Tag Archives: mailen

Melding “Server is busy” bij het verzenden van een mail via Venice

Wanneer u documenten wenst te mailen vanuit Venice (Lite) via Outlook kan u de volgende melding krijgen in Outlook “Server is busy … ”

Indien u liever via SMTP wenst te verzenden in plaats van via Outlook kan u deze Kbase volgen . Dit is ook de werkwijze die Aspex klanten dienen te volgen voor het verzenden van mails vanuit Venice

Mogelijke oorzaken:

  • De instellingen in Venice staan op MAPI in plaats van op Outlook

Als u graag vanaf Venice via Outlook wenst te verzenden dient u dat ook zo in te stellen.  MAPI zal in bepaalde gevallen correct werken maar dat hangt af van verschillende instellingen in Windows registry.  Om Outlook in te stellen als mailprogramma klikt u op de Venice (Lite) knop – instellingen – configuratie werkstation – email

  

  • U gebruikt een 64-bit Office/Outlook op een 32-bit computer

In sommige gevallen kan de hogere versie van Office een probleem geven bij het verzenden van mails via externe applicaties.  U installeert dan beter een 32-bit Office op uw 32-bit pc.

U kan dit controleren door in uw verkenner te klikken op “this computer” met uw rechtermuisknop en dan “properties” te kiezen.  U kan dan bij System Type uw type OS terugvinden

In Outlook kan u uw versie controleren door te klikken op bestand – office account – info over Outlook

In ons geval hier gaat het om een 32-bit Office met een 64-bits Windows dus is er geen probleem.

  • Een externe applicatie is bezig met een bewerking in uw Office/Outlook

In sommige gevallen kunnen externe applicaties Office/Outlook gebruiken en daardoor voorkomen dat er vanuit Venice kan gemaild worden.  Neem contact op met uw It verantwoordelijke of eigenaar van de externe applicatie om dit na te zien.

 

Mailen via SMTP vanaf Venice versie 10.70

Vanaf de versie 10.70 van Venice zal het mogelijk zijn om via SMTP te mailen vanuit Venice alsook documenten afzonderlijk via SMTP te verzenden.

Dit was reeds mogelijk voor de klanten die de module E-documenten gebruiken en die op een volautomatische manier in bulk facturen, leverbonnen en rappels kunnen sturen via SMTP.

We hebben dit nu verder uitgebreid In Venice.  Voor de klanten die werken met onze online oplossing op Aspex is dat ook een interessante verbetering gezien nu afzonderlijke aankoop – en verkoopdocumenten via dit protocol kunnen verzonden worden.

Het instellen gebeurt nog steeds op de gekende manier, namelijk via de Venice knop – instellingen – configuratie werkstation.

werkstation

Via het tabblad Email – versturen kan u nu naast Nee, MAPI en Outlook ook kiezen voor SMTP.

SMTP

Verder stelt u de gegevens in zoals gevraagd, Voor de meest courante providers zoals Gmail, Telenet, Proximus, … zullen de meeste servergegevens reeds ingevuld worden.  We gebruiken hier een fictief gmail adres als voorbeeld. U kan de gegevens controleren door op de knop “Testen” te drukken

SMTP3

Om uw uitgaande server instellingen te kennen moet u best contact opnemen met uw provider of hosting company.

Een paar voorbeelden van de meest courante mail providers

  • Telenet: smtp.telenet.be met poort 587  en beveiliging TLS
  • Proximus: relay.skynet.be met poort 587  en beveiliging TLS
  • Office 365: smtp.office365.com met poort 587  en beveiliging TLS
  • Gmail: smtp.gmail.com met poort 587  en beveiliging TLS

Wanneer de gegevens zijn ingevuld kan u bijvoorbeeld vanuit de klanten fiche of de leverancier fiche klikken op het icoontje mailen om een simpel mail venster te krijgen.  U kan hier enkel plain text invullen dus zonder opmaak of HTML.

klantenemail

Op dezelfde manier kan u ook bij een aankoop- of verkoopdocumenten gaan kiezen voor afdrukken op scherm – mailen om het document door te mailen.

afdrukken

Opnieuw wordt een scherm geopend waar u plain text kan ingeven om mee te sturen naar uw klant of leverancier.  De PDF van het document wordt meegestuurd in bijlage

SMTPscherm

Indien u liever werkt met een eigen standaard tekst om mee te sturen naar uw klanten of leveranciers kan u dit in uw lay-out zelf gaan aanpassen zoals voorheen.

Klik hiervoor in het afdrukscherm op wijzigen bij de gewenste lay-out.

wijzigen2

Kies in de lay-outeditor voor eigenschappen – tabblad bericht om de gegevens in te vullen voor Tekst of Titel.  Sla daarna uw aanpassingen op via de Venice knop – opslaan

tekst

 

 

 

Rapporten en documenten uit VENICE versturen via e-mail

Hoe kan u rapporten, fiches en lijsten op een eenvoudige manier versturen via e-mail?

Telkens u een rapport, een lijst, of een bepaalde fiche afdrukt in Venice, komt u in het dialoogvenster Afdrukinstellingen terecht.

KB000295_01

In dit dialoogvenster hebt u een aantal keuzemogelijkheden voor het type van de afdruk. Om een afdrukvoorbeeld door te sturen via e-mail, maakt u eerst een afdruk van het document naar het scherm. U selecteert dus Afdrukvoorbeeld op scherm, en klikt op OK.

Daarna kan u in de schermafdruk klikken op de knop E-mail om het mailscherm op te starten.

Indien u werkt met een Venice op onze online oplossing op ASP kan u mailen via SMTP