Tag Archives: outlook

Melding “Server is busy” bij het verzenden van een mail via Venice

Wanneer u documenten wenst te mailen vanuit Venice (Lite) via Outlook kan u de volgende melding krijgen in Outlook “Server is busy … ”

Indien u liever via SMTP wenst te verzenden in plaats van via Outlook kan u deze Kbase volgen . Dit is ook de werkwijze die Aspex klanten dienen te volgen voor het verzenden van mails vanuit Venice

Mogelijke oorzaken:

  • De instellingen in Venice staan op MAPI in plaats van op Outlook

Als u graag vanaf Venice via Outlook wenst te verzenden dient u dat ook zo in te stellen.  MAPI zal in bepaalde gevallen correct werken maar dat hangt af van verschillende instellingen in Windows registry.  Om Outlook in te stellen als mailprogramma klikt u op de Venice (Lite) knop – instellingen – configuratie werkstation – email

  

  • U gebruikt een 64-bit Office/Outlook op een 32-bit computer

In sommige gevallen kan de hogere versie van Office een probleem geven bij het verzenden van mails via externe applicaties.  U installeert dan beter een 32-bit Office op uw 32-bit pc.

U kan dit controleren door in uw verkenner te klikken op “this computer” met uw rechtermuisknop en dan “properties” te kiezen.  U kan dan bij System Type uw type OS terugvinden

In Outlook kan u uw versie controleren door te klikken op bestand – office account – info over Outlook

In ons geval hier gaat het om een 32-bit Office met een 64-bits Windows dus is er geen probleem.

  • Een externe applicatie is bezig met een bewerking in uw Office/Outlook

In sommige gevallen kunnen externe applicaties Office/Outlook gebruiken en daardoor voorkomen dat er vanuit Venice kan gemaild worden.  Neem contact op met uw It verantwoordelijke of eigenaar van de externe applicatie om dit na te zien.

 

Doorstuurconfiguratie gebruiken in Venice

In verschillende modules in Venice is het mogelijk om een doorstuurconfiguratie te gebruiken om gegevens te exporteren naar een andere applicatie, eventueel in combinatie met SDK. In de meeste modules van Venice kan je dergelijke doorstuurconfiguratie gaan instellen en gebruiken.  Voor elk bestand dat kan doorgestuurd worden, zijn 700 configuraties mogelijk.

Als voorbeeld gaan we een simpele koppeling maken tussen klanten in Venice en de contactpersonen van Outlook.  .

  • Controleer eerst en vooral wat de correcte en volledige naam is van de applicatie waarnaar je wenst te sturen, in ons geval gaat het “Contactpersonen”.  Dit kan u nazien in de eigenschappen van de applicatie of in de titelbalk

  • Ga naar de module waar je de doorstuurconfiguratie wenst te doen, bijvoorbeeld klanten
  • Daar klik je op het tabblad Extra – doorstuurconfiguratie

  • Geef een duidelijke titel in
  • Bij “doorsturen naar” geef je de naam in van je applicatie, in ons geval dus Contactpersonen.  Zorg ervoor dat de opgegeven naam voldoende uniek is. Bij het doorsturen worden alle applicaties afgezocht tot er een applicatie is gevonden waar deze tekst in voorkomt. Geeft u als titel “Microsoft” op, dan zou er misschien verkeerdelijk naar Microsoft Excel kunnen doorgestuurd worden i.p.v. naar Microsoft Word.
  • Bij “door te sturen gegevens” kunnen velden uit verschillende tabellen gehaald worden zoals klanten, omzetten, … door de dropdown te kiezen bij “bestanden” in combinatie met “velden”

    • [Ctrl+N] = nieuw aanmaken
    • [Tab] = een tab geven zodat de volgende waarde in een volgend veld wordt gezetEr kunnen ook extra gegevens meegegeven worden tussen [ ] zoals:
    • [Space] = spatie tussen twee velden zoals bijvoorbeeld @CST.PostalCode [Space] @CST.City

Een voorbeeld hiervan kan zijn:

  • Nieuw item aanmaken [Ctrl+N]
  • Klant naam @CST.Name
  • Springen naar een nieuw veld [Tab]
  • Klanten nummer @CST.Number
  • Springen naar een nieuw veld [Tab]
  • Postcode + spatie + Gemeente @CST.PostalCode [Space] @CST.City

Er kunnen ook letterlijke toetsaanslagen worden vastgelegd door het vinkje onderaan aan te vinken en dan in het veld “door te sturen gegevens” de nodige toetsen in te drukken. Een voorbeeld is hier @CST.Number en 4 x rechterpijltje op het toetsenbord

  • Selecteer de klant(en) en druk F9 om de gegevens door te sturen, het is belangrijk dat je applicatie actief is of open staat zodat de verbinding kan gemaakt worden

  • Nu is het enkel nog een kwestie van de gegevens correct af te stemmen met de velden van de applicatie en finetunen

Meer mogelijkheden en informatie kan u vinden in de help van Venice (F1) of via deze link

 

 

Hoe maak ik automatisch contacten aan van mijn klanten- of leveranciersfiches in Microsoft Outlook?

U correspondeert met veel van uw klanten/leveranciers via e-mail. Aangezien de klanten- en leveranciersfiches in Venice reeds alle nodige informatie bevatten (zoals adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer,…) zou u graag automatisch Outlook-contacten aanmaken op basis van deze fiches.
Dit bespaart u veel tijd, en vermindert ook het risico op tikfouten.

We gaan gebruik maken van de mogelijkheid om in Venice een extern commando te definiëren. Sedert versie 7.64 is het immers mogelijk om een door u vastgelegd commando (al dan niet automatisch) te laten uitvoeren na het aanmaken van een nieuwe fiche of na het wijzigen of bekijken van een reeds bestaande fiche.

In deze oplossing roept dit extern commando een Visual Basic-script aan dat de gegevens vanuit Venice automatisch kopieert naar Microsoft Outlook.

In dit kbase-artikel leggen we uit hoe u de klantenfiches kan kopiëren naar contactgegevens in Microsoft Outlook. U kan dit met hetzelfde principe ook gaan toepassen voor uw leveranciers.

Vanuit het werkblad van de klanten, klikt u op de Venice knop (de ronde knop linksboven) en kiest u Instellingen – Parameters en daar het tabblad ‘Extern commando’.

KB000544_01

Even een klein overzichtje van de belangrijkste parameters:

Commando:

Dit bevat het programma dat zal uitgevoerd worden, nadat een fiche aangemaakt of gewijzigd werd (enkel als u bij ‘Automatisch’ iets aangevinkt hebt) of als we op het icoontje voor het extern commando klikken in het werkblad van klanten of in de klantenfiche.
De volledige lijn die moet ingegeven worden in dit commando-veld is:

wscript c:\outlook.vbs “%CST.Name%” “%CST.Contact%” “%CST.Email%” “%CST.Tel1%” “%CST.Street%”

Het bestandje outlook.vbs moet in dit voorbeeld dus in ‘c:\’ geplaatst worden.

Actief bij:

Moet het icoontje actief worden bij het toevoegen, wijzigen of bekijken van een fiche?
Dit biedt de mogelijkheid om zelf te beslissen of er in Microsoft Outlook een contact moet aangemaakt worden.

Automatisch bij:

Venice kan automatisch het commando uitvoeren als hier een van de vakjes aangevinkt wordt.

Nadat we de gegevens zoals hierboven beschreven werden overgenomen hebben, klikken we op OK. Daarna roepen we bij wijze van voorbeeld een bestaande klantenfiche op. Zoals duidelijk wordt uit onderstaand schermvoorbeeld, is de knop voor het extern commando nu actief.

KB000544_02

Als we op deze knop klikken, wordt in de achtergrond automatisch een nieuw contact aangemaakt in Microsoft Outlook.
U kan het terugvinden in de folder met contacten van Microsoft Outlook:

KB000544_03

Meer info

Het Visual Basic-script dat hier meegeleverd wordt zal in de meeste standaard Windows-configuraties werken, op voorwaarde dat Microsoft Outlook geïnstalleerd is.
UNIT4 C-Logic biedt echter geen ondersteuning als dit in een bepaalde opstelling niet zou werken, of als de werking van het script moet aangepast worden aan uw specifieke wensen.
U kan in dit geval beter te rade gaan bij een informatica-specialist.