelijke back-up te nemen van uw gegevens en contact op te nemen met uw IT verantwoordelijke!
Indien de bovenstaande stappen het probleem niet oplossen kan u ook het volgende (laten) nazien (door uw IT verantwoordelijke):
Indien bovenstaande stappen nog steeds geen oplossing bieden kan u In het slechtste geval uw profiel/account opnieuw (laten) maken of (laten) herstellen.
Wij raden aan om te zorgen voor een degelijke back-up van uw gegevens voor u de volgende stappen uitvoert of dat u contact opneemt met uw IT verantwoordelijke!
Het opnieuw maken van uw account of uw profiel doet u best via het configuratiescherm, het herstellen van uw account kan u vanuit uw Outlook doen
Problemen specifiek met E-documenten?
Vanaf Versie 10.40 van Venice is het mogelijk om elektronisch te factureren aan de overheid via PEPPOL. Voorwaarde is dat u beschikt over Venice Facturatie Enterprise en over de optie Edocumenten.
We geven u een overzicht van de te volgen stappen in Venice:
INSTELLEN VAN HET DOSSIER
1) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u ervoor dat uw ondernemingsnummer is ingevuld
2) Via Basisgegevens – Instellingen – Firmagegevens zorgt u er ook voor dat minstens 1 bankrekening correct is ingevuld, deze zal de overheid gebruiken voor de betaling van de door u opgemaakte facturen.
3) Via Basisgegevens – Instellingen – Parameters – Edocumenten vinkt u in het tabblad Algemeen “PEPPOL-netwerk” aan. Daarnaast moet u ook uw gebruikersnaam en wachtwoord invullen die u kreeg van ons. U kan controleren of de gegevens juist zijn door te klikken op “Controleren”
Om te kunnen versturen via PEPPOL moet u credentials hebben om kunnen inloggen en sturen via onze Access point.
Deze credentials kan u via ons krijgen door een mail te sturen naar order.venice@unit4.com . We hebben volgende gegevens nodig:
Wanneer u uw gegevens hebt gekregen van ons, kan u dit in bovenstaand scherm invullen. Uw dossier is nu klaar om via PEPPOL elektronische documenten te sturen naar de overheid.
INSTELLEN VAN DE KLANTENFICHE
Verder moet u ook nog de volgende instellingen aanpassen voor alle overheidsdiensten waar u elektronische facturen naartoe wenst te sturen:
1) Ga naar de klantenfiche – tabblad Nummer en daar ziet u een extra veld PEPPOL-ID staan
Voor bepaalde diensten bij de Vlaamse overheid mag geen Peppol-id gebruikt worden die gebaseerd is op het ondernemingsnummer, maar op het GLN nummer. In dat geval geeft u in het veld ‘peppol-id’ de prefix 0088 in gevolgd door een dubbelpunt en het GLN nummer.
2) In de klanten fiche – tabblad eDocs kiest u voor “Elektronisch” en Export wijze “PEPPOL” (dit zal reeds correct ingevuld zijn indien de PEPPOL-ID werd opgehaald inde vorige stap)
3) U moet daarna nog deze eenmalige instellingen aanpassen in dit scherm, dat wil zeggen dat eens u dit heeft aangepast u dit in de toekomst niet meer zal moeten doen. U hoeft dan enkel te kiezen voor Elektronisch en wijze PEPPOL in uw klantenfiche.
FACTUREREN AAN DE OVERHEID
U bent nu klaar om te factureren en te verzenden via PEPPOL, wanneer u nu een factuur opmaakt voor een PEPPOL klant die u correct instelde, zal u een Pop-up krijgen die u erop wijst dat het om een PEPPOL klant gaat en dat u zeker moet letten op de referentie van de factuur. U kreeg bij de offerte aanvraag of de bestelling van de overheid een referentie, deze MOET identiek zijn als de referentie die u op de factuur zult zetten.
Er wordt namelijk gewerkt met een automatisch herkenning systeem die werkt aan de hand van deze referentie! Indien de referentie niet correct is, kan uw factuur geweigerd worden, of zal er veel vertraging zijn bij het verwerken van de facturen door de overheid.
Wanneer uw facturen zijn opgemaakt, kan u via tabblad Extra in het overzicht klikken op Exporteren (idem werkwijze als Edocumenten)
U krijgt voor de PEPPOL facturen en de andere elektonische facturen een venster Exporteren. Druk hier op start om het exporteren te starten. Wanneer de export geslaagd is zal u een groene vink zien staan naast de geëxporteerde facturen.
Vanaf dat moment is uw factuur vertrokken uit Venice en wordt die voor de PEPPOL facturen aangeleverd op het Mercurius platform van de overheid. De verdere afhandeling gebeurt dan door de overheid.
Op het Mercurius platform kan u nazien welke status uw document heeft. Het kan wel een uur duren vooraleer de factuur die u verstuurde uit Vence effectief op het platform te zien is.
BELANGRIJKE OPMERKING!
Elke factuur die u stuurt naar de overheid wordt bijgehouden in een database dus ook de de geweigerde facturen. Dat wil zeggen dat u een geweigerde factuur niet een tweede maal kunt aanbieden nadat u hem verbeterde. U moet dus in Venice de factuur crediteren en opnieuw maken met een nieuw nummer (dupliceren is hier de gemakkelijkste manier). Pas als u een nieuw factuurnummer heeft, dan kan u de factuur opnieuw doorsturen. Vergeet niet om na te zien of referentie correct werd ingevuld/overgenomen
Meer info over het gebruik van het Mercurius platform van de overheid of hoe u een login kan bekomen voor dit platform vindt u op de volgende links
https://overheid.vlaanderen.be/mercurius-en-peppol
https://www.csam.be/nl/beheer-toegangsbeheerders.html
https://iamapps.belgium.be/rma/
https://digital.belgium.be/e-invoicing
Consulteer eveneens ons filmpje op https://www.youtube.com/watch?v=YaisMsnlkoQ