Als u een extern facturatiepakket gebruikt, dan ligt het voor de hand dat u de facturen niet handmatig wil ingeven in de boekhoudmodule van Venice maar ze automatisch wil importeren. (Indien u Venice Facturatie gebruikt gebeurt het doorboeken automatisch en is gans dit artikel niet van toepassing).
Dit artikel beschrijft hoe u te werk kan gaan.
Import module
Als u van plan bent om eender welk type van documenten in Venice te importeren, dan moet u eerst nakijken als u al de Import module hebt. Deze is hiervoor immers noodzakelijk, ook als u via de SDK werkt (zie hieronder).
Via de Venice SDK, Webconnect, UBL of via het importeren van tekstbestanden/CSV
Er zijn meerdere manieren om documenten te importeren in Venice:
- De Venice SDK: Onze software development kit laat toe dat u vanuit een extern pakket een realtime link legt met Venice. Op die manier kan u informatie wegschrijven of ophalen uit Venice.
- Via een tekstbestand: Uw externe facturatiepakket schrijft de factuurgegevens weg in een tekstbestand/CSV. Vervolgens importeert u dit tekstbestand in Venice.
- Webconnect: Onze Webconnect API laat toe dat u vanuit een extern pakket een realtime link legt met Venice op Aspex. Op die manier kan u informatie wegschrijven of ophalen uit Venice op Aspex.
- Via UBL bestanden: U kan via UBL bestanden nu ook gegevens inlezen aan de verkoopzijde van Venice boekhouding. Dat was in het verleden ook al mogelijk aan de aankoopzijde van Venice boekhouding.
Dit artikel beschrijft de optie via tekstbestanden zoals beschreven in punt 2
Inleiding
De import module van Venice laat toe om tekst- of csv-bestanden te importeren in Venice. XML bestanden (uitgezonderd het verwerken van elektronische aankoopfacturen) kunnen niet geïmporteerd worden.
Voor elk tekstbestand dat gegenereerd wordt, moet er een beschrijvend bestand geschreven worden. Dit beschrijvend bestand dient om de inhoud van het tekstbestand te interpreteren, zodat Venice begrijpt welke informatie er aangeboden wordt.
U kan de technische naam, type, grootte, … van de te importeren velden achterhalen door in Venice te klikken op beheer – dossier – ODBC – veldinformatie. U krijgt dan per module de velden te zien met de nodige informatie
Structuur van het tekstbestand
Er is geen vaststaande structuur voor het tekstbestand met de factuurinformatie. Toch zijn er een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet zijn.
Het gaat hierbij om de volgorde waarin de gegevens aangeboden worden. Bij het importeren van verkoopfactuuren zijn er meerdere blokken informatie die aangeboden moeten worden:
- klantgegevens
- factuurhoofding
- tegenboekingslijnen
- (eventueel) een analytische verdeling
- (eventueel )intrastat lnformatie
Deze informatieblokken moeten in de juiste volgorde in het tekstbestand aanwezig zijn. Binnen elk blok (bv. het blok met de klantengegevens) speelt het echter geen rol in welke volgorde de velden zoals klantnaam of postcode precies aangeboden worden. Het is ook van geen belang als u elk veld op een aparte lijn plaatst, of op dezelfde lijn met een scheidingsteken, het beschrijvend bestand dient er immers voor om deze structuur aan te duiden.
Klantgegevens
Eerst moet de klantinformatie aangeboden worden. Venice moet in staat zijn om op unieke wijze de klant terug te vinden, dat kan op basis van het Venice klantnummer, of op basis van het alias veld. In principe volstaat het om in dit blok enkel het veld te plaatsen waarmee u uw klant op unieke wijze identificeert in uw facturatieprogramma. Als Venice op die manier de klant terugvindt, dan zal die klantfiche gebruikt worden. Indien er geen fiche gevonden wordt, dan kan Venice automatisch een nieuwe klantfiche aanmaken (zie hieronder).
Bij voorkeur geeft u natuurlijk zo veel mogelijk informatie mee (adres, email, telefoonnummers, bankrekening,…), zodat de klantfiche zo volledig mogelijk aangemaakt kan worden.
Hieronder vindt u een voorbeeld van hoe de blok met de klantengegevens er zou kunnen uitzien:
1; klantnummer of alias
Adri NV; firmanaam
NV; juridische vorm
Brigitte Adriaansen; contactpersoon
Prinseslaan 81; straat
3000; Leuven; gemeente
BE; België; landcode + landnaam
016/80.96.75; telefoonnummer
BE 0412.140.033; ondernemingsnummer
1; btw plichtig 1 = ja, 0 = neen
Gebruikt u nu beter het alias veld of het Venice klantnummer om de juiste fiche te identificeren?
Indien de klantnummers in het externe pakket steeds overeenkomen met de klantnummers van Venice, dan kan u op basis van het klantnummer werken. Vaak is dit echter niet mogelijk, bv. omdat de nummers ondertussen niet meer synchroon lopen tussen beide applicaties, of omdat er soms ook klantfiches aangemaakt worden in Venice zonder dat deze in het facturatiepakket bestaan. Wij stellen dan ook meestal voor om op basis van het alias veld te werken.
Venice probeert de unieke referentie uit het tekstbestand te matchen aan het alias veld. Indien er geen match gevonden wordt, dan zal Venice automatisch de klantfiche aanmaken (op voorwaarde dat ook de klantnaam mee opgegeven werd) en tegelijk wordt de unieke referentie genoteerd in het alias veld.
Op het moment dat de import link in gebruik genomen wordt, is het dan ook erg belangrijk dat u niet vergeet om het klantnummer uit uw externe pakket te noteren in het veld Alias van de reeds bestaande klantenfiches in Venice. Hiermee voorkomt u dat er dubbele klantenfiches in Venice aangemaakt worden. Idealiter creëert of wijzigt u enkel in uw facturatiepakket nog klantenfiches.
Factuurhoofding
De volgende blok met gegevens is de factuurhoofding. Deze blok bevat o.a.:
- documenttype (factuur of creditnota)
- documentdatum
- boekingsdatum
- vervaldatum
- muntcode
- muntkoers
- dagboek
- totaal bedrag
- maatstaf 0%
- maatstaf 6%
- maatstaf …
- verschuldigde btw
- aftrekbare btw
Indien sommige gegevens niet meegegeven worden, dan zal Venice ze automatisch proberen te bepalen (bv. indien er geen vervaldatum opgegeven wordt, dan zal Venice deze automatisch bepalen op basis van de betalingstermijn die in de klantfiche staat).
Wat de maatstaven betreft, alle maatstaven die potentieel kunnen voorkomen dienen meegegeven te worden in het bestand, en deze dienen altijd in dezelfde volgorde voor te komen. Dus bv. na het totaal bedrag steeds een veld voorzien voor de maatstaf aan 0%. (indien de factuur in kwestie geen bedrag voorziet aan 0%, dan laat u dat veld leeg of zet u er een 0 in.
Wat het documenttype betreft, in principe wordt een factuur aangeduid met 0, en een creditnota met 1. Via het beschrijvend bestand kunnen we echter ook instellen dat bv. het woordje FAC op een factuur wijst, en CRE op een creditnota.
Tegenboekingslijnen
Nadat de hoofding van de factuur ingeschreven is, moeten de tegenboekingslijnen geïmporteerd worden (de opbrengstenrekeningen dus).
Er kunnen meerdere tegenboekingslijnen voorkomen. Per boekingslijn hebt u minstens deze gegevens nodig:
- rekeningnummer
- bedrag
- eventueel een opmerking
Aangezien er meerdere tegenboekingslijnen mogelijk zijn, is het nodig om aan Venice te signaleren hoeveel er moeten ingelezen worden. Hiervoor zijn er 2 manieren
- in dit informatieblok geeft u als een apart veld het aantal tegenboekingslijnen mee (bv. 4)
- ofwel zet u na de tegenboekingslijnen nog een aparte lijn met daarin een teken dat aangeeft dat er geen tegenboekingslijnen meer zullen volgen, bv. het woordje END.
Analytische verdeling
Indien de module analytisch actief is in het Venice dossier, dan kan u ook analytische informatie importeren. Analytische gegevens worden altijd ingelezen per tegenboekingslijn, dus na elke tegenboekingslijn kan dus een blok met analytische informatie voorkomen.
Er kunnen een variabel aantal analytische verdelingslijnen zijn, en dit in maximaal 2 dimensies (plaatsen en dragers). U moet Venice dus uitleggen hoeveel verdeellijnen er gaan volgen.
U heeft dezelfde 2 mogelijkheden om dit aan te geven als in het hoofdstuk hierboven.
Dit zijn de velden die zeker meegegeven moeten worden:
- analytische rekening
- bedrag (of percentage)
In het voorbeeld hieronder ziet u 2 tegenboekingslijnen (rekeningen 700 en 701) die elk analytisch verdeeld zijn (enkel op analytische plaats). via het stopwoord ENDACN geven we het einde aan van de analytische verdeellijnen.
700 ; 2500,00;opmerking
ASSEMBLY ; 60
OFFICE ; 20
STORAGE ; 20
ENDACN
701 ; 1300,00;opmerking
ASSEMBLY ; 50
OFFICE ; 10
STORAGE ; 25
PARKING ; 15
ENDACN
Tips
- Gebruik steeds de internationale ISO codes waar mogelijk (bv. landcodes of munteenheden).
- Niet alle velden die in dit artikel staan zijn strict noodzakelijk om een import te doen slagen. Om de lijst te zien van welke velden strict noodzakelijk zijn, kan u in de help van Venice via tabblad Index navigeren naar het artikel importeren, verkopen (Importeren technisch).
Overzicht benodigde velden
Hieronder volgt een lijst van de velden die bij voorkeur aanwezig zijn in het exportbestand.
Klanten
unieke klantidentificatie (kan in Venice als klantnummer of alias geïmporteerd worden)
firmanaam
taal (Nld = Nederlands, Fra = Frans, Eng = Engels, Deu = Duits, ...)
juridische vorm
contactpersoon
e-mail adres
straat
gemeente
postcode
landcode (ISO code)
landnaam
telefoonnummer (vrije vorm)
ondernemingsnummer
btw plichtig (1 = ja, 0 = neen)
Hoofding
documenttype (0 = factuur, 1 = creditnota)
documentdatum (notatie: dd/mm/jjjj)
boekingsdatum (notatie: dd/mm/jjjj)
vervaldatum (notatie: dd/mm/jjjj)
opmerking
muntcode
marge (0 = nee, 1 = ja, optioneel veld: enkel als margeregeling van toepassing is)
koers (0 indien documentmunt = dossiermunt)
dagboek
documentnummer (optioneel, indien niet aanwezig nummert Venice zelf)
totaalbedrag document
aanschafwaarde (optioneel, enkel indien margeregeling actief is)
bedrag maatstaf 0%
bedrag maatstaf 6%
bedrag maatstaf 12%
bedrag maatstaf 21%
bedrag maatstaf medecontractant
bedrag maatstaf ic-goederen
bedrag maatstaf ic montage/afstand
bedrag maatstaf ic-diensten
bedrag maatstaf uitvoer
bedrag maatstaf buitenlandse btw
bedrag maatstaf financiële korting
bedrag maatstaf niet-onderworpen
bedrag verschuldigde btw
bedrag aftrekbare btw
Tegenboekingslijnen
- ofwel op voorhand aangeven hoeveel tegenboekingslijnen er gaan volgen, ofwel op het einde afsluiten met een markeerveld EINDEDET
- boekingslijnen op klant / btwrekeningen niet opgeven
tegenboekingsrekening
bedrag
opmerking detaillijn
Analytisch
- 2 dimensies zijn mogelijk (kost en/of drager)
- ofwel op voorhand aangeven hoeveel verdelingslijnen er zullen komen per tegenboekingslijn, ofwel op het einde van de verdelingslijn (per dimensie) afsluiten met een markeerveld EINDKOST / EINDDRAGER)
analytische code
bedrag of percentage
Indien u meer uitleg/tips wenst bij het importeren kan u ook terecht in de help van Venice (F1) – index – importeren of op de volgende Kbase
Er zijn ook voorbeeldbestanden beschikbaar in de map IMPORT onder het systeempad van Venice (na te zien via ALT+I in Venice).
